Cơ sở lý luận về hệ thốngđánh giá thực hiện công việc

Công việc có thể coi là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức, với mỗi một cá nhân hay một nhóm đảm nhận một công việc cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn tay nghề c

Cơ sở lý luận về hệ thống

đánh giá thực hiện công việc

Bởi:

Hoàng Trọng Đức

Các khái niệm cơ bản.

Khái niệm công việc

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất

cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Công việc có thể coi là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức, với mỗi một cá nhân hay một nhóm đảm nhận một công việc cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn tay nghề của từng người, từng nhóm lao động Công việc là một đơn vị mang tính

tổ chức nhỏ nhất trong một công ty

Công việc là cơ sở để các doanh nghiệp tổ chức quản lý Với mỗi một công việc cụ thể

là một hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện bởi một người họăc một nhóm lao động Một công ty có nhất nhiều công việc, nên cũng cần rất nhiều người Để Doanh nghiệp có thể hoạt động tốt thì buộc các doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh Điều đó sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển

Công việc ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động: Người lao động vào doanh nghiệp họ phải bỏ ra thể sức, trí lực để làm việc với mục đích là kiếm tiền để trang trải cho cuộc sống Số tiền này được các doanh nghiệp trả cho người lao động dưới hình thức tiền lương, tiền thưởng Ngoài ra người lao động làm việc tốt để đạt được sự thoả mãn công việc

Khái niệm thực hiện công việc.

Thực hiện công việc và việc người lao động vận dụng các yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết…kết hợp với máy móc, công nghệ để làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường

Trong con người luôn tồn tại một nguồn năng lượng nuôi sống cơ thể, nguồn năng lượng này có được nhờ việc ăn uống và người lao động cần phải rèn luyện cho mình một sức khoẻ để duy trì sự sống Làm việc chính là một hoạt động để tăng sức khoẻ cho cơ thể Chính vì vậy con người đã vận dụng những cái vốn có của cơ thể kết hợp với máy móc

để thực hiện quá trình sản xuất đem lại những sản phẩm thoả mãn nhu cầu hang ngày của con người

Việc thực hiện công việc phải dựa trên các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Hai bản này sẽ giúp cho người lao động định hình được công việc họ cần phải làm và các yêu cầu thực hiện công việc

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Khái niệm hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động

Bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy việc đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tổ chức Nếu một tổ chức không tiến hành việc đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức ắt sẽ dẫn đến việc quản lý không hiệu quả, các quyết định nhân sự không đúng đắn, không tạo động lực cho người lao động, công việc ì trệ…Điều đó tất yếu sẽ dẫn tới việc phá sản của doanh nghiệp

Đánh giá thực hiện công việc phục vụ các mục tiêu quản lý, tác động tới người lao động

và tổ chức Nếu doanh nghiệp tổ chức đánh gia thực hiện công việc thì các nha quản lý

sẽ thấy được những thông tin cần thiết về tình hình thực hiện công việc của người lao động từ đó có những quyết định nhân sự đúng đắn Đánh giá thực hiện công việc tác động cả tới người lao động và tổ chức Nếu đánh giá đúng sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc điều đó sẽ có lợi cho doanh nghiệp Nếu đánh giá sai sẽ gây tâm lý cho người lao động, từ đó làm ảnh hưởng tới niềm tin của họ và họ sẽ làm việc không đúng với thực lục của họ

Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thông thường bao gồm 3 yếu tố là:

• Các tiêu chuẩn thực hiện công việc

• Đo lường sự thực hiện công việc

• Thông tin phản hồi

Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau, và cùng tạo nên một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hoàn chỉnh

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá

thực hiện công việc

Các chỉ tiêu/tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng

Mỗi một doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng và cách thể hiện có thể giống nhau hoặc khác nhau Tuy nhiên, với tất cả các doanh nghiệp bản tiêu chuẩn cần được xây dựng một các hợp lý và khách quan, phản ánh được các kết quả và hành vi

Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc:

• Cho thấy người lao động cần làm gì và làm như thế nào, kết quả phải như thế nào

• Các tiêu chuẩn phản ánh được mức độ yêu cầu công việc cả về số lượng cũng như chất lượng một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm từng công việc

Chính vì vậy, việc xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là một công việc dễ dàng Có 2 cách xây dựng chính như sau:

• Chỉ đạo tập chung: Nghĩa là ban lãnh đạo Doanh nghiệp viết các tiêu chuẩn thực hiện công việc lên bảng tin, văn bản… sau đó phổ biến chung cho cả doanh nghiệp thực hiện

• Thảo luận dân chủ: Nghĩa là ban lãnh đạo cùng người lao động cùng ngồi thảo luận và xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thảo luận dân chủ có thể tiến hành theo 3 bước sau

1 bước 1: Người lãnh đạo động viên và thu hút người lao dộng vào việc xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

2 bước 2: Mỗi người lao động hoặc nhóm lao động xây dựng cho mình một bản thảo tiêu chuẩn thực hiện công việc về công việc mình đang đảm nhận và nộp bản thảo đó cho lãnh đạo công ty

3 bước 3: Người lãnh đạo dựa vào bản thảo của người lao động và thảo luận cùng với họ để thống nhất bản tiêu chuẩn công việc

Cách này tuy mất thời gian tuy nhiên bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ sát thực với công việc của người lao động và thường được người lao động chấp hành

Các phương pháp đo lường.

Đo lường việc thực hiện công việc hay đánh giá việc thực hiện công việc của lao động

là so sánh việc thực hiện công việc của người lao động với bản tiêu chuẩn mẫu Trong

đo lường chúng ta có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, sau đây là một số phương pháp chính

• Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ

Theo phương pháp này người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công viêc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao

Xây dựng phương pháp đánh giá này cần trải qua hai bước chính là:

• Lựa chọn các tiêu thức: Các tiêu thức được lựa chọn có thể là số lượng, chất lượng, khả năng lãnh đạo, khả năng hoàn thành nhiệm vụ… Tuy nhiên, các tiêu thức này phải đảm bảo liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty Đồng thời, các tiêu thức phải mang lại hiệu quả cho việc đánh giá của công ty

• Đánh giá các tiêu thức: Người đánh giá có thể căn cứ vào các mức đánh giá các tiêu thức về thực hiện công việc của người lao động trong bảng đánh giá rồi so sánh với mức độ hoàn thành công việc của người lao động đó Để đánh giá một cách chính xác tuỳ vào từng công việc mà ta có thể chia các mức khác nhau

Ví dụ 1:

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Bộ phận:

Tên người đánh giá:

Ngày đánh giá:

Thái độ làm việc 5 4 3 2 1

Ví dụ 2:

Bảng đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân theo phương pháp cho điểm

Họ tên công nhân:

Công việc:

Bộ phận công tác:

Đánh giá từ ngày… đến ngày…

Khối lượng công việc hoàn thành

• Tốt

• Khá

• Trung bình

• Kém Chất lượng thực hiện công việc

• Tốt

• Khá

• Trung bình

• Kém Hành vi, tác phong công việc

• Tốt

• Khá

• Trung bình

• Kém Tổng hợp kết quả

• Tốt

• Khá

• Trung bình

• Kém

Ưu điểm của phương pháp: phương pháp này tương đối đơn giản, không phức tạp, dễ hiểu, dễ sử dụng… Kết quả đánh giá của một công nhân có thể đem so sánh với các công nhân khác thông qua các điểm số, điều ấy sẽ giúp các nhà quản lý có các quyết định trong quản lý tốt nhất

Nhược điểm của phương pháp: Việc sử dụng các thang đo đồ hoạ cũng dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều lỗi do chủ quan của người đánh giá như lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình…dẫn đến việc đánh giá không chính xác Mặt khác các tiêu thức đánh giá không phù hợp hay không sát với công việc sẽ dẫn đến việc các tiêu thức này bù cho tiêu thức khác và kết quả đánh giá sẽ sai Vì vậy cần đánh giá đúng tầm quan trọng tương đối của mỗi tiêu thức cần được xem xét cẩn thận và có thể cho chúng các trọng số thích hợp

• Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng

Theo phương pháp này thì các cán bộ quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại những mặt tốt và mặt xấu trong quá trình làm việc của công nhân theo từng yếu tố của công việc Từ những tài liệu ghi chép đó kết hợp với các yếu tố khác để đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân

Ví dụ:

Tên công nhân:

Chức danh công việc:

Bộ phận:

Tên người đánh giá:

Thời gian đánh giá từ… đến …

Các tiêu

Quá

trình

làm

việc

- Bảo vệ tài sản- Tham gia chữa cháy- Hăng hái

làm việc- Giúp đỡ người khác- Giữ gìn nơi làm

việc sach sẽ…

- Hút thuốc- Gây mất đoàn kết- Ỉ nại người khác…

Thời

gian

nghỉ

ngơi

- Chấp hành đúng nội quy

Nhận

xét

chung

Ưu điểm của phương pháp: Từ những ghi chép có thể chỉ cho người lao động những sai phạm của họ để họ có thể sửa sai và đồng thời khuyến khích những mặt tích cực mà người lao động đạt được

Nhược điểm của phương pháp: Đòi hỏi tốn nhiều thời gian và đôi khi gây không khí không thoải mái cho người lao động vì họ luôn nghĩ là có người giám sát họ

• Phương pháp so sánh

Theo phương pháp này thì người lao động này sẽ so sánh với người lao động khác về các tiêu thức cũng như tình hình thực hiện công việc của từng người Có một số phương pháp so sánh chính như sau:

• Phương pháp xếp hạng:

Theo phương pháp này các nhân viên được xếp hạng từ thấp đến cao theo mức độ hoàn thành công việc của từng người có hai cách xếp hạng chính là:

• Xếp hạng đơn giản: Sắp xếp danh sách từ tốt cho đến kém

• Xếp hạng luân phiên: Đây là một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên

là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả làm việc…

Cách thực hiện:

• Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá

• Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người thấp nhất

• Phương pháp phân phối bắt buộc:

Theo phương pháp này thì người đánh giá sẽ có một chỉ tiêu sẵn và người đánh giá phải phân loại các nhân viên theo đúng các chỉ tiêu đó theo một tỷ lệ nhất định

Ví dụ: Bảng đánh giá theo Phương pháp phân phối

Stt Xếp hạng Họ và tên

3 Trung bình

5 Kém

Theo phương pháp này sẽ hạn chế được việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi hoặc nghiêm khắc của người đánh giá

• Phương pháp cho điểm:

Theo Phương pháp này người đánh giá sẽ phải chấm điểm cho từng công nhân trong tổ hoặc nhóm theo mức điểm khác nhau sao cho bằng tổng số điểm đã quy định (thường là

100 điểm or 1000 điểm)

Ví dụ: Bảng điểm của tổ 1

Stt Họ và tên Số điểm Ghi chú

Phương pháp này sẽ cho chúng ta thấy được mức độ khác nhau của từng công nhân trong tổ hoặc trong nhóm, nó sẽ thuận lợi cho việc đánh giá người tốt nhất hoặc người thấp nhất Tuy nhiên, phương pháp này sẽ dễ mắc lỗi thiên vị dẫn đến việc cho điểm sai

• Phương pháp so sánh cặp

Là việc so sánh từng nhân viên với tất cả nhân viên trong tổ hoặc nhóm theo từng cặp theo mức mức điểm cụ thể với mỗi hạng mục đánh giá

Ví dụ:

STT Nhân viên A B C D Tổng hợp

1 A 3 4 3 10

• Phương pháp danh mục kiểm tra

Theo phương pháp này thì người lao động được đánh giá theo các tiêu thức đã được thiết kế trong bảng danh mục kiểm tra về các vấn đề số lượng, chất lương, thái độ làm việc…

Ví dụ:

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Bộ phận công tác:

Tên người đánh giá:

Ngày đánh giá:

1 Hoàn thành số lượng công việc

2 Tính hợp tác trong làm việc

3 Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc

4 Sáng tạo trong làm việc

5 Có ý thức bảo vệ tài sản công ty

6 Tham gia hoạt động tập thể của công ty

Ưu điểm của phương pháp: Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi xu hướng trung bình hoặc sự dễ dãi trong đánh giá

Nhược điểm: Các câu trong danh mục đánh giá phải thiết kế phù hợp với đặc điểm của công việc, mang tính chất cụ thể với từng công việc

Thông tin phản hồi.

Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suất quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc

Ngoài ra một số công ty còn có hòm thư góp ý, đây chính là một trong những cách để người lao động có thể phản ánh gián tiếp những việc cảm thấy chưa hài long về công tác đánh giá Thông thường những người lao động thường dung cách này để phản ánh,

vì theo cách này các nhà quản lý không thể biết được ai đã viết, nên không gây tâm lý

lo lắng cho người lao động

Thông tin phản hồi sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được mức độ chính xác của kết quả đánh giá, từ đó sẽ có những giải pháp nhằm cải thiện lại hệ thống đánh giá cũng như quy trình đánh giá thực hiện công việc của công ty

Tiến trình tiến hành đánh giá thực hiện công việc.

Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

Việc thiết kế và lựa chọn phương pháp đánh giá phải phụ thuộc vào mục đích của đánh giá, tính chất, đặc điểm của công việc từ đó thiết kế nội dung cho phù hợp

Các nhà quản lý cần nắm rõ được đặc điểm công việc,mặt hang sản xuất kinh doanh của công ty để từ đó lựa chọn những phương pháp thích hợp, từ đó xây dựng những tiêu chí đánh giá cho phù hợp với đặc điểm, tính chất của công việc

Bước này hết sức quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả cả một hệ thống đánh giá thực hiện công việc của công ty Khi lựa chọn phương pháp đánh giá không đúng, xây dựng các tiêu chí đánh giá không phù hợp với tính chất đặc điểm công việc Sẽ gây khó khăn trong công tác đánh giá cho người đánh giá cũng như người lao động Họ sẽ không hiểu về hệ thống đánh giá, cách đánh giá, tiêu chí đánh giá…điều đó sẽ làm cho họ có thái độ làm việc không tích cực, họ luôn tìm cách trống chế lại các tiêu chí đánh giá điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới năng suất lao động, cũng như ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của tổ chức

Các tổ chức vừa và nhỏ có thể áp dụng những phương pháp sẵn có để áp dụng vào việc đánh giá của tổ chức mình Bởi vì những tổ chức này thường có số lượng lao động ít, mức độ phức tạp của công việc không cao Điều đó sẽ không gây lãng phí thời gian, tiền bạc cho tổ chức Đồng thời hiệu quả đánh giá vẫn cao Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh quy mô lớn như: Độ phức tạp của công việc cao, khối lượng công việc lớn, lao động nhiều…Thông thường các doanh nghiệp này

thường thuê các chuyên gia để thiết kế phương pháp đánh giá Mặc dù tốn kém tiền bạc nhưng hiệu quả mang lại sẽ rất cao

Lựa chọn người đánh giá.

Lựa chọn người đánh giá phù hợp luôn là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp Thông thường thì người đánh giá là người đứng đầu cơ quan hoặc người đứng đầu từng bộ phận Tuy nhiên, một số cán bộ, cá nhân khác cũng có khả năng tham gia đánh giá, ý kiến của họ thường thường để tham khảo

Người đánh giá phải là người ít có quan hệ với người được đánh giá, là người có bản lĩnh trong công việc cũng như trong cuộc sống, là người hiểu rõ đặc điểm công việc của công ty

Nếu lựa chọn người đánh giá đúng đắn sẽ giúp cho công việc đánh giá được xuôn xẻ, không mắc lỗi, không gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho công ty Còn nếu lựa chọn sai thì kết quả đánh giá của công ty thường sai, gây bức xúc cho người lao động, có thể dẫn tới việc giảm năng suất lao động

Xác định chu kỳ đánh giá:

Chu kỳ đánh giá tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Thông thường các công ty Nhà nước thì chu kỳ đánh giá là 1 năm/ lần Còn đối với các công ty ngoài nhà nước thì là 3 tháng, 6 tháng hoặc từng đợt sản xuất

Với mỗi một công ty chúng ta cần phải xác đinh được chu kỳ đánh giá sao cho phù hợp với công ty nhất, sao cho thời gian đánh giá cũng không quá dài hay quá ngắn Vì nếu thời gian đánh giá quá ngắn sẽ tốn kém thời gian Những nếu thời gian đánh giá quá dài thì kết quả đánh giá không chuẩn, phức tạp trong quá trình đánh giá vì số liệu nhiều…

Đào tạo người đánh giá:

Đây cũng là một bước quan trọng trong công tác đánh giá Việc đào tạo người đánh giá giúp cho việc đánh giá thuận lợi, chuẩn xác Cần đào tạo cho họ hiểu về hệ thống đánh giá, mục đích của việc đánh giá, cách đánh giá, các lỗi cần chú ý trong đánh giá…có hai hình thức đào tạo chính là:

• Cung cấp các văn bản hướng dẫn: Nếu doanh nghiệp thời gian hạn hẹp thì Doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp đào tạo này Tức là Cung cấp trực tiếp các văn bản hướng dẫn đánh giá thực hiện công việc cho người đánh giá

Để họ đọc và áp dụng trong quá trình đánh giá Khi có những thay đổi mới thì các nhà quản lý lại cung cấp các bản hướng dẫn mới cho người đánh giá