Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ mới trong phần mềm VNPT – iOffice v3.0

Tiếp nhận văn bản thu hồi Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Thu hồi” để xem các văn bản thông báo thu hồi liên thông, sau đó nhấp chuột vào dòng trích yếu của

Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ mới trong phần mềm VNPT – iOffice v3.0 theo

Quyết định 28

I Nhận liên thông

1 Tiếp nhận văn bản gửi qua Trục liên thông

Nghiệp vụ tiếp nhận văn bản liên thông không thay đổi nhiều – thêm chức năng từ chối nhận văn bản liên thông

Bước 1: Văn thư vào menu:

Văn bản đến  Sổ văn bản đến  Tab “Liên thông quốc gia”

Hoặc Văn bản đến  Chờ lưu trữ  Tab “Liên thông quốc gia”

Để xem các văn bản đến từ Trục liên thông quốc gia – Hình 1.1.1

Hình 1.1.1

Bước 2: Nhấp chuột vào dòng trích yếu của văn bản muốn lưu, hệ thống sẽ hiện ra Form thông tin chi tiết

văn bản để văn thư lưu vào sổ - hình 1.1.2

Bước 3: Văn thư xem thông tin văn bản, nếu văn bản hợp lệ, văn thư nhấn nút “Lưu chuyển lãnh đạo phê

duyệt” – hình 1.12

- Tiếp theo, nhập lý do từ chối nhận và bấm nút “Thực hiệ từ chối nhận VB” – Hình 1.1.4

Hình 1.1.4

2 Tiếp nhận văn bản thu hồi

Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Thu hồi” để xem các văn bản thông báo

thu hồi liên thông, sau đó nhấp chuột vào dòng trích yếu của văn bản để xem chi tiết yêu cầu thu hồi – Hình 1.2.1

Hình 1.2.1

Bước 2: Tại Form xem chi tiết thu hồi sẽ có dòng chữ màu đỏ hiện số hiệu, ngày ban hành văn bản cần

thu hồi Văn thư xem lý do thu hồi trong văn bản đính kèm Sau đó văn thư nhấn nút “Đồng ý và chuyển

lãnh đạo phê duyệt” để xử lý như văn bản đến thông thường – Hình 1.2.2

Hình 1.2.2

Bước 3: Văn thư xem văn bản đã bị thu hồi trong kho nghiệp vụ mới, menu Văn bản đến  kho nghiệp

vụ mới  Tab văn bản bị thu hồi từ trục QG – Hình 1.2.3

Hình 1.2.3

Các văn bản bị thu hồi sẽ được đánh dấu trạng thái là đã thu hồi để các lãnh đạo , chuyên viên dừng xử lý – Xem hình 1.2.4 và hình 1.2.5

Hình 1.2.4

Hình 1.2.5 – Xem chi tiết văn bản bị thu hồi

3 Tiếp nhận văn bản thay thế

Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Thay thế” để xem các văn bản thông

báo thay thế liên thông, sau đó nhấp chuột vào dòng trích yếu của văn bản để xem chi tiết yêu cầu thu hồi

– Hình 1.3.1

Hình 1.3.1

Bước 2: Tại Form xem chi tiết thay thế sẽ có dòng chữ màu đỏ hiện số hiệu, ngày ban hành văn bản cần

thay thế Sau đó văn thư nhấn nút “Đồng ý và chuyển lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn bản thay thế – Hình 1.3.2

Văn bản này sẽ được xử lý như văn bản liên thông thường và có giá trị thay cho văn bản bị thay thế

Hình 1.3.2

Bước 3: Văn thư xem văn bản đã bị thu hồi trong kho nghiệp vụ mới, menu Văn bản đến  kho nghiệp

vụ mới  Tab văn bản bị thu hồi từ trục QG – Hình 1.3.3

Hình 1.3.3

Các văn bản bị thay thế sẽ được đánh dấu trạng thái là đã thay thế để các lãnh đạo, chuyên viên dừng xử

lý, thay vào đó sẽ xử lý văn bản thông báo thay thế – Xem hình 1.3.4 và hình 1.3.5

Hình 1.3.4

Hình 1.3.5

4 Tiếp nhận yêu cầu cập nhật văn bản

Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Cập nhật” để xem các văn bản liên

thông được cập nhật, sau đó nhấp chuột vào dòng trích yếu của văn bản để xem chi tiết yêu cầu cập nhật – Hình 1.4.1

Hình 1.4.1

Bước 2: Tại Form xem chi tiết cập nhật sẽ có dòng chữ màu đỏ hiện nội dung sẽ được thay đổi khi đồng ý

cập nhật văn bản Sau đó văn thư nhấn nút “Đồng ý” hoặc “Từ chối” để lưu/từ chối nội dung cập nhật– Hình 1.4.2

Hình 1.4.2

Bước 3: Văn thư xem văn bản đã được cập nhật trong kho nghiệp vụ mới, menu Văn bản đến  kho

nghiệp vụ mới  Tab văn bản được cập nhật từ trục QG – Hình 1.4.3

Hình 1.4.3

Các văn bản đã được cập nhật sẽ được đánh dấu là Đã cập nhật trong hệ thống

Hình 1.4.4

Hình 1.4.5

5 Tiếp nhận yêu cầu lấy lại

Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Lấy lại” để xem các yêu cầu lấy lại văn

bản liên thông.– Hình 1.5.1

Hình 1.5.1

Bước 2: Văn thư nhấp chuột vào dòng trích yếu của văn bản để đồng ý hay từ chối yêu cầu – hình 1.5.2

Hình 1.5.2

Bước 3: Văn thư xem văn bản đã bị lấy lại trong kho nghiệp vụ mới, menu Văn bản đến  kho nghiệp vụ

mới  Tab văn bản bị lấy lại từ trục QG – Hình 1.5.3

II Gửi liên thông

1 Gửi văn bản liên thông

Đối với văn bản gửi liên thông, đơn vị gửi có thể xem được các trạng thái xử lý văn bản ở từng đơn vị nhận

Bước 1: Văn thư đăng ký văn bản đí như thường

Bước 2: Tại Form phát hành văn bản, văn thư chọn tab “Đơn vị liên thông” để chọn gửi văn bản cho các

đơn vị trên trục liên thông QG Các bước thao tác con được mô tả trong hình 2.1.1

Hình 2.1.3

2 Thu hồi văn bản đã gửi lên liên thông

Bước 1: Văn thư vào menu Văn bản đi  Sổ văn bản đi  Chọn tab “VB đã phát hành”, chọn checkbox

một hay nhiều văn bản cần thu hồi, sau đó bấm nút thu hồi Hình 2.2.1

Hình 2.2.1

Bước 2: Hệ thống tự chuyển sang Form đăng ký văn bản đi Hình 2.2.2

- Khu vực dưới bên phải form có điền sẵn nội dung thu hồi gồm số hiệu, đơn vị nhận

- Checkbox có nhãn “Thu hồi văn bản” được tự động chọn

- Mặc định, tất cả đơn vị nhận ở mỗi văn bản bị thu hồi sẽ được chọn

- Văn thư cũng có thể chọn thêm hoặc bỏ bớt đi văn bản bị thu hồi

Sau khi nhập nội dung văn bản thu hồi, văn thư nhấn nút “Lưu, chuyển phát hành” như văn bản thường

Hình 2.2.2

Bước 3: Hệ thống tự động chuyển sang form phát hành văn bản đi, tab “Đơn vị liên thông” được mở và

danh sách các đơn vị cần gửi được tự động điền Văn thư chỉ cần nhấn nút “Chuyển phát hành” để gửi đi văn bản thông báo thu hồi – hình 2.2.3

Hình 2.2.3

Văn bản bị thu hồi sẽ được dừng xử lý và lưu vào kho nghiệp vụ mới Văn thư vào menu “Văn bản đi  Nghiệp vụ mới”  chọn tab “VB đã thu hồi từ trục QG” để xem lại – hình 2.2.4

Hình 2.2.4

3 Thay thế văn bản đã gửi liên thông

Bước 1: Văn thư vào menu Văn bản đi  Sổ văn bản đi  Chọn tab “VB đã phát hành”, chọn checkbox

một hay nhiều văn bản cần thay thế, sau đó bấm nút thay thế Hình 2.3.1

Hình 2.3.1

Bước 2: Hệ thống tự chuyển sang Form đăng ký văn bản đi Hình 2.3.2

- Khu vực dưới bên phải form có điền sẵn nội dung thay thế gồm số hiệu, đơn vị nhận

- Checkbox có nhãn “Thay thế văn bản” được tự động chọn

- Mặc định, tất cả đơn vị nhận ở mỗi văn bản bị thay thế sẽ được chọn

- Văn thư cũng có thể chọn thêm hoặc bỏ bớt đi văn bản bị thay thế

Sau khi nhập nội dung văn bản thay thế, văn thư nhấn nút “Lưu, chuyển phát hành” như văn bản thường

Hình 2.3.2

Bước 3: Hệ thống tự động chuyển sang form phát hành văn bản đi, tab “Đơn vị liên thông” được mở và

danh sách các đơn vị cần gửi được tự động điền Văn thư chỉ cần nhấn nút “Chuyển phát hành” để gửi đi văn bản thay thế cho các văn bản đã chọn – hình 2.3.3

Hình 2.3.3

Văn bản bị thay thế sẽ được dừng xử lý và lưu vào kho nghiệp vụ mới Văn thư vào menu “Văn bản đi  Nghiệp vụ mới”  chọn tab “VB đã thay thế từ trục QG” để xem lại – hình 2.3.4

Hình 2.3.4

4 Cập nhật văn bản đã gửi liên thông

Hiện tại, đơn vị gửi có thể cập nhật trích yếu, file đính kèm, thêm đơn vị nhận, bỏ bớt đơn vị nhận khỏi danh sách đơn vị liên thông

Bước 1: Văn thư vào xem chi tiết một văn bản đã gửi liên thông, nhấn vào nút “Cập nhật – Trục LTQG”

– Hình 2.4.1

Hình 2.4.1

Bước 2: Form cập nhật văn bản hiện ra, văn thư có thể thực hiện các các cập nhật:

- Cập nhật file đính kèm: nhấn nút “Cập nhật file văn bản”, form cập nhật file văn bản hiện ra để văn thư cập tải lên file muốn cập nhật – nghiệp vụ này giống như tải file đính kèm vào văn bản thông thường

- Cập nhật trích yếu: nhấn nút “Cập nhật thông tin”, form cập nhật thông tin hiện ra để văn thư cập nhật trích yếu văn bản

- Thêm đơn vị nhận: Văn thư tích chọn vào các ô checkbox tương ứng trong bảng Danh sách đơn

vị liên thông (Check chọn nếu gửi thêm)

- Bỏ bớt đơn vị nhận: Văn thư tích chọn vào các ô checkbox tương ứng trong bảng Danh sách đơn

vị đã gửi (Check chọn nếu lấy lại)

Chi tiết xem tại hình 2.4.2 và hình 2.4.3

Hình 2.4.2 – Các nút chức năng để cập nhật văn bản

Hình 2.4.3 – Cập nhật trích yếu văn bản

Sau khi thực hiện cập nhật văn bản, văn thư có thể xem lại lịch sử cập nhật văn bản bằng cách nhấn nút

“Lịch sử cập nhật” – hình 2.4.4 và hình 2.4.5

Hình 2.4.4 – Nút xem lịch sử cập nhât văn bản

Hình 2.4.5 – Xem chi tiết lịch sử cập nhật

5 Lấy lại văn bản đã gửi liên thông

Bước 1: Văn thư vào xem chi tiết một văn bản đã gửi liên thông cần lấy lại, chọn nút “Lấy lại – Trục