Các mô hình tổ chức và xử lý dữ liệu 2.. CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC & XỬ LÝ DỮ LIỆU Mô hình kế toán thủ công Mô hình tổ chức theo tập tin Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu MÔ HÌ
Trang 1Chương 2
Ths Trần Thanh Thúy
KẾT CẤU NỘI DUNG
1 Các mô hình tổ chức và xử lý dữ liệu
2 Mô hình REAL
3 Mã hóa dữ liệu
1 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC & XỬ LÝ DỮ LIỆU
Mô hình kế toán thủ công
Mô hình tổ chức theo tập tin
Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu
MÔ HÌNH KẾ TOÁN THỦ CÔNG
- Thu thập dữ liệu, phân tích nghiệp vụ
- Ghi nhật ký, chuyển sổ chi tiết, sổ cái
- Điều chỉnh, khóa sổ
- Lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính
KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG THỦ CÔNG
Sổ chi tiết
Sổ nhật ký chung
BCĐSPS
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
SỔ CÁI
- Sai sót cá nhân
- Ghi kép
- Số dư, số phát sinh theo đối tượng kế toán
- Không kịp thời
- Không đầy đủ
- Không thống nhất
- Thông tin tài chính
- Bỏ sót / trùng lắp
- Ppháp thu thập:
truyền miệng/ch.từ
- Dữ liệu tài chính
KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG THỦ CÔNG
Thiếu thống nhất
Trang 2TỔ CHỨC DL THEO KIỂU TẬP TIN
TỔ CHỨC THEO CSDL
MÔ HÌNH KẾ TOÁN XỬ LÝ BẰNG MÁY TÍNH Cơ sở dữ liệu là gì ?
Hệ quản trị
cơ sở dữ liệu CSDL
Chương trình ứng dụng 1
Chương trình ứng dụng 2
Chương trình ứng dụng 3
Người sử dụng
… là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu của DN, phục vụ nhiều đối tượng
- Là một tập hợp các chương trình và dữ liệu
- Cho phép người sử dụng tạo mới, cập nhật, truy xuất thông tin
AIS TRONG MÔI TRƯỜNG MÁY TÍNH
- In ra giấy/ trên máy
- Hthức đa dạng, chi tiết
- Thông tin tài chính + phi TC
- Theo lô và theo thời gian thực
- Thêm, cập nhật, thay đổi, xóa dữ liệu
- Ảnh hưởng của cập nhật cao
- Một số chức năng tự động và cài đặt tính kiểm soát
- Truyền miệng/ghi nhớ trực tiếp
- Chứng từ giấy/điện tử
- Từ hthống khác/tự động
SGK tr 41-48
XỬ LÝ THEO LÔBATCH PROCESSING
ONLINE BATCH PROCESSING
ONLINE REAL – TIME PROCESSING
XỬ LÝ THEO LÔ – THỜI GIAN THỰC
- Dễ dàng chuyển từ hình thức kế toán
bằng tay sang hình thức kế toán máy
- Chi phí thấp hơn hệ thống xử lý ngay
- Cung cấp thông tin kịp thời
- Người sử dụng dễ dàng tạo các báo cáo đặc biệt từ CSDL
- Hệ thống xử lý phức tạp hơn
- Chi phí sử dụng HT cao hơn
- Các thông tin thường không kịp thời
- Xử lý thường không linh hoạt vì :
+ Không cung cấp báo cáo đặc biệt
+ Người sử dụng không thể tham vấn
thông tin nằm ở bất kỳ tập tin nào đó
XỬ LÝ THEO LÔ VÀ THỜI GIAN THỰC
2 MÔ HÌNH REAL
a Thực thể lưu trữ
b Thuộc tính của thực thể
c Mối liên kết thực thể
d Mô tả mô hình REAL
R
(Nguồn lực)
E
(Sự kiện )
A
(Tác nhân)
L
(Vị trí)
Trang 3a Thực thể lưu trữ
- Tập tin chính
- Tập tin nghiệp vụ
- Dữ liệu tham chiếu
- Dữ liệu tổng hợp
Ký tự Vùng DL Mẩu tin Tập tin CSDL
Ký tự Vùng DL
… là đối tượng của thế giới thực cần lưu trữ
Thực thể khách hàng
b Thuộc tính của thực thể
: tính chất đặc trưng của thực thể cần lưu trữ
Thuộc tính
Mô tả Khóa chính Khóa ngoại
: thông tin mô tả chi tiết cho thực thể : thuộc tính duy nhất để phân biệt các bảng : thuộc tính của 1 bảng, để liên kết các bảng,
là khóa chính của bảng khác.
Ví dụ: Khách hàng (Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, MST…)
c Mối liên kết thực thể
Một – Một (1 : 1)
Nhiều – Nhiều (N : N)
Một – Nhiều
(1 : N)
d Mô tả mô hình REAL
Tác nhân 2
NGUYÊN TẮC:
Mỗi thực thể sự kiệnphải liên kết ít nhất mộtthực thể nguồn lực kinh tế
Mỗi thực thể sự kiệnphải liên kết ít nhất mộtthực thể sự kiện khác
Mỗi thực thể sự kiệnphải liên kết ít nhất haithực thể tác nhântham gia
Sự kiện 2
Tác nhân 1 Nguồn lực Sự kiện 1
d Mô tả mô hình REAL
Các bước phân tích và xây dựng mô hình REAL
Tìm hiểu về doanh nghiệp
Xác định nhu cầu thông tin
Xác định các sự kiện
Xác định nguồn lực, tác nhân, vị trí
Xác định thuộc tính, mối liên kêt
Vẽ mô hình REAL theo nguyên tắc
2
3
4
5
3 MÃ HÓA DỮ LIỆU
Mã trình tự
Mã khối
Mã gợi nhớ
Mã nhóm
001 : nhân viên thứ 1
002 : nhân viên thứ 2 …
001 – 099 : phòng kinh doanh
100 – 199 : phòng kế toán
F - 123
F : nhân viên nữ
M : nhân viên nam
F - 123
Nhân viên nữ A phòng kế toán