PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày 09/9/1946, Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dân tộc thiểu số được thành lập tại Nghị định số 359 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày 03/5/1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, với chức năng, nhiệm vụ "Xem xét các vấn đề chính trị và hành chính thuộc về các dân tộc thiểu số (DTTS) trong nước và thắt chặt tình thân thiện giữa các dân tộc sống trên đất Việt Nam". Mở Trường Đào tạo cán bộ dân tộc mang tên “Nùng Chí Cao” là những nhiệm vụ đầu tiên của Nha Dân tộc thiểu số, khóa học đầu tiên tại Hà Nội được Bác Hồ tới thăm. Lớp cán bộ dân tộc do trường đào tạo sau đó tỏa đi khắp cả nước tham gia công tác trên các lĩnh vực, phục vụ cho sự nghiệp kháng chiến kiến quốc. Nha Dân tộc thiểu số đã tổ chức thực hiện công tác vận động đồng bào các dân tộc nhận rõ âm mưu chia rẽ của kẻ thù, tập hợp nhân dân tham gia các tổ chức, đoàn thể, đẩy mạnh tăng gia sản xuất, bảo vệ cơ sở cách mạng, làm cho vùng dân tộc thực sự là chỗ dựa vững chắc của Đảng và Chính phủ. Trong thư Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi Đại hội các DTTS miền Nam tại PlâyCu (năm 1946) có đoạn: “Đồng bào Kinh hay Thổ, Mường hay Mán, Gia Rai hay Ê Đê, Xê Đăng hay Ba Na và các DTTS khác, đều là con cháu Việt Nam, đều là anh em ruột thịt. Chúng ta sống chết có nhau, sướng khổ cùng nhau, no đói giúp nhau. Trước kia chúng ta xa cách nhau, một là vì thiếu giây liên lạc, hai là vì có kẻ xui giục để chia rẽ chúng ta. Ngày nay nước Việt Nam là nước chung của chúng ta. Trong Quốc hội có đủ đại biểu các dân tộc. Chính phủ thì có NHA DÂN TỘC THIỂU SỐ để săn sóc cho tất cả các đồng bào”. Ngày 20/2/2017, tại Nghị định số 13/2017/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc. Theo đó:“Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của UBDT theo quy định của pháp luật. Ủy ban Dân tộc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ”. Ngày 25/5/2017, tại Quyết định số 268/QĐ-UBDT của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban Dân tộc được quy định: “Văn phòng Ủy ban Dân tộc là tổ chức thuộc Ủy ban dân tộc, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Ủy ban; giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban thực hiện Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban đã được phê duyệt. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách dân tộc trên địa bàn các tỉnh, thành phố được giao quản lý. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho hoạt động của Ủy ban và công tác quản trị nội bộ”. Trong đó, quản lý nguồn kinh phí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính theo phân cấp của Ủy ban là nhiệm vụ trọng tâm. Thực hiện nhiệm vụ được giao, hàng năm Văn phòng Ủy ban đã thực hiện tốt công tác kế toán-tài chính, kiểm soát các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán đối với tất cả các nguồn kinh phí được giao. Kịp thời đôn đốc, hướng dẫn, kiểm soát các vụ, đơn vị hoàn thiện đầy đủ các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán theo đúng quy định. Tuy nhiên, do nguồn kinh phí được giao quản lý phân theo đầu các nhiệm vụ,trong quá trình thực hiện phát sinh nhiều nội dung kinh tế khó và phức tạp nên vẫn còn có tình trạng các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán chưa đảm bảo chặt chẽ. Nghiên cứu, đánh giá kiểm soát hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tập huấncủa Văn phòng Ủy ban Dân tộc và đề ra các giải pháp đổi mới, hoàn thiện thực sự là một vấn đề khoa học, cần được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình, bài bản vừa góp phần từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức kế toán tinh nhuệ, hiện đại vừa có ý nghĩa sâu sắc về mặt lý luận, nhất là trong điều kiện kinh tế xã hội ngày càng khó khăn và phức tạp. Đó là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc” cho Luận văn Thạc sĩ của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Đã có một số công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến đề tài, trong quá trình thực hiện Luận văn này học viên đã tham khảo một số công trình nghiên cứu sau: Trần Thị Bảo Giang (2017) với đề tài: “Kiểm soát của Chi cục quản lý thị trường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu”, luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát của Chi cục quản lý thị trường đối với mặt hàng rượu. Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát của Chi cục quản lý thị trường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát của Chi cục quản lý thị trường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Nguyễn Hoàng Long (2017) với đề tài: “Kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện”, luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện. Luận văn phân tích thực trạng kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện từ nội dung kiểm tra, bộ máy kiểm tra, hình thức kiểm tra, công cụ kiểm tra và quy trình kiểm tra. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm tracủa Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Điêu Thị Lan Giang (2017) với đề tài: “Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước Sơn La” luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Sơn La. Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước Sơn La từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước Sơn La và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Nguyễn Trường Sơn (2016) với đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNN Đồng Tháp”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNN Đồng Tháp. Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNN Đồng Tháp từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNN Đồng Tháp và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Khương Xuân Lợi (2016) với đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Ngô Thu Hường (2017) với đề tài: “Giải pháp tăng cường kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang. Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này. Tuy nhiên theo phạm vi hiểu biết của học viên cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình nào nghiên cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. 3. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn thực hiện hướng tới những mục tiêu cơ bản sau: -Xác định được khung nghiên cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. -Phân tích được thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn 2017-2019, từ đó chỉ rõ điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của những điểm yếu trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. -Đề xuất được giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. 4.2. Phạm vi nghiên cứu -Về nội dung: Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc được nghiên cứu theo cách tiếp cận về hệ thống kiểm soát gồm: bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát. -Về không gian: Nghiên cứu tại phòng Kế toán-Tài vụ Văn phòng UBDT. -Về thời gian: Dữ liệu thứ cấp được thu thập cho giai đoạn từ 2017 đến 2019. Dữ liệu sơ cấp được thu thập vào tháng 6 năm 2020. Đề xuất giải pháp cho giai đoạn đến năm 2025. 5.Phương pháp nghiên cứu 5.1. Khung nghiên cứu Sơ đồ 1 - Khung nghiên cứu của Luận văn 5.2.Quy trình nghiên cứu Bước 1: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan nhằm xác định khung nghiên cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. Phương pháp được sử dụng ở bước này là phương pháp tổng hợp. Bước 2: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các nguồn như báo cáo các năm, chứng từ thanh quyết toán các năm Bước 3: Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua khảo sát chứng từ thanh toán các năm để có thêm cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT. Bước 4: Xử lý dữ liệu và phân tích thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. Phương pháp được sử dụng ở bước này là thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Sau khi phân tích thực trạng tác giả sẽ chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của những điểm yếu trong công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. Bước 5: Trên cơ sở các điểm yếu đã phát hiện ở bước 4, Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT. Phương pháp được sử dụng ở bước này là phương pháp phân tích và tổng hợp. 6.Cấu trúc của Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước. Chương 2: Phân tích thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiệnkiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
Trang 1- -BÙI THỊ MINH QUYÊN
KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
HÀ NỘI, năm 2020
Trang 2- -BÙI THỊ MINH QUYÊN
KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế và chính sách
Mã ngành: 8340410
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS MAI NGỌC ANH
HÀ NỘI, năm 2020
Trang 3Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôicam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi tự thực hiện và không viphạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả luận văn
Bùi Thị Minh Quyên
Trang 4Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quýthầy, cô, bạn bè và đồng nghiệp.
Trước tiên tôi xin trân trọng cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Mai Ngọc Anhngười đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt đểhoàn thành Luận văn
Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo; cán bộ vàchuyên viên Phòng QLĐT Sau Đại học - Trường ĐH Kinh tế Quốc dân đã hướngdẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện luận văn
Xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc và các cán bộchuyên môn của Văn phòng, các đồng nghiệp tại phòng Kế toán-Tài vụ đã cung cấpthông tin, tài liệu và hợp tác giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn này
Để có được kiến thức như ngày hôm nay, cho phép tôi gửi lời cảm ơn sâu sắcđến Quý thầy, cô trường Đại học Kinh tế Quốc dân trong thời gian qua đã truyềnđạt cho tôi những kiến thức quý báu
Trân trọng cảm ơn sự quan tâm của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã luônsát cánh, động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này
Với thời gian nghiên cứu và kiến thức còn hạn chế nên luận văn sẽ khôngtránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong muốn nhận được những ý kiến đóng gópquý báu của các Quý thầy cô giáo và các bạn bè, đồng nghiệp để kiến thức của tôitrong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả luận văn
Bùi Thị Minh Quyên
Trang 5LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
TÓM TẮT NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN i PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN, NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 8 1.1 Hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 8
1.1.1 Khái niệm hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đàotạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 81.1.2 Đặc điểm của hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đàotạo, tập huấn 9
1.2 Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 10
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn 101.2.2 Nội dung và nguyên tắc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 131.2.3 Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinhphí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 141.2.4 Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 161.2.5 Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinhphí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước 17
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn 19
1.3.1 Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong 191.3.2 Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài 21
Trang 6HUẤN CỦA VĂN PHÒNG UBDT 22
2.1 Giới thiệu về Văn phòng Ủy ban Dân tộc 22
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng UBDT 22
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 23
2.1.3 Kết quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 26
2.2 Thực trạng hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn tại Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019 30
2.2.1 Thực trạng hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn 30
2.2.2 Thực trạng thanh quyết toán hồ sơ đối với các lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo 34
2.2.3 Thực trạng thanh quyết toán hồ sơ đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác 37
2.3 Thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn giai đoạn 2017-2019 của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 38
2.3.1 Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 38
2.3.2 Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 43
2.3.3 Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 44
2.3.4 Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 49
2.4 Đánh giá kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 55
2.4.1 Đánh giá việc thực hiện mục tiêu kiểm soát 55
2.4.2 Điểm mạnh trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 59
2.4.3 Điểm yếu và nguyên nhân trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 60
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANHQUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN, NGUỒN KINH PHÍĐÀO TẠO, TẬP HUẤN CỦA VĂN PHÒNG UBDT 65
Trang 73.1.1 Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh
phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc đến năm 2025 65
3.1.2 Phương pháp nâng cao kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 67
3.2 Một số giải pháp nâng cao kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 68
3.2.1 Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 68
3.2.2 Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 70
3.2.3 Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 71
3.2.4 Các giải pháp khác 79
3.3 Một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước Bộ, Ngành trung ương 80
KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 8DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Trang 9kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn2017-2019 29Bảng 2.2 Tổng hợp nguồn kinh phí các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai
đoạn 2017-2019 32Bảng 2.3 Tổng hợp số hồ sơ các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai đoạn
2017-2019 32Bảng 2.4 Tình hình thanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào
tạo của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019 35Bảng 2.5 Tình hình thanh quyết toán hồi sơ các lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác
của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019 37Bảng 2.6 Bảng tổng hợp nguồn nhân lực kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp
tập huấn 39Bảng 2.7: Đánh giá năng lực của cán bộ thực hiện công tác kiểm soát hồ sơ thanh
quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Vănphòng UBDT 41Bảng 2.8 Bảng mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn
kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT 43Bảng 2.9: Đánh giá mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT 43Bảng 2.10: Đánh giá hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT 44Bảng 2.11 Thống kê số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp
tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giaiđoạn 2017-2019 46Bảng 2.12 Thống kê số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với
lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác của Văn phòng UBDT giai đoạn2017-2019 47
Trang 10Bảng 2.14: Bảng kết quả thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộcgiai đoạn 2017-2019 53Bảng 2.15 Bảng kết quả thực hiện mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các
lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT 56Bảng 3.1: Bảng hướng dẫn thủ tục hồ sơ thang toán 73
Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 23
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán của Văn phòng UBDT 40
Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm soát thanh quyết toán 50
Trang 11- -BÙI THỊ MINH QUYÊN
KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế và chính sách
Mã ngành: 8340410
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
HÀ NỘI, năm 2020
Trang 12TÓM TẮT NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN
1 Tính cấp thiết của đề tài
Văn phòng UBDT là tổ chức thuộc Ủy ban dân tộc, chức năng, nhiệm vụđược quy định tại Quyết định số 268/QĐ-UBDT ngày 25/5/2017 của Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc:“Tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công
tác và phục vụ các hoạt động của Ủy ban; giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban thực hiện Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban đã được phê duyệt Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách dân tộc trên địa bàn các tỉnh, thành phố được giao quản lý Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc, phục
vụ chung cho hoạt động của Ủy ban và công tác quản trị nội bộ Trong đó, quản lý nguồn kinh phí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính theo phân cấp của Ủy ban là nhiệm vụ trọng tâm Thực hiện nhiệm vụ được giao, hàng năm Văn phòng Ủy ban đã thực hiện tốt công tác kế toán-tài chính, kiểm soát các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán đối với tất cả các nguồn kinh phí được giao Kịp thời đôn đốc, hướng dẫn, kiểm soát các vụ, đơn vị hoàn thiện đầy đủ các
hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán theo đúng quy định”.
Là một công chức hiện đang công tác tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc, đặcbiệt là cán bộ trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớptập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, cùng với sự tích lũy kiến thức từ côngtác hàng ngày và quá trình nghiên cứu, học tập của bản thân, nhận thấy việc nghiêncứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo,tập huấn bảo đảm không những góp phần khắc phục những điểm yếu, nâng cao hiệuquả thực hiện nhiệm vụ tại đơn vị mà còn là điều kiện cho tôi trau dồi khả năngnghiên cứu, nâng cao trình độ chuyên môn của mình
Xuất phát từ lý do nêu trên, học viên chọn đề tài nghiên cứu “Kiểm soát
hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của
Trang 13Văn phòng Ủy ban Dân tộc” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành Quản lý kinh tế
và chính sách
2 Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chươngnhư sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Chương 2: Phân tích thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiệnkiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các
lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
- Hồ sơ thanh toán: Theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày
20/11/2015, “là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ pháp lý để thanh toán” Là cơ sở để tập
hợp, phản ánh lên chứng từ kế toán Hồ sơ thanh toán phải được lập đầy đủ theoquy định Ghi chép trong hồ sơ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố phát sinh,không được tẩy xóa, sửa chữa trên hồ sơ Hồ sơ thanh toán có ý nghĩa rất quantrọng trong công tác quản lý kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tíchhoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị
Trang 141.1.2 Đặc điểm của hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thứ nhất, về cơ bản đại bộ phận các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
mang tính ổn định khá rõ nét Tính ổn định này xuất phát từ tính ổn định trong thựchiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung chi và hoạt động của bộ máy các cơ quan,đơn vị nhà nước làm nảy sinh các khoản chi Mặt khác, tính ổn định của hồ sơ thanhquyết toán các lớp tập huấn còn bắt nguồn từ tính ổn định trong từng hoạt động cụthể của các cơ quan, đơn vị nhà nước phải thực hiện
Thứ hai, về cơ cấu hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn ở từng niên độ và
mục đích sử dụng cuối cùng thì chủ yếu các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
có hiệu lực tác động trong khoảng thời gian ngắn và mang tính chất pháp lý bảođảm đủ các căn cứ để thực hiện nhiệm vụ nhà nước trong năm ngân sách hiện tại
Vấn đề đặt ra đối với công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn là kiểm soát các căn cứ, các khoản chi saocho vừa đúng luật, theo dự toán, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhànước, tuân thủ các quy định tài chính, các điều kiện chi
1.2 Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Khái niệm và mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Nội dung và nguyên tắc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Trang 151.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong
Năng lực, trình độ và phẩm chất đạo đức của cán bộ
Công tác chỉ đạo đối với công tác kiểm soát
Tổ chức bộ máy và sự phối hợp giữa các vụ, đơn vị, phòng của Văn phòng
Ủy ban Dân tộc
Ứng dụng công nghệ thông tin
Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài
Chế độ chính sách của Nhà nước
Các vụ, đơn vị, cá nhân, tổ chức có liên quanthực hiện nhiệm vụ
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN CỦA
VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
2.1 Giới thiệu về Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Khái quát chung về Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Văn phòng UBDT là tổ chức thuộc Ủy ban dân tộc, tại Quyết định số268/QĐ-UBDT ngày 25/5/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ như sau: “Tham mưu tổng hợp về chương trình, kếhoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Ủy ban; giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệmthực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tìnhhình thực hiện chính sách dân tộc trên địa bàn các tỉnh Tổ chức thực hiện công táchành chính, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động phục vụchung cho hoạt động của Ủy ban và công tác quản trị nội bộ Quản lý nguồn kinhphí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính theophân cấp của Ủy ban và quy định của pháp luật”
Trang 16Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy banDân tộc được quy định tại Nghị định số 13/2017/NĐ-CP ngày 10/2/2017 của Chính
phủ Cùng theo đó, ngày 25 tháng 5 năm 2017, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dântộc đã ban hành Quyết định số 268/QĐ-UBDT Quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban Dân tộc Cơ cấu tổ chức củaVăn phòng Ủy ban có: “Chánh Văn phòng, các Phó chánh Văn phòng và công chức,người lao động Các phòng chức năng gồm: Phòng Hành chính-Thư ký; PhòngQuản trị-Bảo vệ; Phòng Văn thư-Lưu trữ; Phòng Kế toán-Tài vụ; Đội xe; Vănphòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh”
2.2 Thực trạngthanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn 2017-2019
Thực trạng hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thực trạng thanh quyết toán hồ sơ đối với các lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sởđào tạo
Thực trạng thanh quyết toán hồ sơ đối với các lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác
2.3 Thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn 2017-2019
Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
2.4 Đánh giá kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
- Đánh giá việc thực hiện mục tiêu kiểm soát
Trang 17Công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT đã thực sự phát huy được hiệu quả Côngtác quản lý, sử dụng nguồn kinh phí luôn được chú trọng nâng cao, các lớp tập huấnluôn đạt kết quả tốt, đúng mục đích, đúng đối tượng, sử dụng hiệu quả nguồn kinhphí; quản lý chặt chẽ nguồn kinh phí, phân bổ nguồn kinh phí hợp lý để thực hiệnđạt được mục tiêu sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm, hiệu quả
Qua công tác kiểm soát đã kịp thời hướng dẫn, uốn nắn các sai sót trong thựchiện thanh quyết toán kinh phí, 100% các lớp tập huấn thiếu sót về hồ sơ văn bảnpháp lý được phát hiện đều được yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa, hướng dẫn hoàn thiệntheo quy định hiện hành Thực hiện quyết toán kinh phí với kho bạc nhà nước đúngquy định
Như vậy, so với mục tiêu đã đề ra về cơ bản Văn phòng Ủy ban Dân tộc đãthực hiện tốt, đảm bảo thực hiện thanh quyết toán kinh phí 100% Tuy nhiên, vềchất lượng hồ sơ sau thực hiện kiểm soát, yêu cầu hoàn thiện, bổ sung chỉ đạt 92%
ở năm 2019 tăng 2% so với năm 2018 và tăng 7% so với năm 2017 Trong quá trìnhkiểm soát hồ sơ việc yêu cầu hoàn thiện, bổ sung hồ sơ đáp ứng chặt chẽ, đúng quyđịnh là rất khó khăn, bởi lẽ liên quan đến một số vấn đề như phụ thuộc vào trình độ
am hiểu về công tác tài chính, hồ sơ, chứng từ của người đề nghị thanh toán, phụthuộc và tác phong làm việc của mỗi người Bên cạnh đó, việc hoàn thiện, bổ sungmột số chứng từ đã phát sinh qua một thời gian khá lâu sau khi hoàn thành nhiệm
vụ là không thể đáp ứng được như: Bổ sung được biên lai tắc xi, công văn mờigiảng viên và báo cáo kết quả công tác tổ chức tập huấn Kết quả đối với hồ sơ
đề nghị bổ sung biên lai tắc xi năm 2017 và năm 2018 còn thiếu 02 hồ sơ khônghoàn thiện được, năm 2019 thiếu 01 hồ sơ không hoàn thiện được Đối với hồ sơ
đề nghị bổ sung công văn mời giảng viên năm 2017 còn thiếu 07 hồ sơ khônghoàn thiện được, năm 2018 là 06 hồ sơ và năm 2019 là 03 hồ sơ Đối với hồ sơ
đề nghị bổ sung báo cáo kết quả công tác tổ chức lớp tập huấn trong 03 năm2017-2019 đều không hoàn thiện được năm 2017 là 17 hồ sơ, năm 2018 là 21 hồ
sơ và năm 2019 là 39 hồ sơ
Trang 18- Điểm mạnh trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
+ Thông qua quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn,Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã phát hiện một số khoản chi, nội dung chi của người
đề nghị thanh toán chưa chấp hành đúng thủ tục, chế độ quy định Cán bộ kiểm soát
đã áp dụng các công cụ là hệ thống các văn bản pháp lý để chỉ ra những lỗi sai vàthực hiện hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ quyết toán
+ Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt, tăng cường phương thức thanh toántrực tiếp cho đối tượng thụ hưởng theo đúng quy định, đảm bảo tính công khai minhbạch trong quản lý và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước
+ Thực hiện quy trình kiểm soát đúng thời gian quy đinh, không có trườnghợp cán bộ công chức gây phiền hà, sách nhiễu
+ Thái độ phục vụ ân cần, hướng dẫn tận tình những hồ sơ sai sót
+ Giải quyết công việc kịp thời, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc hướngdẫn bổ sung hồ sơ được thực hiện trong quá trình giải quyết hồ sơ
- Điểm yếu và nguyên nhân trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớptập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng Trong việc phối hợpchuyên môn chưa được chặt chẽ dẫn đến các đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toánchưa thực sự chấp hành tốt công tác quản lý chi tiêu, nhiều trường hợp chi chưađúng nội dung chi
Kỹ năng về công tác tự kiểm tra của một số cán bộ kế toán còn hạn chế nêncông tác xây dựng kế hoạch và thực hiện tự kiểm tra chưa được cụ thể, chi tiết vàonội dung nghiệp vụ cần kiểm tra, dẫn đến khi đã thực hiện tự kiểm tra rồi nhưngđoàn thanh tra, kiểm tra vẫn phát hiện ra các sai sót còn tồn tại
Trang 19CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN, NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN CỦA
VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
3.1 Định hướng hoàn thiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
3.1.1 Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc đến năm 2025
Thứ nhất: Hoàn thiện về tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy phải đơn giản những vẫn có năng lực cao thì giải quyết côngviệc mới hiệu quả Trong bộ máy tổ chức quan trọng nhất là mô hình tổ chức, cơ cấucác phòng ban, nghiệp vụ và trình độ phẩm chất của mỗi con người ở từng vị trí
Thứ hai: Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ
Thứ ba: Pháp luật, các chế độ tiêu chuẩn định mức
Thứ tư:Ýthức chấp hành của các vụ, đơn vị, cá nhâncó quan hệ thanh toánĐảm bảo các khoản chi tiêu đúng đối tượng, đúng nội dung, đúng mụctiêu của các lớp tập huân, góp phần chống lãng phí, thất thoát trong công tácquản lý, sử dụng kinh phí đào tạo, tập huấn, nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phíđào tạo, tập huấn
3.1.2 Phương pháp hoàn thiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
Thứ nhất, hoàn thiện công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn phải theo hướng hiện đại và góp phần thực hiệncải cách hành chính
Thứ hai, hoàn thiện các căn cứ pháp lý trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết
toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thứ ba, hoàn thiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thứ tư, có cơ chế đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để nâng cao trình độ nghiệp vụ
chuyên môn, nhất là đạo tạo, bồi dưỡng công chức chuyên sâu về lĩnh vực kiểm
Trang 20soát hồ sơ thanh quyết toán cho cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát hồ sơ thanh quyếttoán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phíđào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
ít Mặt khác do điều kiện thời gian và khả năng tiếp cận vấn đề còn hạn chế, nên mặc
dù tác giả đã rất cố gắng trong quá trình nghiên cứu, song khó tránh khỏi những thiếusót và hạn chế nhất định Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của cácQuý thầy, cô giáo,bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn./
Trang 21- -BÙI THỊ MINH QUYÊN
KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO, TẬP HUẤN
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế và chính sách
Mã ngành: 8340410
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS MAI NGỌC ANH
HÀ NỘI, năm 2020
Trang 22PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Ngày 09/9/1946, Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dântộc thiểu số được thành lập tại Nghị định số 359 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày03/5/1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, với chức năng,
nhiệm vụ "Xem xét các vấn đề chính trị và hành chính thuộc về các dân tộc thiểu
số (DTTS) trong nước và thắt chặt tình thân thiện giữa các dân tộc sống trên đất Việt Nam".
Mở Trường Đào tạo cán bộ dân tộc mang tên “Nùng Chí Cao” là những
nhiệm vụ đầu tiên của Nha Dân tộc thiểu số, khóa học đầu tiên tại Hà Nội được Bác
Hồ tới thăm Lớp cán bộ dân tộc do trường đào tạo sau đó tỏa đi khắp cả nước thamgia công tác trên các lĩnh vực, phục vụ cho sự nghiệp kháng chiến kiến quốc NhaDân tộc thiểu số đã tổ chức thực hiện công tác vận động đồng bào các dân tộc nhận
rõ âm mưu chia rẽ của kẻ thù, tập hợp nhân dân tham gia các tổ chức, đoàn thể, đẩymạnh tăng gia sản xuất, bảo vệ cơ sở cách mạng, làm cho vùng dân tộc thực sự làchỗ dựa vững chắc của Đảng và Chính phủ
Trong thư Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi Đại hội các DTTS miền Nam tại
PlâyCu (năm 1946) có đoạn: “Đồng bào Kinh hay Thổ, Mường hay Mán, Gia Rai
hay Ê Đê, Xê Đăng hay Ba Na và các DTTS khác, đều là con cháu Việt Nam, đều là anh em ruột thịt Chúng ta sống chết có nhau, sướng khổ cùng nhau, no đói giúp nhau Trước kia chúng ta xa cách nhau, một là vì thiếu giây liên lạc, hai là vì có kẻ xui giục để chia rẽ chúng ta Ngày nay nước Việt Nam là nước chung của chúng ta Trong Quốc hội có đủ đại biểu các dân tộc Chính phủ thì có NHA DÂN TỘC THIỂU SỐ để săn sóc cho tất cả các đồng bào”.
Ngày 20/2/2017, tại Nghị định số 13/2017/NĐ-CP của Chính phủ đã quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc Theo
đó:“Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các
Trang 23dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của UBDT theo quy định của pháp luật Ủy ban Dân tộc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ”.
Ngày 25/5/2017, tại Quyết định số 268/QĐ-UBDT của Bộ trưởng, Chủnhiệm Ủy ban Dân tộc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Ủy ban Dân tộc được quy định: “Văn phòng Ủy ban Dân tộc là tổ chức
thuộc Ủy ban dân tộc, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Ủy ban; giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm
Ủy ban Dân tộc tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban thực hiện Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban đã được phê duyệt Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách dân tộc trên địa bàn các tỉnh, thành phố được giao quản lý Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho hoạt động của Ủy ban và công tác quản trị nội bộ” Trong đó, quản lý nguồn kinh phí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và
thực hiện công tác kế toán-tài chính theo phân cấp của Ủy ban là nhiệm vụ trọngtâm Thực hiện nhiệm vụ được giao, hàng năm Văn phòng Ủy ban đã thực hiện tốtcông tác kế toán-tài chính, kiểm soát các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán đối với tất
cả các nguồn kinh phí được giao Kịp thời đôn đốc, hướng dẫn, kiểm soát các vụ,đơn vị hoàn thiện đầy đủ các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán theo đúng quy định.Tuy nhiên, do nguồn kinh phí được giao quản lý phân theo đầu các nhiệm vụ,trongquá trình thực hiện phát sinh nhiều nội dung kinh tế khó và phức tạp nên vẫn còn cótình trạng các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán chưa đảm bảo chặt chẽ Nghiên cứu,đánh giá kiểm soát hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tậphuấncủa Văn phòng Ủy ban Dân tộc và đề ra các giải pháp đổi mới, hoàn thiện thực
sự là một vấn đề khoa học, cần được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quytrình, bài bản vừa góp phần từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức kế toán
Trang 24tinh nhuệ, hiện đại vừa có ý nghĩa sâu sắc về mặt lý luận, nhất là trong điều kiệnkinh tế xã hội ngày càng khó khăn và phức tạp.
Đó là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc”
cho Luận văn Thạc sĩ của mình
2 Tổng quan tình hình nghiên cứu
Đã có một số công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến đề tài, trongquá trình thực hiện Luận văn này học viên đã tham khảo một số công trìnhnghiên cứu sau:
Trần Thị Bảo Giang (2017) với đề tài: “Kiểm soát của Chi cục quản lý thịtrường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu”, luận văn thạc sỹ kinh tế của TrườngĐại học kinh tế quốc dân Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát củaChi cục quản lý thị trường đối với mặt hàng rượu Luận văn phân tích thực trạngkiểm soát của Chi cục quản lý thị trường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu từ nộidung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát và quytrình kiểm soát Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trongkiểm soát của Chi cục quản lý thị trường tỉnh Nghệ An đối với mặt hàng rượu và đềxuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này
Nguyễn Hoàng Long (2017) với đề tài: “Kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnhĐiện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước cáchuyện”, luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân Luận văn đã
hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối vớicác phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện Luận văn phântích thực trạng kiểm tra của Kho bạc nhà nước tỉnh Điện Biên đối với các phòngnghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nước các huyện từ nội dung kiểm tra, bộmáy kiểm tra, hình thức kiểm tra, công cụ kiểm tra và quy trình kiểm tra Luận văncũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm tracủa Kho bạc nhànước tỉnh Điện Biên đối với các phòng nghiệp vụ chuyển môn và kho bạc nhà nướccác huyện và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này
Trang 25Điêu Thị Lan Giang (2017) với đề tài: “Kiểm soát chi thường xuyên ngânsách nhà nước qua kho bạc nhà nước Sơn La” luận văn thạc sỹ kinh tế củaTrường Đại học kinh tế quốc dân Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận vềkiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Sơn La.Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nướcqua kho bạc nhà nước Sơn La từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thứckiểm soát, công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát Luận văn cũng đánh giá đượcnhững điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nướcqua kho bạc nhà nước Sơn La và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoànthiện công cụ này.
Nguyễn Trường Sơn (2016) với đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác kiểmsoát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNNĐồng Tháp”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân Luận văn
đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quytrình kiểm soát cam kết chi tại KBNN Đồng Tháp Luận văn phân tích thực trạng kiểmsoát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát cam kết chi tại KBNNĐồng Tháp từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụkiểm soát và quy trình kiểm soát Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh,điểm yếu trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN khi áp dụng quy trình kiểm soát camkết chi tại KBNN Đồng Tháp và đề xuất được một số giải pháp và kiến nghị để hoànthiện công cụ này
Khương Xuân Lợi (2016) với đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi ngân sáchnhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa,thành phố Hà Nội”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân.Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi ngân sách nhà nước quaKho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố HàNội Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạcNhà nước cho xây dựng cơ bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội từnội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công cụ kiểm soát vàquy trình kiểm soát Luận văn cũng đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếutrong kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước cho xây dựng cơ
Trang 26bản trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội và đề xuất được một số giải pháp
và kiến nghị để hoàn thiện công cụ này
Ngô Thu Hường (2017) với đề tài: “Giải pháp tăng cường kiểm soát chi vốnđầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước BắcGiang”luận văn thạc sỹ kinh tế của Trường Đại học kinh tế quốc dân Luận văn đã
hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngânsách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang Luận văn phân tích thực trạngkiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhànước Bắc Giang từ nội dung kiểm soát, bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát,công cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát Luận văn cũng đánh giá được nhữngđiểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sáchnhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang và đề xuất được một số giải pháp vàkiến nghị để hoàn thiện công cụ này
Tuy nhiên theo phạm vi hiểu biết của học viên cho đến thời điểm hiện tạichưa có công trình nào nghiên cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
3 Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn thực hiện hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:
-Xác định được khung nghiên cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán cáclớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
-Phân tích được thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn 2017-
2019, từ đó chỉ rõ điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của những điểm yếu trongkiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấncủa Văn phòng Ủy ban Dân tộc
-Đề xuất được giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyếttoán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo,tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Trang 274.2 Phạm vi nghiên cứu
-Về nội dung: Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinhphí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc được nghiên cứu theo cáchtiếp cận về hệ thống kiểm soát gồm: bộ máy kiểm soát, hình thức kiểm soát, công
cụ kiểm soát và quy trình kiểm soát
-Về không gian: Nghiên cứu tại phòng Kế toán-Tài vụ Văn phòng UBDT.-Về thời gian:
Dữ liệu thứ cấp được thu thập cho giai đoạn từ 2017 đến 2019
Dữ liệu sơ cấp được thu thập vào tháng 6 năm 2020
Đề xuất giải pháp cho giai đoạn đến năm 2025
5.Phương pháp nghiên cứu
5.1 Khung nghiên cứu
Sơ đồ 1 - Khung nghiên cứu của Luận văn
-Kịp thời đôn đốc, hướng dẫn, kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn từ nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn trong phạm vi quản lý
-Góp phần đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định về công tác thanh quyết toán các lớp tập huấn
-Tham mưu để hoàn thiện các quy định, quy trình về công tác thanh toán các lớp tập huấn từ nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Kiểm soát hồ
sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT
-Nội dung kiểm soát
-Bộ máy kiểm soát
-Hình thức kiểmsoát
-Công cụ kiểm soát
-Quy trình kiểm soát
Trang 285.2.Quy trình nghiên cứu
Bước 1: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan nhằm xác định khung nghiên
cứu về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo,tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc Phương pháp được sử dụng ở bước này làphương pháp tổng hợp
Bước 2: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các nguồn như báo cáo các năm, chứng
từ thanh quyết toán các năm
Bước 3: Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua khảo sát chứng từ thanh toán các
năm để có thêm cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyếttoán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT
Bước 4: Xử lý dữ liệu và phân tích thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết
toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dântộc Phương pháp được sử dụng ở bước này là thống kê, so sánh, phân tích và tổnghợp Sau khi phân tích thực trạng tác giả sẽ chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và nguyênnhân của những điểm yếu trong công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớptập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Bước 5: Trên cơ sở các điểm yếu đã phát hiện ở bước 4, Luận văn đề xuất
các giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớptập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT Phương phápđược sử dụng ở bước này là phương pháp phân tích và tổng hợp
6.Cấu trúc của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luậnvăn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Chương 2: Phân tích thực trạng kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập
huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiệnkiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các
lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Trang 29CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÁC LỚP TẬP HUẤN, NGUỒN KINH PHÍ ĐÀO TẠO,
TẬP HUẤN CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
1.1 Hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.1.1 Khái niệm hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
- Hồ sơ, chứng từ kế toán: Theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13
ngày 20/11/2015,”hồ sơ, chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
hay vừa hoàn thành được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành”.
-Hồ sơ thanh toán:Theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày
20/11/2015, “là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ pháp lý để thanh toán”.Là cơ sở để tập hợp,
phản ánh lên chứng từ kế toán Hồ sơ thanh toán phải được lập đầy đủ theo quyđịnh Ghi chép trong hồ sơ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố phátsinh,không được tẩy xóa, sửa chữa trên hồ sơ Hồ sơ thanh toán có ý nghĩa rất quantrọng trong công tác quản lý kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tíchhoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu phản ánh lên chứng từ kếtoán, hồ sơ thanh toán còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất.Bêncạnh đó, còn phục vụ cho việc truyền đạt thông tin kinh tếvà kiểm tra việc thực hiệncác chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp,khiếu tố nếu có
-Hồ sơ quyết toán:là các hồ sơ, chứng từ đã được duyệt thanh toán cho cáclớp tập huấn đến khi thực hiện công tác quyết toán với kho bạc nhà nước nơi đơn vị
mở giao dịch
Trang 301.1.2 Đặc điểm của hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thứ nhất, về cơ bản đại bộ phận các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
mang tính ổn định khá rõ nét Tính ổn định này xuất phát từ tính ổn định trong thựchiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung chi và hoạt động của bộ máy các cơ quan,đơn vị nhà nước làm nảy sinh các khoản chi Mặt khác, tính ổn định của hồ sơ thanhquyết toán các lớp tập huấn còn bắt nguồn từ tính ổn định trong từng hoạt động cụthể của các cơ quan, đơn vị nhà nước phải thực hiện
Thứ hai, về cơ cấu hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn ở từng niên độ và
mục đích sử dụng cuối cùng thì chủ yếu các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn
có hiệu lực tác động trong khoảng thời gian ngắn và mang tính chất pháp lý bảođảm đủ các căn cứ để thực hiện nhiệm vụ nhà nước trong năm ngân sách hiện tại
Vấn đề đặt ra đối với công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn là kiểm soát các căn cứ, các khoản chi saocho vừa đúng luật, theo dự toán, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhànước, tuân thủ các quy định tài chính, các điều kiện chi
Hồ sơ thanh toán bao gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán;
- Hợp đồng thuê dịch vụ hội trường, tăng âm, loa đài, maket, máy chiếu,nước uống và các dịch vụ khác;
- Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ hội trường, tăng âm, loa đài,maket, máy chiếu, nước uống và các dịch vụ khác;
- Giấy đi đường;
- Bảng kê khoán ngủ;
- Bảng kê chi tiền thù lao giảng viên, trợ giảng;
- Bảng kê chi tiền hỗ trợ đi lại, ăn, nghỉ của giảng viên, trợ giảng;
- Danh sách phát tài liệu, văn phòng phẩm cho các học viên;
- Hóa đơn tài chính liên quan;
- Quyết định giao dự toán kinh phí;
Trang 31- Quyết định phê duyệt kế hoạch và dự toán kinh phí lớp tập huấn;
- Biên bản thẩm định dự toán kinh phí lớp tập huấn;
- Công văn triệu tập học viên;
- Công văn mời giảng viên;
- Quyết định, kế hoạch cử đi tập huấn;
- Báo cáo kết quả
Hồ sơ quyết toán bao gồm:
- Phiếu chi và các chứng từ thanh toán;
- Bảng kê chứng từ quyết toán với kho bạc nhà nước
1.2 Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
- Kiểm soát:“Là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định”.
- Kiểm soát hồ sơ thanh toán: là kiểm soát hồ sơ văn bản pháp lý, kiểm soátnội dung các chi phí phát sinh hợp pháp được thực hiện cho nhiệm vụcác lớp tậphuấn đến giai đoạn kết thúc, hoàn thành nhiệm vụ so với các quy định hiện hành củaNhà nước, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh để thực hiệnthanh toán tiền cho các lớp tập huấn
- Kiểm soát hồ sơ quyết toán: là kiểm soát hồ sơ văn bản pháp lý, kiểm soátnội dung chi phí phát sinh hợp pháp được thực hiện cho các lớp tập huấn đến quyếttoán chứng từ với KBNN
Có thể hiểu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đó là việc thực hiện kiểm tra,soát xét tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi ngân sách nhà nước do các chủ thểthực hiện, dựa trên cơ sở sự đối chiếu với các chế độ, định mức chi tiêu do nhà nướcquy định và trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài
Trang 32chính trong từng giai đoạn.Hay hiểu theo một cách đơn giản thì kiểm soát hồ sơthanh quyết toán là quá trình kiểm tra các khoản chi ngân sách nhà nước đã đượcthực hiện và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng chế độ chi ngân sách nhà nước vàtheo dự toán chi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định; kiểm traxem khoản chi có thỏa mãn các điều kiện thanh toán được quy định trong Luậtngân sách nhà nước; kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán để bảo đảmcác khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt; kiểm tra,kiểm soát các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng nội dung chi bảo đảmcác khoản chi được chấp hành đúng định mức, chế độ chi tiêu tài chính do nhànước quy định.
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán được thực hiện nhằm đảm bảo tính tuânthủ các cơ chế, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo quy định của cácchủ thể là các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, tạitất cả các khâu trong quá trình chi nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn Thông qua đóđiều chỉnh hoạt động chấp hành dự toán chi nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn củacác chủ thể nhằm áp dụng các khoản chi đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng yêucầu và đạt được kết quả các mục tiêu đã đề ra ban đầu
Hoạt động kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là việc thực hiện công việc kiểmtra, kiểm soát các thủ tục, hồ sơ, khoản chi đào tạo, tập huấn đúng với các định mứcchi tiêu do Nhà nước quy định theo các nguyên tắc, hình thức, phương thức quản lýtài chính trong suốt quá trình cấp phát và thanh toán kinh phí chi đào tạo, tập huấn,góp phần loại bỏ các khoản chi sai chế độ, chi sai định mức, đơn giá Hay kiểm soát
hồ sơ thanh quyết toán là quá trình kiểm tra, kiểm soát các nội dung chi, khoản chicho các lớp tập huấn đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí đào tạo, tập huấnthẩm định, quyết định chi, để thực hiện thanh toán cho các đối tượng thụ hưởng,nhằm đảm bảo những khoản chi đó phải được phù hợp với các chính sách, chế độ,đúng tiêu chuẩn định mức chi do Nhà nước quy định, kịp thời phát hiện, ngăn chặn
và phòng ngừa những hành vi vi phạm trong các khâu thực hiện dự toán chi đào tạo,tập huấn
Trang 331.2.1.2 Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Xuất phát từ yêu cầu nâng cao, đổi mới về cơ chế quản lý ngân sách tài chínhnói chung và đổi mới cơ chế quản lý ngân sách tài chính nói riêng, mục tiêu kiểmsoát hồ sơ thanh quyết toán đòi hỏi mọi khoản chi, nội dung chi phải đảm bảo đúngmục đích, sử dụng phải thực sự tiết kiệm và hiệu quả, đặc biệt trong điều kiện khảnăng nguồn kinh phí còn hạn hẹp nhưng nhu cầu chi ngày càng cao thì việc kiểmsoát chặt chẽ các hồ sơ thanh quyết toán thực sự là một trong những vấn đề trọngyếu trong công cuộc đổi mới quản lý sử dụng tài chính và quản lý sử dụng Ngânsách nhà nước
Thực hiện tốt công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán có ý nghĩa rất quantrọng đối với việc thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí Hơn nữa nâng cao được tráchnhiệm và phát huy được vai trò của các đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác sửdụng, quản lý nguồn kinh phí Cáccơ quan nhà nước sẽ kiểm soát các hồ sơ trướckhi thực hiện thanh quyết toán cho các đối tượng sử dụng theo đúng nhiệm vụ đãđược cấp có thẩm quyền giao, góp phần nâng cao kỷ cương, kỷ luật tài chính Dovậy mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là nhằm thực hiện kiểm tra, kiểmsoát đối với các nội dung chi, các khoản chi của đơn vị có đảm bảo chi đúng đốitượng, đúng mục đích hay không, thực sự nội dung công việc đó có thực hiện haychưa, có đảm bảo đầy đủ và đúng các hồ sơ, chứng từthanh toán hay không Qua đó,phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót, gian lận và phòng ngừa các hành vi viphạm, chống lãng phí có thể xảy ra trong quá trình sử dụng kinh phí của Ngân sáchnhà nước đảm bảo các khoản chi, nội dung chi được tiết kiệm, hiệu quả
Thông qua kiểm soát hồ sơ thanh toán đã góp phần quản lý tiền của ngânsách nhà nước Trong quá trình thực hiện kiểm soát hồ sơ nếu phát hiện nội dungchi không đúng mục đích, không đúng đối tượng theo dự toán được duyệt, khôngđúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của nhà nước, không đáp ứng được các điềukiện chi theo quy định của pháp luật thì căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ được giao
cơ quan nhà nước sẽ trả lại hồ sơ, đồng thời thông báo đến đơn vị, cá nhân có quan
hệ thanh toánbiết để giải quyết
Trang 34Thông qua kiểm soát thanh quyết toán thực hiện:
- Bảo đảm việc thực hiện các thủ tục hồ sơ, văn bản pháp lý theo đúng quyđịnh hiện hành
- Xác định nội dung, chi phí chấp nhận thanh quyết toán cho đơn vị thực hiện
- Thực hiện thanh quyết toán nguồn kinh phí theo quy định
Bảng 1.1 Bảng xác định mục tiêu kiểm soát thanh quyết toán
1.Kiểm soát thủ tục hồ sơ,
văn bản pháp lý:
-Đầy đủ về số lượng-Đúng trình tự, thẩm quyền phê duyệt các quyếtđịnh
-Đúng trình tự logic về thời gian-Đúng quy định về thủ tục đề nghị thanh quyếttoán
2 Kiểm soát nội dung đề nghị
thanh toán
-Đúng các nội dung chi-Đúng chế độ, định mức quy định-Đúng khối lượng, số lượng, đơn giá thực hiệnđược chấp nhận thanh toán
Kiểm soát quyết toán - Đúng các nội dung chi
- Đúng chế độ, định mức quy định
1.2.2 Nội dung và nguyên tắc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.2.2.1 Nội dung kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Để kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đàotạo, tập huấn đều được thực hiện kiểm soát các tiêu chí: Kiểm soát thủ tục hồ sơ,văn bản pháp lý; Kiểm soát các nội dung đề nghị thanh toán
-Kiểm soát thủ tục hồ sơ, văn bản pháp lý:
Hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấnđều thực hiện kiểm soát các nội dung như sau:
+Kiểm soát các văn bản về chủ trương, kế hoạch được giao: Quyết định giao
Trang 35kế hoạch thực hiện nhiệm vụ, quyết định giao kinh phí, quyết định về dự toán kinhphí, các văn bản liên quan khác…
+Kiểm soát việc chấp hành các quy định về trình tự lập, thẩm định dự toánkinh phí, trình tự thời gian thực hiện
+Kiểm soát thủ tục hồ sơ đề nghị thanh toán của các lớp tập huấn: Giấy đềnghị thanh toán, bảng kê thanh toán, hóa đơn tài chính, hợp đồng, nghiệm thu thanh
lý hợp đồng…
-Kiểm soát các nội dung đề nghị thanh toán
+Kiểm soát hóa đơn tài chính, chứng từ hợp lý, hợp lệ
+ Kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toán có đúng theo với dự toán đãđược phê duyệt
+ Kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toáncó đúng định mức theo quy định
1.2.2.2 Nguyên tắc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
- Tất cả các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo,tập huấn đều được tiến hành kiểm tra, kiểm soát trước khi thực hiện chi trả, thanhquyết toán Các khoản chi, nội dung chi phải có trong dự toán được giao, đúng chế
độ, định mức theo quy định và đã được thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyềnquyết định chi
- Trong quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toáncác lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn các nội dungđề nghị thanh quyết toán chưa đúng chế độ,định mứcthì đều được trả lại và cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theođúng định mức, tiêu chuẩn quy định
1.2.3 Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Một số ý thức của các cá nhân, đơn vị sử dụng kinh phí khithực hiện nhiệmvụthường hay có tư tưởng sử dụng hết số kinh phí được giao bẳng nhiều cách khácnhau Nên nhiều cá nhân, đơn vị thường lập hồ sơ khống, chưa có khối lượng côngviệc hoặc không đúng nội dung chi, không có trong dự toán được duyệt Vì vậytrong mỗi một cơ quan, đơn vị sử dụng NSNNcần thiết phải có một bộ phận, phòng,
Trang 36ban chức năng có kỹ năng nghề nghiệp và có trách nhiệm pháp lý để nhằm thựchiện kiểm tra, kiểm soát đối với các hồ sơ thanh quyết toán, các khoản chi của cơquan, đơn vị có đảm bảo chi đúng đối tượng, đúng mục đích hay không, thực sựnhiệm vụ công việc đó có thực hiện hay chưa, có đảm bảo đầy đủ và đúng các hồ
sơ, chứng từ thanh toán hay chưa Qua đó, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các saisót và phòng ngừa các hành vi vi phạm, chống lãng phí có thể xảy ra trong quá trình
sử dụng kinh phí của Ngân sách nhà nước đảm bảo các khoản chi, nội dung chiđược tiết kiệm, hiệu quả
Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán trong mỗi cơ quan, đơn vị sử dụngngân sách nhà nước khác nhau theo quy mô và cơ cấu tổ chức Nhưng nhìn chung,
bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo,tập huấn của các cơ quan, đơn vị là những công chức, viên chức nhà nước được bốtrí ở phòng chuyên môn để thực hiện với vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giaotrong thực hiện nhiệm vụ quản lý, sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Tổ chức bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo tậphuấn đa số được các cơ quan, đơn vị phân công theo nguyên tắc tập trung thốngnhất, gọn nhẹ, từ cán bộ kiểm soát đến cán bộ phụ trách, lãnh đạo phòng, kế toántrưởng phù hợp với cấu trúc quản lý hành chính nhà nước hiện hành Công việc cóđược giải quyết hiệu quả, nhanh chóng là nhờ bộ máy được tổ chức gọn nhẹ, độingũ cán bộ nhanh nhậy Trong đó, quan trọng hơn cả vẫn là mô hình, cơ cấu tổ chức
và trình độ, phẩm chất, năng lực của người cán bộ
Trong cơ quan, đơn vị nhà nước bộ máy kiểm soát gồm có: Thủ trưởng đơnvị-Chủ tài khoản phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn bộ về tổ chức và hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị, trực tiếp phụ trách, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng, quyếttoán các nguồn kinh phí được giao, trong đó trực tiếp phụ trách mảng kiểm soátthanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn; đơn vị chuyênmôn chịu trách nhiệm triển khai thực hiện nhiệm vụ, kiểm soát nội dung công việccác lớp tập huấn do vụ phụ trách Phòng chuyên môn là bộ phận chủ trì trực tiếp tổchức kiểm soát hồ sơvà thực hiện công tác thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn
Trang 37kinh phí đào tạo, tập huấn
1.2.4 Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.2.4.1 Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Tất cả các khoản chi, nội dung chiđề nghị thanh toán đều phải được thựchiện kiểm tra, kiểm soát Các khoản chi, nội dung chi phải được giao trong dự toán,không vượt chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định
Phòng chuyên môn sẽ tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán trên cơ sở
hồ sơ giao nộp của người đề nghị thanh toán và căn cứ vào các khoản chi, nội dungchi được giao trong dự toán, đối chiếu các chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quyđịnh để thanh quyết toán theo đề nghị của người đề nghị thanh toán
Người đề nghị thanh toán phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợppháp, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ đã cung cấp Phòng chuyên môn sẽ khôngthực hiện việc kiểm tra, xác minh, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ trong hồ sơthanh quyết toán
Căn cứ vào hồ sơ thanh quyết toán do người đề nghị thanh toán lập, phòngchuyên môn tiến hành kiểm tra, kiểm soát hồ sơ trên cơ sở các khoản chi, nội dungchi đề nghị thanh toán, các thủ tục hồ sơ hợp pháp, hợp lệ nếu đúng thực hiện thanhtoán theo đề nghị Nếu phát hiện các khoản chi, nội dung chi không có trong dựtoán giao, không đúng chế độ, định mức theo quy địnhthì thực hiện tạm dừng thanhtoán, yêu cầu người đề nghị thanh toán hoàn thiện lại hồ sơ theo đúng hướng dẫnquy định
Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinhphí đào tạo, tập huấn được thực hiện bởi các hình thức: kiểm soát trước và kiểmsoát sau
-Kiểm soát trước: là việc kiểm soát các căn cứ pháp lý, các chủ trương, kếhoạch, dự toán trước khi tổ chức thực hiện như kiểm soát phê duyệt kế hoạch, phêduyệt dự toán, lập, thẩm định dự toán kinh phí
-Kiểm soát sau: là việc kiểm soát được thực hiện sau khi nhiệm vụ tổ chức
Trang 38thực hiện đã hoàn thành giao nộp hồ sơ, chứng từ và đề nghị thanh quyết toánkinh phí.
1.2.4.2 Công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn có vai trò rất quan trọng và tác dụng tích cực trong quản lý
và sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn Bên cạnh đó còn đảm bảo chủ thể và cácbên liên quan trong việc tuân thủ theo pháp luật Tác động cơ bản hơn nữa là phòngngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán cáclớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của các cơ quan nhà nước có thể sử dụngcông cụ là các hệ thống văn bản pháp lý và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ
-Công cụ là các hệ thống văn bản pháp lý: Cán bộ kiểm soát thường tập trungvào các công cụ như các văn bản pháp luật về quản lý tài chính, ngân sách gồmLuật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn, quy định chế độ chính sáchcủa nhà nước, tiêu chuẩn, định mức chi…là những công cụ quan trọng trong việckiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn.Các văn bản pháp lý đó cần phải đảm bảo phù hợp với phát sinh, tình hình thực tế,thống nhất và bao quát được phần lớn các nội dung kinh tế phát sinh, để cán bộkiểm soát thuận tiện kiểm tra, đối chiếu
Các văn bản về chủ trương, quyết định phê duyệt kế hoạch, quyết định phêduyệt dự toán, biên bản thẩm định dự toán kinh phí; các tài liệu cung cấp phải có sựlogic về thời gian…
-Công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ: Để đáp ứng và hoàn thành tốt công tác kiểmsoát, ngoài công cụ là các hệ thống văn bản pháp lý cán bộ kiểm soát còn sử dụng hệthống các thiết bị, máy móc hiện đại để hỗ trợ như máy vi tính, phần mềm kế toán…
1.2.5 Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
Quy trình kiểm soát là quá trình thực hiện các công việc được tiến hành vềtrình tự, nội dung và chỉ dẫn thực hiện
Quy trình kiểm soát được thực hiện như sau:
Trang 39Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ:
Cán bộ kiểm soát thực hiện tiếp nhận hồ sơvà thực hiện kiểm soát thủ tục hồ
Bước 2: Thực hiện kiểm soát các nội dung thanh toán
Cán bộ kiểm soát tiến hành thực hiện:
+ Kiểm tra, soát xét chứng từ đầy đủ, hóa đơn tài chính hợp lý, hợp lệ
+ Kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toán có đúng theo với dự toán đãđược phê duyệt
+ Kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toán có đúng tiêu chuẩn, định mứcquy định
- Trường hợp đối chiếu thấy khớp đúng với các nội dung, định mức chi quyđịnh tiến hành lập hồ sơ thanh toánvà trình lãnh đạo phòng ký duyệt
- Nếu kiểm soát thấy các nội dung đề nghị thanh toán chưa đúng theo địnhmức quy định trả hồ sơ hướng dẫn người đề nghị thanh toán hoàn thiện bổ sung
Trang 40nêu lý do để thực hiện lại.
Bước 4:Trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt
Cán bộ kiểm soát trình lãnh đạo Văn phòngphê duyệt nội dung và số liệuchấp nhận thanhtoán kèm theo hồ sơ
- Nếu lãnh đạo Văn phòng thống nhất số liệu ký phiếu chấp nhận thanhtoánđối với nội dung kiểm soát
- Nếu lãnh đạo Văn phòng không thông nhất thì chuyển lại hồ sơ đến cán bộkiểm soát và nêu lý do để thực hiện lại
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
1.3.1 Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn là hoạtđộng liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân trong xã hội và chịu ảnh hưởng, tác độngcủa nhiều nhân tố với mức độ phạm vi khác nhau Tuy nhiên, những nhân tố cơ bản,quan trọng và tác động mạnh mẽ, trực tiếp đến hoạt động kiểm soát hồ sơ thanhquyết toánthuộc về môi trường bên trong có thể là:
- Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toántại cơ quan, đơn vị quản lý nhà nước: là lực lượng trực tiếp thực hiện kiểm soát hồ
sơ thanh quyết toán Vì vậy, cán bộ kiểm soát phải đảm bảo có đủ trình độ chuyênmôn nghiệp vụ để có thể đảm đương được nhiệm vụ kiểm soát hồ sơ thanh quyếttoán một cách chặt chẽ
- Ý thức, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, năng lực công việc về tàichính, kế toán của cán bộ kiểm soát đóng một vai trò khá quan trọng và có ảnh hưởngkhông nhỏ tới công tác kiểm soát Trình độ chuyên môn giúp cho cán bộ kiểm soát cóthể nghiên cứu và tìm ra các sai sót, sai phạm trong hồ sơ Ý thức chính trị của các cán
bộ kiểm soát có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng lập trường tư tưởngvững vàng Trong điều kiện hiện nay, ý thức chính trị của cán bộ kiểm soát đặc biệtquan trọng, ảnh hưởng đến khi phải áp dụng các quy định của pháp luật Cán bộ kiểmsoát phải là có đạo đức nghề nghiệp, gưỡng mẫu, có nghiệp vụ chuyên môn liên quan