CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.

CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.,TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN TÊN BÀI TIỂU LUẬN: CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG., CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LON

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BỘ MÔN DU LỊCH

-o0o -TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN

TÊN BÀI TIỂU LUẬN: CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC

MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.

LỜI NÓI ĐẦU

Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của một doanh nghiệp hay các cánhân tổ chức nó đang là một hoạt động kinh doanh không còn xa lạ ở Việt Nam.Hiện nay nghành này đang rất phát triển vì sự kiện không chỉ góp phầnMarketing doanh nghiệp, mà còn là nơi gặp gỡ giao lưu, giải trí, tọa đàm vănhóa của doanh nghiệp nói chung hay các tổ chức khác nói riêng Do đó ngành tổchức sự kiện đã ra đời như một lẽ tất yếu của thị trường , có cung-có cầu Điều

đó đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành này có cơ hội phát triểndoanh nghiệp, tăng lợi nhuận thu được khi hoạt động trong ngành tổ chức sựkiện

Với khuân khổ bài tiểu luận, tôi xin lập kế hoạch cho tiết cho một sự kiện ra mắtcho ban nhạc Thăng Long New để có thể khái quát những nội dung và công tácchuẩn bị cho việc xây dựng một buổi sự kiện

MỤC LỤC

PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG

LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG 1

1.1 Mục đích: 1

1.2 Mục tiêu của công ty sự kiện: 1

1.3 Chương trình chi tiết: 2

1.3.1 Ý nghĩa chương trình 2

1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu: 2

1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông: 2

1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình: 2

1.4 Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng: 3

1.4.1 Trang phục biểu diễn: 3

1.4.2 Dịch vụ trang điểm: 4

1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật: 4

1.4.4 Dịch vụ trang trí: 5

1.4.5 Cung cấp MC: 5

1.5 Dự toán và bảng báo giá chi tiết: 5

PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 6

2.1 Kế hoạch tổng thể: 6

2.2 Kế hoạch chi tiết: 7

2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc: 7

2.2.2 Các mẫu biểu đính kèm: 11

2.2.2.1 Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời: 11

KẾT LUẬN: 13

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH MINH HỌA

Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình……….3Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng………… 4Hộp 1.3 Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện……… 6Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới kháchmời……….12

PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG

LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.

1.1 Mục đích:

Trường đại học Thăng Long là một ngôi trường có các hoạt động sôi nổi đến từtất cả các câu lạc bộ Câu lạc bộ music là nơi để các bạn sinh viên trong trường

có cơ hội theo đuổi đam mê âm nhạc của mình và có thể học tập các kiến thức

âm nhạc từ các bạn và các anh chị trong câu lạc bộ Với sự tập hợp một số thànhviên có kiến thức âm nhạc và có giọng hát tốt trong câu lạc bộ music Nhómnhạc Thăng Long New là một nhóm nhạc mới thành lập và đi vào hoạt độngtrong các sự kiện âm nhạc của trường tổ chức và đã được đông đảo các bạn sinhviên yêu thích và ủng hộ, ngoài ra nhóm cũng tham gia một số buổi biểu diễncho các phong trà và một số sự kiện nhỏ, các cuộc thi giữa một số trường đạihọc Điểm yếu là nhóm mới thành lập và chưa được công chúng biết tới nhiều

Ý thức được điều này, quản lý nhóm muốn thuê một bên trung gian tổ chức sựkiện ra mắt để có thể giới thiệu nhóm nhạc tới đông đảo công chúng và có thể

PR cho nhóm nhạc Thăng Long New

1.2 Mục tiêu của công ty sự kiện:

Là bên chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các hoạt động ta mắt nhóm nhạcThăng Long New mục tiêu của công ty trong buổi sự kiện cho nhóm nhạc nhưsau:

 Tổ chức một đêm sự kiện ra mắt nhóm nhạc thành công và an toàn

 Các công tác kỹ thuật như sân khấu, loa đài, ánh sang, sẽ được thực hiệnmột cách tốt nhất cho nhóm nhạc trong sự kiện

 Các công tác PR sẽ được công ty liên với một số bên truyền thông để thuhút sự chú ý từ công chúng cho ban nhạc

1.3 Chương trình chi tiết:

1.3.1 Ý nghĩa chương trình

1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu:

Là một buổi sự kiện ra mắt một ban nhạc mới, Thăng Long New muốn hướngtới công chúng mục tiêu của mình là các bạn trẻ có gu thưởng thức âm nhạchiện đại, qua buổi sự kiện này, Thăng Long New muốn gây ra một tiếng vangcũng như tạo được sự chú ý tới thị trường âm nhạc và cũng muốn ghi dấu ấncủa mình vào tâm trí khán giả đã đồng hành cùng mình trong các giải nhảy và

ca hát cấp trường đại học

1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông:

Là một nhóm nhạc ra đời từ câu lạc bộ music của đại học Thăng Long, đây làmột nơi chắp cánh cho không biết bao nhiêu thế hệ sinh viên muốn học hỏi cáckiến thức về âm nhạc và muốn theo đuổi đam mê Trong những ngày mới bắtđầu đu vào thành lập, câu lạc bộ music đã ủng hộ và giúp đỡ rất nhiều cho bannhạc Thăng Long New, chính vì thế buổi ra mắt không chỉ để quảng bá cho mộtban nhạc mới, ngoài ra ban quản lý ban nhạc cũng muốn tạo dựng hiệu ứngtruyền thông cho tập thể câu lạc bộ cũng như cho trường đại học Thăng Long

1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình:

Thời gian dự kiến buổi ra mắt sự kiện Thăng Long New

 8h30 phút ngày 3/6/2019 tại trường Đại Học Thăng Long, hội trường

Tạ Quang Bửu

Các tổ chức cá nhân được mời:

 Các trang báo điện tử như kênh 14, zing24h, BeatVN,…

 Một số khách mời đối tác quan trọng của trường đại học Thăng Long

 Cán bộ nhân viên nhà trường và toàn thể sinh viên

Chương trình ra mắt sẽ gồm 3 phần:

Phần khai mạc (Khái quát các hoạt động hình thành ban nhạc Thăng LongNew, gủi lời cảm ơn đến một số cá nhân, tổ chức đã ủng hộ ban nhạc trong

thời gian qua)

Phần giữa chương trình (Tiến hành một số các tiết mục biểu diễn của bannhạc nữ Thăng Long New và một số sinh viên trong câu lạc bộ music để làmnóng chương trình

 Chia sẻ các dự định của ban nhạc Thăng Long New trong việc hoạtđộng trong thời gian sắp tới

Phần bế mạc:

 Gửi lời cảm ơn đến các cá nhân tổ chức đã đến tham gia trương trình

 Ban nhạc Thăng Long New tiến hành một số hoạt động giao lưu vớikhán giả

Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình

1.4 Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng:

1.4.1 Trang phục biểu diễn:

Được biết ban nhạc Thăng Long New được định hình theo phong cách biểu diễnHàn Quốc, cho nên công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp một số dịch vụ trangphục biểu diễn cho ban nhạc theo phong cách KP Với sự cung ứng dịch vụtrang phục, ban nhạc sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bịcho đêm sự kiện ra mắt Dưới đây là một số hình ảnh trang phục cho ban nhạc

nữ Thăng Long New mà công ty có thể cung cấp:

Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng.

Công ty đã liến kết rất nhiều các đối tác cung ứng dịch vụ trang phục biểu diễn,trang phục biểu diễn mà công ty cung ứng rất đa dạng các chủ đề từ thể thao,hiện đại đến gợi cảm,…

1.4.2 Dịch vụ trang điểm:

Để một buổi sự kiện được đáng nhớ và ghi dấn ấn trong lần đầu ra mắt, yếu tốhình ảnh của ban nhạc cần phải được làm tốt, đối với ban nhạc, công ty sẽ cungcấp một số chuyên viên trang điểm để có thể làm cho các thành viên ban nhạc

có một diện mạo và hình ảnh đẹp hơn để có thể tự tin trên sân khấu

1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật:

Để đảm bảo tốt các yếu tố về kỹ thuật cho sự kiện ra mắt, các hệ thống loa đài,trang thiết bị từ âm thanh ánh sáng đều được công ty tổ chức sự kiện trang bị vàphục vụ một cách tối tân nhất Ngoài ra, các công tác phục vụ kĩ thuật đến việcchụp hình cho ban nhạc đều được công ty cử những nhân viên có kinh nhiệmlâu năm để hoạt động một cách hiệu quả

1.4.4 Dịch vụ trang trí:

Là một sự kiện ra mắt, trang trí đẹp từ sân khấu, các hình ảnh xung quanh đêm

sự kiện đều phải có sự đầu tư một cách chi tiết và công phu sao cho đêm sự kiện

có thể nổi bật lên hình ảnh của ban nhạc trong tâm trí công chung và tạo được

sự ấn tượng đối với họ

1.5 Dự toán và bảng báo giá chi tiết:

Để định giá cho việc tổ chức sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New.Công ty sẽ dùng phương pháp định giá cộng thêm vào chi phí Sau khi thiết lậpbảng báo giá các các dịch vụ chi tiết cho ban quản lý nhóm nhạc Thăng LongNew, dưới đây là bảng báo giá các hoạt động và dịch vụ mà công ty cung cấp:Chi phí lắp đặt kỹ

 Trang phục cho cácđoàn vũ công phục

vụ nhóm nhạc biểudiễn

50 triệu đồng với cácdụng cụ như:

 Loa

 Dàn âm thanh,ánh sáng

 Các dụng cụ thuphát sóng

Chi phí cho việc sắp xếp vàđảm bảo an toàn cho buổi

ra mắt

15 triệu đồngChi phí cho nhân vênđón tiếp các khách mờiquan trọng

Cung cấp 5 nhân viên

1 triệu đồng cho 1 nhânviên

Cung cấp 4 nhân viênTổng tiền: 5 triệu đồng Tổng tiên: 4 triệu đồng

Tổng tiền: 8 triệu

đồng

Tổng chi phí báo giá cho ban tổ chức chương trình sự kiện ra mắt nhóm nhạc

Thăng Long New

129 triệu đồng (cho các hoạt động chi tiết các dịch vụ từ phía công ty tổ chức

sự kiện chưa bao gồm lợi nhuận)

Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện sẽ lấy 30% làm mức lợi nhuận, vậy định giátrọn gói tổ chức sự kiện này sẽ khoảng: 169 triệu đồng (bao gồm các khoảnphát sinh)

Hộp 1.3 Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện

PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 2.1 Kế hoạch tổng thể:

Để buổi ra mắt đạt thành công và đạt được kỳ vọng từ ban tổ chức, việc thiết kếmột kế hoạch tổng thể đề nghiên cứu các bước thực thi chi tiết các hạng mụccông việc là điều cần thiết Dưới đây là bảng kế hoạch tổng thể cho buổi ra mắt

Ngày 28/5/2019 Ngày 29/5/2019 Ngày 30/5/2019 Ngày 31/5/2019Xây dựng công

tác chuẩn bị địa

điểm cho buổi ra

mắt

Xác định cáccông cụ, dụng cụmang đến địađiểm tiến hànhlắp đặt cho buổibiểu diễn

Lên danh sáchkhách mời chobuổi biểu diễn

Làm việc với một

số bên truyềnthông và mời họđến buổi ra mắt

Ngày 1/6/2019 Ngày 2/6/2019 Sáng 3/6/2019 Tối ngày

3/6/2019Tiến hành các

Tiến hành một sốcông tác chuẩn bịcho sự kiện ramắt cho ban nhạc

Khai mạc và tổchức sự kiện ramắt ban nhạcThăng Long New

2.2 Kế hoạch chi tiết:

2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc:

STT Công việc Hoạt động Chi tiết việc cụ thể

1 Địa điểm Xác định địa điểm diễn ra tổ chức sự kiện,

việc sự kiện diễn ra tại đại học ThăngLong nên nơi tổ chức sự kiện chính sẽ là ởhội trường Tạ Quang Bửu

thiết bị phục vụcho buổi biểu

sự kiện

Dàn dụng cụ sẽ bao gồm:

Hệ thống âm thanh, ánh sáng bao gồm loađài, đèn chiếu…

Các thiết bị quay phim chụp hình

Hệ thống phát video chuẩn HD+ được lắp

Các thiết bị bộ đàm cũng được chuản bịtrong công tác liên lạc tại đêm sự kiện.Thời gian lắp đặt sẽ hoàn tất trong ngày29/5 do tổ kĩ thuật và quay phim của công

ty tổ chức sự kiện đảm nhận

khách mời đếnbuổi sự kiện

Danh sách khách mời bao gồm:

 Các cán bộ công nhân viên của nhàtrường

 Các kênh truyền thông như kênh 14,beat VN, báo điện tử new zing

 Một số đối tác quan trọng của nhàtrường

Các khách mời đều được phía công tythông báo qua hình thức điện thoại và gủithư ngỏ đến nơi công tác của họ

lắp đặt chạythử các thiết bị

Việc lắp đặt chạy thử rất cần thiết đểphòng ngừa rủi ro khi buổi sự kiện đượctiến hành

Việc tiến hành chạy thử các dụng cụ thiết

bị sẽ được hoàn tất vào ngày 1/6/2019, tất

cả các thiết bị nếu xảy ra vấn đề đều đượcsửa chữa hoặc thay thế để buổi diễn ra sựkiện không có các vấn đề phát sinh

khấu

Công tác tiến hành trang trí sân khấu sẽđược tổ thiết kế của công ty đảm nhận:Sân khấu sẽ được trang trí với hai loai màu

bầu không khí của sự kiện.

Ngoài ra, các khu vực xung quanh sânkhấu sẽ được trang trí bằng những bức ảnhcủa ban nhạc để truyền thông cũng nhưMarketing

chuẩn bị trangphục cho bannhạc

Trang phục của ban nhạc sẽ được lên kếhoạch chọn mẫu và dược nhân viên công

ty mang đến tiến hành cho ban nhạc mặcthử và lựa chọn thêm

chuẩn sức chứakhán giả

Để đêm sự kiện diễn ra mà không gặp tìnhtrạng quá tải do quá đông người đến dự,việc giới hạn người vào là điều quan trọngtrong việc giữ an toàn cũng như đảm bảocông tác an ninh Sức chứa khán giả buổi

sự kiện bao gồm 400 người đến từ kháchmời của ban tổ chức và khán giả chủ yếu

là sinh viên

Các công việc chi tiết cho đếm sự kiện ra mắt ban nhạc Thăng Long New vào

ngày 3/6/2019STT công việc Hoạt động Chi tiết công việc cụ thể

1 Đón khách mời Việc đón tiếp khách sẽ được đội ngũ lễ tân

nữ gồm 6 người đứng tại cổng trường đểhướng dẫn khách mời vào địa điểm tổchức sự kiện

2 Địa điểm đỗ xe Nơi đỗ xe của khách mời sẽ được để tại

hầm để xe và nhà để xe của đại học Thăng

viên của công ty và đội ngũ bảo vệ nhàtrường đảm nhận

3/6/2019

Sau khi thành phần khách mời đến đông

đủ và ổn định chỗ ngồi, MC chương trình

sẽ tiến hành khai mạc buổi sự kiện

5 8h30p MC sẽkhái quát nội

dung sự kiện

MC sẽ giới thiệu ban nhạc và ý nghĩa củathành lập cũng như mong muốn của bannhạc sẽ hoạt động như thế nào trong thờigian sắp tới

kiện bằng một

số tiết mục

Làm nóng không khí bằng một số tiết mụcnhảy hiện đại và ca hát đến từ thành viêncâu lạc bộ music của trường Thăng Long

giữa buổi sự kiện

Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên sânkhấu, giới thiệu thành viên và chia sẻ một

số dự định hoạt động âm nhạc sắp tới

của ban nhạc Thăng Long New trong buổi

sự kiện

Làm sôi động bầu không khía cho khángiải, ban nhạc Thăng Long New sẽ tiếnhành các tiết mục nhảy hiện đại kết hợphát một số bài hát mang phong cách HànQuốc

ơn đến từ đại

Sau khi hoàn tất một số công tác ra mắtchính từ phía ban nhạc Thăng Long New,

diện ban tổ chức

đại diện ban tổ chức chương trình của bannhạc sẽ lên phát biểu và gửi lời cảm ơnđến khách mời

mạc buổi sự kiện

Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên phátbiểu các thắc mắc từ một số báo và cácbên truyền thông có liên quan, và gửi lờicảm ơn chân thành đến khách mời và khángiả

Ngoài ra ban nhạc sẽ trực tiếp giao lưucùng khán giả như chụp ảnh, trò truyện đểtăng thêm hình ảnh thân thiện tới côngchúng

11 Kết thúc Công tác lau dọn và vệ sinh hội trường sẽ

được nhân viên của công ty tổ chức sựkiện tiến hành

Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chao trân trọng nhất

Qua một số hoạt động ở trường, nhóm nhạc Thăng Long New đang gây được sựchú ý và được một số các bạn trẻ trong khối trường đại học yêu thích và chú ý.Ban quản lý sau một thời gian nghiên cứu và nhận thấy nhóm nhạc rất có tiềmnăng để có thể phát triển theo dòng nhạc thị trường ngày nay, đối với nhómnhạc, để công chúng biết tới nhóm hơn, chúng tôi muốn tổ chức một buổi họpbáo, tổ chức ra mắt sự kiện ban nhạc tới đông đảo công chúng Chúng tôi hyvọng Ông/Bà/Anh/Chị (Tổ chức) có thể bớt chút thời gian quý báu của mình để

có thể tham gia vao buổi sự kiện ra mắt của ban nhạc Thăng Long New củachung tôi

Buổi ra mắt sẽ được bắt đầu vào lúc 8h30 phút tại trường Đại Học Thăng Long.Một lần nữa, chúng tôi chân thành cảm ơn quý vị đại biểu đến dự

Địa chỉ: Đạo học Thăng Long, Nghiêm Xuân Yêm, Đại Kim, Hoàng Mai, HàNội

Mọi thắc mắc xin liên hệ: (84-24) 38 58 73 46

Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới khách mời

KẾT LUẬN:

Với sự phát triển của nghành tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay, ngành nàyđang thu hút rất nhiều số lượng lao động và cần những người nhanh nhạy trongcông việc Tổ chức sự kiện giờ không chỉ là một ngành mà còn là một môn họcgiúp người học nắm vững được các kĩ năng như Marketing, ứng biến được cáctình huống phức tạp và đột xuất trong công việc tổ chức sự kiện, đây là mộtmôn học và là một ngành rất hay góp phần phát triển các hoạt động xúc tiếncủa doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức

Qua ví dụ về để tài tổ chức một sự kiện ra mắt ban nhạc, người viết hy vọngnhững ai đang muốn dấn thân vào nghành tổ chức sự kiện sẽ có một cái nhìntổng quan nhất, và có thể biết được những tiến trình cơ bản trong việc tổ chứcmột sự kiện