nhân tổ chức nó đang là một hoạt động kinh doanh không còn xa lạ ở Việt Nam. Hiện nay nghành này đang rất phát triển vì sự kiện không chỉ góp phần Marketing doanh nghiệp, mà còn là nơi gặp gỡ giao lưu, giải trí, tọa đàm văn hóa của doanh nghiệp nói chung hay các tổ chức khác nói riêng. Do đó ngành tổ chức sự kiện đã ra đời như một lẽ tất yếu của thị trường , có cung-có cầu. Điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành này có cơ hội phát triển doanh nghiệp, tăng lợi nhuận thu được khi hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện. Với khuân khổ bài tiểu luận, tôi xin lập kế hoạch cho tiết cho một sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New để có thể khái quát những nội dung và công tác chuẩn bị cho việc xây dựng một buổi sự kiện.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
BỘ MÔN DU LỊCH
-o0o -TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN
TÊN BÀI TIỂU LUẬN: CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC
MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của một doanh nghiệp hay các cá nhân tổ chức nó đang là một hoạt động kinh doanh không còn xa lạ ở Việt Nam Hiện nay nghành này đang rất phát triển vì sự kiện không chỉ góp phần Marketing doanh nghiệp, mà còn là nơi gặp gỡ giao lưu, giải trí, tọa đàm văn hóa của doanh nghiệp nói chung hay các tổ chức khác nói riêng Do đó ngành tổ chức sự kiện đã ra đời như một lẽ tất yếu của thị trường , có cung-có cầu Điều
đó đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành này có cơ hội phát triển doanh nghiệp, tăng lợi nhuận thu được khi hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện.
Với khuân khổ bài tiểu luận, tôi xin lập kế hoạch cho tiết cho một sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New để có thể khái quát những nội dung và công tác chuẩn bị cho việc xây dựng một buổi sự kiện.
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG
LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG 1
1.1 Mục đích: 1
1.2 Mục tiêu của công ty sự kiện: 1
1.3 Chương trình chi tiết: 2
1.3.1 Ý nghĩa chương trình 2
1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu: 2
1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông: 2
1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình: 2
1.4 Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng: 3
1.4.1 Trang phục biểu diễn: 3
1.4.2 Dịch vụ trang điểm: 4
1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật: 4
1.4.4 Dịch vụ trang trí: 5
1.4.5 Cung cấp MC: 5
1.5 Dự toán và bảng báo giá chi tiết: 5
PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 6
2.1 Kế hoạch tổng thể: 6
2.2 Kế hoạch chi tiết: 7
2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc: 7
2.2.2 Các mẫu biểu đính kèm: 11
2.2.2.1 Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời: 11
KẾT LUẬN: 13
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14
Trang 4DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH MINH HỌA
Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình……….3 Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng………… 4 Hộp 1.3 Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện……… 6 Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới khách mời……….12
Trang 5PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG
LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.
1.1 Mục đích:
Trường đại học Thăng Long là một ngôi trường có các hoạt động sôi nổi đến từ tất cả các câu lạc bộ Câu lạc bộ music là nơi để các bạn sinh viên trong trường
có cơ hội theo đuổi đam mê âm nhạc của mình và có thể học tập các kiến thức
âm nhạc từ các bạn và các anh chị trong câu lạc bộ Với sự tập hợp một số thành viên có kiến thức âm nhạc và có giọng hát tốt trong câu lạc bộ music Nhóm nhạc Thăng Long New là một nhóm nhạc mới thành lập và đi vào hoạt động trong các sự kiện âm nhạc của trường tổ chức và đã được đông đảo các bạn sinh viên yêu thích và ủng hộ, ngoài ra nhóm cũng tham gia một số buổi biểu diễn cho các phong trà và một số sự kiện nhỏ, các cuộc thi giữa một số trường đại học Điểm yếu là nhóm mới thành lập và chưa được công chúng biết tới nhiều.
Ý thức được điều này, quản lý nhóm muốn thuê một bên trung gian tổ chức sự kiện ra mắt để có thể giới thiệu nhóm nhạc tới đông đảo công chúng và có thể
PR cho nhóm nhạc Thăng Long New.
1.2 Mục tiêu của công ty sự kiện:
Là bên chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các hoạt động ta mắt nhóm nhạc Thăng Long New mục tiêu của công ty trong buổi sự kiện cho nhóm nhạc như sau:
Tổ chức một đêm sự kiện ra mắt nhóm nhạc thành công và an toàn.
Các công tác kỹ thuật như sân khấu, loa đài, ánh sang, sẽ được thực hiện một cách tốt nhất cho nhóm nhạc trong sự kiện.
Các công tác PR sẽ được công ty liên với một số bên truyền thông để thu hút sự chú ý từ công chúng cho ban nhạc.
Trang 61.3 Chương trình chi tiết:
1.3.1 Ý nghĩa chương trình
1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu:
Là một buổi sự kiện ra mắt một ban nhạc mới, Thăng Long New muốn hướng tới công chúng mục tiêu của mình là các bạn trẻ có gu thưởng thức âm nhạc hiện đại, qua buổi sự kiện này, Thăng Long New muốn gây ra một tiếng vang cũng như tạo được sự chú ý tới thị trường âm nhạc và cũng muốn ghi dấu ấn của mình vào tâm trí khán giả đã đồng hành cùng mình trong các giải nhảy và
ca hát cấp trường đại học.
1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông:
Là một nhóm nhạc ra đời từ câu lạc bộ music của đại học Thăng Long, đây là một nơi chắp cánh cho không biết bao nhiêu thế hệ sinh viên muốn học hỏi các kiến thức về âm nhạc và muốn theo đuổi đam mê Trong những ngày mới bắt đầu đu vào thành lập, câu lạc bộ music đã ủng hộ và giúp đỡ rất nhiều cho ban nhạc Thăng Long New, chính vì thế buổi ra mắt không chỉ để quảng bá cho một ban nhạc mới, ngoài ra ban quản lý ban nhạc cũng muốn tạo dựng hiệu ứng truyền thông cho tập thể câu lạc bộ cũng như cho trường đại học Thăng Long.
1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình:
Thời gian dự kiến buổi ra mắt sự kiện Thăng Long New
8h30 phút ngày 3/6/2019 tại trường Đại Học Thăng Long, hội trường
Tạ Quang Bửu
Các tổ chức cá nhân được mời:
Các trang báo điện tử như kênh 14, zing24h, BeatVN,…
Một số khách mời đối tác quan trọng của trường đại học Thăng Long.
Cán bộ nhân viên nhà trường và toàn thể sinh viên.
Chương trình ra mắt sẽ gồm 3 phần:
Phần khai mạc (Khái quát các hoạt động hình thành ban nhạc Thăng Long New, gủi lời cảm ơn đến một số cá nhân, tổ chức đã ủng hộ ban nhạc trong
Trang 7thời gian qua)
Phần giữa chương trình (Tiến hành một số các tiết mục biểu diễn của ban nhạc nữ Thăng Long New và một số sinh viên trong câu lạc bộ music để làm nóng chương trình.
Chia sẻ các dự định của ban nhạc Thăng Long New trong việc hoạt động trong thời gian sắp tới.
Phần bế mạc:
Gửi lời cảm ơn đến các cá nhân tổ chức đã đến tham gia trương trình
Ban nhạc Thăng Long New tiến hành một số hoạt động giao lưu với khán giả
Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình
1.4 Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng:
1.4.1 Trang phục biểu diễn:
Được biết ban nhạc Thăng Long New được định hình theo phong cách biểu diễn Hàn Quốc, cho nên công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp một số dịch vụ trang phục biểu diễn cho ban nhạc theo phong cách KP Với sự cung ứng dịch vụ trang phục, ban nhạc sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị cho đêm sự kiện ra mắt Dưới đây là một số hình ảnh trang phục cho ban nhạc
nữ Thăng Long New mà công ty có thể cung cấp:
Trang 8Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng.
Công ty đã liến kết rất nhiều các đối tác cung ứng dịch vụ trang phục biểu diễn, trang phục biểu diễn mà công ty cung ứng rất đa dạng các chủ đề từ thể thao, hiện đại đến gợi cảm,…
1.4.2 Dịch vụ trang điểm:
Để một buổi sự kiện được đáng nhớ và ghi dấn ấn trong lần đầu ra mắt, yếu tố hình ảnh của ban nhạc cần phải được làm tốt, đối với ban nhạc, công ty sẽ cung cấp một số chuyên viên trang điểm để có thể làm cho các thành viên ban nhạc
có một diện mạo và hình ảnh đẹp hơn để có thể tự tin trên sân khấu.
1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật:
Để đảm bảo tốt các yếu tố về kỹ thuật cho sự kiện ra mắt, các hệ thống loa đài, trang thiết bị từ âm thanh ánh sáng đều được công ty tổ chức sự kiện trang bị và phục vụ một cách tối tân nhất Ngoài ra, các công tác phục vụ kĩ thuật đến việc chụp hình cho ban nhạc đều được công ty cử những nhân viên có kinh nhiệm lâu năm để hoạt động một cách hiệu quả.
Trang 91.4.4 Dịch vụ trang trí:
Là một sự kiện ra mắt, trang trí đẹp từ sân khấu, các hình ảnh xung quanh đêm
sự kiện đều phải có sự đầu tư một cách chi tiết và công phu sao cho đêm sự kiện
có thể nổi bật lên hình ảnh của ban nhạc trong tâm trí công chung và tạo được
sự ấn tượng đối với họ.
1.5 Dự toán và bảng báo giá chi tiết:
Để định giá cho việc tổ chức sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New Công ty sẽ dùng phương pháp định giá cộng thêm vào chi phí Sau khi thiết lập bảng báo giá các các dịch vụ chi tiết cho ban quản lý nhóm nhạc Thăng Long New, dưới đây là bảng báo giá các hoạt động và dịch vụ mà công ty cung cấp: Chi phí lắp đặt kỹ
Trang phục cho các đoàn vũ công phục
vụ nhóm nhạc biểu diễn.
50 triệu đồng với các dụng cụ như:
Loa.
Dàn âm thanh, ánh sáng.
Các dụng cụ thu phát sóng
Trang 10Chi phí cho việc sắp xếp và đảm bảo an toàn cho buổi
ra mắt
15 triệu đồng Chi phí cho nhân vên đón tiếp các khách mời quan trọng
Cung cấp 5 nhân viên
1 triệu đồng cho 1 nhân viên.
Cung cấp 4 nhân viên Tổng tiền: 5 triệu đồng Tổng tiên: 4 triệu đồng
Tổng tiền: 8 triệu
đồng.
Tổng chi phí báo giá cho ban tổ chức chương trình sự kiện ra mắt nhóm nhạc
Thăng Long New
129 triệu đồng (cho các hoạt động chi tiết các dịch vụ từ phía công ty tổ chức
sự kiện chưa bao gồm lợi nhuận)
Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện sẽ lấy 30% làm mức lợi nhuận, vậy định giá trọn gói tổ chức sự kiện này sẽ khoảng: 169 triệu đồng (bao gồm các khoản phát sinh)
Hộp 1.3 Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện
PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 2.1 Kế hoạch tổng thể:
Để buổi ra mắt đạt thành công và đạt được kỳ vọng từ ban tổ chức, việc thiết kế một kế hoạch tổng thể đề nghiên cứu các bước thực thi chi tiết các hạng mục công việc là điều cần thiết Dưới đây là bảng kế hoạch tổng thể cho buổi ra mắt.
Trang 11Ngày 28/5/2019 Ngày 29/5/2019 Ngày 30/5/2019 Ngày 31/5/2019 Xây dựng công
tác chuẩn bị địa
điểm cho buổi ra
mắt.
Xác định các công cụ, dụng cụ mang đến địa điểm tiến hành lắp đặt cho buổi biểu diễn
Lên danh sách khách mời cho buổi biểu diễn.
Làm việc với một
số bên truyền thông và mời họ đến buổi ra mắt.
Ngày 1/6/2019 Ngày 2/6/2019 Sáng 3/6/2019 Tối ngày
3/6/2019 Tiến hành các
Tiến hành một số công tác chuẩn bị cho sự kiện ra mắt cho ban nhạc.
Khai mạc và tổ chức sự kiện ra mắt ban nhạc Thăng Long New
2.2 Kế hoạch chi tiết:
2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc:
STT Công việc Hoạt động Chi tiết việc cụ thể
1 Địa điểm Xác định địa điểm diễn ra tổ chức sự kiện,
việc sự kiện diễn ra tại đại học Thăng Long nên nơi tổ chức sự kiện chính sẽ là ở hội trường Tạ Quang Bửu.
thiết bị phục vụ cho buổi biểu
sự kiện
Dàn dụng cụ sẽ bao gồm:
Hệ thống âm thanh, ánh sáng bao gồm loa đài, đèn chiếu…
Các thiết bị quay phim chụp hình.
Hệ thống phát video chuẩn HD+ được lắp đặt tại sân khấu.
Trang 12Các thiết bị bộ đàm cũng được chuản bị trong công tác liên lạc tại đêm sự kiện Thời gian lắp đặt sẽ hoàn tất trong ngày 29/5 do tổ kĩ thuật và quay phim của công
ty tổ chức sự kiện đảm nhận.
khách mời đến buổi sự kiện.
Danh sách khách mời bao gồm:
Các cán bộ công nhân viên của nhà trường.
Các kênh truyền thông như kênh 14, beat VN, báo điện tử new zing.
Một số đối tác quan trọng của nhà trường.
Các khách mời đều được phía công ty thông báo qua hình thức điện thoại và gủi thư ngỏ đến nơi công tác của họ.
lắp đặt chạy thử các thiết bị
Việc lắp đặt chạy thử rất cần thiết để phòng ngừa rủi ro khi buổi sự kiện được tiến hành.
Việc tiến hành chạy thử các dụng cụ thiết
bị sẽ được hoàn tất vào ngày 1/6/2019, tất
cả các thiết bị nếu xảy ra vấn đề đều được sửa chữa hoặc thay thế để buổi diễn ra sự kiện không có các vấn đề phát sinh.
khấu.
Công tác tiến hành trang trí sân khấu sẽ được tổ thiết kế của công ty đảm nhận: Sân khấu sẽ được trang trí với hai loai màu chủ đạo là tím và đỏ để có thể làm nóng
Trang 13bầu không khí của sự kiện.
Ngoài ra, các khu vực xung quanh sân khấu sẽ được trang trí bằng những bức ảnh của ban nhạc để truyền thông cũng như Marketing.
chuẩn bị trang phục cho ban nhạc
Trang phục của ban nhạc sẽ được lên kế hoạch chọn mẫu và dược nhân viên công
ty mang đến tiến hành cho ban nhạc mặc thử và lựa chọn thêm.
chuẩn sức chứa khán giả.
Để đêm sự kiện diễn ra mà không gặp tình trạng quá tải do quá đông người đến dự, việc giới hạn người vào là điều quan trọng trong việc giữ an toàn cũng như đảm bảo công tác an ninh Sức chứa khán giả buổi
sự kiện bao gồm 400 người đến từ khách mời của ban tổ chức và khán giả chủ yếu
là sinh viên.
Các công việc chi tiết cho đếm sự kiện ra mắt ban nhạc Thăng Long New vào
ngày 3/6/2019 STT công việc Hoạt động Chi tiết công việc cụ thể
1 Đón khách mời Việc đón tiếp khách sẽ được đội ngũ lễ tân
nữ gồm 6 người đứng tại cổng trường để hướng dẫn khách mời vào địa điểm tổ chức sự kiện.
2 Địa điểm đỗ xe Nơi đỗ xe của khách mời sẽ được để tại
hầm để xe và nhà để xe của đại học Thăng Long, công tác trông nom sẽ được nhân
Trang 14viên của công ty và đội ngũ bảo vệ nhà trường đảm nhận
3/6/2019
Sau khi thành phần khách mời đến đông
đủ và ổn định chỗ ngồi, MC chương trình
sẽ tiến hành khai mạc buổi sự kiện.
5 8h30p MC sẽ khái quát nội
dung sự kiện
MC sẽ giới thiệu ban nhạc và ý nghĩa của thành lập cũng như mong muốn của ban nhạc sẽ hoạt động như thế nào trong thời gian sắp tới.
kiện bằng một
số tiết mục
Làm nóng không khí bằng một số tiết mục nhảy hiện đại và ca hát đến từ thành viên câu lạc bộ music của trường Thăng Long.
giữa buổi sự kiện.
Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên sân khấu, giới thiệu thành viên và chia sẻ một
số dự định hoạt động âm nhạc sắp tới.
của ban nhạc Thăng Long New trong buổi
sự kiện.
Làm sôi động bầu không khía cho khán giải, ban nhạc Thăng Long New sẽ tiến hành các tiết mục nhảy hiện đại kết hợp hát một số bài hát mang phong cách Hàn Quốc.
ơn đến từ đại
Sau khi hoàn tất một số công tác ra mắt chính từ phía ban nhạc Thăng Long New,
Trang 15diện ban tổ chức
đại diện ban tổ chức chương trình của ban nhạc sẽ lên phát biểu và gửi lời cảm ơn đến khách mời.
mạc buổi sự kiện
Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên phát biểu các thắc mắc từ một số báo và các bên truyền thông có liên quan, và gửi lời cảm ơn chân thành đến khách mời và khán giả.
Ngoài ra ban nhạc sẽ trực tiếp giao lưu cùng khán giả như chụp ảnh, trò truyện để tăng thêm hình ảnh thân thiện tới công chúng
11 Kết thúc Công tác lau dọn và vệ sinh hội trường sẽ
được nhân viên của công ty tổ chức sự kiện tiến hành.
Trang 16Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chao trân trọng nhất
Qua một số hoạt động ở trường, nhóm nhạc Thăng Long New đang gây được sự chú ý và được một số các bạn trẻ trong khối trường đại học yêu thích và chú ý Ban quản lý sau một thời gian nghiên cứu và nhận thấy nhóm nhạc rất có tiềm năng để có thể phát triển theo dòng nhạc thị trường ngày nay, đối với nhóm nhạc, để công chúng biết tới nhóm hơn, chúng tôi muốn tổ chức một buổi họp báo, tổ chức ra mắt sự kiện ban nhạc tới đông đảo công chúng Chúng tôi hy vọng Ông/Bà/Anh/Chị (Tổ chức) có thể bớt chút thời gian quý báu của mình để
có thể tham gia vao buổi sự kiện ra mắt của ban nhạc Thăng Long New của chung tôi
Buổi ra mắt sẽ được bắt đầu vào lúc 8h30 phút tại trường Đại Học Thăng Long Một lần nữa, chúng tôi chân thành cảm ơn quý vị đại biểu đến dự
Địa chỉ: Đạo học Thăng Long, Nghiêm Xuân Yêm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
Mọi thắc mắc xin liên hệ: (84-24) 38 58 73 46
Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới khách mời
Trang 17KẾT LUẬN:
Với sự phát triển của nghành tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay, ngành này đang thu hút rất nhiều số lượng lao động và cần những người nhanh nhạy trong công việc Tổ chức sự kiện giờ không chỉ là một ngành mà còn là một môn học giúp người học nắm vững được các kĩ năng như Marketing, ứng biến được các tình huống phức tạp và đột xuất trong công việc tổ chức sự kiện, đây là một môn học và là một ngành rất hay góp phần phát triển các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức.
Qua ví dụ về để tài tổ chức một sự kiện ra mắt ban nhạc, người viết hy vọng những ai đang muốn dấn thân vào nghành tổ chức sự kiện sẽ có một cái nhìn tổng quan nhất, và có thể biết được những tiến trình cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện.
Trang 18DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Slide bài giảng của bộ văn hóa thể thao và du lịch, chủ biên Nguyễn Vũ Hà.
Slide bài giảng môn học quản trị kinh doanh sự kiện trường đại học Thăng Long của GV Nguyễn Đức Khoa