Quản lý mua hàng trần thu hiền d13logistics 18810230050

Quản lý mua hàng thuộc một trong những môn học của ngành logistics, với kiến thức tập trung vào quy trình xử lý mua hàng của một doanh nghiệp sẽ như thế nào? Và có ví dụ cụ thể của một công ty thực tế. Trong bài báo cáo, sẽ đi sâu vào các bước thực hiện cụ thể và các giấy tờ liên quan.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA KINH TẾ QUẢN LÝ

TIỂU LUẬN

MÔN: QUẢN LÝ MUA HÀNG

MỤC LUC

A.LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 2

I LÝ THUYẾT 2

Câu 1: Mô tả quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp? Liên hệ thực tiễn 2

Câu 2: Ý nghĩa của việc xây dựng một chính sách mua hàng đối với một doanh 6

Câu 3 Đưa ra một ví dụ về biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp, phân tích vai trò của trọng số và trọng số con 7

Câu 4 Quy trình mua hàng 10

II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 11

Câu1.Phân tích quy trình mua hàng trong doanh nghiệp 12

Câu 2 Phân tích cách đánh giá và lựa chọn NCC trong doanh nghiệp 21

Câu 3 Phân tích việc doanh nghiệp duy trì, phát triển mối quan hệ với NCC 23 Câu 4 Nêu cách tính đặt hàng của doanh nghiệp 24

C.KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

A.LỜI MỞ ĐẦU

Thị trường kinh tế đang diễn ra ngày một khốc liệt với các hoạt động mua bán đa dạng nhằm tối ưu chi phí và quảng bá sản phẩm hiệu quả Vì thế, quản lý mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng tác động trực tiếp đến dòng tiền, chi phí tồn kho và tính sẵn có của hàng hóa dịch vụ Tuy nhiên, doanh nghiệp hiện nay lại tập trung vào hàng tồn kho mà

bỏ quên việc kiểm soát quá trình mua sắm dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí và tốn kém ngân sách, bị động về dòng tiền

Trong bối cảnh nền kinh tế đang gặp nhiều biến động như năm 2021, khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý mua hàng chính là sự bất đồng bộ nhu cầu của nhiều bộ phận, sự “ước lượng cầm chừng” của nhân viên mà không kiểm soát được đâu mới là thời điểm cần nên mua và mua những gì Đặc biệt là đối với những tập đoàn lớn, việc tập hợp, đánh giá và phê duyệt những nhu cầu mua sắm từ các chi nhánh làm tốn kém không ít thời gian và chi phí Hầu hết các công ty Việt Nam đều bị cuốn theo lối mòn chạy đua doanh số mà bỏ quên thất thoát “ngầm” đã và đang gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp

“Quản lý mua hàng” với vai trò đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra và đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo điều kiện cho lợi nhuận gia tăng Việc quản trị hàng hóa tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung ứng chất lượng, thương lượng được những mức giá tốt để giá thành đầu vào cho sản phẩm là thấp nhất Mặt khác, quản trị mua hàng tốt giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra Nghĩa là số hàng hóa dự trữ không quá thấp tránh tình trạng thiếu hàng, và không quá cao tránh việc tồn kho lớn

Hiểu được tầm quan trọng của” Quản lý mua hàng” đối với nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng nên em làm bài tiểu luận này đề tìm hiểu, phân tích và đi sâu vào thực tế của hoạt động quản lý mua hàng trong doanh nghiệp thực tế Để nhờ bài tiểu luận

em có thể học hỏi được nhiều kiến thức giúp đỡ cho công việc Logistics sau này của mình Dưới đây là phần tìm hiểu và phân tích tiểu luận” Quản lý mua hàng” của em

B NỘI DUNG

I LÝ THUYẾT

Câu 1: Mô tả quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp? Liên hệ thực tiễn

Mô tả quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Hệ thống quảng cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình

- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng

- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng

- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan

Phương thức giao hàng Thời gian phản hồi các sự cố phát sinh

Liên hệ thực tiễn

Quy trình mua hàng tại công ty sữa Vinamilk

B1: Xin phiếu mua hàng

Khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ, vật tư kỹ thuật thì bộ phận có nhu cầu sẽ tiến hành

Thời hạn đã giao dịch Quy mô doanh nghiệp

Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty

Tham quan nhà xưởng và đánh giá trực tiếp cơ sở vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả năng của nhà cung ứng

7 Lưu hồ sơ Danh sách nhà cung ứng được chọn cập nhập thường xuyên và

phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá

lập phiếu xin mua hàng hoặc phiếu xin mua hàng khẩn

B2: Kiểm tra

Phiếu xin mua hàng sẽ phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận: bộ phận đề nghị, phụ trách bộ phận đề nghị duyệt, thủ kho xác nhận là vật tư, hàng hóa hay dịch vụ không còn tồn hoặc tồn ít không đủ đáp ứng nhu cầu, để tránh trường hợp hàng hóa ở trong kho tồn song vẫn thực hiện mua về và chữ ký của thủ trưởng đơn vị duyệt Phiếu xin mua hàng đã đầy đủ chữ ký và được duyệt sẽ được chuyển tới bộ phận hành chính, sau đó bộ phận hành chính sẽ có trách nhiệm chuyển cho bộ phận vật tư

B3: Liên hệ nhà cung cấp

Bộ phận phụ trách vật tư tiếp nhận được phiếu xin mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đối với hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu sau đó xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

B4: Xét chọn nhà cung cấp

Quy trình chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế:

Kiểm tra mẫu hàng hóa và giới thiệu dịch vụ

Khi phát sinh hàng hóa mới, hoặc thêm nhà cung cấp mới cho hàng hóa đang sử dụng thì phải thực hiện quy định về kiểm tra mẫu như sau: hàng hóa đã ban hành yêu cầu kỹ thuật, nhà cung cấp sẽ gửi mẫu cho phòng xuất nhập khẩu công ty Phòng xuất nhập khẩu công

ty lập phiếu đề nghị kiểm tra mẫu nguyên vật liệu/ bao bì để chuyển nhà máy kiểm tra và

thông báo kết quả

B5: Chào giá, mời thầu

Khi có nhu cầu về mua hàng, tùy theo tính chất mua hàng của từng hàng hóa, dịch vụ,

phụ trách) quyết định hình thức chào giá cạnh tranh cho từng lần mua hàng hoặc mời thầu các mặt hàng chính yếu, giá trị lớn, có yêu cầu ổn định về giá cả, chất lương và thời gian dài

B6: Duyệt chọn nhà cung cấp

- Đối với trường hợp mời thầu: Sau khi nhận được hồ sơ dự thầu của các nhà cung

cấp, tổ xét thầu sẽ tiến hành xét thầu và lập danh sách nhà cung cấp trúng thầu,

trình tổng giám đốc phê duyệt

- Đối với trường hợp giá chào cạnh tranh: căn cứ vào bảng chào giá và khả năng của

các nhà cung cấp, đơn vị chức năng lập tờ trình xét duyệt và chọn giá nhà cung

cấp, đơn vị mua hàng hóa, dịch vụ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng kinh tế

B7: Hợp đồng kinh tế

Đơn vị mua hàng phải đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng ký kết phải chặt chẽ và đảm bảo quyền lợi cho công ty khi phát sinh các tranh chấp Nếu công ty đã ban hành hợp đồng chuẩn được tư vấn của luật sư hoặc của phòng kiểm soát nội bộ thì áp dụng theo hợp đồng chuẩn này của công ty.Tất cả các hợp đồng của công ty giao dịch với bên

ngoài phải được trưởng ban kế toán xem xét và ký trên hợp đồng trước khi trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu

B8: Nhận hàng/ Nghiệm thu:

Hàng hóa có kiểm tra chất lượng của bộ phần QA, dịch vụ phải có bản nghiệm thu chi tết hoặc chứng từ chứng minh dịch vụ đã cung cấp đạt yêu cầu Biên bản nghiệm thu phải được Giám đốc đơn vị phê duyêt

B9: Nhập kho

Hàng hóa sau khi được phê duyệt sẽ tiến hành nhập kho Đối với hàng hóa không nhập

kho phải có giấy trình nêu rõ chứng từ giao nhận, trình lãnh đạo phê duyệt

B10: Duyệt nhập kho-thanh toán

B11: Khiếu nại nhà cung cấp-> trả hàng hoặc yêu cầu nhà cung cấp bồi thường

(Trường hợp khi nhà cung cấp không tuân thủ theo hợp đồng kinh tế, làm ảnh hưởng đến sản phẩm cung cấp của công ty)

Các giấy tờ (vinamilk không cung cấp giấy tờ, chứng từ trên mạng xã hội )

Câu 2: Ý nghĩa của việc xây dựng một chính sách mua hàng đối với một doanh

nghiệp? Phân tích về tầm quan trọng của nó nếu bạn là một nhà quản lý một thương hiệu thời trang xa xỉ

Ý nghĩa của việc xây dựng một chính sách mua hàng đối với doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, các chính sách bán hàng được đưa ra có khả năng thu hút được sự quan tâm, chú ý của khách hàng và tác động sâu sắc đến hành vi mua hàng của họ Điều này giúp thúc đẩy nhu cầu mua hàng, gia tăng doanh số và doanh thu cho doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn và hiệu quả hơn

Đối với người tiêu dùng, các chính sách bán hàng được đưa ra bởi các chủ doanh nghiệp sẽ giúp họ tiết kiệm được một khoản chi phí khi mua sắm sản phẩm đồng thời tâm lý cũng trở nên vui vẻ hơn và hài lòng hơn về sản phẩm mà mình mua được

Với từng đối tượng khách hàng khác nhau (chi nhánh, các nhà bán lẻ hoặc đại lý, ) sẽ có những chính sách, phương pháp bán hàng khác nhau Tuy nhiên, dù với chính sách nào đi chăng nữa, khi được áp dụng, nó đều có khả năng mang đến lợi ích lớn cho doanh nghiệp

Tầm quan trọng của chính sách mua hàng nếu bạn là một nhà quản lý một thương hiệu thời trang xa xỉ (ADAM STORE)

Với chính sách Mua Hàng ADAM STORE áp dụng đối với tất cả nhân viên của ADAM STORE có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động mua hàng cho ADAM STORE hoặc tương tác, trực tiếp hoặc gián tiếp, với bộ phận Mua hàng của ADAM STORE Chính sách này

cũng áp dụng đối với những người ký kết với ADAM STORE đại diện thực hiện về việc tiến hành các hoạt động mua hàng cho ADAM STORE

Trách nhiệm của nhân sự ADAM STORE là đảm nhận các hoạt động mua hàng hoặc tương tác với bộ phận có chức năng Mua hàng để đọc và hiểu chính sách này Khi cần, có thể tìm kiếm sự hướng dẫn từ người quản lý trực tuyến hoặc bộ phận chức năng Mua hàng Mỗi nhân viên phải bảo đảm tuân thủ đầy đủ chính sách này Chính sách Mua Hàng ADAM STORE nên được đưa vào các chương trình giới thiệu cho người mới vào làm trong các chức vụ đảm nhận các hoạt động mua hàng Nên cung cấp cho nhân viên hoặc nhà thầu của ADAM STORE xem đó như điều kiện tiên quyết cho việc được cấp vai trò từ Mua hàng cho đến Thanh toán trực tiếp hoặc thông qua chuyển khoản Bộ phận Mua hàng sẽ theo dõi việc thực hiện và tuân thủ chính sách này và can thiệp trong trường hợp có sự sai lệch

Câu 3 Đưa ra một ví dụ về biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp, phân tích vai trò của trọng số và trọng số con

Ví dụ về một biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp

(Đánh giá này dựa vào TC01 – Thang điểm đánh giá nhà cung cấp)

Tên nhà cung cấp: Công ty TNHH Vải Vạn Lộc

Mặt hàng:Vải

Địa chỉ: B06 - L28 Phân Khu B, KĐT Dương Nội, Q Hà Đông, Hà Nội

Stt Hạng mục đánh giá Điểm Tối đa Điểm Đánh giá Ghi chú

3 Phương thức giao hàng 15 15

nợ trên 30 ngày, tạo niềm tin giữa hai bên và giúp công ty có khả năng kinh doanh tốt hơn

- Chi phí chưa ở mức tối ưu, có rẻ hơn với mặt bằng chung thị trường nhưng chưa phải là

rẻ nhất

- Cách phục vụ, xử lý tình huống xảy ra tận tình chu đáo

 Tổng kết lại những điều trên thì nhà cung ứng này đáp ứng được tốt các tiêu chí đề ra nên công ty có thể tiếp tục duy trì nhà cung ứng này

Dựa theo bảng điểm đánh giá chi tiết, người quản lý mua hàng sẽ đưa ra những điểm số chính xác nhất đánh giá các doanh nghiệp để đưa ra sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

Câu 4 Quy trình mua hàng

Bước 1: Bắt đầu

Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (đơn hàng, lệnh sản xuất) gồm mã hàng, số lượng, ngày giao

Bước 2: Lập phiếu đặt hàng

Lập phiếu đặt hàng NCC dựa trên các dữ liệu nhận được từ yêu cầu mua hàng

Xét duyệt phiếu đặt hàng, kiểm tra công nợ NCC, chuẩn bị thanh toán

Bước 3: Theo dõi tiến độ mua hàng

Theo dõi, kiểm tra danh sách và tiến độ mua hàng còn tồn đọng

Đôn đốc NCC giao hàng đúng hẹn

Bước 4: Lập phiếu mua hàng

Tạo phiếu mua hàng khi NCC giao hàng

Kiểm tra, đối chiếu với phiếu đặt hàng

Thông tin đến thủ kho xem trước phiếu nhập kho

Bước 5: Nhập kho

Kiểm tra mã hàng, số lượng, quy cách, thời gian yêu cầu trên phiếu đặt hàng

Kiểm tra chất lượng hàng hóa và ghi nhận vào phiếu QC, ra quyết định nhập hàng

Duyệt nhập hàng, thông báo các bộ phận liên quan, ký xác nhận trên phiếu nhập kho

Bước 6: Thanh toán

Thanh toán tiền hàng với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi

Ghi nhận công nợ phải trả, đối chiếu công nợ với NCC

Thông báo đến bộ phận liên quan

II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Vạn Lợi

Mã số thuế 0900108038

Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Tel

Fax

0913346237 (0229) 3658268

Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng Của công ty cổ phần phần mềm SS4U

Câu1.Phân tích quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Quy trình mua hàng của công ty Vạn Lợi

Lập yêu cầu mua hàng

Khi nhận được yêu cầu mẫu mã từ khách hàng, bộ phận sản xuất sẽ xem xét, đánh giá và tính ra định mức kỹ thuật (tính ra số lượng hàng cần dùng của mỗi loại, số lượng dự trữ tối ưu…)

Sau đó, bảng định mức kỹ thuật sẽ được đính kèm với phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho Trưởng Bộ phận Ngoài ra nhân viên bộ phận mua hàng cần kết hợp với thủ kho để biết được số lượng tồn kho nguyên vật liệu và số lượng cần mua thêm để tạo đơn tự động Nhân viên mua hàng: Tạo đơn tự động MRP

Nhân viên yêu cầu mua hàng xem dữ liệu từ MRP để biết được sẽ mua những mặt hàng nào, số lượng cần mua là bao nhiêu và sau đó bổ sung thêm một số dữ liệu như: bộ phận yêu câu, bộ phận nhận yêu cầu mua hàng, ngày cần hàng… để tao yêu cầu mua hàng và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt

Ví dụ về tạo đơn trên MRP

Tạo mới YCMH:

Khi tạo mới một YCMH bắt buộc phải nhập đầy đủ các thông tin ngày tạo, bộ phận yêu cầu, loại tiền, loại vật tư sản phẩm, dịch vụ), mã vật tư, đơn vị tính, số lượng mua , ngày cần… có thể bổ sung thêm một số thông tin, ghi chú khác như lý do mua, giá đề xuất, nhà cung cấp… để tạo ra yêu cầu mua hàng hoàn chỉnh và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền

ký duyệt

Vạn Lộc lựa chọn duyệt theo giá trị: nhân viên thu mua khai báo động ứng với mỗi giá trị thì sẽ có mỗi cấp chức vụ duyệt Nếu giá trị thấp thì nhân viên có thể tự duyệt hoặc giá trị cao sẽ chuyển duyệt cho trưởng phòng, ban giám đóc, cấp trên

Thư ngỏ giá

Từ YCMH đã được duyệt hệ thống sẽ tạo tự động thư hỏi giám user bổ sung thêm các thông tin mặt hàng, tên và điều kiện nhà cung cấp như: chất lượng, bao bì, phương thức thanh toán, địa điểm, thời gian giao hàng,… để tạo thư hỏi giá hoàn chỉnh và chuyển cho cấp trên

như giá, thuế và thay đổi điều kiện nhà cung cấp ( nếu có).So sánh đánh giá nhà cung cấp như bảng trên

Đơn đặt hàng PO

Từ những giá vừa nhập trên hệ thống, phòng kế hoạch, phòng mua hàng sẽ đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để tiến hành lập PO Đơn đặt hàng PO sẽ được tạo tự động từ báo giá Nhân viên lập PO kiểm tra đơn hàng vừa được tạo tự động đã có đầy đủ những thông tin bắt buộc như số lượng, giá, thuế, ngày cần, ngày hứa và một số những điều kiện nhà cung cấp Nếu đầy đủ, nhân viên chuyển PO cho cấp trên có thẩm quyền duyệt

Nhận hàng

Nhân viên mua hàng vào màn hình nhận hàng mua lọc các đơn hàng mua bằng cách nhập thông tin Loại tiền, Nhà cung cấp, số PO để tìm vào đơn hàng đã đặt mua tương ứng đơn hàng về

Nhập bổ sung các thông tin trên phiếu nhận hàng: loại nghiệp vụ mua hàng (hệ thống dựa vào loại nghiệp vụ ở đây để hạch toán tự động cho nghiệp vụ nhập kho hàng mua), diễn giải, nhóm kho nhận hàng, kho nhận hàng, chứng từ tham chiếu

Đối với trường hợp nhận hàng có hóa đơn, nhân viên mua hàng nên nhập đầy đủ thông tin

số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn để hệ thống tự động cập nhật các thông tin này qua màn hình công nợ ở phân hệ kế toán Nếu nhân viên mua hàng không nhập đủ các