Chức năng Phòng Quản trị là phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng Tỉnh ủy, có chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác quản trị, đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động
Trang 1Số 209 -QĐ/VPTU
QUYẾT ĐỊNH
về việc ban hành Quy chế làm việc của Phòng Quản trị
thuộc Văn phòng Tỉnh ủy
- Căn cứ Quy định số 04 -QĐi/TW, ngày 25/7/2018 của Ban Chấp hành
Trung ương Đảng về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức
bộ máy cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy;
- Căn cứ Quy định số 07-QĐi/TU, ngày 15/11/2018 của Ban Thường vụ
Tỉnh ủy về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các đơn vị trực thuộc
Văn phòng Tỉnh ủy;
- Căn cứ Quy chế làm việc 02-QC/VPTU, ngày 02/01/2019 của Văn
phòng Tỉnh ủy;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng Quản trị,
CHÁNH VĂN PHÒNG TỈNH ỦY QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Phòng
Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy
Điều 2: Phòng Quản trị và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này kể từ ngày ký
Quyết định này thay Quyết định số 77-QĐ/VPTU, ngày 30/5/2017 của
Văn phòng Tỉnh ủy về việc ban hành Quy chế làm việc của Phòng Quản trị
thuộc Văn phòng Tỉnh ủy
CHÁNH VĂN PHÒNG
Nơi nhận:
- Như Điều 2,
- Đ/c Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy,
- Các đ/c lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy,
- Lưu Văn phòng Tỉnh ủy.
Đã ký Nguyễn Thị Hạnh
Trang 2QUY CHẾ
làm việc của Phòng Quản trị thuộc Văn phòng Tỉnh ủy
(ban hành kèm theo Quyết định số 209.-QĐ/VPTU, ngày 04/01/2019
của Văn phòng Tỉnh ủy)
-Chương I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Điều 1 Chức năng
Phòng Quản trị là phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng Tỉnh ủy, có
chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác quản trị, đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động của Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; trực tiếp theo dõi quản lý tài sản các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy
Điều 2 Nhiệm vụ
1- Tổ chức phục vụ các hội nghị của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy; các hội nghị do Ban Thường vụ Tỉnh ủy triệu tập và hội nghị của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức tại Hội trường Tỉnh ủy; phối hợp tổ chức đón, tiếp các đoàn khách đến thăm và làm việc với Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh
ủy đảm bảo đúng chế độ, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và đạt hiệu quả (bố trí địa điểm làm việc, ăn, nghỉ, tham quan, )
2- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động của Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; theo dõi quản lý, bảo dưỡng trụ sở làm việc, thiết bị, tài sản của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và thực hiện dự án của các cơ quan khối đảng theo quy định của pháp luật
3- Tham mưu lãnh đạo Văn phòng về công tác bảo vệ, phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh; bảo đảm công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường trong khuôn viên Tỉnh ủy
4- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao
Điều 3 Cơ cấu tổ chức
1- Biên chế Phòng Quản trị được bố trí trong chỉ tiêu biên chế hàng năm của Văn phòng Tỉnh ủy
2- Phòng Quản trị có 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng và các chuyên viên, cán sự, nhân viên để đảm bảo quản lý và phục vụ cho hoạt động của Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy
Trang 3Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 4 Chế độ làm việc
1- Phòng Quản trị làm việc theo chế độ thủ trưởng, trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về mọi mặt hoạt động của Phòng Giúp việc Trưởng phòng có các phó trưởng phòng
2- Tất cả thành viên trong Phòng phải đề cao sự phối hợp trong giải quyết
công việc; bảo đảm kỷ cương, dân chủ, khoa học, minh bạch và hiệu quả
3- Mỗi cán bộ, nhân viên được phân công phụ trách một số lĩnh vực, công
việc cụ thể; bảo đảm phát huy khả năng, năng lực của cá nhân Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, triển khai và báo cáo những vấn đề thuộc lĩnh vực, công việc được phân công với Trưởng phòng và đồng chí lãnh đạo Văn phòng phụ trách khi có yêu cầu hoặc khi cần thiết Chủ động triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công và đề xuất các nội dung, phương pháp nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công việc
4- Thực hiện chế độ họp định kỳ hàng tháng để rà soát, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; họp đột xuất khi cần thiết Cuối năm, họp Phòng để kiểm điểm đánh giá tình hình thực hiện những nhiệm vụ trong năm, bình xét thi đua cuối năm và đăng ký các chỉ tiêu phấn đấu năm sau
Điều 5 Chế độ bảo mật
Cán bộ, công chức, nhân viên trong Phòng phải chấp hành nghiêm túc các chế độ, quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan về bảo mật thông tin, tài liệu
Điều 6 Quản lý tài sản
1- Cán bộ, chuyên viên, cán sự và nhân viên trong Phòng phải có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản công; thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý,
sử dụng và bảo vệ tài sản được trang bị để phục vụ công tác, không sử dụng tài sản, thiết bị của cơ quan vào việc riêng
2- Cán bộ, chuyên viên, cán sự và nhân viên trong Phòng được giao quản
lý, sử dụng tài sản, thiết bị, vật dụng của cơ quan (có sổ theo dõi, khóa kho quản lý), nếu hư hỏng phải báo cáo Trưởng phòng, để Trưởng phòng báo cáo,
đề xuất với lãnh đạo Văn phòng phụ trách duyệt Trường hợp hư hỏng, mất mát do nguyên nhân chủ quan phải bồi thường theo quy định
Điều 7 Mối quan hệ công tác
1- Phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Tỉnh ủy để đảm bảo triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan
Trang 42- Phối hợp với các đảng ủy khối trực thuộc Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách, tham mưu giúp việc Tỉnh ủy thực hiện các nhiệm vụ được giao theo Đề án số 08-ĐA/TU, ngày 10/10/2018 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Hướng dẫn số 01-HD/VPTU, ngày 18/12/2018 của Văn phòng Tỉnh ủy
Chương III PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ Điều 8 Trưởng phòng
1- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc của phòng theo chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng
2- Phân công công tác, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ đối với cấp phó, công chức và người lao động trong phòng theo thẩm quyền
3- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo kết quả thực hiện hàng tháng, quý, 6 tháng, 01 năm trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách
4- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công chức và người lao động trong phòng chấp hành pháp luật của Nhà nước, các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ
và chương trình công tác của cơ quan
5- Tổ chức và tham gia ý kiến với lãnh đạo Văn phòng trong việc nhận xét, đánh giá hàng năm đối với cán bộ, công chức và người lao động trong phòng theo phân cấp quản lý
6- Giải quyết theo thẩm quyền những vấn đề của phòng và những đề nghị những phòng khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng mình Đối với những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền, những khó khăn gây trở ngại cho việc thực hiện nhiệm vụ thì kịp thời báo cáo, đề xuất lãnh đạo Văn phòng phụ trách cho ý kiến giải quyết, không để chậm việc
7- Được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng khi có yêu cầu, công việc đột xuất và đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng về công việc chung của
cơ quan, nhưng phải có trách nhiệm báo cáo lại với lãnh đạo Văn phòng phụ trách các nội dung và kết quả xử lý công việc đó
8- Triệu tập và chủ trì kết luận các cuộc họp của phòng
9- Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách và quyền lợi chính đáng đối với cán bộ công chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của Phòng
10- Kiểm tra và ký xác nhận các chứng từ có liên quan đến lĩnh vực mua sắm tài sản của Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh
Trang 5ủy và các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, trước khi trình lãnh đạo Văn phòng
ký duyệt
11- Theo dõi đôn đốc, giám sát thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, sửa chữa phương tiện xe ô tô, máy móc, trang thiết bị kỹ thuật Tỉnh ủy và các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc sau khi được Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn phòng phê duyệt
Điều 9 Phó trưởng phòng phụ trách theo dõi, quản lý tài sản
1- Thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng
khi Trưởng phòng đi vắng
2- Tham gia điều hành công việc của phòng theo phân công và chịu trách nhiệm với Trưởng phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phụ trách về kết quả công việc được giao
3- Quản lý tài sản văn phòng, cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện làm việc, đi lại phục vụ Tỉnh ủy, Ban Thường vụ và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy; tham mưu, thực hiện quy trình sửa chữa, mua sắm tài sản, công cụ, hàng hoá phục vụ công tác theo đúng quy định, bảo đảm tính cạnh tranh, tiết kiệm
4- Quản lý Đội xe, phân công, điều phối lái xe phục vụ hiệu quả, đảm bảo phương tiện phục vụ Thường trực Tỉnh ủy, các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy
5- Tham mưu chuẩn bị kinh phí và các điều kiện, cơ sở vật chất cần thiết khác để phục vụ chu đáo Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo các cơ quan theo quy định
6- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy và Trưởng phòng phân công
Điều 10 Phó trưởng phòng phụ trách công tác lễ tân, đối ngoại
1- Tham gia điều hành công việc của phòng theo phân công và chịu trách nhiệm với Trưởng phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phụ trách về kết quả công việc Quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng khi được ủy quyền
2- Tham mưu, đôn đốc, triển khai công tác phục vụ các hội nghị do Thường trực, Ban Thường vụ, Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, phục vụ các đối tượng chính sách, các đoàn khách đến làm việc với Ban Thường vụ, Thường trực, Văn phòng Tỉnh ủy Phối hợp các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức thực hiện các nhiệm
Trang 6vụ này khi có yêu cầu và được lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy hoặc Trưởng phòng phân công
3- Phân công, điều động nhân viên phối hợp làm công tác phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo được tổ chức tại trụ sở làm việc các cơ quan một cách hợp lý
4- Phân công, điều hành hợp lý để thực hiện nhiệm vụ đảm bảo công tác
an ninh, trật tự, bảo vệ an toàn Trụ sở Tỉnh ủy và các cơ quan; công tác phòng cháy, chữa cháy; công tác vệ sinh môi trường; chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, điện, nước
5- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy và Trưởng phòng phân công
Điều 11 Các chuyên viên
1- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng; chịu sự điều
hành và thực hiện chế độ báo cáo với Trưởng phòng và Phó phòng phụ trách lĩnh vực
2- Mỗi chuyên viên được phân công trực tiếp đảm nhận một số công việc
cụ thể như sau:
- Tham mưu và làm đề nghị thanh toán đối với việc mua sắm các vật dụng hàng ngày để phục vụ nhiệm vụ chung của Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn
phòng và các cuộc họp (bao gồm văn phòng phẩm, đồ ăn, nước uống và cây cảnh ) Theo dõi kiểm kê tài sản, đề xuất biện pháp xử lý để lãnh đạo Văn
phòng Tỉnh ủy quyết định
- Tham mưu, đề xuất việc quản lý, phối hợp với các cơ quan chuyên trách, tham mưu giúp việc Tỉnh ủy để phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị
- Tham mưu, đề xuất công tác đón, phục vụ khách (bao gồm bố trí nơi ăn, nghỉ và đưa đón khách đi tham quan) Tham mưu, quản lý công tác bảo vệ
phòng cháy, chữa cháy cơ quan và Trụ sở Tỉnh ủy Quản lý, tham mưu lãnh đạo phòng và lãnh đạo Văn phòng bảo dưỡng các tài sản thiết bị của cơ quan;
hệ thống điện, nước, thang máy của Trụ sở Tỉnh ủy
- Trực tiếp mua vé máy bay, lấy giấy đi đường, liên hệ Cảng hàng không
và các đơn vị Trung ương để tham mưu đưa, đón các đoàn khách Trung ương
và các đồng chí lãnh đạo đi công tác ngoài tỉnh
- Thực hiện những công việc đột xuất khác khi lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng phân công
Điều 12 Cán sự quản trị - kiêm thủ quỹ cơ quan
1- Mở sổ quỹ ghi chép các khoản thu, chi phát sinh hàng ngày; quản lý quỹ tiền mặt của cơ quan và chi trả tiền theo chứng từ được duyệt; chịu trách nhiệm về số tiền quỹ mà cơ quan giao quản lý
Trang 72- Không tự ý sử dụng tiền quỹ cơ quan vào mục đích cá nhân Không xuất quỹ tiền mặt khi chưa có ký duyệt của lãnh đạo Văn phòng Đối chiếu sổ quỹ với kế toán, kiểm quỹ theo định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng
3- Theo dõi, quản lý, xuất - nhập tài sản, vật tư, công cụ của cơ quan Không tùy tiện xuất, nhập hoặc cho mượn bất kỳ tài sản, vật liệu, công cụ nào khi chưa có ý kiến của lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng
4- Phối hợp với các đồng chí khác phục vụ ăn sáng, giải khát giữa giờ các cuộc họp của Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và các cuộc họp khác
Điều 13 Các nhân viên phục vụ
1- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng; chịu sự điều
hành và thực hiện chế độ báo cáo với Trưởng phòng và phó trưởng phòng phụ trách lĩnh vực
2- Mỗi nhân viên được phân công trực tiếp đảm nhận một số công việc cụ thể như sau:
- Trực tiếp quản lý tài sản, đảm bảo an toàn vệ sinh các phòng họp A,B, Hội trường Tỉnh ủy, nhà ăn Ban Thường vụ, nhà ăn Hội trường Tỉnh ủy, trước
và sau các cuộc họp
- Đảm bảo vệ sinh hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh chung tại các khối nhà làm việc và toàn bộ khu vực sân vườn thuộc trụ sở Tỉnh ủy
- Phục vụ các bữa ăn, nước uống tại các hội nghị Thường trực, Ban
Thường vụ, Ban Chấp hành và các cuộc họp khác (khi có yêu cầu)
Điều 14 Các nhân viên lái xe
1- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng; chịu sự điều hành và thực hiện chế độ báo cáo với Trưởng phòng và phó trưởng phòng phụ trách lĩnh vực
2- Mỗi nhân viên lái xe được phân công phụ trách 01 xe ô tô 04 chỗ và được phân công thêm việc lái xe chung khi có yêu cầu công việc phát sinh (xe
ô tô 07 chỗ và 16 chỗ) Các nhân viên lái xe phải tuân thủ một số nguyên tắc
cơ bản sau:
- Chấp hành tốt Luật Giao thông đường bộ và các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và xe trong thời gian phục vụ
- Sử dụng và bảo quản xe theo đúng quy trình kỹ thuật, đúng lịch trình công tác, tiết kiệm nhiên liệu và tuyệt đối không sử dụng xe cho mục đích cá nhân Giữ gìn hồ sơ, giấy tờ liên quan và các trang thiết bị, phụ tùng kèm theo xe; ghi chép đầy đủ nhật trình vận hành và nhật ký sửa chữa, thay thế các thiết
Trang 8bị của xe; đảm bảo mức dự trữ nhiên liệu tối thiểu trong xe (20 lít) để kịp thời phục vụ công tác đột xuất
- Việc bảo dưỡng, sửa chữa, khắc phục sự cố hư hỏng của xe; việc thanh toán và hoàn tạm ứng (nếu có) phải thực hiện đúng quy trình, hướng dẫn và các quy định của Nhà nước
- Trường hợp đột xuất, lãnh đạo Phòng có thể điều xe của đồng chí này cho đồng chí khác quản lý sử dụng (theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng) Trước và sau khi đi công tác, các lái xe phải bàn giao chi tiết về tình trạng kỹ thuật xe, phụ tùng xe, xăng xe… Xe được điều đi công tác đột xuất trong hay ngoài tỉnh đều phải báo cáo lãnh đạo Phòng để quản lý và theo dõi
- Khi không thực hiện nhiệm vụ lái xe, các lái xe có trách nhiệm tham gia một số công việc chung theo sự phân công của lãnh đạo Phòng
Điều 15 Nhân viên hợp đồng bảo vệ kiêm công tác hướng dẫn công dân liên hệ công tác
1- Theo dõi người ra vào cổng trụ sở Tỉnh ủy và đề nghị mọi người thực hiện đúng Nội quy đã đề ra Phối hợp với Công an bảo vệ mục tiêu làm tốt công tác bảo vệ cơ quan
2- Có thái độ, tác phong giao tiếp lịch sự; hướng dẫn khách có nhu cầu liên hệ công tác đến các đơn vị có liên quan Trường hợp nhân dân đến để gửi
đơn, thư thì hướng dẫn vào phòng Tiếp dân để cán bộ tiếp dân (thuộc Ban Nội chính Tỉnh ủy) tiếp, xử lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16 Điều khoản thi hành
1- Trưởng phòng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy
chế của Phòng Căn cứ số biên chế, người lao động có mặt làm việc để phân công nhiệm vụ phù hợp
2- Mọi cán bộ, công chức, người lao động của Phòng Quản trị có trách
nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế làm việc của Phòng
3- Khi cần sửa đổi, bổ sung nội dung quy chế làm việc của Phòng, Trưởng phòng báo cáo và trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định