Nội dung giáo trình bao gồm có 7 chương: Chương 1: Vai trò, chức năng, đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán Chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán Chương 3: Phương pháp tài khoản k
Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán và tính tất yếu khách quan của hạch toán kế toán
Hạch toán là các hoạt động quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép của con người đối với các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất xã hội nhằm thu nhận, cung cấp thông tin về quá trình đó, phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo các hoạt động kinh tế, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội đem lại hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu sản xuất và đời sống xã hội.
Có 3 loại hạch toán: hạch toán nghiệp vụ; hạch toán thống kê; hạch toán kế toán
Hạch toán nghiệp vụ là sự quan sát, phản ánh và kiểm tra, giám sát trực tiếp từng nghiệp vụ, từng quá trình kinh tế kỹ thuật cụ thể, phục vụ cho việc chỉ đạo thường xuyên, kịp thời tình hình thực hiện các nghiệp vụ và các quá trình đó
Hạch toán thống kê là khoa học nghiên cứu mặt lƣợng trong mối liên hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tƣợng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tƣợng đó
Hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó
1.2.2 Tính tất yếu khách quan của hạch toán kế toán
- Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở để xã hội loài người tồn tại và phát triển Trong mọi hình thái kinh tế xã hội, con người đều phải tiến hành các hoạt động lao động sản xuất, quá trình đó đƣợc lặp đi lặp lại và không ngừng đổi mới, nó hình thành nên quá trình tái sản xuất xã hội
- Khi tiến hành hoạt động lao động sản xuất, con người có ý thức quan tâm đến những hao phí cần thiết cho quá trình sản xuất, kết quả quá trình sản xuất cũng nhƣ cách thức tổ chức và quản lý sản xuất để các hoạt động sản xuất ngày càng có hiệu quả cao Việc quan tâm của con người tới sản xuất được thể hiện thông qua các hoạt động quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất.
- Từ sự quan tâm của con người tới các hoạt động sản xuất nó hình thành nên hoạt động tổ chức, quản lý của con người đối với quá trình sản xuất, nhằm mục đích thu nhận, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất đó đạt hiệu quả cao Do đó hạch toán kế toán ra đời, tồn tại và phát triển gắn liền với quá trình tái sản xuất xã hội
- Nhƣ vậy hạch toán kế toán ra đời là đòi hỏi khách quan của yêu cầu quản lý các hoạt động kinh tế của quá trình tái sản xuất xã hội, nó tồn tại và phát triển một cách tất yếu khách quan với mọi hình thái kinh tế xã hội.
- Trình độ sản xuất xã hội ngày càng phát triển qua các hình thái kinh tế xã hội và theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý Đồng thời yêu cầu về tổ chức quản lý các hoạt động sản xuất đặt ra ngày càng cao Vì vậy, hạch toán cũng phải được phát triển và hoàn thiện cả về phương pháp và hình thức tổ chức để đáp ứng yêu cầu quản lý đặt ra
- Nhƣ vậy, hạch toán kế toán là tất yếu khách quan đối với mọi hình thái kinh tế xã hội, nó ra đời từ khi có hoạt động sản xuất của con người, nó tồn tại và phát triển theo sự phát triển của nền sản xuất xã hội.
Vai trò của hạch toán kế toán trong nền kinh tế thị trường
Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính Vai trò của kế toán đƣợc khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế và chức năng của hạch toán kế toán. Để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế trong từng đơn vị cũng nhƣ toàn bộ nền kinh tế quốc dân ngày càng mang lại hiệu quả kinh tế cao, các nhà quản lý kinh tế cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời và có hệ thống thông tin về tất cả các hoạt động kinh tế tài chính đã đƣợc thực hiện để làm cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế Với chức năng, nhiệm vụ của mình bằng việc sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học, hạch toán kế toán thực hiện thu nhận xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và có hệ thống, đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị và của Nhà nước.
Nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, các loại hình và đơn vị kinh tế không những ngày càng nhiều về số lƣợng mà còn không ngừng mở rộng về quy mô hoạt động Để có thể tồn tại và phát triển, đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức thu nhận đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh tế Trong cơ chế đó, vai trò của kế toán ngày càng phát huy tác dụng và là công cụ không thể thiếu trong quản lý từng đơn vị kinh tế nói riêng và nền kinh tế xã hội nói chung.
Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trường biểu hiện ở các mặt cụ thể sau:
- Thu nhận và cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình luân chuyển từng loại tài sản cũng như tổng số tài sản của đơn vị Từ đó giúp cho người quản lý theo dõi chặt chẽ tài sản, có biện pháp khai thác, sử dụng tài sản đem lại hiệu quả cao, đồng thời có biện pháp ngăn ngừa kịp thời các hành động có thể tổn hại đến tào sản của đơn vị.
- Thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị từ khâu mua hàng, sản xuất đến khâu bán hàng và tiêu dùng Qua đó, phân tích đƣợc hiệu quả của công tác quản lý, phát hiện và khắc phục kịp thời những thiếu sót, đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu hơn nhằm đảm bảo sức cạnh tranh trên thị trường.
- Thu nhận và cung cấp thông tin để đánh giá việc thực hiện các nguyên tắc hạch toán kinh doanh trong doanh nghiệp
- Thu nhận và cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tƣợng quan tâm ở bên ngoài doanh nghiệp nhằm mở rộng mối quan hệ kinh tế, thu hút vốn đầu tƣ, liên doanh, liên kết với các đơn vị khác, mở rộng phạm vi hoạt động để kinh doanh có hiệu quả hơn
- Cung cấp tài liệu để thực hiện việc kiểm tra nội bộ cũng nhƣ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, cạnh tranh lành mạnh, phù hợp với định hướng phát triển kinh tế của Nhà nước, chịu sự chi phối và quản lý của Nhà nước.
- Đối với Nhà nước, hạch toán kế toán giúp Nhà nước theo dõi, tổng hợp số liệu các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành sản xuất…Qua đó, đánh giá sự phát triển của từng ngành kinh tế cụ thể cũng nhƣ sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Nhờ đó, Nhà nước có các chính sách, quyết định về kinh tế phù hợp với sự phát triển của đất nước
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay nền kinh tế sản xuất hàng hoá nhiều thành phần, được vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, đòi hỏi hệ thống kế toán không ngừng đổi mới và hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu quản lý các hoạt động kinh tế của đơn vị và của Nhà nước cũng như phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế.
Chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán
1.3.1 Chức năng của hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán có 2 chức năng: chức năng thông tin và chức năng kiểm tra
- Chức năng thông tin của hạch toán kế toán thể hiện ở chỗ kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị, cụ thể:
+ Trước hết kế toán đo lường các hoạt động kinh tế tài chính bằng cách theo dõi toàn bộ các hiện tƣợng kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị và tiến hành ghi chép các dữ liệu thu nhận đƣợc vào các chứng từ kế toán
+ Tiếp theo là xử lý các dữ liệu thu nhận đƣợc thành những thông tin có ích theo yêu cầu của người sử dụng thông tin Quá trình xử lý được tiến hành qua việc phân loại, sắp xếp, hệ thống hoá và tổng hợp các dữ liệu.
+ Sau cùng, những thông tin đã đƣợc xử lý đƣợc truyền đạt qua hệ thống báo cáo kế toán đến cho những người cần sử dụng thông tin kế toán, giúp họ đề ra quyết định kinh tế đúng đắn
- Chức năng kiểm tra: đƣợc thể hiện ở chỗ thông qua việc ghi chép, tính toán và phản ánh kế toán sẽ nắm đƣợc một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị Qua đó, kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ảnh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời, trung thực, rõ ràng, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, chính sách, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
Với 2 chức năng vốn có nhƣ trên của hạch toán kế toán và xuất phát từ thực tế yêu cầu quản lý hoạt động kinh tế của đơn vị, cho nên hạch toán kế toán trở thành một công cụ quản lý hết sức quan trọng không những đối với bản thân của đơn vị mà còn rất quan trọng đối với những người có lợi ích trực tiếp và gián tiếp nằm ngoài doanh nghiệp, nhƣ: khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tƣ, cổ đông, các tổ chức tín dụng, cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể xã hội nói chung.
1.3.2 Nhiệm vụ và yêu cầu của hạch toán kế toán a Nhiệm vụ của hạch toán kế toán Để thực hiện tốt chức năng của mình, hạch toán kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí ở đơn vị.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động lãng phí, tham ô, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính.
+ Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. b Yêu cầu của hạch toán kế toán
- Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính so sánh và nhất quán.
- Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan tình hình thực tế hoạt động, tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị
- Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời
- Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính đầy đủ, tức phản ánh toàn bộ các mặt hoạt động, các hiện tƣợng kinh tế xảy rra trong đơn vị
- Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu Vì thông tin kế toán cung cấp không chỉ phục vụ cho việc điều hành, quản lý nội bộ đơn vị mà còn phục vụ cho các đối tƣợng có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp đối với đơn vị
- Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm
Phân loại Hạch toán kế toán
1.4.1 Theo cách ghi chép, thu nhận thông tin:
Hạch toán kế toán đƣợc chia thành 2 loại
- Kế toán đơn: là loại hạch toán kế toán mà cách ghi chép, thu nhận thông tin kế toán đƣợc tiến hành một cách riêng biệt, độc lập.
- Kế toán kép: là loại hạch toán kế toán mà cách ghi chép, thu nhận thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đƣợc tiến hành trong mối quan hệ mật thiết với nhau
1.4.2 Theo mức độ tính chất thông tin:
Hạch toán kế toán được chia thành 2 loại:
- Kế toán tổng hợp: là loại hạch toán kế toán mà thông tin đƣợc thu nhận, xử lý và cung cấp ở dạng tổng quát và được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ.
- Kế toán chi tiết: là loại hạch toán kế toán mà thông tin đƣợc thu nhận, xử lý và cung cấp ở dạng chi tiết, cụ thể và được biểu hiện không chỉ dưới hình thái tiền tệ mà còn biểu hiện dưới hình thái hiện vật, lao động.
1.4.3 Theo phạm vi thông tin kế toán cung cấp
- Kế toán tài chính: là loại hạch toán kế toán mà thông tin thu nhận và xử lý với mục đích cung cấp thông tin thông tin chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài đơn vị để sử dụng chúng với các mục đích cụ thể khác nhau.
- Kế toán quản trị: là loại hạch toán kế toán mà thông tin thu nhận và xử lý với mục đích cung cấp thông tin thông tin chủ yếu cho các nhà quản trị đơn vị, nhằm quản lý và đƣa ra các quyết định kinh tế trong việc sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh
1.4.4 Theo đặc điểm và mục đích hoạt động của đơn vị kế toán
- Kế toán công: đƣợc tiến hành ở những đơn vị hoạt động không có tính chất kinh doanh, không lấy lợi nhuận là mục tiêu hoạt động
- Kế toán doanh nghiệp: đƣợc tiến hành ở những doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu chính là kinh doanh sinh lời.
Một số khái niệm và nguyên tắc kế toán
Một số khái niệm
- Đơn vị kế toán: tất cả các đơn vị có sử dụng tài sản và hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã đƣợc quy định đều phải tiến hành hạch toán kế toán Các đơn vị đó đƣợc gọi chung là đơn vị kế toán.
- Kỳ hạch toán: là khoảng thời gian các đơn vị kế toán thực hiện việc thu nhận, cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính thuộc phạm vi khoảng thời gian đó.
VD: tuần; tháng; quý; năm
- Niên độ kế toán: Kỳ hạch toán mà các đơn vị kế toán thực hiện việc thu nhận, cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong vòng 12 tháng thì đƣợc gọi là niên độ kế toán.
Một số nguyên tắc kế toán
- Nguyên tắc giá phí: nguyên tắc này đòi hỏi việc đánh giá tài sản, công nợ, vốn, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí thực tế.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: thời điểm ghi nhận doanh thu là khi hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu và được người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền
- Nguyên tắc phù hợp: nguyên tắc này đòi hỏi chi phí để tính lãi, lỗ, kết quả phải phù hợp với doanh thu ở kỳ của doanh thu đƣợc ghi nhận.
- Nguyên tắc khách quan: tài liệu kế toán cung cấp phải mang tính khách quan có thể kiểm tra đƣợc, nghĩa là có bằng chứng tin cậy.
- Nguyên tắc nhất quán: các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán sử dụng phải đảm bảo tính nhất quán, không thay đổi giữa kỳ này với kỳ khác.
- Nguyên tắc công khai: tức là báo cáo kế toán phải đƣợc trình bày công khai cho những ai sử dụng nó.
- Nguyên tắc trọng yếu: nguyên tắc này đòi hỏi phải chú trọng các vấn đề các yếu tố mang tính trọng yếu, bỏ qua những vấn đề những yếu tố thứ yếu không làm thay đổi bản chất, nội dung sự việc, hiện tƣợng
- Nguyên tắc thận trọng: các giải pháp để tiến hành kế toán phải đảm bảo chắc chắn, thận trọng, ít ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu nhất.
Đối tƣợng của hạch toán kế toán
Đối tượng chung của hạch toán kế toán
Với tƣ cách là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý tài sản, thông tin do hạch toán kế toán cung cấp sẽ giúp nhà quản lý biết đƣợc tài sản của đơn vị theo từng loại, tổng số, đánh giá đƣợc tình hình trang bị và sử dụng, biết đƣợc tài sản của mình đƣợc hình thành từ đâu, bằng cách nào và xác định rõ trách nhiệm của mình đối với Nhà nước, ngân hàng, cổ đông, người cung cấp…về số tài sản đƣợc hình thành từ nguồn vốn của họ Đồng thời thông qua chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho nhà quản lý nắm đƣợc một cách kịp thời, đầy đủ về quá trình cũng nhƣ kết quả của sự vận động tài sản trong quá trình tiến hành các hoạt động kinh tế của đơn vị, là cơ sở để phân tích và đánh giá hiệu quả của quá trình vận động ấy.
Nhƣ vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, hạch toán tài sản hạch toán kế toán xem xét tài sản của đơn vị theo 2 hình thái biểu hiện là giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản, đồng thời cũng xem xét và nghiên cứu quá trình vận động của tài sản trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị
Tóm lại, đối tƣợng nghiên cứu chung của hạch toán kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị
3.2.1 Tài sản của các đơn vị sản xuất kinh doanh là đối tượng của hạch toán kế toán
Trong đơn vị sản xuất đƣợc biểu hiện cụ thể là các loại vốn kinh doanh (VKD) và các nguồn vốn kinh doanh (NVKD)
Tài sản trong đơn vị sản xuất có nhiều loại khác nhau, đƣợc hình thành từ những nguồn khác nhau Mà VKD của đơn vị là biểu hiện bằng tiền của tài sản trong đơn vị, nên VKD cũng có nhiều loại khác nhau và đƣợc hình thành từ các nguồn khác nhau.
Tóm lại: VKD và NVKD là 2 mặt biểu hiện khác nhau của cùng một lƣợng tài sản.
Nội dung các loại vốn kinh doanh
Vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm: Vốn lưu động và Vốn cố định a)Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và các khoản đầu tƣ ngắn hạn.
- Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, bao gồm:
+ Tài sản trong thanh toán
+ Tài sản dự trữ trong sản xuất kinh doanh.
Do đó, Vốn lưu động cũng được chia thành:
+ Vốn bằng tiền và các khoản đầu tƣ ngắn hạn: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; trị giá các loại chứng khoán…
+ Vốn trong thanh toán: Khoản phải thu của khách hàng; khoản tạm ứng cho CNV; khoản phải thu khác
+ Vốn dự trữ sản xuất kinh doanh: Nguyên liệu vật liệu; công cụ dụng cụ; sản phẩm dở dang; thành phẩm trong kho chờ tiêu thụ… b)Vốn cố định: là biểu hiện bằng tiền của tài sản cố định (TSCĐ) và các khoản đầu tƣ dài hạn
- Các khoản đầu tƣ dài hạn gồm:
+ Các loại chứng khoán dài hạn
+ Góp vốn liên doanh dài hạn
+ Cho vay vốn dài hạn
+ Cho thuê TSCĐ theo phương thức thuê tài chính
+ Đầu tƣ kinh doanh bất động sản
Nội dung các nguồn vốn kinh doanh
Nguồn vốn kinh doanh bao gồm: Các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu
- Nợ phải trả: là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc chiếm dụng hợp pháp của đơn vị, tổ chức, cá nhân khác Vì vậy doanh nghiệp phải có trách nhiệm hoàn trả và thanh toán Trong đó Nợ phải trả đƣợc chia thành: Nợ ngắn hạn và
+ Nợ ngắn hạn: thời hạn hoàn trả dưới 1 năm, gồm: o Phải trả cho người bán o Phải trả người lao động o Thuế và các khoản phải nộp nhà nước o Phải trả, phải nộp khác. o Vay ngắn hạn
- Nguồn vốn chủ sở hữu: là nguồn vốn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, gồm:
+ Lợi nhuận chƣa phân phối
+ Quỹ đầu tƣ phát triển
+ Quỹ khen thưởng phúc lợi
+ Nguồn vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản
3.2.2 Sự vận động của tài sản là đối tượngcủa hạch toán kế toán
Trong các doanh nghiệp sản xuất của cải vật chất, tài sản của đơn vị thường vận động qua 3 giai đoạn: giai đoạn mua hàng; giai đoạn sản xuất; giai đoạn bán hàng
-Giai đoạn mua hàng: tài sản của đơn vị chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật
-Giai đoạn sản xuất: đơn vị sử dụng các loại nguyên liệu vật liệu; tƣ liệu lao động và sức lao động để tạo ra sản phẩm theo mục đích đã định.
-Giai đoạn bán hàng: giai đoạn này đơn vị xuất kho thành phẩm, hàng hoá chuyển cho người mua để thu về một lượng tiền, do đó tài sản của đơn vị biến đổi từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ
-Nhƣ vậy, sự vận động và chuyển hoá của tài sản gắn liền với quá trình kinh doanh của đơn vị, để nhận biết và quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, kế toán phải phản ánh và giám sát sự vận động của tài sản qua các quá trình kinh doanh
Do vậy sự vận động của tài sản là đối tƣợng của hạch toán kế toán.
- Đối tượng chung của hạch toán kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Đối tượng cụ thể của Hạch toán kế toán là các loại vốn kinh doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh
4 Phương pháp hạch toán kế toán Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình hạch toán kế toán sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học như: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán.
- Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ kế toán, sử dụng các chứng từ kế toán đó phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý kinh tế tài chính
- Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán riêng biệt.
- Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại và tổng số tài sản của đơn vị thông qua hoạt động mua vào và sản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định.
- Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: là phương pháp kế toán mà việc thiết kế và sử dụng các bảng tổng hợp – cân đối kế toán đƣợc dựa trên cơ sở các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết nhằm cung cấp thông tin cho việc điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế của đơn vị và những người có lợi ích ở bên ngoài đơn vị.
Các phương pháp kế toán trên có mối liên hệ với nhau, phương pháp này làm tiền đề cho phương pháp kia để thực hiện các công việc của công tác kế toán.
PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
1.1 Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán, được sử dụng để phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý
Nội dung phương pháp chứng từ kế toán được thể hiện thông qua các hình thức: là các bản chứng từ kế toán và chương trình luân chuyển chứng từ kế toán.
- Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán là đường đi của chứng từ kế toán được xác định trước đến các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán.
1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán sẽ thu nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc quản lý, điều hành từng nghiệp vụ một cách có hiệu quả.
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán cung cấp số liệu để ghi sổ kế và thông tin kinh tế.
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán, kế toán thực hiện chức năng kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính.
Các loại chứng từ kế toán
2.1 Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là phần tử chứa đựng thông tin (vật mang tin) về hoạt động kinh tế tài chính, nó chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành
Chứng từ kế toán là phương tiện để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, nó có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán, đƣợc biểu hiện cụ thể nhƣ sau:
- Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán
- Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa, có biện pháp xử lý mọi hiện tƣợng tham ô, lãng phí tài sản của đơn vị, của Nhà nước.
- Chứng từ kế toán là bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị.
2.2 Các loại chứng từ kế toán
2.2.1 Phân loại chứng từ kế toán theo mức độ tài liệu trong chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ gốc: là chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó, do đó chứng từ gốc là cơ sở để ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính.
Thuộc chứng từ gốc có các loại nhƣ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ kế toán đƣợc dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đƣợc thuận lợi Thuộc chứng từ tổng hợp có: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc
Lưu ý : Chứng từ tổng hợp phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý.
2.2.2 Phân loại chứng từ kế toán theo quy định của nhà nước về chứng từ kế toán, gồm 2 loại: chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.
- Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi VD: Phiếu thu, phiếu chi…
- Chứng từ kế toán hướng dẫn: là chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ kinh tế nội bộ đơn vị, có tính chất riêng biệt không phổ biến Những chứng từ thuộc loại này được nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trƣng, còn các ngành các đơn vị có thể thêm bớt các chỉ tiêu cho phù hợp.
2.2.3 Phân loại chứng từ theo công dụng
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán đƣợc chia thành 3 loại
- Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý, chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện lệnh, chƣa phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chƣa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán Ví dụ: Lệnh chi tiền, lệnh xuất kho
- Chứng từ thực hiện: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất
- Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp 2 nội dung của 2 loại chứng từ trên Ví dụ: Lệnh kiêm phiếu chi
2.2.4 Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán đƣợc chia thành 2 loại:
- Chứng từ bên trong: là các chứng từ do các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập Ví dụ: phiếu xuất, phiếu nhập
- Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và đƣợc lập từ các đơn vị bên ngoài.
Ví dụ: hoá đơn mua hàng, giấy báo nợ, giấy báo có
2.3 Những yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế phải là chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.
Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ đƣợc lập theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành Việc ghi chép trên chứng từ kế toán phải đúng nội dung, bản chất, mức độ và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị
Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ
Một chứng từ đƣợc coi là hợp pháp, hợp lệ phải có đủ các yếu tố cơ bản sau:
- Yếu tố cơ bản: là yếu tố bắt buộc mà bất cứ chứng từ kế toán nào cũng phải có Bao gồm:
1: Tên gọi chứng từ: thường phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trong chứng từ Yếu tố này là căn cứ để phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
3.1 Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ:
Khi nhận đƣợc chứng từ kế toán, cán bộ nhân viên kế toán của đơn vị tiến hành kiểm tra về các nội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ ghi trong chứng từ kế toán, tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố trong chứng từ kế toán, việc chấp hành các quy định trong việc lập, kiểm tra, xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có sự sai sót hoặc gian lận của người thực hiện nghiệp vụ, người lập chứng từ phải tiến hành hoàn chỉnh chứng từ hoặc có biện pháp xử lý phù hợp.
3.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán để thông tin kinh tế
Chứng từ sau khi đƣợc kiểm tra và hoàn chính đƣợc sử dụng để thông tin kinh tế và ghi sổ kế toán Việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời gian
3.3 Bảo quản và lưu trữ chứng từ:
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và là tài liệu lịch sử kinh tế của đơn vị, do đó sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định lưu trữ tài liệu của Nhà nước để có thể sử dụng lại chứng từ khi cần thiết.
Kiểm kê
Kiểm kê là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính xác số lƣợng, chất lƣợng các loại tài sản hiện có, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán.
4.2.1 Theo phạm vi tiến hành kiểm kê, kiểm kê đƣợc chia thành 2 loại:
- Kiểm kê đầy đủ: áp dụng kiểm tra mặt số lƣợng hiện vật hiện có thực tế của tài sản
- Kiểm kê điển hình: áp dụng kiểm tra mặt chất lƣợng của vật tƣ, hàng hoá
4.2.2 Theo đối tượng tiến hành kiểm kê, kiểm kê đƣợc chia thành 2 loại:
- Kiểm kê toàn bộ: là kiểm kê toàn bộ tất cả tài sản của đơn vị Loại kiểm kê này được tiến hành ít nhất mỗi năm một lần trước khi lập Bảng cân đối kế toán cuối năm
- Kiểm kê từng phần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở từng kho, từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý…
4.2.3 Theo thời gian tiến hành kiểm kê:
- Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời hạn quy định, tuỳ theo từng loại mà định kỳ kiểm kê khác nhau, nhƣ: vật tƣ kiểm kê hàng tháng, quý, tài sản cố định kiểm kê hàng năm
- Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định.
Khi tiến hành kiểm kê tuỳ theo tính chất của đối tƣợng kiểm kê mà sử dụng các phương pháp kiểm kê cho thích hợp.
4.3.1 Kiểm kê hiện vật Đối với tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư, hàng hoá…được đo lường bằng thước đo hiện vật thì phương pháp kiểm kê là cân, đong, đo, đếm cụ thể tại chỗ các loại hiện vật kiểm kê.
Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân đo cần thiết.
Khi kiểm kê hiện vật phải có mặt người phụ trách vật chất trực tiếp bảo quản, quản lý tài sản cần kiểm kê tham gia Phải tiến hành kiểm kê theo một trình tự hợp lý.
Kết quả kiểm kê phải ghi vào các mẫu biểu kiểm kê và phải đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán. Đối với vật tƣ, tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhƣng nằm ngoài đơn vị thì cần đối chiếu với các đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với sổ kế toán hay không?
4.3.2 Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền
Tiền mặt ở quỹ khi kiểm kê phải phân loại tiền theo từng loại mệnh giá và đếm số tờ của từng loại rồi ghi vào mẫu biểu kiểm kê để tính tổng số tiền mặt hiện còn tồn quỹ
Vàng bạc, đá quý phải kiểm kê từng loại về mặt khối lƣợng, chất lƣợng và giá trị bằng tiền.
Các chứng khoán có giá trị cũng phải kiểm kê từng loại về chỉ tiêu số lƣợng và giá trị để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
4.4 Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Vai trò của kế toán được thể hiện trước, trong và sau khi kiểm kê
- Trước khi kiểm kê, căn cứ vào tình hình thực tế đơn vị, kế toán tham gia xây dựng phương hướng, xác định phạm vi kiểm kê, đối tượng kiểm kê, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người tham gia làm công tác kiểm kê Kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ đã phát sinh, tiến hành khoá sổ đúng thời điểm kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu cần thiết phục vụ công tác kiểm kê.
- Trong quá trình kiểm kê, kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết quả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu kiểm kê, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán và đề xuất các biệp pháp xử lý nếu có chênh lệch.
- Sau khi kiểm kê hoàn thành, kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết xử lý mà tiến hành điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán
Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại đối tƣợng chung của kế toán thành các đối tƣợng kế toán cụ thể để ghi chép, phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập đƣợc các báo cáo kế toán định kỳ.
- Hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán là:
+ Các tài khoản kế toán
+ Cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản kế toán
1.2 Ý nghĩa của phương pháp t ài khoản kế toán
- Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hoá được thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, của ngành, của đơn vị.
- Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hoá được thông tin cụ thể, chi tiết về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở từng đơn vị phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh, yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, cũng nhƣ yêu cầu quản lý tài sản ở đơn vị.
- Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hoá được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập đƣợc các báo cáo kế toán định kỳ.
Tài khoản kế toán
2.1 Khái niệm t ài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, nó là tờ sổ kế toán được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể.
2.2 K ết cấu chung của t ài khoản kế toán
- Tài khoản kế toán đƣợc xây dựng theo hình thƣc kiểu chữ T, đƣợc chia thành 2 bên để phản ánh riêng biệt từng mặt vận động của đối tƣợng kế toán.
- Bên trái của tài khoản đƣợc gọi là bên Nợ: phản ánh một mặt vận động của đối tƣợng kế toán
- Bên phải của tài khoản đƣợc gọi là bên Có: phản ánh một mặt vận động đối lập với mặt vận động phản ánh ở bên Nợ của đối tƣợng kế toán.
2.3 Nội dung và kết cấu chung của một số loại tài khoản kế toán chủ yếu
2.3.1 Tài khoản phản ánh các giá trị tài sản:
+ Bên Nợ phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị tài sản.
+ Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị tài sản.
+ Số dƣ cuối kỳ (bên Nợ) thể hiện giá trị tài sản hiện có cuối kỳ và đƣợc xác định theo công thức:
Số dƣ nợ cuối kỳ = Số dƣ nợ đầu kỳ + Số phát sinh tăng
(bên nợ) trong kỳ - Số phát sinh giảm
Tài khoản phản ánh giá trị tài sản
Số phát sinh tăng trong kỳ
Số phát sinh giảm trong kỳ
2.3.2 Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản
+ Bên Nợ phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn hình thành tài sản.
+ Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn hình thành tài sản
+ Số dƣ cuối kỳ (bên Có) thể hiện nguồn hình thành tài sản hiện có cuối kỳ và đƣợc xác định theo công thức:
Số dƣ có cuối kỳ = Số dƣ có đầu kỳ + Số phát sinh tăng
(bên có) trong kỳ - Số phát sinh giảm
Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản
Số phát sinh giảm trong kỳ
Số phát sinh tăng trong kỳ
2.3.3 Tài khoản phản ánh quá trình và kết quả hoạt động kinh tế
Quy ƣớc: - Chi phí phát sinh ghi bên Nợ
- Thu nhập phát sinh ghi bên Có
- Xử lý chi phí ghi bên Có
- Xử lý thu nhập ghi bên Nợ a Tài khoản phản ánh các khoản thu
Tài khoản phản ánh các khoản thu
-Phát sinh giảm các khoản thu
- Phát sinh tăng các khoản thu
- Kết chuyển các khoản thu b Tài khoản phản ánh các khoản chi
Tài khoản phản ánh các khoản chi
-Phát sinh tăng các khoản chi
- Phát sinh giảm các khoản chi
- Kết chuyển các khoản chi Đối với các tài khoản chi tiết cần nắm số hiện có một cách thường xuyên, liên tục thì kết cấu tài khoản (sổ chi tiết) có thể xây dựng gồm 3 phần (3 cột) để phản ánh thường xuyên, liên tục số hiện có và 2 mặt vận động của đối tượng kế toán
VD1: TK chi tiết Vật liệu, h à ng hoá có dạng sau:
Sổ chi tiết vật liệu (hàng hoá)
Vật liệu A Đơn vị tính kg
Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
VD2: TK chi tiết Phải trả cho người bán, có dạng sau:
TK Phải trả cho người bán Tên đơn vị bán: Công ty A
Số đã trả Số phải trả Số còn phải
3 Cách ghi chép vào tài khoản kế toán
3.1 Ghi đơn vào tài khoản kế toán
Ghi đơn vào tài khoản kế toán là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán mà chỉ một tài khoản mà thôi.
- Ghi đơn vào tài khoản kế toán mới chỉ phản ánh đƣợc sự vận động riêng biệt độc lập của từng đối tƣợng kế toán cụ thể mà chƣa phản ánh đƣợc mối quan hệ giữa các đối tƣợng kế toán.
- Kết cấu chung của tài khoản ghi đơn:
+ Số phát sinh tăng ghi bên Nợ
+ Số phát sinh giảm ghi bên Có
+ Số dƣ cuối kỳ ghi bên Nợ
- Tài khoản ghi đơn bao gồm những tài khoản phản ánh các đối tƣợng kế toán không thuộc quyền sở hữu của đơn vị hoặc các chỉ tiêu nhằm giải thích cho những chỉ tiêu đã phản ánh trên tài khoản tài sản, nhƣ: TK 001: tài sản thuê ngoài, TK 007: nguyên tệ các loại
3.2 Ghi kép vào tài khoản kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi kép vào tài khoản kế toán đều phải đƣợc định khoản kế toán.
Khái niệm Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến những đối tƣợng kế toán cụ thể nào? Đƣợc ghi vào bên Nợ và bên Có của những tài khoản kế toán nào? Với số tiền cụ thể là bao nhiêu
Tác dụng Định khoản kế toán được tiến hành trước khi ghi sổ kế toán nên tránh được sự nhầm lẫn có thể xảy ra trong công tác ghi sổ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán.
- Định khoản giản đơn: là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản
- Định khoản phức tạp: là định khoản liên quan đến 3 tài khoản trở lên, thực chất định khoản phức tạp là ghép nhiều định khoản giản đơn lại với nhau.
Một số quy định về định khoản:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau
- Tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản có liên quan trong cùng một định khoản
- Không nên gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ gây khó khăn và làm mất tính rõ ràng của kế toán
3.2.2 Ghi kép vào tài khoản kế toán
Ghi kép vào tài khoản kế toán là việc ghi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản kế toán mà ít nhất là 2 tài khoản kế toán có liên quan
Bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh tác động đến tài sản đều đƣợc ghi Nợ vào tài khoản này và ghi Có vào tài khoản khác và ngƣợc lại Quy nạp lại ta có 4 trường hợp như sau:
Loại 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác
VD: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Loại 2: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng
VD: Vay ngắn hạn trả nợ cho người bán
Loại 3: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản đồng thời làm tăng nguồn vốn một lượng tương ứng
VD: Ngân sách cấp cho doanh nghiệp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, TS
Loại 4: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị tài sản đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng
VD: Trả lương cho công nhân viên bằng tiền mặt
Một số quy định về ghi kép tài khoản kế toán:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi vào ít nhất 2 tài khoản kế toán có liên quan
- Ghi kép tài khoản kế toán phải đảm bảo quy luật: Tổng số tiền ghi vào bên Nợ bằng Tổng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản.
Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán
4.1 Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản tổng hợp Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp trong tháng, cuối tháng kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh trong tháng của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp Bảng này đƣợc gọi là bảng đối chiếu số phát sinh hay bảng Cân đối tài khoản.
4.1.1 Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản
Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng trong kỳ hạch toán.
Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản Đơn vị tính: ….
Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng
- Số liệu để lập bảng là số liệu trên các tài khoản kế toán tổng hợp
+ Cột tên tài khoản: Lần lƣợt liệt kê tên từng tài khoản tổng hợp theo thứ tự nhất định, mỗi tài khoản ghi một dòng
+ Cột số dƣ đầu kỳ và số dƣ cuối kỳ: Lấy số dƣ đầu kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ kế toán để ghi vào dòng tài khoản tương ứng và vào cột
Nợ, cột Có cho phù hợp.
+ Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy số cộng phát sinh của từng tài khoản trên sổ kế toán để ghi vào cột Nợ, cột Có cho phù hợp và tương ứng với dòng tài khoản đó. + Sau khi liệt kê hết số liệu thì tiến hành cộng theo cột và ghi vào dòng tổng cộng cuối bảng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp.
+ Số liệu ở dòng tổng cộng phải đảm bảo các quan hệ cân bằng sau:
Tổng số dƣ Nợ đầu kỳ = Tổng số dƣ Có đầu kỳ của các tài khoản
Tổng số phát sinh bên Nợ trong kỳ = Tổng số phát sinh bên Có trong kỳ của các Tài khoản
Tổng số dƣ Nợ cuối kỳ = Tổng số dƣ Có cuối kỳ của các Tài khoản
+ Nếu số liệu ở dòng tổng cộng không đảm bảo các quan hệ cân bằng trên thì việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp có sự sai sót, phải kiểm tra lại cho đúng, tuyệt đối không đƣợc phép có sai số.
4.2 Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng
Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp tương ứng.
Bảng chi tiết số phát sinh
Tháng….quý… năm…. Đơn vị tính:
Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng
- Cơ sở số liệu: lấy số liệu từ các sổ chi tiết thuộc một tài khoản tổng hợp tương ứng.
+ Mỗi đối tƣợng chi tiết đƣợc ghi một dòng
+ Liệt kê số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng tài khoản chi tiết để ghi vào các cột tương ứng và phù hợp với dòng tài khoản chi tiết đó. + Sau khi liệt kê hết số liệu thì tiến hành cộng số liệu để ghi vào dòng tổng cộng cuối bảng
Tác dụng của bảng Đối chiếu kiểm tra sự phù hợp giữa số liệu trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên tài khoản tổng hợp tương ứng.
- Phương pháp kiểm tra như sau:
+ Dựa vào số liệu trên dòng tổng cộng của bảng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng
+ Kiểm tra lại số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết theo công thức:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ
+ Kiểm tra dòng tổng cộngtheo công thức:
Tổng số dư đầu kỳ của các tài khoản chi tiết = Số dư đầu kỳ của tài khoản tổng hợp
Sau khi kiểm tra nếu không đảm bảo tính cân đối trên chứng tỏ có sự nhầm lẫn, sai số cần phải kiểm tra, phát hiện và tiến hành sửa chữa lại cho đúng, không đƣợc phép có sai số.
Phân loại tài khoản kế toán
5.1 Phân loại tài khoản theo n ội dung kinh tế
TKKT đƣợc chia thành 3 loại, mỗi loại chia thành một số nhóm, cụ thể là:
Loại 1: Loại tài khoản phản ánh vốn: Gồm các tài khoản phản ánh các đối tƣợng thuộc các loại vốn kinh doanh Loại Tài khoản này đƣợc chia thành các nhóm tài khoản sau:
+ Nhóm tài khoản phản ánh vốn bằng tiền và các khoản đầu tƣ ngắn hạn: TK Tiền mặt; TK TGNH; TK Tiền đang chuyển; TK Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn. + Nhóm tài khoản phản ánh vốn trong thanh toán: TK phải thu của khách hành;
TK tạm ứng; Tài khoản phải thu khác…
+ Nhóm tài khoản phản ánh vốn dự trữ sản xuất kinh doanh: TK NLVL; TK Thành phẩm; TK Hàng hoá…
+ Nhóm Tài khoản phản ánh vốn cố định: TK TSCĐ hữu hình, TK TSCĐ vô hình; TK TSCĐ thuê tài chính; Tài khoản Hao mòn TSCĐ; TK Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn
Loại 2: Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn: Loại này gồm các tài khoản phản ánh các đối tƣợng là nguồn vốn kinh doanh, trong đó chia thành các nhóm sau: + Nhóm tài khoản phản ánh các khoản nợ tín dụng: TK Vay ngắn hạn, TK Vay dài hạn.
+ Nhóm tài khoản phản ánh các khoản nợ phải trả khác: TK Phải trả CNV; TK Phải trả cho người bán; Tài khoản Thuế và các khoản phải nộp nhà nước; TK phải trả phải nộp khác…
+ Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu: TK nguồn vốn kinh doanh; Tài khoản Lợi nhuận chƣa phân phối; Tài khoản Quỹ đầu tƣ phát triển; Tài khoản Nguồn vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản…
Loại 3: Loại TK phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí: Loại tài khoản này gồm các tài khoản phản ánh quá trình vận động của tài sản ở đơn vị, loại này chia thành các nhóm:
+ Nhóm tài khoản phản ánh quá trình mua hàng
+ Nhóm tài khoản phản ánh quá trình sản xuất
+ Nhóm tài khoản phản ánh quá trình bán hàng
+ Nhóm tài khoản phản ánh chi kinh phí.
5.2 Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu
TKKT đƣợc chia thành 3 loại, mỗi loại chia thành một số nhóm:
Loại 1: Loại TK chủ yếu: Bao gồm các tài khoản chính dùng để phản ánh tài sản
(vốn và nguồn vốn) của đơn vị:
+ Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn
+ Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn
+ Nhóm tài khoản vừa phản ánh vốn vừa phản ánh nguồn vốn
Loại 2: Loại tài khoản điều chỉnh: loại này gồm các tài khoản mà số liệu trên các tài khoản này dùng để điều chỉnh tăng hoặc giảm cho số liệu đã đƣợc phản ánh trên TK vốn hoặc TK nguồn vốn để thể hiện số vốn hoặc nguồn vốn thực tế ở đơn vị Trong đó chia thành 3 nhóm:
+ Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng
+ Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm
+ Nhóm tài khoản vừa điều chỉnh tăng vừa điều chỉnh giảm
Loại 3: Loại tài khoản nghiệp vụ
+ Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: các tài khoản thuộc nhóm này dùng để tập hợp và phân phối các chi phí phát sinh trong kỳ cho các đối tƣợng kế toán có liên quan
+ Nhóm tài khoản phân phối dự toán: các tài khoản thuộc nhóm này phản ánh các khoản chi phí mà hiệu quả phát huy của các chi phí đó liên quan đến nhiều kỳ, còn việc chi trả các chi phí đó thì chỉ trong một kỳ kinh doanh, nhƣ TK chi phí trả trước; TK Chi phí phải trả.
TK Chi phí trả trước TK Chi phí phải trả
Dƣ ĐK: Phản ánh chi phí trả trước chưa phân bổ hết đầu kỳ
Dƣ ĐK: Phản ánh chi phí phải trả thực tế chƣa chi hết đầu kỳ
- Phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh trong kỳ
- Phản ánh chi phí phải trả thực tế phát sinh trong kỳ
- Phản ánh chi phí trả trước phân bổ theo
- Phản ánh chi phí phải trả trích trước theo KH tính vào chi phí
SXKD kỳ này SXKD kỳ này
Phản ánh chi phí trả trước chƣa phân bổ hết cuối kỳ
Dƣ ĐK: Phản ánh chi phí phải trả thực tế chƣa chi hết cuối kỳ
+ Nhóm tài khoản tính giá: là những tài khoản kế toán dùng để tập hợp chi phí cấu thành giá và tính giá của các đối tƣợng cần tính giá
+ Nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ: dùng để phản ánh thu nhập, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
5.3 Phân loại theo quan hệ tài khoản kế toán với các báo cáo tài chính
- Tài khoản kế toán trong bảng: là toàn bộ các tài khoản kế toán phản ánh tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
- Tài khoản ngoại bảng: là những tài khoản kế toán dùng để phản ánh tài sản của các đơn vị khác nhƣng đơn vị có quyền bảo quản, sử dụng.
5.4 Phân lo ại tài khoản kế toán theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phải ánh trong tài khoản
- Tài khoản kế toán tổng hợp: phản ánh các đối tƣợng kế toán ở dạng tổng quát, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính ở dạng tổng hợp.
- Tài khoản kế toán chi tiết: dùng để phản ánh cụ thể chi tiết số liệu đã ghi ở tài khoản kế toán tổng hợp.
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành
Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục các tài khoản kế toán mà đơn vị phải sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ tài sản của đơn vị và sự vận động của tài sản đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí, đủ để cung cấp số liệu lập các báo cáo tài chính
6.2 Mô hình hệ thống tài khoản kế toán hiện nay
- Tài khoản kế toán đƣợc phân loại và sắp xếptheo một trật tự nhất định:
+ Loại 1 và loại 2 phản ánh Vốn kinh doanh
+ Loại 3 và loại 4 phản ánh Nguồn vốn kinh doanh
+ Còn 5 loại sau phản ánh các quá trình và kết quả kinh doanh
- Việc sắp xếp các TKKT trong các loại cũng theo trật tự nhất định
+ Thuộc tài khoản phản ánh Vốn kinh doanh: TK phản ánh Vốn lưu động trước, tài khoản phản ánh Vốn cố định sau.
+ Thuộc tài khoản nguồn vốn kinh doanh: Tài khoản phản ánh Nợ phải trả trước, tài khoản phản ánh Nguồn vốn chủ sở hữu sau.
- Không sử dụng Tài khoản vừa phản ánh Vốn vừa phản ánh Nguồn vốn.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tài khoản kết hợp.