BÀI tập môn tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nộidung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứucác chủ trương, đường lối của Đảng liê

BÀI TẬP MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU HÃY NÊU VÍ DỤ CỦA TẤT CẢ NHỮNG Ý NHỎ THUỘC 3 MỤC ĐÍCH KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT: MỤC ĐÍCH KHOA HỌC (3 Ý), MỤC ĐÍCH

Ví dụ 1: Về Hội nghị thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam

Căn cứ vào Báo cáo gửi Quốc tế Cộng sản1 của Nguyễn Ái Quốc(18/11/1930), thời gian bắt đầu họp Hội nghị không phải là ngày 3-2-1930, mà làngày 6/1/1930 Thời gian kết thúc Hội nghị không hẳn là ngày 7/2/1930, mà chỉbiết chắc chắn là ngày 8/2/1930 thì các đại biểu dự Hội nghị về nước Thành phần

dự Hội nghị không phải là đại biểu của ba tổ chức cộng sản, mà chỉ có đại biểu củahai tổ chức (Đông Dương cộng sản đảng và An Nam cộng sản đảng) Nguyễn ÁiQuốc là người đã đáp ứng yêu cầu khách quan của lịch sử, chủ động triệu tập vàchủ trì Hội nghị, chứ không phải là “theo chỉ thị của Quốc tế Cộng sản”, hoặc

“được sự ủy nhiệm của Quốc tế Cộng sản” Như vậy, có tới ba chi tiết liên quan tới

sự kiện Hội nghị hợp nhất phải thay đổi so với những kết quả nghiên cứu cũ: thờigian, thành phần và vai trò của lãnh tụ Nguyễn Ái Quốc

Ví dụ 2: Về Luận cương chính trị tháng 10/1930

Trước đây, nhiều công trình nghiên cứu cho rằng, Hội nghị Hợp nhất đãthông qua Chính cương vắn tắt và Sách lược vắn tắt, nhưng cách mạng ngày cảngphát triển, đòi hỏi phải có một cương lĩnh đầy đủ hơn, nên Hội nghị lần thứ nhấtBan chấp hành Trung ương Đảng họp tháng 10/1930 đã “thông qua” bản Luậncương chính trị tháng 10/1930, và đi tới kết luận rằng Luận cương chính trị tháng10/1930 đã “phát triển” Cương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng Nhưng qua tài liệulưu trữ thì không phải như vậy Luận cương chánh trị của Đảng Cộng sản ĐôngDương chưa được Hội nghị thông qua, mà chỉ được công bố như một “Dự án đểthảo luận trong Đảng”2 Tuy nhiên, ngay sau đó, cao trào cách mạng bị thực dânPháp đàn áp đẫm máu, toàn bộ Ban chấp hành Trung ương Đảng bị bắt, và bảnLuận cương này tiếp tục được lưu hành trong Đảng như một văn kiện chính thức

Án nghị quyết của Trung ương toàn thể hội nghị tháng 10/19303 cho thấy Hội nghịlần thứ nhất Ban chấp hành Trung ương Đảng đã phê phán Hội nghị hợp nhất vàCương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng có “sai lầm”, “chỉ lo đến việc phản đế, màquên mắt lợi ích giai cấp tranh đấu”, “ấy là một sự rất nguy hiểm” Từ đó Hội nghị

đi tới quyết định “Thủ tiêu chánh cương sách lược và Điều lệ cũ của Đảng” Nhưvậy, Luận cương chính trị tháng 10/1930 không phải là sự kế thừa và phát triển, mà

là một sự thay đổi so với Cương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng

Ví dụ 3: Bản chỉ thị Toàn dân kháng chiến của Trung ương Đảng

Theo nguồn tài liệu lưu trữ thì Trung ương Đảng ra bản chỉ thị này khôngphải vào ngày 22/12/1946, tức là sau ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ(19/12/1946), mà là ngày 12/12/1946 (trước ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ).Điều đó thể hiện quan điểm bạo lực cách mạng kết hợp với quan điểm nhân đạo vàhòa bình của Đảng Trong khi nỗ lực cứu vãn hòa bình, đàm phán, thương lượng vànhân nhượng với thực dân Pháp, Đảng vẫn chủ động chuẩn bị về mọi mặt, khôngchỉ về lực lượng cách mạng, mà cả về đường lối chiến tranh nhân dân, nhằm sẵnsàng đối phó với khả năng xấu nhất là phải tiến hành chiến tranh,

Như vậy, với những tài liệu lưu trữ, việc nghiên cứu về Lịch sử Đảng cóđiều kiện thuận lợi hơn trong quá trình tiếp cận các sự kiện và quá trình Lịch sử

Đảng, có thể thấy được các sự kiện đầy đủ và chính xác hơn, làm thay đổi nhậnthức không chỉ về nội dung sự kiện, mà cả sự luận giải khoa học.

Ví dụ về mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu về nền hành chính nhà nước:

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt độngtrong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu đượctrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản

lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầubảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loạithông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểmnghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chấtlàm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nướcđược thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:

1 Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hànhchính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thểchế hành chính

Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản

lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưutrữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng,tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nộidung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứucác chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệulưu trữ, bảo đảm văn bản được xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp luật theođúng định hướng XHCN Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quyđịnh về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa,điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệthống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản Nghiên cứu thực trạng xã hộiđược phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực

tế phát triển của đời sống xã hội… vì toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để

nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tratìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.

Thứ hai, dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận

động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sựvận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đốitượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phảnứng của họ khi nhận được văn bản Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp vớiquy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá

trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dungvăn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từngvăn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực,hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy racho xã hội của văn bản mới Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiếnhành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống cácvăn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản ápdụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp luật hiệnhành

Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trunggian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanhchóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hànhchính nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ gópphần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điểnhoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéogiữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thốngthể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xâydựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nướcnói chung

2 Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chínhnhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đếnlưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc,thúc đẩy nhau Điều đó được thể hiện:

- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trênmọi lĩnh vực của Nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đócũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưutrữ nói chung Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xemxét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độhoàn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải…

từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa họctrong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứuthực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhânlàm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kếhoạch sát hợp với thực tế Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiệnvừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tàiliệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất chohoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lýnhà nước Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hànhchính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến Cơ quan quản lý nhà nướckhông thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắncác yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưutrữ Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện

để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị Công việc củamột cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quanliêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu cóđược cẩn thận hay không

3 Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệthể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phầntăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành vàkiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chínhxác Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lýnhà nước có hiệu quả Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quantrọng của cải cách thiết chế bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấpthẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động kiểm tracàng có ý nghĩa to lớn Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngănchặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước

nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực, nâng cao hiệu quả quản

lý nhà nước

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp

có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giảiquyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máynhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hànhchính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sởquan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giảiquyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính Đại đa số các văn bản áp dụngpháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợpphải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng cóhiệu lực tại điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật hành chính Vậy, trong trườnghợp này, không thể không nghiên cứu pháp luật ở giai đoạn trước để truy cứu tráchnhiệm pháp lý đối với hành vi vi phạm pháp luật

4 Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chínhphát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mởrộng quyền công dân

Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thôngtin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếpcận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình

Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhậnthức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin

sẽ ngày một tăng lên “Quyền được thông tin” là một quyền cơ bản của công dân

mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo

“quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổchức, cá nhân” - Điều 7 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

5 Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàncảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong

mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan

trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý,kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nângcao trình độ quản lý Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân

giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sựphát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lýnhà nước.

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quákhứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phầntạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiệnđại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ gópphần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệthống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quảnlý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cảicách nền hành chính nhà nước

Ví dụ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ để góp phần đẩy mạnh việc tạo ra các thành tựu khoa học kỹ thuật mới trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ và có ảnh hưởng trựctiếp tới nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau trong, đặc biệt là ngành văn thư vàlưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ là vấn đềkhông quá xa lạ đối với các cán bộ lưu trữ, đặc biệt là những người đã có kinhnghiệm làm việc lâu năm trong ngành ở Việt Nam và ở vài nước trên thế giới, đặcbiệt là khi Chính phủ ban hành Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg về việc triển khai

Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010 hoặc Đề án

112, đây được coi cơ sở pháp lý quan trọng để ngành văn thư và lưu trữ đẩy mạnhứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ

Trước đó thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã bắt đầu nghiên cứu vàchính thức triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữbằng công trình nghiên cứu khoa học cấp nhà nước đầu tiên “Nghiên cứu xây dựng

hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” vào năm 1986

Trong những năm vừa qua, nhờ việc sớm nhận biết được tầm quan trọng củaviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nên ngành văn thư và lưutrữ đã thu về được một số kết quả đáng mong đợi:

- Thứ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin đã thúc đẩy nhanh chóngquá trình tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho, các trung tâm lưu trữ cáccấp từ trung ương cho đến địa phương

- Thứ hai là việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho các cơ quan lưu trữ

có thể tự thiết kế và xây dựng các công cụ tra tìm thông tin hiện đại qua các phầnmềm máy tính

- Thứ ba là việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho các đối tượng độcgiả không cần quá tốn kém trong việc di chuyển đến các Trung tâm Lưu trữ

- Thứ tư là việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần nâng cao kỹ năngchuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp và rèn luyện tư duy sáng tạo cho cáccán bộ lưu trữ

- Thứ năm là việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần đưa ngành vănthư và lưu trữ nước nhà dần tiến đến việc hội nhập hơn với quốc tế và khu vực

Bên cạnh đó cũng có nhiều yêu cầu được đặt ra cho ngành văn thư và lưutrữ:

- Thứ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin gần như chỉ có tác dụng hỗtrợ cho công tác quản lý và các nghiệp vụ lưu trữ chứ không thể thay thế hoàn toàncho tài liệu lưu trữ gốc trong thực tế

- Thứ hai là việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi ngành Văn thư vàLưu trữ phải giúp các cơ quan lưu trữ nâng cao khả năng bảo mật thông tin cho tàiliệu lưu trữ

- Thứ ba là việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi các cán bộ lưu trữ phải cótrình độ về công nghệ thông tin và các cơ quan lưu trữ phải đầu tư một khoản kinhphí không nhỏ để nâng cấp cơ sở hạ tầng, đầu tư các trang thiết bị hiện đại và pháttriển nguồn nhân lực mới sao cho phù hợp với sự thay đổi của ngành văn thư vàlưu trữ

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đem lại cho ngành văn thư và lưu trữ nhiềuthời cơ và thách thức lớn, cho nên chính vì vậy mà việc đẩy mạnh ứng dụng côngnghệ thông tin để nắm bắt kịp với cuộc cách mạng mang tính chất bước ngoặt nàyđang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết, trước tiên là nhận định của tác giả Tạc ThịMinh Huyền:

“Nếu như nền hành chính của Việt Nam không ứng dụng công nghệ thông

tin, không có sự cải tiến, đổi mới và vẫn “trung thành” với việc tổ chức quản lý các hoạt động nghiệp vụ truyền thống thì chắc hẳn nước ta vẫn mãi là nước “đi sau”, luôn bị lạc hậu, mục tiêu thực hiện công nghiệp hóa và hiện đại hóa là điều quá khóa khăn Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác lưu trữ lại nhận được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học, đặc biệt là trong thời gian gần đây Có thể nói rằng vấn đề này có tầm quan trọng rất lớn đối với ngành lưu trữ, qua tìm hiểu thì có 03/50 công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, 02 công trình chưa đề cập rõ, còn 47 công trình khác không đề cập đến vấn đề này” 1

Tiếp theo là nhận định của tác giả Vũ Văn Tâm:

“Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang trở thành xu thế phát triển tất yếu

và tác động sâu rộng đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với ngành lưu trữ, dựa trên nền tảng công nghệ số và tích hợp các công nghệ thông minh, kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 với sự ra đời của công nghệ “siêu tự động hóa” và kỹ thuật số, hứa hẹn tạo ra sự “đột phá” làm thay đổi phương thức, quy trình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ”.2

Cuối cùng là nhận định của tác giả Đặng Thanh Tùng:

“Mặt khác, ở tầm nhìn rộng hơn, với sự ra đời của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) được mệnh danh là Cuộc cách mạng số, với sự phát triển mạnh mẽ và tích hợp nhiều lĩnh vực ở trình độ cao sẽ tạo ra các thành tựu trong các lĩnh vực kĩ thuật số Thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IOT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số mà hoạt động của Công tác Văn thư và Lưu trữ không

là ngoại lệ, đặc biệt, trong Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Internet vạn vật kết nối (Internet of thing, IoT) được coi là cốt lõi Internet vạn vật kết nối sẽ tạo ra bước đột phá trong lĩnh vực thu thập, phân tích và xử lí dữ liệu trong các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến hoạt động lưu trữ.” 3

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ cũng là đểcủng cố và nâng cao chất lượng văn thư và lưu trữ truyền thống, đổi mới phươngthức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho Lưu trữ điện tử trên tinh thần của Nghị

1 Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác lưu trữ ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, chương 2, trang 47

2 nghiep-4-0/

http://luutruvn.com/index.php/2018/09/20/phat-trien-nguon-nhan-luc-luu-tru-dap-ung-yeu-cau-ky-nguyen-cong-3 35118.html

https://www.moha.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tin-hoat-dong-cua-bo-noi-vu/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng-quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệthông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế:

“Nghị quyết này là một cơ sở có tính tiền đề để ngành Văn thư và Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, do đó việc ứng dụng hiệu quả các thành tựu của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ của ngành Văn thư và Lưu trữ là một nhiệm

vụ và sẽ tạo nên một phương cách hoạt động mới” 4

Mục tiêu cao nhất của ngành văn thư và lưu trữ chính là tìm mọi cách đểphát huy giá trị đặc biệt vốn có của tài liệu lưu trữ, do đó việc ứng dụng công nghệthông tin để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang trở nên quan trọng hơn bao giờhết, nhấn mạnh vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đa dạng hóa các hìnhthức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở bốn Trung tâm Lưu trữ quốcgia

Theo tác giả Tạc Thị Minh Huyền:

“Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân Trong cuộc cách mạng

số hiện nay, nhu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác và thuận tiện ở mọi nơi và mọi lúc ngày càng cao” 5

Tác giả Tạc Thị Minh Huyền tổng hợp được 5/50 công trình nghiên cứukhoa học có nội dung liên quan đến tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệthông tin trong đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưutrữ và tác giả Tạc Thị Minh Huyền đã đưa ra một nhận định như sau:

“Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khai thác và sử dụng tài

liệu lưu trữ đã góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ ngày càng đa dạng của con người Với xu hướng khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến thì chúng ta có thể tìm kiếm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cho dù đang ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào Đây là một xu hướng tất yếu và cũng

là bài toán khó đặt ra với các cơ quan tổ lưu trữ ở Việt Nam, bởi thực tế các biện

4 du-ng-cong-nghe-thong-tin-do-i-mo-i-phuong-thu-c-pha-t-huy-gia-tri-ta-i-lie-u-sa-n-sa-ng-35118.html

https://moha.gov.vn/kiemsoatthutuchanhchinh/tintuc/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng-da-y-ma-nh-u-ng-5 Tạc Thị Minh Huyền 2017, ‘Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác lưu trữ ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 56

pháp tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ hiện đại vẫn chưa được áp dụng phổ biến ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia cũng như các lưu trữ lịch sử tỉnh” 6

Tuy nhiên, một thời gian dài việc thực hiện quy định của Nhà nước về côngtác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đang đặt ra yêu cầucấp bách, cần được khắc phục, đặc biệt là công tác quản lý, khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức, địa phương còn nhiều bất cập, thực hiệnchưa nghiêm túc Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổchức chưa đúng quy trình, chưa được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổchức, tài liệu sau khi khai thác không trả lại đúng vị trí ban đầu, đặc biệt tài liệucủa HĐND, UBND nhiều xã, phường, thị trấn và một số cơ quan, tổ chức trongtoàn tỉnh không được lưu trữ đầy đủ hoặc tự ý tiêu hủy trái phép khi hết nhiệm kỳcông tác dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc, mất mát gây khó khăn cho công tácquản lý, tra tìm tài liệu

6 Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác lưu trữ ở Việt”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 57.