HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG ĐĂNG BÀI BÁO CHO TẠP CHÍ

Hướng dẫn gửi bài đến Ban biên tập Trong phần này tác giả sẽ phải khai báo thông tin về bài báo và gửi tới ban biên tập để được duyệt.. Nếu bài báo được chấp nhận, ban biên tập sẽ gửi lạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG ĐĂNG BÀI BÁO CHO TẠP CHÍ

Mục lục

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠP CHÍ DÀNH CHO TÁC GIẢ 1

1 Hướng dẫn tạo và gửi bài tới Ban biên tập 1

2 Hướng dẫn sửa bài viết khi được phản biện yêu cầu 5

3 Hướng dẫn xem và theo dõi kết quả phản biện 5

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO BAN BIÊN TẬP 9

1 Giới thiệu về menu quản lý tạp chí 9

1.1 Menu quản lý thông tin về các lần xuất bản tạp chí – hội nghị 9

1.2 Menu quản lý bài báo 9

1.3 Quản lý nội dung các mail 10

2 Menu quản lý thông tin về các lần xuất bản tạp chí – hội nghị 10

2.1 Xem danh sách các lần xuất bản 10

2.2 Thêm kế hoạch xuất bản tạp chí – hội nghị 11

3 Menu quản lý bài báo 11

3.1 Duyệt bài báo 11

3.2 Gửi bài báo đi phản biện 12

4 Menu quản lý các mẫu mail 18

4.1 Tạo mẫu mail mới 19

4.2 Xóa, Sửa một mẫu mail 19

III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO NGƯỜI PHẢN BIỆN 20

1 Xem lời mời phản biện 20

2 Nộp kết quả phản biện 20

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠP CHÍ DÀNH CHO

TÁC GIẢ

1 Hướng dẫn gửi bài đến Ban biên tập

Trong phần này tác giả sẽ phải khai báo thông tin về bài báo và gửi tới ban biên tập để

được duyệt

Các bước thực hiện như sau :

❖ Bước 1: Vào menu Tạp chí > Quản lý bài báo

❖ Bước 2: Kích vào nút Gửi bài

Hình I-2 Liệt kê các bài báo của tác giả

❖ Bước 3: Sau đó tác giả sẽ chọn nơi đăng bài báo Tác giả muốn đăng trên tạp chí

nào thì kích chọn nút Đăng bài bên cạnh đó

Hình I-3 Chọn nơi đăng bài báo tạp chí hoặc hội nghị

Hình I-1 Truy cập tính năng quản lý bài báo

❖ Bước 4: Sau khi chọn nơi đăng, tác giả sẽ chuyển đến trang kế tiếp để nhập thông tin bài báo:

- Nhập các thông tin cơ bản của bài báo bao gồm Tiêu đề tiếng Việt, tiêu đề Tiếng

Anh, Tóm tắt,… Lưu ý nhập không quá số ký tự giới hạn được chú dẫn

Hình I-4 Thông tin cơ bản bài báo

- Mục nội dung, tác giả phải tải lên file word có phần mở rộng là docx File này có thể thay đổi sau

Hình I- 5 Chọn chủ đề bài báo

- Mục lĩnh vực bài báo, kích chọn để hiển thị danh sách các chủ đề, sau đó chọn chủ

đề phù hợp với bài báo Kích nút Lưu để tạo bài báo

❖ Bước 5: Chỉnh sửa bài báo

- Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung đã nhập ở bước 4 Và nhập thông tin về các tác giả của bài báo

- Kích nút Thêm tác giả

- Nhập các thông tin ở trên Và kích nút Thêm để thêm tác giả

- Lưu ý : mục Role có 2 lựa chọn:

o Master : Role này cho biết đây là tác giả chính của bài báo Mỗi bài chỉ có

1 tác giả có Role này

o Co-author : Role này cho biết đây là đồng tác giả của bài báo

- Sau khi chỉnh sửa bài báo xong kích nút Lưu để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa

❖ Bước 6: Gửi bài đến ban biên tập

- Kích nút Lưu và Gửi bài Khi kích chọn, thông tin về bài báo sẽ không thể chỉnh

sửa

❖ Bước 7: Xác nhận lại nội dung bài báo

- Ban biên tập sẽ duyệt bài báo Nếu bài báo được chấp nhận, ban biên tập sẽ gửi lại một file pdf chứa nội dung của bài báo để tác giả xác nhận lại (có mail thông báo xác nhận nội dung) Tác giả phải kiểm tra lại nội dung trong file pdf, nếu nội dung chính

xác thì check vào ô Đồng ý

Hình I-5 Tải lên và xác nhận nội dung

- Check vào ô Không đồng ý, nếu thấy nội dung của file pdf không đúng với nội dung gửi lên Sau đó, nhập lý do không đồng ý, cuối cùng kích nút Gửi

2 Hướng dẫn sửa bài viết khi được phản biện yêu cầu

Sau khi bài báo được đi phản biện Nếu phản biện yêu cầu sửa lại thì tác giả sẽ nhận được một mail thông báo

Truy cập vào menu Quản lý bài báo để chỉnh sửa bài báo Bài báo cần chỉnh sửa thì thanh trạng thái sẽ là EDIT Đây là trạng thái cho phép sửa bài

Hình I-6 Danh sách các bài báo của tác giả

Tác giả kích vào nút Xem để chỉnh sửa Sau đó gửi bài như lúc tạo bài báo mới Mọi

thao tác xác nhận nội dung của bài báo như lúc tạo bài báo mới

3 Hướng dẫn xem và theo dõi kết quả phản biện

Mọi sự thay đổi về báo báo của tác giả sẽ được thông báo qua mail Tuy nhiên, tác giả

có thể giám sát trực tiếp trên trang web

❖ Xem danh sách các bài báo dựa trên trạng thái bài báo

Hình I-7 Các tab phân loại trạng thái bài báo của tác giả

Ở đây chúng ta có 4 tab

- Tất cả : hiển thị toàn bộ danh sách các bài báo hiện có của tác giả

- Đang phản biện : hiển thị các bài báo đang trong quá trình phản biện

- Phản biện thành công : hiển thị các bài báo đã qua giai đoạn phản biện và chờ được đăng trên tạp chí hoặc hội nghị

- Hủy bỏ : hiển thị các bài báo không được ban biên tập chấp nhận hoặc các bài báo phản biện không thành công

❖ Thanh trạng thái cho tác giả biết được bài báo đang được xử lý như thế nào

Hình I-8 Thông tin tóm tắt của bài báo

Giải thích các trạng thái:

- TEMP : bài báo đã được tác giả tạo, nhưng chưa được gửi tới ban biên tập

- SUBMIT : bài báo đã được tác giả tạo, và đã được gửi tới ban quản trị

- ACCEPT : bài báo đã được ban biên tập chấp nhận, đang chờ tác giả xác nhận lại nội dung hoặc đang chờ gửi đi phản biện

- DEFENSE : bài báo đang trong giai đoạn phản biện

- EDIT : Đang chờ tác giả sửa lại nội dung bài báo theo yêu cầu của phản biện

- EDITSUBMIT : tác giả đã hoàn thành sửa bài báo Đang chờ ban biên tập duyệt lại

- PUBLISH : bài báo đã được đăng lên tạp chí

- SUCCESS : bài báo đã được phản biện thành công, các phản biện đều chấp nhận bài báo

- REJECT : bài báo không được ban biên tập chấp nhận

❖ Xem các kết quả phản biện

- Click vào nút Xem phản biện

Hình I-9 Nút xem phản biện

- Thông tin cơ bản bài báo và danh sách các phản biện sẽ được hiển thị Tại đây tác giả có thể theo dõi được kết quả phản biện nếu có

Hình I-10 Thông tin bài báo

- Kích vào nút Chi tiết để xem kết quả đánh giá của phản biện

Hình I-11 Thông tin chi tiết kết quả phản biện

❖ Xem lý do bài viết bị hủy bỏ

- Đối với những bài báo có thanh trạng thái là REJECT , kích vào nút Lý do hủy

bài

Hình I-12 Xem lý do bị hủy bỏ

Một hộp thoại sẽ hiện ra kèm theo lý do bài báo không được nhận

Hình I-13 Thông tin lý do bài báo bị hủy bỏ

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO BAN

BIÊN TẬP

1 Giới thiệu về menu quản lý tạp chí

1.1 Menu quản lý thông tin về các lần xuất bản tạp chí – hội nghị

Hình II-1 Quản lý thời gian xuất bản

Trong menu này, ban biên tập sẽ có thể đăng một lịch trình về thời gian nhận bài viết, thời gian xuất bản dự kiến của một tạp chí hoặc – hội nghị sắp diễn ra Mục đích để quản lý các bài báo của tác giả

1.2 Menu quản lý bài báo

Tại đây ban quản trị sẽ có thể sử dụng các tính năng để quản lý và giám sát các bài báo

từ lúc tác giả gửi cho đến khi bài báo được đăng trên tạp chí – hội nghị

Hình II-2 Quản lý các bài đăng cho tạp chí

- Các bài cần duyệt : hiển thị những bài báo mà tác giả gửi cho ban biên tập Tại đây ban biên tập cần duyệt nội dung bài báo, gửi xác nhận về nội dung cho tác giả, và sau

đó quyết định xem nhận hay không nhận bài báo

- Các bài cần phản biện : sau khi bài báo đã được duyệt và nhận Nhiệm vụ tiếp theo của ban quản trị là gửi bài báo đi phản biện Menu này sẽ cung cấp các tính năng cần thiết để giám sát được quá trình gửi và nhận kết quả phản biện

- Các bài cần chỉnh sửa : Những bài báo được gửi phản biện, và phản biện yêu cầu sửa lại sẽ được hiện thị ở đây Nhiệm vụ của ban biên tập là chờ cho tác giả chỉnh sửa lại nội dung

- Các bài chờ đăng : hiển thị danh sách các bài báo đã được phản biện thành công và chờ đăng lên tạp chí – hội nghị

1.3 Quản lý nội dung các mail

Hình II-3 Menu quản lý mẫu mail

Một số mail sẽ được sử dụng để gửi thông báo cho tác giả, phản biện, ban biên tập

Mục này giúp cho việc quản lý nội dung các mail đó, ban biên tập có thể linh động

thay đổi nội dung tùy theo thời điểm

2 Menu quản lý thông tin về các lần xuất bản tạp chí – hội nghị

2.1 Xem danh sách các lần xuất bản

Hình II-4 Danh sách kế hoạch đăng tạp chí

Trong mục này chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quan về các lần xuất bản tạp chí – hội

nghị

2.2 Thêm kế hoạch xuất bản tạp chí – hội nghị

Hình II-5 Thông tin mở kể hoạch xuất bản

Sau khi kích nút Tạo lịch xuất bản, quản trị cần nhập các thông tin và kích nút Tạo để

lưu

3 Menu quản lý bài báo

3.1 Duyệt bài báo

❖ Truy cập menu Các bài cần duyệt và chọn bài cần duyệt

Hình II-6 Danh sách các bài cần duyệt

❖ Ban biên tập kiểm tra bài báo và sau đó chuyển đổi file nội dung dạng docx sang

pdf và gửi xác nhận

Hình II-7 Nơi tải về và tải lên nội dung cho người dùng

❖ Sau khi gửi xác nhận Ban biên tập chờ tác giả xác nhận Lúc này ban biên tập có 2 lựa chọn hoặc là chấp nhận bài hoặc là hủy bỏ

Hình II-8 Thông tin trạng thái xác nhận nội dung

❖ Trong trường hợp bài báo không hợp lệ thì kích vào nút Hủy bỏ và nhập lý do Sau

đó kích Gửi lý do hủy bài viết

Hình II-9 Khung nhập lý do hủy bỏ bài viết

3.2 Gửi bài báo đi phản biện

❖ Đồng ý cho bài báo phản biện

❖ Gửi bài báo đi phản biện

- Vào menu Tạp chí -> Các bài cần phản biện

- Danh sách các bài báo cần phản biện sẽ được hiển thị

Hình II-10 Danh sách các bài cần phản biện

- Kích vào nút Xem Người dùng sẽ thấy thông về các phản biện.

Hình II-11 Kết quả phản biện của bài báo

- Kích vào Mời phản biện 1(2,3) để tạo lời mời phản biện Tối đa chỉ có thể mời 3 phản biện Và nếu muốn xóa một lời mời nào đó kích vào nút Hủy lời mời

Hình II-12 Thông tin thư mời phản biện

- Nhập thông tin Email phản biện, Họ tên phản biện, Thư mời Có thể sử dụng Thư

mẫu để không phải soạn lại mail Kích Lưu để tạo lời mời.

- Icon này cung cấp cấp một số giá trị có liên quan tới bài báo Các giá trị này

sẽ được thay thế bằng giá trị thực khi mail gửi đến người phản biện

Hình II-13 Kích vào icon sẽ hiển thị bảng chứa các giá trị liên quan tới bài báo

- Sau khi lời mời được tạo thành công

- Kích nút Gửi lời mời để gửi mail cho người phản biện

❖ Hủy bỏ một lời mời phản biện

Click nút Hủy lời mời nếu như thấy lời mời không còn hiệu lực và sau đó tạo lời mời

khác

Hình II-14 Trường hợp lời mời phản biện bị hủy bỏ

❖ Reset lại lời mời phản biện

- Khi người phản biện yêu cầu tác giả sửa lại bài báo và trình lại phản biện Kích

vào nút Reset Invitation để cập nhật lại thông tin và Gửi lại lời mời

Hình II-15 Tính năng trình lại phản biện khi có yêu cầu chính sửa

- Khi người dùng kích vào nút Reset invitation Kết quả phản biện cũ được lưu lại

để người quản trị theo dõi quá trình phản biện

Hình II-16 Danh sách phản biện cũ

❖ Theo dõi các bài cần chỉnh sửa

Truy cập vào menu Các bài cần chỉnh sửa Trong menu này sẽ hiển thị danh sách các

bài sau khi đi phản biện và có yêu cầu sửa lại Bài báo có yêu cầu sửa sẽ nằm trong menu này cho tới khi ban biên tập chấp nhận phiên bản chỉnh sửa và tiếp tục được đưa

đi phản biện

❖ Hiển thị danh sách các bài chờ đăng

Truy cập vào menu Tạp chí > Các bài chờ đăng Kích chọn hội nghị hoặc tạp chí để

xem danh sách các bài có thể đăng

Hình II-17 Danh sách các bài đã phản biện thành công chờ xuất bản

4 Menu quản lý các mẫu mail

Các mẫu mail sẽ tiết kiệm thời gian soạn các mail có nội dung giống nhau

Để sử dụng, vào menu Quản lý mẫu mail

Hình II-18 Danh sách mẫu mail

Tại trang này chúng ta có thể tạo, xóa, sửa một mẫu nào đó

4.1 Tạo mẫu mail mới

Kích vào nút Tạo mẫu mới, sau đó điền đầy các thông tin sau đó nhấn nút Thêm để

thêm mẫu mới

Hình II-19 Tạo mẫu mail mới

4.2 Xóa, Sửa một mẫu mail

Cuối mỗi mẫu mail, sẽ có 2 icon, sửa và xóa, kích chọn icon để thực hiện các tính năng tương ứng

Hình II-20 Tác vụ xử lý đối với các mẫu mail

III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO

NGƯỜI PHẢN BIỆN

1 Xem lời mời phản biện

Khi được mời phản biện, người phản biện sẽ nhận được một email thông qua mail đã cung cấp cho hệ thống Trong mail sẽ chứa một đường link, người phản biện nhấn vào đường link đó để đi tới trang thông tin về báo báo cần phản biện

Hình III-1 Thông tin mời gửi cho người phản biện

Kích nào nút Nội dung bài báo để tải nội dung bài báo

Kích vào nút Mẫu phản biện để tải mẫu để nhập kết quả phản biện

Nếu đồng ý phản biện bào báo, kích chọn nút Chấp nhận

Hình III-2 Nộp kết quả phản biện

Nếu kết quả đúng, kích nút Tải lên Khi đó, không thể thay đổi kết quả phản biện được

Hình III-3 Hiện thị lại kết quả sau khi đã nộp

Sau khi nộp kết quả thành công, một bảng kết quả phản biện sẽ được hiện thị bên dưới cùng của trang