Quy chế tiếp nhận và xử lý văn bản BTG

QUY CHẾ tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Quảng Ninh Ban hành kèm theo Quyết định số - QĐ/BTG, ngày 26/01/2016 của BTG Tỉnh ủy ---Chương I Q

QUY CHẾ tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Quảng Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số - QĐ/BTG,

ngày 26/01/2016 của BTG Tỉnh ủy)

-Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

1- Quy chế này quy định về việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến; trình ký, ban hành và quản lý văn bản đi; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Ban Tuyên giáo và cán

bộ, công chức cơ quan Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; nộp hồ sơ vào lưu trữ của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và quy định của Đảng

2- Quy chế này áp dụng cho các quy trình xử lý, quản lý đối với văn bản giấy, đồng thời áp dụng cho các quy trình xử lý, quản lý đối với văn bản điện

tử (nếu trong từng điều không có quy định hoặc điều chỉnh khác).

3- Việc tiếp nhận đăng ký, theo dõi giải quyết và lập hồ sơ về giải quyết đơn thư của cán bộ, đảng viên và nhân dân gửi đến các đồng chí lãnh đạo Ban, các phòng chuyên môn, Văn phòng Ban được thực hiện theo quy định riêng

Điều 2: Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với cán bộ, công chức, nhân viên; Văn phòng, các phòng chuyên môn Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến; trình ký, ban hành

và quản lý văn bản đi

Điều 3: Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1- Nhân viên văn thư: Người làm công tác văn thư phải bảo đảm đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật

2- Công tác văn thư: Bao gồm các công việc về ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

3- Văn thư cơ quan: Là bộ phận thuộc Văn phòng Ban được giao thực

hiện nhiệm vụ của công tác văn thư cơ quan

4- Văn bản: Là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, được trình bày theo thể thức nhất định

5- Văn bản điện tử: Là văn bản được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được gửi đi, được nhận, được xử lý và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

6- Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy phát hành

7- Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản giấy, văn

bản điện tử (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật…),

tài liệu, đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác của tổ chức, cá nhân gửi đến Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy

8- Tiếp nhận văn bản đến: Là việc thực hiện các thủ tục nhận văn bản

đến từ các nguồn (qua bưu chính, qua mạng, qua fax và chuyển trực tiếp ) như kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu nơi

gửi, nơi nhận và thực hiện ký, nhận văn bản

9- Đăng ký văn bản: Là việc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

10- Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

11- Bản chính văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan ký, đóng dấu ban hành

12- Bản sao văn bản: Bản chụp hoặc đánh máy lại chính xác từ bản chính của văn bản có xác nhận sao của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

13- Tệp tin gắn kèm: Là tệp tin có số được gắn kèm với bản ghi mô tả tài liệu, văn bản hoặc thư điện tử

14- Số hóa văn bản: Là quá trình tạo tệp tin số bằng cách quét

(scanning) hoặc chuyển đổi các dạng tài liệu tương tự (như tài liệu giấy) để

lưu trữ, xử lý và truy cập bằng phương tiện điện tử

15- Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện

16- Hồ sơ điện tử: Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc

đã được thực hiện

17- Lập hồ sơ: Là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định

18- Lập hồ sơ điện tử: Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ điện tử

19- Lưu trữ cơ quan: Là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan

20- Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Là thời gian quy định nộp lưu hồ sơ từ văn

thư vào lưu trữ cơ quan hoặc từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử

Điều 4: Nguyên tắc và yêu cầu chung đối với văn thư

1- Mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, giao dịch của cơ quan đều phải được văn bản hóa và lập hồ sơ đầy đủ

2- Văn bản của cơ quan phải đảm bảo được soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền và thể thức theo các quy định hiện hành của Đảng

3- Việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến; trình ký, đăng ký, phát hành văn bản đi; đăng ký, chuyển giao văn bản nội bộ giữa các phòng chuyên môn hoặc cá nhân phải được quản lý tập trung ở Văn thư cơ quan và bảo đảm các yêu cầu sau:

a- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản kịp thời, chính xác, không để chậm việc, sót việc;

b- Quản lý chặt chẽ, không để mất hoặc thất lạc văn bản;

c- Thực hiện đúng chế độ bảo mật; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi

4- Quản lý chặt chẽ và sử dụng con dấu cơ quan đúng quy định

5- Các phòng chuyên môn và cá nhân được phân công theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng yêu cầu nghiệp vụ và đúng thời hạn theo

Điều 5: Nhiệm vụ của văn thư cơ quan

Văn thư cơ quan có các nhiệm vụ sau đây:

1- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến: kiểm tra những văn bản gấp cần phải xử lý ngay trình lãnh đạo Ban hoặc báo cáo lãnh đạo Văn phòng biết để

có hướng xử lý, giải quyết kịp thờ Trình lãnh đạo Ban xử lý văn bản; theo dõi thời gian giải quyết văn bản đến; chuyển giao văn bản đến cho Văn phòng, các phòng chuyên môn và các cá nhân ngay sau khi lãnh đạo Ban xử lý, phê duyệt văn bản

2- Phát hành văn bản đi: Khi văn bản được lãnh đạo Ban ký, văn thư kiểm tra lại lần cuối văn bản đi, ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và bổ

sung những thông tin cần thiết khác (nếu có) trước khi phát hành văn bản đến

các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo nơi nhận văn bản; theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi

3- Bảo quản, giữ gìn, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác của cơ quan

4- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan

5- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu văn bản lưu tại văn thư; quản

lý sổ sách và cập nhật cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Lập và nộp lưu trữ cơ quan những hồ sơ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao

Điều 6: Bảo đảm kỹ thuật cho việc cập nhật, gửi, nhận, xử lý, sử dụng, lưu trữ văn bản trên mạng máy tính

Văn phòng, các phòng chuyên môn, các cá nhân chịu trách nhiệm bảo đảm kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin cho việc cập nhật, xử lý, phát hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản trong máy tính để bàn ở các phòng làm việc và máy tính xách tay giao cho cán bộ, công chức quản lý, nhất là các máy tính có kết nối mạng và Cổng thông tin điện tử thành phần Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy

do phòng Thông tin - Tuyên truyền phụ trách

Điều 7: Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1- Phó trưởng ban phụ trách Văn phòng trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; bảo đảm kinh phí chi cho hoạt động nghiệp vụ văn thư theo quy định hiện hành

2- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan tới công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh Quy định này và các quy định có liên quan khác của Đảng và pháp luật về công tác văn thư

Chương II BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8: Thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản

Văn bản của cơ quan ban hành phải bảo đảm đúng thẩm quyền và thể loại văn bản của Đảng theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của

Bộ Chính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Quyết định 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 của Ban Bí thư về bổ sung thẩm

quyền ban hành trong một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”.

Điều 9: Thể thức văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng

Điều 10: Thẩm định văn bản trước khi trình ký

1- Người chủ trì soạn thảo văn bản và lãnh đạo phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định nội dung văn bản, thể thức văn bản trước khi trình ký

2- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm thẩm định lại thể thức văn bản trước khi trình ký chính thức

Điều 11: Trình ký và ký văn bản

1- Trình ký văn bản: Cán bộ, chuyên viên được giao tham mưu soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trình ký lãnh đạo Ban gồm:

a- Phiếu trình ký văn bản, gồm:

- Kính gửi người duyệt ký văn bản;

- Vấn đề trình (nội dung trình hoặc tên văn bản trình);

- Các căn cứ để soạn thảo văn bản; hoặc có thể diễn giải quá trình soạn

thảo (nếu có);

- Chữ ký của người soạn thảo (người tham mưu); chữ ký của Trưởng,

hoặc Phó trưởng phòng; ô chữ ký của người duyệt trình văn bản

b- Văn bản trình: Trưởng phòng được giao soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức văn bản, sau đó in thành 02 bản: 01 bản để lãnh đạo ban chỉnh sửa, duyệt văn bản

(Trưởng phòng ghi áp lề trang đầu tiên, góc trái văn bản nội dung: Phòng kính trình phê duyệt để ban hành); 01 bản để lãnh đạo Ban

ký ban hành (nếu không chỉnh sửa), bản này có chữ ký nháy/tắt vào sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản (sau dấu /.) và phụ lục (nếu có); đề xuất mức

độ khẩn, mật của văn bản (nếu có)

c- Văn bản có dấu đăng ký công văn đến của Văn thư cơ quan là cơ

sở để tham mưu xử lý công việc (chuyên viên không được gạch chân hoặc ghi

ý kiến của mình lên văn bản này)

d- Ngoài ra, có thể có ý kiến bằng văn bản của lãnh đạo Ban, lãnh đạo

các đơn vị liên quan; các tài liệu liên quan kèm theo (nếu có).

2- Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản Thẩm quyền ký văn bản của Đảng và thể thức đề ký thực hiện theo quy định của Trung ương Đảng

và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng

Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 12: Tiếp nhận văn bản đến

1- Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan bằng mọi phương tiện (qua bưu chính, qua mạng, qua fax, chuyển trực tiếp hoặc cán bộ cơ quan đi công tác, đi họp nhận trực tiếp mang về…), kể cả những bì có ghi tên riêng các

đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên, đều do văn thư cơ quan tiếp nhận để thực hiện các biện pháp nghiệp vụ và chuyển giao nhanh chóng, kịp

thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan

a- Khi tiếp nhận văn bản trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan hoặc người được tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình

trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi

nhận và ký nhận

b Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn, có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặc văn bản được chuyển đến

muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải

lập biên bản với người chuyển văn bản

c Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Những văn bản do lãnh đạo Ban, các phòng chuyên môn, cán bộ, công chức nhận trực tiếp đều phải chuyển lại Văn thư cơ quan để thực hiện đăng ký vào sổ công văn đến theo chương trình quản lý văn bản của cơ quan

3- Các văn bản hỏa tốc gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, văn thư cơ quan hoặc người tiếp nhận ghi số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo cơ quan biết để có ý kiến chuyển đến người có trách nhiệm xử lý

Điều 13- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

1- Văn thư cơ quan không được bóc các bì văn bản đến sau:

- Bì có đóng dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật”; dấu chỉ mức độ

khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và hỏa tốc hẹn giờ) kèm theo dấu chỉ mức

độ “tối mật”, “tuyệt mật”; bì có dấu “riêng người có tên mở bì”

- Bì gửi đích danh cá nhân, Văn phòng, các phòng chuyên môn và các tổ

chức đoàn thể trong cơ quan (đảng, công đoàn).

- Đối với bì văn bản có đóng dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có dấu “riêng người có tên mở bì” văn thư đóng dấu đến, đăng ký ngoài

bì, vào sổ theo dõi riêng và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm

xử lý Đặc biệt, những bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và hỏa tốc hẹn giờ) kèm theo dấu chỉ mức độ “tối mật”,

“tuyệt mật” văn thư phải đảm bảo các yêu cầu giữ gìn bí mật tài liệu như trên còn phải đảm bảo chuyển giao đúng nơi nhận, đúng thời hạn

- Bản thông tin mật hàng tháng của Ban Tuyên giáo Trung ương sau khi nghiên cứu tham khảo lưu tại phòng Thông tin - Tuyên truyền cuối năm thực hiện lưu trữ theo quy định

- Những bì gửi đích danh cá nhân, Văn phòng, các phòng chuyên môn

và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan (đảng, công đoàn) văn thư đóng dấu

“đến” ngoài bì, ghi số, ngày đến, đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và chuyển cho người có tên trên bì Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu

là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký

2- Loại bì văn thư được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác trừ những bì văn bản đến đã quy định tại khoản 1 nêu trên

* Khi bóc bì văn bản đến cần chú ý:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận quá cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu các thông tin người gửi, ngày gửi, thời điểm gửi làm căn cứ giải quyết sau này

3- Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bản giấy) qua mạng (mạng thông tin diện rộng của Đảng, thư điện tử…) phù hợp

với quy định của Đảng và pháp luật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định

Điều 14: Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

1- Mỗi văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu công văn đến vào góc trái, trang đầu (dưới số và ký hiệu văn bản) Những bì văn bản đến

không được phép mở thì đóng dấu đến trên bì Văn thư cơ quan phải ghi đầy

đủ các nội dung trong khung dấu đến

2- Văn bản đến (cả giấy và điện tử) được đăng ký vào cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản đến trên mạng máy tính cơ quan Số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng

phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc

mạng Internet

3- Văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan số hóa và lưu trữ vào tệp có định dạng theo quy định (trừ công văn mời họp đích danh và công văn hành chính sự vụ); kiểm tra tệp gắn kèm sau đăng ký.

4- Những bì văn bản đến nêu ở mục 3, Điều 13, được đăng ký theo bì Những bì văn bản đến có dấu “tối mật” phải được Trưởng ban ủy quyền mở bì

và đăng ký, quản lý theo chế độ mật

Điều 15: Lập báo cáo thống kê và in sổ đăng ký văn bản đến

Định kỳ hằng tháng (hoặc quý), văn thư cơ quan lập báo cáo thống kê

danh mục văn bản đến gửi cho lãnh đạo Ban và để lưu Hết năm, văn thư cơ quan đóng danh mục văn bản đến hằng tháng, quý trong năm thành sổ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Điều 16: Chuyển giao văn bản đến

Văn thư phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục

trả lại nơi gửi (nếu có) và văn bản trình lãnh đạo Ban xử lý.

1- Văn bản phải làm thủ tục trả lại:

- Văn bản mà Văn thư phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu,

không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ

sơ kèm theo) ; Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại

nơi gửi

- Phó Chánh Văn phòng Ban (phụ trách công tác văn thư lưu trữ) xem

xét và làm phiếu chuyển lại nơi gửi đối với các văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban hoặc văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp

2- Văn bản đúng nội dung công việc của Ban, nếu đã đúng trình tự, thủ tục của văn bản đến, văn thư chuyển đến cho Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền xử lý

3- Công văn hoả tốc, giấy mời họp đột xuất: Văn thư phải chuyển ngay cho Chánh Văn phòng để báo cáo lãnh đạo Ban xử lý (trong trường hợp lãnh đạo Ban đi vắng).

Điều 17: Xử lý, giải quyết văn bản đến

1- Sau khi Trưởng ban (hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền) xử lý,

Văn thư thực hiện phân phối văn bản theo các ý kiến đã xử lý cho các phòng chuyên môn hoặc cán bộ, công chức tham mưu thực hiện trong ngày; không để văn bản đi, đến tồn đọng qua ngày Trường hợp văn bản đến cần giải quyết ngay mà người nhận văn bản không có mặt tại cơ quan thì phòng chuyên môn hoặc cá nhân liên quan cần thông tin ngay để kịp thời xử lý, giải quyết

2- Các Phó trưởng ban chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

3- Căn cứ nội dung văn bản đến các phòng chuyên môn, cán bộ, công chức

có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu giải quyết văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo Ban đúng thời hạn quy định Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải xử lý, giải quyết trước

4- Trong quá trình xử lý và lưu giữ văn bản tại văn thư, tất cả cán bộ, công chức cơ quan nếu không được phân công làm nhiệm vụ liên quan thì không được vào khu vực xử lý văn bản của Văn phòng Ban

Điều 18: Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến

Trưởng ban có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng ban thực hiện những công việc sau:

1- Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo nội dung về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

2- Phân phối văn bản đến cho các phòng chuyên môn, cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm tham mưu giải quyết;

3- Theo dõi, đôn đốc việc tham mưu giải quyết văn bản đến;

4- Những văn bản đến yêu cầu về thời hạn xử lý, giải quyết mà chưa được xử lý, giải quyết, văn thư cơ quan có trách nhiệm báo cáo với Trưởng