Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền của công ty cổ phần soya garden

Từ thực tiễn trên, tác giả lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ quy trình bán trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền, nắm được những ưu điểm và nhược điểm từ đó đưa ra các giải pháp nhằm

ĐẠI HỌC QUÓC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LƯƠNG ANH TUẤN

KIẾM SOÁT NỘI Bộ QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CÔNG TY

XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ

CHẤM LUẬN VẢN

TS Phạm Ngọc Quang TS Nguyễn Thị Hồng Thúy

HÀ NỘI, NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, chưa được công bố trong bất cứ một công trình nghiên cứu nào của người khác Việc sử dụng kết quả, trích dẫn tài liệu của người khác đảm bảo theo đúng các quy định Các nội dung trích dẫn và tham khảo các tài liệu, sách báo, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và trang web theo danh mục tài liệu tham khảo của luận văn

Tác gia

F

Lương Anh Tuân

LỜI CẢM ƠN

Đe hoàn thành quá trình 2 nàm học tập tại Trường Đại học Kinh tế, ĐHQGHN, trước hết tôi xin được trân trọng cảm ơn tập thể quý Thầy/Cô giáo là giảng viên của Khoa Kế toán - Kiểm toán (chuyên ngành tôi theo học), các thầy/cô

là giảng viên, chuyên viên, cán bộ và lãnh đạo của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã hồ trợ và giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành quá trình học tập

và nghiên cứu của mình

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đến TS Phạm Ngọc Quang, thầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và động viên tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và làm Luận văn

Tôi cũng xin trân trọng cảm ơn tập thể cán bộ lãnh đạo, nhân viên phòng Kế toán - Tài chính và cán bộ các phòng ban chức năng của Công ty cồ phần Soya Garden, đà tạo mọi điều kiện cho tôi trong việc nghiên cứu và cung cấp các thông tin cần thiết để tôi có thể hoàn thành luận văn này

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, nhất là tập thể lớp Ke QH.2019-E-Kế toán 2 đà động viên, khích lệ, hỗ trợ tôi trong suốt quá trình thựchiện và hoàn thành luận văn

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC Sơ ĐỒ

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

2 Mục tiêu nghiên cứu

.1 • • 11 • • 11 11 1 1 2 3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp của đề tài 3

7 Kết cấu của luận văn 4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN cứu VỀ KIỀM SOÁT NỘI Bộ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 5

1.1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài 5

1.1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước 7

1.1.3 Khoảng trống nghiên cứu 11

1.2 Nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ 11

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 11

1.2.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ 13

1.2.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

1.3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 21

1.3.1 Những rủi ro tiềm tàng 21

1.3.2 Mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền 22

1.3.3 Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền 24

1.3.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền 29

1.3.5 Các chứng từ, số sách kế toán liên quan đến chu trình 33

Kết luận chuông 1 37

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu THỤC HIỆN ĐỀ TÀI 38

2.1 Cách tiếp cận và thiết kế nghiên cứu 38

2.2 Phưong pháp thu thập dữ liệu 39

2.2.1 Phương pháp quan sát 40

2.2.2 Phương pháp phỏng vấn 40

2.2.3 Phương pháp sử dụng bảng hỏi 41

2.3 Phương pháp phân tích thông tin 41

2.3.1 Phương pháp thống kê, mô tả 41

2.3.2 Phương pháp so sánh, phân tích 42

2.3.3 Phương pháp tổng hợp 42

Kết luận chương 2 44

CHƯƠNG 3: THựC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIEN TẠI CÔNG TY CÓ PHÀN SOYA GARDEN 45

3.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Soya Garden 45

3.1.1 Quá trình ra đời và phát triển 45

3.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty cố phàn Soya Garden 46

3.1.3 Mô hình tổ chức quản lý của Công ty 48

3.2 Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền trong công ty tại Công ty cổ phần Soya Garden 55

3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden 58

3.3.1 Thực trạng Môi trường kiểm soát 58

3.3.2 Thực trạng Đánh giá rủi ro chu trình bán hàng - thu tiền 67

3.3.3 Thực trạng Hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền 68

3.3.4 Thực trạng Hệ thống thông tin, truyền thông chu trình bán hàng - thu tiền 75

3.3.5 Thực trạng Hoạt động giám sát 79

3.4 Đánh giá thực trạng kiêm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiên tại

Công ty Cổ phần Soya Garden 81

3.4.1 ưu điểm 81

3.4.2 Những hạn chế 86

3.4.3 Nguyên nhân 90

Kết luận chương 3 93

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CÓ PHẦN SOYA GARDEN 94

4.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty 94

4.1.1 Định hướng phát triển cùa Công ty trong thời gian tới 94

4.1.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB 94

4.2 Những giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 95

4.2.1 Đối với Công ty 95

4.2.2 Đối với Nhà nước 99

KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIÉT TẮT

STT Ký hiệu Nguyên nghĩa

1 BCTC Báo cáo tài chính

2 BGĐ Ban Giám đốc

3 CEO Chief Executive Officer - Tổng Giám đốc

4

coso The Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway Commission - ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ

5 DN Doanh nghiệp

6 GTGT Giá trị gia tăng

7 HĐQT Hội đồng quản trị

8 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

9 KSNB Kiểm soát nôi bô• •

11 TNHH Trách nhiêm hữu han• •

1

DANH MỤC BẢNG

1 Bảng 1.1 Các bộ phận & nguyên tắc cùa hệ thống KSNB 13

2 Bảng 1.2 Chu trình bán hàng - thu tiền 24

3 Bảng 3.1

Chu trình bán hàng - thu tiền tại cửa hàng Soya

DANH MỤC HINH

1 Hình 3.1 Kiểm soát thu tiền quỹ tại cửa hàng 76

1 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ mô hình tổ chức tại Công ty cổ phần Soya

2 Sơ đồ 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại các cửa hàng 54

11

MỞ ĐÂU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Doanh nghiệp khởi nghiệp (Start-up) là cụm từ được nhắc đến rất nhiều trong thời gian gần đây, từ các cơ quan truyền thông cho đến các nhà hoạch định chính sách Đây đang là chủ đề nhận được nhiều quan tâm tại Việt Nam, nhất là trong bối cảnh quốc gia hội nhập mạnh mẽ với kinh tế thế giới

Hiện nay, Việt Nam đang có khoảng hơn 1.500 startup hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau Xét theo mật độ các công ty khởi nghiệp trên đầu người thì tỷ lệ

ở Việt Nam thậm chí cao hơn nhiều quốc gia khác như Trung Quốc Àn Độ, hay Indonesia Theo thống kê của Tạp chí Tài chính thuộc Bộ Tài chính, hiện nay có khoảng 2.100 công ty khởi nghiệp tại Indonesia, 2.300 công ty tại Trung Quốc và 7.500 tại Ấn Độ Tuy nhiên, các thống kê gần đây đều phản ánh một bức tranh khá

u buồn với tình hình phát triển của các startup Việt Cụ thể, trong số các startup mới

ra đời, chỉ có 3% là thực sự thành công, thoa mãn được một trong các tiêu chí: Được định giá từ 10 triệu USD trở lên, doanh thu từ 2 triệu USD, có từ 100 nhân viên, đã gọi vốn vòng 2 hoặc đã bán được công ty với giá tốt

Theo các chuyên gia, có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới sự thất bại của các Startup có thể kể đến như là: HTKSNB thiết kế và vận hành yếu kém, sai lầm ngay

từ ý tưởng, không có kế hoạch cụ thể, nhân sự không chất lượng, không có chính sách quản lí chi phí phù hợp, chọn sai đối tác để khởi nghiệp, Soya Garden là một trong những thương hiệu khởi nghiệp khá là đinh đám trên chương trình Shark Tank Việt Nam với sự đầu tư từ Shark Thủy Có những lúc Công ty đà lên tới khoảng 40 cửa hàng trên toàn quốc nhưng sang đến năm 2020, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, Công ty đã phải đóng cửa rất nhiều cửa hàng của mình do không thể mở cửa đón khách, chi phí cố định quá lớn khiến doanh thu không thể bù đắp, nhiều địa điếm ít khách buộc phải đóng cửa

Một phần trong sự thất bại cùa Soya Garden đến từ việc HTKSNB cùa doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả trong việc định hướng và kiếm soát các mục tiêu

mà DN đặt ra Hệ thống KSNB của DN đã thể hiện những hạn chế trong việc trong vai trò: Đảm bảo hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động, Đảm bảo độ tin cậy của số liệu báo cáo tài chính, Đảm bảo tuân thủ các luật lệ, quy định, và Kiểm soát tài sản

Hệ quả tất yếu dẫn đến các hoạt động trong công ty thiếu hiệu quả, không đảm bảo được yêu cầu của ban lãnh đạo đề ra Một trong những hoạt động quan trọng của công ty chịu sự tác động của hệ thống KSNB không hiệu quả là chu trình bán hàng

và thu tiền, và cũng đã ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của công ty Hiện tại

số cửa hàng Soya Garden trên toàn quốc chỉ còn lại 4 cửa hàng, Công ty đang phải

cố gắng từng ngày đến có thể đứng vững, phục hồi và phát triển

Từ thực tiễn trên, tác giả lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ quy trình bán

trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền, nắm được những ưu điểm và nhược điểm

từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden giúp cho Công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cửu chính

Mục đích nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả của HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden

- Hệ thống hóa lý luận chung về KSNB chu trình bán hàng - thu tiền

- Phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công

2 '

ty Cô phân Soya Garden

- Nghiên cứu và đề xuất các phương hướng, giải pháp đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden

3 Câu hỏi nghiên cứu.

Dựa trên vấn đề nghiên cứu cần giải quyết, đề tài sẽ phải làm rõ và trả lờiđược các câu hỏi sau:

- Ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế trong HTKSNB của chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden là gì?

- Giải pháp nào nhàm hoàn thiện HTKSNB quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Cổ phần Soya Garden?

2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden

4.2, Phạm vi nghiên cún

Luận vãn nghiên cứu về HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

Cồ phần Soya Garden năm 2019 và năm 2021 Đây là thời điểm Công ty đà có hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng và đang áp dụng hệ thống này cho chu trình bán hàng - thu tiền nhưng chưa thay đối trước bối cảnh của đại dịch Covid-19

Tác giả sẽ tập trung đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền theo các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin, truyền thông; Giám sát

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu thông qua phân tích, so sánh

và đánh giá các dữ liệu thứ cấp thu thập từ phương pháp phỏng vấn, quan sát, bảng hỏi Từ đó, nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng HTKSNB tại Công ty, tìm hiểu những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại trong KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thế

- Đề xuất các giải pháp để nâng cao tính hiệu quả, hiện lực của HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden

3

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt và

A

danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gôm 04 chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu thực hiện đề tài Chương 3: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại

Công ty Cổ phần Soya Garden

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu

tiền tại Công ty Cổ phần Soya Garden

4

CHUƠNG 1: TỎNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÈ KIỀM SOÁT

NÔI BỢ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tống quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài

KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng là đề tài không mới, từ lâu các nhà nghiên cứu đều thấy được vai trò của KSNB tại doanh nghiệp Các điểm yếu trong HTKSNB sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về trên nhiều phương diện như nhận dạng rủi ro, kiểm soát rủi ro, kiềm soát hoạt động và tác động tiêu cực ddeend các mục tiêu của doanh nghiệp

Có nhiều đề tài về KSNB trên thế giới phần lớn tập trung vào nghiên cứu mối quan hệ của hệ thống KSNB đối với các chu trình hoạt động của doanh nghiệp

Cơ chế KSNB thích họp có thể ngăn ngừa đươc các rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, báo cáo tài chính, bảo vệ tài sản một cách hiệu quả và nhanh chóng Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những công ty dựa vào công nghệ thông tin có thề thiết lập một cơ chế KSNB mạnh mẽ hơn, cải thiện hệ thống KSNB sẽ cho phép đạt được các kết quả hoạt động kinh doanh tốt hơn Có thể kể đến một số các nghiên cứu sau:

Amudo và Inanga (2009) đã thực hiện một nghiên cứu đánh giá KSNB trong việc đánh giá KSNB trong các dự án khu vực công được Uganda tài trợ bởi Ngân hàng Phát triển châu Phi, bao gồm các biến độc lập là các thành phần của KSNB (bổ sung thêm biến công nghệ thông tin theo COBIT): (1) môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rùi ro, (3) hệ thống thông tin truyền thông, (4) các hoạt động kiếm soát, (5) giám sát, (6) CNTT Biến phụ thuộc: Sự hữu hiệu của KSNB Biến điều tiết: ùy quyền, mối quan hệ cộng tác Kết quả của nghiên cứu cho thấy sự thiếu hụt một số thành phần của KSNB dẫn đến kết quả vận hành của KSNB chưa đạt được sự hữu hiệu, các dự án quản lý không được chặt chẽ, dẫn đến các khoản thu - chi phải mất rất nhiều thời gian để theo dõi, giám sát chính xác

Babatunde và Dandago (2014) tác giả thực hiện nghiên cứu này nhằm phân tích tác động của sự thiếu hụt KSNB đối với việc quản lý dự án hoạt động thu - chi trong khu vực công của Nigeria Tác giả kiềm định mẫu nghiên cứu gồm 228 dự án vốn thuộc khu vực công và cho thấy sự thiếu hụt KSNB có tác động tiêu cực đến

5

hiệu quả quản lý dự án vôn thuộc khu vực công Nigeria Nhiêu khoản ghi nhận mập

mờ và không rõ mục đích có phục vụ dự án hay không Tác giả khuyến cáo, tuân thủ nghiêm ngặt KSNB để bảo đảm lợi ích của cộng đồng

Rahman và Anwar (2014) đã nghiên cứu về hiệu quả của các kỹ thuật phòng chống và phát hiện gian lận trong quản trị doanh thu của các ngân hàng hồi giáo ở Malaysia Mục tiêu của họ nhằm mục đích cung cấp cái nhìn về nhận thức của các ngân hàng đối với tính hiệu của các kỹ thuật phát hiện và phòng chống gian lận trong việc ghi nhận doanh thu Với việc sử dụng phương pháp câu hỏi phỏng vấn các nhà quản lý và nhân viên ở các ngân hàng Malaysia, các phát hiện cho thấy rằng các phần mềm và ứng dụng bảo vệ là các kỹ thuật phòng chống và phát hiện gian lận hiệu quả nhất Cụ thể, mật khẩu bảo vệ, các cải tiến và xem xét lại KSNB khi đánh giá độc lập được xem là các kỹ thuật hiệu quả nhất Tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi bao gồm 2 phần: hồ sơ phỏng vấn và tính hiệu quả của các kỹ thuật phát hiện và ngăn chặn gian lận cũng như tính hiệu quả của các phần mềm kế toán, ứng dụng máy tính cho việc ngăn chặn và phát hiện gian lận Những người tham gia cho biết ý kiến của mình về mức độ hiệu quả của mỗi kỹ thuật hay chiến lược kiểm soát trên 4 thang điểm từ “rất không hiệu quả” đến “rất hiệu quả” Dựa trên những phát hiện từ nghiên cứu, những người được hỏi cho rằng đối chiếu số giữa ngân hàng và

tỳ lệ doanh giừa các ngân hàng khác có cùng vị thể là phương pháp hiệu quả nhất để phát hiện gian lận Như vậy, bàng cách chuẩn bị đối chiếu một cách thường xuyên, hoạt động này sẽ đảm bảo doanh thu ghi nhận đầy đủ và như là một công cụ đế xác định và sửa chữa các lỗi kế toán trong các giao dịch ngân hàng

Mushtafi (2016) đã thu thập dữ liệu từ HTKSNB của các doanh nghiệp vận tại để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả HTKSNB của chu trình bán hàng - thu tiền của các doanh nghiệp đó Phương pháp thống kê mô tả và phân tích

dữ liệu đã được Mushtafi sừ dụng Kết quả của nghiên cứu cho thấy giữa các yếu tố trong các bộ phận cùa HTKSNB và tính khách quan của ủy ban kiểm soát, chẳng hạn như: sự luân chuyển cùa nhân viên, hoạt động vận chuyển thuê ngoài và có bộ phận đảm bảo chất lượng Bằng các phương pháp đó để chỉ ra rằng, việc tuân thủ HTKSNB chu trình đã được đặt ra là yếu tố có ảnh hưởng mạnh nhất tới tính hiệu

6

quả, hiệu lực của chu trình bán hàng - thu tiên, sau đó là vê ý thức vê trách nhiệm của mỗi cá nhân trong chu trình.

Ibrahim (2017) đà cho thấy rằng: các thành phần của môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông có tác động tích cực đến việc tạo nguồn thu khu vực công tăng lên Người lãnh đạo nên thành lập bộ phận KSNB trong các tổ chức Nên thiết kế các biện pháp KSNB để đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả, độ tin cậy của báo cáo tài chính cũng như tuân thủ các quy định và pháp luật Điều này sẽ cải thiện việc tạo doanh thu, sẽ đảm bảo tăng trưởng

và phát triển kinh tế bền vững của Nigeria

Các luận án nghiên cứu về KSNB nhưng không phải trong một doanh nghiệp

cụ thể mà phạm vi nghiên cứu rộng hơn trong một ngành, bộ hoặc một tổng công ty Trong các nghiên cứu này, các tác giả đã khảo sát các đơn vị đế đánh giá được thực trạng KSNB trong các đơn vị thành viên, tìm ra các điểm giống nhau, khác nhau trong việc thiết kế KSNB, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện chu trình KSNB của toàn đơn vị Trong quá trình làm luận văn tác giả đã tham khảo một số đề tài tương

tự về KSNB như:

Ngô Trí Tuệ và các cộng sự (2018) đã trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về

hệ thống KSNB như khái niệm, đặc điểm, mục tiêu và các thành phần của hệ thống KSNB Đề tài cũng trình bày các đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

và cơ chế quản lý tài chính, đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của hệ thống KSNB đối với quản lý tài chính tại Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam Trên cơ sở đó, Đề tài đã đề xuất các giải pháp để thiết kế và vận hành hệ thống KSNB giúp tăng cường quản lý tài chính tại Tống công ty Bưu chính viền thông Việt Nam Tuy nhiên, đề tài chưa làm rõ các RRTC để làm căn cứ đánh giá và đề xuất các giải pháp hoàn thiện các chính sách, thủ tục kiểm soát tại Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam nhằm kiếm soát các rủi ro này

Trần Thành Trung (2019) đà tiến hành công trình nghiên cứu của mình với mục đích là xác định những vấn đề quan trọng cần phải lưu ý trong HTKSNB cho chu trình doanh thu bán hàng của CTCP Xây dựng FLC Faros, từ đó đưa ra bài học

7

đối với các công ty xây dựng nói chung ở Việt Nam Để làm rõ những quan điểm của mình tác giả đã tìm hiếu và phân tích, so sánh, tìm hiếu những quy trình của các công trình nghiên cứu về KSNB trong nước và ngoài nước về ảnh hưởng của các chốt KSNB bắt buộc trong lĩnh vực xây dựng - đầu tư, hay mối quan hệ giữa chất lượng của các công trình, dự án và kiếm soát nội bộ, Sau khi chỉ ra những lỗ hổng trong KSNB của các đơn vị xây dựng khi nghiệm thu và ghi nhận doanh thu

dự án, tổn thất trầm trọng những sai lầm đó mang lại tác giả đã đưa ra gợi ý nhằm giảm thiểu các rủi ro gian lận đối với hoạt động ghi nhận doanh thu tại các đơn vị xây dựng của Việt Nam bàng việc sử dụng hai chiến lược: Thứ nhất là ngăn chặn các gian lận tiềm năng bằng việc có nhừng chuẩn mực đạo đức ở cấp cao với một chương trinh quản lý gian lận chủ động; thứ hai phát hiện các hoạt động gian lận đã xảy ra và xác định khối lượng nghiệm thu, ghi nhận doanh thu chính xác

Nguyễn Thị Linh Nhi (2017) phân tích được thực trạng tổ chức KSNB về luân chuyền chứng từ, hồ sơ ghi nhận doanh thu của các tập đoàn kinh tế trên thế giới, như: Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc; đề xem kinh nghiệm tố chức KSNB tại các tập đoàn kinh tế và áp dụng tại Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Đồng thời xây dựng được các nhóm giải pháp cụ thể như: (1) Hoàn thiện các yếu tố cấu thành KSNB gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát; (2) Hoàn thiện quy chế quản lý các hồ sơ, lưu trữ chứng từ và phân quyền quản lý; (3) Hoàn thiện kiếm soát chu trình ghi nhận doanh thu tại tập đoàn: cơ chế giám sát, năng lực quản trị điều hành của những lãnh đạo cấp cao và cấp quản lý có liên quan tới hoạt động của chu trình; (4) Một số giải pháp tăng cường KSNB theo chủ trương tái cấu trúc tập đoàn như: kiểm soát việc luân chuyến chứng từ tinh gọn, hiệu quả; kiếm soát ghi nhận doanh thu bán hàng sản phẩm than; kiểm soát xây dựng hệ thống chu trình bán hàng cụ thể, phù hợp với

mô hình nhiều công ty con; kiểm soát triển khai ứng dụng, đầu tư đổi mới công nghệ trong công tác lưu trữ vào gửi hồ sơ

Nguyễn Thị Hoài Thu (năm 2018) đà hệ thống hóa và làm sáng tở hơn các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB chu trình bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất dưới góc độ quản trị doanh nghiệp nhằm định hướng cho việc hoàn thiện

8

hệ thông KSNB, phù hợp với đặc thù tô chức kinh doanh và tô chức quản lý của các

xí nghiệp sản xuất xi măng thuộc Công ty xi măng Điện Biên Tác giả đề cập tới việc kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán và hệ thống công nghệ thông tin phức tạp (ERP), các thành phần của hệ thống KSNB chu trình bán hàng được trình bày gán với đặc điếm của doanh nghiệp sản xuất xi măng và trong điều kiện vận dụng công nghệ thông tin, truyền thông Tuy nhiên, luận án cũng chưa chỉ

ra được các rủi ro đặc thù, trọng yếu của các xí nghiệp sản xuất xi măng thuộc Công

ty CP xi măng Điện Biên vì vậy các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB vẫn hướng đến chủ yếu của quá trình bán hàng - thu tiền như: ghi nhận doanh thu, bán hàng hóa, thành phẩm, ghi nhận hàng trả lại, thu tiền khách hàng giống như khá nhiều các luận văn, luận án khác, mà chưa hướng đến mục tiêu kiểm soát rủi ro

Trần Quỳnh Trang (năm 2020) đà nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện với các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB chu trình được mở rộng gồm 05 bộ phận là: môi trường kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; hệ thống thông tin và truyền thông; các hoạt động kiềm soát;

và giám sát các kiểm soát Luận án có những nghiên cứu sâu về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB của doanh nghiệp khách hàng và áp dụng chính kinh nghiệm

đó vào hệ thống KSNB của bản thân công ty Bên cạnh đó, luận án cũng đã trình bày khá đầy đủ đặc điềm của ngành dịch vụ tư vấn quản trị tại Công ty và ảnh hưởng tới hệ thống KSNB, đề cập đến một số rủi ro mà các doanh nghiệp ngành dịch vụ phải đối mặt Tuy nhiên, các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ mà tác giả đề xuất trong luận án còn mang tính định hướng, khái quát và các giải pháp này chưa hướng đến việc ngăn chặn, giảm thiểu các rủi ro đã được phân tích trước đó

Lưu Thanh Tú (2019) đà phân biệt được KSNB và Kiểm toán nội bộ trong hoạt động kinh doanh của DN Luận văn nêu khá chi tiết họat động của Tổng công

ty Vận tải Hà Nội, chỉ rõ những ưu và nhược điểm của hệ thống KSNB các chu trình của Tổng công ty bao gồm: Bán hàng - thu tiền, Mua hàng - thanh toán, Tiền lương Tác giả đã nêu lên lý thuyết về xây dựng các chu trình và rủi ro của các chu trình đó Sau đó so sánh chu trình với khung coso để đưa ra được những hạn chế

9

và sự cân thiêt phải hoàn thiện hệ thông KSNB các chu trình này Từ đó có những giải pháp thiết thực để hoàn thiện, khiến hệ thống KSNB thực sự là một công cụ cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty trong việc điều hành, quản lý đơn vị.

Phạm Ngọc Bích (2017) đã nêu được tổ chức KSNB theo đặc điểm của trường THCS Ngọc Lâm Đồng thời nêu đặc điểm tổ chức, ghi nhận doanh thu tại các đơn vị dạy học dân lập Tác giả cũng nêu rõ một số hạn chế trong KSNB quá trình thu tiền tại các đơn vị như: nhận thức về HTKSNB của một số lãnh đạo chưa đầy đủ, phân cấp quản lý chưa đi đôi với quyền hạn và trách nhiệm, đội ngũ cán bộ

kế toán có trình độ không đồng đều, hoạt động kiểm soát thiếu sự đồng bộ Xác định nguyên nhân của hạn chế về HTKSNB chu trình như: cơ sở pháp lý về tố chức hoạt động của HTKSNB chưa cập nhật kịp thời, công tác chi đạo và kiểm tra còn thiếu cụ thể và chưa rõ ràng Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện như: xác định lại quy trình kiểm soát HTKSNB tại trường, tạo dựng môi trường kiềm soát khoa học và có hiệu lực, nâng cao chất lượng công tác kiềm tra các khoản thu, hoàn thiện hệ thống thông tin và thủ tục kiềm soát

Nguyễn Nam Cường (2020) đã chỉ ra được tầm quan trọng của việc ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ của các đơn vị kiềm toán độc lập, nêu được thực trạng kiểm soát ghi nhận doanh thu và tiến độ cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH Kiểm toán DTH Việt Nam Từ đó chỉ ra được những ưu điểm cũng như các hạn chế còn tồn tại, đưa ra các lời khuyên đế hoàn thiện hệ thống nội bộ của doanh thu cung cấp dịch vụ tốt hơn Tuy nhiên do giới hạn nghiên cứu của luận văn mới chỉ dừng ở hoạt động kiểm soát ghi nhận doanh thu nên tác giả chủ yếu tập trung nghiên cứu về chu trình cung cấp dịch vụ - ghi nhận doanh thu mà chưa nghiên cứu được thêm các yếu

tố khác về môi trường vãn hóa Công ty, hệ thống giám sát công việc kế toán, thông tin truyền thông trong công ty chính các yếu tố này cũng vô cùng quan trọng, ảnh hưởng mạnh mẽ đến chất lượng việc tiếp nhận xử lý thông tin, ghi nhận doanh thu kịp thời của công ty nói chung và chất lượng của hoạt động cung cấp dịch vụ - thu tiền nói riêng

10

1.1,3, Khoang trông nghiên cún

Mặc dù có rất nhiều bài luận, nghiên cứu khoa học về các vấn đề của KSNB

và hoàn thiện HTKSNB cấc chu trình trong doanh nghiệp được công bố trong những năm gần đây, nhưng việc nghiên cứu tập trung vào một đơn vị start-up và có hoạt động kinh doanh theo mô hình chuỗi cửa hàng là chưa có hoặc không được chuyên sâu chi tiết, rõ ràng Mục tiêu của bài luận này là tìm hiểu cách vận hành, kiểm soát của một đơn vị mới được thành lập, còn chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình KSNB của mình nhưng đã phát triển rất nhanh trong thời gian ngắn với hơn 30 cửa hàng lớn nhở tập trung tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh

đó, các nghiên cứu về KSNB khi đại dịch Covid-19 bùng phát chưa nhiều Nhiều doanh nghiệp đã buộc phải đóng cửa và Soya Garden cũng phải thu hẹp dần quy

mô Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra những hạn chế trong cách vận hành quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp mới đi vào thị trường, có mô hình chuồi cửa hàng và trong trường hợp doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, từ đó đề xuất được các giải pháp hoàn thiện HTKSNB mà các bài viết, công bố trước đây chưa nhắc tới hoặc chưa tập trung vào nghiên cứu

1.2 Nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ

Thực tể đã chứng minh có nhiều quan điểm, khái niệm khác nhau về KSNB KSNB được nhìn nhận khác nhau dựa trên quan điểm quản lý khác nhau Cụ thể

như sau:

coso đà nêu “KSNB là một quá trình do con người quản lý, hội đông quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu về Báo cáo tài chính đáng tin cậy, Các luật

lệ và qui định được tuân thủ, Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả KSNB không chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện ở một vài thời điềm nhất định mà được• • • • • • • • vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong DN KSNB bao gồm cả những chính sách, thủ tục và yếu tố con người- Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo và nhân viên trong DN Chính con người đã đặt ra mục tiêu kiềm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng KSNB có nhiệm vụ là ngăn chặn và phát hiện sai lầm

11

nhưng không thê đảm bảo sẽ không xây ra sai lâm đó nữa KSNB chỉ cung câp một

sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (2009), KSNB là “một quá trình được thiết

kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo họp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các qui định, luật lệ”

Theo tiêu chuẩn của Kiếm toán Việt Nam, dưới góc độ của các kiểm toán viên (chuẩn mực kiểm toán số 315): “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đon vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo

ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo

độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” Và theo chuẩn mực này thì KSNB gồm 5 yếu tố cấu thành là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát

Luật kế toán 2015 thì ghi rõ “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, qui trình, qui định nội bộ phù hợp với qui định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xừ lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Từ những nội dung trên, có thể nhận thấy KSNB không phải là một hoạt động mà là một quá trình được thiết lập không chỉ một người mà được xây dựng bởi một đội ngũ con người với mục tiêu kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn ngừa rủi ro và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Bên cạnh đó, một HTKSNB được hiểu là hệ thống các quy trình, chính sách, thủ tục kiểm soát cùng với phương tiện kỹ thuật được thiết kế nhằm kiểm soát các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng mục tiêu, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật Như vậy: có 3 yếu tố cần được xem xét liên quan đến hệ thống KSNB:

12

- Hệ thông KSNB là tập hợp các quy trình, chính sách, thủ tục kiêm soát mọi hoạt động của đơn vị như kiểm soát hoạt động đầu tư, kiểm soát TSCĐ, kiểm soát chu trình bán hàng

- Hệ thống KSNB bao gồm các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc kiểm soát như hệ thống thông tin, phần mềm xử lý dữ liệu

- Hệ thống KSNB do con người thiết kế và vận hành để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng các mục tiêu

Các thành phần của KSNB theo báo cáo COSOs gồm có 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát (Control environment), hoạt động kiểm soát (Control activities), đánh giá rủi ro (Risk assessment), thông tin và truyền thông (Communication and information system) và giám sát (Monitoring of controls) Các thành phần này cũng tương tự’ như trong quy định của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Những nội dung cơ bản liên quan đến năm bộ phận của hệ thống KSNB được tổng họp thành

17 nguyên tắc theo bảng sau:

Bảng 1.1 Các bộ phận & nguyên tắc của hệ thống KSNB Các bộ phận của hệ thống KSNB Nguyên tắc

Môi trường kiểm soát 1 Chứng minh cam kết về tính toàn vẹn

và giá trị đạo đức

2 Trách nhiệm giám sát tập thể

3 Thiết lập cơ cấu, thẩm quyền và trách nhiêm•

4 Chứng minh cam kết về năng lực

5 Thực thi trách nhiệm giải trìnhĐánh giá rủi ro 6 Chỉ rõ các mục tiêu phù họp

7 Xác định và phân tích rủi ro

8 Đánh giá rủi ro gian lận

9 Xác định và phân tích sự thay đối đáng kể

13

Hoạt động kiểm soát 10 Lựa chọn và phát triển hoạt động KS

11 Lựa chọn và phát triển các kiểm soát dùng công nghệ

12 Triển khai thông qua các chính sách

và thủ tuc•Thông tin & truyền thông 13 Sử dụng thông tin có liên quan

14 Giao tiếp nội bộ

15 Giao tiếp bên ngoàiGiám sát 16 Tiến hành các cuộc đánh giá liên tục

và/ hoặc riêng biệt

17 Đánh giá và thông báo

(Nguôn: Tác giả tự tông hợp) ỉ.2.2.ỉ Môi trường kiêm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiềm soát

Ngoài ra, môi trường kiềm soát còn bao gồm các chính sách của Nhà nước, quy định của pháp luật liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Các yếu tố này được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật, ban hành bởi các đơn vị có thẩm quyền và buộc các đơn vị phải chấp hành và làm theo Các yếu

tố này giúp cho đơn vị có môi trường để hoạt động, có thể giúp doanh nghiệp có môi trường cạnh tranh công bàng hoặc khiến doanh nghiệp có một số bất lợi nhất định ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, hiệu suất hoạt động

Cụ thể, các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố của môi trường kiểm soát có thể kể đến như:

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý của Ban lãnh đạo cung cấp các giá trị, chuẩn mực hành vi, nhằm tạo nên một phong cách làm

14

việc, sinh hoạt chung của doanh nghiệp, đậm đà bản săc văn hóa của nó Triêt lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có những đặc điểm đặc trưng sau đây:

+ Quan điểm, cách nhận thức khác nhau về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trong đơn vị Mỗi nhà quản lý khác nhau sẽ yêu cầu khác nhau về việc các nhân viên cung cấp những gì trong báo cáo và họ muốn nhận được thông tin gì để đưa ra các quyết định

4- Cách lựa chọn các nguyên tắc, phương pháp kế toán

+ Phương thức tiếp cận với việc quản lý và các rủi ro kinh doanh+ Quan điểm khác nhau về nhân sự

Nhân tố này sẽ tác động lớn đến môi trường kiểm soát và ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

- Cam kết về năng lực: Bất kỳ nhân viên nào được tuyển dụng cần có năng lực nhất định cho vị trí làm việc của mình Khi nhân viên cỏ đầy đú năng lực về chuyên môn cho công việc được giao sẽ đảm bảo cho công việc vận hành không bị ngắt quãng, nắm rõ được từng nhiệm vụ và phần hành của mình khi nằm trong bất

kỳ một chu trình hoạt động nào cùa Công ty Một chu trình có thể vận hành được từ đầu đến cuối cần đảm bảo tất cả các mắt xích phải có đù năng lực và vận hành theo đúng thiết kế đã được đề ra

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Phân công quyền hạn và trách nhiệm

có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quà Quyền hạn là Quyền theo cương vị, chức vụ cho phép, tức là giới hạn được đưa

ra các quyết định liên quan đến công việc được giao Đây là cách thức người quản

lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức Việc ủy quyền và phân quyền trách nhiệm này cần được thực hiện rõ ràng bằng văn bản đề giúp cho công việc tiến hành

dễ dàng, có được sự chấp thuận của các thành viên khác trong đơn vị Sự phân công phân nhiệm tốt sẽ tránh việc lạm quyền hoặc đố thừa trách nhiệm khi một vấn đề nào đó xảy ra

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là bộ máy tổ chức của đơn vị được thiết lập

để thực hiện các hoạt động và đạt các mục tiêu đã đề ra Việc xây dựng cơ cấu tổ

15

chức găn liên với việc phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyên hạn cụ thể Cơ cấu tổ chức họp lý bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Một cơ cấu tố chức tốt góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Đe thiết lập một cơ cấu tồ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phài tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của • X • • • • • •doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhàm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

- Chính sách nhân sự: Bao gồm chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo sau tuyển dụng, chính sách khen thưởng, kỷ luật và các biện pháp để khắc phục sai sót Khi các nhân viên có năng lực làm việc tốt nhưng những vấn đề về phúc lợi lại chưa được thoa đáng sẽ gây nên tình trạng tâm lý chán nản và làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Do đó, việc tố chức các chính sách nhân sự, các chế độ đãi ngộ, thủ tục, quy định về tuyển dụng và sử dụng nhân viên có tác động đáng kề đến môi trường kiểm soát Một chính sách nhân sự hợp lý sè khuyến khích, kích thích các phẩm chất và năng lực của đội ngũ nhân viên

Các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyến dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo,

bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai

- ủy ban kiểm soát: ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất cùa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không

16

kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiêu vê lĩnh vực kiêm soát, ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

4- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

+ Kiểm tra và kiểm soát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với các kiểm toán viên bên ngoài

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hường đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong

đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị hình thành nên cơ sở để Ban Giám đốc xác định các rủi ro cần được quản lý Khi một loại rủi ro được xác định, ban quản tri

sẽ xem xét những dấu hiệu, sự tồn tại của chúng và tìm cách quản lý chúng Ban quản trị cần xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất những công việc cụ thể

để xác định các loại rủi ro (cụ thể) hoặc ban quản trị có thể quyết định chấp nhận rủi

ro vì yếu tố chi phí hoặc những xem xét khác Đánh giá rùi ro có thể được tiến hành theo năm bước sau đây:

Bước 1: Xác định các mối nguy

Bước 2: Xác định các hoạt động có thể bị ảnh hưởng và ảnh hưởng như thế nào.Bước 3: Đánh giá rủi ro - xác định và quyết định các biện pháp kiểm soát rủi ro

17

Bước 4: Ghi lại người chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp kiêm soát rủi ro

và khung thời gian thực hiện

Bước 5: Ghi lại những phát hiện, giám sát và rà soát việc đánh giá rủi ro và cập nhật khi cần thiết

Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như: Những thay đổi trong môi trường hoạt động; Nhân sự mới; Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa; Tăng trưởng nhanh; Công nghệ mới; Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới; Tái cơ cấu đơn vị; Mờ rộng các hoạt động ở nước ngoài; Áp dụng các quy định kế toán mới

1.2.2.3 Hoạt động kiếm soát

Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục tạo nên sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban quản trị được thực hiện đúng đắn

và đúng thời gian Thông thường, hoạt động kiểm soát có thề liên quan tới một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của một công ty gắn liền với việc thực hiện đánh giá hoạt động, quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và việc phân chia trách nhiệm

Một hoạt động kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể Tuy nhiên, không thể có một hoạt động kiểm soát hoàn hảo tới mức có thể ngăn chặn và phát hiện được tất cả những sai phạm có thể xảy ra bởi vì những hạn chế vốn có của các hoạt động và cúa cả hệ thống này Kiếm soát viên phải xem xét toàn

bộ các hoạt động và xác định xem những hoạt động kiểm soát có hiệu quả đối với việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát tổng thể hay không

Khi thực hiện đánh giá hoạt động kiểm soát, kiểm soát viên cần nhận thức rõ một hệ thống kiểm soát được thiết kế hoàn hảo vẫn có thể bỏ qua những sai phạm trọng yếu do những hạn chế cố hữu

ỉ.2.2.4 Hệ thống thông tin, truyền thông

Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống Cấp dưới, từ cấp dưới lến cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Việc trao đổi thông tin của đơn vị về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọng liên quan đến báo cáo tài chính cần đồng thời cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn với KSNB đối với báo cáo tài chính Do đó, một

18

hệ thông thông tin nhanh chóng, kịp thời là cân thiêt cho các quyêt định của nhà quản trị đưa ra là chính xác, kịp thời Bất kỳ thông tin nào bị đứt đoạn, chậm trễ hoặc sai lệch đều sẽ dẫn tới những hậu quả không tốt đối với doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính, trong đó có hệ thống kế toán, bao gồm các thủ tục và tài liệu được thiết kế và xây dựng để:

- Tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo các giao dịch của đơn vị (cũng như các

sự việc và các điều kiện) và duy trì trách nhiệm liên quan đối với tài sản, nợ phải trả

- Thu thập thông tin liên quan đến báo cáo tài chính về các sự việc và các điều kiện khác ngoài các giao dịch phát sinh, như việc khấu hao tài sản và các thay đối trong khả năng thu hồi các khoản phải thu

Khả năng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của đơn vị và để chuẩn bị các báo cáo tài chính phụ thuộc vào hiệu• • 4^2 • • JL • • ♦lực của hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống kế toán Một hệ thống thông tin kế toán hiệu lực phải:

- Nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Phân loại chính xác các nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính

- Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù họp với giả thiết kế toán được chấp nhận

19

J.2.2.5 Giám sát

Giám sát là quy trình đánh giá thực hiện hiệu quả các hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhàm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban Giám đốc được thực hiện Các loại hình giám sát chủ yếu diễn ra bao gồm:

- Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và giám sát do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình

- Giám sát chuyên biệt: Thường thực hiện qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toán nội bộ

Các hoạt động giám sát chính bao gồm:

- Kiểm tra, phê duyệt;

- Đánh giá hoạt động;

- Kiểm tra thông tin công bố;

- Các giám sát vật chất (máy chấm công, két sắt, camera );

- Phân chia nhiệm vụ;

- Giám sát các rủi ro phát sinh từ công nghệ thông tin bao gồm: Các kiểm soát chung, hạn chế truy cập từ nguồn lạ, kiểm soát chương trình ứng dụng

Giám sát liên quan tới việc đánh giá bời một cá nhân thích hợp về việc thiết

kế và hoạt động của kiểm soát trên cơ sở thời gian và thực hiện những hành động cần thiết Giám sát có thể được hoàn thành từ những hoạt động đang thực hiện hoặc

từ những đánh giá riêng rẽ Thủ tục giám sát hoạt động được xây dựng trong chính những hoạt động đang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý, bao gồm các báo cáo quản trị định kỳ và hoạt động giám sát cấp cao

Kiểm toán nội bộ thường được xem là một yếu tố kiềm soát quản lý có hiệu quả cao Giám sát đang trở thành một yếu tố kiềm soát then chốt trong việc xác định rủi ro và vì vậy nó càng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết thực hiện quy trình Neu ban quản trị phát triển một hệ thống kiểm soát tốt để xem xét một cách hiệu quả những rủi ro, sau đó thiết lập hệ thống giám sát có hiệu quả nhằm đảm bảo

hệ thống kiểm soát đang hoạt động đúng thì kiểm soát viên nên tập trung vào đánh giá rủi ro và tính hiệu lực của hệ thống giám sát

20

1.2.3 Vai trò của hệ thông kiêm soát nội bộ

Như chúng ta đã biết, hoạt động của một doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các vấn đề như hoạt động không hiệu quả, lãng phí nguồn lực, thiếu giám sát hiệu quả, tố chức và chức năng kém, thiếu tầm nhìn, chiến lược rời rạc, thiếu liên kết, kiểm soát phức tạp, chi phí cao, thông tin thiếu tính toàn vẹn, phức tạp một cách không cần thiết KSNB thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong doanh nghiệp nhằm giảm thiếu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp

HTKSNB là một quá trình do HĐỌT, BGĐ và các nhân viên khác triển khai thực hiện, được thiết kế nhằm đưa ra mức độ đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu trong các khía cạnh sau đây:

- Bảo toàn tài sản

- Hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động

- Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính

- Tuân thù các luật lệ, quy định áp dụng

Như vậy, việc thiết lập một HTKSNB đủ mạnh để quản lý rủi ro và ngăn ngừa sai phạm là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm Hệ thống này cần được thiết kế và vận hành nhằm ngăn ngừa, phát hiện, xử lý gian lận hay sai sót

có nguy cơ xảy ra để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo các thông tin tài chính được công bố là đáng tin cậy và các hoạt động đảm bảo tính hiệu lực, tính kinh tế, tính hiệu quả, trong đó chú trọng cơ chế khuyến khích các cồ đông hoặc người có lợi ích liên quan của công ty đại chúng, tổ chức tín dụng tự phát hiện tham nhũng và tiến hành thủ tục cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích của mình

1.3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.3.1 Những rủi ro tiềm tàng

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, bộ phận kiềm tra cần phải chú ý các rủi ro như: Rủi ro về đơn đặt hàng; Rủi ro về bán chịu; Rủi ro giao hàng; Rủi ro lập hoá đơn; Rủi ro thu tiền mặt Có thể kể đến một số ví dụ như:

- Hạch toán trùng doanh thu, ghi khống các khoản doanh thu nhằm đạt kế hoạch doanh thu bán hàng

21

- Bộ phận hoặc cá nhân không có phận sự, không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng.

- Nhân viên bán hàng sai quy cách, phẩm chất đã được yêu cầu bởi người mua

- Công ty có thế giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực

1.3.2 Mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chu trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó

- Bảo toàn tài sản: Phải đảm bảo chu trình diễn ra mà hạn chế tối đa nhất việc• • thất thoát tài sản của Công ty Các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài đều phải đảm bảo được việc thu hồi lại bằng tiền hoặc bàng một cách khác nào đó Tiền sau khi thu về phải được quản lý cẩn thận, tránh mất cắp, trộm cướp và được kiểm tra lại thường xuyên

- Hiệu quả, hiệu suât của các hoạt động: Chu trình bán hàng - thu tiên phải đảm bảo được hiệu quả hoạt động tốt nhất Tất cả các khâu trong chu trình cần phải hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn trong khi vận hành, đảm bảo được kế hoạch

đã đặt ra về doanh thu bán hàng Hệ thống phải xây dựng một chu trình khép kín, đảm bảo công việc diễn ra thuận tiện nhất, tránh lãng phí các nguồn lực và đem lại năng suất làm việc cao cho các nhân viên trong chu trình

- Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính: Hoạt động kiểm soát phải đảm bảo số liệu về doanh thu bán hàng, tiền hàng thu được, công nợ khách hàng chính xác và phản ánh đúng thực tế Bất kỳ số liệu được cung cấp cho nhà quản trị

mà phát sinh từ chu trình đều phải trung thực, không có yếu tố gian lận trong đó Người hạch toán và đưa ra các con số phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những dữ liệu được đưa ra

- Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng: HTKSNB phải đảm bảo các cá nhân trong chu trình tuân thủ hoàn toàn các quy định đã được đề ra trong đó Các cá nhân phải nắm rõ luật lệ, quy định được áp dụng và tuân thu theo đó trong bất kỳ trường hợp nào Nếu có sự kiện phát sinh khiến việc áp dụng các quy định đó là không thể thực hiện được thì phải báo cáo cho các cấp quản lý cao hơn và đưa ra được các biện phát xử lý kịp thời, đảm bảo việc tuân thủ vẫn phải được thực hiện

Cụ thể hơn, có thể nêu ra một số hoạt động sau phải được thực hiện chính xác: Các đơn đặt hàng phải được xử lý kịp thời, không bỏ sót; các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn; các nghiệp vụ phải được ghi số đầy đủ và được đánh giá đúng đắn; các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý; các nghiệp vụ kinh tể phải được phản ánh đúng lúc; các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ

và được tổng hợp chính xác

Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu cùa khách hàng là khó có thể tránh khởi Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận

cụ thể phụ trách

23

1.3,3, Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiên

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh Chu trình bán hàng được phân chia theo các chức năng sau: nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, lập lệnh bán hàng, xuất kho hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể cùa mỗi chức năng và

bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thế sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt đơn bán, chuyến giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập

dự phòng nợ khó đòi

Đối tượng nghiên cứu của bài luận là về Công ty có mô hình kinh doanh đồ uống tại chỗ, mô hình tương đối đặc thù so với các đơn vị khác về quy mô và vòng quay phải thu Một chu trình bán hàng - thu tiền đơn giản của đơn vị kinh doanh đồ uống, đồ ăn tại chỗ có thế được mô tả như sau:

Bảng 1.2 Chu trình bán hàng - thu tiền

Bước 1:

Lập Hợp đồng

nguyên tắc

Phòng bán hàng, nhân viên tư vấn khách hàng

Phòng bán hàng dựa và các thông tin nhân viên tư vấn cung cấp lập các hợp đồng nguyên tắc và thực hiện ký kết với khách hàng đối với các khách hàng mua nhiều với số lượng lớn, cung cấp các sản phẩm đồ uống thường xuyên

Bước 2: Giám đốc, Phòng kế toán

- tài chính, Trưởng bộ phận bán hàng

Phòng bán hàng sau khi nhân đơn đặt hàng từ khách hàng, Trưởng

24

kí họp đồng nguyên tắc, dựa vào đơn đặt hàng và xác nhận của các trưởng

bộ phận, kế toán tạo đơn bán trên hệ thống theo danh sách bán hàng được đưa từ phòng bán hàng

- Với các khách lẻ, nhân viên bán hàng sẽ tạo đơn bán trực tiếp trên phần mềm bán hàng theo số lượng khách hàng yêu cầu

Bước 4:

Xuất sàn phẩm

Nhân viên bán hàng, nhân viên pha chế, nhân viên giao hàng

Dựa vào đơn hàng, nhân viên bán hàng chuyển giao lại cho nhân viên pha chế theo đơn hàng Sau khi hoàn thành, nhân viên pha chế sẽ giao cho khách hàng Còn đối với khách hàng mua với số lượng lớn sẽ có nhân viên

25

giao hàng đế đảm bảo việc vận chuyển không bị

đổ vỡ, hỏng hóc trước khi đưa đến tay người dùng

Bước 5:

Xuất lióa đơn

bán hàng

Nhân viên bán hàng, kếtoán doanh thu

Sau khi đã nhận đầy đủ sản phẩm theo yêu cầu, hai bên xác nhân đà nhân• • bàn giao hàng hóa Kể toán sau khi nhận đầy đủ

hồ sơ, chứng từ sẽ tiến hành xuất hóa đơn gửi cho người mua nếu có yêu cầu Trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn, nhân viên

kể toán sẽ xuất hóa đơn bán lẻ và cuối tháng

Bước 6:

Thu tiền khách liàng

Kế toán công nợ - Với các khách hàng

mua số lượng lớn, sau khi nhân đươc hóa đơn, đề nghị thanh toán, khách hàng thanh toán qua các thồng tin được cung cấp

Kế toán công nợ sẽ đôn đốc viêc thanh toán và•hạch toán vào sổ sách, báo cáo cho quản lý về vấn đề thanh toán

- Với các khách hàng mua bán tại chỗ, nhân

26

(Nguôn: Tác giả tự tông hợp)

viên sẽ thu tiền tai chỗ•hoặc nhận tiền chuyển khoản, sau đó bàn giao tới văn phòng Công ty

Cụ thể:

- Nhận, xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bát đầu của toàn bộ chu trinh Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, phần mềm bán hàng Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thế xem xét đế đưa ra quyết định bán qua hình thức bán hàng nào và lập đơn bán hàng

- Kiềm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu: Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhung cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chè Trước khi

đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ sản phẩm cùng lúc Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán

- Lập lệnh bán hàng: Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn bán và in chứng từ bán hàng, đơn bán dựa trên các thông tin trên phần mềm bán hàng

- Chuyển giao sản phẩm: Sau khi đơn bán được lập và gửi bộ phận pha chế, nhân viên sẽ căn cứ vào số lượng yêu cầu, loại sản phấm và các nội dung về sản phẩm, pha chế và dán tem sản phẩm sau khi hoàn thành Sản phẩm sẽ được chuyển giao tới khách hàng tại chỗ hoặc tại địa điểm khách hàng cung cấp Sau khi khách hàng nhận được hàng, khách hàng có xấc nhận lại trên phần mềm cho nhân viên giao hàng

27

- Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng )

và giá cả thanh toán Tồng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả sản phẩm, chi phí vận chuyển và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là số ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp

- Theo dõi nợ phải thu:

+ Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiếm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sồ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý

+ Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi

có khuyết tật sai với họp đồng Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mưa Trong trường hợp này, phải lập bảng tống ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán

+ Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được: Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không có khả năng thu do khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này

4- Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản

28

này Vào cuôi niên độ kê toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và sô tiên nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn Căn cứ đế ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thú tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.

- Thu tiền khách hàng: Sau khi đã chuyển giao nghĩa vụ và quyền lợi tới cho người mua, đơn vị lập yêu cầu thanh toán theo số tiền đã xuất hóa đơn hoặc theo số tiền được theo dõi trên sổ công nợ Yêu càu này sẽ được gửi tới người mua bằng bưu điện, email hoặc gọi điện để nhắc nhở việc thanh toán, hoàn thiện bước cuối cùng cùa chu trình bán hàng - thu tiền Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể duy trì các hoạt động tiếp theo của mình Đối với những khách hàng được phân loại mức độ tín nhiệm khác nhau thì sẽ có các biện pháp yêu càu thanh toán khách nhau nhằm mục đích cuối cùng là thu hồi được đầy đủ công nợ phải thu Nếu không thể thu tiền được của khách hàng, các cá nhân có liên quan từ khâu chấp nhận, quảng cáo tới khách hàng sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường, còn người mua sè bị đánh giá thấp độ tín nhiệm và các chính sách bấn cho họ phải được xem xét lại

ỉ.3.4.1 Kiêm soát nội bộ hoạt động hán hàng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý Với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau

29

Bán hàng có nhiêu hình thức khác nhau (trực tiêp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận ), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp ) Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên kiểm soát nội bộ cho chu trình này rất đa dạng.

Các kiểm soát doanh nghiệp có thể đặt ra trong chu trình của mình có thể liệt

kê bao gồm:

- Lập Họp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán:

+ Các Họp đồng bán hàng lập ra cần phải có chữ ký của đại diện hai bên tham gia Đe kiểm soát trong khâu lập hợp đồng, công ty cần phải có một bộ phận lập và đọc lại các thông tin trên họp đồng đó Sau đó ký nháy tại từng trang để thể hiện việc kiểm soát cùa cá nhân đã đọc lại

+ Trước khi hai bên đặt bút kí, bộ phận bán hàng cần liên hệ với người mua nhằm xác nhận lại, gửi lại họp đồng bản cuối cùng, sau khi đã thống nhất mọi nội dung trên họp đồng và tiến hành ký kết họp đồng

- Xét duyệt tín dụng:

+ Đối với các họp đồng nguyên tắc đã kí kết, khi phát sinh nhu cầu mua hàng thì người mua sẽ gửi các đơn đặt hàng cho công ty Sau khi bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, bộ phận sẽ phải kiểm tra lại tính chính xác, hiện hữu của đơn đặt hàng nhàm tránh việc đơn đặt hàng giả Bộ phận bán hàng xác nhận đơn đặt hàng và kiếm tra số lượng hàng tồn kho xem có thể chấp nhận đơn hàng hay không

+ Khi xác nhận đơn đặt hàng, nhân viên bộ phận bán hàng cần xem xét tình hình thanh toán, độ tín nhiệm của khách hàng để quyết định giá bán và các chính sách tín dụng Trưởng bộ phận chỉ phê duyệt khi đã có xác nhận và thông tin của nhân viên phụ trách, có thể là xác nhận qua email hoặc kí trên các hồ sơ, chứng từ phê duyệt chính sách Cuối cùng, các hồ sơ xét duyệt này cần có xác nhận của ban lãnh đạo mới

có thể tạo đơn bán bởi Giám đốc mới là người thẩm quyền quyết định cao nhất Các họp đồng có giá trị lớn hơn khoảng 20-30% giá trị tống tài sản của công ty cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị

30

+ Người chịu trách nhiệm phê duyệt chính sách giá bán cân phải tách biệt khỏi người chịu trách nhiệm bán hàng.

- Tạo lập đơn bán: Đơn bán chỉ được tạo sau khi đã có đầy đủ thông tin về giá bán và số lượng, điều khoản họp đồng đã được phê duyệt

- Xuất hàng hóa, sản phẩm:

+ Hàng hóa sản phẩm xuất ra theo đơn bán, có xác nhận của thủ kho về số lượng xuất khớp với đơn bán Phiếu xuất kho có chữ ký đầy đủ của thủ kho và nhân viên giao hàng

+ Sau khi nhận hàng, hai bên tiến hành lập biên bản bàn giao hàng hóa, thực hiện

ký nhận nếu đã đạt yêu cầu của hai bên về số lượng, quy cách

+ Bộ phận giao hàng lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt

- Xuất hóa đơn bán hàng:

+ Ke toán sau khi đã nhận đầy đủ bàn giao chứng từ, số sách thì mới có thể hạch toán vào phầm mềm và xuất hóa đơn gia cho khách hàng Khi bàn giao cần có xác nhận đã giao nhận hồ sơ để tránh thất thoát

+ Hóa đơn bán hàng lập ra phải có sự đối chiếu lại thông tin cùa khách hàng, việc đối chiếu này có thể được xác nhận bằng Giấy đề nghị xuất hóa đơn có chữ ký của nhân viên bán hàng

+ Hóa đơn đế xuất ra cần phải có xác nhận của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn Các hóa đơn không có xác nhận sẽ không có giá trị về pháp lý

Ngoài ra, trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp cần thêm một số các hoạt động kiểm soát khi chu trình hoạt động:

- Đánh số thứ tự chứng từ liên tục: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các chứng từ, các nghiệp vụ ghi số bán hàng, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả

- Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên các nghiệp vụ bán hàng, tránh tình trạng bở sót các bước trong chu trình Thường xuyên xem xét lại chu trình và các phương pháp kiểm soát, điều chỉnh lại cho phù họp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp

31

- Phòng bán hàng cân lập các báo cáo bán hàng, định kỳ đôi chiêu lại với phòng

kế toán để tránh hạch toán thiếu, bỏ sót chứng từ

- Các hồ so, phiếu kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên trước khi thực hiện lưu trữ

- Phần mềm kế toán cần có các chức năng phân quyền cho các nhân viên để tách biệt

về nhiệm vụ trong chu trình, cần có xác nhận, phê duyệt của kế toán trưởng khi thực hiện một số chức năng như hạch toán, xuất hóa đơn, lập báo cáo, khóa sổ kế toán

ỉ.3.4.2 Kiêm soát nội bộ hoạt động thu tiền

Thu tiền là bước cuối trong chu trình bán hàng và có vai trò quan trọng trong chu trình Việc có thu được tiền khách hàng hay không ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khả năng tiếp tục hoạt động của công ty Vì vậy, các bước kiềm soát hoạt động thu tiền thực hiện từ đầu chu trình để đảm bảo việc thu tiền, tránh các khoản nợ khó đòi.• • • ' •

- Xét duyệt đơn bán, xét duyệt tín dụng: Các đối tượng khách hàng khác nhau sẽ

có các cách kiểm soát tín dụng khác nhau, đòi hỏi Công ty phải thiết kế các kiểm soát phù họp

+ Đối với khách hàng mới: Kiểm tra tính trạng tài chính, tình hình thực hiện nghĩa

vụ với thuế và xem liệu có các bài báo mang tính tiêu cực về hoạt động của khách hàng trên các phương tiện truyền thông Sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng cần lập thành văn bản

và gửi các bộ phận có liên quan

+ Đối với khách hàng cũ: Kiếm tra tình trạng công nợ và mức độ thanh toán các giao dịch cũ nhanh hay chậm để đưa ra điều khoản về thời gian thanh toán Các khách hàng có công nợ khó đòi cần phê duyệt của lãnh đạo cấp cao xem có tiếp tục bán hàng cho đơn vị đó hay không

- Khi thu tiền khách hàng:

+ Đối với các khoản thu tiền mặt, phiếu thu phải có chữ ký của người nộp, các phiếu thu phải được đánh số liên tục

+ Đối với các khoản thanh toán qua ngân hàng, phải có cú pháp chuyền tiền theo quy định của công ty, tránh nhầm lẫn giữa các khách hàng với nhau Nhừng khoản tiền không rõ phải yêu cầu nhân viên bán hàng kiểm tra lại và xác nhận vói khách hàng

32