Bài giảng hành vi tổ chức chương 8 hoàng thị doan

KHÁI NIỆMKhi tổ chức quyết định các nhiệm vụ được phân chia, tập hợp và điều phồi theo một cách chính thức nào đó thì đó chính là cơ cấu tổ chức... Hệ thống điều hành Hệ thống điều hành

GVHD: Hoàng Thị Doan

Email: htdoan_87@yahoo.com

Sđt: 0973 654 787

MỤC TIÊU HỌC TẬP

 Những thành phần chủ yếu hình thành nên cơ cấu tổ chức

 Những tác động bên ngoài đến cơ cấu tổ

chức

 Một số cơ cấu tổ chức

mà người quản lý có thể lựa chọn

KHÁI NIỆM

Khi tổ chức quyết định các nhiệm vụ được phân chia, tập hợp và điều phồi theo một cách chính thức nào đó thì đó chính là cơ cấu tổ chức.

XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

CCTC cơ học và CCTC hữu cơCác yếu tố hình thành CCTC

Chuyên môn hoá CV

Bộ phận hoá

Hệ thống

điều hành

Phạm vi kiểm soát

 Chuyên môn hoá công việc thể

hiện mức độ chia nhỏ nhiệm vụ

Ưu điểm

 Sử dụng có hiệu suất kỹ năng của nhân viên

 Tăng kỹ năng của nhân viên nhờ sự lặp đi nặp lại

 Tăng năng suất nhờ giảm thời gian thực hiện

công việc

 Đào tạo chuyên môn hoá hiệu quả hơn

 Cho phép sử dụng các thiết bị chuyên môn hoá

Ví dụ: công ty sản xuất dầu khí sẽ có bộ phận nhiên liệu, dầu nhớt, hoá chất…

VD: Xin giấy phép lái xe là một quy trình gồm: đăng

ký đóng tiền, đi thi kiểm tra, đánh giá và cấp

phép… như vậy các bộ phận sẽ được phân chia theo từng công đoạn của quy trình.

VD: Hoạt động bán hàng

có thể phân thành các bộ phận phục vụ đại lý, bán

lẻ, chính phủ…

Hệ thống điều hành

 Hệ thống điều hành phản ánh sự sắp xếp, phân chia quyền lực từ quản lý cấp cao đến bậc thấp nhất

trong tổ chức

Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp

Giám Đốc

TẦM KIỂM SOÁT RỘNG

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 4 16 64 256 1024

4096

4096

512

64 8

Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp

 Giám sát và kiểm soát chặt chẽ  Tăng s ố cấp quản trị

 Truyề n đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh

chóng

 Cấp trê n dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

 Tốn ké m nhiều chi phí quản trị

 Truyề n đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng

 Giảm số cấp quản trị  Có nguy cơ không kiể m soát nổi

 Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị  Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyế t

định chậm

 Cấp trê n buộc phải phân chia quyề n hạn  Cần phải có những nhà quản trị giỏi

 Phải có chính sách rõ ràng  Truyề n đạt thông tin đến các thuộc cấp không

nhanh chóng

TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN

Xảy ra khi việc ra quyết định tập trung vào một điểm duy nhất trong

tổ chức

TẬP QUYỀN

Cho phép cấp dưới được

góp ý, tham gia quyết định

PHÂN QUYỀN

TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN

 Quyết định kém quan trọng

 Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ

Lợi ích của phân quyền và giao việc hiệu quả

 Tiết kiệm thời gian

 Tận dụng tối đa nguồn nhân sự và nâng cao năng suất làm việc.

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu.

 Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát.

Chính thức hoá

 Chính thức hoá liên quan đến việc hình thành các tiêu chuẩn (chuẩn hoá) để làm việc.

 Ưu điểm và hạn chế:

 Ưu điểm: góp phần tăng hiệu suất

 Hạn chế: đôi khi các quy định và thủ tục sẽ làm giảm tính linh động của tổ chức

CCTC cơ học và CCTC hữu cơ.

 Cơ cấu cơ học

۔ Bộ phận hoá cao

۔ Phạm vi kiểm soát hẹp

۔ Chính thức hoá cao

۔ Tập quyền

۔ Thông tin giới hạn

 Cơ cấu hữu cơ

Thiết kế

tổ chức

Tổ chức ảo

Cơ cấu đơn giản

Tuy nhiên, công ty sẽ gặp khó khăn khi môi trường

hoạt động trở lên và tổ chức đã phát triển cao hơn

Cơ cấu quan liêu

 Cơ cấu quan liêu tổ chức sắp xếp công việc theo dạng chuyên môn hoá

Cơ cấu quan liêu (tt)

 Ưu điểm:

۔ Phát huy được những ưu điểm của chuyên môn hoá

۔ Quy mô kinh tế theo chức năng

۔ Giảm thiểu việc nhân đôi về nhân sự và thiết bị

۔ Tăng tính truyền thông

Cơ cấu quan liêu (tt)

 Hạn chế:

۔ Mâu thuẫn giữa đơn vị với mục tiêu tổ chức

۔ Chịu mối ám ảnh về luật lệ và quy định

۔ Thiều sự tự do cho nhân viên khi giải quyết vấn đề

Cơ cấu ma trận

۔ Tạo ra sự hiểu lầm, dẫn đến xung đột quyền lực

۔ Tạo áp lực cho nhân viên do chịu trách nhiệm báo cáo cho hai cấp trên khác nhau

Cơ cấu làm việc đội nhóm

 Các tổ chức sử dụng nhóm để thực hiện các hoạt động, các công việc

 Đặc điểm:

 Phá vỡ rào cản giữa các bộ phận

 Phân quyền ra quyết định

 Giúp nhân viên vừa là nhà tổng hợp, vừa là nhà chuyên môn

Cơ cấu làm việc đội nhóm (tt)

 Ưu điểm:

- Cơ cấu này rất linh động và phản ứng nhanh.

- Giảm bớt chi phí quản lý.

- Tính tự chủ cho nhân viên cao hơn.

Cơ cấu làm việc đội nhóm (tt)

 Hạn chế (khó khăn)

۔ Cơ cấu này đòi hỏi chi phí đào tạo các kỹ năng làm việc nhóm cao.

۔ Tốn nhiều thời gian để điều phối.

۔ Nhân viên có thể bị căng thẳng vì vai trò mơ hồ, lãnh đạo nhóm chịu áp lực trong giải quyết xung đột, nấc thang phát triển nghề nghiệp không rõ ràng.

Cơ cấu tổ chức ảo (CCTC mạng lưới)

 Cơ cấu chỉ có ban điều hành chính còn toàn bộ các hoạt động kinh doanh chủ yếu được thực hiện ở bên ngoài

Cơ cấu tổ chức ảo (tt)

NHÓM ĐIỀU HÀNH

Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng tới CCTC

Quy mô tổ chức

 Đối với tổ chức có quy mô lớn:

 Chuyên môn hoá trong công việc cao

 Đòi hỏi hệ thống điều hành

 Chính thức hoá cao

 Có khuynh hướng phân quyền

 Quy mô lớn có cơ cấu tổ chức theo hữu cơ

Công nghệ

 Hai yếu tố làm cơ sở cho tổ chức quyết định một cơ

cấu phù hợp với công nghệ của mình là tính đa

dạng và khả năng phân tích.

Hữu cơ, có thể chính thức hoá, TQ

Cơ cấu cơ học, phân quyền, chính thức hoá,

CM hoá cao Hữu cơ với chính thức

hoá thấp, phân quyền cao

Chính thức hoá cao, tập quyền nhưng cần những NV kỹ năng cao

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI CƠ CẤU TỔ CHỨC

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI

Chiến lược của tổ chức

 Chiến lược đi đầu trong phát minh: giới thiệu những

SP, dịch vụ mới => cơ cấu hữu cơ

 Chiến lược cắt giảm chi phí: kiểm soát chi phí chặt chẽ, tránh những chi phí nghiên cứu và tiếp thị

không cần thiết => cơ cấu cơ học

 Chiến lược bắt chiếc: phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới trên thị trường sau khi khă năng tồn tại của nó đã được kiểm chững => cơ cấu vừa cơ học vừa hữu cơ

CƠ CẤU TỔ CHỨC: CÁC ĐỊNH TỐ VÀ KẾT QUẢ

Xác định

Dẫn đến