Tài liệu Kỹ năng thúc đẩy tổng hợp pdf

Trong quá trình thúc đẩy, xẩy ra sự giao tiếp giữa người thúc đẩy viên và người được thúc đẩy, giữa những người được thúc đẩy với nhau, quá trình này được thể hiện ở sơ đồ sau: Ý nghĩa c

Mục lục

1 Khái niệm, ý nghĩa và vai trò của người thúc đẩy

Khái niệm thúc đẩy

Ý nghĩa của hoạt động thúc đẩy

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thúc đẩy

Ngôi nhà thúc đẩy

Những điều kiện để trở thành thúc đẩy viên giỏi

Thái độ, nền tảng của thúc đẩy

2 Một số kỹ năng thúc đẩy cơ bản Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng sử lý tình huống

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng thăm dò

Kỹ năng phản hồi

Kỹ năng diễn giải

3 Sử dụng công cụ, vật liệu trực quan Trong thúc đẩy Sử dụng giấy khổ lớn

Kỹ năng viết và sử dụng thẻ

Trực quan hoá thông tin

Bảng, biểu treo tường

Bảng ma trận hàng và cột

4 Các phương pháp tạo lập ý tưởng Phương pháp động não

Phương pháp tia chớp

Phương pháp chậu cá

Phương pháp Phillips ( x,y,z)

Phương pháp chiếc đu quay

5 Thúc đẩy làm việc theo nhóm, họp, hội thảo, tập huấn Làm việc nhóm

Khởi động

Xây dựng cuộc đối thoại

Thúc đẩy quá trình làm việc theo nhóm, họp, hội thảo

Quan sát hành vi và quá trình hoạt động theo nhóm

Khuyến khích sự tham gia đầy đủ trong quá trình thúc đẩy nhóm

Theo dõi hướng thảo luận và tìm điểm chung

Giải quyết sự đối kháng

Thúc đẩy các nhóm nhỏ thảo luận

Thúc đẩy chia sẻ kết quả thảo luận nhóm nhỏ

6 Phân tích nguyên nhân, vấn đề.

Phân tích nguyên nhân 5 tại sao

Phân tích nguyên nhân hình xương cá

Phân tich sơ đồ 2 mảng

Phân tích 4 mảng ( thuận lợi, khó khăn, nguyên nhân và giải pháp)

7 Ra quyết định Tìm kiếm các giải pháp tổng thể

Bình chọn

8 Tiến trình tổ chức họp/ hội thảo Chuẩn bị hội thảo

Lập chương trình thúc đẩy chi tiết

Quá trình thúc đẩy hội thảo

I Khỏi niệm, ý nghĩa và vai trũ của kỷ năng thúc đẩy và thúc đẩy viên

Khái niệm thúc đẩy

Thúc đẩy là hoạt động khuyến khích, động viên lôi kéo và tăng cường sự giao tiếp từ một đối tượng này sang một đối tượng khác.

Có thể hiểu thúc đẩy theo nhiều cách khác nhau:

Thúc đẩy là một quá trình giao tiếp Trong hoạt động nhóm, thúc đẩy là một quá trình có ý thức hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhóm hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả

Trong quá trình thúc đẩy, xẩy ra sự giao tiếp giữa người thúc đẩy viên và người được thúc đẩy, giữa những người được thúc đẩy với nhau, quá trình này được thể hiện ở sơ đồ sau:

Ý nghĩa của hoạt động thúc đẩy

• Là cơ sở để tạo ra sự chia sẻ thông tin trong nhóm thảo luận.

Người được thúc đẩy

Người được thúc đẩy

• Tạo cơ sở để chuyển từ quá trình bị động sang chủ động trong học tập, làm việc nhóm, họp, hội thảo, tập huấn

• Tạo ra niềm tin và hào hứng trong học tập, họp, hội thảo

• Là một trong những hoạt động quan trọng để thực hiện công tác khuyến nông lâm, phát triển nông thôn như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá

• Được sử dụng phổ biến trong hoạt động nhóm nhằm khuyến khích tạo lập các ý tưởng, kinh nghiệm, kiến thức của mọi người để cùng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thúc đẩy

• Khả năng giao tiếp của người thúc đẩy viên

• Kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc theo nhóm của người thức đẩy viên

• Mục tiêu và chủ đề thảo luận

• Kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của những người cùng tham gia

• Môi trường tâm lý và vật lý

• Các phương tiện và thiết bị hỗ trợ cho quá trình thúc đẩy

Người thúc đẩy viên cần:

Tích cực năng động với các th nh viên tham gia à

Có vai trò lãnh đạo rõ r ng nh à ưng không áp chế.

Đưa ra các chủ đề v b i t à à ập có ý nghĩa.

đặt câu hỏi v l à ắng nghe

Ngôi nhà thúc đẩy

Thúc đẩy viên như một kiến trúc sư của một ngôi nhà lớn có nền móng vững chắc và có 3

Sức mạnh trong vai trò của một thúc dẩy viên l gi à ũ vai trò khách quan, trung lập v h à ướng dẫn quá trình

Một đặc điểm chính của thúc đẩy viên giỏi l à đóng vai trò khách quản, trung lấp Có nghĩa l không già ữ vị trí n o trong và ấn đề đang được thảo luận v cà ũng không hưởng lợi từ kết quả đạt được

Vai trò chính của thúc đẩy viên l hà ướng dẫn quá trình, tức l cà ố gắng bảo đảm một quá trình công bằng, bao quát, cởi mở với sự tham gia đẩy đủ của mọi người v thià ết lập được một môi trường an to n, trong à đó mọi bên liên quan đều có quyền tham gia đẩy đủ

tầng Muốn đi từ tầng dưới lên tằng trên, bạn phải lên từng bậc thang.

Thúc đẩy viên không chịu trách nhiệm hoàn thiện ngôi nhà, đó là công việc của nhóm, những thúc đẩy viên luôn quan tâm đến việc dựng từng tầng nhà Mỗi tầng đòi hỏi thúc đẩy viên phải có thái độ và kỹ năng nhất định để giúp nhóm và các thành viên hoạt động có hiệu quả

Những điều kiện để trở thành thúc đẩy viên giỏi

Để trở thành một thúc đẩy viên giỏi, bạn không cần phải:

- Có bằng cấp chính quy hoặc hiểu biết mọi vấn đề

- Rất thông minh

- Là một nhà lãnh đạo tốt.

Tuy nhiên nhất thiết bạn phải hội tụ đủ các điều kiện sau:

- Thật sự quan tâm đến mọi người sống quanh bạn

- Sẵn sàng đánh giá bản thân bằng con mắt khách quan, phê phán

- Sẵn sàng chăm chú lắng nghe người khác nói

- Sẵn sàng thay đổi chính mình

Chúng ta thuộc loại thúc đẩy viên n o, à điều đó tuỳ

thuộc v o các à đặc điểm của chính mình về:

cá tính - Cách nhìn nhận giá trị

Văn hoá - Cách suy nghĩ.

Niềm tin - Nhân cách

PHẨM CHẤT, NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI TH C Ú ĐẨY

PHỤ THUỘC V O: À

- Phẩm chất của chính mình - Những điểm mạnh.

- Các kinh nghiệm - Năng lực cá nhân

- Những điểm yếu - Khả năng rút ra b i à

học

từ sai lầm của chính mình

Chúng ta thuộc loại thúc đẩy viên n o, à điều đó tuỳ

thuộc v o các à đặc điểm của chính mình về:

cá tính - Cách nhìn nhận giá trị

Văn hoá - Cách suy nghĩ.

Niềm tin - Nhân cách

Thái độ, nền tảng của thúc đẩy

Thái độ là sự kết hợp các giá trị, niềm tin và ý kiến cá nhân:

Người khác nhận thấy thái độ của chúng ta dễ dàng hơn là chúng ta tự nhìn nhận mình

Thái độ có thể được biểu thị thông qua các cách khác

Có thái độ tốt là rất quan trọng đối với người thúc đẩy viên ở cơ sở:

Một thúc đẩy viên cần có 4 thái độ chính sau đây:

• Quan tâm đến hoàn cảnh và cuộc sống của mọi người: hãy dành chút thời gian để

nhớ lại bạn đã cảm thấy như thế nào khi bạn kể một câu chuyện những người nghe không hoàn toàn quan tâm Có thể bạn không muốn gặp và cộng tác với người đó trong tương lai, trừ phi bắt buộc và chắc chắn bạn sẽ không mốn lặp lại câu chuyện đó Mọi người sẽ cảm thấy tự tin khi chia

sẻ ý nghĩ của mình với bạn nếu họ cảm thấy bạn quan tâm đến cuộc sống của họ và không chỉ quan tâm dến khía cạnh có liên quan đến công việc của bạn

• Đồng cảm: Có nghĩa là có khả năng đặt mình vào địa vị của một người khác để hiểu

được hoàn cảnh của họ trong một vấn đề cụ thể Đồng cảm là thái độ rất quan trọng khi làm việc cộng đồng, giúp bạn hiểu được sự đa dạng của con người trong hoàn cảnh, tình huống và sở thích khác nhau Khi phát triển được thái độ này, bạn sẽ thấy mọi người tin tưởng bạn nhiều hơn và vì

Qua ngôn từ 7%

Qua giọng nói 13%

Qua cử chỉ 80%

khả năng của họ Bạn cần chấp nhận bản chất người khác nếu bạn muốn làm việc với họ trong vai trò thúc đẩy viên Điều này không có nghĩa là bạn yêu thích họ hoặc luôn đồng ý với họ Nếu bạn không tôn trọng người khác, kể cả đối với những người khó tính nhất thì bạn không thể thúc đẩy họ.

• Có lòng tin tuyệt đối về khả năng của một nhó: Niềm tin ẩn dưới thái độ trung lập là lòng tin tuyệt đối vào khả năng của một nhóm tìm ra được giải pháp hoặc quyết định khả

thi cho khó khăn của họ Điều này có nghĩa là cho dù thành phần của những người trong nhóm là

gì, bạn vẫn phải tin rằng có câu trả lời ẩn chứa trong nhóm đó và bạn là thúc đẩy viên cần giúp họ tìm ra câu trả lời đó

Trên đây là 4 thái độ tất yếu, cho dù bạn có kỹ năng thúc đẩy tốt đến đâu hoặc trình độ chuyên môn giỏi những không có thái độ như trên thì bạn vẫn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thúc đẩy.

Để tự nhận thức được mình các thức đẩy viên

nên:

Không được đánh giá v ch à ỉ trích người khác.

Cố gắng không áp đặt ý kiến của mình lên người khác.

Không cho rằng mọi người cần sự giúp đỡ c ủa mình.

Phải thật sự thân thiện.

Biểu lộ lòng tôn trọng với người cùng l m vi à ệc.

Tin tưởng v o ng à ười cùng l m vi à ệc Chấp nhận mỗi người có giá trị, h nh vi, quan à điểm riêng.

Biểu thị quan tâm đối với mọi người.

Đối sử theo cách m b à ạn muốn người khác dối sử với bạn.

Đừng nghĩ l b à ạn biết nhiều hơn.

Đừng đưa ra lời khuyên

II Một số kỹ năng thỳc đẩy cơ bản

Kỹ năng giao tiếp

Bao gồm một số lỹ năng cơ bản như sau:

Nếu muốn người nghe hào hứng với những ý tưởng của người thúc đẩy viên đưa ra, bản thân người thúc đẩy viên cũng phải hào hứng Mức độ nhất quán giữa 3 yếu tố: Ngôn từ, âm điệu và dáng vẻ là những nhân tố quyết định độ tin cậy của một bài phát biểu

Những yếu tổ chủ yếu làn nên sự thành công trong trình bày:

Các yếu tố về âm điệu và dáng vẻ, cũng như sự lịch thiệp và cởi mở của người nói là những “ Gia vị” chính làm nên sự thành công trong trình bày Những yếu tố giúp bạn truyền đạt một cách sinh động, thú vị và có sức cuốn hút bao gồm:

- Giọng nói

- Ngôn ngữ, cử chỉ

- Kiềm chế sự hồi hộp:

• Giọng nói: Giọng nói của người truyền đạt phải có những đặc điểm sau đây:

- Âm lượng: rõ ràng và dễ nge.

- Độ cao thấp của giọng: Cần chuyển điệu để gây hứng thú, tránh dùng giọng nói đều

đều

- Tốc độ nói: Vừa phải, những điểm quan trọng nên nói chậm để nhấn mạnh.

- Tạm ngừng: Sau khi kết thúc một ý tưởng hoặc một vấn đề… thì tuỳ vào mức độ quan

trọng của ý tưởng, vấn đề mà tạm dừng nói trong 1 – 2 giây để tăng trọng lượng cho lời nói trước đó

- Phát âm: Phải đúng ngữ điệu, tránh hoặc giảm bớt những câu hoặc từ đệm ( Thì, là,

vâng, ừm, ừ, à…)

• Ngôn ngữ và cử chỉ: ( bao gồm ngôn ngữ không lời và ngôn ngữ hình thể)

Khi trình bày một vấn đề, ngôn ngữ cử chỉ của bạn phải nhất quán với lời nói

- Hình thức bên ngoài: Phải phù hợp theo từng đối tượng và ngữ cảnh, đặc biệt không

gây phân tán sự chú ý của người nghe.

- Thái độ và phong cách: phải tự nhiên.

- Tư thế: Thẳng và thoả mái.

- Động tác được sử dụng: phải nhẹ nhàng và tự nhiên, không hấp tấp và hốt hoảng.

- Cử chỉ: tay phải tự nhiên không gò bó, cứng nhắc.

- Nét mặt: Luôn thể hiện sự nhiệt tình và tự tin.

- Tiếp súc bằng mắt: Giúp bạn tạo lập và làm tăng thêm sự thiện cảm; nên đưa mắt nhìn

đều mỗi người khoảng 1 – 3 giây; hãy chậm rãi quan sát lần lượt các nhóm thành viên tham gia

- Thở sâu vài lần trước khi phát biểu.

- Trình bày phần mở đầu tốt nhất theo khả năng: có thể trình bày phần mở đầu như sau:

- Cần thu hút ngay sự chú tâm của người nghe.

- Những nội dung của chủ đề, ý tưởng phải được giới thiệu ngay từ đầu.

- Khởi đầu từ những đặc điểm quen thuộc với người nghe - Một thông tin gì, một đặc

điểm nào, một mẩu chuyện thích hợp

- Nhìn người nghe để tạo mối quan hệ.

- Xác định đề cương của nội dung trình bày.

- Nhận định đối tượng nghe - Các kinh nghiệm và mối quan tâm của họ có liên quan

- Sử dụng các phương tiện trực quan ( nếu có thể) Nên chuẩn bị sẵn sơ đồ hay những

điểm chính để hỗ trợ khi trình bày

- Nên bắt đầu vấn đề bằng một câu hỏi, yêu cầu người nghe trả lời Điều này cho phép

bạn có 1 thời gian nghỉ ngơi và chấn tĩnh

Kỹ năng đặt câu hỏi

Một giọng nói sinh động v có bià ểu cảm, được nhấn mạnh thêm bởi cử chỉ thoả mái v tà ự nhiên có thể giúp người nói đưa ra được một thông điệp có sức thuyết phục Cuối cùng, người thúc đẩy viên nên luôn ghi nhớ câu nói:

tốt đẹp ban đầu”

1. Để mọi người cùng tham gia Bạn nghĩ như thế nào về…?

2. Nhận biết được suy nghĩ, ý kiến, quan

điểm của mọi người

Bạn có ý kiến gì về…? Bạn nghĩ như thế nào?

3. Lôi cuốn những người ít nói Huyền, bạn nghĩ về vấn đề này như thế

nào?

4. Phát hiện những đóng góp chính Huyền, đây là một ý kiến hay Hãy nói rõ

hơn cho chúng tôi nghe đi?

5. Kiểm soát thời gian hoạt động nhóm Vâng chúng ta đã dành khá nhiều thời gian

cho câu hỏ/ vấn đề này, các bạn nghĩ như thế nào nếu chúng ta chuyển xang các câu hỏi/vấn đề khác?

6. Đạt được hiểu biết bằng cách tìm hiểu cả

2 mặt của một vấn đề

Đây là một cách nhìn nhận vấn đề này Hãy cùng xem xét mặt khác của vấn đề Điều gì sẽ xẩy ra nếu bạn…?

Các loại câu hỏi:

Các loại câu hỏi Sử dụng Rủi ro

Câu hỏi tổng quát:

dành cho cả nhóm,

thường viết lên giấy to

Khuyến khích mọi người suy nghĩ

Có tác dụng khi bắt đầu một cuộc thảo luận

Nên định hướng

Câu hỏi không nhắm vào một người cụ thể nào có thể trả lời được Một số câu hỏi sai có thể làm chệch hướng cả quá trình Câu hỏi loại này có thể không hiệu quả, trừ khi có đủ thời gian suy nghĩ

Câu hỏi trực tiếp: Hỏi

một người cụ thể hoặc

một nhóm

Cơ hội tốt vì sẽ có câu trả lời Tạo điều kiện cho những người ít nói, hay thẹn được tham gia ý kiến

Có thể tránh độc quyền trong thảo luận nhờ có tiếng nói của nhiều thành viên nhóm hơn

Có thể dùng để hỏi ý kiến tại một thời điểm khi cuộc thảo luận bị mất phương hướng do mộtt số người nêu nhận xét không thích hợp

Có thể làm cho một số thành viên trong nhóm bối rối khi họ chưa chuẩn bị Sẽ đạt hiệu quả tốt hơn nếu thêm một câu hỏi tổng quát để đưa trọng tâm trở lại với nhóm

Câu trả lời thường dễ và ít làm các thành viên phải suy nghĩ

Thường thu thập được ít thông tin Nếu không dùng đúng thời điểm, đúng cách thì sẽ làm cho việc thúc đẩy rơi vào tình trạng áp đặt ý kiến của mình lên hoạt động của nhóm

Câu hỏi mở: Những

câu hỏi bắt đầu bằng:

Để có ý kiến phản hồi hoặc thông tin cụ thể Loại câu hỏi

Những câu hỏi loại này khó trả lời hơn Các câu hỏi "tại sao" có thể

Ai, điều gì, khi nào, ở

đâu, như thế nào, tại

sao… Những câu hỏi

này không thể được trả

lời đơn giản bằng “có”

hay “không”

này làm cho các thành viên của nhóm phải suy nghĩ Chất lượng thảo luận sẽ tốt hơn do phát hiện thêm nhiều chi tiết mới

Phù hợp khi phân tích các tình huống khó khăn ( vì sao điều đó sảy ra? Cần thay đổi điều gì?)

bị hiểu là mang tính đe doạ Nếu thúc đẩy viên không tạo được sự hưởng ứng của nhóm thì sẽ giảm hiệu quả của câu hỏi

Câu hỏi tìm kiếm: hỏi

để tìm kiếm thông tin về

sự kiện

Nhằm làm sáng tỏ các thông tin chưa rõ ràng Tránh được các giả định hoặc khái quát hoá Có giá trị trong giai đoạn bắt đầu thảo luận

Một số ít thành viên nhóm nắm được các sự kiện có thể thao túng, độc quyền cuộc thảo luận

Chuyển câu hỏi cho

người hỏi: Thúc đẩy

viên hỏi lại người tham

gia câu hỏi người khác

đặt cho mình

Đảm bảo các câu trả lời đều

là của các thành viên nhóm

Có thể giúp thành viên nhóm trao đổi ý kiến sôi nổi

Có thể gây ra cảm tưởng thúc đẩy viên thiếu kiến thức Có thể bị coi

là một chiến thuật né tránh

Câu hỏi gợi ý: Câu trả

lời mong đợi đã được

ngầm đưa vào trong câu

hỏi

Có tác dụng khi muốn định hướng lại một cuộc thảo luận dang chệch hướng Giúp thúc đẩy sự kiểm soát và chịu trách nhiệm về quá trình

Có thể bị thao túng, lôi kéo

Có thể bị mất đi những ưu điểm nếu thúc đẩy viên chỉ muốn giữa quyền kiểm soát

Sử dụng câu hỏi để giữ trung lập trong quá trình thúc đẩy:

Sử dụng mô hình đặt câu hỏi trong phân tích vấn đề

ở đâu

Xác định và chọn lựa giải pháp

Sáu loại câu hỏi gọi ý trong mô hình này có thể xem xét dưới góc độ khác nhau Câu hỏi gợi ý có thể tìm ra tất cả các loại thông tin và thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm theo nhiều cách câu hỏi " tại sao" thườngđược sử dụng nhất, tuy nhiên phải sử dụng câu hỏi này đúng thời điểm và bắng cách nào phù hợp nhất hoặc có thể thay thế câu hỏi này bằng các câu hỏi: Điều gì khiến các anh các chị suy nghĩ như vậy? Hoặc làm thế nào các anh các chị đi đến kết luận đó?

• Khi đặt câu hỏi phải chú ý đến khả năng trả lời của người hỏi và mức độ khai thác thông tin từ người được hỏi

• Khi đặt câu hỏi phải đi từ cái đơn giản đến cái phức tạp Khi dùng đầy đủ các đại từ trong mô hình đặt câu hỏi, thì có thể tìm được đầy đủ các thông tin cần klhai thác

• Cần dựa vào mô hình hình tháp để xây dựng các hệ thống câu hỏi trước khi thúc đẩy

Trong các lớp tập huấn/họp/ hội thảo nên áp dụng quy trình sau để đặt câu hỏi:

- Nên bắt đầu bằng các câu hỏi đóng và dễ trả lời.

- Sau đó tiếp tục bằng các câu hỏi mở và trìu tượng.

- đặt câu hỏi cho cả lớp/cuộc họp/hội thảo.

- Chờ ít nhất là 3 giây đảm bảo cho mọi người đều hiểu câu hỏi.

- Tìm sự ủng hộ cho câu trả lời đúng.

- Có thể đặt câu hỏi cho các thành viên nhút nhát để khuyến khích họ tham gia.

- Cùng tham gia hoàn thiện câu trả lời.

• đối với những câu trả lời sai cần:

- cần xác nhận sự đóng góp.

- Yêu các các thành viên khác cùng đóng góp.

- Hỏi một thành viên khác.

- Hỏi câu hỏi đó bằng ngôn ngữ khác.

- Sử dụng giáo cụ, trự c quan để làm rõ câu hỏi.

- Giảng lại khái niệm.

- Yêu cầu xem lại tài liệu tham khảo

Kỹ năng lắng nghe

Mục đích:

• Tạo ra mối quan hệ: Đạt được sự kính trọng và thiện cảm của mọi người và xây dựng được mối quan hệ tốt trong giao tiếp

• Thu thập được nhiều thông tin, khuyến kích sự phản hồi thông tin

• Đánh giá năng lực và thái độ người trình bày

• Bộc lộ những ý tưởng mới cho chính bản thân mình

• Rèn luyện chính bản thân về thái độ

• Giúp giải quyết các vấn đề

• Tăng tính hiệu quả: Giảm lãng phí về thời gian và tiền bạc; nhầm lẫn và mất thông tin

Các trở ngại trong lắng nghe:

Lúc nghe lúc không: thói quen này bắt nguồn từ thực tế là mọi người có khả năng xuy

nghĩ nhanh hơn gấp bốn lần khả năng nói Vì thế, trong mỗi phút lắng nghe, người nghe có khoảng 3 – 4 phút suy nghĩ riêng tư hoặc những phiền muộn cá nhân Có thể vượt qua trở ngại này bằng cách chú tâm lắng nghe không chỉ lời nói mà còn cả ngôn ngữ hình thể như cử chỉ, thái

độ ngập ngừng…

Từ ngữ nhạy cảm: Đối với một vài người, có những từ ngữ mang nặng tính trêu ngươi

Những từ ngữ này làm họ tức giận và không muốn lắng nghe nữa Như vậy người nói không thể tiếp tục giao tiếp được nữa với người nghe và 2 bên không còn cơ hội hiểu nhau

Tai nghe nhưng tâm chí để nơi khác: Đôi khi “ người nghe” nhanh chóng cho rằng chủ

đề hoặc người nói chuyện rất nhàm chán không có gì đáng nghe Thường những người thuộc dạng này vội vã tin rằng họ có thể đoán trước những gì người khác sẽ nói và sau đó kết luận là không có lý do gì đáng nghe để nghe tiếp vì nếu có nhe cũng không có thông tin gì mới

Nghe vô hồn: đôi khi “ người lắng nghe” nhìn vào mắt người nói như thể đâng nghe

chăm chú những trong đầu họ lại đang nghĩ chuyện khác Họ chìm trong suy nghĩ riêng và gương

mặt họ ngái ngủ Để giải quyết trở ngại này chúng ta cần tìm thời điểm thích hợp để nghỉ giải lao hoặc thay đổi nhịp độ nói chuyện.

Chủ đề khó, phức tạp: Khi lắng nghe chủ đề quá phức tạp hoặc khó hiểu, chúng ta phải

cố gắng lắng nghe và cố hiểu Nhưng khi cố gắng lắng nghe và tìm hiểu chủ đề đang nói thì bạn lại có thể nhận ra chủ đề và người nói khá thú vị Thông thường nếu một người không hiểu thì những người khác cũng vậy Vì thế trong trường hợp này có thể yêu cầu người nói làm rõ hoặc nêu những ví dụ minh hoạ

Kiểu nghe bỏ ngoài tai: Mọi người thường không thích bị người khác gạt bỏ những ý

tưởng, chủ kiến và quan điểm của mình và nhiều người không thích bị người khác hỏi vặn Vì vậy khi có ai nói đến vấn đề sung khắc với những suy nghĩ và niềm tin của người nghe, thì vô tình người nghe sẽ không muốn nghe nữa hoặc thậm chí có thái độ tự vệ Cho dù điều đó diễn ra có chủ tâm, nhưng trước hết ta nên lắng nghe và tìm hiểu người đang nói nghĩ gì để hiểu rõ lời người nói Sau đó người nghe có thể trình bày tỏ thái độ một cách xây dựng

Những điều nên và không nên khi lắng nghe

Nghe là thụ động, lắng nghe là: chủ động, tập chung chú ý và tìm hiểu ý nghĩa Do

vậy trong khi lắng nghe nên:

ý nghĩ, quan điểm v ý t à ưởng.

Rèn luyện khả năng giữ yên

lặng.

Kỹ năng thăm dò

Thăm dò là gì?

Thăm dò có nghĩa là hỏi tiếp để tìm hiểu rõ thêm vẫn đề

Bạn có thể dùng kỹ năng này để dần dần nắm được lý do thực sự đằng sau một vấn đề, hoặc càng hiểu vấn đề kỹ càng hơn Các câu hỏi sau đây có thể giúp bạn thăm dò:

- Bạn có thể giải thích thêm được không?

- Bạn có thể giải thích bằng cách khác được không?

- Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều gì đó được không?

- Nhưng tại sao, như thế nào, ai, khi nào, ở đâu?

Mục đích sử dụng kỹ năng thăm dò

Sử dụng phương pháp này để:

- Khai thác khả năng của mọi người

- làm rõ các câu hỏi, thông tin đầu vào và các quan điểm

- Tạo dựng cuộc đối thoại

- Giải quyết vấn đề

Chú ý khi sử dụng kỹ năng thăm dò:

Để thăm dò tốt bạn nên và không nên làm những điều sau:

Không nên:

• Phán xét trong khi đang lắng nghe

• Nhảy từ chủ đề/vấn đề n y sangàchủ đề/vấn đề khác

• Hỏi tiếp câu sau khi đã hiểu

được câu trả lời trước đó

• L m sáng tà ỏ thông tin

• Tìm ra vấn đề cốt yếu hoặc

những điểm chính

• Nhắc lại những gì người nói vừa trình bày bằng các câu từ đơn giản, ngắn gọn.

• Chứng minh cho người vừa nói rằng người nghe đã chăm chú lắng nghe và hiểu rõ những gì anh ta/chị ta nói

Khi tóm tắt ý kiến của người khác nên sử dụng những cụm từ sau:

- Nói cách khác…

- Anh/chị muốn nói rằng…

- Anh/chị vừa nói là…

- Tôi có thể tóm tắt ý anh/ chị như sau

- Tóm lại, anh/chị nuốn nói rằng.

- Những điều anh /chị nói có nghĩa là…

- Một câu/ý tóm tắt cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Mang nội dung chính của lời phát biểu

• Chọn lựa thông tin để làm nổi bật các ý kiến chủ đạo

• Ghi nhận lại các ý kiến vừa thảo luận

Các yêu cầu khi tổng hợp:

• Lắng nghe tích cực khi người khác nói

• Vừa lắng nghe, vừa ghi chếp lại những thông tin đã tóm tắt được

• Phân loại những ý kiến ( ý kiến phị hoạ, ý kiến phản đối…)

Không nên:

• Phán xét trong khi đang lắng nghe.

• Nhảy từ chủ đề/vấn đề n y à sang chủ đề/vấn đề khác.

• Đưa ra giả định.

• Mất phương hướng vì bị sa lầy v o các chi ti à ết vụn vặt hoặc lạc hướng.

• Sắp xếp các ý kiến theo một lô ghích hợp lý

c. Kỹ năng diễn giải:

Diễn giải là gì?

Diễn giải là lập lại những gì người khác đã

nói bằng chính ngôn từ của mình

Những lợi ích khi sử dụng kỹ năng diễn giải:

Lợi ích đối với thúc đẩy viên: là qua diễn giải thể hiện mức độ hiểu biết về điều người

khác vừa nói

Lợi ích đối với người nói: là giúp trấn tĩnh và làm sáng tỏ, giúp khảng định với người nói

rằng ý kiến của họ đáng được người khác nghe Kỹ năng diễn giải khuyến khích mọi người nói ra suy nghĩ của mình

Lợi ích đối với người nghe: Có thêm một cơ hội tốt để hiểu những điều người nói đã cố

gắng diễn đạt, chia sẻ

Những trường hợp có thể sử dụng kỹ năng diễn giải:

Kỹ năng diễn giải có thể được sử dụng khi người nói phát biểu dài dòng,

Hãy khách quan khi tổng hợp các ý kiến Nên hiểu rõ quan điểm của người khác để phân laoij ý kiến chứ không phải để loại bỏ các ý kiến trái với quan điểm của mình.

Cẩn trọng với những ý kiến lạ tai ( thậm chí bị cho là ngớ ngẩn), có thể bạn chưa nhận ra đó là một ý kiến xuất sắc

Không nên thường xuyên diẽn giải vì sẽ l m ch à ậm nhịp độ giao tiếp v khi à ến các th nh viên trong nhóm à không muốn lắng nghe.

Nếu người nói đã trình b y m à ột hoặc hai câu, bạn cũng nên diễn giải lại bằng ấy từ Nhưng nếu họ nói quá

d i, b à ạn nên tóm tắt

hoặc nói về vấn đề phức tạp hay

khó hiểu; hoặc khi người nói không

2 - Dùng ngôn từ của mình để nhắc lại những gì mà bạn nghĩ là người nói vừa trình bày:

ví dụ" Nói theo cách khác " hoặc" Có phải ý của bạn là " Hoặc" Hình như ý bạn muốn nói là "

3 - Kiểm tra lại bằng cách hỏi:" Như vậy có đúng không?" "Tôi hiểu như vậy có đúng không?"

4 - Nếu bạn hiểu sai, hãy hỏi tiếp để làm sáng tỏ cho đến khi bạn hoàn toàn hiểu rõ ý của người nói

d. Kỹ năng phản hồi

Thế nào là phản hồi:

Phản hồi là cá nhân đưa ra thông tin về hành vi và cách thể hiện

Mục đích:

- Giúp việc cho và nhận thông tin phản hồi có hiệu quả trong giao tiếp nói chung, đặc biệt

là đối với người thúc đẩy viên

- Phản hồi không phải là chỉ trích, càng không phải là phê phán phủ nhận Phản hồi bản chất là lời bình luận có tính cá nhân về một biểu hiện hoặc hành vi của một người nào đó Lời bình luận tích cực - phản hồi có hiệu quả - sẽ có tác dụng khuyến khích và giúp đỡ người khác cải tiến được hành vi và thái độ của họ, để làm được điều này cũng là một thử thách đối với người đưa ra thông tin phản hồi

Phản hồi mang tính khảng định:

• Là sự công nhận, hàm ý cảm ơn ( Vd; cảm ơn về thông tin mà anh đã đóng góp )

• là lời bình luận tích cực ( vd: Nhóm làm việc tốt, Card được viết rõ ràng )

• Đề cập đến những điểm tốt ( vd: bài trình bày của anh bố cục rõ ràng )

Phản hồi mang tính phát triển:

• Đề xuất, gợi ý cho việc cải tiến ( vd: làm việc nhóm nên có phương pháp thích hợp )

• Gợi ý tích cực nên làm theo (vd: Làm việc nhóm nên có phương pháp thích hợp…)

• Người nhận thông tin phải lắng nghe, nếu chưa rõ thì đưa các câu hỏi để 2 bên thống nhất, có được sự hiểu biết nhau

• Kinh nghiệm cho thấy cách phản hồi phủ định dễ làm người nghe giận dữ

• Phản hồi có lý làm người nghe dễ được chấp nhận và dẫn đến đổi mới hành động

Nguyên tắc:

Khi đưa ra thông tin phản hồi nên:

• Rõ ràng về những diều mà bạn nói với người nghe

• Bắt đầu với những điểm tích cực ( Vì mọi người cần được khuyến khích)

• Cụ thể ( Tránh bình luận chung chung)

• Chỉ ra được những vấn đề có thể thay đổi, cải tiến được

• Cho phép tự do thay đổi hoặc không thay đổi

• Gợi ý cho sự lựa chọn thay đổi để đạt được tốt hơn

• Mang tính diễn tả hơn là đánh giá

• Chịu trách nhiệm về thông tin phản hồi ( vd: Theo ý kiến của tôi thì…)

• Đưa ra phản hồi sớm mà bạn có thể

• Số lượng thông tin phản hồi được đưa ra không nên quá nhiều vì điều đó dễ làm người nhận thông tin bị lúng túng, hay nhiều hay ít nên tuỳ thuộc vào tình huống cụ thể mà quyết định

Khi nhân thông tin phản hồi nên:

• Lắng nghe ý kiến phản hồi tốt hơn là phản ứng tức thì hoặc tỏ ra dận dữ

• Phải chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ được ý kiến phản hồi

• Không tin cậy hoàn toàn vào một nguồn phát thông tin ( ý kiến của một cá nhân không phải luôn luôn được chia sẻ cho mọi người)

• Hỏi ý kiến người phản hồi về những điều bạn muốn mà không nhận được

Nên làm Không nên làm

• Nhìn thẳng và quan tâm đến biểu hiện

của người nhận thông tin

• Để cho người nhận có cơ hội để hỏi

• Có giọng nói, âm điệu đa dạng tạo ra sự

quan tâm của người nghe

• Nói rõ ràng

• Tôn trọng người nhận thông tin

• Làm rắc rối điều mình muốn nói

• Nhạo báng hoặc áp đảo người nhận thông tin

• Nguỵ biện hoặc phóng đại vấn đề

• Tự đắc chí thông qua phản hồi

III Sử dụng công cụ , vật liệu trực quan trong thúc đẩy

Sử dụng giấy khổ lớn

Mục đích:

 Là công cụ trực quan đơn giản, chứa đựng các hình vẽ, chữ viết, biểu đồ, đồ thị…

 Có thể gián được hoặc treo trên tường

 Vạch dàn ý một chủ đề

 Nắm bắt kết quả các cuộc thảo luận nhóm

 Chỉ ra những điểm chính trong trình bày

 Trình bày các bảng, biểu, đồ thị

Nguyên tắc khi thiết kế:

 Phải có tiêu đề

 Thống nhất một kiểu chữ và đảm bảo tính cân đối

 Chữ viết phải to, rõ ( Cao khoảng 2,5 – 4 cm)

 Ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu Chỉ viết những cụm từ chính, tránh viết dài

 Phối hợp mực hợp lý và dùng màu để nhấn mạnh các phần cần trình bày

Chú ý khi sử dụng:

 Đứng phía trước, ở chính giữa nửa bên trái của khổ giấy

 Trong khi viết không vừa nói vừa quay lưng về cử toạ

 Không nên quay lưng lại phía học viên lâu

 Chỉ viết những cụm từ chính yếu

Những ưu nhược điểm khi sử dụng giấy khổ lớn:

• Có thể sách tay được

• Sử dụng dễ dàng thuận tiện

• Không phụ thuộc vào điện năng

• Dễ dàng ghi lại các ý kiến trong các cuộc

 Ghi các ý kiến thảo luận trong quá trình thúc đẩy/thảo luận

 Có thể thiết kế đi kèm với khổ giấy lớn để trình bày thông tin

Nguyên tắc viết thẻ:

 Viết rõ ràng, ngắn gọn, từ ngữ đơn giản

 Dùng một loại mực viết

 Viết cùng một kiểu chữ, kích cỡ chữ

 Căn lề cân đối

 Không viết quá 3 dòng trên một tấm thẻ

 Nên có sự chuẩn bị ( Bản nháp, bút, thẻ…)

Sử dụng bảng phấn

Sử dụng:

 Cung cấp thông tin bằng thị giác

 Minh hoạ các khái niệm và sự kiện

 Trong khi viết không nên hoàn toàn quay lưng về phía cả lớp

 Tránh “nói chuyện” với bảng, rồi quay lại và nối chuyện với mọi người

 Phải có tiêu đề cho phần trình bày

Trực quan hoá thông tin

Để lôi kéo sự tham gia chia sẻ thông tin đối với một chủ đề nào đó, người thúc đẩy cần thể hiện các thông tin dưới các hình thức đơn giản, đa dạng, dễ hiểu, thu hút sự quan tâm, gọi là trực quan hoá thông tin Để trực quan hoá thông tin có thể sử dụng các công cụ sau:

1 – Bảng, biểu treo tường:

Bảng, biểu là các khối hình vông hay hình chữ nhật, trong đó được phân thành các ô, các dòng, các cột nhất định Trong mỗi ô đầu dòng hay cột sẽ diễn tả một loại thông tin nhất dịnh Sử dụng bảng, biểu có tác dụng làm cho mọi người dễ nhìn nhận nội dung và các mối liên hệ giữa các phần với nhau

Ví dụ: Để tiến hành phân loại kinh tế hộ gia đình, cán bộ khuyến nông lâm muốn bà con

tự đưa ra các tiêu chí phân loại Để thực hiện công việc này có thể xây dựng bảng sau:

Các tiêu chí phân loại

kinh tế

Hộ gia đình 1

Hộ gia đình 2

Hộ gia đình 3

Nhà ở

Phương tiện sản xuất

Phương tiện sinh hoạt

Đất đai

2 - Bảng ma trận hàng và cột

Bảng ma trận nhiều hàng, nhiều cột là một công cụ trực quan hữu ích, rất thích hợp cho việc tư duy tạo lập ý tưởng một cách có hệ thống, thể hiện được các mối quan hệ cũng như tính lôgic của vấn đề Ngoài ra ưu điểm của sử dụng bảng ma trận là rất trực quan, dễ nhận thấy và phân tích đầy đủ các vấn đề tổ hợp có thể xẩy ra

Trong một bảng ma trận có nhiều hàng nhiều cột thì các yếu tố quan trọng là mối liên hệ Logic với nhau cả chiều dọc và chiều ngang Có thể phác thảo bảng ma trận theo sơ đồ sau:

Logic theo chiều ngang

Logic theo

chiều dọc

hiện, sản phẩm đạt được ( tiêu chí giám sát), nguồn lực, thời gian thực hiện, người tham gia, người chịu trách nhiệm…

• Kết câu lôgic theo chiều dọc là tình tự của các mục tiêu, tuần tự thực hiện các bước hoạt động theo thời gian

• Tư duy logic theo chiều ngang thường bắt đầu từ trái sang phải Logic theo chiêu dọc thường theo chiều từ trên xuống ( theo trình tự thời gian hoặc tiến trình công việc)

• Số lượng các hàng, các cột một khung logic có thể nhiều hay ít, khung logic của một

dự án thì thường phức tạp – có nhiều hàng nhiều, cột hơn so với khung kế hoạch thực hiện một hoạt động ở thôn bản

IV Cỏc phương phỏp tạo lập ý tưởng

• Tạo ra những ý tưởng mới mẻ về một chủ đề hoặc một vấn đề

• Cổ vũ mọi người cùng tham gia, cùng quan tâm và suy nghĩ một cách sáng tạo

• Không nhằm để giải quyết một vấn đề

Nguyên tắc:

• Trong khi làm không được phép đánh giá và phê phán.

• Số lượng ý tưởng quan trọng hơn chất lượng ( đôi khi một ý tưởng không đúng sẽ khơi nguồn cho nhiều ý tưởng đúng)

• Những ý tưởng mới lạ cần được đặc biệt hoan nghênh

• Hãy móc nối với ý kiến của người khác

• Tất cả các ý kiến đóng góp đều được ghi nhận lại

Tiến trình thực hiện:

1 Chọn nhóm trưởng và thư ký ( Nhóm trưởng có thể là người thúc đẩy; thư ký có thể là người trong nhóm)

2 Xác định chủ đề hoặc vấn đề cụ thể cần đề cập; chủ đề càng rõ ràng, cụ thể càng tốt; tất cả các thành viên phải hiểu chủ đề

3 Giải thích mục đích và nguyên tắc thực hiện

4 đề nghị mọi người đóng góp ý kiến và ghi nhận câu trả lời, thể hiện lên bảng hoặc card giấy để mọi người cùng thấy

5 Thúc đẩy nhưng không áp đảo, không để các ý kiến thiếu thiện chí xen vào, cố gắng

để cho tất cả mọi người cùng tham gia

6 Kết thúc công việc đóng góp ý kiến, tập hợp và nhóm các ý kiến theo cụm và đặt tiêu

đề cho các cụm khác nhau, không bỏ qua bất kỳ một ý kiến nào

Những gợi ý:

Khi sử dụng phương pháp này nên:

• Sử dụng với nhóm thành viên tham gia đã có kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến

nhiều nhóm nhỏ và làm bài tập động não với từng nhóm nhỏ, sau đó tập hợp lại để thảo luận)

• Nhóm trưởng trực tiếp thúc đẩy, điều khiển Thư ký từ 1 – 2 người để kịp ghi nhận hết các ý tưởng

• Các vật liệu cần thiết có thể chuẩn bị: thẻ màu, băng keo giấy, bảng viết, bảng lật, bảng ghim…

Phương pháp tia chớp

Phương pháp tia chớp giúp thúc đẩy để các thành viên tham gia bày tỏ cảm nghĩ hoặc quan điểm của họ thật ngắn gọn Gần như tên gọi, phươngpháp tia chớp là hoạt động diễn ra rất nhanh

Mục đích:

• Thúc đẩy mọi người hoạt động

• Tạo cơ hội bày tỏ cảm nhận

• Làm rõ quan điểm

Nguyên tắc thực hiện:

• Các câu bình luận phải ngắn gọn

• Không thảo luận

• Thúc đẩy viên không bình luận về ý kiến đóng góp

• Thông thường không ghi lại các câu bình luận

Tiến trình thực hiện

1 Giải thích rõ phương pháp