Ths quan hệ công chúng xây dựng cổng thông tin điện tử cho tổng công ty LICOGI

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xã hội ngày càng đổi mới và phát triển trước bối cảnh toàn cầu hóa vì mục tiêu phát triển và hội nhập. Xác định được tầm quan trọng của công tác thông tin tuyên truyền với sự hậu thuẫn của các phương tiện truyền thông là điều then chốt trong công cuộc phát triển hiện nay. Mục tiêu tạo ảnh hưởng, thâm nhập, duy trì ảnh hưởng của mình trên trường quốc tế, mục tiêu phát triển tranh thủ tốt nhất các điều kiện xung quanh nhằm phát triển bền vững. Với sự phát triển của khoa học công nghệ nhanh chóng như hiện nay, nhất là sau cuộc Cách mạng khoa học công nghiệp lần 4, sự ra đời của các hình thức truyền thông cũng như phương tiện truyền thông ngày càng đa dạng và phong phú. Theo sự phát triển của thời đại mà nhu cầu của con người cũng thay đổi theo, ngày càng mong muốn có những công cụ thuận lợi hơn cho công việc cũng như các lĩnh vực khác như kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Hệ thống các dịch vụ mạng xã hội cũng vì thế mà bùng nổ và còn tiếp tục lớn mạnh hơn nữa khi muốn đáp ứng nhu cầu tiến bộ của xã hội. Các cơ quan, công ty, doanh nghiệp muốn theo kịp thời đại cần đầu tư hệ thống các công cụ truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu cũng như hình ảnh của mình đến với công chúng. Với tốc độ lan truyền nhanh của thông tin như hiện nay, người vận dụng được thế mạnh của truyền thông là người có tầm nhìn và tương lai trong xã hội. Các hệ thống website, mạng điện tử cũng vì lý do đó mà ra đời và tồn tại đến hiện nay. Nhưng với nhu cầu và độ tin cậy mà các doanh nghiệp cần thì hệ thống cổng thông tin điện tử gần đây đang rất được quan tâm. Không như các mạng xã hội khác, cổng thông tin điện tử đại diện cho uy tín và hình ảnh của các doanh nghiệp, đồng thời nó cho phép doanh nghiệp sử dụng đa dạng và phong phú các tính năng phù hợp với các hoạt động của mình. Nhằm tìm hiểu và thúc đẩy sự phát triển cũng như góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông bằng cổng thông tin điện tử, tác giả đã chọn đề tài: “Xây dựng cổng thông tin điện tử cho Tổng công ty LICOGI”. Đây là Tổng công ty hoạt động đa ngành đã có trên 50 năm hoạt động và phát triển, nhưng mới xây dựng hình ảnh của mình thông qua một số kênh cơ bản, trong đó có website, mà chưa thành lập một cổng thông tin điện tử riêng nhằm quảng bá hình ảnh và nâng cao hiệu quả truyền thông bên trong và ngoài công ty. Hơn nữa, tính đến thời điểm hiện nay, hệ thống cổng thông tin điện tử vẫn còn là một đề tài mới mẻ bởi chưa có nhiều công trình nghiên cứu trong và ngoài nước nhằm làm rõ vấn đề này. Trước bối cảnh đó, tác giả đã chọn và nghiên cứu đề tài này để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình nhằm đóng góp thêm vào lý luận và thực tiễn, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của hoạt động truyền thông của doanh nghiệp thông qua hệ thống cổng thông tin điện tử trong thời đại hiện nay.

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: TRUYỀN THÔNG BẰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ -NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 15

1.1 Các khái niệm 15

1.2 Vai trò, đặc điểm của truyền thông bằng cổng thông tin điện tử 23

1.3 Nội dung và phương thức truyền thông bằng cổng thông tin điện tử 33

1.4 Cơ sở thực tiễn của việc truyền thông bằng cổng thông tin điện tử ở Việt Nam hiện nay 39

Chương 2: THỰC TRẠNG TRUYỀN THÔNG BẰNG KÊNH THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CÔNG TY LICOGI - CƠ SỞ ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ LICOGI 49

2.1 Tổng quan về Tổng công ty LICOGI 49

2.2 Khảo sát hoạt động truyền thông bằng kênh thông tin điện tử tại Tổng công ty LICOGI 56

2.3 Đánh giá thực trạng truyền thông bằng kênh thông tin điện tử tại Tổng Công ty LICOGI 65

2.4 Những nguyên nhân ảnh hưởng đến truyền thông bằng kênh thông tin điện tử tại Tổng công ty LICOGI 69

Chương 3: GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CHO TỔNG CÔNG TY LICOGI 77

3.1 Những vấn đề đặt ra và sự cần thiết phải xây dựng cổng thông tin điện tử cho Tổng Công ty LICOGI 77

3.2 Giải pháp xây dựng cổng thông tin điện tử cho Tổng Công ty LICOGI 80 3.3 Giải pháp quản trị cổng thông tin điện tử Tổng công ty LICOGI 92

3.4 Một số khuyến nghị khoa học 102

KẾT LUẬN 107

TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 PHỤ LỤC

Ký hiệu viết tắt Nội dung viết tắt

Website Trang thông tin điện tử

Bộ TT&TT Bộ Thông tin và Truyền thông

STT Tên bảng/hình Trang

Bảng 1.1 Sự khác biệt giữa truyền thông bằng cổng thông tin

điện tử với các kênh truyền thông khác

31

Hình 1.1 Các bước thực hiện kế hoạch truyền thông 35

Hình 1.2 Biểu đồ tỉ lệ các Bộ, cơ quan ngang Bộ được đánh

giá Tốt, Khá và Trung bình theo tiêu chí thành phần

về Website/Portal giai đoạn 2010 - 2013Website/Portal giai đoạn 2010-2013

41

Hình 1.3: Biểu đồ tỉ lệ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương được đánh giá Tốt, Khá và Trung bình theotiêu chí thành phần về

42

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty LICOGI 53

Hình 2.2 Giao diện kênh thông tin điện tử của Tổng công ty

Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức của Phòng thông tin và truyền thông

tại Tổng công ty LICOGI

91

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xã hội ngày càng đổi mới và phát triển trước bối cảnh toàn cầu hóa vìmục tiêu phát triển và hội nhập Xác định được tầm quan trọng của công tácthông tin tuyên truyền với sự hậu thuẫn của các phương tiện truyền thông làđiều then chốt trong công cuộc phát triển hiện nay Mục tiêu tạo ảnh hưởng,thâm nhập, duy trì ảnh hưởng của mình trên trường quốc tế, mục tiêu pháttriển tranh thủ tốt nhất các điều kiện xung quanh nhằm phát triển bền vững

Với sự phát triển của khoa học công nghệ nhanh chóng như hiện nay,nhất là sau cuộc Cách mạng khoa học công nghiệp lần 4, sự ra đời của cáchình thức truyền thông cũng như phương tiện truyền thông ngày càng đa dạngvà phong phú Theo sự phát triển của thời đại mà nhu cầu của con người cũngthay đổi theo, ngày càng mong muốn có những công cụ thuận lợi hơn chocông việc cũng như các lĩnh vực khác như kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội

Hệ thống các dịch vụ mạng xã hội cũng vì thế mà bùng nổ và còn tiếp tục lớnmạnh hơn nữa khi muốn đáp ứng nhu cầu tiến bộ của xã hội

Các cơ quan, công ty, doanh nghiệp muốn theo kịp thời đại cần đầu tư

hệ thống các công cụ truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu cũng như hìnhảnh của mình đến với công chúng Với tốc độ lan truyền nhanh của thông tinnhư hiện nay, người vận dụng được thế mạnh của truyền thông là người cótầm nhìn và tương lai trong xã hội Các hệ thống website, mạng điện tử cũngvì lý do đó mà ra đời và tồn tại đến hiện nay Nhưng với nhu cầu và độ tin cậymà các doanh nghiệp cần thì hệ thống cổng thông tin điện tử gần đây đang rấtđược quan tâm Không như các mạng xã hội khác, cổng thông tin điện tử đạidiện cho uy tín và hình ảnh của các doanh nghiệp, đồng thời nó cho phép

doanh nghiệp sử dụng đa dạng và phong phú các tính năng phù hợp với cáchoạt động của mình.

Nhằm tìm hiểu và thúc đẩy sự phát triển cũng như góp phần nâng caohiệu quả hoạt động truyền thông bằng cổng thông tin điện tử, tác giả đã chọn

đề tài: “Xây dựng cổng thông tin điện tử cho Tổng công ty LICOGI” Đây là

Tổng công ty hoạt động đa ngành đã có trên 50 năm hoạt động và phát triển,nhưng mới xây dựng hình ảnh của mình thông qua một số kênh cơ bản, trongđó có website, mà chưa thành lập một cổng thông tin điện tử riêng nhằmquảng bá hình ảnh và nâng cao hiệu quả truyền thông bên trong và ngoài công

ty Hơn nữa, tính đến thời điểm hiện nay, hệ thống cổng thông tin điện tử vẫncòn là một đề tài mới mẻ bởi chưa có nhiều công trình nghiên cứu trong vàngoài nước nhằm làm rõ vấn đề này Trước bối cảnh đó, tác giả đã chọn vànghiên cứu đề tài này để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình nhằm đónggóp thêm vào lý luận và thực tiễn, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của hoạtđộng truyền thông của doanh nghiệp thông qua hệ thống cổng thông tin điện

tử trong thời đại hiện nay

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Hiện nay, các công trình nghiên cứu công phu và đầy đủ về lĩnh vựctruyền thông bằng cổng thông tin điện tử hiện nay còn rất ít, nhất là việcnghiên cứu, khảo sát tại Tổng công ty LICOGI thì chưa có công trình nào

Tuy nhiên, trong quá trình tổng hợp thông tin, tác giả đã thu thập đượcnhững tài liệu có giá trị tham khảo như:

Cuốn “Báo chí và thông tin đối ngoại ” của Lê Thanh Bình (2012).

Công trình này được in thành sách và xuất bản năm 2012 Công trình có rấtnhiều điểm nổi bật, bao gồm nội dung tóm tắt các giai đoạn phát triền củatruyền thông và các hình thức báo chí, sự ra đời của báo chí và quan điểm vềthông tin đối ngoại Bên cạnh đó, tính truyền thông của báo chí có ảnh hưởngrất lớn đến quan điểm và hướng suy nghĩ của công chúng Qua đó, tác giả

khẳng định vai trò, chức năng quan trọng nhất của báo chí là định hướng dưluận Ngoài ra, tùy vào tình hình, hoàn cảnh của đất nước mà có thể xoaychuyển định hướng sự bàn tán, tập trung của mọi đối tượng về phái tiêu cựchay tích cực nhằm giúp ổn định tâm lý và tránh các sự xung đột, tin đồnkhông xác thực.

Công trình còn đưa ra những cách phân biệt các thể loại báo chí cũng

như tầm quan trọng của nó: “Trong hoạt động truyền thông quốc tế và ngoại giao văn hóa, muốn sử dụng hiệu quả phương tiện báo chí truyền thông thì trước hết phải có kiến thức cơ bản về thể loại báo chí Chưa nói đến việc tác nghiệp chuyên môn sâu như nhà báo chuyên nghiệp, một chuyên gia về lĩnh vực báo chí, văn hóa đối ngoiaj trong Bộ ngoại giao cũng cần nắm được nền tảng tri thức về văn hóa, báo chí để chủ động, tự tin, phát huy hiệu quả tác nghiệp khi tiếp xúc với giới báo chí (trong, ngoài nước); có thể tự mình viết bài, tham gia chương trình báo, đài để phục vụ công việc của mình và đơn vị,

…” Việc phần định rõ các thể loại báo chí cũng như chức năng của từng loại

sẽ giúp cho việc xác định thể loại báo chí nào, thời điểm, hoàn cảnh cùng tácdụng hiệu quả nhất cho trường hợp đó

Bên cạnh đó, tác phẩm “Truyền thông doanh nghiệp: nhân tố dẫn đến thành công” của tác giả Bùi Quý Toản (2012) trên Tạp chí Thương hiệu Việt Trong bài, tác giả nhấn mạnh: “Để vươn ra biển lớn, doanh nghiệp việt nam không những phải đủ mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ tiên tiến, nguồn vốn đầu tư, nguồn nhân lực mà còn phải nỗ lực xây dựng và quảng bá thương hiệu, trong đó truyền thông doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp”, nhằm khẳng định vai trò của truyền thông Bên cạnh đó, tác giả còn đề cập đến truyền thông nội bộ: “ Sự tác động của truyền thông nội bộ được biểu hiện trước hết ở quan hệ giao tiếp giữa nhà quản lý với đội ngũ nhân viên Nhân viên luôn mong muốn nhận được đầy đủ những thông tin về doanh nghiệp, nhất là những thông tin

về tình hình phát triển và định hướng của doanh nghiệp; nếu những thông tin này bị bưng bít thì sẽ tạo cho họ cảm giác doanh nghiệp thiếu minh bạch, có điều gì đó khuất tất, nhân viên không được sự tin tưởng của lãnh đạo” Truyền thông bên ngoài cũng được tác giả nêu rõ: “Trong quá trình phát triển doanh nghiệp không thể thiếu việc giới thiệu, quảng bá những giá trị của doanh nghiệp ra bên ngoài Kênh truyền thông này liên quan chặt chẽ với mối quan hệ doanh nghiệp - khách hàng Nó đòi hỏi những thông tin chuyển tải tới khách hàng phải chính xác, trung thực Những thông tin về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp phải được thực hiện đúng như thông báo, tránh tình trạng “treo đầu dê, bán thịt chó” Đây là vấn đề nhạy cảm liên quan đến văn hóa, đạo đức của doanh nghiệp” Truyền thông

của một doanh nghiệp cần phải thống nhất cả trong lẫn ngoài chứ không chỉchú tâm phát triển một bên Trong bài viết trên, có nhiều cách nhìn nhận vấn

đề thú vị, nhất là đề cập thêm đến các phương tiện truyền thông lại là yếu tốquyết định tính chất của truyền thông bộ và truyền thông bên ngoài công ty

Không chỉ có vậy, bài viết của Trung tâm xúc tiến thương mại (2013)

trên cổng thông tin điện tử tỉnh Cao Bằng về vấn đề: “ Thực trạng phát triển thương mại điện tử ở cao bằng” cung cấp cho cái nhìn toàn diện về sự phát

triển của công nghệ thông tin điện tử tại địa phương Bài viết đã đưa ra cácnguyên nhân khiến cho việc phát triển truyền thông tại các công ty gặp nhiềutrở ngại, đó là:

“Việc mua hàng truyền thống theo kiểu chợ vẫn đang là một trong những cản trở lớn đối với việc thúc đẩy thương mại điện tử phát triển ở các doanh nghiệp”.

“Dịch vụ công trực tuyến đã được triển khai, tuy nhiên hầu hết mới dừng lại ở mức độ 2 Mặt khác là do doanh nghiệp chưa có cán bộ chuyên trách về thương mại điện tử nên tỷ lệ ứng dụng trong thực hiện thủ tục hành chính còn nhiều hạn chế”.

“Nguồn kinh phí cho công tác đẩy mạnh và hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng thương mại điện tử của tỉnh chưa nhiều”.

Thực trạng trên cho thấy các địa phương và doanh nghiệp cũng đã rấtchú ý đến công tác truyền thông, nhưng hoạt động này còn bị ảnh hưởng bởinhiều yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau

Trong Luận văn Thạc sĩ kỹ thuật của mình, tác giả Nguyễn Thị Dung

(2011) đã lựa chọn đề tài “Xây dựng cổng thông tin điện tử phục vụ tra cứu thông tin về Chủ tịch Hồ Chí Minh” nhằm mục tiêu xây dựng một cổng thông

tin điện tử hiệu quả và chuyên sâu dựa trên mã nguồn mở DotNetNuke, gópphần hình thành nên một kho thông tin - tư liệu phong phú đồng thời tạo ramột kênh quảng bá rộng rãi tư tưởng và tấm gương Hồ Chí Minh đến vớiđông đảo người dùng Đề tài không chỉ giúp hoàn thiện quy trình ứng dụngmã nguồn mở vào việc phát triển cổng thông tin điện tử, mà còn giúp mọingười dùng có nhu cầu có thể xem, trao đổi, tải thông tin về dưới nhiều dạngtệp khác nhau, thực hiện việc trao đổi thông tin giữa hệ thống và người sửdụng, từ đó tăng cường hiệu quả công tác nghiên cứu và tra cứu thông tin vềChủ tịch Hồ Chí Minh Tuy nhiên, so với đề tài đang được thực hiện, đề tàiđược thực hiện bởi tác giả Nguyễn Thị Dung (2011) chủ yếu phân tích cáckhía cạnh kỹ thuật để làm sao xây dựng được một cổng thông tin điện tử theođúng mục tiêu đã vạch ra Trong khi đó, với đề tài này, tác giả tập trungnghiên cứu sâu về hiệu quả truyền thông mà cổng thông tin điện tử của Tổngcông ty LICOGI có thể đem lại cho người dùng, do đó, không hề có sự trùnglặp hay sao chép ở đây

Ngoài ra, với đề tài “Xây dựng cổng thông tin điện tử cho Học việnNgân hàng”, tác giả Phan Thanh Đức (2012) đã nêu rõ tầm quan trọng củacổng thông tin điện tử trong thời đại hiện nay, cùng với nhu cầu cấp thiếtphải xây dựng một cổng thông tin điện tử chính thức cho Học viện Ngânhàng Theo tác giả, dự án này sẽ cho ra đời một website với đầy đủ các

tính năng vượt trội, đáp ứng mọi thông tin cho giảng viên và sinh viênmột cách nhanh nhất, cách thức trình bày khoa học, hấp dẫn Mỗi khoa sẽmang một nét riêng, phù hợp với lĩnh vực của mình, giúp ng ười dùng dễdàng phân biệt, thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu Đồng thời,website này phải đảm bảo được sự linh hoạt, thích ứng cao với môi trườnggiáo dục đang trong giai đoạn chuyển mình với rất nhiều những chínhsách, chủ trương thay đổi liên tục Bên cạnh đó, xu hướng mạng xã hộingày càng phổ biến nên việc xây dựng mạng xã hội riêng cho tr ường sẽrất thuận lợi trong việc định hướng sinh viên của trường quản lý trongmạng đó và sử dụng nó vào mục đích học tập, trao đổi tài liệu, quản lýtoàn bộ quá trình học tập của từng sinh viên Để thực hiện mục tiêu này,tác giả nghiên cứu kỹ lưỡng lý thuyết về cổng thông tin điện tử; cùng thựctrạng hoạt động cổng thông tin điện tử hiện nay của Học viện Ngân hàng,từ đó đề ra giải pháp xây dựng cổng thông tin điện tử cho trường Hơn thếnữa, tác giả còn đề xuất thêm việc tích hợp Google Apps cho hệ thốngđiện tử của trường giúp nâng cao hơn nữa việc sử dụng và khai thác giá trịtối đa cho người dùng Có thể nói, nghiên cứu này có nhiều điểm tươngđồng với đề tài đang được thực hiện của tác giả, nhưng lại có đối tượngnghiên cứu khác nhau, do đó, cũng không hề có sự trùng lặp và sao chép.Nói cách khác, nghiên cứu của Phan Thanh Đức (2012) là tài liệu thamkhảo có giá trị đối với đề tài này trong bối cảnh nghiên cứu của một đề tàicòn khá mới mẻ hiện nay.

Thực trạng cho thấy, các địa phương và doanh nghiệp cũng rất chúý đến việc truyền thông, nhưng còn bị ảnh hưởng bới nhiều yếu tố kháchquan và chủ quan Mỗi bài viết là một mảnh ghép giúp cho vấn đề đượcrõ ràng hơn, giúp chúng ta phần nào hiểu được bức tranh toàn cảnh vềthực trạng truyền thông hiện nay Qua đó, cũng có thể thấy tầm quantrọng của truyền thông trong đời sống xã hội được khẳng định rõ ràng,

truyền thông có khả năng làm thay đổi nhận định và thế giới quan củacông chúng, thay đổi cảm nhận và ấn tượng của công chúng về vấn đềhay sự kiện nào đó Ngoài ra, truyền thông cần sử dụng đến các công cụtruyền thông, vì thế có những thuộc tính mới được hình thành và cũng bịthay đổi khi các phương tiện truyền thông này thay đổi theo nhu cầu củacon người

Như vậy, các bài viết và nghiên cứu trên tập trung vào các khía cạnhkhác nhau, mặc dù cùng nghiên cứu về truyền thông của các tổ chức vàdoanh nghiệp, nhưng đối tượng nghiên cứu lại không hề trùng lặp vớinghiên cứu này Vì thế, tác giả đã có sự kế thừa và chọn lọc kỹ lưỡng từmỗi tài liệu tham khảo nhằm giúp cho đề tài nghiên cứu Luận văn đượckhách quan và hoàn thiện hơn

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Tổng hợp, phân tích, đánh giá trang thông tin điện tử hiện nay;đưa ra giải pháp để phát triển truyền thông bằng cổng thông tin điện tửcho Tổng công ty LICIGI, nhằm phát triển truyền thông nội bộ vàtruyền thông đối ngoại cho Tổng công ty LICOGI trong thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến đề tài từ các nguồnnhư: sách, tài liệu hội thảo, tạp chí khoa học, báo điện tử hoặc các bài viết cóliên quan về truyền thông bằng cổng thông tin điện tử nhằm tạo ra cơ sở lýthuyết đáng tin cậy cho nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng truyền thông tại Tổng công ty LICOGI, phân tích,tổng hợp các dữ liệu thu thập được Tiến hành phỏng vấn các đối tượng liênquan và ghi chép/ghi âm các dữ liệu thu thập được nhằm thu thập dữ liệu sơcấp khách quan và trung thực cho nghiên cứu Tổng hợp và trình bày kết quảnghiên cứu

- Đề xuất giải pháp, đặc biệt đề xuất mô hình Cổng thông tin điện tửcho Tổng công ty LICOGI hiện nay.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu vấn đề truyền thông bằng cổng thông tin điện tử

4.2 Phạm vi khảo sát

Phạm vi khảo sát: Luận văn khảo sát vấn đề truyền thông nói chung,

trong đó có truyền thông qua hình thức sử dụng mạng điện tử, cổng thông tinđiện tử tại Tổng công ty LICOGI

Thời gian khảo sát: Năm 2016.

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Cơ sở lý luận

Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở nhận thức luận các vấn đề lý luận

về truyền thông và quan hệ công chúng nói chung, đặc biệt là vấn đề truyềnthông nội bộ và truyền thông đối ngoại

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, tác giả luận văn đã sử dụng cácphương pháp nghiên cứu công cụ sau:

- Phương pháp phân tích tài liệu: Là phương pháp chủ yếu của đề tài,

phân tích các thông tin đã soạn sẵn từ khung ma trận, mô tả và nhận xét cáccông trình nghiên cứu theo nội dung nghiên cứu của đề tài ở trên

- Phương pháp thu thập thông tin: Tìm đọc và tổng hợp các công trình

nghiên cứu trên sách đã xuất bản, các tài liệu hội thảo khoa học và các tạp chíkhoa học đáng tin cậy đã được công bố Tìm hiểu thêm vấn đề từ các nhànghiên cứu trước nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp thống kê: Lập bảng ma trận phân loại các tài liệu, đánh

dấu và ghi chú thích hợp

- Phương pháp phỏng vấn sâu: Tiến hành phỏng vấn các đối tượng là

các chuyên gia giúp tác giả khai thác sâu thêm thông tin, tìm hiều các vấn đềmới hoặc vấn đề mang tính thú vị liên quan đến đề tài nghiên cứu

- Phương pháp viết nhật ký: Nhằm ghi chép lại những nhận định, hoàn

cảnh, không gian và thời gian khi tiếp xúc thực tế, củng cố và làm tài liệutham khảo cho bản thân khi đánh giá và đưa ra giải pháp

6 Điểm mới của đề tài

- Luận văn hệ thống hóa những vấn đề lý luận về truyền thông bằngcổng thông tin điện tử đối với cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Cụ thể: các kháiniệm liên quan; vai trò của cổng thông tin điện tử đối với doanh nghiệp; đặcđiểm, tính chất của thông tin bằng cổng thông tin điện tử; những yêu cầu đốivới việc thông tin bằng cổng thông tin điện tử

- Luận văn chỉ rõ thực trạng truyền thông bằng kênh thông tin điện tử hiện naytại Tổng công ty LICOGI, đồng thời nêu rõ những ưu điểm và hạn chế của kênhtruyền thông này, qua đó thấy được sự cần thiết phải xây dựng một cổng thông tinđiện tử chính thức nhằm phục vụ mục đích truyền thông cho Tổng công ty

- Luận văn đưa ra hệ thống giải pháp và khuyến nghị phù hợp nhằmthực hiện hiệu quả việc xây dựng cổng thông tin điện tử nhằm mục đíchtruyền thông Tổng công ty LICOGI trong thời gian tới

7 Ý nghĩa lý luận và giá trị thực tiễn của đề tài

7.1 Ý nghĩa lý luận

Đề tài là tài liệu tham khảo về lý luận đối với vấn đề truyền thông bằngcổng thông tin điện tử; đồng thời góp phần hoàn thiện lý luận về công táctruyền thông bằng cổng thông tin điện tử cho các doanh nghiệp tại Việt Namhiện nay

7.2 Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn có giá trị tham khảo về thực tiễn đối với việc truyền thôngqua cổng thông tin điện tử tại các cơ quan đơn vị nói chung, đối với Tổng

công ty LICOGI nói riêng; mặt khác, còn có thể giúp hỗ trợ việc tìm hiểu vàtra cứu thông tin dành cho người dùng, bao gồm các tổ chức, cá nhân bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp Bên cạnh đó, điều này cũng góp phần nângcao hình ảnh của Tổng công ty đối với khách hàng và đối tác trên phạm virộng khắp.

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, Luận văn

gồm có 3 chương Cụ thể:

- Chương 1: Truyền thông bằng cổng thông tin điện tử - những vấn đề

lý luận và thực tiễn

- Chương 2: Thực trạng truyền thông bằng kênh thông tin điện tử tại

Tổng công ty LICOGI

- Chương 3: Giải pháp và khuyến nghị xây dựng cổng thông tin điện tử

cho Tổng công ty LICOGI

Chương 1 TRUYỀN THÔNG BẰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ -

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

1.1 Các khái niệm

1.1.1 Khái niệm truyền thông

Theo tác giả Đinh Thị Thúy Hằng (2008) trong cuốn “PR Lý luận và Ứng dụng”:

“Mô hình truyền thông hay quá trình giao tiếp có thể được mô tảnhư sau: Nguồn phát (chủ thể hoặc người gửi) sẽ gửi đi các thôngđiệp đã được mã hóa đến đối tượng tiếp nhận (người nhận) thôngqua các phương tiện truyền thông Người nhận giả mã các thôngđiệp này và có phản hồi đối với người gửi Quá trình gửi và nhậnthông điệp có thể bị cản trở hoặc ảnh hưởng bởi các yếu tố gâynhiễu Ngoài ra, còn phải kể đến yếu tố khung nhận thức chungcũng ảnh hưởng tới chất lượng của quá trình giao tiếp” 22,tr.16]

Theo Lê Thanh Bình (2012) trong “Báo chí và thông tin đối ngoại” thì

truyền thông (communication), truyền thông đại chúng (mass communication)hay phương tiện truyền thông đại chúng, truyền thông đối ngoại (externalcommunication), truyền thông quốc tế là những thuật ngữ rất phổ biến trongthời đại toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng hiện nay:

“Theo định nghĩa cơ bản về truyền thông trong cuốn “Mass Media,Mass Culture: An introduction” của Jame Wilson và Stan Le RoyWilson thì: truyền thông (communication) là một quá trình đốitượng truyền đạt (nguồn phát) sắp xếp, lựa chọn và chia sẻ các kýhiệu để truyền tới các đối tượng tiếp nhận, làm cho đối tượng tiếpnhận thấy và cảm nhận được những ý định, mục đích tương tự với ýđịnh và mục đích của đối tượng truyền đạt” 5,tr.9]

Theo Bùi Hoài Sơn (2006) trong “Nghiên cứu truyền thông (Media Studies)”: “Khi chúng ta nói đến truyền thông, thuật ngữ này được hiểu theo một nghĩa rất rộng Truyền thông có khi được hiểu như việc chuyển tải thông tin trên các chương trình truyền hình, đài, báo; cũng có khi việc tuyên truyền, truyền bá các thông tin trên đường phố cũng được coi là truyền thông” 45,tr.11].

Như vậy, truyền thông hay giao tiếp (communication) là quá trình thiết lậpý nghĩa, diễn ra trong tất cả các tình huống xã hội, do đó trở thành mối quan tâmrộng rãi của các nhà khoa học nói chung Theo Từ điển Xã hội học Oxford:

“Giao tiếp diễn ra qua ít nhất là năm phương thức Giao tiếp trongtrí óc người ta liên quan đến những đối thoại nội tâm với cái tôi củamình Giao tiếp nhóm kéo theo việc nghiên cứu các động tháinhóm, còn giao tiếp đại chúng liên quan đến những thông điệp gửi

đi từ những nguồn đại chúng, đến khán thính giả đại chúng, bằngnhững cách thức đại chúng được gọi là giao tiếp ngoài cá nhân, nóliên quan đến việc giao tiếp với những thứ không phải liên quan đếncon người, có thể là giao tiếp với loài vật, nhưng thường là nói đếncách thức mà chúng ta giao tiếp với máy móc, máy tính và côngnghệ cao” [11,tr.238]

Cũng tương tự với khái niệm ở trên, truyền thông được định nghĩa làquá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, , chia sẻ kỹ năng vàkinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau,thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầuphát triển của cá nhân, nhóm, cộng đồng và xã hội Khái niệm này được trích

từ cuốn “Truyền thông lý thuyết và kĩ năng cơ bản” của Nguyễn Văn Dững

(chủ biên) và Đỗ Thi Thu Hằng biên soạn (2006) Khái niệm đã chỉ ra bảnchất và mục đích truyền thông

Về bản chất, truyền thông là quá trình chia sẻ, trao đổi hai chiều, diễn

ra liên tục giữa chủ thể truyền thông và đối tượng truyền thông Quá trình

chia sẻ, trao đổi hai chiều ấy có thể được hình dung qua nguyên tắc bìnhthông nhau Khi có sự chênh lệch trong nhận thức, hiểu biết… giữa chủ thể vàđối tượng truyền thông gắn với nhu cầu chia sẻ, trao đổi thì hoạt động truyềnthông diễn ra Quá trình truyền thông vì vậy chỉ kết thúc khi đã đạt được sựcân bằng trong nhận thức, hiểu biết, giữa chủ thể và đối tượng truyền thông.

Về mục đích, truyền thông hướng đến những hiểu biết chung nhằmthay đổi thái độ, nhận thức, hành vi của đối tượng truyền thông và tạo địnhhướng giá trị cho công chúng

Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin Truyềnthông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫnnhau, chia sẻ các quy tắc và tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin được truyềntừ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kếtngười gửi và người nhận Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khảnăng để một người hiểu những gì người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ýnghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ

Trong cuốn “Báo chí và thông tin đối ngoại” của Lê Thanh Bình (2012)

có đề cập truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức vàmục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinhnghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh hoặc câu hỏi Các hànhđộng này được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bàiviết hay bản tin truyền hình Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chứckhác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin

Riêng cuốn “PR Lý luận và Ứng dụng ” của Đinh Thị Thúy Hằng (2008) cho rằng “các quan điểm mới hơn coi truyền thông là quy trình hai chiều, thường là theo hình tròn, đòi hỏi sự tham gia của cả người phát và người nhận” Trước đây, các quan điểm cho rằng truyền thông là mối liên hệ

một chiều theo kiểu “kim tiêm” nghĩa là chỉ có chiều từ người phát đến ngườinhận Hay theo Từ điển Xã hội học Oxford thì:

“những nghiên cứu ban đầu của Harol Lasswell, Paul Lazarsfeid, và những người khác dường như chỉ ra rằng các phương thức truyền thông có những tác động rất trực tiếp và mạnh mẽ – gọi là mô hình tác động “tiêm dưới da” Nhưng những nghiên cứu sâu hơn cho thấy truyền thông đại chúng diễn ra dưới nhiều dạng phức tạp, và những ảnh hưởng của nó đến công chúng phụ thuộc vào những yếu tố như giai cấp, khung cảnh xã hội, các giá trị, niềm tin, trạng thái cảm xúc và thậm chí phụ thuộc vào thời điểm trong ngày ”

[11,tr.246] Nhưng trên thực tế hiện nay, quá trình này có nhiều hình thứcbiến tướng và nhiều yếu tố ảnh hưởng hơn như thói quen, quan điểm, mốiquan hệ, cảm xúc,

Truyền thông đòi hỏi phải có một người gửi, một tin nhắn, một phươngtiện truyển tải và người nhận, mặc dù người nhận không cần phải có mặt hoặcnhận thức về ý định của người gửi để giao tiếp tại thời điểm việc truyền thôngnày diễn ra; do đó thông tin liên lạc có thể xảy ra trên những khoảng cách lớntrong thời gian và không gian Truyền thông yêu cầu các bên giao tiếp chia sẻmột khu vực dành riêng cho thông tin được truyền tải Quá trình giao tiếpđược coi là hoàn thành khi người nhận hiểu thông điệp của người gửi Cácphương thức truyền tin là những sự tác động lẫn nhau qua một trung gian giữa

ít nhất hai tác nhân cùng chia sẻ một ký hiệu tin tức hoặc một quy tắc mang

một ý nghĩa nào đó Truyền tin thường được định nghĩa là “sự truyền đạt suy nghĩ, ý kiến hoặc thông tin qua lời nói, chữ viết, hoặc dấu hiệu”.

Hội thoại giữa các cá nhân thường xuất hiện theo cặp hoặc từng nhómvới quy mô khác nhau Quy mô của nhóm tham gia thường tác động tới bảnchất của cuộc hội thoại Truyền thông trong nhóm nhỏ thường diễn ra giữa bađến mười hai cá nhân và khác biệt với trao đổi qua lại giữa các nhóm lớn hơnnhư công ty hay cộng đồng Hình thức truyền thông này được hình thành từmột cặp hay nhiều hơn, thông thường được đề cập tới như một mô hình tâm lýhọc trong đó thông điệp được truyền từ người gửi đến người nhận qua một

kênh thông tin Ở cấp độ lớn nhất, truyền thông đại chúng chuyển các thôngđiệp tới một lượng rất lớn các cá nhân thông qua các phương tiện thông tinđại chúng (ti vi, báo, đài, internet, mạng xã hội, diễn đàn, blog, ).

Tóm lại, truyền thông là một thuật ngữ dùng để chỉ sự chia sẻ, truyềnđạt một vấn đề hay thông tin nào đó giữa các đối tượng cho nhau Có nhiềuloại truyền thông khác nhau, không chỉ đứng yên, không chuyển động, mà đặcđiểm và tính chất của truyền thông thay đổi theo nhu cầu và mục đích tồn tạiriêng của nó

1.1.2 Khái niệm cổng thông tin điện tử

Cổng thông tin điện tử (portal) là thuật ngữ tin học xuất hiện từ năm

1998, nhưng cho đến nay chưa có một định nghĩa hoàn chỉnh Dưới đây làmột số khái niệm thường được sử dụng để định nghĩa cổng thông tin điện tử:

“Portal hay Cổng thông tin điện tử được hiểu như là một trang webxuất phát mà từ đó người sử dụng có thể dễ dàng truy xuất các trangweb và các dịch vụ thông tin khác trên mạng máy tính Ban đầu kháiniệm này được dùng để mô tả các trang web khổng lồ như là Yahoo,Lycos, Altavista, AOL… bởi mỗi ngày có hàng trăm triệu người sửdụng chúng như là điểm bắt đầu cho hành trình “lướt web” của họ Lợiích lớn nhất mà portal đem lại là tính tiện lợi, dễ sử dụng Thay vì phảinhớ vô số các địa chỉ khác nhau cho các mục đích sử dụng khác nhau,thì với một web portal như Yahoo, người dùng chỉ cần nhớ yahoo.com,

ở trong đó nhà cung cấp dịch vụ đã tích hợp mọi thứ mà khách hàngcần…” [19,http://thietkecongthongtin.com]

Hay:

“Web portal là trang giao diện dựa trên nền web nó tổng hợp các ứng dụng, dịch vụ, sản phẩm có thể có Với công nghệ portal các doanh nghiệp, tổ chức có thể giảm cường độ nhưng tăng về giá trị lao động và giá trị các sản phẩm” [19,http://thietkecongthongtin.com]

“Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập tập trung và duy nhất; tíchhợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng; là một sản phẩm hệthống phần mềm được phát triển trên một sản phẩm phần mềm cổnglõi (Portal core), thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệthống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi với người

sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng Webtại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu” [10,http://hdu.edu.vn]Các đặc trưng cơ bản của một Cổng thông tin điện tử (nhằm phân biệtvới trang thông tin điện tử hay website):

- Khả năng phân loại nội dung: Khi được sử dụng bởi cá nhân, công ty,

nhóm hay đơn vị, phòng ban nào đó sẽ cho phép biên tập, sắp xếp nội dung vàhiệu ứng theo nhu cầu sử dụng hoặc yêu cầu đặc thù của công việc theo nhiềucách khác nhau

- Khả năng tìm kiếm và chỉ mục: Cổng thông tin điện tử phải cung cấp

và tập hợpchính xác các tài liệu từ công cụ tìm kiếm, đáp ứng nhu cầu tìmkiếm nhanh chóng khi cần

- Khả năng quản lý nội dung: Cổng thông tin điện tử phải cung cấp các

ứng dụng hoặc hệ thống quản lý nội dung nhằm tạo sự thuận tiện cho những

cá nhân sử dụng không phải là người có kiến thức về kỹ thuật hay chuyênngành có thể sử dụng và tạo lập nội dung khi cần thiết, phải kiểm soát đượccác truy xuất đến từng nội dung để đảm bảo chỉ những người có quyền mới cóthể truy nhập được các văn bản mà họ được cấp phép

- Cá thể hóa: Đáp ứng nhu cầu tạo lập, cài đặt các thông tin hoặc chỉnh

sửa, hiển thị,… của người sử dụng Đảm bảo tính đa dạng phục vụ cho côngviệc thói quen, nghề nghiệp của người sử dụng theo nhiều hướng khác nhau.Người sử dụng có thể thay đổi hoặc tái thiết lại nội dụng thông tin của họ bấtkì lúc nào

- Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin: Cho phép tổng hợp nhiều

loại thông tin theo nhiều nguồn khác nhau, tùy vào điều kiện sử dụng mà có

các đối tượng phục vụ riêng biệt Cổng thông tin điện tử không chỉ cung cấpmôi trường, tài nguyên mà còn có thể hỗ trợ từ các website bên ngoài.

- Xuất bản thông tin: Tích hợp và thu thập và phân loại các thông tin từ

nhiều nguồn, có cơ chế xuất bản thông tin và cập nhật liên tục

- Đăng nhập một lần (single sign-on): Cho phép người dùng chỉ cần

đăng nhập một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả

- Quản trị cổng thông tin: Cho phép người quản trị, người dùng tự xác

định, điều chỉnh hình thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và địnhdạng chi tiết đồ họa, đồng thời cho phép người quản trị định nghĩa các nhómngười dùng, quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau

- Quản lý người dùng: Cho phép quản lý người dùng trên cổng

thông tin

- Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin: Có thể kết nối và sử

dụng trên nhiều thiết bị truyền thông khác nhau như điện thoại, laptop,máy tính bảng,

- Khả năng bảo mật: Với đặc trưng đăng nhập một lần, cổng thông tin

có chế độ bảo mật để đảm bảo thông tin khi truy xuất

- Các tính năng của một ứng dụng lớn: Đáp ứng được các tính năng

chuẩn của một phần mềm ứng dụng lớn như: Khả năng đáp ứng được dư thừa

dữ liệu, khả năng chịu lỗi, khả năng cân bằng tải (chia luồng xử lý), khả năngsao lưu

- Khả năng cộng tác: Portal là một môi trường làm việc cộng tác được

tạo ra nhờ các kênh dịch vụ được tích hợp sẵn như: Hệ thống email nội bộhoặc tích hợp với một ứng dụng Mail Server, hỗ trợ trao đổi trực tuyến vớicác thành viên, có thể tuỳ biến theo yêu cầu của sở thích hoặc công việc Cácdiễn đàn thảo luận chung để trao đổi ý kiến và thông tin Các diễn đàn có thểđặt dưới sự kiểm duyệt, mở cho tham dự tự do hoặc chỉ cho phép các thànhviên nội bộ của một nhóm tham gia

Dựa vào các đặc trưng trên chúng ta có thể phân biệt rõ ràng giữa cổngthông tin điện tử và các website thông thường Theo khoản 21 Điều 3 NĐ

72/2013: “Trang thông tin điện tử (website) là hệ thống thông tin dùng để thiết lập một hoặc nhiều trang thông tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữ viết, hình ảnh, âm thanh và các dạng thông tin khác phục vụ cho việc cung cấp và sử dụng thông tin trên Internet” [9,Chính phủ, 2013]

Còn trang thông tin điện tử tổng hợp: “là trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin tổng hợp trên cơ sở trích dẫn nguyên văn, chính xác nguồn tin chính thức và ghi rõ tên tác giả hoặc tên cơ quan của nguồn tin chính thức, thời gian đã đăng, phát thông tin đó”

[9,Chính phủ, 2013]

Trong khi đó, trang thông tin điện tử nội bộ: “là trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề và thông tin khác phục vụ cho hoạt động của chính cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó và không cung cấp thông tin tổng hợp” [9,Chính phủ, 2013]

Trang thông tin điện tử cá nhân lại là: “trang thông tin điện tử do cá nhân thiết lập hoặc thiết lập thông qua việc sử dụng dịch vụ mạng xã hội để cung cấp, trao đổi thông tin của chính cá nhân đó, không đại diện cho tổ chức hoặc cá nhân khác và không cung cấp thông tin tổng hợp Trang thông tin điện tử cá nhân, trang thông tin điện tử nội bộ phải tuân theo các quy định về đăng ký và sử dụng tài nguyên Internet và các quy định có liên quan tại Nghị định này ính cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó và không cung cấp thông tin tổng hợp” [9,Chính phủ, 2013].

Trang thông tin điện tử ứng dụng chuyên ngành: “là trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ứng dụng trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin, phát

thanh, truyền hình, thương mại, tài chính, ngân hàng, văn hóa, y tế, giáo dục và các lĩnh vực chuyên ngành khác và không cung cấp thông tin tổng hợp Trang thông tin điện tử ứng dụng chuyên ngành được thiết lập và hoạt động theo quy định của pháp luật chuyên ngành và các quy định có liên quan” [9,Chính phủ, 2013].

Ở nước ta hiện nay, thuật ngữ báo mạng, báo điện tử, báo online dườngnhư đã trở nên quen thuộc với rất nhiều người, nhất là giới trẻ Ngoài ra, còncó nhiều cách gọi khác cho loại hình báo mạng như báo chí internet, báo trựctuyến, Một số báo mạng phổ biến ở Việt Nam hiện nay gồm báo Công anđiện tử, báo Tuổi trẻ điện tử, báo Tuổi trẻ online, báo Dân trí online, báoNhân dân điện tử, báo Lao động điện tử, Trong khi đó, thuật ngữ như cổngthông tin điện tử lại thường được sử dung trong ngôn ngữ học thuật, chuyênngành hoặc nghiên cứu mà không được nhiều người dùng phổ thông biết hoặcchú ý đến Hiện nay, nhiều địa phương trên địa bàn cả nước đã xây dựng đượcmột cổng thông tin điện tử riêng cho mình như Cổng Giao tiếp điện tử ThànhPhố Hà Nội, Cổng thông tin điện tử thành phố Hải Phòng, Cổng thông tinđiện tử tỉnh Thanh Hóa,

Tóm lại, cổng thông tin điện tử có thể được hiểu là “một dạng website được tổ chức theo hướng portal và sử dụng công nghệ portal, chủ yếu mang tính chất thông tin và truyền thông cho doanh nghiệp hoặc tổ chức”.

1.2 Vai trò, đặc điểm của truyền thông bằng cổng thông tin điện tử

1.2.1 Vai trò của truyền thông bằng cổng thông tin điện tử

Có thể nói, cổng thông tin điện tử ra đời để giải quyết những hạn chếcủa các website truyền thống Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập tậptrung và duy nhất; tổng hợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng; là mộtsản phẩm của hệ thống phần mềm được phát triển trên một sản phẩm phầnmềm cổng lõi (Portal core), thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệthống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi với người sử dụng

thông qua cách thức chung thống nhất trên Website tại bất kỳ thời điểm nàovà từ bất kỳ đâu về các thông tin của một cơ quan, công ty hay tổ chức.

Thực tế, cổng thông tin điện tử là một trong những công cụ hữu hiệu nhấttrong giai đoạn hiện nay nhằm thực hiện hai vai trò truyền thông chính sau:

+ Vai trò truyền thông đối nội:

Như sự liên kết chặt chẽ giữa người lãnh đạo và nhân viên, vấn đềtruyền thông đối nội rất quan trọng trong một tổ chức Kênh truyền thông nàyliên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữanhân viên với nhau, ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành văn hóa doanhnghiệp Trong nội bộ một tổ chức luôn cần có sự nhất quán từ trên xuốngdưới trong quá trình truyền tải thông tin mới đảm bảo các cá nhân tiến nhậnđược chính xác thông tin và nhiệm vụ cần làm Do đó, trong bất kì tổ chức,nhóm hay công ty, cơ quan nào thì truyền thông đối nội cũng đóng vai trò vôcùng quan trọng, nhất là trong thời buổi nhiễu loạn thông tin như hiện nay

Như cách nhìn nhận về tính đa chiều của truyền thông, truyền thông đốinội là theo chiều:

- Từ lãnh đạo công ty xuống nhân viên: Khi các lãnh đạo có những

quyết định hay thông báo về tình hình phát triển và định hướng của doanhnghiệp, điều lệ công ty hoặc triển khai các dự án mới,… sẽ có những thôngbáo để nhân viên chuẩn bị và thực hiện Hay đơn giản hơn là thông báo vềmột cuộc họp nội bộ chẳng hạn, các cá nhân tham gia cần phải được thôngbáo về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp để tiến hành chuẩn bị và khôngđến muộn hay sai địa điểm quá trình này ảnh hưởng đến lợi ích của công tynên vai trò truyền thông đối nội là không thể bị xem nhẹ Nếu có sự sai lệch

về thông tin trong quá trình truyền tải, vừa làm mất uy tín lãnh đạo vừa ảnhhưởng đến tiến độ và kết quả công việc của nhân viên

- Từ nhân viên đến lãnh đạo: Các nhân viên ngoài việc nhận các thông

tin chỉ đạo cũng có quyền xây dựng, phản hồi, đóng góp ý kiến với lãnh đạo

như sự tương tác từ hai hay nhiều chiều mà các nhà nghiên cứu đã đề cập Ýkiến phản hồi này rất quan trọng, nó thể hiện tâm tư nguyện vọng của cácnhân viên, các cá nhân đã đóng góp vào sự hình thành và phát triển của công

ty Họ là những người có công và tạo nên lợi ích to lớn của tập thể Quan tâmđến lợi ích, nguyện vọng của nhân viên là trách nhiệm của nhà lãnh đạo

- Giữa các nhân viên với nhau: Bên cạnh truyền thông hai chiều giữa

lãnh đạo và nhân viên ở trên, truyền thông giữa nhân viên với nhau cũng đóngvai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Sự trao đổi giữa các nhân viên theo hướng tích cực sẽ góp phần tạo sự đồngthuận, nhất trí cùng nhau cố gắng thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch của doanhnghiệp; đồng thời củng cố sự đoàn kết, chia sẻ giữa mọi thành viên trongdoanh nghiệp Ngược lại, truyền thông ngang cấp giữa các nhân viên theohướng tiêu cực sẽ dẫn đến tình trạng mất đoàn kết, làm suy yếu đơn vị

Như vậy, truyền thông đối nội đóng vai trò làm cầu nối để các nhà lãnhđạo ban hành các chỉ thỉ, thông báo tới nhân viên một cách nhanh chóng vàchính xác, lại giúp họ có thể lắng nghe và phản hồi lại những ý kiến đónggóp, tạo nên mối quan hệ thân thiết và bền chặt giữa lãnh đạo và nhân viên,và giữa các cá nhân trong tổ chức

+ Vai trò truyền thông đối ngoại:

Bên cạnh việc truyền thông đóng góp cho vai trò đối nội thì vai trò đốingoại cũng có tầm quan trọng không hơn kém nhau Trong khi truyền thôngđối nội mang tính hướng nội thì truyền thông đối ngoại hướng vào các đốitượng bên ngoài như báo chí, nhà nước, đối tác, khách hàng, và công chúngnói chung Đây là vai trò thể hiện hình ảnh của công ty trong mắt của các cánhân và tổ chức bên ngoài công ty Một tập thể thông nhất và làm việc hiệuquả, sản phẩm chất lượng cùng thái độ phục vụ tốt sẽ thu hút nhiều sự đồngtình và tin tưởng từ các đối tượng Vai trò truyền thông đối ngoại luôn đượccác nhà quản lý quan tâm để xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho đơn vị

Ngày nay có quá nhiều hình thức quảng bá hình ảnh, các phương thức

PR được sử dụng đa dạng và biến tướng theo nhiều kiểu khác nhau Sự tốtđẹp của hình ảnh, thông tin do nhà sản xuất cung cấp chưa hẳn được kháchhàng tin dùng Bởi khách hàng không phải là người tiêu dùng kém thôngminh, họ biết rất rõ các chiêu trò truyền thông lừa gạt, thiếu độ tin cậy Hơnnữa, sự phản hồi của khách hàng hiện nay rất phổ biến, tốc độ hưởng ứngnhanh chóng và tin đồn theo đó cũng lan đi rất nhanh theo cấp số mũ, nên nếutruyền thông đối ngoại không tốt, chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ảnhhưởng to lớn cho doanh nghiệp Chẳng hạn, các thông tin về nước tương cóchất 3-MCPD gây ung thư vượt mức cho phép, sữa có chất melamine, thuốcquá hạn sử dụng hay thuốc nhái, mỹ phẩm giả, thực phẩm giả, liên tục đượcđưa ra gần đây khiến không ít doanh nghiệp lao đao, đứng trước nguy cơ phásản và nhất là đánh mất lòng tin hoàn toàn từ phía người tiêu dùng

Trong nền khi tế thị trường, thông tin chính xác, kịp thời là sức mạnhtạo nên thắng lợi cạnh tranh Các phương tiện thông tin đại chúng như báonói, báo in, báo hình, báo điện tử có vai trò to lớn trong việc cung cấp nhữngthông tin có giá trị như: thông tin thị trường, thông tin hàng hóa (bao gồmthông tin giá cả, sức tiêu thụ, thị hiếu và xu hướng biến đổi thị hiếu tiêu dùng,

…), thông tin về thị trường tài chính (tiền tệ, vốn, giá cả, cổ phiếu, sự vầnđộng của các dòng tài chính), thị trường lao động, vật tư, thiết bị, đặc biệt làthị trường công nghệ (chu kỳ công nghệ, sự chuyển giao công nghệ) Do đó,giữa doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài cần có sự liên kết chặt chẽ vừanhằm mang lại sự phát triển cho doanh nghiệp vừa thực hiện tốt sứ mệnh vàchức năng của mình Có thể khẳng định, không phát huy được vai trò củatruyền thông đối ngoại, doanh nghiệp khó có thể thành công trong việc xâydựng và quảng bá thương hiệu rộng rãi trên thị trường

Trong khi đó, bản thân truyền thông cũng có vai trò to lớn trong sự pháttriển của cộng đồng nói chung và các tổ chức doanh nghiệp nói riêng, nhất là

khi nó được hỗ trợ bởi cổng thông tin điện tử - một công cụ truyền thôngkhông thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay Những vai trò này củatruyền thông đều nhằm mục đích truyền tải, trao đổi và chia sẻ thông tin bêntrong và bên ngoài tổ chức:

1.2.2 Đặc điểm của truyền thông bằng cổng thông tin điện tử

+ Thông tin nhanh, đồng thời và linh hoạt:

Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ Internetvà viễn thông, đã mang lại một thuộc tính mới cho truyền thông mà trước đâychưa từng có, đó là tính nhanh và linh hoạt Bên cạnh đó, sự phát triển mạnhmẽ của mạng Internet, vệ tinh, hệ thống cáp xuyên biển, các loại sóng vôtuyến, điện thoại thông minh, đã tạo ra tính đồng thời cho thông tin Chỉ cầnchọn một mốc thời gian cố định, đồng loạt tải lên một thông tin thì thông tinđó sẽ xuất hiện đồng thời tại các địa điểm khác nhau, thậm chí là toàn cầu.Ngoài ra, tính linh hoạt của truyền thông ngày nay cũng là một lợi thế rất lớn

so với truyền thông kiểu cổ điển Thực tế, người nắm giữ tài khoản hoặc quảntrị viên của các phương tiện truyền thông như các trang báo mạng, blog,website, cổng thông tin điện tử có thể “đăng tải” những thông tin, hình ảnhngay lập tức nhưng cũng có thể “chỉnh sửa” và “xóa” chúng ở bất kì thờiđiểm nào nếu muốn

+ Thông tin có khả năng tương tác đa chiều:

Truyền thông không chỉ có nhanh và linh hoạt mà còn có tính tươngtác cao giữa nguồn tin và người tiếp nhận, bởi bất cứ ai cũng có thể đưa

ra các bình luận (comment) hoặc các ý kiến phản hồi từ cá nhân ngay saukhi tiếp nhận thông tin một cách “trực tuyến” (online) và các commentnày là không giới hạn và cũng không có kiểm soát Đặc điểm này chỉxuất hiện khi các phương tiện truyền thông bùng nổ, và rất khó thực hiệnđối với kiều truyền thông cổ điển ngày trước Chính cũng do sự phát triểnđó mà vai trò và tầm ảnh hưởng của truyền thông trong mọi lĩnh vực đời

sống xã hội càng trở nên sâu sắc và rộng khắp hơn Đối với cổng thôngtin điện tử thì điều này càng dễ dàng hơn bởi ở đó được tích hợp đa dạngcác chức năng tương tác giữa người dùng và đơn vị chủ quản cổng thôngtin điện tử.

+ Thông tin đa dạng:

Như đã đề cập bên trên, do sự phát triển mạnh mẽ của các phương tiệntruyền thông mà sự đa dạng của truyền thông cũng vì thế mà phong phúhơn Nếu ngày trước, khi nhắc đến truyền thông, người khác sẽ nghĩ đếnphương tiện báo in trên giấy thì bây giờ đã xuất hiện và trở nên thông dụngnhư truyền hình, đài phát thanh, báo điện tử, điện thoại di động, Internet, cácblog, website cá nhân, Trong đó, mỗi loại hình truyền thông lại có thể kếthợp với nhau, tạo nên các loại hình truyền thông mới như kiểu hai trong mộthoặc thậm chí ba, bốn, năm trong một Như trước đây, truyền hình chỉ thusóng truyền hình nhưng hiện tại đã có loại tuyền hình thu sóng vệ tinh,truyền hình cáp, truyền hình Internet Hay các blog, website, mạng xã hộinhư Facebook, Zalo, có thể kết hợp với nhắn tin, gọi thoại, gọi video Cònđối với cổng thông tin điện tử, do được tích hợp đầy đủ các chức năng cầnthiết nên sự đa dạng là điều hiển nhiên Các cá nhân hay tổ chức (ngườidùng) có thể tương tác với đơn vị chủ quản của cổng thông tin điện tử theonhiều cách khác nhau như chat trực tuyến, gửi email, gọi điện thoại, để lạibình luận trên cổng thông tin điện tử,

+ Thông tin mang tính cá nhân hóa cao:

Gần đây đã xuất hiện thêm đặc điểm mới của truyền thông là hiệntượng truyền thông cá nhân Ngày trước, mỗi cá nhân muốn thực hiện quátrình truyền thông quảng bá hình ảnh của mình hoặc bất kì một sự kiệnnào đó thì cần chuẩn bị công phu và khá khó khăn Tuy nhiên, ngày nay

cá nhân đó chỉ cần tạo blog cá nhân hoặc một tài khoản trên mạng xã hộinhư Facebook hay Twitter thông qua Internet, thì không chỉ hình ảnh cá

nhân được công nhận, quảng bá, mà tốc độ, phạm vi của sự quảng bá đónhanh hơn và lớn hơn rất nhiều Ngoài ra, cá nhân còn có thể nhận được

sự đóng góp ý, phản hồi từ nhiều phía một cách nhanh chóng Hình thứcnày tạo điều kiện cho mỗi cá nhân hình thành nên một kênh liên lạc riêng,

về lâu dài sẽ làm biến đổi bản chất của ngành công nghiệp nghe nhìn vàtoàn bộ xã hội

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cũng được coi là một cá nhân cụthể, có quyền quảng bá hình ảnh, uy tín và thương hiệu của mình đến vớiđông đảo người dùng thông qua cổng thông tin điện tử Thông qua cổng này,doanh nghiệp dễ dàng kết nối mọi lúc mọi nơi với khách hàng, cán bộ côngnhân viên và các đối tượng liên quan khác

+ Thông tin có khả năng bảo mật:

Đối với sự phát triển nhanh như vũ bão của khoa học công nghệ hiệnnay, truyền thông và các phương tiện truyền thông cần có tính bảo mật đểthông tin nội bộ hoặc cá nhân không để lộ ra bên ngoài, ví dụ kế hoạch triểnkhai của công ty chỉ nội bộ cán bộ nhân viên hoặc phòng ban cụ thể được biếtthì các thông tin cần được lập trình sao cho không đề lộ ra bên ngoài Hiện

nay các ứng dụng “ẩn”, “chặn”, “không hiển thị”, “chỉ hiển thị” được nhiều

cổng thông tin điện tử sử dụng hoặc các tài khoản trên các website và cáctrang mạng xã hội đều có chế độ thiết lập riêng tư nhằm bảo vệ thông tin cánhân và tài khoản sử dụng

Cổng thông tin điện tử là một cách thức quan trọng trong việc phát triểncông nghệ thông tin hiện nay Cổng thông tin điện tử là cầu nối đem lại nhiềutiện ích cho các tầng lớp con người trong xã hội, các doanh nghiệp, các tổchức, hình thành kênh trực tuyến gắn bó mật thiết, rút ngắn khoảng cách giữacác doanh nghiệp, tổ chức và người dùng Bên cạnh đó, cổng thông tin điện tửcòn là nơi bá hình ảnh doanh nghiệp, tổ chức minh bạch, chính xác, uy tín,hiện đại và luôn có xu hướng cập nhật

Cổng thông tin điện tử cũng đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ thôngtin về tổ chức, dịch vụ của đơn vị đang thực thi, điều khoản giao dịch cho việc

ra quyết định, cung cấp thông tin Cổng thông tin điện tử là một cổng thôngtin cung cấp đầy đủ thông tin chính xác cho cá nhân trong và ngoài tổ chức,đó là hiệu quả của cổng thông tin điện tử đang đảm nhiệm hiện nay so với cácloại hình khác

Cổng thông tin điện tử còn mang lại một hiệu quả đáng chú ý khi ứngdụng công nghệ thông tin để tự động hóa các bước trong thủ tục hành chính,nó còn được sử dụng vào việc đưa ra các quy định quản lý của tổ chức, hoạtđộng cung cấp thông tin, cung cấp dịch vụ, thỏa thuận trong các giao dịch, dovậy tốc độ xử lý công việc, thủ tục và đảm bảo thông tin được truyền tải đinhanh hơn rất nhiều

Ngoài ra, việc truyền thông bằng cổng thông tin điện tử chuyên nghiệpcòn cho phép các cá nhân có thể tìm hiểu các thủ tục hành chính, quy địnhcủa các tổ chức thông qua phương tiện điện tử như Internet mà không cầnthông qua các bước thủ công như đến trực tiếp trụ sở cơ quan/ tổ chức để hỏihan, tra cứu tài liệu, tránh được việc mất thời gian và công sức, mà vẫn đảmbảo được lượng thông tin cần thiết cho cá nhân người tìm hiểu

Như vậy, có thể thấy việc truyền thông bằng cổng thông tin điện tử về

cơ bản cũng giống như việc truyền thông bằng các kênh khác như trang thôngtin điện tử (website), báo mạng điện tử, Tuy nhiên, công tác này cũng cónhững điểm khác biệt về nội dung truyền thông, hạ tầng và phương thức kỹthuật cũng nhiều yếu tố khác được thể hiện qua bảng dưới đây:

Bảng 1.1: Sự khác biệt giữa truyền thông bằng cổng thông tin điện

tử với các kênh truyền thông khác

Loại

Đặc trưng

Cổng thông tin điện tử

Trang thông tin điện tử

Báo mạng điện tử Đơn vị Của cơ quan, tổ Của tổ chức xã hội, Là của một tổ

chủ quản chức xã hội, công

ty, đơn vị kinh tế,

cá nhân, có thểđược cấp phép bảovệ

công ty, đơn vị kinh

tế, cá nhân, có thểđược cấp phép bảo

vệ hoặc không

chức trính trị xãhội nhất định;được cấp phéphoạt động

Mục đích Hoạt động chính

trị, phục vụ côngtác tư tưởng, lợiích của tổ quốc,nhân dân Quảng

bá cho tổ chức, cánhân, sản phẩmhoặc phục vụ mụcđích riêng

Quảng bá cho tổchức, cá nhân, sảnphẩm hoặc phục vụ

mục đích riêng

Hoạt động chínhtrị, phục vụ côngtác tư tưởng, lợiích của tổ quốc,nhân dân Hoạtđộng theo luậtbáo chí

Nội dung

thông tin

Mang tính cộngđồng và có bảo mật(về cơ quan, doanhnghiệp, về sảnphẩm, công trìnhnghiên cứu khoahọc), thông tin là

Hẹp, mang tính cánhân (về doanhnghiệp, về sảnphẩm, công trìnhnghiên cứu khoahọc), thông tinkhông tiếp nhận liêntục,cập nhật thôngtin có thể chân thực,có thật, đôi khi cũngcó thể không thậttùy vào mục đíchcủa chủ trang web

Được chọn lọc

đa dạng (mọi vẫn

đề của đời sống).tính thời sự củathông tin cao, cóthể đồng thời với

sự kiện xảy ra.Thông tin lànhững sự kiện cóthật, chính xáccó thể kiểm tra.Thông tin mangtính định hướnggóp phần quản líxã hội

Hình thức Được thiết kê theo

chuyên mục,đường dẫn rõ ràngdễ tìm, đẹp mắt,mang tính chuyênnghiệp

Được thiết kế không

ổn định, tùy theo nộidung thông tin cầnthông báo Không

sử dung đa dạng cácthể loại báo chí nhưtrang báo mạng điệntử

Được thiết kếtheo nguyêntrang, chuyênmục, bắt mắtnhưng đảm bảotính chính trị củatrật tự thông tin

Sử dụng ngônngữ đại chúng,dễ hiểu

Quản lý Nguồn cấp tin có

thể là cá nhân,nhóm có nhiệm vụ

cung cấp thông tinmang độ chính xáccao, tin cậy Là

điểm đích qui tụ

hầu hết các thôngtin và dịch vụ chongười sử dụng cần(true destination)

Thông tin và dịchvụ được phân loạinhằm thuận tiệncho tìm kiếm và

hạn chế vùi lấp cácthông tin

Nguồn cung cấpthông tin là cá nhân,tập thể có nhu cầuthông tin về mình,chủ yếu là cái mìnhcó, dựa trên nhu cầutrao đổi

Nguồn cung cấpthông tin lànhững nhà báochuyên nghệp,chất liệu các tácphẩm báo chí lấytừ cuộc sống, qua

sự kiểm tra vàlựa chọn

Đối tượng Đối tượng đa dạng,

phong phúng có

thể là tất cả côngchúng, nhữngngười quan tâmđến lợi ích củamình và đơn vị, đấtnước, hoặc chỉ mộtnhóm có quyềnđược truy trập theochế độ bảo mậtthông tin nội bộ

Không có côngchúng, chỉ có nhữngngười có mục đíchmuốn khai thác,tham khảo thông tinchuyên nghành Sựphản hồi chỉ diễn rakhi có nhu cầu, lợiích

Đối tượng đadạng, phongphúng có thể làtất cả côngchúng, nhữngngười quan tâmđến lợi ích củamình và đơn vị,đất nước

Dung lượng,

qui mô

Dung lượng lớn, có

thể tích hợp nhiềuthông tin, dịch vụ

kết nối với các địachỉ truy xuất, truycập nhanh chóng

Có thể quản lý tốcđộ và kiểm soátthông tin trên côngcụ

Dung lượng nhỏ,không thể phân loạiđược thông tin, khó

kiểm soát luồngthông tin, cũng nhưtốc độ tăng trưởngcủa thông tin

Có thể phân loạithông tin, kiểmsoát nguồn cấptín nhưng thườngphải nâng cấpxây dựng lại hệthống

Tóm lại, công tác truyền thông cũng có những yêu cầu nhất định của

nó Truyền thông gắn liền với phương tiện truyền thông, nếu không cóphương tiện truyền thông thì việc truyền thông sẽ gây nhiều khó khăn Bất kìhình thức nào cũng có thị trường thể hiện bộ mặt của truyền thông Nội dungcốt lõi của truyền thông không phải là vấn đề quá phức tạp Đối với hình thứctruyền thông bằng cổng thông tin điện tử, ngoài các yêu cầu về kiến thức, kếhoạch, trình độ của người lãnh đạo, người quản lý truyền thông, thì hình thứccổng thông tin điện tử cũng cần thu hút đối tượng truyền thông Giống nhưviệc xem một đoạn trình diễn thời trang thì người mẫu phải đẹp, đã làmtruyền thông bằng cổng thông tin thì phải chú ý cả hình thức và nội dung, nếukhông hiệu quả sẽ giảm và không đồng nhất Hơn nữa, đối tượng của truyềnthông là công chúng, là vô số người ở các tầng lớp khác nhau, trình độ nhậnthức và thị hiếu cũng khác nhau Do đó, trước khi nhìn nội dung hay tìm hiểuthông điệp, các doanh nghiệp cần phải quan tâm tới hình thức và đối tượngmục tiêu trước rồi mới quyết định nên triển khai và xây dựng cổng thông tinđiện tử của đơn vị theo hướng nào

1.3 Nội dung và phương thức truyền thông bằng cổng thông tin điện tử

1.3.1 Những yêu cầu chung

+ Đảm bảo khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin:

Theo tác giả Đỗ Hoa (2008), chuyên gia hướng dẫn viết kếhoạch PR:

“Hành trang đầu tiên mà bạn phải chuẩn bị, xin nhắc lại,đó chính là khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin Khả năng này

sử dụng vào nghề PR và cụ thể là lập kế hoạch truyền thông như thếnào? Đó là, trong vòng vài ngày, thậm chí vài giờ, bạn phải có khảnăng nắm bắt sơ bộ toàn bộ thông tin cơ bản về một lĩnh vực, một

ngành hàng nào đó Nếu khách hàng của bạn nằm trong khu vực tàichính, ngân hàng, bạn phải (tìm mọi cách, việc này hoàn toàn dobạn, không có một chỉ dẫn cụ thể, riêng biệt nào cho việc tìm kiếmthông tin, đơn giản nhất là "Just Google It!") nạp đủ thông tin, tổnghợp chúng, phân tích chúng, để chỉ ra cho khách hàng của bạn thấy

"Họ đang ở đâu" trên thị trường ngân hàng tài chính Đơn giản nhấtbạn có thể sử dụng mô hình SWOT để giúp chính bạn và kháchhàng của bạn xác định vị trí này Mô hình này có thể rất quen thuộcvới các sinh viên khối ngành kinh tế, nhưng với các bạn học báochí, ngoại ngữ, và các ngành khác, đây là chìa khóa cho các bạn: S -Strength, W - Weakness, O - Opportunity, T – Threat” [29,tr.32] Giống như việc chọn lựa nguyên liệu trước khi nấu ăn, thông tin cungcấp trước khi thực hiện truyền thông dù hướng tới đối tượng truyền thông bêntrong hay ngoài, và sử dụng kênh truyền thông nào, cũng cần phải được phânloại và chọn lựa kĩ càng, mới đảm bảo không sai lệch và ảnh hưởng đến hiệuquả hoạt động truyền thông

- Đảm bảo tư duy thực tế:

Vẫn theo tác giả Đỗ Hoa (2008), “tư duy thực tế hay năng lực thực tiễn còn rất cần cho việc dự đoán các rủi ro tiềm ẩn của kế hoạch truyền thông và việc đưa ra các chỉ số đo lường để đánh giá mức độ thành công của chương trình - một phần mà rất nhiều người bỏ quên hoặc cố tình bỏ qua khi thực hiện các kế hoạch truyền thông” Tư duy thực tế rất cần cho người làm kế

hoạch truyền thông, bởi nó góp phần lớn trong các yếu tố đem lại thành côngcho kế hoạch Nhất là khi thực hiện truyền thông bằng cổng thông tin điện tử,

tư duy này càng trở nên quan trọng bởi đây là kênh truyền thông được tíchhợp nhiều chức năng đa dạng, hướng tới nhiều đối tượng khác nhau, lại đạidiện cho “bộ mặt” hay uy tín và hình ảnh của đơn vị

- Đảm bảo rõ ràng, cụ thể về kế hoạch truyền thông:

Trong truyền thông hay PR, để đảm bảo truyền thông có hiệu quả cầncó một kế hoạch xây dựng rõ ràng, không thể mơ hồ mà bắt tay vào làm màkhông có mục tiêu, phương hướng rõ ràng

Hình 1.1: Các bước thực hiện kế hoạch truyền thông

Sơ đồ trên là khung cơ bản được áp dụng cho các kế hoạch truyềnthông của các tổ chức nói chung Đối với những tổ chức thực hiện truyềnthông bằng cổng thông tin điện tử, các bước trong kế hoạch truyền thông cũngkhông có gì khác biệt, cụ thể như sau:

- Mục tiêu của truyền thông: Xác định mục tiêu của kế hoạch truyền

thông là nhằm để làm gì?

- Chiến lược truyền thông: Đưa ra các giới hạn thời gian cho chiến lược

truyền thông trên cổng thông tin điện tử, gắn liền với các thông tin gì? Hoạtđộng của chiến lược này ra sao?

- Kế hoạch truyền thông: Là cụ thể hóa chiến lược ra thành các chi tiêt

nhỏ như thông tin truyền thông sẽ đưa lên là gì? Bao lâu thay đổi? Thông tinnào chính, là quan trọng?

- Thực hiện: Là công tác hiện thực hóa các ý tưởng lên cổng thông tin

điện tử Theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết để tăng hiệu quả truyền thông

- Đánh giá: Kiểm tra mức độ ảnh hưởng của truyền thông đến các đối

tượng, làm cơ sở để điều chỉnh lại kế hoạch và chiến lược cho các truyềnthông sau đó

+ Đảm bảo được vai trò của truyền thông trong cổng thông tin điện tử:

Đây là yêu cầu quan trọng nhất khi xây dựng cổng thông tin điện tử màtác giả luận văn muốn nhấn mạnh Mọi công cụ truyền thông, phương tiệntruyền thông ra đời vì nhu cầu “truyền thông” của con người Có thể nói đâylà yếu tố tất nhiên, nhưng nếu thiếu đi thì truyền thông không thể hoạt độngcũng như mất đi ý nghĩa của nó Vai trò đối nội và đối ngoại của truyền thôngđược khẳng định bởi sự tác động mạnh mẽ của nó đến với công chúng, tất cảđối tượng riêng hoặc chung, nhỏ hoặc lớn Đảm bảo vai trò của truyền thônglà đảm bảo các vai trò cung cấp tin tức, vai trò giáo dục, vai trò định hướng,vai trò giải trí cho mọi người Cổng thông tin điện tử ra đời càng trở nên mớimẻ, ưu việt hơn những thể loại website trước đây bởi có thể đảm bảo được vaitrò của truyền thông cũng noại hư các vai trò khác mà bất kì website nàotrước đó không thực hiện được

+ Đảm bảo được các đặc điểm, đặc trưng truyền thông bằng cổng thông tin điện tử:

Là yêu cầu tất yếu để phân biệt được cổng thông tin điện tử với cácdạng website cổ điển, website truyền thông bình thường hoặc với các trangmạng xã hội hiện nay Việc đảm bảo đặc trưng này khẳng định vị trí và giá trịtồn tại của công cụ truyền thông mới, mang nhiều ưu điểm thích hợp chophong cách quản lý của các cơ quan, tập đoàn hay các doanh nghiệp, tạo mộtmôi trường giao tiếp và tương tác chuyên nghiệp, độc đáo Nhưng hiện nay,việc phân định rõ ràng đâu là cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử,

báo mạng điện tử, không có tiêu chí nào cụ thể và thực tế cũng ít được quantâm hoặc cũng không ai quan tâm trừ những người có nhu cầu.

+ Hỗ trợ, đáp ứng nhu cầu truyền thông của cá nhân, đơn vị, công ty,

tổ chức:

Đây là vấn đề đặt ra đầu tiên khi bất cứ cá nhân, tổ chức hay có quannào muốn sử dụng cổng thông tin điện tử làm công cụ cho hoạt động giao tiếptrực tuyến Mỗi đối tượng sử dụng có các nhu cầu khác nhau, hơn nữa cònthay đổi theo sự phát triển của xã hội, của khoa học công nghệ và theo sựsáng tạo không ngừng nghỉ của nhân loại Trước đây, cá nhân muốn tìm kiếmthông tin cần thao tác trên bàn phím để đánh từ ngữ về nội dung cần tìm Sauđó phát triển thêm hệ thống bàn phím ảo hiện còn thấy trên Google, Youtube,và không cần bàn phím thật chỉ cần thao tác trên chuột để thực hiện đánh vănbản Hiên nay, chúng ta chỉ cần “nói” cái chúng ta cần tìm và mọi việc hãy đểúng dụng thực hiện Hệ thống tự phân tích âm thanh và thực hiện tìm kiếmnhanh chóng trong vòng chưa được 1 giây Ngoài ra còn hỗ trợ khá đầy đủcác ngôn ngữ trên thế giới thuận lợi cho việc thao tác Sự phát triển công cụ

hỗ trợ này rất có ý nghĩa với những người khuyết tật không thể thao tác trênbàn phím Quan trọng hơn là đáp ứng được nhu cầu của các cá nhân khi làmviệc hoặc giao tiếp trong bất kì lĩnh vực nào

+ Truyền thông nhanh, dễ kết nối:

Tin tức truyền thông phải nhanh mới khác biệt và có thể so sánh giữacổng thông tin với các phương tiện truyền thông khác Thật nhàm chán khithao tác trên một website khó tìm kiếm hoặc tìm kiếm thông tin mất quá nhiềuthời gian Hiện nay, khi nhịp sống vội vàng và nhịp độ công việc cần sựnhanh chóng, chính xác, công cụ cần đảo bảo về tốc độ lẫn thao tác dễ dàng.Các website theo kiểu cổ điển trước đây cần thao tác qua nhiều đường dẫnmới tới được nội dung cần tìm bởi dung lượng không thể chứa nổi lượngthông tin quá tải Xây dựng một cổng thông tin vừa nhanh chóng, vừa ít thao

tác và thao tác dẽ dàng sẽ tăng năng suất làm việc cũng như đáp ứng nhu cầucủa mọi đối tượng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

+ Tuân theo quy định của pháp luật:

Đây là điều kiện cần để cổng thông tin điện tử hoạt động dài lâu vàđược bảo vệ hợp pháp Đồng thời, việc tuân thủ theo quy định của pháp luậtcũng giúp cổng thông tin điện tử của đơn vị đảm bảo tính tin cậy cho người sửdụng và sự yên tâm của các đối tượng về nguồn tin được cung cấp và xử lý

1.3.2 Những yêu cầu cụ thể

+ Đối với chủ thể truyền thông

- Vai trò của người lãnh đạo: Nhà lãnh đạo của tổ chức cần tạo mọi

điều kiện để hoạt động truyền thông bằng cổng thông tin điện tử đạt đượchiệu quả cao nhất, có thể nhanh chóng nắm bắt các hoạt động của công tycũng như nhân viên; Thực hiện dễ dàng và thuận lợi trong việc ra các quyếtđịnh, chỉ định các công việc cho nhân viên thông qua ứng dụng; Nắm cơ chếcài đặt, thiết lập hoặc các thao tác bảo mật được thực hiện trên ứng dụng

- Khải năng của nhân viên làm công tác truyền thông: Nhân viên

truyền thông phải có kiến thức về lĩnh vực truyền thông, phân biệt truyềnthông trên website và cổng thông tin điện tử, đồng thời nhận thức rõ vai trò và

lợi ích của việc truyền thông bằng cổng thông tin điện tử; Có khả năng đưa ra

các kế hoạch truyền thông bằng cổng thông tin điện tử và thực hiện hiệu quả

kế hoạch đó; Có thái độ làm việc nghiêm túc, đảo bảo xây dựng kế hoạch

truyền thông bằng cổng thông tin điện tử một cách lành mạnh và đúng chức

năng; Chịu được áp lực và biết thay đổi quan điểm kịp thời.

+ Đối với công chúng truyền thông:

Thông điệp đưa ra phải nhanh chóng và thuận lợi, phù hợp với mọitrình độ của mọi người; Dễ dàng ghi nhớ thao tác và có thể phản hồi ý kiếnnhanh chóng; Đảm bảo tính bảo mật các thông tin cho người dùng; Có thể đápứng các nhu cầu thông tin, giáo dục, giải trí, đến mọi đối tượng

+ Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, tài chính, ):

Là mấu chốt để xây dựng bất kì công tác truyền thông nào Cần có sự

hỗ trợ về chi phí, cơ sở trang thiết bị truyền thông và nguồn nhân lực hợp lý

để triển khai hoạt động truyền thông bằng cổng thông tin điện tử của tổ chức

+ Đối với cổng thông tin điện tử được xây dựng:

- Đảm bảo các yêu cầu về nội dung: Hệ thống kết nối và tích trữ nhiều

tài nguyên, cho phép sử dụng và quản lý nhiều website Ưu tiên tính năngđăng nhập một lần truy cập tất cả, kiểm soát được dung lượng và thông tin tảilên Duy trì và đảm bảo độ tin cậy của thông tin, khả năng tương tác nhiềuchiều cao Hỗ trợ xây dựng chính sách quản lý, phân phối, chia sẻ thông tintrên web, giúp kiểm soát tình trạng, phiên bản của tài nguyên.Cung cấp ngườidùng một qui trình tìm kiếm có hệ thống, quá trình lựa chọn, tổ chức và chắtlọc thông tin và biểu diễn thông tin hiệu quả

- Đảm bảo đạt yêu cầu về thiết kế: Bố cục rõ ràng sắc nét, thẩm mỹ

cao Có tinh thống nhất vào toàn diện, có công cụ soạn thảo trực tiếp trêncổng thông tin điện tử thuận lợi cho việc truy xuất và tìm kiếm Ngôn ngữ

được cập nhật phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng Giao diện phải rõ ràng,

khoa học và đẹp mắt Các công cụ hiển thị dễ nhận biết và có các đề mục đápứng nhu cầu tìm kiếm, đăng nhập, chỉnh sửa hoặc truy xuất thông tin

1.4 Cơ sở thực tiễn của việc truyền thông bằng cổng thông tin điện

tử ở Việt Nam hiện nay

1.4.1 Thực tiễn về cổng thông tin điện tử của bộ máy hành chính

Để hoàn thiện công tác quản lý và thực hiện chức năng quản lý nhànước về công nghệ thông tin (CNTT), thúc đẩy triển khai công tác ứng dụngCNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngquả lý điều hành và phục vụ người dân và doanh nghiệp, Bộ Thông tin và

Truyền thông (2016) đã ra “Thông cáo báo chí” về việc sử dụng cổng thông

tin điện tử thay thế cho trang tin điện tử trước đó

Hiện nay, cổng thông tin điện tử hầu như được sử dụng rộng rãi, trởthành bộ mặt đại diện trên các trang chủ của các cơ quan chức năng, cơ quannhà nước Mỗi tỉnh thành đều có cổng thông tin điện tử riêng.

Theo đánh giá mới nhất của Bộ thông tin và truyền thông (2016) về

“Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương năm 2016” thì:

“Cổng thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đã trởthành một trong các kênh cung cấp thông tin và giao tiếp chính giữa

cơ quan với người dân và doanh nghiệp Các Bộ, ngành và địaphương càng ngày càng cung cấp nhiều thông tin, số liệu về hoạtđộng của cơ quan lên website/Portal và cập nhật kịp thời Điều nàyđã góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan

nhà nước Từng bước tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh sự tham gia của

người dân vào hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua việc cơquan nhà nước cung cấp thông tin, có giải trình, người dân có đầy đủthông tin từ đó thúc đẩy việc phản biện, hiến kế cho cơ quan nhànước Việc cung cấp đầy đủ các chủ truơng, chính sách của nhà nướclên Website/Portal đã giúp người dân và doanh nghiệp dễ dàng biếtngay được các chủ trương, chính sách mới của nhà nước cũng nhưnắm được các định hướng chính sách mới dự kiến ban hành(thông quamục Xin ý kiến dự thảo văn bản trên Website/Portal của các Bộ,ngành, địa phương) Tuy nhiên, trong việc cung cấp thông tin lênWebsite/Portal, việc cung cấp thông tin về dự án, hạng mục đầu tư,thông tin thống kê vẫn còn nhiều hạn chế, đây là nội dung cần chú ýđẩy mạnh để hướng tới cung cấp dữ liệu mở của Chính phủ theo xuhướng chung của thế giới” [3,tr.25]

Theo số liệu báo cáo của Bộ thông tin và truyền thông về mức độ ứngdụng cổng thông tin điện tử cho bộ máy hành chính từ cấp bộ, cơ quan ngangbộ đến cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương giai đoạn 2010 - 2013.

Hình 1.2: Biểu đồ tỉ lệ các Bộ, cơ quan ngang Bộ được đánh giá Tốt, Khá và Trung bình theo tiêu chí thành phần về Website/Portal giai đoạn

2010 - 2013

(Nguồn: Bộ thông tin và truyền thông, 2016)