Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội đặc biệt là sự phát triển như

vũ bão của khoa học công nghệ thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quantrọng quyết định sự thành công hay thất bại trong mọi lĩnh vực Vì thế trongbối cảnh toàn cầu hoá và nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa của nền kinh

tế tri thức thì thông tin chính là cơ sở quyết định đối với sự phát triển của mộtquốc gia Chỉ khi thu thập được những thông tin chính xác thì các nhà quản

lý, hoạch định kế hoạch mới cho ra được những quyết định và các kế hoạchđúng đắn đem lại năng suất và hiệu quả cao trong công việc Để thực hiệnđược điều này một trong những giải pháp đề ra đó là tin học hoá công tácquản lý trong hoạt động của các doanh nghiệp Vì vậy xây dựng một hệ thốngthông tin tốt là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng vàcủa nền kinh tế nói riêng Đặc biệt đối với Việt Nam khi vừa mới gia nhậpvào tổ chức thương mại thế giới WTO thì công tác quản lý càng cần phải có

sự đổi mới trong quá trình ứng dụng tin học hoá khi đó chúng ta mới có thểthành công khi tham gia vào nền kinh tế thế giới

Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần phầnmềm kế toán BRAVO, với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ tại cơ quan, em

đã tìm hiều sâu sắc hơn về hoạt động xây dựng và quản lý hợp đồng, vì vậy

em đã chọn đề tài: “Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ

phần phần mềm kế toán BRAVO”.

Với đề tài trên em đã có cơ hội được tìm hiểu về hoạt động quản lý vàtheo dõi hợp đồng phần mềm công ty phần mềm chuyên nghiệp Đối với cácdoanh nghiệp hiện nay nói chung và công ty BRAVO nói riêng việc quản lýhợp đồng một cách khoa học sẽ làm giảm thiểu các phát sinh không cần thiết,qua đó làm tăng khả năng kinh doanh của doanh nghiệp

Kết cấu của đề tài:

Đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và cơ sở khảo sát thực tập.Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về hệ thống thông tin quản lý.Chương 3: Phát triển chương trình quản lý hợp đồng cho công ty cổphần phần mềm kế toán BRAVO

Tuy đã có một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu cùng với sự giúp đỡtận tình nhưng do còn sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên nộidung của chuyên đề không tránh khỏi sai sót, em mong nhận được sự đónggóp ý kiến của thầy cô và các bạn để tiếp tục đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Hàn Viết Thuận đã trực tiếp hướngdẫn, chỉ bảo em trong quá trình thực hiện đề tài này, anh Ninh Ngọc Hiếucùng các anh chị trong Công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO trong quátrình thực tập Và em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của các bạn lớp Tin học45B đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành đề tài

Sinh viên Lê Bá Khánh Duy

Chương 1

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

BRAVO

1.1- Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Giới thiệu công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO

Tên giao dịch quốc tế: Accounting Software Company

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: Sản xuất phần mềm máytính (chủ yếu là phần mềm kế toán)

Công ty hình thành cơ cấu tổ chức gồm: Ban giám đốc, Phòng kinhdoanh, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòng bảo hành và Phòng hành chínhnhân sự

Năm 2000 thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh vàđược sở kế hoạch - Đầu tư Thành phố Hồ Chính Minh cấp giấy phép số

+ Địa chỉ 111 Hàm Nghi - Thanh Khê - TP Đà Nẵng

kế toán Bravo® cho các doanh nghiệp sản xuất

Mong muốn của BRAVO là luôn mang lại cho khách hàng những sảnphẩm tốt có chất lượng Chính vì vậy trong quá trình hoạt động và phát triểnCông ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm:

Từ phiên bản Bravo 3.2 lên Bravo 4.0, Bravo 4.1, Bravo 5.0, Bravo 6.0

và hiện nay là phiên bản Bravo 6.3 Chương trình này được xây dựng trênngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 8.0 kết hợp hợp với cơ sở dữ liệu SQL-Server 2000, hiện nay công ty đang dần chuyển sang xây dựng bằng ngôn ngữ

.Net và cơ sở dữ liệu SQL-Server 2005 nhằm cung cấp cho khách hàng mộtsản phẩm phần mềm kế toán Bravo hoàn thiện nhất Điều này cũng xuất phát

từ chính mục tiêu phát triển của công ty là: "Trở thành nhà cung cấp phầnmềm kế toán số 1 trong lĩnh vực kế toán sản xuất"

Phần mềm kế toán Bravo® đã được đăng ký, chứng nhận:

+ Giấy chứng nhận Bản quền tác giả số 321/2001/QTG do Cục Bảnquền tác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 24 tháng 10 năm 2001 về phầnmềm kế toán BRAVO

+ Giấy chứng nhận bản quền tác giả số 246/2003/QTG do Cục Bảnquền tác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 27 tháng 03 năm 2003 về phầnmềm BRAVO

+Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hóa số 39080 theo quết địnhsố: 3209/QĐ-ĐK ngày 30 tháng 11 năm 2001 của Cục Sở hữu công nghiệp -

Bộ Khoa học công nghệ và môi trường về việc bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa:phần mềm kế toán BRAVO

+Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hóa số 53916 theo quết định

số A1794/QĐ-ĐK ngày 28 tháng 04 năm 2004 của Cục Sở hữu công nghiệp

và môi trường về việc bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa: Phần mềm kế toánBRAVO

1.3 Khách hàng

Từ khi thành lập đến nay (08 năm) Công ty đã không ngừng phát triển

và lớn mạnh, hiện công ty đã có hơn 500 khách hàng đang sử dụng phần mềm

kế toán Bravo trên cả nước, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanhnghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân… Các khách hàngđang sử dụng chương trình Phần mềm kế toán Bravo đều hài lòng về chấtlượng sản phẩm và các dịch vụ mà công ty cung cấp

Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty:

Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài:

1 Công ty liên doanh sứ vệ sinh INAX - Giảng Võ

2 Công ty TNHH NICHIAS - Nhật Bản

3 Công ty TNHH URAI PHANIC VIET NAM

4 Công ty liên doanh Hisong Vina

5 Công ty Fusheng Industrial Co.Ltd

6 …Một số công ty trong nước:

1 Công ty Gang thép Thái Nguyên

2 Công ty Thực phẩm và đầu tư công nghệ Miền TrungFOCOSEV

3 Công ty Công nghiệp thực phẩm miền trung FOODINCO

4 Công ty Nhựa thiếu niên Tiền Phong - Hải Phòng

5 Công ty Công viên phần mềm Quang Trung

6 Công ty kiểm toán Việt Nam VACO

2 Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này.

3 Xác định chuẩn mực và các phương pháp cần thiết để đảm bảo việctác nghiệp và kiểm soát các quá trình có hiệu lực

4 Đảm bảo sự sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợhoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình

5 Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình

6 Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cảitiến liên tục các quá trình này

Khi chọn nguồn lực bên ngoài cho quá trình nào ảnh hưởng đến sự phùhợp của sản phẩm đối với các yêu cầu Công ty đảm bảo kiểm soát những quátrình đó

1.5.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý trong công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO được tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý

1.5.3 Các phòng ban và chức năng tương ứng

Các phòng ban trong công ty được tổ chức theo sơ đồ sau

Phòng bảo hành

Phòng kế toán

Phòng hành chính nhân sự Triển khai 1

Triển khai 2 Triển khai 3 Lập trình

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty

- Ban Giám đốc:

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Điều hành và quản lý, giám sát toàn bộ hoạt

động của công ty, Chức năng và nhiệm vụ đượcquy định trong điều lệ của công ty

Chế độ làm việc - 1 ngày 8 tiếng nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật.Chế độ báo cáo - Chỉ đạo công ty họp 1 tuần/1 lần

Mô tả công việc

1

- Lãnh đạo hoạt động chung của Công ty để

thực hiện các mục tiêu, chính sách và kế hoạch

đã đặt ra

x

2

- Điều phối nhiệm vụ, quyền hạn và phân công

trách nhiệm cho các phòng, cá nhân để đảm bảo

hoàn thành và vượt chỉ tiêu công việc

X

việc của từng phòng, từng cá nhân

4 - Đánh giá và xét duyệt năng lực cán bộ trong

Công tác chuyên môn

1 - Xây dựng chiến lược kế hoạch mục tiêu và

2 - Đưa ra các quyết định mệnh lệnh cụ thể để

4

- Giám sát đôn đốc các phòng ban thực hiện

theo theo chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu từng

phòng

5 - Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của

Yêu cầu năng lực

- Nắm vững các quá trìnhhoạt động của công ty xTrình độ ngoại ngữ - Có khả năng đọc và giao

Kinh nghiệm - Giải quyết các vấn đề tốt:

Phân tích nói và viết văn

X

hoạch chiến lược kinhdoanh, lãnh đạo tốt

Yêu cầu khác - Kiến thức: Biết nghiệp vụ

quản trị nhân sự và điềuhành

- Kỹ năng: giao tiếp tốt, xử

-Nhân viên kinh doanh

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Ký kết hợp đồng, nghiên cứu phát triển thị trườngChế độ làm việc - 1 ngày 8 tiếng nghỉ chiểu T7 và CN

Chế độ báo cáo - Báo cáo công việc cho ban giám đốc công ty 1

tuần /1 lần

Mô tả công việc

1

- Lãnh đạo phòng kinh doanh theo phân công của

ban Giám đốc để phòng kinh doanh thực hiện

các mục tiêu và kế hoạch được giao,

X

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc

giữa các thành viên để hoàn thành chỉ tiêu công

việc đúng hạn

X

3 - Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực

hiện công việc của các thành viên trong phòng X

4 - Xây dựng kế hoạch năm và đánh giá năng lực

5 - Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và kế

Công tác chuyên môn

2 - Xúc tiến việc phát triển thị trường: Quảng cáo,

3 - Tổ chức thu thập các tài liệu, thông tin cần thiết

4

- Hỗ trợ cán bộ kỹ thuật trong việc triển khai

phần mềm: Thảo luận với khách hàng để tìm

phương pháp ứng dụng phần mềm phù hợp

6 - Báo cáo hàng tuần về tình hình thực hoạt động

Yêu cầu năng lực

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về quản lý X

- Hiểu biết tốt về kinh doanh sảnphẩm phần mềm

- Nắm vững các quá trình hoạtđộng của công ty

X

XTrình độ ngoại ngữ - Có khả năng đọc và giao tiếp

Kinh nghiệm thực tế - Làm việc tại công ty tư 01 năm

trơ lên, có ít nhất 02 năm kinhnghiệm trong lĩnh vực kinhdoanh

X

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

có khả năng lãnh đạo

X

- Kiến thức: Biết nghiệp vụ kế

- Kỹ năng: Giao tiếp tốt, xử lý

- Thái độ: Hòa nhã, lịch sự và có

Mức 1 Trưởng phòng kinh doanh

Mức 2 Nhân viên

- Nhân viên kỹ thuật

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Cài đặt, đào tạo, hỗ trợ sử dụng và lập trình trong

giai đoạn triển khaiChế độ làm việc - 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ chiều T7 và CN

Chế độ báo cáo - Báo cáo theo công việc cho ban giám đốc công ty

1 tuần / 1 lần

Mô tả công việc

- Lãnh đạo phòng kỹ thuật theo phân công của

ban Giám đốc để phòng kỹ thuật thực các mục

tiêu và kế hoạch được giao

X

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc

giữa Trưởng nhóm và các thành viên để đảm bảo

hoàn thành các chỉ tiêu công việc đúng hạn

X

3

- Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực

hiện công việc của các thành viên trong phòng kỹ

thuật

X

4 - Xây dựng kế hoạch năm, đánh giá năng lực cán

5 - Báo cáo tổng kết và lập kế hoạch tuần tới của

Công tác chuyên môn

1 - Cài đặt và đào tạo hỗ trợ sử dụng và lập trình X X

2

- Thường xuyên cập nhật sửa đổi, thăm hỏi khách

hàng và báo cáo cá nhân vào chương trình Quản

lý khách hàng của công ty

3

- Xác định thời gian để lấy: Biên bản xác nhận

đào tạo; biên bản nghiệm thu; Biên bản thanh lý

và lập phiếu chuyển bảo hành

4

- Phối hợp với các phòng ban trong công ty trong

việc triển khai phần mềm: Thảo luận với khách

hàng để tìm phương pháp ứng dụng phần mềm

phù hợp

5

- Chăm sóc khách hàng thường xuyên để trợ giúp

kịp thời các nghiệp vụ, lỗi phát sinh và mức độ sử

dụng chương trình

6 - Báo cáo công việc và kế hoạch cho Trưởng X

phòng/Trưởng nhóm

Yêu cầu năng lực

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về quản lý X

- Hiểu biết về lập trình và sảnphẩm phần mềm, có khả nănglàm việc độc lập hoặc theonhóm, có khả năng tự test sảnphẩm

- Nắm vững các quá trình hoạt

Trình độ ngoại ngữ

Kinh nghiệm thực tế - Làm việc tại công ty tư 02 năm

trở lên, có ít nhất 01 năm kinhnghiệm trong lĩnh vực triển khaiphần mềm kế toán

X

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

Mức 1 Trưởng phòng kỹ thuật/ Trưởng nhóm

Mức 2 Nhân viên

- Nhân viên phát triển sản phẩm

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Phát triển và test sản phẩm

Chế độ làm việc - 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ chiều T7 và CN

Chế độ báo cáo - Báo cáo công việc cho ban giám đốc công ty 1

tuần / 1 lần

Mô tả công việc

1

- Lãnh đạo phòng phát triển theo phân công của

ban Giám đốc để phòng phát triển thực các mục

tiêu và kế hoạch được giao

X

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc

giữa Trưởng nhóm và các thành viên để đảm bảo

hoàn thành các chỉ tiêu công việc đúng hạn

X

3

- Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực

hiện công việc của các thành viên trong phòng

phát triển sản phẩm

X

4 - Xây dựng kế hoạch năm, đánh giá năng lực cán

5 - Báo cáo tổng kết và lập kế hoạch tuần tới của

Công tác chuyên môn

2 - Cập nhật công việc phát triển, sửa đổi, test sản

phẩm và báo cáo cá nhân vào chương trình quản

lý khách hàng của công ty.

3 - Test sản phẩm của phòng kỹ thuật trước khi

4

- Phối hợp với các phòng ban trong công ty trong

việc: Thảo luận trao đổi công nghệ và phát triển

sản phẩm mới

5

- Chăm sóc khách hàng thường xuyên để trợ giúp

kịp thời các nghiệp vụ, lỗi phát sinh và mức độ sử

dụng chương trình

6 - Báo cáo công việc và kế hoạch cho Trưởng

Yêu cầu năng lực

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về quản lý X

- Hiểu biết về lập trình và sảnphẩm phần mềm

- Nắm vững các quá trình hoạt

Trình độ ngoại ngữ

Kinh nghiệm thực tế - Làm việc tại công ty tư 02 năm

trở lên, có ít nhất 01 năm kinhnghiệm trong lĩnh vực triển khaiphần mềm kế toán

X

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

có khả năng lãnh đạo

X

- Kỹ năng: Giao tiếp tốt, xử lý

- Thái độ: Hòa nhã, lịch sự và có

Mức 1: Trưởng phòng phát triển sản phẩm

Mức 2: Nhân viên

- Nhân viên kế toán

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về hạch

toán kinh doanh của toàn công ty, giao dịch với cơquan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác

Chế độ làm việc - 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ chiều T7 và CN

Chế độ báo cáo - Theo chế độ của Bộ Tài chính, cơ quan thuế,

thống kê và phòng đăn ký kinh doanh

Báo cáo công việc cho Ban Giám đốc Công ty 1tuần/ 1 lần

Mô tả công việc

1 - Thực hiện kế hoạch được giao theo sự phân

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc để

đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu công việc đúng

hạn

X

3 - Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực X

hiện công việc của các thành viên trong nhóm

5 - Báo cáo tổng kết và lập kế hoạch tuần tới của

Công tác chuyên môn

1

- Bảo đảm hoàn thành các báo cáo tài chính đúng

hạn và bảo mật Bảo đảm các nguyên tắc kế toán

và các chính sách kiểm tra nội bộ Bảo đảm các

quy trình kế toán chuẩn, ghi chép và lưu trữ

chứng từ

2

- Bảo đảm các quy định của các cơ quan thuế và

Nhà Nước: Cập nhật mới; đăng ký, quy trình và

báo cáo

3

- Phối hợp với các phòng khác trong việc thực

hiện các điều khoản thanh toán thu chi và chính

sách tài chính của công ty

4 - Giải quyết các vấn đề liên quan đến mua sắm và

quản lý tài sản, thuế, kiểm toán BHXH, BHYT… X X

5 - Báo cáo công việc và kế hoạch cho Trưởng

Yêu cầu năng lực

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về quản lý X

- Hiểu biết về chế độ tài chính

kế toán và các chính sách hiệnhành của nhà nước

- Nắm vững các quá trình hoạt

Trình độ ngoại ngữ

Kinh nghiệm thực tế - Làm việc tại công ty tư 02 năm

trở lên, có ít nhất 02 năm kinhnghiệm trong lĩnh vực tài chính

kế toán

X

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

Mức 1: Trưởng phòng

Mức 2: Nhân viên( Nếu có)

- Nhân viên bảo hành

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Trợ giúp chăm sóc khách hàng sử dụng phần mềm

trong giai đoạn bảo hành, bảo trì sản phẩm

Chế độ làm việc - 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ chiều T7 và CN

Chế độ báo cáo - Báo cáo công việc cho Ban Giám đốc Công ty 1

Ban Giám đốc

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc để

đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu công việc đúng

hạn

X

3 - Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực

hiện công việc của các thành viên trong nhóm X

4 - Xây dựng kế hoạch năm và đánh giá năng lực

5 - Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và lập

kế hoạch tuần tới của phòng cho Ban Giám đốc X

Công tác chuyên môn

1

- Khắc phục lỗi phát sinh, hỗ trợ sử dụng chương

trình và nghiệp vụ kế toán trong quá trình khách

hàng sử dụng phần mềm

2

- Thực hiện cập nhật thay đổi của chế độ kế toán

mới, hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của

khách hàng

3

- Thực hiện việc chăm sóc khách hàng Theo dõi

tình trạng hợp đồng thuộc phạm vi theo dõi của

phòng bảo hành

4

- Tiếp nhận hợp đồng từ phòng kinh doanh và

triển khai Trao đổi thông tin với các phòng ban

liên quan

5

- Thực hiện cập nhật thông tin các giao dịch vào

phần mềm quản lý khách hàng, trao đổi kinh

nghiệm giao dịch, kiến thức chuyên môn Báo

cáco hàng tuần về tình hình công việc trong tuần

và kế hoạch tuần

Yêu cầu năng lực

Năng lực Nội dung Mức 1 Mức 2

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về quản lý X

- Hiểu biết tôt về lập trình và

- Nắm vững các quá trình hoạt

Trình độ ngoại ngữ

Kinh nghiệm thực tế - Có kiến thức về tiếng Anh

trong kế toán, làm việc tại công

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

- Nhân viên hành chính nhân sự

Thông tin chung

Chức năng, nhiệm vụ - Tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ và làm công việc văn

phòng khác

Chế độ làm việc - 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ chiều T7 và CN

Chế độ báo cáo - Báo cáo công việc cho Ban Giám đốc Công ty 1

tuần/ 1 lần

Mô tả công việc

1

- Lãnh đạo phòng hành chính nhân sự theo phân

công của Ban Giám đốc để phòng hành chính

nhân sự thực hiện theo chính sách mục tiêu và kế

hoạch

X

2

- Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ ban Giám đốc Công

ty Trên cơ sở đó tổ chức điều phối công việc để

đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu công việc đúng

hạn

X

3 - Kiểm tra kiểm soát tình hình và tiến độ thực

hiện công việc của các thành viên trong nhóm X

4 - Xây dựng kế hoạch năm và đánh giá năng lực

5 - Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và lập

kế hoạch tuần tới của phòng cho Ban Giám đốc X

Công tác chuyên môn

1 - Trực tổng đài điện thoại lưu giữ, ghi lại tin

2

- Thực hiện và kiểm tra công tác vệ sinh văn

phòng, an toàn cháy nổ và lưu trữ hồ sơ tài liệu

(Công văn đi, công văn đến, fax…)

3 - Thực hiện việc tiếp nhận nhân sự để đảm bảo

4 - Giám sát thời gian làm việc hàng ngày và đề

nghị xét tăng lương cho cán bộ nhân vien theo

đúng quy định của công ty

5

- Phối hợp với ban Giám đốc và các phòng ban

trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

6

- Mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm, nước uống,

đặt ăn trưa cho văn phòng Kiểm soát các chi phí

hành chính văn phòng

X

7 - Báo cáo hàng tuần về tình hình hoạt động trong

Yêu cầu năng lực

Trình độ chuyên môn - Có kiến thức về nguồn nhân

- Hiểu biết tôt về sản phẩm phần

- Nắm vững các quá trình hoạt

Trình độ ngoại ngữ - Có khả năng đọc và giao tiếp

Kinh nghiệm thực tế - Làm việc tại công ty tư 02 năm

vấn đề tốt; phân tích, nói và viếtvăn bản thành thạo, biết thiết lập

kế hoạch chiến lược kinh doanh,

có khả năng lãnh đạo

X

- Kiến thức: Biết nghiệp vụ văn

- Kỹ năng: Giao tiếp tốt, xử lý

1.6.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm

Lập kế hoạch chất lượng thực hiện cho việc tạo sản phẩm và xác địnhcác điều kiện cần thiết để thực hiện

Các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm được hoạch địnhtại từng thời kỳ kế hoạch, công ty lại xác định từng mục tiêu và kế hoạch cụthể nhằm đạt được mục tiêu chất lượng chung cho cả hệ thống

Nhu cầu thiết lập các quá trình và hệ thống văn bản cung cấp các nguồnlực và vật chất cụ để thiết kế sản phẩm

Các hoạt động kiểm tra xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận sảnphẩm

Duy trì hệ thống hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan về

sự phù hợp của các quá trình và sản phẩm tạo thành, đáp ứng các yêu cầu

Xác định sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm của kháchhàng; xem xét các yêu cầu để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng được cácmục tiêu chất lượng đã thiết lập

Kết quả kinh doanh của kỳ kế hoạch trước

Năng lực con người, tài sản và nguồn vốn hiện tại của công ty

Khả năng thị trường tiêu thụ sản phẩm

Hình 1.3 Quy trình sản xuất sản phẩm

1.6.2 Các vấn đề liên quan đến khách hàng

- Những yêu cầu liên quan đến sản phẩm

- Những yêu cầu luật định có liên quan

Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Công ty xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm trước khi cam kếtcung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, bao gồm:

+ Những yêu cầu liên quan đến sản phẩm được định rõ

Những yêu cầu trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác biệt so với thỏathuận trước đó cần phải giải quyết

Khả năng công ty đáp ứng những yêu cầu của khách hàng liên quan đếnsản phẩm phải được duy trì Khi khách hàng cung cấp những yêu cầu khôngđược lập thành văn bản thì những yêu cầu đó phải được xác nhận trước khichấp nhận

* Trao đổi thông tin với khách hàng

Công ty xem xét, xác định và sắp xếp có hiệu quả việc liên lạc vớikhách hàng liên quan đến:

Tuyên truyền các thông tin về sản phẩm

Các giao dịch với khách hàng thông qua hoạt định tiếp thị, ký hợp đồngvới khách hàng…

Các ý kiến của khách hàng bao gồm cả những khiếu nại của kháchhàng đều được xem xét giải quyết nhằm cải tiến sản phẩm, cải tiến hệ thống

1.6.3 Thiết kế sản phẩm

Hoạch định

Căn cứ trên yêu cầu thiết kế của khách hàng hoặc của các đơn vị kháctrong công ty Phòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm phân tích và hoạchđịnh các nội dung công việc liên quan đến toàn bộ quá trình thiết kế bao gồmviệc khảo sát, phân công tiến hành thiết kế, xem xét kiểm tra và phê duyệt

Việc phân công trách nhiệm thiết kế được ghi cụ thể trong kế hoạch thiết kế

và trưởng nhóm thiết kế có trách nhiệm quản lý sự tương giao giữa các thànhviên trong nhóm nhằm đảm bảo sự trao đổ thông tin có hiệu quả

Đầu vào của thiết kế

Phòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thôngtin đầu vào của thiết kế bao gồm:

+ Các yêu cầu của khách hàng

+ Loại sản phẩm phần mềm được thiết kế

+ Thông số kỹ thuật: Cấu trúc các bảng, tên, tóm tắt các hàm chính…+ Mục đích sử dụng

+ Phiếu khảo sát số liệu đầu vào, thông tin khảo sát hiện trường về môitrường và điều kiện lắp đặt sử dụng

+ Các tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành

+ Các tài liệu của khách hàng cung cấp

+ Tất cả các thông tin đầu vào đều được xem xét thỏa đáng trước khitriển khai

Đầu ra của thiết kế

Đầu ra của thiết kế dưới dạng văn bản thiết kế và quy trình công nghệBản thiết kế và các yêu cầu kỹ thuật trên đó còn viện dẫn đến các tiêuchuẩn kỹ thuật áp dụng để làm chuẩn mực chấp nhận sản phẩm khi thiết kế

Xem xét thiết kế

Trưởng phòng hoặc phụ trách thiết kế phải xem xét, kiểm duyệt hồ sơthiết kế trước khi trình Giám đốc nhằm đảm bảo hồ sơ thiết kế đáp ứng đượccác yêu cầu và kế hoạch của thiết kế

Khi xem xét thiết kế, nếu có yêu cầu cần sửa đổi, trưởng phòng pháttriển sản phẩm hoặc phụ trách thiết kế phải cập nhật lại kế hoạch thiết kế, tiến

độ thiết kế cho phù hợp với tiến độ chung

Quy trình thiết kế

Có Không

Không Có

Không

Có

Có Không

Lập kế hoạch phát triển

Giao việc

Bàn giao sản phẩm

Duyệt kế hoạch?

Điều chỉnh?

Hình 1.4 Quy trình thiết kế sản phẩm

1.7 Tình trạng tin học hóa công tác quản lý hợp đồng

1.7.1 Chương trình quản lý khách hàng của công ty.

Công ty đã trang bị một phầm mềm quản lý khách hàng nhằm quản lýkhách hàng, nhân viên, các giao dịch với khách hàng… Được cài đặt bằngVisual Foxpro 8.0 và hiện nay đang có nhu cầu chuyển đổi sang cài đặt bằng:

cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005 và ngôn ngữ lập trình MicrosoftStudio.Net 2005 để có thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu quản lý của công ty

Do nhu cầu quản lý của công ty là rất lớn, và việc quản lý các hợp đồngxây dựng phần mềm của công ty là vô cùng quan trọng, nắm bắt vấn đề này

Em sẽ phát triển một chương trình quản lý hợp đồng, phát triển song songcùng với công ty trên cơ sở chương trình đã được xây dựng, chương trìnhđược cài đặt trên cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2005 và ngôn ngữ lập trình

MS Visual C# 2005

1.7.2 Yêu cầu của đề tài

Phát triển một chương trình quản lý, theo dõi tình hình thực hiện hợpđồng, tình trạng của các hợp đồng, các chức năng tương ứng với các chứcnăng của các phòng ban trong công ty

Theo dõi được việc thực hiện hợp đồng của từng nhân viên trong côngty: Nhân viên kinh doanh - Ký kết hợp đồng, Nhân viên triển khai - Tìm hiểunhu cầu của khách hàng và cài đặt phần mềm hoàn thiện cho khách hàng,Nhân viên lập trình - Viết các thủ tục, module chương trình theo các yêu cầucủa phân tích viên, Nhân viên bảo hành - Thực hiện kiểm thử chương trìnhghi nhận các kết quả kiểm thử và nhận các sản phẩm bảo hành của kháchhàng, nhân viên kế toán - Theo dõi tình hình thanh toán và thanh lý hợp đồng,Nhân viên bảo hành - Theo dõi tình hình bảo hành của các hợp đồng…

Chương 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1 Thông tin quản lý và Hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm

Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải pháp chovấn đề cần giải quyết Ngày nay trong khi hệ thống quá phức tạp mà tri thứclại quá chuyên ngành cho nên một người không thể biết mọi khía cạnh tácnghiệp Một người khó có thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống:

Từ thiết kế giải pháp, viết mã chương trình, triển khai trên nền phần cứng đếnđảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau Tiếntrình phần mềm phức tạp phải được nhiều người thự hiện Trước hết là kháchhàng, đó là người đưa ra vấn đề cần giải quyết Phân tích viên làm tài liệu vấn

đề của khách hàng và chuyển nó tới người phát triển, đó là những lập trìnhviên xây dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nó trên phầncứng Phát triển phần mềm có thể được thực hiện bằng nhiều con đường khácnhau Các dự án có thể tuân thủ một trong các loại tiến trình phát triển, baogồm từ tiến trình thác nước tới tiến trình lặp và tăng dần Mỗi loại có ưunhược điểm riêng

2.1.2 Thông tin trong quản lý

Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thànhhành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra,Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:

Hình 2.1 Tháp quản lý

Các quyết định của một tổ chức chia làm ba loại: quyết định chiến lược,

Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyếtđịnh xây dựng nguồn lực cho tổ chức

+ Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thànhnhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

+ Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.Tính chất của thông tin

Thông tin Quyết định

Quyết

định

Quyết định

Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp

Xử lý giao dịch

Cấp chiến lược

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủtheo quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Hình 2.2 Mô hình hệ thống thông tin

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

2.2.1 Phân loại

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh

và sản xuất chiến lược

Hệ thông thông tin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật

Nguồn

Kho dữ liệu

Phân phát Đích

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượngthông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Sự hoạt động kémcủa một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêmtrọng

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thôngqua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng củathông tin như sau:

+ Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác

+ Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu củanhà quản lý

2.2.3 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

Có hai công cụ tương đối chuẩn dùng để mô hình hóa và xây dựng tàiliệu cho hệ thống, đó là sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)

Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tả hệ thống thông tintheo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:

Tin học hóa hoàn toàn Giao tác người-máy

Hình 2.3 các công cụ thiết kế mô hình hóa luồng thông tin

Các phíc vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượnđược biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồnhư hình dạng của các thông tin vào – ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện

xử lý… sẽ được ghi trên các phíc vật lý này Có 3 loại phíc: Phíc luồng thôngtin, phíc kho chứa dữ liệu, phíc xử lý

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như

sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồmcác luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không

hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồluồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tên người/ Bộ phận phát/ nhận tin

Tên tiến trình xử lý

Hình 2.4 Các công cụ mô hình hóa luồng dữ liệuCác mức của sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ mức ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào nội dung chi tiết, mà mô tả sao chochỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuậtphân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0,tiếp theo là mức 1…

Các phíc logic

Giống như phic vật lý, phic logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có

5 loại phíc logic Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho

dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin: Phíc xử lý thông tin, phíc luồng dữliệu, phíc phần tử thông tin, phíc kho dữ liệu, phíc tệp dữ liệu

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

1 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữliệu

2 Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhauthì có thể tạo ra một luồng duy nhất

3 Xử lý luôn được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho một xử lý phải là một động từ

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khácvới luồng ra của một xử lý

7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc thì chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFDcon mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tớiđích của một DFD mức lớn hơn nào đó

11 Xử lý thông tin không phân rã thêm thì gọi là xử lý nguyên thủy.Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phíc xử lý logic trong từ điển của hệthống

2.3 Công cụ mô hình hoá cơ sở dữ liệu logic

Thực thể

Quan hệ

Thuộc tính Thuộc tính khóa

Hình 2.5 Công cụ mô hình hóa cơ sở dữ liệu logicCác loại quan hệ

Liên kết 1@1: Một lần xuất của thực thể A được liên kết chỉ vởi mộtlần xuất hiện của thực thể B và ngược lại

Ví dụ

Trưởng phòng 1 Lãnh đạo 1 Phòng công tác

Hình 2.6 Mối liên kết 1@1Liên kết 1@N: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặcnhiều của thực thể B

Ví dụ

Nhân viên 1 Ký N Hợp đồng

Ký sư phần mềm

Hình 2.8 Cấu trúc công nghệ phần mềmQuá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua ba giai đoạn:+ Giai đoạn 1: Trả lời cho câu hỏi cái gì? tức là nhóm sản xuất phầnmềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra.Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô côngnghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liênquan ta mới có thể tiến hành được kết quả của các công đoạn sau

Giai đoạn 1 phải giải quyết 3 vấn đề mấu chốt là tiến hành phântích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thànhphần của hệ thống quản lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó

và xem xét trong mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác

+ Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi thế nào? tức là định hướng phần mềm sẽphát triển như thế nào trong đó có 3 công việc cơ bản cần làm: Thiết kế, mãhoá và kiểm thử Mã hoá trong công nghệ phần mềm là viết mã chương trình:biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ mà máy tính

có thể hiểu