Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp.doc.DOC

Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

Chơng 1 Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá

trong doanh nghiệp

1.1 Vai trò của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

1.1.1 Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

Khái niệm về dự trữ hàng hoá :

Hàng hoá là một sản phẩm đợc sản xuất ra , trớc hết nó phải có công dụngthoả mãn

một nhu cầu nào đó của xã hội ( sản xuất hoặc tiêu dùng ) và nó phải đợcbán ra cho ngời khác chứ không phải tự tiêu dùng Nh vậy , hàng hoá của doanhnghiệp này cũng có thể vật t đầu vào của một doanh nghiệp khác

Sản phẩm hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có thể là vật t đầu vào phục

vụ cho sản xuất , và có thể là sản phẩm hàng hoá từ khi sản xuất đến khi đợc

đem tiêu dùng ( sử dụng )

Dự trữ hàng hoá là trạng thái sản phẩm hàng hoá cha đợc sử dụng ( tiêudùng) theo công dụng, mục đích của nó Là sản phẩm hàng hoá, nó luôn luônphải tuân theo một quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Đóchính là quá trình trao đổi hàng hoá, lu thông hàng hoá Sản xuất ra hàng hoá là

để tiêu dùng, chỉ khi bớc vào tiêu dùng sản phẩm trở lại thành sản phẩm đíchthực Dự trữ hàng hoá chính là sự tồn tại của sản phẩm dới dạng hàng hoá, là sựngng đọng của sản phẩm hàng hoá, đó là trạng thái sản phẩm hàng hoá đangtrong quá trình vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng sản xuấthoặc tiêu dùng cá nhân

Khái niệm về quản trị dự trữ hàng hoá :

Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: Gồm các hoạt động quản trịliên quan đến

việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệpnhằm đạt đợc các mục tiêu xác định

Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận nội dung: Quản trị hàng hoá đợc tiếnhành trên ba phơng diện chính là quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật, quảntrị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị và quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá Nhằm đạt

đợc các mục tiêu xác định

Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá :

Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp thông quaviệc xây dựng và

thực hiện kế hoạch dự trữ một cách hợp lý Đảm bảo hoàn thành kế hoạchsản xuất và đảm bảo an toàn cho hoạt động bán ra của doanh nghiệp, đồng thời

đẩy nhanh vòng quay của vốn hàng hoá của doanh nghiệp

Tối thiểu hoá chi phí dự trữ bằng cách giữ gìn hàng hoá và mặt giá trị vàgiá trị sử dụng của hàng hoá Tránh làm thất thoát h hao hàng hoá

1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp:

Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho hàng hoá trong kho đủ về số lợng,

Nh vậy, quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện đúngmột số các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Xây dựng định mức dự trữ hàng hoá tối u cho doanh nghiệp.Chúng ta cần đảm bảo đợc nguyên tắc này do:

Định mức dự trữ hàng hoá là sự quy định đại lợng tối thiểu phảI có theo kếhoạch của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp đợc tiến hành bình thờng, liên tục và đều đặn

Qua kháI niệm trên cho thấy hàng hoá không đủ mức cần thiết nó sẽ làmcho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn vàngợc lại nếu dự trữ vợt mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn

gây ra lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hoá cho hoạt động sảnxuất kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều cần phảI tiến hành

định mức dự trữ hàng hoá

Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hoá, cần phảI tuân theo các quy tắcsau:

Qui tắc 1: Phải xác định đại lợng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân nhằm

đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc duy trì bìnhthờng trong mọi tình huống

Qui tắc 2: Phải xác định đại lợng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân

tố ảnh hởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả năngthực tế tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng nh quan tâm tới hệ thống giao thông mạnglới thơng mại, tình hình thị trờng và khả năng cạnh tranh

Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tínhtoán một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Nguyên tắc 2: Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của cácnghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảoquản hàng hoá ở kho

Nguyên tắc 3: Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, đặcbiệt là thẻ kho Hạch toán cập nhập, kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá vàothẻ kho

Nguyên tắc 4: Phân bố hàng hoá trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiếtcủa kho Tổ chức chất xếp hàng hoá khoa học Thờng xuyên kiểm tra, chăm sóchàng hoá trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đếnhàng hoá dự trữ để khắc phục kịp thời

Nguyên tắc 5: Cần xây dựng và có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình

độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng nh tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân lực thamgia và công tác quản trị dự trữ hàng hoá, mà ở đây phải đặc biệt quan tâm đến bộphận trực tiếp nh bộ phận kho, nhất là thủ kho

1.2 Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp:

1.2.1 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật:

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá

về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, h hỏng hànghoá trong kho Mặtkhác quản trị dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất, nhập hàng

trong kho đợc dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm đợc số lợng từng loại hàngtrong kho để kịp thời đa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá.

Quản trị dự trữ về mặt hiện vật gồm những nội dung chính nh sau:

Trớc khi chất xếp hàng hoá trong kho, thì chúng ta cần phân loại hàng hoá

dự trữ trong kho theo các tiêu chí nh:

- Căn cứ vào giá trị hàng hoá dự trữ : Theo nguyên lý Pareto, nguyên lýABC (80% đến 20%) , hàng hoá dự trữ thờng đợc chia thành 3 nhóm:

Nhóm A : Chiếm tỷ lệ nhỏ về số lợng hay chủng loại nhng thực hiện giátrị lớn về dự trữ (chiếm từ 70% đến 80%), từ đó tạo ra một dự trữ lớn Nhóm nàycần đợc sự quan tâm đặc biệt của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp, cần

có kế hoạch cụ thể thận trọng và cần đợc theo dõi thờng xuyên

Nhóm B: Chiếm 10% đến 20% giá trị dự trữ, là nhóm hàng hoá ít quantrọng hơn Cần đợc theo dõi và chăm sóc định kỳ, nó thuộc tầm kiểm soát củanhà quản trị cấp trung gian

Nhóm C : Chiếm 50% đến 60% về số lợng dự trữ , nhng chỉ thực hiện từ5% đến 10% giá trị dự trữ nên ảnh hởng ít đến hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Do đó những mặt hàng này đợc giao theo dõi cho các nhà quản trị cấp cơsở

- Phân loại hàng hoá căn cứ theo công dụng và tính chất lí hoá của sảnphẩm hàng hoá

 Đảm bảo hệ thống kho tàng phù hợp với việc bảo quản và bảo

vệ hàng hoá:

Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lí – hoá khác nhau vàyêu cầu bảo

quản khác nhau Ví dụ :

Hàng nông sản cần tránh ma nắng, ẩm, cần đợc bảo vệ trớc sự phá hoại củasâu

bọ, côn trùng, chuột,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đợc

ma, nắng, có phơng tiện phòng chống sinh vật phá hoại

Các hàng hoá có giá trị cao cần đợc bảo vệ nghiêm ngặt

Các loại hàng hoá dễ cháy cần phải đợc bảo quản trong các kho có khảnăng chống cháy và có thiết bị, phơng tiện phòng, chữa cháy

Các hàng hoá dễ lây mùi phảI đợc bảo quản riêng… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

 Phơng pháp và phơng tiện chất xếp hàng trong kho khoa học:

Phơng pháp, phơng tiện chất xếp khoa học vừa đảm bảo không h hỏng hànghoá,

vừa đảm bảo dễ dàng, thuận tiện trong việc xuất hàng Cần có sơ đồ sắp xếphàng trong kho một cách hợp lý.

 Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật:

Để theo dõi lợng hàng hoá dự trữ có thể tiến hành kiểm kê hàng bằng cách

áp dụng

một trong hai phơng pháp kiểm kê:

Phơng pháp 1: Ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng đểtiến hành số hàng thực tế còn lại trong các loại kho của doanh nghiệp Phơngpháp này có thể gây ảnh hởng đến tính liên tục của hoạt động sản xuất kinhdoanh

Phơng pháp 2: Thực hiện kiểm kê liên tục, nghĩa là số các mặt hàng thuộcdiện kiểm kê đợc đếm hàng ngày hay hàng tuần, rồi căn cứ vào đó điều chỉnhcác số liệu kiểm kê thờng xuyên

Theo dõi lợng hàng hoá dự trữ bằng các phơng pháp kiểm kê cho kết quảchính xác nhng mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí Vì vậy có thể sửdụng phơng pháp theo dõi dự trữ liên tục thông qua thẻ kho Lợng hàng hoá dựtrữ có thể nắm đợc bằng cách trừ lùi Nó cho phép xác định chính xác lợng hànghoá thực có trên sổ sách nếu thủ kho thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầutrong kho

Ngày nay, việc theo dõi hàng dự trữ đợc thực hiện nhờ sự trợ giúp của máytính Ngời ta thờng nạp vào máy tính những dữ liệu liên quan đến mua hàng, đếnbán hàng, với những chơng trình có sẵn, máy tính sẽ đa ra những thông số vềhàng hoá dự trữ, nếu cần nó có thể đa ra những điều chỉnh cần thiết

1.2.2 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị :

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị (hạch toán hàng hoá dự trữ ) nhằmmục đích kiểm soát đợc lợng vốn hàng hoá còn tồn tại dới hình thái hiện vật, làmcơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụngvốn hàng hoá Đồng thời các nhà quản trị có cơ sở đa ra giá bán hợp lý (trongdoanh nghiệp sản xuất thì đây cũng là cơ sở để tính giá thành) và tính toán mứclãi thu đợc thu đợc do bán hàng

Có hai phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ :

 Phơng pháp tính theo giá thì có hai cách tính nh sau:

 Tính theo giá mua thực tế :

Hàng hoá dự trữ sẽ đợc hạch toán theo giá mua vào thực tế, Phơng pháp nàycho

phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn đọng lại trong kho, nhng cũng làphơng pháp rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thểphân định chính xác hàng hoá dự trữ nào đợc mua với giá nào.

 Phơng pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền:

Đây là phơng pháp tơng đối dễ thực hiện nên thờng đợc áp dụng trong thực

tế, bởi

vì dựa vào sổ sách nhập kho ngời ta dễ dàng tính đợc giá mua bình quân giaquyền và giá trị hàng hoá dự trữ sẽ bằng lợng hàng hoá dự trữ nhân với giá bìnhquân gia quyền ( vì vậy đại lợng giá trị này chỉ là số gần đúng) Giá bình quângia quyền có thể tính bằng công thức sau:

Giá bình quân gia truyền =

Và mỗi lần xuất hàng phải giá hàng hoá theo phơng pháp bình quân giaquyền

Để hiểu rõ hơn về hai phơng pháp trên, ta đi phân tích ví dụ sau : Trongnăm 2006, có các số liệu sau đây về tình hình kinh doanh mặt hàng X của công

Tồn kho: 30000 – 22000 = 8000 ( đơn vị )

Hạch toán bằng các phơng pháp khác nhau, chúng ta sẽ có kết quả nh sau:

PP hạch toán Giá hạch toán

hàng tồn kho

Trị giá hàngtồn kho

Trị giá muavào của hàngbán ra

Các phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ chỉ liên quan đến vấn đề địnhgiá chứ không liên quan đến mặt hiện vật Các chính sách của doanh nghiệp sẽchi phối mặt hàng nào sẽ đợc dùng đợc tiêu thụ trớc ngay khi có yêu cầu Và lợinhuận của doanh nghiệp đợc tạo ra do giá bán cao hơn tổng chi phí để có đợchàng hoá Hạch toán hàng hoá dự trữ là nhằm tính toán chính xác hơn chi phí đó

Các phơng pháp hạch toán “Nhập trớc – xuất trớc” và “Nhập sau xuất ớc” đợc áp dụng nhiều hơn ở doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá lớn và thời gian lukho lâu Về nguyên tắc nên sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc trong thời kỳlạm phát và phơng pháp nhập trớc xuất trớc trong thời kỳ giảm phát Đối vớinhững mặt hàng mà dự trữ đợc xuất hết trong kỳ kinh doanh hoặc ít bị ảnh hởngbởi sự thay đổi của giá cả thì phơng pháp hạch toán theo giá bình quân gia quyền

tr-là đáp ứng đợc yêu cầu và tơng đối tiện lợi, mặc dù có chút khó khăn tr-là mỗi khinhập một lô hàng mới lại phải tính toán lại

Nhìn chung trớc khi lựa chọn phơng pháp hạch toán giá trị hàng hoá dự trựtối u cho doanh nghiệp, các nhà quản trị của doanh nghiệp đã tính toán kỹ vàxem xét tới nhiều vấn đề liên quan nh tình hình lạm pháp, các chính sách củanhà nớc với doanh nghiệp, đặc điểm các ngành hàng của doanh nghiệp,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ.và đa

ra quyết định lựa chọn phơng pháp hạch toán phù hợp và có lợi nhất cho doanhnghiệp.

1.2.3 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế:

Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế là giải quyết mâuthuẫn dự trữ hàng hoá với nhu cầu của sản xuất , của lu thông hàng hoá và tốithiểu hoá chi phí dự trữ hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoácủa doanh nghiệp Vì vậy thực chất của công tác này là tổ chức xây dựng và thựchiện kế hoạch dự trữ hàng hoá sao cho hợp lý, vừa đảm bảo an toàn cho bánra,đảm bảo an toàn cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, vừa thúc đẩy đợcvòng quay của vốn hàng hoá

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế, gồm những nội dung chính sau:

 Chúng ta phải đi xác định những chi phí liên quan đến dự trữ:

- Chi phí kho hàng, bến bãi nh : Chi phí khấu hao nhà kho, bến bãi, khấuhao

các trang thiết bị sử dụng trong kho; chi phí về nhân lực của bộ phận kho;… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

- Chi phí khi mua hàng : Đây chi phí một phần đợc hạch toán từ chi phímua hàng, một phần đợc hạch toán từ chi phí nhập kho,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

- Chi phí phát sinh : Đây là những chi phí có thể là nhìn thấy đợc hoặccũng có thể là những chi phí mà chúng ta không nhìn thấy đợc

- Chi phí vốn đầu t : Cần phải hạch toán đợc chi phí này bởi thờng thì trịgiá hàng hoá tồn kho sẽ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động của doanhnghiệp

- Chi phí do gián đoạn hàng hoá dự trữ khi thiếu hàng hoá phục vụ chosản xuất, thiếu hàng hoá bán ra thị trờng của doanh nghiệp Việc hạch toán đợcchi phí giúp chúng ta nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác quản trị kinh tế

Xác định theo lợng hàng hoá: Dự trữ thấp nhất + lợng hàng hoá nhập/lần.Xác định theo số ngày: Dự trữ thấp nhất (ngày) và khoảng cách giữa 2lầnnhập hàng

- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá thấp nhất: Chỉ tiêu này đợc xác định dựa trênnhững căn

cứ sau : + Lợng hàng hoá bán ra bình quân trong ngày.

+ Lợng hàng hoá bảo hiểm tránh rủi ro hàng hoá về nhập

+ Lợng hàng hoá bán tại quầy

+ Các lợng hàng hoá cần thiết để chuẩn bị cho các khâu chuẩn bị sảnxuất, chuẩn bị bán hàng

- Chỉ tiêu dự trữ bình quân : Đây là chỉ tiêu đợc xác định nh sau:

Dự trữ thấp nhất + Dự trữ cao nhất

dự trữ thấp nhất, mà còn phụ thuộc vào lợng hàng nhập mỗi lần Vấn đề đặt

ra là cần tính lợng hàng nhập đó nh thế nào để đảm bảo đợc các mục tiêu củacung ứng hàng hoá Mô hình dự trữ theo lợng đặt hàng kinh tế cho phép xác địnhlợng hàng nhập tối u mỗi lần để có đợc chi phí nhập hàng và bảo quản là thấpnhất mà vẫn đảm bảo an toàn trong cung ứng Mô hình này đợc áp dụng trongnhững điều kiện nhất định sau:

Lợng hàng cần nhập trong toàn bộ kỳ kinh doanh biết trớc và là một đại ợng không đổi

l-Biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận đợc hàng và thờigian đó không đổi

Lợng hàng của mỗi đơn đặt hàng đợc thực hiện trong một lần nhập và ởmột thời điểm định trớc

Chỉ có hai loại chi phí duy nhất là chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản.Không xảy ra sự thiếu hụt trong kho nếu nh đơn đặt hàng đợc thực hiện

đúng thời gian

Công thức tính :

EOQ =

Trong đó:

- EOQ là lợng hàng nhập mỗi lần (lợng hàng đặt hàng kinh tế);

- Q : Là tổng lợng hàng cần nhập trong kỳ kinh doanh;

- CĐH : Chi phí đặt hàng tính cho một đơn hàng;

- CBQ : Chi phí bảo quản trung bình tính cho một đơn vị hàng hoá trongnăm

 Mô hình dự trữ thời điểm (JIT):

Trong phơng thức kinh doanh JIT ngời công nhân ở công đoạn sản xuất saukhi

nhận đợc sản phẩm của công đoạn sản xuất trớc nếu đạt yêu cầu họ sẽ để lại

1 thẻ Kamban xác nhận chất lợng sản phẩm, có nghĩa là họ đặt sản xuất thêmsản phẩm nh vậy tiếp theo Điều này chứng tỏ Kamban là công cụ quan trọngtrong hệ thống sản xuất kinh doanh của JIT

Các doanh nghiệp Nhật Bản là ngời đầu tiên sử dụng mô hình dự trữ này.Mục tiêu của JIT là vừa đủ

Cho phép giảm thiểu chi phí có liên quan đến cung ứng hàng hoá, đặc biệtlàm cho vốn hàng hoá quay vòng nhanh hơn Tuy nhiên để tránh rủi ro cần có sựhợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp vì trên thực tế nhà cung cấpphảI gánh vác việc dự trữ hàng hoá cho các doanh nghiệp thơng mại

Nhợc điểm:

Các đơn vị bán hàng chỉ đợc và cần phải bán hết một lợng hàng nhất địnhtrong khoảng thời gian định trớc, điều này có thể làm giảm tính chủ động linhhoạt trong kinh doanh

 Mô hình dự trữ “nhập trớc xuất trớc” (FIFO) và “nhập sau xuất ớc” (LIFO) :

tr-Mô hình này gồm có các phơng pháp sau:

Phơng pháp tính theo giá bình quân gia quyền:

Phơng pháp này thờng áp dụng trong thực tế dựa vào số nhập kho, nhờ đóngời ta dễ

dàng tính đợc giá bình quân gia quyền giá trị hàng dự trữ sẽ bằng giá trị ợng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền

l-Giá bình quân gia quyền sẽ bằng tổng giá thành các lần nhập chia cho tổngtrọng lợng các lần nhập

Giá này dùng để đánh giá hàng nhập kho và hàng còn trong kho

Ưu điểm : Phơng pháp này xoá khỏi những chênh lệch của giá mua trongmột thời kỳ, do vậy nó làm cho giá thành ổn định hơn

Nhợc điểm : Phải tính lại giá bình quân gia quyền mỗi khi có hàng nhậpkho với một giá khác

Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO) :

Với phơng pháp này thì hàng hoá xuất ra theo trình tự từ lô hàng đợc nhậpvào đầu tiên sẽ đợc xuất kho trớc, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo Nh vậy, hàng hoá

dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và đợc tính giá mua vào của lô hàng đó

Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO) :

Với phơng pháp này, hàng hoá xuất kho theo trình tự từ lô nhập sau cùngcho đến lô nhập đầu tiên Nh vậy, hàng hoá tồn kho sẽ thuộc lô hàng nhập đầutiên và phảI đợc hạch toán theo giá của lô đó

Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp,

mà chúng ta đã tìm hiểu và phân tích ở trên là cơ sở lí luận quan trọng cho nhữngphân tích, đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

1.3.Những nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp:

Dự trữ hàng hoá là sự cần thiết và yêu cầu khách quan đối với hoạt độngkinh doanh của

doanh nghiệp thơng mại, nhng sự hình thành, duy trì và phân bố dự trữcũng nh quyết định khối lợng dự trữ, các loại dự trữ,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ lại tuỳ thuộc vào cácnhân tố bên trong và bên ngoài khác nhau của mỗi doanh nghiệp

Có thể hình dung theo sơ đồ (sơ đồ 2) sau:

Các nhóm nhân tốNhân

tố sản tố tiêuNhân thôngGiao kiện tựĐiều Tiếnbộ Chínhtrị và Xuấtnhập Trìnhđộ hoá xãVăn

xuất dùng vận tải

nhiên

và đặc

điểmcủahànghoá

khoahọccôngnghệ

phápluật khẩu

quản

lý kinhtế

hội tậpquán

ảnh hởng đến dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp của doanh nghiệp thơng mại

- Quy mô nhu cầu trung

- Thời gian đặt hàng

- Thời gian sản xuất

- Độ dài của kênh bánhàng khác nhau

Các nhóm nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp:

- Các nhân tố sản xuất: bao gồm trình độ chuyên môn hoá sản xuất mặthàng,

quy mô của doanh nghiệp sản xuất, công nghệ áp dụng trong sản xuất, chu

kỳ sản xuất, các cơ sở hiện có của sản xuất cùng mặt hàng và mối quan hệ củadoanh nghiệp

- Các nhân tố tiêu dùng: bao gồm quy mô, khối lợng và cơ cấu tiêu dùng mặt hàng; sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực

và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp thơng mại

- Giao thông vận tải: Sự hình thành và phát triển của các tuyến đờng giaothông và khả năng vận tảI của từng loại phơng tiện giao thông, tốc độ vậnchuyển trung bình Khả năng thông qua của các cảng, ga đầu mối và cơ chế tổchức quản lý vận tảI hàng hoá Mối quan hệ trong vận tải hàng hoá của doanhnghiệp thơng mại

- Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hoá:

Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đKhông chỉ liên quan đến

điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến dự trữ, bảo quản, bảo vệ hànghoá dự trữ

Đặc điểm của hàng hoá là tính chất cơ lý, hoá học của hàng hoá quyết

định điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển, giao nhận, bán hàng của doanhnghiệp thơng mại

- Tiến độ khoa học – công nghệ: Tiến độ khoa học công nghệ mới ảnh hởng tới việc dự trữ, bảo quản, sử dụng các loại hàng hoá Sự xuất hiện cácloại hàng hoá mới, tiến tiến, hiện đại, cũng nh việc xuất hiện của các phơng thứckinh doanh mới, các phơng tiện vận chuyển mới, các thông tin mới cũng ảnh h-ởng tới quy mô và thời gian dự trữ hàng hoá.

- Chính trị và pháp luật: Mức độ dân chủ trong kinh tế nh tự do gia nhập thị trờng, tự do cạnh tranh, quyền đợc tham gia thị trờng khu vực và quốc

tế Sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật và sự nghiêm minh tuân thủ pháp luật.Mâu thuẫn xã hội, tình hình ổn định của đất nớc cũng ảnh hởng tới khối lợng, cơcấu và thời gian dự trữ của hàng hoá

- Xuất nhập khẩu: Cơ chế chính sách xuất nhập hàng hoá, trong đó thuế,hải

quan,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đcó ảnh hởng rất lớn đến lợng hàng hoá nhập khẩu và dự trữ hànghoá cho hoạt động xuất nhập khẩu Chính sách mở cửa, hội nhập về kinh tế quốc

tế,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đđã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của đất nớc

- Trình độ quản lý kinh tế: Trình độ quản lý kinh doanh của các doanhnghiệp thơng mại trong điều kiện chuyển đổi sang cơ chế thị trờng đang là khâutrọng yếu đòi hỏi phải có sự nỗ lực vợt bậc Trình độ quản lý kinh tế có ảnh hởng

đến khai thác tiềm năng kinh tế của đất nớc và khả năng sử dụng nó để táI thiết

đất nớc; sự phát triển kinh tế của đất nớc; mức độ lạm phát và khả năng khắcphục; sự hoàn thiện của cơ chế quản lý kinh tế đặc biệt là các văn bản quy địnhmối quan hệ kinh tế giữa ngời cung ứng với ngời sử dụng, ngời mua và ngời bán

Về tổ chức lu thông , trao đổi hàng hoá và tổ chức kế hoạch hoá quá trình luthông hàng hoá Sự nhận thức lí luận về dự trữ hàng hoá và vấn đề tổ chức thựchiện hoạt động dự trữ ở mỗi doanh nghiệp thơng mại

- Về văn hoá xã hội và phong tục tập quán: Những nhân tố này cũng ảnh hớng tới hoạt động dự trữ hàng hoá

Tóm lại, các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thơng mại có ảnh hởng đến

dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại, đến khối lợng, thời gian và giá trịcủa hàng hoá dự trữ Tuy nhiên , thì còn cần phải xét cả đến các nhân tố bêntrong doanh nghiệp thơng mại

Các nhân tố chủ quan bên trong của doanh nghiệp thơng mại:

Doanh nghiệp thơng mại là ngời quyết định lĩnh vực kinh doanh, thị trờng mục tiêu, nguồn cung ứng và đơng nhiên cũng là ngời quyết định việc dựtrữ hàng hoá của doanh nghiệp theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh,

là đảm bảo hàng hoá phục vụ cho kế hoạch sản xuất, cho khách hàng một cách

liên tục, thuận lợi, không bị gián đoạn, Những nhân tố sau có ảnh hởng lớn đến

dự trữ hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại

- Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thơng mại:Doanh

nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có điều kiện trong cùng một thời điểmnhập đợc nhiều mặt hàng khác nhau và với khối lợng lớn “Buôn tài không bằngdài vốn” Doanh nghiệp thơng mại có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độchuyên môn cao, chuyên nghiệp có nghề, đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh

có kinh nghiệm trên thơng trờng sẽ giúp cho doanh nghiệp thơng mại khai thác

đợc nguồn hàng phong phú và mở rộng đợc thị trờng của doanh nghiệp thơngmại

- Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh là nhân tố quan trọng quyết

định chiến lợc kinh doanh, các kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi và

có hiệu quả kinh tế cao Trình độ quản trị cao và đợc thực tế thơng trờng trảInghiệm giúp cho doanh nghiệp thơng mại sử dụng các yếu tố nguồn lực củamình có cân nhắc, tính toán và tiết kiệm đợc các chi phí sản xuất kinh doanh, rútngắn đợc thời gian luân chuyển hàng hoá, hạn chế đợc rủi ro, thiệt hại trong sảnxuất kinh doanh

- Đặc điểm của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và nhu cầu: Dự trữ hànghoá phải dựa trên đặc điểm của hàng hoá Đặc điểm của nguồn hàng sản xuất,thu mua, vận chuyển, bảo quản, sản xuất , bán hàng Với giá trị của hàng hoácao thấp khác nhau, việc đảm bảo bán đợc hàng dự trữ có cơ cấu giá trị cao sẽquyết định doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp thơng mại, ngợc lại nhữnghàng hoá có giá trị thấp, việc dự trữ không ảnh hởng nhiều đến doanh thu Cầnchú trọng dự trữ những hàng hoá cho những thị trờng có nhu cầu lớn và khôiphục lại dự trữ ấy mất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc nh phảI đặt hàng,phải giao nhận, vận chuyển từ những nơi xa xôi hoặc phải nhập khẩu từ nớcngoài… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

Ngoài những nhân tố trên còn khá nhiều các nhân tố chủ quan khác bêntrong

các doanh nghiệp thơng mại, tuỳ thuộc vào các doanh nghiệp thơng mại cụthể kinh doanh mặt hàng và ở những vùng cụ thể cần phảI tính đến

Chơng 2 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị dự trữ

Ngày 13/7/1968, nhà máy ô tô Ngô Gia Tự(NGT) đợc thành lập theo quyết

định số 8081/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tảI, nhằm mục đích thích ứng vớinhững đổi mới của đất nớc, của ngành giao thông vận tải

Sau 40năm xây dựng và trởng thành, công ty đã 4 lần đổi tên:

Ngày đầu thành lập, công ty có tên gọi là nhà máy Ô tô Ngô Gia Tự

Đến ngày 15/12/1984 theo quyết số 2386/QĐ/TCCB của Bộ giao thôngvận tải, công ty đợc đổi tên thành Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự

Sau đó theo quyết định số 598/QĐ/TCCB ngày 4/5/1993 với tên gọi Nhàmáy Ngô Gia Tự và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993,với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng, phụ kiện của ngành giao thông ,lắp ráp xe gắn máy

Và đến tháng 6/1996, Nhà máy Ngô Gia Tự đợc đổi tên thành: Công ty cơkhí Ngô Gia Tự, thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải

 Quá trình phát triển của công ty:

Lúc đầu thành lập, đó chỉ là 1 xởng nhỏ, sau bao thăm trầm cùng bao tổchức quản lý khác nhau, nó đợc mở rộng và phát triển dần lên thành 1 doanhnghiệp nhà nớc có qui mô lớn nh ngày nay

Hiện tại, công ty có những trụ sở và các phân xởng sản xuất nh sau:

Trụ sở giao dịch và xởng sửa chữa ô tô: 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, HàNội

Trụ sở chính gồm những phòng ban đầu não của công ty và phân xởng Neo,phân xởng Bạc Bimêtal, phân xởng cơ khí thiết bị công trình: Thuộc khu côngnghệ Ngọc Hồi, CN2

Xí nghiệp taxi G và các dịch vụ vận tại khác: Có trụ sở ở 126 Xuân Thuỷ,Cầu Giấy, Hà Nội

Nhà máy lắp ráp ô tô, ở khu công nghiệp Phố Lối Hng Yên, đang trongquá trình đợc xây dựng

Tạm thời trong mấy năm qua, phân xởng lắp ráp ô tô khách vẫn đợc hoạt

động ở địa điểm thuê của công ty V26

Qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty không ngừng phát triển lớnmạnh,là 1 Doanh nghiệp lớn phát triển bền vững, ổn định, mở rộng và phát triển

về sản xuất, cũng nh công tác tìm kiếm mở rộng thị trờng, nâng cao đợc vị thế,

Bằng sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của tập thể lãnh đạo và của toànthể CBCNV công ty, trong những năm qua, đã mang lại cho công ty nhiều thànhtích đáng khích lệ

2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Sửa chữa bảo dỡng ô tô

Kinh doanh taxi G (taxi ga) và các dịch vụ vận tải khác

Ngoài ra,công ty còn cho thuê mặt bằng, văn phòng để tăng doanh thuhàng năm và để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấy thu

bù chi, khai thác các nguồn vật t nhân lực tài nguyên của đất nớc, đẩy mạnh hoạt

động xuất khẩu nhằm tăng thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng vàphát triển kinh tế

Liên doanh và liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc phù hợpvới quy định của pháp luật

Nhập khẩu nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh củacông ty, xuất khẩu thành phẩm các loại phụ tùng ô tô

 Nhiệm vụ của công ty

Thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty trên cơ sở chủ động và chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật.

Tuân thủ quy định của nhà nớc về quản lý hành chính, quản lý nhập khẩu

và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng thơngmại và các hợp đồng liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty

Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu

t đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí cân đối giữa xuất nhập khẩu, đảm bảothực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhànớc

Thực hiện tốt công tác tìm kiếm phát triển thị trờng, xây dựng thơng hiệucho các sản phẩm chủ đạo của công ty

Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lợng sản phẩm docông ty tự sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm

2.1.3 Bộ máy tổ chức nhân sự của công ty.

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là 1 doanh nghiệp nhà nớc có quy mô lớn với bộmáy tổ chức quản lý đợc cơ cấu nh sau :

+ Một Giám Đốc : Phụ trách chung và quyết định mọi công việc trongcông ty

và quản lý các loại định mức vật t, sửa chữa thiết bị Xây dựng quy trình côngnghệ kiểm tra chất lợng sản phẩm

 Phòng kế hoạch : Gồm 6 ngời

Có chức năng và nhiệm vụ là tham mu cho Giám Đốc phơng án mở rộngsản xuất Lên kế hoạch về công tác mua bán, cấp phát vật t cho sản xuất, quản

lý và điều hành sản xuất, quản lý hang hoá có hiệu quả

 Phòng Kinh doanh : Gồm 17 ngời

Phòng kinh doanh có trách nhiệm đảm bảo đầu vào, đầu ra cho việc sảnxuất và bán sản phẩm kinh doanh của công ty Cụ thể nh cung ứng vật t, nguyênvật liệu,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ.kịp thời, đúng qui cách và đảm bảo về mặt chất lợng

Tìm kiếm và phát triển thị trờng, có trách nhiệm bán các sản phẩm kinhdoanh của công ty.

Xây dựng giá thành, giá bán sản phẩm

Đây là phòng đóng vai trò rất quan trong trong quá trình kinh doanh của công ty

bộ công nhân viên, tổng hợp số liệu công ty, tham mu về hành chính, quản lý sốliệu, hồ sơ, văn phòng phẩm

 Phòng kế toán tài chính : Gồm 4 ngời

Tham mu cho Giám Đốc về công tác tài chính và kế toán của công ty, phântích hoạt động tài chính của công ty hàng năm hoặc từng thời kỳ

 Ban dịch vụ : Cung cấp dịch vụ cho các đơn vị bên ngoài

Ngoài ra còn có tổ chức công đoàn, bảo vệ cho quyền lợi của ngời lao động,

Đang uỷ công ty, bảo vệ, phòng y tế,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đnhằm đảm bảo cho bộ máy công ty hoạt

động hiệu quả

 Cơ cấu tổ chức sản xuất:

- Phân xởng lắp ráp ô tô: Lắp ráp các loại xe khách 29 chỗ ngồi, 22 chỗngồi

- Ban neo: Sản xuất các loại neo dự ứng lực

- Xí nghiệp bạc Bimetal: Sản xuất các loại bạc nhíp phục vụ cho các việcsản xuất các loại phụ tùng ô tô

- Phân xởng cơ khí thiết bị công trình: Làm giảI phân cách các loại tônsóng, các phụ kiện kết cấu thép cũng nh các sản phẩm cơ khí khác

- Phân xởng cơ điện: Sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ chiếu sáng chocác phòng ban, phân xởng toàn bộ công ty, chế thử các sản phẩm mới khi đa vàosản xuất chính thức, đào tạo và bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân kỹthuật để cung cấp cho các đơn vị

- Xí nghiệp ô tô xe máy: Nhiệm vụ là bảo dỡng ô tô, xe máy

CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688

Phân x ởngNeo

Xí nghiệp Bạc Phân x ởngCơ điện

Dụng cụ

Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự

CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688

Bảng …: Cơ cấu lao động của công ty 2004-2006 : Cơ cấu lao động của công ty 2004-2006.