HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG đề TÀI LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Do đó các cuộchọp, hội nghị, hội thảo là một yếu tố quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanhnghiệp nào hiện nay…Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo là nơi mà bầu không khí vàvăn hoá của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

12 Nguyễn Thị Hậu 19D210152 Chương 2 mục 2

13 Lê Thị Thanh Hiền 19D210014 Chương 1

14 Lãnh Thị Hoa 19D210225 Lên đề cương + Chương 2 mục

1 + Mở đầu, kết luận

15 Bùi Thị Huê 19D210226 Chương 3 mục 1

16 Nguyễn Thị Hương 19D210089 Chương 2 mục 2 + Tổng hợp

Word

17 Nguyễn Thị Ngọc Hường 19D210020 Chương 2 mục 2

18 Nguyễn Đức Huy 19D210016 Thuyết trình

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU _4NỘI DUNG _5CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

1 Những vấn đề chung về tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo. _51.1 Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp, hội nghị, hội thảo. _51.2 Khái niệm và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo: _51.3 Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo _5

2 Quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo. _52.1 Công tác chuẩn bị 52.2 Tiến hành cuộc họp _8CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN 10

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen _101.1 Lịch sử hình thành và phát triển 101.2 Cơ cấu tổ chức 11

2 Công tác tổ chức hội nghị khách hàng của công ty cổ phần sản xuất Mizen 112.1 Mục đích, ý nghĩa của hội nghị _112.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị _122.3 Tiến hành tổ chức hội nghị 172.4 Sau khi kết thúc cuộc họp _22BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC SAU HỘI THẢO _22CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 23

1 Ưu nhược điểm trong công tác tổ chức hội nghị _231.1 Ưu điểm _231.2 Nhược điểm 23

2 Kiến nghị giải pháp giúp cho công tác tổ chức hội nghị của công ty cổ phần Mizen _24PHẦN KẾT LUẬN 26

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xã hội kinh doanh phức tạp ngày nay, mỗi cá nhân hầu như không thể cóđầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để đưa ra tất cả các quyết định Do đó các cuộchọp, hội nghị, hội thảo là một yếu tố quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanhnghiệp nào hiện nay…Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo là nơi mà bầu không khí vàvăn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói vớiđội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” Có những cuộchọp nhỏ mang tính chất nội bộ không tốn quá nhiều thời gian tiền bạc, những cũng cónhững cuộc họp hay hội nghị đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước Tổ chức cuộc họp,hội thảo, hội nghị thành công không phải là một chuyện đơn giản nếu không có nhữngbước chuẩn bị thật kỹ càng Để có một doanh nghiệp có một chương trình hội nghị, hộithảo thành công bộ phận Hành chính văn phòng cần phải làm tốt những công việc như:Xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê đượcmột địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức;

kế hoạch khi kết thúc chương trình

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác chuẩn bị, tổ chức cho một cuộc họp hội nghị, hộithảo, nhóm 3 quyết định sẽ nghiên cứu công tác tổ chức hội nghị khách hàng của Công

ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen – Hãng sơn X-paint với chủ đề “Chia sẻ kinhnghiệm – Hợp tác thành công” Là một sự kiện thường niên, tổ chức bài bản có thể họchỏi được nhiều thứ

Đề tài được thực hiện với sự hướng dẫn của cô Ngô Thị Mai - Giảng viên bộ mônQuản trị hành chính văn phòng Vốn là một đề tài rộng và phức tạp do vậy bài viếtkhông tránh khỏi những thiếu sót Nhóm em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa cô!

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Những vấn đề chung về tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

1.1 Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo là một hoạt động không thể thiếu ở cácdoanh nghiệp mà thông qua đó để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hìnhthức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thôngsuốt

Cuộc họp, hội nghị, hội thảo là nơi để phát huy quyền làm chủ của mỗi ngườithông qua việc bày tỏ quan điển, bàn bạc đóng góp ý kiến… Thông qua hội họp, hộinghị, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng, quan điểm được thừanhận Không những vậy, đó còn là nơi bàn bạc, triển khai các quyết định, tháo gỡ khókhăn, phát hiện phổ biến những khuyết điểm, những lệch lạc trong quản lý, trongnhiệm vụ, từ đó có biện pháp khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm, thúc đẩy sựphát triển

1.2 Khái niệm và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo:

 Họp: là sự tập họp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết công việcchung

 Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quantrọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyếtnghị hay quyết định

 Hội thảo: là một dạng họp để thảo luận những vấn đề có tính chất khoa học

1.3 Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

 Phương pháp truyền thống: mời các đại biểu họp tại phòng họp hoặc trênhội trường

 Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng internet

 Phương pháp sử dụng cáp quang: cầu truyền hình, hội nghị từ xa

2 Quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

2.1 Công tác chuẩn bị

2.1.1 Xác định mục tiêu cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

Mỗi cuộc họp có tính chất và mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt cuộc họp thìcần phải xác định được mục tiêu của cuộc họp đó Trong doanh nghiệp, cáccuộc họp thường có mục tiêu như sau:

 Họp để phát triển: thông qua cuộc họp, hội nghị để phổ biến các chủ trương,chính sách, đường lối, các chương trình, kế hoạch hành động nhằm nâng caotrình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đườnglối đó

 Họp để trao đổi thông tin: thông qua cuộc họp trao đổi tin tức, tình hình hoạtđộng của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức

 Cuộc họp mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến vềcác chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo cóthông tin về hành động thống nhất trước khi triển khai

 Họp để bàn bạc, giải quyết vấn đề: tập thể thảo luận một số vấn đề cục thể

để đi đến nhất trí ra quyết định tập thể Hoặc tập thể thảo luận một hoặc một

số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó đểđưa ra quyết định

I.1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

a Xác định thành phần tham dự cuộc họp

- Lập danh sách các thành phần tham gia cuộc họp

- Trình chủ tọa hoặc nhà quản trị văn phòng xem và ký duyệt

- Thông báo và gửi giấy mời đến từng tại biểu

Chú ý, việc gửi giấy mời phải được hoàn thành trước khi cuộc họp diễn ra,trong những trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau.Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung của cuộc họp chính xác và thậntrọng Trong trường hợp thành phần của cuộc họp có người nước ngoài tham dự, cầnliên hệ và thông báo cho bộ phận đối ngoại, cơ quan an ninh và cơ quan ngoại giao

b Xây dựng chương trình cuộc họp

- Là quá trình xác định các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động vàthời gian tối thiểu, thời gian tối đa cho từng hoạt động.

- Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu,đọc báo cáo…

- Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huống độtxuất xảy ra trong cuộc họp

c Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp

 Bố trí bàn ghế:

- Đối với các cuộc họp nhỏ, địa điểm thường là các phòng họp ở tại doanhnghiệp Phòng họp cần được bố trí sẵn bàn ghế đầy đủ và thường được bố trí theo kiểuhình tròn, chữ nhật, hình elip để tương ứng với tính chất trao đổi

- Với những cuộc họp lớp, cần tổ chức ở hội trường Ngoài bục diễn giả còn cóthêm bàn của chủ tịch đoàn, chủ tịch tọa và bộ phận thư ký

Trường hợp có những khách mời quan trọn thì nên chuẩn bị các tấm biển ghi rõ

họ tên, chức danh của từng người để nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự

 Trang trí phòng họp: Theo đúng lễ nghi quy định tùy tính chất cuộc họp

 Trang thiết bị: Hệ thống ánh sáng, âm thanh phải được chuẩn bị chu đáo

( có phương án dự phòng khi mất điện), phông màn chiếu, máy in, máyfax, cabin, máy giao dịch, điện thoại ( khi có người nước ngoài tham dự)

…

d Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

- Chuẩn bị bài phát biểu trình bày tại cuộc họp

- Chuẩn bị các văn bản liên quan trong cuộc họp lấy ý kiến và gửi tới ngườitham dự trước cuộc họp

- In ấn, sắp xếp đầy đủ các văn bản có liên quan trước khi cuộc họp tiến hành vàphải được kiểm tra cẩn thận, tránh sai sót

e Phối hợp tổ chức cuộc họp.

Các bộ phận phối hợp bao gồm: bộ phận quản trị đời sống, bộ phận lễ tân, bộphận bảo vệ,

Với các cuộc họp diễn ra nhiều ngày, cần phối hợp sắp xếp nước uống, bữa

ăn nhẹ, bữa ăn chính, chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại, hoạt đọng giải trí,chuẩn bị phần thưởng, quà tặng, thiết bị phục vụ cuộc họp…

f Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp

Căn cứ vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp để lập dự toán kinh phí Cầnphải giải quyết các thủ tục tạm ứng kinh phí và việc sử dụng kinh phí phải đượctheo dõi bằng sổ sách, có hóa đơn và chứng từ hợp lệ để phục vụ cho việc quyếttoán sau này

2.2 Tiến hành cuộc họp

2.2.1 Kiểm tra lại công tác chuẩn bị

Kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu cuộc họp ít nhất 30 phút,bao gồm:

 Kiểm tra lại địa điểm cuộc họp

 Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị

 Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế

 Kiểm tra công tác lễ tân

 Kiểm tra lại công tác chuẩn bị tài liệu và bàn đón tiếp

Nếu phát hiện ra sai sót khi kiểm tra cần báo ngay với những người có tráchnhiệm, trong phạm vi quyền hạn của mình tìm cách giải quyết

2.2.2 Đón tiếp đại biểu

- Bố trí bàn đón tiếp đại biểu ngay ở cửa chính ra vào của phòng họp, có biểnghi rõ

- Hướng dẫn các đại biểu ngồi đúng vị trí

- Trong thời gian chờ khai mạc, nên bố trí ti vi, tranh ảnh, sách báo tuyêntruyền, văn nghệ…

2.2.3 Điều hành chương trình cuộc họp:

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu (khi giới thiệu cần chú ý thứ tự theo chức

vụ hoặc theo vị trí chỗ ngồi)

- Thông báo chương trình cuộc họp

- Giới thiệu người đọc báo cáo, tham luận

- Điều hành việc thảo luận (nếu được phân công)

- Điều hanh việc nghỉ giữa giờ

2.2.4 Ghi biên bản cuôc họp

Các thông tin đầy đủ bao gồm:

 Thời gian bắt đầu cuộc họp

 Địa điểm cuộc họp

 Thành phần cuộc họp

 Số đại biểu được triệu tập, số có mặt, số vắng mặt

 Chủ tọa, chủ tịch đoàn, thư ký

 Nội dung và diễn biến cuộc họp

 Các ý kiến phát biểu, thảo luận

 Các kết luận của cuộc họp

 Kết quả bầu cử (nếu có)

 Thời gian kết thúc cuộc gọp

2.2.5 Sau khi kết thúc cuộc họp

- Thu thập tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp: chương trình, báo cáo tổngkết các bản tham luận, báo cáo tổng hợp, các ý kiến trao đổi, các văn bản về bầu

cử (nếu có), biên bản cuộc họp

- Kiểm tra và trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trảlại trang thiết bị

- Thu thập hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp

- Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị trên tinhthần nội dung thảo luận đã nhất trí

- Đánh giá lại buổi hội thảo Sau khi đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo sẽrút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị

CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen tiền thân là Công ty TNHH đầu tư

và phát triển xây dựng Minh Huyền được thành lập vào ngày 15/03/2004

Nắm bắt được xu hướng phát triển của ngành xây dựng nói chung và nhu cầu

về các sản phẩm sơn hệ nước nói riêng, năm 2011 Ban giám đốc công ty quyết địnhxây dựng mở rộng khối văn phòng làm việc và nhà máy sản xuất tại khu công nghiệpNguyên Khê, Đông Anh, Hà Nội trên diện tích đất gần 15.000 m2

Và đến tháng 02/2012, Nhà máy chính thức được đưa vào hoạt động Chưadừng lại ở đó, vào tháng 06/2013, Ban lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đầu tư mởrộng quy mô nhà máy sản xuất và đưa vào vận hành hệ thống dây chuyền II

Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, thương hiệu sơn X-PAINT đã đượckhách hàng trong và ngoài nước đón nhận với sự tin tưởng về chất lượng, sự hài lòng

về dịch vụ cũng như ưu thế cạnh tranh về giá thành Với những nỗ lực không ngừngcủa tập thể CBCNV hệ thống bán hàng sơn X-PAINT đã phát triển lên đến 20 Nhàphân phối và hơn 300 đại lý chính thức

Song song với việc phát triển hệ thống kênh phân phối, việc bán hàng dự áncũng là một thế mạnh của Công ty Đến nay, Ban dự án công ty đã thực hiện triển khaithi công và bàn giao đưa vào sử dụng hàng trăm dự án lớn nhỏ trên khắp cả nước nhưtòa nhà Keangnam, Khu đô thị Trung Hòa – Nhân Chính, Khu đô thị Định Công…

Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, đến nay thương hiệu X-PAINT đã cómặt tại khắp các tỉnh thành trên cả nước và một số thị trường quốc tế như Lào,Campuchia,…

Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất kinhdoanh sơn hệ nước tại Việt Nam, Ban lãnh đạo Công ty đã không ngừng đổi mới, nângcao kỹ thuật công nghệ nhằm mang lại giá trị tốt nhất cho người tiêu dùng cũng nhưsức cạnh tranh về giá thành sản phẩm trên thị trường

1.2.Cơ cấu tổ chức

Công ty cổ phần sản xuất và phát triển Mizen áp dụng mô hình cơ cấu theochức năng trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơquan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người

am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

2 Công tác tổ chức hội nghị khách hàng của công ty cổ phần sản xuất Mizen

2.1 Mục đích, ý nghĩa của hội nghị

 Mục đích hội nghị: Chia sẻ tới khách hàng và các đại diện của các đại lýchính thức của công ty những kết quả đã đạt được trong năm 2018 và những

kế hoạch, mục tiêu của X-Paint trong năm 2019 đồng thời để đáp lại sự tintưởng của khách hàng – thay lời cảm ơn sâu sắc đến những khách hàng đãgắn bó với Công ty trong suốt thời gian cùng hợp tác, phát triển.Hội nghị nàyđược tổ chức cũng là nơi để khách hàng có thể trình bày những ý kiến, nêu ranhững quan điểm để những đóng góp đó có thể giúp công ty ngày càng pháttriển hơn trên con đường sắp tới.

 Ý nghĩa hội nghị: Hội nghị khách hàng mang ý nghĩa gắn kết, tạo mối quan

hệ bền chặt giữa doanh nghiệp với khách hang

2.2.Kế hoạch tổ chức hội nghị

2.2.1 Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia hội nghị

 Thời gian: 8h00 Chủ Nhật, ngày 17 tháng 03 năm 2019.

 Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện Diệp Linh Plaza, Km12, Quốc lộ 3,Thị trấn Đông Anh, TP Hà Nội

 Thành phần tham dự:

 Hơn 200 nhà phân phối, đại lý cùng các đối tác của sơn X-Paint trêntoàn quốc

 Ban lãnh đạo công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen

 Một vài vị khách mời đặc biệt

2.2.2 Chương trình hội nghị

Tổng quan lịch trình diễn ra các hoạt động của hội nghị:

STT Thời gian Nội dung chương trình Người thực hiện

1 8h00 - 9h00  Đón tiếp đại biểu, khách mời Ban lãnh đạo

Bộ phận lễ tân

2 9h00 – 9h10  Diễn văn khai mạc hội nghị MC

3 9h10 – 9h20  Chương trình văn nghệ NS Duy Dương

4 9h20 – 9h40  Video hoạt động 15 năm của công

ty sơn X-Paint

 Giới thiệu đại biểu của công ty và

MC

đại diện của nhà phân phối, đại lý chính thức của công ty

5 9h40 - 10h  Đánh giá tổng kết công tác hoạt

động sản xuất kinh doanh năm 2018

 Định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2019

Ông NguyễnVăn Tuấn- Tổnggiám đốc Công

ty

6 10h - 10h15  Tổng kết kinh doanh năm 2018

 Mục tiêu 2019 về hoạt động kinh doanh truyền thông của công ty

Bà Bùi Lan Phương- Trưởngphòng kinh doanh

7 10h15 - 10h30  Chia sẻ về quy trình công nghệ hệ

thống kiểm soát chất lượng sản phẩm, giới thiệu về các sản phẩm của công ty

Ông Phạm Văn Hùng- Giám đốcsản xuất

8 10h30 - 10h45  Chia sẻ, góp ý của khách mời

9 10h45 - 11h00  Tặng quà tri ân cho khách hàng tiêu

2.2.3 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội nghị

 Người chịu trách nhiệm: Bộ phận hành chính của công ty sơn X-Paint và Bộphận quản lý thiết bị tại Diệp Linh Plaza

 Bố trí hội nghị : Hội nghị sẽ bố trí bàn tròn để dễ dàng với những cuộc tròchuyện của khách hàng Phía trên là máy chiếu và bục đứng của diễn giả

13

 Vị trí khách mời: Bố trí những khách mời chỗ ngồi phù hợp, các bàn của kháchmời có ghi số thứ tự các bàn Chỗ ngồi của ban lãnh đạo và những đại biểuđược sắp xếp gần khán đài và có ghi bảng “Bàn đại biểu” Chuẩn bị phiếu đăng

kí và hướng dẫn khách mời ngồi đúng vị trí để không xảy ra sai sót

 Trang trí phòng: Hội nghị được trang trí theo hai hướng sang trọng, bắt mắt vớigam màu vàng sữa tươi sáng rất phù hợp với chủ đề của hội nghị Bục đứngcủa diễn giả được trạng trí bằng hoa

14