Tài liệu Bài giảng Quản trị nhân sự.Chương 6 doc

Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên.. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc: - Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp

CH ƯƠNG 6: NG 6:

CÔNG VIỆC

NỘI DUNG

1 Khái niệm và vai trò của đánh giá

thực hiện công việc

2 Nội dung và trình tự thực hiện

3 Các phương pháp đánh giá tình

hình thực hiện công việc

4 Các điểm cần lưu ý trong đánh giá

tình hình thực hiện công việc của nhân viên

5 Phỏng vấn đánh giá thực hiện

công việc

1.Khái niệm và vai trò của đánh giá

thực hiện công việc.

Khái niệm:

Đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra.

Vai trò của đánh giá thực hiện công việc:

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, các doanh nghiệp mới

có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên.

- Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên

- Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng

kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.

2 Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực

Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân viên về :

- Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì.

- Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ( Căn cứ vào bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc)

Là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau.

2 Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực

hiện công việc được tiến hành theo ba bước(tt)

làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.

d Cung cấp thông tin phản hồi:

Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc Các công việc rất đa dạng và phức tạp nên cần

sử dụng những phương pháp thích hợp

Ghi ch u

Khối lượng công việc hoàn thành

Chất lượng thực hiện công việc

Hành vi, tác phong trong công việc

Tinh thần hợp tác

Khả năng và triển vọng

….

Tổng hợp kết quả

3- Các phương pháp đánh giá tình hình

thực hiện công việc.

2- Xếp hạng luân phiên.

Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên

là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc .

Cách thực hiện:

- Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá.

- Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất.

II- Các phương pháp đánh giá tình hình

thực hiện công việc.

3- So sánh cặp.

Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc sắp xếp nhân viên theo

phương pháp sắp xếp, có hiệu quả cao hơn Đối với mỗi yêu cầu (hay điểm) chính yếu như số lượng và chất lượng công việc Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong từng cặp Ví dụ

Theo kết quả so sánh trên, nhân viên A được đánh giá tốt nhất, nhân viên C bị đánh giá kém nhất

II- Các phương pháp đánh giá tình hình

thực hiện công việc.

4- Phê bình lưu giữ

Theo phương pháp này cán bộ nhân sự lưu giữ lại một số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực hiện công việc của mỗi nhân viên, sau khoảng thời gian 6 tháng , cán bộ nhân sự gặp nhân viên để bàn về việc thực hiện công việc của nhân viên, nhắc lại các rắc rối hay trục trặc đó, và kiểm tra xem nhân viên có tự giải quyết được các rắc rối trục trặc đó chưa.

Ưu điểm của phương pháp này là nó yêu cầu các cán bộ nhân sự phải luôn luôn nhắc nhở đến các rắc rối, các trục trặc trong việc thực hiện công việc của nhân viên

và từ đó có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên, tìm cách loại trừ các sai sót của họ trong thực hiện công việc.

II- Các phương pháp đánh giá tình hình

thực hiện công việc.

5- Phương pháp mẫu tường thuật.

Cán bộ nhân sự yêu cầu nhân viên dưới quyền mô tả, tường thuật lại việc thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền nhằm

sơ bộ đề ra mục tiêu, kế hoạch hành động và khuyến khích sao cho nhân viên làm việc có thể vượt các tiêu chuẩn mẫu

•Họ tên nhân viên:

• Công việc:

• Bộ phận:

• Giai đoạn đánh giá từ: đến:

Bảng kiểm soát các yếu tố an toàn Hành vi tích cực Hành vi tiêu cực

II- Các phương pháp đánh giá tình hình thực

hiện công việc.

6- Phương pháp phối hợp.

Phương pháp này phối hợp những ưu điểm của phương pháp mẫu tường thuật phê bình và cho điểm Trình tự thực hiện như sau:

Xác định các điểm mấu chốt và rắc rối trong công việc

Chia các điểm mấu chốt và rắc rối thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm là một đại lượng

Với mỗi đại lượng cần được đánh giá chia theo nhiều mức khác nhau, phân loại từ mức kém nhất đến mức tốt nhất

Ở mỗi mức có minh họa giải thích bằng điểm mấu chốt hoặc rắc rối trong thực hiện công việc

Ưu điểm của phương pháp này là: Tiêu chuẩn đánh giá được chọn lọc chính xác, rõ ràng, dễ hiểu Cung cấp thông tin nhận xét, đánh giá về người thực hiện công việc nhanh chóng Các đại lượng đánh giá độc lập với nhau và phù hợp với thực tế.

III- Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình

hình thực hiện công việc của nhân viên

1- Những lỗi thường mắc khi thực hiện đánh giá công việc.

- Tiêu chuẩn không rõ ràng: Cần phân biệt rõ yêu cầu ở mỗi mức: xuất sắc, khá, trung bình, kém là gì Làm được những việc gì, kỹ năng cụ thể ra sao thì xếp vào loại xuất sắc

- Thiên kiến: Thể hiện khi đánh giá chung, việc thực hiện công việc của

nhân viên, cán bộ nhân sự chỉ căn cứ trên một tiêu chuẩn nào đó hoặc một nét chính nào đó

- Xu hướng trung bình: Xu hướng đánh giá nhân viên về mức trung bình, không có người xuất sắc, cũng không có người quá kém

- Xu hướng cực đoan: Cán bộ nhân sự có xu hướng đánh giá nhân viên theo cách quá cao hoặc quá thấp Tất cả nhân viên đều được đánh giá tốt

cả hoặc kém cả

- Định kiến: Xu hướng để cho các yếu tố khác biệt về cá nhân như tuổi tác, màu da, giới tính ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc

III- Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình hình

thực hiện công việc của nhân viên.

2 Một số biện pháp cơ bản để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên

a Tiến hành đánh giá việc thực hiện công việc thường xuyên Nêu

ra được nhân viên làm tốt, các nhận xét về đánh giá việc thực hiện công việc sẽ làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc Nếu

họ làm chưa tốt, họ sẽ có cơ hội tìm hiểu về các thiếu sót của họ

và họ sửa chữa để hoàn thành nhiệm vụ của mình

b Cán bộ nhân sự cần thể hiện họ là người hiểu biết, quan tâm đến công việc của nhân viên được đánh giá Giữa giám thị và nhân viên cần có sự nhất trí về những trách nhiệm chính cần thực hiện trong công việc

c Cán bộ nhân sự cần phối hợp với nhân viên, đề nghị họ cũng tham gia vào việc hoạch định công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ những sửa đổi trong việc đánh giá

d Đào tạo, huấn luyện cán bộ nhân sự trong công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá

III- Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình hình

thực hiện công việc của nhân viên.

3 – Một số “ mẹo”:

với nhân viên:

bạn

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.

1- Mục đích của phỏng vấn.

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.

Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau.

1 Thoả mãn - thăng tiến.

Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với nhân viên về kế hoạch nghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những công việc, chức vụ và yêu cầu cao hơn.

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc

2 Thoả mãn không thăng tiến : Nhằm duy trì và nâng cao kỹ

năng thực hiện công việc của nhân viên.

Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với các nhân viên đã

hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội thăng tiến do các nguyên nhân:

- Nhân viên đã đạt được điểm hoặc mức cao nhất trong các cuộc thi.

- Không có chức vụ trống.

- Do hạn chế về trình độ giáo dục đào tạo của nhân viên.

- Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiến.

Vì việc thực hiện công việc của nhân viên đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nên người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khen thưởng thích hợp.

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.

3 Không thoả mãn - điều chỉnh:

Loại phỏng vấn này áp dụng đối với những nhân viên

không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công

việc Có hai cách giải quyết:

- Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót

của họ trong thực hiện công việc.

- Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lại hoạt

động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họ sang thực hiện công việc khác, đơn giản

nhất hoặc phải cho nghỉ việc.

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công

việc

2- Chuẩn bị phỏng vấn.

Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu

quả phỏng vấn Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:

1 Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết.

Nghiên cứu bên mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn

mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất

2 Chuẩn bị cho nhân viên:

Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần thời gian phỏng vấn

Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên

liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người

bị phỏng vấn

Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội

dung chủ yếu cho họ biết được những điểm chính của họ

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công

- Im lặng nghe họ nói một cách chăm chú, không ngắt lời họ

- Sử dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ?

- Đặt câu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sản xuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không?

- Sử dụng các câu khuyến khích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa

- Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Những vấn đề mà ông không muốn làm cho công ty là gì ?

- Nhắc lại câu trả lời cuối cùng của nhân viên và đặt thành câu hỏi Ví dụ: Khi nhân viên nói:"Tôi không nghĩ là tôi làm xong công việc " Phỏng vấn viên có thể hỏi: " Ông không nghĩ là ông có thể làm xong công việc, tại sao thế ?

TRÁCH NHIỆM ĐÁNH GIÁ

1 Cấp trên trực tiếp (Immediate supervisor)

2 Cấp dưới (Subordinates)

3 Đồng nghiệp (Peers)

4 Đánh giá nhóm (Group appraisal)

5 Tự đánh giá (Self-appraisal)

6 Tổng hợp (Combinations