Slide thuyết trình hảo luận và chia sẻ kinh nghiệm trong việc lập định mức, quản lý nguyên phụ liệu, hạch toán kế toán, lập báo cáo quyết toán

- Việc tính toán định mức thực tế sử dụng, đa số các doanh nghiệp đều tính toán bao gồm cả chi phí sản phẩm hỏng, nguyên vật liệu hỏng, lỗi lúc nhập về và cả các nguyên vật liệu hỏng tro

14 Thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm trong việc lập định mức, quản lý

nguyên phụ liệu, hạch toán kế toán, lập

báo cáo quyết toán.

14.1 Lập định mức

- Trước khi thực hiện sản xuất, doanh nghiệp xây dựng định mức kỹ thuật đối với từng mã sản phẩm Ví dụ: sơ đồ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật …

- Căn cứ số lượng sản phẩm theo từng đơn đặt hàng,

từ đó xác định số lượng nguyên liệu cần thiết theo định mức kỹ thuật

- Đối chiếu số lượng nguyên liệu thực tế xuất kho trong kỳ với số lượng nguyên liệu cần thiết theo định mức kỹ thuật, để xác định định mức thực tế

- Việc xây dựng định mức tiêu hao và quản lý sử dụng nguyên liệu, vật tư của các doanh nghiệp cũng khác nhau

14.1 Lập định mức

- Việc xây dựng định mức thiết kế ban đầu đối với các mã sản phẩm tương tự có thể giống nhau, nhưng thực tế chất liệu cấu tạo

có thay đổi theo yêu cầu

- Việc tính toán định mức thực tế sử dụng, đa số các doanh nghiệp đều tính toán bao gồm cả chi phí sản phẩm hỏng, nguyên vật liệu hỏng, lỗi lúc nhập về và cả các nguyên vật liệu hỏng trong quá trình lưu trữ, sản xuất Việc tính toán tổng tiêu hao nguyên vật liệu bao gồm cả sản phẩm hỏng, nguyên vật liệu hỏng, lỗi mà không tính toán định mức theo mức hao hụt cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dẫn đến thất thoát một tiền thuế tương ứng với phần nguyên vật liệu, sản phẩm hư hỏng

do việc quản lý của doanh nghiệp không chặt chẽ, lơ là, buông lỏng

14.1 Lập định mức

- Một số trường hợp đặc biệt, các mặt hàng có sự thay đổi chất lượng đầu vào qua quá trình lưu trữ và sử dụng (như độ ẩm, thời tiết ) hoặc chất lượng nguyên liệu không đồng đều do có nguồn gốc từ tự nhiên không phải sản phẩm sản xuất công nghiệp (sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, khoáng sản, ) việc xây dựng định mức chưa tách số hao hụt tự nhiên, chưa điều chỉnh định mức sát với hao hụt thực tế phát sinh theo từng lô hàng nhập kho, xuất kho.

- Việc lưu giữ các tài liệu xây dựng định mức chưa được đầy đủ, các trường hợp sản xuất theo dây chuyền tự động hóa khép kín số liệu tiêu hao nguyên vật liệu cũng không được lưu giữ đầy đủ

14.1 Lập định mức

- Việc lập định mức cố định đối với các vật tư đóng gói là không phù hợp, không phản ánh đúng tình trạng sử dụng vật tư đóng gói Do yêu cầu đóng gói của khách hàng khác nhau, hay điều kiện đóng gói hàng hóa cho cùng một mã sản phẩm cũng không cố định Các loại vật

tư, bao bì đóng gói được nhập khẩu như pallet, túi khí chèn hàng, tấm bìa carton lót hàng, bọ kẹp dây đai, dây đai buộc hàng, lượng sử dụng luôn khác nhau nếu không điều chỉnh theo định mức thực tế sử dụng thì tổng tiêu hao không chính xác Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau mà đa số các doanh nghiệp không điều chỉnh định mức thực tế sử dụng cho các loại vật tư này.

14.1 Lập định mức

- Tương tự các nguyên vật liệu dùng chung trong sản xuất cho nhiều sản phẩm khác nhau như hóa chất, dầu mỡ sản xuất, băng dính, việc xây dựng định mức thường không chính xác.

14.2 Quản lý nguyên phụ liệu

- Xây dựng danh mục mã nguyên liệu, vật tư:

mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, đơn vị tính, mã HS.

- Thống kê nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo

tờ khai nhập khẩu / đối chiếu với nguyên liệu, vật tư hạch toán kế toán - nhập kho.

- Đối chiếu nguyên liệu xuất kho giữa kế toán

- kho - nguyên liệu cần thiết theo định mức kỹ thuật.

14.2 Quản lý nguyên phụ liệu

- Đối chiếu nguyên liệu tồn kho giữa kế toán - kho.

- Kiểm tra và xác định các yếu tố phải cộng, phải trừ khi xác định tồn thực tế nguyên phụ liệu như nguyên liệu giao, nhận gia công trong nước; nguyên phụ liệu đi đường; hàng gửi bán và nguồn gốc nguyên vật liệu; thời điểm hạch toán

kế toán với thời điểm khai báo hải quan.

14.3 Hạch toán kế toán

- Quản lý và theo dõi nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, sản phẩm xuất khẩu trên hệ thống sổ kế toán theo các quy định về chế độ kế toán của Bộ Tài chính và theo nguồn nhập kho (nhập khẩu hoặc mua trong nước)

- Nguyên liệu, vật tư có nguồn gốc nhập khẩu được theo dõi chi tiết theo từng loại hình trong kỳ (nhập gia công, nhập sản xuất xuất khẩu, nhập kinh doanh, nhập lại nguyên vật liệu sau sản xuất ) đã khai trên tờ khai hải quan và chứng từ nhập kho trong kỳ

- Lập và lưu trữ sổ chi tiết đối với nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo chứng từ hàng hoá nhập khẩu;

để sản xuất

14.3 Hạch toán kế toán

Doanh nghiệp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ, cuối

kỳ, không phản ánh hàng xuất trong kỳ

Hiện nay, để giảm thiểu công việc phát sinh hàng ngày, đa số các doanh nghiệp đều lựa chọn phương pháp kiểm kê cuối kỳ trong hạch toán hàng tồn kho

14.3 Hạch toán kế toán

+ Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho có thể tính được bất kỳ thời điểm nào

Trị giá hàng tồn kho CK = Trị giá hàng tồn kho ĐK + Trị giá hàng nhập kho kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

14.3 Hạch toán kế toán

- Hệ thống tài khoản theo dõi:

Thông thường các doanh nghiệp lập tài khoản chi tiết cấp 4, 5 chi tiết theo đối tượng nguyên vật liệu chính; nguyên vật liệu phụ, nguyên vật liệu thay thế…

Do đặc thù loại hình các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu phát sinh nhiều loại nguyên vật liệu cấu thành nên thành phẩm và do yêu cầu quản lý cho nên rất hiếm có trường hợp doanh nghiệp lập tài khoản chi tiết theo dõi đối tượng chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu hoặc chi tiết theo nguyên vật liệu nhập khẩu, nguyên vật liệu mua trong nước

14.3 Hạch toán kế toán

- Hạch toán nguyên vật liệu:

Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn nguyên tắc hạch toán xác định theo giá gốc của nguyên vật liệu Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm giá thực tế của nguyên vật liệu, chi phí mua nguyên vật liệu Có trường hợp doanh nghiệp chỉ áp dụng tính giá gốc đối với giá thực tế của nguyên vật liệu còn chi phí mua nguyên vật liệu được tính theo phương pháp phân bổ

14.3 Hạch toán kế toán

- Khi phát sinh nhập khẩu nguyên vật liệu:

Hầu hết các doanh nghiệp đều hạch toán ghi nợ tài khoản nguyên vật liệu (Tài khoản 152(nguyên vật liệu)-trường hợp kê khai thường xuyên, tài khoản 611(mua hàng)-trường hợp kiểm kê định kỳ) Tuy nhiên, có trường hợp doanh nghiệp không đưa vào nhập kho mà chuyển thẳng sang xưởng sản xuất nên hạch toán tài khoản 154-sản xuất, kinh doanh dỡ dang

14.3 Hạch toán kế toán

- Khi phát sinh nhập khẩu nguyên vật liệu:

Trên tài khoản chi tiết theo dõi nguyên vật liệu, khi nhập kho doanh nghiệp có trường hợp ghi chi tiết tại mục nội dung nguyên vật liệu nhập kho theo hóa đơn, hợp đồng hoặc tờ khai hải quan Tuy nhiên, nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ ghi nội dung tên nguyên liệu chung chung không cụ thể, thậm chí có doanh nghiệp gom chung tên các nguyên liệu tương ứng vào cùng một tên (Ví dụ: Gỗ dương, gỗ cao su, gỗ sồi… gom chung vào thành tên là gỗ)

14.3 Hạch toán kế toán

- Khi phát sinh nhập khẩu nguyên vật liệu:

Một số trường hợp doanh nghiệp theo dõi quản lý nguyên liệu, vật tư đầu vào theo từng dự án, đơn đặt hàng Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ trực tiếp sản xuất cho từng dự án, đơn hàng thì hạch toán vào tài khoản 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và một số hàng hóa nhập khẩu phục vụ chung cho nhiều dự án, nhiều đơn hàng thì doanh nghiệp hạch toán vào tài khoản 152

14.3 Hạch toán kế toán

- Khi phát sinh xuất kho nguyên liệu:

Các doanh nghiệp hạch toán ghi có tài khoản 152, 611 đối ứng với tài khoản tài khoản 621 tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.

Thực tế tất cả các doanh nghiệp khi nhập kho có thể phân định được nguồn gốc nguyên liệu nhập kho căn cứ theo phiếu nhập kho chi tiết theo từng ngày tháng, từng lần nhập kho Tuy nhiên khi xuất kho, doanh nghiệp không thể phân định nguyên liệu xuất kho là từ nguồn nhập khẩu hay mua trong nước, thuộc tờ khai nào hay thuộc hóa đơn cụ thể nào.

14.3 Hạch toán kế toán

- Khi phát sinh xuất kho nguyên liệu:

Một số trường hợp hạch toán vật tư, phụ liệu phân bổ một lần vào tài khoản chi phí sản xuất chung (TK 627) không phản ánh được lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng

để sản xuất sản phẩm hoặc cấu thành sản phẩm.

14.3 Hạch toán kế toán

- Đối với nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ:

Kết thúc kỳ (tháng, quý, năm) doanh nghiệp tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, lập biên bản đối chiếu kiểm kê chuyển bộ phận kế toán hạch toán Căn cứ kết quả kiểm kê và quyết định của cấp có thẩm quyền kế toán hạch toán vào tài khoản tương ứng.

Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất tùy theo doanh nghiệp có trường hợp hạch toán vào TK 152 hoặc TK 711 do vậy nhiều khi xảy ra nhầm lẫn giữa phế liệu và nguyên liệu nhập kho.

14.3 Hạch toán kế toán

+ Tính giá thành theo phương pháp đơn đặt hàng:

Trường hợp này phát sinh ít và thường các doanh nghiệp nhỏ, sản xuất ít loại sản phẩm thì sử dụng.

Kế toán tính toán toàn bộ những chi phí sản xuất có liên quan đến đơn đặt hàng từ khi bắt đầu tiến hành sản xuất cho đến khi kết thúc được coi là giá thành của đơn đặt hàng đó.

14.3 Hạch toán kế toán

+ Tính giá thành theo phương pháp hệ số:

Trường hợp này thường phát sinh tại các doanh nghiệp

có quy trình công nghệ sản xuất cùng sử dụng một loại nguyên liệu nhưng kết quả sản xuất thu được nhiều sản phẩm chính khác nhau Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất

là toàn bộ quy trình công nghệ và từng loại sản phẩm chính

do quy trình sản xuất đó tạo ra Đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm tiêu chuẩn kỹ thuật để tính cho mỗi loại sản phẩm 1 hệ số.

14.3 Hạch toán kế toán

+ Tính giá thành theo phương pháp tỷ lệ:

Những doanh nghiệp áp dụng cách tính này thường có cùng 1 quy trình sản xuất có thể sản xuất ra 1 nhóm sản phẩm cùng loại với những qui cách phẩm chất khác nhau Đối tượng tập hợp chi phí là toàn bộ qui trình, Đối tượng tính giá thành là các loại sản phẩm có quy cách phẩm chất khác nhau Doanh nghiệp lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ giá thành có thể là giá thành kế hoạch, giá thành định mức, giá bán.

14.3 Hạch toán kế toán

- Đánh giá chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ:

Tùy thuộc vào đặc thù riêng, mỗi doanh nghiệp thực hiện đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo cách tính khác nhau Một số cách đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ thường gặp tại doanh nghiệp:

Theo qui định của Luật thuế và Luật hải quan, các doanh nghiệp sản xuất bắt buộc phải xây dựng định mức chính của những sản phẩm chủ yếu nên phương pháp đánh giá sản phẩm

dở dang theo chi phí sản xuất định mức được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

và khó phân định nhiều loại nguyên vật liệu Và các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo tháng hay áp dụng.

Theo phương pháp này, sản phẩm dở dang cuối kỳ chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp (hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) còn các chi phí gia công chế biến tính cả cho sản phẩm hoàn thành.

+ Khi phát sinh xuất kho thành phẩm: kế toán ghi bên Có của tài khoản 155 hoặc tài khoản 156 đối ứng với tài khoản 156 hoặc tài khoản 632 tùy theo doanh nghiệp.

14.3 Hạch toán kế toán

- Hạch toán doanh thu:

Việc hạch toán doanh thu bán hàng chưa tách riêng doanh thu hàng xuất khẩu và doanh thu nội địa, có trường hợp Báo cáo quyết toán năm có tách tổng doanh thu xuất khẩu có trường hợp cũng không thể hiện

14.3 Hạch toán kế toán

- Đối với doanh nghiệp gia công xuất khẩu:

Theo qui định doanh nghiệp nhận gia công sản phẩm phải hạch toán theo dõi nguyên liệu, sản phẩm trên tài khoản 002 Tuy nhiên ít doanh nghiệp thực hiện theo dõi chi tiết trên tài khoản

002, hoặc nếu có chỉ ghi nhận giá trị không chi tiết số lượng, đơn giá từng lần nhập, xuất kho.

Hầu hết các doanh nghiệp nhận gia công theo dõi nguyên vật liệu, sản phẩm căn cứ theo phiếu nhập, xuất kho để tổng hợp lên báo cáo nhập xuất tồn.

Chi phí tập hợp chủ yếu phát sinh là chi phí nhân công trực tiếp và chi phí quản lý không có chi phí nguyên vật liệu ngoại trừ một số nguyên phụ liệu được cung cấp cho quá trình gia công theo chỉ định của bên thuê gia công.

14.4 Lập báo cáo quyết toán

- Lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật

tư nhập khẩu, hàng hoá xuất khẩu theo hình thức nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, kho thành phẩm theo từng mã nguyên liệu, vật tư, mã sản phẩm đang theo dõi trong quản trị sản xuất và đã khai trên tờ khai hải quan khi nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, xuất khẩu sản phẩm.

- Trường hợp quản trị sản xuất của doanh nghiệp có sử dụng

mã nguyên liệu, vật tư, mã sản phẩm khác với mã đã khai báo trên tờ khai hải quan khi nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, xuất khẩu sản phẩm  phải xây dựng, lưu giữ bảng quy đổi tương đương giữa các mã này và xuất trình khi cơ quan hải quan kiểm tra hoặc

có yêu cầu giải trình.

14.4 Lập báo cáo quyết toán

Thực tế việc lập báo cáo quyết toán nguyên liệu, vật tư, thành phẩm đối với các doanh nghiệp hoàn toàn mới nên còn gặp nhiều khó khăn từ khâu thống nhất cách nhập dữ liệu, cách lấy dữ liệu để trình bày trên báo cáo

Có doanh nghiệp lấy toàn bộ giá trị tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, tồn cuối kỳ của các tài khoản tương ứng bên bộ phận kế toán trình bày trên báo cáo quyết toán

Có trường hợp doanh nghiệp tách dữ liệu nhập khẩu từ

kế toán (nếu kế toán theo dõi riêng phần nhập khẩu) nhưng không tách được dữ liệu nhập khẩu các loại hình nhập khẩu khác không liên quan như nhập kinh doanh

14.4 Lập báo cáo quyết toán

Có trường hợp doanh nghiệp lấy giá trị trên tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu để khai báo giá trị nguyên liệu và giá trị thành phẩm

Các Báo cáo quyết toán thường có sự chênh lệch, không thống nhất giữa số liệu thể hiện trên Báo cáo quyết toán với số liệu từ hệ thống sổ, chứng từ kế toán đang theo dõi tại doanh nghiệp Do doanh nghiệp chưa theo dõi, tích hợp số liệu thống nhất từ 03 bộ phận: (1)

bộ phận quản lý kho, (2) bộ phận kế toán và (3) bộ phận xuất nhập khẩu; mà Báo cáo quyết toán doanh nghiệp thường giao cho bộ phận xuất nhập khẩu lập và nộp cho

cơ quan hải quan

Thank you for listening