Tài liệu MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn đã sẵn sàng pptx

Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và những bộ số, số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, … Bảng 1 trình bày danh sách c

MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu

Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới

Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ

dàng Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất

khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng

Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành phần” Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy) Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay

Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó

Giai đoạn thiết kế

Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế Thay vào đó, chỉ cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở

dữ liệu Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …) Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản Tất

cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:

• Tôi nên gọi bảng là gì?

• Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?

• Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?

• Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?

• Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?

• Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?

Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính Nhưng nếu bạn chỉ trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạo bảng thứ nhất

Mẫu thiết kế bảng

Như đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một

chiếc bút chì và giấy Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để

sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu

Hình 1: Mẫu thiết kế bảng

Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng Do bảng này chứa một danh sách các khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế

Lập kế hoạch các Table Fields

Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong bảng Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …

Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng Business Customers Nếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong mẫu thiết kế bảng Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn đã viết Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1

Company

Name Tên công ty

Address 1 Dòng địa chỉ đầu tiên

Address 2 Dòng địa chỉ thứ hai

City Tên Thành phố

State Quận/Huyện

Zip Code Mã bưu điện

Main Phone Số điện thoại cho công ty tổng đài

Fax Number Số Fax

Account

Number Mã số khách hàng

Salesperson Người quản lý tài khoản

Credit Limit Số lượng tài khoản có thể mua

Account Opened Ngày tài khoản được thiết lập

Last Order Ngày mua cuối cùng

Active

Chỉ rõ nếu đây là tài khoản còn hoạt động hay không hoạt động

Contact Tên giao dịch của công ty

Contact Phone Số điện thoại liên hệ

Comments Những lưu ý cần thiết để ghi lại

Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers

Chọn kiểu dữ liệu

Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị date, text hay currency (tiền tệ) Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là quyết định kiểu dữ liệu cho trường Bảng 2 liệt kê các kiểu dữ liệu trong Access

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa

AutoNumber Access sẽ tự động điền các số

Số tự động theo thứ tự mỗi khi thêm bản

ghi

Currency

Kiểu tiền tệ

Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên trái dấu thập phân và 4 số phía bên phải

Date/Time

Kiểu ngày

tháng

Số tương ứng với ngày hoặc thời gian trong khoảng 100 đến 9999 năm

Hyperlink

Một địa chỉ liên kết tới các tài liệu, URL hoặc các vị trí trong tài liệu

Memo

Kiểu ghi nhớ

Chuỗi văn bản có độ dài lên tới 64000 ký tự

Number

Kiểu số Một giá trị số

OLE Object Các đối tượng như đoạn âm thanh hoặc hình ảnh

Text

Kiểu văn bản

Gồm nhiều ký tự, độ dài tối

đa 255 ký tự

Yes/No Đúng hoặc sai

Kiểu logic

Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access

Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text Nhưng đối với một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp Ví dụ, bạn nên

sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments Bảng 3 liệt

kê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng Bạn nên viết các kiểu dữ liệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng

Company

Address 1 Text

Address 2 Text

City Text

State Text

Zip Code Text

Main Phone Text

Fax Number Text

Account Number AutoNumber

Salesperson Text

Credit Limit Currency

Account Opened Date/Time

Last Order Date/Time

Active Yes/No

Contact Text

Contact Phone Text

Comments Memo

Bảng 3: Các kiểu dữ liệu cho các trường trong bảng Business Customers Chú ý rằng bảng 3 gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number Bởi

vì Access tự động tính toán kiểu dữ liệu này với mỗi bản ghi mới nó tự gán

mã khách hàng, bạn có thể bỏ qua việc tự động của Access để tự gán số tài khoản khách hàng

Xác định độ dài của trường

Ở bảng 2, một trường văn bản có thể lên tới 255 ký tự, một trường Memo (kiểu ghi nhớ) có độ dài tối đa 64.000 ký tự Bước tiếp theo trong việc thiết

kế bảng là xác định độ dài cho các trường Đối với một vài trường, bạn không cần phải làm việc này Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit cũng như Active bởi vì kiểu dữ liệu của chúng không phụ thuộc

độ dài Tuy nhiên, bạn phải xác định độ dài cho tất cả các trường khác

Để xác định độ dài lớn nhất của trường một cách thích hợp, bạn cần biết rõ

dữ liệu được chứa trong bảng Ví dụ, bạn cần biết rằng sẽ cần duy trì mã bưu điện của khách hàng là 5 số hay 9 số Tương tự như vậy, bạn nên biết cần bao nhiêu chỗ cho trường Company Name và Address

Nếu bạn biết rõ dữ liệu của mình, có thể chọn độ dài phù hợp nhất cho

trường Mặc dù Access luôn cho phép bạn thay đổi độ dài trường, thậm chí sau khi bắt đầu nhập dữ liệu vào trong bảng, bạn nên xem khoảng dữ liệu để tránh làm hỏng và nhân bản làm việc sau này Bảng 4 liệt kê độ dài tối đa của các trường trong bảng Business Customers

Company Name 35

Address 1 40

Address 2 40

City 25

State 2

Zip Code 9

Main Phone 10

Fax Number 10

Account

Number không cần

Salesperson 35

Credit Limit không cần

Account

Opened không cần

Last Order không cần

Contact 35

Contact Phone 10

Comments không cần

Bảng 4: Độ dài các trường của bảng Business Customers

Thứ tự các trường

Việc cuối cùng, bạn cần quyết định thứ tự trường xuất hiện trong bảng và chỉ rõ thứ tự trên mẫu thiết kế bảng

Chú ý, ở đầu quá trình thiết kế bạn nên viết các trường theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong đầu bạn Bởi vì thứ tự các trường (giống như lựa chọn độ dài của trường) là một quá trình cơ bản và cần thiết cho việc tổ chức bảng của bạn, bình thường thì có thể đặt các trường theo thứ tự xuất hiện Thứ tự trong cột của mẫu thiết kế bảng nên đặt là 1 cho trường đầu tiên, 2 cho trường thứ hai, …

Tuy nhiên, mục đích của chúng tôi ở đây là sử dụng thứ tự được chỉ định trong bảng 5 Nhập thông tin này vào cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng

Company Name 2

Address 1 3

Address 2 4

City 5

State 6

Main Phone 8

Fax Number 9

Account Number 1

Salesperson 16

Credit Limit 13

Account Opened 12

Last Order 14

Active 15

Contact 10

Contact Phone 11

Comments 17

Bảng 5: Thứ tự các trường cho bảng Business Customers

Trước khi nhập thông tin ở mẫu thiết kế bảng vào Access, bạn nên quyết định sử dụng một khóa chính cho bảng Ở chương 2 bạn đã học cách sử dụng khóa chính để sắp xếp các bản ghi và định vị chúng nhanh hơn Khóa chính tiêu biểu là một giá trị duy nhất (nghĩa là không có bản ghi trùng trong bảng)

Trong bảng Business Customers, có nhiều trường bạn có thể sử dụng làm khóa Ví dụ, có thể sử dụng trường Company Name làm khóa chính Tuy nhiên, cũng có thể có 2 tên công ty trùng tên nhau, và bạn cần có khóa khác

là duy nhất Nếu bạn không thể tìm thấy khóa khác, thì có thể sử dụng

trường Company Name và chỉ cho phép có hai tên giống nhau

Bạn cũng nên sử dụng trường Account Number là khóa Theo định nghĩa, số này đúng là duy nhất Lưu ý, Access tự động tạo các mã cho bạn sử dụng trường AutoNumber Bởi vì Accout Number thường là duy nhất, và nó sẽ là một khóa chính hợp lý Để nhắc nhở chính bạn rằng trường Account

Number sẽ là khóa chính, khoanh tròn số trường (1) trong cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng

Giai đoạn trình bày

Sau khi hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Access Với mẫu thiết kế bảng trong tay, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp cơ

sở dữ liệu Tất cả những việc cần làm là nhập thông tin theo thứ tự từ mẫu thiết kế bảng tới cửa sổ Design view Để tạo bảng Business Customers, thực hiện các bước sau:

1 Nếu cần thiết, mở Access và vào cơ sở dữ liệu Customer Đây là cơ sở dữ liệu được tạo ở đầu chương này

2 Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables Bạn sẽ thấy chưa có bảng nào được liệt kê vì chúng chưa được tạo

3 Kích đúp chuột vào Create Table in Design View Access hiển thị cửa

sổ Design view như hình 2

Hình 2: Cửa sổ Design view

Ở chương 3, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách sắp xếp bảng hiện tại Bây giờ bạn sử dụng nó để tạo một bảng mới Trong trường hợp này, cửa sổ Design view là hoàn toàn trống Chú ý là con trỏ nhấp nháy ở dòng đầu tiên trong cột Field Name Acess sẵn sàng cho bạn bố trí bảng

Để bắt đầu, nhập tên trường đầu tiên trong thứ tự bảng: trường Account

Number, Nhập Account Number, sau đó ấn phím Enter Sau khi Access

chấp nhận tên trường, con trỏ di chuyển tới cột Data Type Cửa sổ Design view bây giờ trông như hình 3 Chú ý rằng Access giả thiết trường này là một trường văn bản và mặc định những thuộc tính cho kiểu dữ liệu Text xuất hiện phía dưới cửa sổ Design view

Hình 3: Cửa sổ Design view sau khi nhập tên trường đầu tiên

Trong mẫu thiết kế bảng, bạn chỉ định kiểu dữ liệu trường Account Number

là AutoNumber Để thay đổi kiểu dữ liệu của trường, kích chuột vào mũi tên phía bên phải của ô Data Type Lần lượt, Access hiển thị một danh sách xổ xuống của kiểu dữ liệu Kích chuột chọn AutoNumber

Ô sẽ hiển thị ngay kiểu dữ liệu AutoNumber cho trường Account Number Cửa sổ Design view giống ở hình 4 Đồng thời, cùng với việc thay đổi kiểu

dữ liệu, Access đã thay đổi các thuộc tính của trường

Hình 4: Cửa sổ Design view sau khi thay đổi kiểu dữ liệu

Khi bạn ấn phím ENTER, con trỏ di chuyển tới cột Description Bạn có thể nhập những lời chú thích cho trường đó Đối với trường Account Number,

có thể gồm một lời chú thích để nhắc nhở bạn hoặc người dùng khác rằng trường này là khóa chính

Khi ấn phím ENTER một lần nữa, Access chuyển tới dòng tiếp theo trong cột Field Name Nhập tên trường thứ hai (Company Name) và lựa chọn kiểu

dữ liệu Thực hiện công việc này cho đến khi bạn nhập các thông tin cho trường cuối cùng

Trước khi chuyển khỏi dòng chứa trường Company Name, hãy nhìn xuống phần các thuộc tính phía dưới cửa sổ Design view (hình 5) Những thuộc tính đó mặc định cho kiểu dữ liệu Text Chú ý, Access thiết lập thuộc tính Field Size là 50

Hình 5: Cửa sổ Design view sau khi xác định kiểu dữ liệu cho trường thứ

hai

Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài chỉ cần 35, hãy điều chỉnh thuộc tính Filed Size Sử dụng chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size và thay đổi thành 35 Sau đó dùng chuột trở lại cột Field Name, trong dòng thứ

ba nhập tiếp tên trường tiếp theo

Tiếp tục và nhập tất cả 17 trường cho bảng Business Customers Khi nhập mỗi trường vào trong bảng, phải chắc là bạn thiết lập thuộc tính DataType

và thay đổi Field Size cho hợp lý Khi đã hoàn thành, cửa sổ Design view xuất hiện như hình 6

Hình 6: Cửa sổ Design view sau khi nhập trường cuối cùng

Sau khi hoàn thành tất cả các trường, bạn phải xác định khóa chính Để làm được điều này, cuộn thiết kế bảng lên trên cho đến khi bạn nhìn thấy trường Account Number trên màn hình Lựa chọn trường và kích chuột vào công cụ Set Primary Key Access hiển thị một khóa trong vùng xám phía bên trái dòng Account Number (hình 7)

Hình 7: Cửa sổ Design view sau khi đã hoàn tất

Bây giờ bạn đã hoàn thành toàn bộ bảng, và muốn lưu nó lại Để lưu bảng, cách đơn giản là đóng cửa sổ Design view bằng cách kích chuột vào nút Close phía trên góc bên phải cửa sổ Trước khi đóng, Access hỏi nếu bạn muốn lưu bảng này (hình 8)

Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng không

Để lưu, kích chuột vào nút Yes Access sẽ lại hỏi bạn xác định tên cho bảng, hình 9

Hình 9: Đặt tên cho bảng sẽ được lưu

Nhập tên bạn đã viết phía trên mẫu thiết kế: Business Custormers Nhấp ENTER hoặc kích nút OK để lưu bảng dưới tên đó