Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện Văn hóa và Du lịch

Hiện nay, ở nhiều nước phát triển trên thế giới, tổ chức sự kiện Văn hóa Du lịch được xem như một ngành nghề riêng có xu hướng phát triển trong thời gian tới. Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện còn khá mới mẻ, tuy nhiên hoạt động này cũng đang phát triển mạnh và ngày càng thể hiện rõ tính chuyên nghiệp. Trong bài tiểu luận này, sẽ cung cấp kiến thức về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện Văn hóa – Du lịch và vận dụng để lập một kế hoạch sự kiện Văn hóa, cụ thể là sự kiện văn hóa trò chơi dân gian với chủ đề “Niềm vui ngày hè”.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA VĂN HÓA VÀ DU ỊCH - -

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

PHẦN 1: CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN VĂN HÓA VÀ DU LỊCH 2

PHẦN 2: SỰ KIỆN VĂN HÓA TRÒ CHƠI DÂN GIAN TẠI HỌC ĐƯỜNG 3

1 Định hình sự kiện 3

2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 4

2.1 Chương trình sự kiện 4

2.1.1 Mục đích của sự kiện 4

2.1.2 Thời gian và địa điểm 4

2.1.3 Kế hoạch hành động 4

2.1.4 Kế hoạch chương trình sự kiện 6

2.2 Dịch vụ trong sự kiện 11

2.3 Tiếp thị sự kiện 12

2.4 Ngân sách sự kiện 13

3 Đánh giá 15

KẾT LUẬN 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHỤ LỤC 19

MỞ ĐẦU

Sự kiện là “chỉ những cuộc hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời

sống của các cộng đồng và tổ chức” (Cao Đức Hải & Nguyễn Khánh Ngọc, 2014, trang

15) bao gồm các hoạt động công khai, ở một địa điểm xác định và có kế hoạch từ trước bằng hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… Trong đó, tổ chức sự kiện Văn hóa - Du lịch là thực hiện các hoạt động có kế hoạch trong lĩnh vực Văn hóa

và Du lịch nhằm mục đích quảng bá, phát huy các giá trị

Hiện nay, ở nhiều nước phát triển trên thế giới, tổ chức sự kiện Văn hóa - Du lịch được xem như một ngành nghề riêng có xu hướng phát triển trong thời gian tới Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện còn khá mới mẻ, tuy nhiên hoạt động này cũng đang phát triển mạnh và ngày càng thể hiện rõ tính chuyên nghiệp Cùng với sự phát triển đó, học

phần “Quản trị các sự kiện Văn hóa và Du lịch” trở thành môn học hay, quan trọng, phổ

biến tại nhiều trường Môn học giúp cung cấp những kiến thức bổ ích Qua đó, biết, hiểu

và vận dụng vào thực tế để tổ chức một sự kiện Văn hóa và Du lịch

Trong bài tiểu luận này, sẽ cung cấp kiến thức về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện Văn hóa – Du lịch và vận dụng để lập một kế hoạch sự kiện Văn hóa, cụ thể là sự

kiện văn hóa trò chơi dân gian với chủ đề “Niềm vui ngày hè”

theo sau khi định hình sự kiện Theo giáo trình “Quản lý lễ hội và sự kiện” (Cao Đức Hải và Nguyễn Khánh Ngọc, 2014, trang 100-114) Các bước lập sự kiện bao gồm: Dự

đoán ngân sách sự kiện về các chi phí thực hiện và các khoản doanh thu hợp lý; Vận động tài trợ để cung cấp thêm một chi phí thực hiện; Lên mô hình tổ chức nhân sự tạo nguồn nhân lực cho sự kiện; Sau đó, marketing và kế hoạch hậu cần cho sự kiện; Cuối cùng là các vấn đề pháp lý trong sự kiện để tránh quy phạm pháp luật

Bài tiểu luận, dựa vào nội dụng kế hoạch sự kiện của học phần “Quản trị sự kiện

Văn hóa – Du lịch”, ngoài 3 bước định hình sự kiện là lên ý tưởng, mục đích, mục tiêu;

lập ban tổ chức và nghiên cứu thị trường Để lập kế hoạch tổ chức một sự kiện Văn hóa

và Du lịch cần thực hiện thêm các bước sau:

Lên chương trình sự kiện: Cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức phù hơp Sau

đó, lên kế hoạch hành động, viết chương trình sự kiện (Thiết kế sự kiện), dịch vụ (thủ tục giấy phép, tài liệu, đặt địa điểm, thiết bị, biểu diễn, MC, ẩm thực, trò chơi…) Ở bước này nên lên thêm kế hoạch về tài chính, nhà tài trợ Ngày ra thì chú trọng kế hoạch công tác quản lý rủi ro về an toàn, an ninh để phản ứng nhanh trước các vấn đề trong sự kiện

Dịch vụ trong sự kiện: là xác định các tiêu chí xác lập các nhà cung cấp dịch vụ

Có thể bằng hoạt động lựa chọn đấu thầu, tham gia đàm phán hay các công tác phối hợp, nghiệm thu, đánh giá trước, trong và sau sự kiện

Tiếp thị sự kiện (Marketing): Đây là bước quan trọng để nhiều người biết và tham

gia sự kiện Công việc của bước này là xác định mục đích của tiếp thị sự kiện, các đối tượng tham gia Tiếp đến là xác định phương tiện xúc tiến (Mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, quảng cáo offline hay truyền thông đa phương tiện,…) Qua đó, lên kế hoạch truyền thông phù hợp

Ngân sách sự kiện: Cuối cùng cho việc lập kế hoạch sự kiện là xây dựng ngân

sách cho các hoạt động/hạng mục đó phù hợp Trước hết, phải xác định được các chi phí trong sự kiện như về đi lại, nơi ở, các giải thưởng, sân khấu, chi phí thuê địa điểm, gói bảo hiểm, y tế, chi phí cho tiếp thị, thuê dụng cụ, xe hay tiền lương cho nhân sự,… để đối chiếu với ngân sách của sự kiện Tùy vào sự kiện nguồn ngân sách có thể từ nhà nước, nhà tài trợ, vé tham quan, bán hàng, quảng cáo hay kinh doanh dịch vụ khác trong

sự kiện

Sau khi đã lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ triển khai thực hiện Hoàn thành sự kiện thì đánh giá và tổng hợp lại để xác định sự thành công, rút ra bài học kinh nghiệm cho các sự kiện sau

PHẦN 2: SỰ KIỆN VĂN HÓA TRÒ CHƠI DÂN GIAN TẠI HỌC ĐƯỜNG

CHỦ ĐỀ: NIỀM VUI NGÀY HÈ

các hoạt động phù hợp? “Sự kiện văn hóa các trò chơi dân gian tại học đường” là một

hoạt động lành mạnh và bổ ích, phù hợp thực hiện trong mùa hè của học sinh Vì:

Các trò chơi dân gian không chỉ là trò chơi bình thường của thời thơ mà còn chứa đựng văn hoá độc đáo của dân tộc Việt Nam Qua hoạt động này giúp các bạn phát triển khả tư duy, sáng tạo, khéo léo và gắn kết được tình bạn trong mối quan hệ bạn bè Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, đa phần hoạt động giải trí của các cô cậu học trò thường gắn liền với các công cụ máy móc, thiết bị điện thoại, máy vi tính, Các trò chơi dân gian dần trở nên mai một, không chỉ có ở thành phố mà còn ở các tỉnh Để giúp các bạn hiểu và quay về nguồn cội Thì hoạt động sự kiện văn hóa trò chơi dân gian tại học đường trong mùa hè là một sự kiện cần thiết

Sự kiện này, sẽ được tổ chức tại các trường học Chủ yếu là trường THPT trên địa bàn tỉnh, thành tại Việt Nam Thông qua sự kiện, để rèn luyện khả năng vận động, trí tuệ, sáng tạo của học sinh, giúp học sinh có một trải nghiệm đáng nhớ tại học đường

2.1.2 Thời gian và địa điểm

Thời gian: diễn ra trong 1 ngày vào thời điểm đã thi xong cuối học kỳ 2 Thông

thường thời gian kết thúc là từ cuối tháng 5 Vì vậy, bài tiểu luận sẽ lấy thời gian cụ thể

là 25/05/2022 Địa điểm: tại các trường THPT Trong bài tiểu luận này lựa chọn trường

THPT Hồ Thị Kỷ ở Cà Mau Vì đây là một ngôi trường lớn có sân rộng, sức chứa hơn 3.000 học sinh và tọa lạc gần trung tâm của thành phố Cà Mau

2.1.3 Kế hoạch hành động

Ban tổ chức sự kiện mặc định là một tổ chức sự kiện bao gồm 16 người Trong

đó, ban tổ chức sẽ do 1 người đứng đầu và 3 ban là Ban hậu cần (6 người), Ban truyền

thông (5 người), Ban nội dung (4 người) Mỗi ban sẽ có những nhiệm vụ và trách nhiệm

cụ thể cho việc tổ chức sự kiện với chủ đề “NIỀM VUI NGÀY HÈ” diễn ra suôn sẻ Trong quá trình sự kiện sẽ có thêm 12 cộng tác viên hỗ trợ Dưới đây là kế hoạch hành động trước, trong và sau sự kiện của từng ban trong tổ chức:

1: Trước khi

sự kiện diễn ra

Lên mục đích, ý tưởng thiết kế Tất cả Tìm giá thuê các dịch vụ Ban hậu cần Xây dựng kịch bản chương trình Ban nội dung Quảng bá sự kiện; Vận động đối tượng tham

gia và nhà tài trợ, đồng hành Ban truyền thông 2: Trong quá

đó Bên cạnh, trong từng công việc trên sẽ có những công việc chi tiết riêng, được Trưởng ban phân công cho từng thành viên trong ban tổ chức, kể cả các thành viên khác ban để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ Điển hình, quản lý trò chơi cần nhiều người, Ban nội dung với số lượng là 5 nên không thể nào quản lý hết được các khu vực Vì vậy, Trưởng ban nội dung có quyền đề nghị hỗ trợ nhân lực từ các thành viên trong các ban khác nếu phù hợp

2.1.4 Kế hoạch chương trình sự kiện

a Hoạt động chương trình sự kiện

STT Thời

Người thực hiện Ghi chú Hoạt động tham gia trò chơi dân gian

Đón khách

1

9h-10h

Đón các đối tượng đã đăng ký tham gia

Nhận vé tham gia (Phụ lục 3) và đóng dấu thông hành bằng hình thức phát dây ruy băng ngay tại cổng chính của trường

2 người đứng chính và

2

Phát thẻ hành trình (Phụ lục 4)

có bản đồ các khu vực

Tiến hành phát thẻ

Sau đó, chỉ đường vào sân khấu trước khi bắt đầu trò chơi

1 người chính và

1 hỗ trợ

Bản đồ các k

hu vực ngoài được phát còn được in lớn và đặt tại tại từng khu vực

3

Sắp xếp ổn định chỗ ngồi

Chỗ ngồi được sắp theo hàng dưới sân khấu

1 người

Chương trình khai mạc

4 10h Văn nghệ

Tiết mục hát kết hợp múa sôi động mở màng

Tốp múa

từ CLB Văn nghệ tỉnh Cà Mau

- Gửi lời cảm ơn

- Giới thiệu về sự kiện bằng câu hỏi:

“Những trò chơi dân gian mà bạn thường chơi trong mùa hè”

- Hướng dẫn về cách thức, thể lệ tham gia trò chơi

2 MC chương trình

MC cũng được xem như là người quản trò

- Thông báo giá trị giải thưởng

- Đánh chuông để bắt đầu trò chơi

Hoạt động chính

6 11h –

16h30

Tham gia các trò chơi Chi tiết ở mục b

Đối tượng tham gia

Bán dụng cụ

hỗ trợ tham gia trò chơi

Được bày bán tại các khu vực trò chơi tương ứng

Người phụ trách khu vực

Lưu ý dụng cụ này như là các siêu năng lực, chỉ được mua 1 – 2 lần

Bán đồ ăn

và uống

Được bán tại khu vực

ẩm thực và các khu vực khác theo hình thức bán hàng rong

Các nhà đồng hành

7 16h

Tổng kết và dọn dẹp sơ trò chơi

Tổng kết người thắng cuộc và phát phiếu đánh giá (phụ lục 5)

Ban nội dung

Dọn dẹp sơ các trò chơi

Ban hậu cần và hỗ trợ

1 người

Nội dung chương trình

10 18h30 Văn nghệ mở

đầu

Tiết mục nhảy lòng ghép âm hưởng dân gian

Nhóm nhảy từ CLB Văn nghệ tỉnh

Cà Mau

11 18h35 Biểu diễn hài

kịch

Tiết mục hài kịch tình huống dẫn vào chủ đề của sự kiện

Nhóm hài kịch từ CLB Văn nghệ tỉnh

- Giới thiệu các khách mời tham dự

2 MC chương trình

13 19h –

19h20 Văn nghệ Tiết mục hát đơn và

giao lưu

1 ca sĩ khách mời

- Con cáo và chùm nho (tìm ra 3 người chiến thắng)

- Bịt mắt ăn mì (tìm

ra 1 người chiến thắng chung cuộc)

10 – 15 đối tượng tham dự

hè

1-2 đối tượng tham dự

Chuẩn bị sẵn người phát biểu nếu như không

có học sinh phát biểu

15 20h20 Công bố giải

thưởng

Công bố 3 giải thưởng trò chơi dân gian của các đội thắng cuộc và trao quà

MC sẽ công bố

16 8h30 Bế mạc

- Thông báo kết thúc chương trình

- Gửi lời cảm ơn và lời chúc đến khán giả

MC sẽ thông báo

Kết thúc

17 8h30

-23h Vệ sinh Thu dọn rác thải

Ban hậu cần và hỗ trợ

Ban truyền thông

Theo hình thức công khai cả ban tổ chức và

rõ ràng

19 Tổng kết Tổng hợp lại phản hồi

và nội dung sự kiện

Ban nội dung

20 Đánh giá Đánh giá để rút kinh

nghiệm

Ban tổ chức

b Hoạt động trò chơi dân gian

Thời gian: từ 11h – 16h30 tại trường THPT Hồ Thị Kỷ, thành phố Cà Mau Đối tượng tham gia: là học sinh THPT tại các trường trong địa bàn tỉnh Cà Mau Hình thức: Theo nhóm hoặc cá nhân tùy vào khu vực trò chơi

Cách chơi:

- Các đối tượng tham gia được hướng dẫn cách thức, dựa vào màu dây ruy băng (có thể thay thế bằng sticker) mà các bạn được nhận trước đó để bắt đầu chơi từ khu vực tương ướng với màu sắc đó

- Tại các khu sẽ có những trò chơi khác nhau theo phân loại: Các trò chơi rèn luyện

tư duy, rèn luyện sức mạnh, rèn luyện sự khéo léo, nhanh nhẹn, can đảm và kiên trì

- Hình thức trò chơi là một cuộc thi đấu vượt trạm, có điểm trương đồng với trò chơi con mực (Squid game) trong phim Squid game, từng làm mưa làm gió trong năm

2021 là sẽ loại nếu thí sinh thất bại Tuy nhiên, thí sinh trong trò chơi này sẽ có 3 mạng khi bắt đầu trò chơi và sẽ bị loại nếu có 3 lần thất bại

- Trong quá trình tham gia, các thí sinh sẽ có 2 lần mua siêu năng lực và 1 lần nạp năng lượng (1 mạng) hỗ trợ hoàn thành trò chơi tại các khu vực Các siêu năng lực chỉ được áp dụng cho lần thứ 2 thực hiện trò chơi đó

- Sau khi đã hoàn thành trò chơi thứ nhất, thí sinh sẽ liên hệ với giám sát để đóng dấu thông hành và chỉ định trò chơi tiếp theo

- Hoàn thành tất cả trò chơi trong thời gian sớm nhất bạn sẽ là người chiến thắng Nếu sau 16h30 vẫn chưa có thí sinh hoàn thành tất cả trò chơi, thì dựa vào thành tích để lựa chọn ra người chiến thắng Và nếu có nhiều thành tích tương đồng nhau thì sẽ có trò chơi phụ để chọn ra 3 người duy nhất

Cơ cấu giải thưởng:

- Giải nhất: 500 ngàn đồng + giấy chứng nhận

- Giải nhì: 200 ngàn đồng + giấy chứng nhận

- Giải ba: 100 ngàn đồng + giấy chứng nhận

Chi tiết về trò chơi

Nếu đến cùng lúc nhiều người sẽ thi đấu thi đấu theo nhóm Nếu ít sẽ thi cá nhân

Lẽ sẽ tham gia cùng người giám sát hoặc đợi thí sinh tiếp theo

2: Đá gà cỏ Cá nhân

đối kháng Thực hiện sau trò chơi 1

3: Kéo mo cau Cá nhân Thực hiện sau trò chơi 2 Mo cau sẽ có để

thêm vật nặng lên

3 Khéo

léo

Thẩy đá Cá nhân Hoàn thành khi cân được 30kg

Đá cầu Cá nhân Hoàn thành khi đá liên tiếp được 30 cái

4 Nhanh

nhẹn

Trò chơi liên hoàn: Cá nhân

Bắt đầu tại điểm xuất phát bằng trò chơi múc nước Sau đó chui qua bánh xe rồi nhảy bao bố đến vị trí được định, thục dầu

10 cái và đổ nước vào chậu, thực hiện đến khi đầy Ăn bánh trên dây để kết thúc

5 Can

đam

1.Nhảy chồng cao Cá nhân Nhảy từ độ cao 10cm – 1m3 Để an toàn

sẽ thay thế người bằng nhảy qua dây thun 2.Tìm sâu

trong lá Cá nhân Thực hiện sau trò chơi 1

Lựa đậu Cá nhân Lựa giữa 3 loại đậu trong tô ra riêng Nhảy dây Cá nhân Nhảy xong 100 cái

Thời gian diễn ra trong 5 giờ 30 phút, trung mỗi trò sẽ có 50 phút thực hiện Đây

là khoảng thời gian đã tính cho việc nghe hướng dẫn cách chơi tại khu vực chơi và phục hồi sức khỏe nghỉ ngơi và ăn uống của thí sinh tham gia Và trên đây, chỉ mới khái quát

về nội dung chơi, tùy thuộc vào nhiều yếu tố sẽ có những thay đổi cho phù hợp với thực

tế

2.2 Dịch vụ trong sự kiện

Các dịch vụ trong sự kiện văn hóa trò chơi dân gian chủ yếu là các dịch vụ nằm trên địa bàn thành phố Cà Mau Vì là một sự kiện khu vực tỉnh/thành phố nên tiêu chí xác lập các nhà cung cấp dịch vụ cũng không đáng kể Hầu hết dựa vào độ phổ biến, giá

cả, chất lượng và phù hợp với chủ đề sự kiện

Lưu ý đến các dịch vụ: Thủ tục giấy phép, tài liệu, đặt địa điểm, thiết bị, biểu diễn,

MC, ẩm thực, trò chơi,…

2.3 Tiếp thị sự kiện

Mục đích của việc tiếp thị sự kiện “Niềm vui ngày hè” là để quảng bá sự kiện và

tìm nhà đồng hành Công tác quảng bá sẽ thực hiện trên mạng xã hội facebook, tuyên truyền/quan hệ công chúng và phát tờ rơi

Mạng xã hội Facebook:

Bước đầu: Xây dựng một page cho sự kiện để tối ưu hóa trên công cụ tìm kiếm về

sự kiện văn hóa trò chơi dân gian

Bước thực hiện quảng bá:

- Thời gian đăng: Đăng bài ít nhất 3 lần/tuần Lưu ý là nên chọn thời điểm lý tưởng

- Nội dung đăng: Các nội dung thông báo về sự kiện, điểm nổi bật của sự kiện, kiến

thức về trò chơi dân gian và các nội dung liên quan được sắp xếp theo kế hoạch Chẳng hạn, một tuần có 3 ngày đăng thì sẽ tương ứng với 3 chủ đề khác nhau lần lượt thông báo sự kiện, điều hấp dẫn của sự kiện và kiến thức về 1 trò chơi dân gian bất kỳ

- Hình ảnh: Hình ảnh đăng phải thật sự đặc sắc, được thiết kế theo tiêu chí dân gian

có điểm thu hút và sáng tạo Tham khảo một hình ảnh sẽ đăng về kiến thức trò chơi đá cầu ở phụ lục 6

Vì page mới nên số lượng người tương tác và tiếp cận không cao Để tăng cần thực hiện mời bạn bè bấm thích và theo dõi page Có thể mua gói quảng cáo nếu vẫn thấy số người tiếp cận còn ít

Phát tờ rơi:

Hoạt động phát tờ rơi là một phương pháp truyền thống nhưng vẫn đem lại những hiệu quả nhất định Việc phát tờ rơi giúp tiếp cận trực tiếp với khách hàng tiềm năng Công tác này sẽ thực hiện trước khi sư kiện diễn ra 3 ngày Các địa điểm theo kế hoạch phát tờ rơi có kết hợp với bán vé là:

- Trường THPT Hồ Thị Kỷ

- Trường THPT Cà Mau

- Trường THPT Nguyễn Việt Khái

- Trường THPT chuyên Phan Ngọc Hiển