B QUY TRINH PHONG TAI CHINH kế TOÁN

Phòng Tài chínhKế toán. 1 Chức năng Phòng Tài chínhKế toán. Tham mưu, giúp việc trong các lĩnh vực kế toán tài chính của Công ty. 1.1. Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực tài chính: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các chính sách quản lý tài chính, thuế trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Cập nhật doanh thu, chi phí để báo cáo nhanh về kết quả

QUY TRÌNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Phòng Tài chính-Kế toán.

1- Chức năng Phòng Tài chính-Kế toán

Tham mưu, giúp việc trong các lĩnh vực kế toán - tài chính của Công ty

1.1 Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực tài chính:

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các chính sách quản lý tài chính, thuếtrong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Cập nhật doanh thu, chi phí để báo cáo nhanh về kết quả, hiệu quả kinhdoanh của từng công trình cũng như của cả Công ty;

- Cập nhật báo cáo công nợ, phát hiện, đánh giá rủi ro về nguồn vốn thanhtoán, công nợ khó đòi

1.2.Thực hiện công tác hạch toán kế toán doanh nghiệp:

- Thu thập, xử lý thông tin, lập chứng từ kế toán theo đúng đối tượng kế toán

và nội dung nghiệp vụ phát sinh theo chuẩn mực và chế độ kế toán;

- Thực hiện ghi chép cập nhật theo dõi tài sản Công ty bao gồm: tiền mặt,tiền gửi ngân hàng , tài sản cố định, công cụ dụng cụ một cách thường xuyên;

- Hạch toán chi phí, giá thành cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh mộtcách khoa học, chính xác;

- Hạch toán, kiểm soát các chi phí quản lý nội bộ doanh nghiệp một cáchchính xác, cảnh báo, nhắc nhở khi phát hiện chi lãng phí, vượt định mức quy định

- Lập báo cáo kế toán theo đầy đủ, đúng thời gian độ quy định:

+ Báo cáo tài chính:

+ Báo cáo thống kê

+ Báo cáo thuế

+ Các loại báo cáo nội bộ

1.3 Quản lý thanh toán công nợ:

- Thường xuyên cập nhật chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả;

- Theo dõi thời hạn thanh toán công nợ, có kế hoạch thu nợ, trả nợ kịp thời;

- Đánh giá rủi ro công nợ, và kiến nghị biện pháp sử lý

1.4 Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.

- Lưu trữ đầy đủ các chứng từ gốc, hóa đơn tài chính làm căn cứ thanh toán;

- Chứng từ, phiếu kế toán đã được phê duyệt làm căn cứ hạch toán;

- In và lưu trữ các sổ sách kế toán: Sổ tổng hợp, sổ chi tiêt một cách cẩnthận, đầy đủ;

- Lưu giữ hồ sơ tài sản máy móc thiết bị, đất đai nhà cửa;

- Lưu trữ hồ sơ liên quan: Hợp đồng, thanh toán hợp đồng, bảo hiểm, báocáo, biên bản

- Tham gia công tác đàm phán hợp đồng theo chức năng của phòng;

- Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng, theo dõi, đốichiếu công nợ hợp đồng;

- Thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng

1 7 Tính lương, bảo hiểm:

- Tiếp nhận bảng công, bảng nghiệm thu khoán công việc để lập bảng thanhtoán lương trình Giám đốc duyệt đúng thời hạn;

- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ giấy tờ để làm các thủ tục thanh toán chế độbảo hiểm sức khỏe, thai sản với cơ quan bảo hiểm

- Thực hiện việc khai, nộp, đối chiếu chế độ bảo hiểm đối với cơ quan bảohiểm;

- Thực hiện và theo dõi chi trả lương, BHXH cho cán bộ nhân viên Công ty

1 8 Công tác thuế, thanh kiểm tra tài chính:

- Khai thuế GTGT đầy đủ, kịp thời theo kỳ;

- Xác định thuế TNDN tạm nộp, quyết toán thuế TNDN, thuế thu nhập cánhân hàng năm;

- Theo dõi, đối chiếu và nộp thuế kịp thời khi có phát sinh phải nộp;

- Chủ trì tham gia làm việc trong công tác kiểm tra, thanh tra quyêt toán thuếvới cơ quan quản lý thuế

QUY TRÌNH XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC NỘI BỘ

QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Tổng hợp các dữ liệu liên quan

QUY TRÌNH LỰA CHỌN ĐỐI TÁC

từ nhu cầu của

khách hàng

đấu thầu, chỉ định thầu

Trúng thầu

từ nhu cầu của Công ty

thông báo cho đối tác

Bảo hành sản phẩm

bảo lãnh TH Hợp đồng

giải quyết tranh chấp Hợp đồng

thanh lý Hợp đồng

QUY TRÌNH THANH TOÁN HỢP ĐỒNG

QUY TRÌNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁNHợp đồng ký với Bên A (a-B) công trình Hợp đồng ký với 5

Bên B’ (b-B’)

Nhu cầu thuê đối tác

đối tác truyền thống

tổng hợp đơn dự thầu, thư chào giá, báo

giá của các đối tác

Thực hiện Hợp đồng kinh tế với đối tác

ký hợp đồng với đối tác Đàm phán lựa chọn đối tác danh sách đối tác mới mời dự thầu, chào giá

QUY TRÌNH BẢO HÀNH CÔNG TRÌNH

QUY TRÌNH BÁO CÁO THUẾ

tạm ứng Hợp đồng A-B

ĐN Thanh toán KL hoàn

thành GĐXL

ĐN thanh toán A-B

tổng nghiệm thu KlXL hoàn thành toàn bộ công trình

A phê duyệt quyết toán

kết thúc bảo hành CT q/toán chính thức A-B

căn cứ thanh toán A-B

thu hồi khoản tạm giữ bảo hành

thực hiện nghĩa vụ bảo hành, nghiệm thu Báo cáo khách hàng

I NH ỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1 MỤC ĐÍCH:

- Khai thuế GTGT đầy đủ, kịp thời theo kỳ;

- Xác định thuế TNDN tạm nộp, quyết toán thuế TNDN, thuế thu nhập cánhân hàng năm;

- Theo dõi, đối chiếu và nộp thuế kịp thời khi có phát sinh phải nộp;

- Chủ trì tham gia làm việc trong công tác kiểm tra, thanh tra quyết toán thuếvới cơ quan quản lý thuế

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Áp dụng cho 6 công ty.

QUY TRÌNH KÊ KHAI, BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN THUẾ

Điều 2: QUY TRÌNH

bản đăng ký nộp thuế tại địa phương biên lai thu thuếcủa địa phương

Ban chỉ huy

công trường

quyết toán thuế theo

định kỳ với cơ quan

thuế Hà nội

kê khai thuế hàng tháng với cơ quan thuế hà nội

bộ phận vật

tư-thiết bị

Hoá đơn chứng từ vật tư-thiết bị

hoá đơn, chứng từ khác

Phòng Tài chính-Kế toán

Tiến trình Dòng công việc cần thực hiện Phụ trách Biểu mẫu

2 Kế toán

kiểm tra

Kế toán viên ( Quỳnh em),

Kế toán thuế ( Trang)

Hóa đơn đúng quy định

- Tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý

- Tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý

5 Hạch

toán

Kế toán viên ( Quỳnh em, Trang)

- Mua bán

- Lương, Bảo hiểm, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- TSCĐ, CCDC

trưởng

- Phân bổ chi phí , giá thành cho từng công trình

7 Báo cáo

Lập BCTC, xác định thuế TNDN

Kiểm tra, nộp tờ khai Kiểm tra, nộp tờ khai

Hạch toán chứng từ nghiệp vụ phát

sinh

Kiểm tra, rà soát

Báo cáo tài chính

Mô tả và hướng dẫn thực hiện

- Hoá đơn, chứng từ ko được tẩy xoá, nhàu lát

Ngoài ra, hóa đơn chứng từ cần phải đảm bảo các nội dung sau:

+ Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản,…

+ Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thành toán…

+ Phải có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền, và người được

ủy quyển ký vào đây Hóa đơn bán hàng qua mạng, điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.

- Căn cứ quy định về hoáđơn chứng từ hợp lý hợp

lệ của BTC

- Căn cứ về hạn mực phê duyệt của công ty các đềnghị không hợp lý, hợp

lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan

+ Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Ngoài những điểm trên thì cần chú ý:

o Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu

o Không vượt các định mức không chế

o Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

3 Kế toán lên

bảng kê

- Căn cứ hóa đơn, chứng từ đã kiểm tra lên bảng kê, tờ khai thuế GTGT xác định thuế phải nộp

- Theo mẫu biểu của BTC

- Tờ khai GTGT theo tháng nộp vào ngày 20 của tháng kế tiếp

- Tờ khai GTGT theo quýnộp vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp

4 Kiểm tra Kế toán trưởng kiểm tra trước khi nộp tờ

khai

Nhanh chóng, kịp thời

5 Hạch toán Hạch toán chứng từ nghiệp vụ phát sinh:

- Tiền mặt

- Tiền gửi ngân hàng

- Tiền lương, bảo hiểm

6 Kiểm tra Kế toán trưởng kiểm tra trước khi nộp

 Nộp Báo cáo tại cơ quan thuế

 Chuyển trả báo cáo cho doanhnghiệp

- Thời gian phải nộp BCTC là ngày 31/03 của năm sau

Điều 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1 Mục đích của bản quy trình

Mang lại tính chuyên nghiệp, làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận cá nhân trong việc thanh toán, đảm bảo thanh toán nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian và bộ máy kinh doanh vận hành trơn tru.

Quy trình thanh toán gồm các nút kiểm soát giúp kiểm soát và đánh giá công việc của từng phòng ban, cá nhân, kiểm soát hiệu quả sử dụng tiền trong kinh doanh.

Bản quy trình này được ban hành để đồng bộ hóa giữa các quy chuẩn giao dịch hồ

sơ chứng từ với định mức thưởng, kế hoạch do giám đốc ban hành hàng năm.

Bộ quy trình này được ban hành làm căn cứ tham chiếu giải trình các số liệu kế toán, kế khai báo cáo thuế và các khoản chi phí của doanh nghiệp, giúp công ty kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Hướng dẫn việc thu chi hợp lý, hợp lệ tránh sai sót về hóa đơn, chứng từ và kiểm soát việc sử dụng chi phí theo quy định của công ty, theo thẩm quyền duyệt chi được phân công và theo kế hoạch chi phí được duyệt

2 Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng cho tất cả các bộ phận / cá nhân trong công ty nếu công việc hoặc giao dịch công việc có liên quan đến tạm ứng, thanh toán tiền mặt, tiền gửi và

sử dụng chi phí.

Điều 2 QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH QUYẾT TOÁN

Đề xuất

Thanh toán

Các bộ phận có nhu cầu thanh toán

Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh

toán tạm ứng, thông báo, tờ trình, hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng, giá trị xuất kho, phiếu nhập kho

Kế toán kiểm

tra

Kế toán thanh toán,

Kế toán trưởng

kế toán trưởng

Phiếu thu,phiếu chi,

ủy nhiệmchi

Sổ quỹ viếttay, phiếuthu, phiếuchi, ủynhiệm

Mô tả và hướng dẫn thực hiện

Tiến trình Mô tả và hướng dẫn tác nghiệp Tiêu chuẩn và tiến độ thời gian

Đề xuất

Thanh toán

Bộ phận phát sinh nhu cầu, tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan, lập phiếu đề nghị thanh toán, tờ trình, phiếu đề nghị thu tiền,

Ghi đầy đủ, rõ ràng, các chi tiết theo mẫu quy định, không sửa chữa tẩy xóa, khoản chi đúng định mức, kế hoạch và được trưởng bộ phận ký

1

6

Thủ quỹ thu, chi tiền, chuyển UNC, hồ sơ giải ngân ra NH

Lưu hồ sơ, chứng tõ

Lưu hồ sơ, chứng tõ

Kết thúc

2

3

Kiểm tra Đối chiếu

Đinh mức, kế hoạch , quy chế, quy chuẩn

in phiếu

Phiếu thu, chi UNC hồ sơ giải ngân

Phiếu thu, chi UNC hồ sơ giải ngân

Trình Ký Data phần Data phần mềmmềm

duyệt Hồ sơ theo quy chuẩn Trước ngày 10 hàng tháng với các khoản chi định kỳ

Kế toán kiểm

tra

Kiểm tra các giấy tờ chứng từ đầy đủ, hợp lệ, chính xác không? Có đủ phê duyệt của trưởng bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính công ty không

Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị chi tiền, Hóa đơn giá trị gia tăng, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho

Phiếu thu, giấy đề nghị thu tiền, nếu hợp lệ đầy đủ thì tiến hành lập phiếu , nếu không hợp lệ, đầy đủ, chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa bổ sung cho đúng

Kế toán trưởng kiểm tra và đề nghị thanh toán và chứng từ liên quan

Phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số lượng, giấy đề nghị thanh toán đầy

đủ, tên họ người nhận tiền, công ty,

số tiền nội dung chi, Hóa đơn GTGT đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên công ty, mã số thuế, số tiền, số hàng đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán chậm nhất 2 ngày kể từ ngày nhận hố sơ.

Giám đốc phê

duyệt

Giám đốc hoặc phó Giám đốc hoặc kế toán trưởng nếu được ủy quyền, xem xét và duyệt

Phê duyệt về chủ trương đồng ý hay không đông ý

để chi phí các khoản tiền đó.

(Lưu ý: Bước này nếu có kế hoạch trước trong kế hoạch kinh doanh thì có có thể soạn hồ sơ và chuyển trực tiếp sang bước 5)

Chứng từ đầy đủ, chính xác như những nội dung đã ghi trên ( Căn cứ quy định, quy chế tài chính, quy định

về hạn mực phê duyệt của công ty ) các đề nghị không hợp lý, hợp lệ sẽ

bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc

bổ sung các chứng từ liên quan , chậm nhất 1 ngày kể từ ngày nhận hồ

sơ, giám đốc ký duyệt

Các Giám đốc bộ phận ủy quyền duyệt chi các khoản <5 triệu Dành cho hoạt động tại văn phòng

Tổng Giám đốc chỉ ký chứng từ vào buổi sáng Thứ 2 hàng tuần.

2

3

4

5

như Mực in, giấy in, sữa chữa máy phô tô, máy tính và các khoản tiếp khách đột xuất phục vụ công việc văn phòng

Sổ quỹ viết tay ( Chị Thuyên), thủ quỹ giữ lại 1 liên thu tiền, 1 liên phiếu chi, Bộ chứng từ thu chi kèm chứng từ gốc trả lại kế toán thanh toán

Thu lại số tiền của nhân viên, nếu như số tiền đã ứng nhiều hơn số tiền duyệt chi

Chi thêm số tiền cho nhân viên nếu như số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền duyệt chi

Kế toán lưu chứng từ rõ ràng có hệ thống dễ tìm kiếm Ngày cuối cùng của tháng.

Điều 3 QUY ĐỊNH VỀ TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG

- Chỉ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên công ty

- Thực hiện công việc mua bán do trưởng bộ phận chịu trách nhiệm

6

- Hoàn ứng đủ hồ sơ đã tạm ứng cũ kỳ trước mới được tạm ứng mới

- Đầy đủ chứng từ đã duyệt theo quy định Chú ý: Trường hợp nhu cầu phát sinh, mức chi có thể vượt quá mức tạm ứng đã cấp thì được phép nhận tạm ứng bổ sung kèm theo chứng từ giải trình hợp lý.

3 Thời hạn thanh toán hoàn tạm ứng

- Tạm ứng đi công tác, học tập: Sau 01 tuần kể từ ngày hoàn thành công việc

- Ngoài khoản tạm ứng nêu trên, thì các khoản tạm ứng khác phải làm thanh toán hoàn tạm ứng không quá 30 ngày kể từ ngày nhận tiền tạm ứng.

- Các khoản chi không chứng từ phải được xác nhận của các trưởng bộ phận liên quan

- Nếu không hoàn chứng từ tạm ứng, thì Kế toán Phụ trách Bảng Lương tự động trừ vào Bảng lương của tháng tiếp theo.

ĐIỀU 4 QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ THANH TOÁN

Điều kiện để được thanh toán:

- Các khoản thanh toán phải đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp.

- Các khoản thanh toán phải đầy đủ chứng từ, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định.

- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh phải có biên nhận, ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại , CMND người bán và thông tin người mua đồng thời ký xác nhận 2 bên.

- Hồ sơ chứng từ thanh toán không được chậm quá 1 tháng kể từ ngày lập hóa đơn tài chính.

THANH TOÁN LƯƠNG

1 Chấm công

2 Kiểm tra, xác nhận

3 Kế toán lên bảng thanh toán lương

4 Giám đốc phê duyệt

5 Thủ quỹ chi, lưu trữ

QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG VÀ THANH TOÁN LƯƠNG

I NH ỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1 MỤC ĐÍCH:

 Qui định các tài liệu,biểu mẫu theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, công nhân

 Hệ thống đơn giá khoán sản phẩm cho các công đoạn áp dụng chế độ lương khoán

 Tính lương đúng , đủ , trả kịp thời cho nhân viên , công nhân trong công ty.

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho việc thanh toán và trả lương của toàn công ty.

Đi ều 2: QUY TRÌNH THANH TOÁN LƯƠNG

Máy chấm

công

Toàn bộnhân viêntrong côngty

Bảng chấm công,Phiếu xác nhận 1

Chấm công

Kế toán

kiểm tra

Kế toántiền lương( chị Mai),Trưởngphòng cácphòng ban

Bảng chấm công, Phiếu xác nhận, Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đề nghịthanh toán tạm ứng,

Kế toán lên

bảng lương

Kế toántiền lương( chị Mai)

Bảng tính lương

Trình ký,

phê duyệt

Kế toántrưởng, Giám đốc

Bảng tính lương

Thủ quỹ thu

chi

Thủ Quỹ ( CôThuyên)

Sổ quỹ viết tay, bảngtính lương

Kế toán lưu

trữ hồ sơ

Kế toántiền lương( Chị Mai)

Bảng tính lương

Mô tả và hướng dẫn thực hiện

thời gian

6

Lưu hồ sơ, chứng từ

Lưu hồ sơ, chứng từ

2

3

Kiểm tra, xác nhận

Tính lương

4

5

Kiểm tra, ký duyệt

Kiểm tra, ký duyệt

Thanh toán lương

1 Máy

chấm công

- Toàn bộ nhân viên chấm công

- Thời gian : Sáng 8h- chiều 17h 30’

- TH cá nhân đi công tác sẽ không chấmcông, có phiếu xác nhận của trưởng cácphòng ban

- Tính từ ngày 1 – 30 hoặc 31 của tháng

- 1 tháng được nghỉ 2 thứ

7 và 4 CN

- Thứ 7 tuần đầu tiền của tháng đi làm và nghỉ xen kẽ

- Phiếu xác nhận phải rõ ràng

2 Kế toán

kiểm tra

- Dựa vào máy chấm công và giấy xác nhận của trưởng các phòng ban

- Kiểm tra các giấy tờ chứng từ đầy đủ, hợp

lệ, chính xác không? Có đủ phê duyệt của trưởng bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế công ty không

- Phiếu chi, giấy hoàn tạm ứng, giấy đề nghị chi tiền, nếu hợp lệ đầy đủ thì tiến hành lập phiếu, nếu không hợp lệ, đầy đủ, chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnhsửa bổ sung cho đúng hoặc trừ vào lương

- Có xác nhận của trườngcác phòng ban

- Chứng từ đầy đủ, chính xác như những nội dung

đã ghi trên ( Căn cứ quy định, quy chế tài chính, quy định về hạn mực phêduyệt của công ty ) các

đề nghị không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan , chậm nhất 1 ngày

kể từ ngày nhận hồ sơ, giám đốc ký duyệt

4 Trình ký, Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chuyển Tính đúng và đủ từng đối