TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Hà Nội - 2022

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2

1.1 Khái niệm 2

1.2 Mục đích 2

1.3 Ý nghĩa 2

1.4 Nguyên tắc 3

Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 4

2.1 Vài nét giới thiệu về Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 4

2.1.1 Chức năng 4

2.1.2 Nhiệm vụ 4

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 9

2.2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 9

2.3 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 10

2.4 Ưu điểm và hạn chế 11

2.4.1 Ưu điểm 11

2.4.2 Hạn chế 12

Chương III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 13

3.1 Đề xuất 13

3.1.1 Công tác tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần được các cấp thẩm quyền chỉ đạo thực hiện thông qua ban hành các văn bản chỉ đạo, phê duyệt Ban hành kế hoạch, chương trình, mục tiêu thực hiện 13

3.1.2 Kinh phí 13 3.1.3 Về tổ chức bộ máy, nhân sự 13 3.1.4 Nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ viên chức làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 14

KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

PHẦN MỞ ĐẦU

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”

Trong những năm qua, các cơ quan quản lý lưu trữ ở các cấp đã có nhiều

cố gắng trong việc tập trung quản lý thống nhất và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà nước để phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của nhà nước và chính quyền các cấp, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế - xã hội

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết

từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân

Tuy nhiên, để áp dụng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì không phải cơ quan, tổ chức nào cũng có thể làm được vì phụ thuộc vào tính chất cũng như điều kiện công việc Để nắm được công tác này tại lưu trữ cơ quan như thế nào thì hôm này chúng ta cùng bàn luận đề tài: “Tìm hiểu công tác

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một lưu trữ cơ quan”, cụ thể là Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

PHẦN NỘI DUNG

Chương I

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là một nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổchức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân

1.2 Mục đích

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu giúp độc giả có thể khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ Quốcgia

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu giúp đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân

1.3 Ý nghĩa

Giúp độc giả có thể khai thác và sử dụng một cách có thể hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ quốc gia

Đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân

3

1.4 Nguyên tắc

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

Đảm bảo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã được qui định Đảm bảo phục vụ công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, chính xác Như vậy, qua chương

1 đã tìm hiểu được cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Để biết được công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một lưu trữ cơ quan như thế nào thì chúng ta cùng tìm hiểu sang chương 2

Chương II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU

TRUNG ƯƠNG

2.1 Vài nét giới thiệu về Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương

Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ra đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu là Viện Huyết học và Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, do GS Bạch Quốc Tuyên là Viện trưởng Viện thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Khoa Huyết học – Truyền máu và Phòng Bệnh máu (C5)

Sự ra đời của Viện Huyết học và Truyền máu đánh dấu bước trưởng thành không ngừng của đội ngũ cán bộ chuyên khoa và khẳng định nhu cầu tất yếu phải phát triển chuyên khoa Huyết học – Truyền máu để đáp ứng cho công tác cấp cứu và điều trị

2.1.1 Chức năng

Viện là tuyến cao nhất trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh vềchuyên khoa huyết học và tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoahọc, ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng pháttriển nguồn nhân lực y tế; chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế về lĩnh vực chuyên khoa huyết học và truyền máu; tổ chức các dịch vụ y tế khác phù hợp với khả năng của Viện theo quy định của pháp luật

2.1.2 Nhiệm vụ

1 Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác tổ chức, chỉ đạo, quản lý, chuyên môn vềlĩnh vực huyết học, truyền máu và tế bào gốc

2 Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển từng giai đoạn và kế hoạch hoạt động hằng năm của Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt và tổchức thực hiện

5

3 Công tác khám bệnh, chữa bệnh:

Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, tư vấn phòng bệnh về lĩnh vực huyết học và truyền máu theo đúng phạm vi chuyên môn trong giấy phép hoạt động của Viện và quy chuẩn chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật; nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động khám bệnh, chữa bệnh theo đúng quy định của pháp luật để phục vụ nhu cầu bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân;

Tiếp nhận các đối tượng khi có nhu cầu khám bệnh, cấp cứu, tư vấn sức khỏe; điều trị nội trú, ngoại trú các trường hợp bệnh nhân thuộc chuyên khoa huyết học, theo dõi quản lý bệnh nhân theo đúng quy định;

Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong việc tổ chức khám bệnh, chữa bệnh dịch vụ và nhân đạo theo quy định của pháp luật;

Phục hồi chức năng sau điều trị và phục hồi chức năng tại cộng đồng

4 Công tác phòng bệnh:

Xây dựng kế hoạch, chiến lược và tổ chức phòng chống bệnh bẩm sinh di truyền, đặc biệt là bệnh Thalassemia (Bệnh lý thiếu máu tan máu bẩm sinh di truyền) và bệnh Hemophilia (Bệnh ưa chảy máu) đang làm tổn hại lớn lao đến sức khỏe của nhân dân;

Phối hợp cùng với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế thực hiện công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe cho nhân dân để phòng chống bệnh dịch, bệnh lây truyền qua đường máu, tai nạn thương tích, tai nạn giao thông, tai nạn sinh hoạt; vận động nhân dân khám sức khỏe định kỳ phát hiện sớm đểđiều trị

đề phòng thiếu máu, thiếu sắt nói riêng và các bệnh máu nói chung;

Thực hiện các nhiệm vụ phòng chống dịch bệnh, khắc phục hậu quả thiêntai, thảm họa theo chỉ đạo của các cấp có thẩm quyền

5 Công tác truyền máu và tế bào gốc:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động nhằm có nguồn máu, các sản phẩm máu, tế bào gốc an toàn bảo đảm cho nhu cầu cấp cứu, điều trị bệnh nhân,

chăm sóc sức khỏe nhân dân và nhu cầu dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phòng;

Phối hợp với Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, các cơ quan, tổ chức có liên quan vận động nhân dân tình nguyện hiến máu, hiến các thành phần máu, hiến tế bào gốc;

Tổ chức khám tuyển chọn, tiếp nhận, xét nghiệm sàng lọc, điều chế để có nguồn máu, các sản phẩm máu và tế bào gốc an toàn;

Tổ chức bảo quản, phân phối máu, các sản phẩm máu và tế bào gốc kịp thời cho nhu cầu cấp cứu, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân và dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phòng

6 Công tác nghiên cứu khoa học:

Tổ chức triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng những tiến bộ khoa học và công nghệ để phục vụ việc khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh, phục hồi chức năng;

Tham gia đăng ký tuyển chọn và tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, nhiệm vụ khoa học và công nghệ các cấp khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật;

Tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao các kỹ thuật mới, phương pháp mới trong khám bệnh,chữa bệnh; Tham gia nghiên cứu những vấn đề liên quan đến sức khỏe củangười dân tại địa phương và trong cả nước; thực hiện dịch vụ khoa học công nghệ theo quy định của pháp luật;

Đăng ký và được bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với các tổ chức các nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

7 Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế:

7

Là cơ sở để đào tạo và tham gia đào tạo thực hành nhân lực y tế về lĩnh vực huyết học và truyền máu: đào tạo sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp

và các hình thức đào tạo khác khi được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;

Tổ chức đào tạo, đào tạo bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới cho bác sỹ, điều dưỡng, kỹ thuật viên y và các đối tượng khác có nhu cầu về lĩnh vực chuyên khoa huyết học, truyền máu và tế bào gốc;

Phối hợp với các cơ sở đào tạo nhân lực y tế khác để đào tạo cán bộ chuyên khoa huyết học, truyền máu và tế bào gốc;

Chủ trì hoặc phối hợp tham gia biên soạn, in ấn, phát hành tài liệu đào tạo chuyên khoa huyết học, truyền máu và tế bào gốc

8 Công tác chỉ đạo tuyến:

Chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý chất lượng việc thực hiện các quy định, tiêu chuẩn chuyên môn của các cơ sở y tếtrong toàn quốc về lĩnh vực huyết học, truyền máu; tham gia các đoàn đánh giá chất lượng hoạt động chuyên ngành huyết học, truyền máu theo phối hợp liên ngành do các bộ, ngành, địa phương, các cơ quan khác tổ chức;

Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện hoạt động nội kiểm xét nghiệm nhằm kiểm soát chất lượng xét nghiệm trong lĩnh vực huyết học, truyền máu trong khu vực được phân công;

Thực hiện các chương trình ngoại kiểm đánh giá chất lượng các phòng xét nghiệm chuyên khoa trên toàn quốc; thực hiện các chương trình so sánh, đánh giá liên phòng xét nghiệm ở các cơ sở y tế trong lĩnh vực huyết học, truyền máu;

Thực hiện việc chỉ đạo tuyến, chuyển giao, hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn và theo dõi, giám sát các hoạt động chuyên khoa ở các cơ sở y tế được Bộ

Y tế phân công;

Chủ động phối hợp và tham gia với các cơ sở y tế tổ chức triển khai các chương trình, dự án y tế liên quan;

Chủ động phối hợp xây dựng kế hoạch, tổ chức và bảo đảm hiệu quả hoạt động chỉ đạo tuyến, chuyển giao kỹ thuật đáp ứng nhu cầu và hỗ trợ về lĩnh vực chuyên khoa cho các cơ sở y tế và các tổ chức, đơn vị, cá nhân có nhu cầu;

Hướng dẫn an toàn truyền máu lâm sàng gồm: Sử dụng hợp lý máu và các sản phẩm máu, lập kế hoạch nhu cầu sử dụng máu của bệnh viện, theo dõi giám sát công tác an toàn truyền máu, cảnh cáo nguy cơ truyền máu

9 Hợp tác quốc tế:

Xây dựng kế hoạch và chủ động hợp tác với các nước trên thế giới để học tập, trao đổi kinh nghiệm, nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ, xây dựng các dự

án đầu tư liên doanh, liên kết, huy động các nguồn lực nhằm phát triển về khoa học và quản lý trong lĩnh vực huyết học và truyền máu theo đúng các quy định của pháp luật;

Xây dựng kế hoạch, tổ chức và quản lý đoàn ra, đoàn vào theo chương trình hợp tác quốc tế của Viện; cử cán bộ, viên chức, học viên đi học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài; hợp tác trao đổi và tiếp nhận giảng viên, học viên là người nước ngoài đến nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm và học tậptại Viện theo quy định của pháp luật;

Tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp học quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi của Viện quản lý theo quy định của pháp luật

10 Quản lý đơn vị:

Quản lý toàn bộ hoạt động của Viện theo đúng các quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng có hiệu quả cá nguồn lực của đơn vị bao gồm: Nguồn nhân lực, tài chính, tài sản và chương trình khoa học công nghệ của Viện theo quy định hiện hành của pháp luật;

Thực hiện tự chủ về tổ chức và tài chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Y tế

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

9

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Gồm: Viện trưởng

Các Phó Viện trưởng

Khối quản lý chức năng

Trung tâm máu Quốc Gia

Khối Lâm sàng

Khối Cận lâm sàng

2.2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương

Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, việc sử dụng bản lưu văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư gồm bản gốc, bản chính văn bản giấy và bản gốc, bản sao của văn bản điện tử; tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Lưu trữ và vận dụng Thông tư số10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định vềviệc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử

Đối với cá nhân tại cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng bản lưu văn bản

và tài liệu lưu trữ phải làm Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ

Đối với cá nhân, cơ quan, đơn vị khác có nhu cầu sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ phải có Chứng minh nhân dân (Căn cước công dân hoặc hộchiếu); trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan nghiên cứu mục đích yêu cầu sử dụng và tra cứu có bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ, tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt Sau khi có ý kiến phê duyệt, người làm công tác văn thư, lưu trữ tổ chức phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ theo yêu cầu