Quản trị văn phòng bài tập cuối kì đại học ngoại ngữ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TIỂU LUẬN CUỐI KÌ XÂY DỰNG MẪU VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI VÀ MẪU NHÀ QUẢN TRỊ MONG MUỐN ĐƯỢC LÀM VIỆC CÙNG TRONG TƯƠNG LAI MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU i MỤC LỤC ii DANH MỤC VIẾT TẮT iii CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG MẪU VPHĐ 1 1.1. VPHĐ 1 1.1.1. Khái niệm 1 1.1.2. Các yếu tố của VPHĐ 4 CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ MẪU NQT KỲ VỌNG ĐƯỢC LÀM VIỆC CÙNG TRONG TƯƠNG LAI 13 2.1. Các tiêu chuẩn của NQT kỳ vọng 13 2.1.1. Trí thức 13 2.1.2. Diện mạo 15 2.1.3. Phong thái 16 2.1.4. Tư duy nhận thức pháp luật 17 2.1.5. Đạo đức 18 2.1.6. Giao tiếp, ứng xử 19 2.1.7. Thể hình, sức khỏe 20 2.1.8. Phương thức quản trị 20 2.2. Kết luận 21 Tài Liệu Tham Khảo 23 DANH MỤC VIẾT TẮT VP Văn phòng VPHĐ Văn phòng hiện đại NQT Nhà quản trị

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN CUỐI KÌ

XÂY DỰNG MẪU VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI VÀ MẪU NHÀ QUẢN TRỊ MONG MUỐN ĐƯỢC LÀM VIỆC CÙNG TRONG

TƯƠNG LAI

Giảng viên : ThS Nguyễn T Kim Bình Sinh viên : NGUYỄN MAI LINH MSSV :

Khoa : Sư phạm tiếng Anh

HÀ NỘI, 2021

LỜI MỞ ĐẦU

Qua môn học Quản trị văn phòng do cô Nguyễn Thị Kim Bình giảng dạy vào kì này, em đã học tập được rất nhiều điều bổ ích về môn học này cũng như những kinh nghiệm thực tiễn quý báu khi chuẩn bị bước chân vào môi trường văn phòng công sở sau này

Trong môn học này, em đã được nghe những phần trình bày rất bổ ích từ các bạn cũng như những giảng giải chi tiết của cô về văn phòng điện tử, văn phòng xanh, tác động của yếu tố văn hóa đến hoạt động văn phòng, tác động của thương mại điện tử đến hoạt động văn phòng và các bệnh văn phòng mà nhân viên văn phòng công sở dễ gặp phải

Trong tất cả các nội dung đã học ở kì này, nội dung nào cũng mang những

ý nghĩa kinh nghiệm riêng liên quan mật thiết tới công việc đi làm văn phòng công sở sau này của bất kì cá nhân nào Trong đó, em cảm thấy hứng thú nhất là nội dung văn phòng xanh, chương đó giúp cho em hiểu hơn về tầm quan trọng của việc tạo ra không gian xanh đáng sống và làm việc cho nhân viên, giúp cho nhân viên thư giãn và giải tỏa trong các giờ làm việc, để từ đó quyết định xem liệu đó có phải là môi trường công ty đáng để mình gắn bó và cống hiến lâu dài hay không

Qua môn học này, em đã hiểu sâu thêm rất nhiều điều ở công việc văn phòng nói chung và văn phòng công sở nói riêng ở Việt Nam Qua đây, em cũng

đã học được rất nhiều điều qua những trải nghiệm thực tế về các mặt của đời sống

mà cô chia sẻ để từ đó có thể đưa ra những quyết định tỉnh táo hơn và mạnh dạn hơn khi đang bước vào giai đoạn chuẩn bị tốt nghiệp và lựa chọn sự nghiệp cả

đời

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC VIẾT TẮT iii

CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG MẪU VPHĐ 1

1.1 VPHĐ 1

1.1.1 Khái niệm 1

1.1.2 Các yếu tố của VPHĐ 4

CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ MẪU NQT KỲ VỌNG ĐƯỢC LÀM VIỆC CÙNG TRONG TƯƠNG LAI 13

2.1 Các tiêu chuẩn của NQT kỳ vọng 13

2.1.1 Trí thức 13

2.1.2 Diện mạo 15

2.1.3 Phong thái 16

2.1.4 Tư duy nhận thức pháp luật 17

2.1.5 Đạo đức 18

2.1.6 Giao tiếp, ứng xử 19

2.1.7 Thể hình, sức khỏe 20

2.1.8 Phương thức quản trị 20

2.2 Kết luận 21

Tài Liệu Tham Khảo 23

DANH MỤC VIẾT TẮT

VPHĐ Văn phòng hiện đại

Theo Duffy (2002), định nghĩa về "văn phòng (VP)" như sau: "Văn phòng

là một thuật ngữ chung cho một căn phòng hoặc khu vực làm việc khác, trong đó mọi người làm việc hoặc các tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho các cá nhân hoặc tổ chức thuê Trong các hoạt động VP (liên quan đến giấy tờ,

sổ sách, máy tính ).VP cũng có thể đại diện cho một vị trí hoặc bộ phận trong

tổ chức và các nhiệm vụ cụ thể của nó liên quan đến các công việc chung của tổ chức, các hoạt động nội bộ, bên ngoài và liên quan đến quản lý VP Tổ chức (VP

sở, hoặc VP nằm trong cơ quan, tổ chức), công ty thường có chức danh giám đốc

VP, phó giám đốc VP ) VP được thành lập từ thời Trung cổ (1000-1300), nơi hầu hết các thư từ hoàng gia và các tài liệu pháp lý được sao chép và bảo quản

Vì vậy, trên thực tế, VP trụ sở đã có từ lâu đời Mọi cơ quan, xí nghiệp được thành lập đều rất cần không gian VP Tuy nhiên, thời gian trôi qua, mô hình

VP truyền thống chắc chắn không còn văn phòng hiện đại (VPHĐ) đã ra đời (Lý, 2020)

VPHĐ là không gian VP được thiết kế theo hướng hiện đại, đảm bảo tính linh hoạt và các tiện ích hỗ trợ, phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại (Nam, 2020)

1.1.1.2 Vai trò của VPHĐ

VP là nơi làm việc của mọi VP, tổ chức Thiết kế VP cần đáp ứng tốt nhất

các nhu cầu về tài liệu, công việc, đối nội, ngoại giao… Đây là nơi trang bị đầy

đủ các sản phẩm nội thất VP, có đủ diện tích và các phòng ban đặc thù đáp ứng nhu cầu công việc Vì vậy, có thể nói vai trò của VP đối với một tổ chức, đoàn thể hơn hết là cội nguồn và nền tảng của sự phát triển của mỗi doanh nghiệp

VPHĐ bộc lộ rõ phong cách riêng của mỗi doanh nghiệp (Lý, 2020)

Thông thường, những VP truyền thống chỉ tập trung vào vai trò cốt yếu được nêu

ở phía trên Tuy nhiên, với những không gian làm việc hiện đại thì vai trò của chúng còn được khẳng định ở nhiều góc độ khác

Nhiệm vụ quan trọng đầu tiên là VP làm việc hiện đại được thiết kế sao cho thể hiện được phong cách riêng của từng cơ quan, công ty Điều này được thấy rõ trong thiết kế của căn phòng, việc sử dụng đồ nội thất theo phong cách và màu sắc độc đáo VPHĐ thể hiện rõ nét phong cách riêng của từng công ty Từ trước đến nay, các VP truyền thống chỉ tập trung vào các vai trò quan trọng trên Nhưng trong môi trường làm việc hiện đại, vai trò của nó đã được xác định theo nhiều cách khác Ví dụ, nếu NQT muốn thiết kế không gian VPHĐ, mang tính sáng tạo và đa dạng thì NQT phải dựa vào những gam màu táo bạo mới lạ Thiết

kế phòng và không gian tự do, phóng khoáng cũng là một yếu tố hữu ích trong việc thể hiện phong cách này

VPHĐ thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh (Lý, 2020) VP làm việc hiện đại

ở Việt Nam và các nước trên thế giới đều được thiết kế để tối ưu hóa mọi quy trình làm việc Mọi nhân viên đều có cảm hứng hơn mọi lúc bởi sự xuất hiện của

đồ nội thất tiện nghi, điều mà không chỉ đáp ứng nhu cầu mà còn tạo ra sự thoải mái và tự động hóa bởi cấu trúc thông minh Giống như các loại ghế VP trước đây, nó thường chỉ được chế tạo với phần chân ổn định và phần tựa lưng thẳng Trong các VPHĐ, sản phẩm này có nhiều tính năng khác Là phần lưng cong tạo tính thẩm mỹ và giúp người ngồi không bị đau lưng Các tính năng như kê tay, di chuyển, điều chỉnh độ cao, tựa lưng… chiếc tạo sự thoải mái tối đa

Những món đồ nội thất với thiết kế hiện đại này không chỉ đáp ứng được nhu cầu công việc như những đồ nội thất truyền thống mà còn mang đến nguồn cảm hứng để mọi nhân viên làm việc hăng say và đẩy nhanh tiến độ Không chỉ

có ghế VP mà các đồ nội thất VP như bàn làm việc, tủ hồ sơ, vách ngăn VP đều được thiết kế dựa trên yếu tố này Vì vậy, các VPHĐ ngày nay không chỉ là nơi làm việc mà còn là nơi thư giãn, giải trí của toàn thể nhân viên Không gian mở, đặc biệt liên quan đến thiên nhiên, hoặc các khu vực nhằm mang lại sự thư giãn cho nhân viên cũng đã được xây dựng Ngoại thất nội thất hiện đại và những không gian thiết kế sáng tạo này chắc chắn sẽ giúp công ty luôn tràn đầy năng lượng và là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và bền vững hơn

Ví dụ như Camenzind Evolution đã giúp Unilever phát triển không gian

VP cho các cuộc họp lớn và nhỏ, làm việc cá nhân, các dự án cộng tác, cuộc gọi hội nghị, v.v Unilever chú trọng phát triển khả năng sáng tạo, ý tưởng mới và tính linh hoạt của nhân viên để giúp họ thực hiện công việc hiệu quả nhất Nhờ vậy mà các nhân viên tại Unilever luôn cảm thấy vô cùng dễ chịu, tận tâm cống hiến, giúp cho Unilever có thể phát triển cực kì lớn mạnh như ngày nay

VPHĐ còn thể hiện vị thế và địa vị của cơ quan (Lý, 2020) Ở Việt Nam,

khái niệm hiện đại hóa VP có lẽ không còn xa lạ với các doanh nghiệp Đây là điều tất yếu trong xu thế phát triển chung của toàn xã hội Nếu không theo kịp, chắc chắn công ty, doanh nghiệp sẽ già đi và tụt hậu so với các đơn vị khác Trong

xã hội hiện đại, mọi thứ đều cần sự linh hoạt thay đổi để thích ứng với sự tồn tại

và phát triển

Ví dụ, chất lượng sản phẩm sữa của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) tốt nhưng để hoàn hảo cần có sự góp sức của đội ngũ nhân viên giới thiệu sản phẩm và chăm sóc khách hàng tại cửa hàng nhập sản phẩm Điều này cho thấy vai trò của nhân viên VP là rất quan trọng trong khâu tiếp xúc với khách hàng của một sản phẩm, dịch vụ Nếu chỉ có sản phẩm tốt mà chất lượng nhân viên phục vụ kém thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách hàng

VPHĐ còn tạo môi trường làm việc lý tưởng như không gian thoáng mát, nội thất thông minh, VPHĐ với trang thiết bị kỹ thuật tối ưu tạo ra một nơi làm việc thoải mái giúp mọi người phát huy hết khả năng của mình (Lý, 2020) Bên

cạnh đó, hiệu quả công việc còn được nâng cao hơn Các VPHĐ được trang bị công nghệ hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công việc, nội thất hiện đại và thông minh Kết nối giữa các nhân viên cũng sẽ được cải thiện hơn Không gian làm việcmrộng rãi giúp nhân viên dễ dàng trao đổi ý kiến và tương tác trong công việc Nhân viên có thể giao tiếp nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc Loại

VP này còn giúp tăng năng suất làm việc và khi các nhóm giải quyết các vấn đề chung trong VP nhanh hơn vì có mối quan hệ thân thiết với nhau (Nam, 2020)

Ví dụ như Microsoft Office tại Hà Lan được thiết kế bởi Sevil Peach và Veldhoen + Co Điểm nổi bật của không gian VP này là các khu vực làm việc riêng lẻ đã được loại bỏ hoàn toàn, mọi người đều như nhau và làm việc tại một

bàn làm việc chung Với không gian làm việc, bao gồm phòng họp và quán cà phê, thiết kế mới này cho phép Microsoft Hà Lan giảm chi phí bất động sản bằng cách giảm không gian làm việc cá nhân, tăng năng suất, tăng năng suất và tăng

uy tín trên thị trường Ngoài ra, thế giới công việc hiện đại thu hút và hạn chế nhân tài, tăng tính di chuyển của nhân viên và thân thiện với môi trường

Nếu doanh nghiệp cứ mắc phải những sai lầm cũ và cứ khăng khăng thiết

kế một VP truyền thống mà không thêm một chút hiện đại mới, nhân viên của đơn vị đó chắc chắn sẽ không có được cảm hứng làm việc như xưa Việc sử dụng những thiết kế mới và đầu tư vào các sản phẩm nội thất VP thông minh chứng tỏ công ty, doanh nghiệp luôn đi đầu trong mọi xu hướng, thể hiện sự chuyên nghiệp

và đẳng cấp trong VP làm việc

Ngoài ra, thiết kế VP thành công còn để lại ấn tượng sâu sắc cho khách

hàng (Nam, 2020) Điều này giúp các công ty củng cố vị thế tổ chức của mình và

ghi điểm với khách hàng và đối tác, đặc biệt là với những thiết kế đẹp mắt Điều này sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng đối với công ty, doanh nghiệp và cho phép công ty, doanh nghiệp thể hiện sự nổi tiếng của mình

Ví dụ như bên cạnh hệ thống văn bản, VP công ty Cổ phần FPT còn xây dựng hệ thống các biểu mẫu, vật dụng có logo, màu sắc, kiểu dáng đặc trưng của FPT như giấy viết thư, bì thư, văn bản, thẻ nhân viên, hóa đơn, website, đồng phục, biển hiệu…giúp khách hàng dễ dàng nhận biết thương hiệu, nhận biết FPT hơn

1.1.2 Các yếu tố của VPHĐ

VP cũ và mới có cấu trúc ba trang cơ bản: trang thiết bị kỹ thuật VP, con

người làm VP và các nghiệp vụ hành chính VP Ba khía cạnh trên có quan hệ mật

thiết và tác động qua lại đến hoạt động của VP và thực hiện công việc nên cần được phát triển đồng bộ, bất kì mặt nào cũng không nên bị coi thường (Trương, 2014) Khi chuyển đến một VPHĐ, sự đầu tư đúng đắn có thể cải thiện đáng kể

ba khía cạnh này và cho phép VP chủ động trong việc xử lý thông tin

1.1.2.1 Con người

Nhân viên làm việc trong VP là người trung tâm là chủ thể của VP Nhân

viên VP kiểu cũ hiếm khi được đào tạo và ở một số nơi được coi là một dạng công việc hành chính và giấy tờ đơn giản và dễ hiểu Do đó, nhân viên VP thường chưa qua đào tạo và việc bố trí, sử dụng còn tùy tiện, không đầy đủ Trong các VPHĐ, yếu tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết Nhân viên VP được coi là những người làm công tác thông tin với khả năng sáng tạo và trí thông minh tăng lên

Do đó, nhân viên VP được đào tạo ở trình độ cao theo hướng đa chức năng và toàn diện về chuyên môn, kỹ thuật, giao tiếp và ứng xử Trong lĩnh vực đào tạo này, người lao động biết làm nhiều việc, thực hiện đúng nhiệm vụ công việc được giao, dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của nghề nghiệp, dễ dàng đáp ứng những thách thức mới trước những đòi hỏi luôn biến động cao, được tạo điều kiện để đào tạo lại Thị trường lao động (Trương, 2014)

Ví dụ tiêu biểu là VNG - công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với hơn 3.100 thành viên tại 11 VP tại 5 quốc gia Với các sản phẩm nổi bật như Zalo, Báo mới và Zing MP3, hệ sinh thái ứng dụng phong phú của VNG phục vụ hàng trăm triệu người dùng cá nhân và tổ chức tại hơn 100 quốc gia trên thế giới Ngoài các sản phẩm cốt lõi là game online, VNG đang đầu tư mạnh vào các xu hướng công nghệ mới nhất như dịch vụ đám mây (thông qua đám mây của VNG) và trí tuệ nhân tạo (AI) Trong quá trình làm việc, nhân viên VNG có cơ hội tiếp tục được đào tạo và phát triển, dù ở bất kỳ vị trí nào Ngoài việc trau dồi kỹ năng kỹ thuật, tất cả những người mới bắt đầu (được gọi là nhân viên của VNG) đều tham gia các khóa học kỹ năng mềm, từ các kỹ năng cơ bản như kỹ năng tư duy, kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm đến các kỹ năng nâng cao như lãnh đạo và xây dựng nhóm Bạn có thể đăng ký tại

Để có thể xây dựng được một mẫu VPHĐ, NQT nên mời các tư vấn trong các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học và mỹ thuật học làm việc để tạo ra động lực, động lực để tiến bộ và tham vọng nghề nghiệp cho nhân viên trong công ty Các môn khoa học này cũng giúp người lao động tránh được những tình huống căng thẳng, áp lực, lo âu kéo dài trong công việc, giúp họ học được cách trang điểm để tôn lên vẻ đẹp của công sở, nét thu hút và khuôn mặt của con người, biết giao tiếp văn mình lịch sự và tạo được niềm tin cậy đối với khách hàng

1.1.2.2 Thiết bị máy máy, công cụ hỗ trợ hoạt động của con người Thiết bị công nghệ VP là thành phần “sáng tạo” nhất, cần được nâng cấp lên và được cấp bằng sáng chế với nhiều loại phong phú và mang giá thành hợp túi tiền với đội ngũ lao động phổ thông, giúp việc kết hợp vào VP trở nên dễ dàng nhất (Trương, 2014) Khoảng 10-15 năm trước, thiết bị kỹ thuật của VP tiến bộ

rất nhanh Các phương tiện kỹ thuật để viết tài liệu, chẳng hạn như máy đánh chữ, đang nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí sang máy đánh chữ điện và máy đánh chữ điện tử Nhiều thế hệ máy tính đang thay đổi cuộc sống hàng năm trước sự cạnh tranh gay gắt của nhiều nhà sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong công việc VP, tạo ra những cơ hội và lợi ích đáng kể trong từng khâu xử lý văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và truy xuất dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin VP hiệu quả hơn

Các thiết bị liên lạc và gửi văn bản như telex, fax đều sử dụng mạng Internet và các thiết bị thông tin liên lạc được sử dụng rộng rãi để kết nối các mạng thông tin trong nước, quốc gia và toàn cầu, giúp cho việc hỏi thăm trở nên

dễ dàng và thuận tiện Từ bút, cặp, bấm kim đến kệ đựng hồ sơ, đồ dùng VP Nhờ việc sử dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học và công nghệ vào hoạt động

VP, cơ sở vật chất và môi trường VP đã được cải thiện đáng kể

Là bộ phận khoa học và công nghệ tiên phong trong lĩnh vực tin học, cá ngành kỹ thuật máy tính và công nghệ viễn thông đã chế tạo máy móc hiện đại giúp các VP có thể thực hiện nhanh chóng và thuận tiện và chính xác các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và truyền tải thông tin đến các tổ chức, địa điểm, ngành và quốc gia trên toàn quốc Nhà quan trị nên xây dựng VP để tối ưu hóa thiết bị và môi trường VP của model, giúp nhân viên VP thoải mái hơn, ít tốn sức hơn và đạt hiệu suất cao Chỉ với việc phát triển thêm bàn làm việc chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U với ghế xoay, nhân viên VP ngồi một chỗ và

sử dụng các thiết bị VP để soạn thảo văn bản, nhập tài liệu, chuyển tài liệu là có thể thoải mái làm việc khi làm việc giấy tờ , Thiết bị thông tin liên lạc Môi trường VP phù hợp về nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường Không gian VP sẽ được nâng cấp từ phòng kín có nhiều nhược điểm thành mô hình VP không gian

mở với diện tích khoảng 60-80 m2 và không gian rộng rãi cho khoảng 20 vị trí làm việc

Ví dụ như cơ sở của VNG được đặt tại Khu chế xuất Tân Thuận (quận 7), được chia thành khu VP có tổng diện tích 35.000 m2 và diện tích VP từ 20.000 m2 trở lên (sàn tối đa 8.000 m2 trở lên) Trên ba tầng làm việc với số lượng lớn nhân viên Hiện tại, hơn 2000 nhân viên đang làm việc Khoảng 15.000 thiết bị IoT do các kỹ sư của công ty phát triển đang hoạt động cả ngày lẫn đêm trong khuôn viên VNG Với quy mô sơ bộ như vậy, nội thất bên trong khuôn viên VNG cũng được lấp đầy với nhiều phòng ốc, khu vực, trang thiết bị hiện đại phục vụ hàng nghìn nhân viên, trong đó có giếng trời tại khu vực trung tâm của công ty

sự kiện và cộng tác quy mô lớn với màn hình LED và hệ thống âm thanh hiện đại Giếng trời hay còn gọi là giếng trời cung cấp ánh sáng tự nhiên và hỗ trợ lưu thông không khí Đồng thời, VP VNG có hệ thống thư viện với nhiều đầu sách trong nước và quốc tế giúp nhân viên bổ sung kiến thức và phát triển kỹ năng Các phòng họp nằm rải rác trong khu vực làm việc của nhân viên và được trang

bị công nghệ mới nhất Khu vực phòng đào tạo gồm 4 phòng được đặt theo tên một trường đại học nổi tiếng thế giới, được sử dụng để tổ chức hội thảo, hội nghị với các đối tác bên ngoài và tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên

VP cần được thiết kế mở có nhiều ưu điểm, chẳng hạn như chuỗi công việc

được đơn giản hóa và kết nối thông tin liên tục giữa các cấp xử lý thông tin VP (Artius, 2012) VP đại diện, quản lý văn thư dễ dàng Giảm chi phí đầu tư cho tòa nhà và thiết bị VP Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các vị trí làm việc trong VP, chẳng hạn như khi người quản lý VP có sáng kiến mới

VPHĐ nên được thiết kế đa chức năng Chính vì vậy, nhiều công ty lựa

chọn phong cách VP đa chức năng để giúp nhân viên thư giãn hơn là tập trung vào công việc (Artius, 2012) Nhân viên không còn cảm thấy mất hết sức lực mà thay vào đó nhân viên có thể “xả hơi” để nâng cao hiệu suất công việc sau một thời gian nghỉ ngơi VP đa chức năng tối ưu hóa không gian với thiết kế chu đáo giúp môi trường làm việc thoải mái và dễ chịu hơn Một số đặc điểm của VP đa chức năng là: Nội thất hiện đại thông minh và đa năng: nội thất sáng tạo, không

gian VP đa năng Bên cạnh đó còn cần xây dựng thêm không gian để giải trí, tự

do, thư giãn, truyền cảm hứng

Ví dụ như VNG cũng đã đầu tư xây dựng khuôn viên VNG, nơi có không gian làm việc lớn nhất Việt Nam, với các tiện ích như phòng ăn, phòng tập gym,

bể lọc nước mặn và khu tổ chức sự kiện cho 2000 người VNG cho rằng đầu tư dài hạn vào môi trường làm việc và phát triển con người là chiến lược đúng đắn

để trở thành công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam và đạt được tầm nhìn “môi trường tốt nhất để làm việc, học hỏi và phát triển”

1.1.2.3 Các nghiệp vụ chuyên môn được thực hiện bởi con người kết hợp với thiết bị, máy móc

Các công việc quản lý, nghiệp vụ hành chính VP ngày nay được xây dựng đầy đủ và hoàn thiện với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại nên các công việc quản lý VP diễn ra một cách trơn tru và nhịp nhàng theo các quy tắc và quy trình

(Trương, 2014) Nếu VP không có quy chuẩn và tiêu chuẩn khoa học cao thì những thiết bị mới nhất và đội ngũ nhân viên tài năng làm việc trong VP cũng sẽ

bị lãng phí Quy chế chuyên gia phù hợp và có ý nghĩa đối với mọi hoạt động trong VP, chẳng hạn như tạo chương trình làm việc, tạo và xuất bản tài liệu, tổ chức cuộc họp, đi lại, phân loại và sắp xếp khối tài liệu, hay bổ sung kho tài liệu,v.v., đòi hỏi một quy trình tổ chức để thực hiện Hoạt động quản lý hay nghiệp

vụ hành chính VP có nhiệm vụ kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người, hài hòa

ba cấu trúc cơ bản của VP, biến tiềm năng VP thành hiệu quả thiết thực, cụ thể

1.1.2.4 Điều kiện, môi trường làm việc trong VPHĐ

Xu hướng làm việc hiện nay đang ngày càng chuyển từ nơi làm việc cá nhân sang nơi làm việc tập thể Môi trường làm việc tương tác không chỉ giảm

chi phí vận hành mà còn cải thiện khả năng sáng tạo, kỹ năng giao tiếp và năng suất của nhân viên (Artius, 2012) Khi thiết kế VP, công ty, doanh nghiệp nên hạn chế các yếu tố ngăn cách không gian của mình, trừ khi nhân viên có những công việc cần sự riêng tư Ở những khu đô thị với dân số ngày càng đất chật người đông, việc tạo ra một không gian thông thoáng để nâng cao sức khỏe tinh thần cho nhân viên là điều vô cùng cần thiết Ngoài việc đảm bảo sự thông thoáng, các

thiết kế VPHĐ còn cần tạo ra những khoảng xanh và sử dụng ánh sáng tự nhiên

để vừa có tác dụng thư giãn, vừa nâng cao khả năng tập trung khi làm việc Trong tình huống này, các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh ngày nay đang bắt đầu làm quen với những mô hình VP tối ưu hóa không gian và công nghệ Bằng cách sử dụng những lợi ích của VP xanh trong nhiều bước công việc, các công ty có thể được hưởng lợi rất nhiều

Ví dụ như chi nhánh của AB Bank tại Đà Nẵng Kiến trúc sư đã sử dụng

hệ thống sân thượng trồng cây để tạo ra một môi trường xanh thẳng đứng ở ngoại thất của công trình lớn hơn 150% so với trồng cây trên mặt đất Điểm đặc biệt của công trình xanh nổi tiếng Việt Nam này là từng hàng cây được xếp tầng trên một nhóm cây xanh tốt mang tính sáng tạo cao Ngoài ra, đại học FPT tọa lạc ngoại thành Hà Nội cao 7 tầng, được thiết kế trồng cây xanh ở tất cả các lối ra vào, ban công và công viên trong nhà nhằm tạo ra một môi trường xanh trong lành và độc đáo Dự án này mang đến một cá tính riêng cho các trường công nghệ hàng đầu Việt Nam

VPHĐ nên được thiết kế tối ưu hóa sao cho hiệu quả xử lý công việc ngày càng được cải thiện nhanh chóng (Artius, 2012) Khi quản lý thông tin đã trở nên

thuận tiện hơn thì doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều thông tin và dữ liệu hơn mà không mất chi phí lớn Để VP trở nên mới mẻ và cá tính hơn, điều quan trọng là cần hài hòa sự khôn khan của các thiết bị kỹ thuật trong thiết kế nội thất Nhiều

VP làm cho khách hàng cảm thấy như họ đang ở trong một thế giới của tương lai đầy tiện nghi và tốc độ

VPHĐ cũng cần xây dựng những khu vực nghỉ ngơi và thư giãn dành cho nhân viên, để giúp nhân viên có thể giảm thiểu được các bệnh VP Việc cân bằng

giữa công việc và cuộc sống cá nhân là điều quan trọng đối với nhân viên khi họ phải dành 8 tiếng mỗi ngày, đôi khi là nhiều hơn ngồi cố định ở một chỗ trong một thời gian dài Các nghiên cứu y học đã chỉ ra rằng các hoạt động giải trí đơn giản và thời lượng ngắn lại rất hiệu quả trong việc nâng cao sự tập trung và chất lượng làm việc của nhân viên, đặc biệt là các hoạt động thể chất như bóng bàn,v.v…Ngoài ra, không gian thư giãn, trò chuyện có thể mang lại nhiều cảm hứng sáng tạo, giúp ích cho nhân viên trong công việc