TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

Xem danh sách hồ sơ chờ xử lý Để xem danh sách hồ sơ chờ xử lý người dùng thao tác như sau: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ chờ xử lýtrong danh m

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

DÀNH CHO: LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ

Hà Nội - 2014

MỤC LỤC

1 Giới thiệu 3

1.1 Mục đích 3

1.2 Giới thiệu tổng quan hệ thống 4

1.2.1 Đăng nhập vào hệ thống 4

1.2.2 Giao diện Trang chủ 4

2 Các chức năng trong hệ thống 5

2.1 Xem thông tin Hồ sơ chờ xử lý 5

2.1.1 Xem danh sách hồ sơ chờ xử lý 5

2.1.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý 6

2.1.2.1 Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ 7

2.1.2.2 Ký duyệt hồ sơ 10

2.1.2.3 Duyệt yêu cầu bổ sung hồ sơ 12

2.1.2.4 Nhật ký xử lý 14

2.2 Xem thông tin hồ sơ đã chuyển xử lý 19

2.3 Xem thông tin Hồ sơ yêu cầu bổ sung 20

2.3.1 Xem danh sách hồ sơ yêu cầu bổ sung 20

2.3.2 Xem chi tiết hồ sơ yêu cầu bổ sung 21

2.3.3 Hủy hồ sơ 22

2.4 Xem thông tin Hồ sơ chờ trả kết quả 24

2.4.1 Xem danh sách hồ sơ chờ trả kết quả 24

2.4.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ trả kết quả 24

2.4.3 Hủy hồ sơ 25

2.5 Xem thông tin Hồ sơ đã trả kết quả 27

2.6 Xem thông tin Hồ sơ quá hạn 28

2.7 Xem thông tin Hồ sơ bị hủy 30

2.8 Xem thông tin hồ sơ trong Kho hồ sơ 32

2.9 Chức năng Tìm kiếm nâng cao 33

2.10 Chức năng Tạo Báo cáo thống kê 35

2.10.1 Chức năng Thống kê 35

2.10.1.1 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo tháng 35

2.10.1.2 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý 37

2.10.1.3 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm 40

2.10.1.4 Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ 42

1 Giới thiệu

1.1 Mục đích

Trong những năm gần đây với sự phát triển như vũ bão, Công nghệ thông tin đã đóngvai trò ngày càng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của con người, làm biến đổi sâusắc cách thức làm việc, giải trí Công nghệ thông tin cũng đã có tác động sâu sắc đếnhoạt động của các cơ quan nhà nước Điều đó cho phép chúng ta áp dụng những thànhtựu to lớn của Công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính của cơquan hành chính nhà nước Chính vì vậy một số cơ quan trong bộ máy hành chính nhànước đã ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính Phầnmềm “Một cửa điện tử” ra đời dựa trên việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc giảiquyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại các cơ quan nhà nước nhằm giúpquá trình giải quyết công việc đơn giản hơn, rút ngắn thời gian xử lý công việc

Phần mềm “Một cửa điện tử” giúp cho:

- Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính trở nên đơn giản, gọn nhẹ, giúp cán bộchuyên môn giảm bớt áp lực làm việc

- Thông tin về các thủ tục hành chính được công bố công khai, minh bạch giúp côngdân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu kết quả thụ lý hồ sơ

- Giúp lãnh đạo có thể theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng có thểkịp thời đưa ra các biện pháp quản lý, chỉ đạo, điều hành

Hỗ trợ cán bộ công chức thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp nhận thụ lý trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính

Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ nhanh chóng và chính xác

- Giúp quá trình tạo báo cáo nhanh hơn, đơn giản hơn

- Đồng thời thông qua phần mềm “Một cửa điện tử” cán bộ công chức có thể tra cứu,tìm kiếm thông tin các thủ tục hành chính nhanh hơn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 3

1.2 Giới thiệu tổng quan hệ thống

1.2.1 Đăng nhập vào hệ thống

Chức năng cho phép người dùng đăng nhập vào ứng dụng Để đăng nhập vào ứngdụng, người dùng thao tác như sau:

Thao tác:

1 Nhập đúng Tên đăng nhập và Mật khẩu.

2 Click Đăng nhập để hoàn tất

1.2.2 Giao diện Trang chủ

Mô tả:

1 Thống kế số lượng hồ sơ tương ứng với từng trạng thái hồ sơ bên menu bên trái

2 Trạng thái hồ sơ bao gồm: Hồ sơ mới tiếp nhận, Hồ sơ đã chuyển xử lý, Hồ sơ yêu cầu bổ sung, Hồ sơ chờ trả kết quả, Hồ sơ đã trả kết quả, Hồ sơ quá hạn xử lý, Hồ sơ bị hủy

Ghi chú: Riêng hai loại hồ sơ:

Hồ sơ quá hạn xử lý: liệt kê những hồ sơ đã hết thời gian xử lý hồ sơ theo phiếu hẹn

trả kết quả cho Tổ chức/Công dân

Hồ sơ bị hủy: liệt kê những hồ sơ do Lãnh đạo đơn vị hủy do Tổ chức/Công dân đến

hẹn bổ sung hồ sơ mà không tới bổ sung hoặc tới hạn trả kết quả mà Tổ chức/Công dân không tới nhận kết quả thụ lý hồ sơ thì Lãnh đạo đơn vị sẽ được phép hủy hồ sơ

2.1 Xem thông tin Hồ sơ chờ xử lý

Trạng thái Hồ sơ chờ xử lý là những hồ sơ do các tác nhân (Cán bộ một cửa, Lãnhđạo phòng, Chuyên viên thụ lý) chuyển xử lý cho Lãnh đạo đơn vị Khi có hồ sơ tới hệthống sẽ hiển thị thông báo màu đỏ cùng thống kê số lượng hồ sơ

2.1.1 Xem danh sách hồ sơ chờ xử lý

Để xem danh sách hồ sơ chờ xử lý người dùng thao tác như sau:

Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ chờ xử lýtrong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 5

2.1.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý

Trên form xem Danh sách hồ sơ chờ xử lý người dùng click chọn một hồ sơ bất kỳ:

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý:

2.1.2.1 Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ

Để yêu cầu thụ lý lại hồ sơ người dùng thực hiện như sau:

Bước 1: Trên form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý chọn Xử lý hồ sơ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 7

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xử lý hồ sơ:

Bước 2: Trong form Xử lý hồ sơ:

 Chọn Người nhận hồ sơ

 Nhập thông tin mục “Ý kiến xử lý”

 Tải file đính kèm trong mục Tài liệu hồ sơ

Bước 3: Chọn Chuyển xử lý hồ sơ

Ghi chú: Lãnh đạo đơn vị có thể Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ bằng cách chọn nút Trả lại

trên form xem chi tiết Hồ sơ chờ xử lý

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 9

Khi đó hệ thống sẽ chuyển xử lý mặc định tới tác nhân gửi hồ sơ cho người dùng

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form xử lý hồ sơ:

Bước 2: Trong form Xử lý hồ sơ:

 Nhập thông tin mục “Ý kiến xử lý”

 Tải file đính kèm trong mục Tài liệu hồ sơ

Bước 3: Chọn Chuyển xử lý hồ sơ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 11

Ghi chú: Ở trường hợp ký duyệt, khi ấn Chuyển xử lý hồ sơ Hồ sơ sẽ chuyển sang

trạng thái Hồ sơ chờ trả kết quả ở tất cả các tác nhân liên quan

2.1.2.3 Duyệt yêu cầu bổ sung hồ sơ

Bước 1: Trên form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý chọn Xử lý hồ sơ

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xử lý hồ sơ:

Bước 2: Trong form Xử lý hồ sơ:

 Chọn Người nhận hồ sơ: Cán bộ một cửa

 Nhập thông tin mục “Ý kiến xử lý”

 Tải file đính kèm trong mục Tài liệu hồ sơ

Bước 3: Chọn Chuyển xử lý hồ sơ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 13

Ghi chú: Mọi tác nhân, khi chọn chuyển xử lý hồ sơ cho bộ phân một cửa => Hồ sơ sẽ

được chuyển sang trạng thái Hồ sơ yêu cầu bổ sung ở tất cả các tác nhân liên quan.

2.1.2.4 Nhật ký xử lý

Người dùng thực hiện xử lý hồ sơ có thể thực hiện thao tác ghi lại Nhật ký xử lý hồ

sơ Các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Từ Form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý người dùng click vào Buttom [Nhật

ký xử lý]

Sau khi click vào [Nhật ký xử lý] sẽ hiển thị form Nhật ký xử lý

Trên giao diện form Nhật ký xử lý người dùng thực hiện thêm mới nhật ký xử lý của

cá nhân

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 15

Bước 2: Thực hiện thêm mới nhật ký xử lý bằng cách nhập thông tin nhật ký xử lý hồsơ

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin hợp lệ trên form Thêm mới nhật ký xử lý ngườidùng click vào [Lưu] để Lưu lại nhật ký xử lý của cá nhân

Người dùng cũng có thể thực hiện sửa nhật ký xử lý của mình nếu như nhật ký đóđược thực hiện trong khi người dùng đang thụ lý hồ sơ.

Người dùng cũng có thể thực hiện xóa nhật ký xử lý của mình nếu như nhật ký đóđược thực hiện trong khi người dùng đang thụ lý hồ sơ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 17

2.2 Xem thông tin hồ sơ đã chuyển xử lý

Để xem thông tin hồ sơ đã chuyển xử lý người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ

đã chuyển xử lý trong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ

sơ đã chuyển xử lý:

Bước 2: Người dùng nhấn chọn một hồ sơ bất kỳ trong danh sách hồ sơ đã chuyển xử lý:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 19

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ đã chuyển xử lý

2.3 Xem thông tin Hồ sơ yêu cầu bổ sung

2.3.1 Xem danh sách hồ sơ yêu cầu bổ sung

Để xem danh sách hồ sơ yêu cầu bổ sung người dùng thao tác như sau:

Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ yêu cầu

bổ sung trong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ yêucầu bổ sung:

2.3.2 Xem chi tiết hồ sơ yêu cầu bổ sung

Trên form xem Danh sách hồ sơ yêu cầu bổ sung người dùng click chọn một hồ sơbất kỳ:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 21

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ yêu cầu bổ sung:

2.3.3 Hủy hồ sơ

Để hủy hồ sơ người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Trên form Xem chi tiết hồ sơ yêu cầu bổ sung chọn Hủy hồ sơ

Khi đó hệ thống hiển thị thông báo Xác nhận Hủy hồ sơ:

Bước 2: Chọn Có

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 23

2.4 Xem thông tin Hồ sơ chờ trả kết quả

2.4.1 Xem danh sách hồ sơ chờ trả kết quả

Để xem danh sách hồ sơ chờ trả kết quả người dùng thao tác như sau:

Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ chờ trảkết quả trong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ chờtrả kết quả:

2.4.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ trả kết quả

Trên form xem Danh sách hồ sơ chờ trả kết quả người dùng click chọn một hồ sơ bấtkỳ:

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ chờ trả kết quả

2.4.3 Hủy hồ sơ

Để hủy hồ sơ người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Trên form Xem chi tiết hồ sơ chờ trả kết quả chọn Hủy hồ sơ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 25

Khi đó hệ thống hiển thị thông báo Xác nhận Hủy hồ sơ:

Bước 2: Chọn Có

2.5 Xem thông tin Hồ sơ đã trả kết quả

Để xem thông tin hồ sơ đã trả kết quả người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ

đã trả kết quả trong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ đã trả kết quả

2.6 Xem thông tin Hồ sơ quá hạn

Đối với những hồ sơ đã hết thời gian xử lý hồ sơ theo phiếu hẹn trả kết quả của Tổ chức/Công dân, hồ sơ sẽ thuộc hồ sơ quá hạn xử lý

Để xem thông tin hồ sơ quá hạn người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn Hồ sơ quá hạn

xử lý trong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ quá hạn

Ghi chú: Khi click để xem chi tiết hồ sơ ở mục này, tùy vào trạng thái hồ sơ, sẽ hiểnthị các chức năng theo trạng thái đó

2.7 Xem thông tin Hồ sơ bị hủy

Đối với những hồ sơ đến hẹn bổ sung hồ sơ mà không tới bổ sung hoặc tới hạn trả kếtquả mà Tổ chức/Công dân không tới nhận kết quả thụ lý hồ sơ thì Lãnh đạo đơn vị sẽ được phép hủy hồ sơ

Để xem thông tin hồ sơ bị hủy người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn Hồ sơ bị hủytrong danh mục Trạng thái hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ bị hủy:

Bước 2: Người dùng nhấn chọn một hồ sơ bất kỳ trong danh sách bị hủy:

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ bị hủy:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 31

2.8 Xem thông tin hồ sơ trong Kho hồ sơ

Kho hồ sơ sẽ lưu trữ tất cả các hồ sơ mà người dùng đã và đang xử lý

Để xem thông tin hồ sơ trong Kho hồ sơ người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn danh mục Kho

hồ sơ Khi đó hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ:

Bước 2: Người dùng nhấn chọn một hồ sơ bất kỳ trong danh sách hồ sơ:

Khi đó hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ đã trả kết quả (tùy vào trạng thái hồ sơ, sẽ hiển thị các chức năng theo trạng thái đó)

2.9 Chức năng Tìm kiếm nâng cao

Chức năng cho phép người dùng có thể tiến hành tìm kiếm thông tin của hồ sơ bất kỳ

Để Tìm kiếm thông tin hồ sơ người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn chức năng Tìm

kiếm nâng cao Khi đó hệ thống hiển thị giao diện chức năng Tìm kiếm nâng cao như

sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 33

Bước 2: Chọn tiêu chí tìm kiếm

Bước 3: Chọn Tìm kiếm, khi đó hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm tương ứng với

tiêu chí người dùng tìm kiếm

2.10 Chức năng Tạo Báo cáo thống kê

2.10.1 Chức năng Thống kê

Chức năng Thống kê cho phép người dùng có thể thống kê số lượng hồ sơ theo tháng,theo quý và theo năm

2.10.1.1 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo tháng

Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Tháng người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn chức năng

Thống kê Khi đó hệ thống hiển thị giao diện chức năng Thống kê như sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 35

Bước 2: Chọn tiêu chí thống kê

Bước 3: Chọn Thống kê, khi đó hệ thống hiển thị kết quả thống kê tương ứng với

tiêu chí người dùng chọn

2.10.1.2 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý

Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn chức năng

Thống kê Khi đó hệ thống hiển thị giao diện chức năng Thống kê như sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 37

Bước 2: Chọn tiêu chí Thống kê

Bước 3: Chọn Thống kê, khi đó hệ thống hiển thị kết quả thống kê tương ứng với

tiêu chí người dùng chọn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 39

2.10.1.3 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm

Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn chức năng

Thống kê Khi đó hệ thống hiển thị giao diện chức năng Thống kê như sau:

Bước 2: Chọn tiêu chí Thống kê

Bước 3: Chọn Thống kê, khi đó hệ thống hiển thị kết quả thống kê tương ứng với

tiêu chí người dùng chọn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 41

2.10.1.4 Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ

Để Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ theo Tháng người dùng thao tác như sau:Bước 1: Từ giao diện màn hình của hệ thống người dùng nhấn chọn chức năng

Thống kê Khi đó hệ thống hiển thị giao diện chức năng Thống kê như sau:

Bước 2: Chọn Thống kê chi tiết, khi đó hệ thống hiển thị giao diện như sau:

Bước 3: Chọn tiêu chí thống kê

Bước 4: Chọn Thống kê, khi đó hệ thống hiển thị kết quả thống kê tương ứng với

tiêu chí người dùng chọn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 43

Trên form hiển thị kết quả thống kê, người dùng có thể In báo cáo và Xuất file báo

cáo ra các định dạng: word, excel và pdf

Đối với Thống kê chi tiết người dùng có thể thống kê theo Tháng, theo Quý và theo

Năm