Đánh giá về tổ chức quản lý kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty TNHH liên vận quốc tế

1.2 chức năng, nhiệm vụ của công ty1.2.1Chức năng: - Tổ chức xếp dỡ, bảo quản, giao nhận các loại hàng hoá theo hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty với khách hàng - Sửa chữa và đóng m

Phần I: Tổng quan về đặc điểm kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Trong nền kinh tế hiện nay, mọi ngành nghề, mọi thành phần kinh tế

ngày càng phát triển Rất nhiều công ty, doanh nghiệp, các loại hình kinh doanhkhác nhau với nhiều hình thức sở hữu lần lượt ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của đờisống xã hội Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã ra đời trong bối cảnh đó với tiềnthân là “ cảng Hải Phòng”, được thành lập theo quyết định số 694/QĐ-TCCB của bộtrưởng giao thông vận tải

Bắt đầu từ năm 1993, theo quyết định số 463/QĐ-TCCB ngày 23/3/93 của BộGiao Thông Vận Tải, được đổi tên thành công ty Liên Vận Quốc Tế

Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, công ty đã phải đối mặt với hàngngàn những khó khăn thử thách, có lúc tưởng chừng như gần đi đến con đường phásản.Tuy nhiên bằng những nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ cũng như anh, chị

em lao động, công ty đã hoàn thành sứ mệnh của mình trong từng giai đoạn Chođến nay công ty đã có những bước phát triển vững mạnh, nhiều chi nhánh đượcthành lập không chỉ trên địa bàn tỉnh Hải phòng mà còn mở rộng sang một số tỉnh,thành lớn như Hà Nội và TP Hồ Chí Minh

Kể từ năm 2000 cho đến nay, công ty tiếp tục thực hiện chủ trương trẻ hoá, hiệnđại hoá đội tàu, đồng thời mở rộng thị trường, thực hiện nhiều biện pháp quảng cáotiếp cận khách hàng nhằm tăng số lượng đơn đặt hàng, sử dụng tiết kiệm tài nguyên

và nâng cao hiệu quả của các tài sản hiện có Từ đó giúp công ty có một chỗ đứngvững chắc trên thị trường

Hoà nhập với nền kinh tế thế giới và sự kiện Việt Nam trở thành thành viênchính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, công ty Liên Vận Quốc Tế cũng

đã chuẩn bị nội lực để đón nhận những thử thách và cơ hội mới, sẵn sàng hoà nhập,không ngừng khẳng định uy tín, chất lượng và sự chuyên nghiệp để xứng đáng với

sự tin tưởng và yêu mến mà khách hàng đã dành tặng cho công ty

Lê Huyền Thơ 1

1.2 chức năng, nhiệm vụ của công ty

1.2.1Chức năng:

- Tổ chức xếp dỡ, bảo quản, giao nhận các loại hàng hoá theo hợp đồng kinh tế

ký kết giữa công ty với khách hàng

- Sửa chữa và đóng mới tàu, thuyền vận tải, du lịch theo nhu cầu của thị trường

- Kinh doanh kho bãi

1.2.2 Nhiệm vụ:

- Đảm bảo an toàn và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanhvận tải hàng hoá nhằm tận dụng tối đa trang thiết bị, phương tiện của công ty

- Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách và nghĩa vụ đối với nhà nước

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng , quý, năm, kể cả trung và dài hạncủa công ty

- Giữ vững trật tự, an toàn xã hội và con người đồng thời bảo vệ hàng hoá cũng nhưtrang thiết bị phương tiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng

- Linh hoạt, năng động khi giải quyết các vụ việc ảnh hưởng tới sản xuất kinhdoanh.Và phối hợp chặt chẽ với địa phương để giải quyết các vấn đề xã hội liênquan

- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ chế độ tài chính kế toán theo quy định của nhànước và của công ty

- Nâng cao đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong công ty

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được phép kinh doanh các ngành nghề sau:

- Kinh doanh kho bãi và nhà xưởng:

Hoạt động kinh doanh kho bãi chủ yếu là tổ chức cho thuê kho bãi, nhận trông giữ vàbảo quản hàng hóa kết hợp với dịch vụ giao nhận vận tải cho khách hàng theo yêu cầu

- Đại lý vận tải giao nhận thu gom hàng hóa

Lê Huyền Thơ 2

- Vận tải quá cảnh, chuyển khẩu, môi giới tầu biển và dịch vụ cảng

- Kinh doanh, đại lý ký gưỉ, xuất nhập khẩu và dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thácnhững mặt hàng như:vật tư, trang thiết bị, phương tiện vận tải, xếp dỡ, hàng tiêudùng, nông sản, lương thực thực phẩm

Trong những ngành nghề, công ty tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh vậntải biển chuyên chở hàng hóa sang nước ngoài Đây cũng chính là nguồn thu chủyếu của công ty Nhìn chung nguồn hàng vận chuyển ngoài nước khá ổn định chủyếu trong đó tập trung vào hàng xuất khẩu là gạo Sài Gòn đi philipin, hàng nhậpkhẩu là Clinker từ Thái Lan Ngoài ra, hiện nay công ty đang chở than xuất khẩu điThái Lan, MaLaysia cũng như nhập khẩu phân bón, phôi sắt và nhận các dịch vụchở thuê khác chủ yếu với các đối tác trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương Vàonhững năm 1995 công tác hạch toán kinh tế còn mang nặng tính lỗi thời, chưa quantâm nhiều đến hoạt động kinh doanh Các tàu biển và các phương tiện vận tải giàcỗi, kém hiệu quả Cho đến năm 2000 để đảm bảo số lượng phương tiện vận tải đápứng nhu cầu và giải phóng tàu cũ kỹ Công ty đã đầu tư mua các tàu của Nhật Bản

và đóng mới các sà lan có trọng tải 110 tấn Trong giai đoạn này công ty đã hoànthành tốt nhiệm vụ, góp phần tạo nguồn thu ổn định cho công ty

Công ty Liên Vận Quốc Tế hoạt động với quy mô khá lớn, kinh doanh trongnhững lĩnh vực chịu sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp nước ngoài Nhữngdoanh nghiệp này có uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường quốc tế Do đócông ty không ngừng nỗ lực học hỏi, thay đổi phù hợp với xu thế hiện nay Đối táccủa công ty cũng chủ yếu là các khách hàng nước ngoài “khó tính” đòi hỏi độ chínhxác cao Chính vì vậy, yêu cầu về mặt thông tin tài chính kế toán là một yêu cầu tấtyếu quan trọng Tất cả đòi hỏi công tác kế toán trong công ty cần được tổ chức đảmbảo yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy

Là doanh nghiệp vận tải hàng hoá bằng đường thuỷ liên quốc tế Quá trình hoạtđộng kinh doanh bao gồm các khâu:

Lê Huyền Thơ 3

- Tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với những điều kiện sẵn có của công ty

- Triển khai, bố trí vật lực và nhân lực vận chuyển

- Quyết toán

Khi tìm kiếm được nguồn hàng, công việc quan trọng đầu tiên là phải bố trí sốlượng tàu, lao động và sơ lược tính toán được hiệu quả của chuyến đi Từ đó lựa chon phương án tối ưu nhất

Hiệu quả kinh tế của phương tiện = Doanh thu – chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển bao gồm:

- Chi phí cố định : là những chi phí ổn định, ít thay đổi theo từng chuyến đicủa tàu: chi phí khấu hao cơ bản trích trước, chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phíquản lý… Những chi phí này thường tính cho cả năm, sau đó chi cho số ngày trongnăm và thường gọi là chi phí ngày tàu

Chi phí cố định của một chuyến = chi phí ngày tàu x số ngày của một chuyến

-Chi phí biến đổi: là những chi phí thay đổi theo từng chuyến đi của tàu: chiphí nhiên liệu, cảng phí, chi phí hoa hồng…

Sau khi kết thúc tính toán các chi phí, tiếp tục so sánh với các phương án vậnchuyển, nếu thấy có thể chấp nhận được thì liên hệ với khách hàng để đi đến việc kýkết hợp đồng kinh tế

Thực hiện đầy đủ và đúng thời gian các khoản trong hợp đồng kinh tế theo nhữngđiều kiện đã thỏa thuận với khách hàng Tập kết hàng, bốc dỡ hàng xuống tàu (nếu

có theo yêu cầu), tiếp đó làm thủ tục cho hàng rời cảng Vận chuyển hàng tới nơitheo yêu cầu của khách hàng, làm thủ tục nhập cảng và dỡ hàng ( nếu có quy địnhtrong hợp đồng)

Kết thúc chuyến hàng

1.4 Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Vào những năm 1995, 1996 có thể nói đây là giai đoạn khó khăn và từng bước

vượt qua khó khăn trong quá trình phát triển của công ty Đó là tình trạng cũ kỹ của

Lê Huyền Thơ 4

những phương tiện vận tải, kho bãi đã qua nhiều năm sử dụng đã trở nên lạc hậunhiều so với thế giới Cước vận chuyển thấp trong khi đó số lượng khách hàng ít ỏi,cân đối lao động chưa hợp lý, chất lượng thuyền viên chưa cao, tiếp cận thị trườngchưa nhạy bén và linh hoạt, chưa khai thác được những thị trường tiềm ẩn Chính vìvậy dẫn đến tình trạng thua lỗ kéo dài trong nhiều năm, những khoản nợ lớn chonhững con tàu hoạt động khả năng thu hồi vốn kém, kèm theo đó là thu nhập bìnhquân của người lao động thấp và công việc không ổn đinh, thương hiệu công ty trênthị trường quốc tế chưa được khẳng đinh.

Trước tình hình đó, công ty đã từng bước cải tổ bộ máy lãnh đạo, thực hiện cáchquản lý linh hoạt, chủ động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, vay vốn ngân hàng đểtăng cường số lượng và chất lượng đội tàu vận chuyển, tuyển dụng đội ngũ lao động

có tay nghề và kỹ thuật cao Công ty nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển đồngthời chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, động viên vàtạo điều kiện cho họ trong công tác sản xuất….Chính vì vậy mà công ty đã từngbước đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động kinh doanh.Dưới đây làmột số chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Đơn vị tính:VNĐ

Tài Sản 95.550.065.740 100.023.760.856 106.350.645.560Nguồn Vốn 95.550.065.740 100.023.760.856 106.350.645.560Doanh Thu 175.076.220.325 250.475.845.200 321.300.345.578Lợi Nhuận ST 10.023.415.345 12.436.218.769 16.550.236.251TNBQ 2.800.000 3.000.000 3.500.000

Bảng tổng hợp chỉ tiêu qua các năm cho ta thấy sự tăng trưởng rõ rệt của công ty vềkết quả hoạt động và thu nhập của người lao động Chỉ trong vòng 2 năm mà tổngtài sản hay nguồn vốn đều tăng đáng kể, cụ thể tăng 10.800.579.820 VNĐ, tương

Lê Huyền Thơ 5

ứng với mức độ tăng 11,30% Chứng tỏ công ty chủ động cải tạo tàu thuyền, xâydựng kho bãi,…bán các con tàu cũ kỹ, chất lượng kém thực hiện đồng thời với côngtác sửa chữa nâng cấp kịp thời các con tàu gặp sự cố, thành lập một đội sửa chữathường trực tay nghề cao Bên cạnh đó, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng nhanh,

cụ thể năm 2008 tăng 6.526.820.806 VNĐ so với năm 2006 hay tương ứng với tốc

độ tăng 65,11% Điều này cho thấy công ty đã có những chính sách kinh doanh hợp

lý để đem lại kết quả tốt vào năm 2008 Đây là tín hiệu đáng mừng giúp cho công typhục hồi và phát triển theo hướng công nghiệp hóa Hay thu nhập bình quân củangười lao động tăng 700.000 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 25% Công ty khôngnhững nâng cao thu nhập mà còn khuyến khích người lao động tham gia công việcvới tinh thần trách nhiệm cao, hăng say trong công tác lao động từ đó giúp cho công

ty hoàn thành khối lượng công việc với chất lượng tốt và đúng thời hạn

Hiện nay tổng số lượng lao động toàn công ty là 90 người Trong đó 2 người làmcông tác quản lý.Gồm 3 loại hình lao động:

- Công nhân trực tiếp sản xuất: là những người trực tiếp làm ra sản phẩm,dịch vụ trong dây chuyền sản xuất và kinh doanh của công ty

- Công nhân viên phục vụ: là những người phục vụ cho quá trình vận chuyểnhàng hóa, xếp dỡ, sửa chữa, đóng mới phương tiện vận tải

- Cán bộ quản lý: là những người quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty

Công ty đang sử dụng 4 tàu và 5 xà lan, trên mỗi tàu có các thuyền viên:

- Thuyền trưởng: là người chịu trách nhiệm chính, cao nhất trên mỗi tàu đồngthời chỉ huy con tàu và chịu trách nhiệm chính trước công ty về các sai sót có thểxảy ra

- Thuyền phó, máy trưởng, máy phó, và các thuỷ thủ: mỗi người có nhiệm vụchịu trách nhiệm trực tiếp với thuyền trưởng về việc khai thác có hiệu quả và việcthực hiện các chức năng tương ứng của mình

Lê Huyền Thơ 6

Ngoài ra còn có y bác sỹ kiêm phục vụ, cấp dưỡng, phục vụ viên, thợ máy, thợ điện,thợ cơ khí giúp việc cho thuyền trưởng về mọi hoạt động của tàu.

Phần II: Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Lê Huyền Thơ 7

Ban kế toán là một trong những phòng chức năng chính của công ty, giúp chogiám đốc trong việc quản lý các hoạt động tài chính, hạch toán kế toán, đưa ra cácbáo cáo phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh củacông ty Thông tin kế toán là cơ sở quan trọng cho các quyết định quản lý, đầu tưcủa công ty và các đơn vị khác có liên quan.

Công việc kế toán từ lập chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán đềuthực hiện tại ban tài chính kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty LiênVận Quốc Tế được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung

Số lượng nhân viên kế toán gồm: 4 kế toán viên:

- Thủ kho, thủ quỹ

- Kế toán vật tư, hàng hóa

- Kế toán thanh toán

- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng

 Kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng:

Nhiệm vụ:

- Giám sát hoạt động các nhân viên phòng kế toán, tổ chức điều hành công táckiểm toán tài chính, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phátsinh

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về các hoạt động, hệ thống sổ sách,chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán của công ty

- Tổng hợp tình hình, báo cáo lãnh đạo xí nghiệp, phổ biến, triển khai nhiệm vụđược giao

Chức năng:

- Quản lý, giám sát, giải quyết thu chi tài chính cho các cá nhân , đơn vị có quan

hệ kinh tế với công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê

- Trực tiếp làm tổng hợp báo cáo tài chính định kỳ và cuối năm phục vụ chotrong và ngoài doanh nghiệp

Lê Huyền Thơ 8

- Trực tiếp giao dịch với ngân hàng, kho bạc và các đơn vị có liên quan.

- Lập kế hoạch chi tiêu tài chính tháng, quý, năm bảo đảm hoạt động tài chínhphục vụ cho công ty

- Giám sát việc ký kết, thực hiện, thanh lý hợp đồng kinh tế của công ty, ký vàocác giấy chi thu tiền và các giấy tờ luân chuyển nội bộ khác theo quy định củadoanh nghiệp

- Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức triển khai thực hiện các dự

án và công trình để tiết kiệm chi phí

- Phân tích hoạt động kinh tế chung toàn công ty, trực tiếp hạch toán giá thànhcông trình

- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ của kế toán viên

 Kế toán vật tư, hàng hóa

- Tính toán và phân bổ chính xác, giá trị vật liệu xuất dùng

- Mở sổ, ghi sổ cung cấp số liệu về vật tư đồng thời lập báo cáo, kiểm kê vật liệutheo yêu cầu quản lý và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực của các số liệubáo cáo

 Kế toán thanh toán

Nhiệm vụ:

- Theo dõi công nợ phải thu và phải trả đối với người mua, người bán

- Theo dõi sự biến động các khoản tiền vay ngân hàng và các đối tượng khác

Lê Huyền Thơ 9

- Theo dõi các khoản thanh toán vãng lai, nội bộ với các đơn vị khác trong công

ty đồng thời trực tiếp đòi và thu nợ

- Theo dõi, thanh toán các chứng từ thanh toán theo đúng quy định của nhà nướcChức năng:

- Lập các chứng từ, thu nhận và xử lý các chứng từ công nợ, tổ chức luân chuyểnchứng từ với các phần hành kế toán có liên quan

- Mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu và phải trả đối với từng khách hàng.Tổng hợp và cung cấp số liệu cho các phần hành kế toán khác để công việc đượcquay vòng liên tục

- Lập các báo cáo tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả, chịu tráchnhiệm về tính chính xác và trung thực của các báo cáo đã lập trước kế toán trưởng

và giám đốc

 Thủ quỹ, thủ kho

Nhiệm vụ:

- Đảm bảo việc tiền mặt trong quỹ phải phù hợp với các chứng từ thanh toán

- Đảm bảo việc xuất, nhập vật tư qua kho của công ty

Chức năng

- Thực hiện việc thu, chi tiền mặt; xuất, nhập vật tư qua các chứng từ hợp lý, hợplệ

- Kiểm tra tiền mặt, vật tư và trang thiết bị theo kỳ đã quy định của công ty

- Bảo quản an toàn tiền mặt, vật tư và trang thiết bị của công ty

- Thực hiện nghiêm chỉnh hệ thống định mức tồn quỹ tiền mặt do nhà nước quyđịnh, tránh tồn quỹ quá nhiều gây lãng phí hay quá ít khiến mất khả năng thanhtoán

- Ghi chép sổ sách, cập nhật đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh qua quỹ

- Thực hiện kiểm kê cuối ngày theo quy định tránh gian lận và sai sót

Lê Huyền Thơ 10

- Lập báo cáo tổng hợp về thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và xuất nhập tồn của vật tư,hàng hóa trong kho

- Tham gia nghiệm thu vật tư, trang thiết bị trước khi nhập kho của công ty

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty

Hệ thống pháp lý về kế toán đã được điều chỉnh nhằm đáp ứng một cách kịp thờinhất sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường Có rất nhiều những quy định

cụ thể cho các doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh có thể lựa chọn và ápdụng Khi bắt đầu đi vào hoạt động các đơn vị đều phải tổ chức công tác kế toán phùhợp với quy mô, nghành nghề kinh doanh của đơn vị

Xuất phát từ tính chất ngành nghề sản xuất, kinh doanh của mình, đảm bảo thốngnghất về công tác kế toán với công ty quản lý, công ty Liên Vận Quốc Tế tổ chứccông tác kế toán với một số đặc điểm sau:

- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến 31/12

- Báo cáo tài chính được lập theo tháng

- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

Lê Huyền Thơ 11

Thủ Kho, Thủ Quỹ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng

- Hình thức kế toán: hình thức chứng từ ghi sổ

2.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Công ty Liên Vận Quốc Tế áp dụng hệ thống tài khoản kế toán trong các doanhnghiệp theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Chi nhánh đang sửdụng 32 tài khoản tổng hợp, do nhu cầu quản lý một số tài khoản kế toán được mởchi tiết

Các tài khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán (TK131, TK 331) được mởchi tiết theo từng khách hàng của công ty

Các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, doanh thu bán hàng, chi phínguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung(TK154, TK511, TK621, TK622, TK627) được mở chi tiết theo từng hoạt động sảnxuất kinh doanh

Các tài khoản phải thu nội bộ, phải trả nội bộ(TK136,TK336) được mở chi tiết theotừng đơn vị nội bộ

Ngoài ra, một số tài khoản như TK138,TK142,TK333,TK338,TK421… cũng được

mở chi tiết để thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phátsinh

2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán

2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán là bằng chứng dùng để chứng mình các nghiệp vụ kinh tế đãphát sinh và đã hoàn thành, đặc biệt chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kếtoán Đồng thời, chứng từ kế toán gắn liền vớit rách nhiệm vật chất của cá nhân vàđơn vị trong việc xác minh tính chính xác, hợp pháp của các hoạt động trong đơn vị,

là căn cứ để kiểm tra kế toán

Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính quy định, hệ thống chứng từ

kế toán của công ty bao gồm:

Lê Huyền Thơ 12

 Về lao động và tiền lương

- Bảng chấm công: chứng từ bắt buộc, mẫu số 01-LĐTL

- Bảng thanh toán tiền lương: chứng từ bắt buộc, mẫu số 02-LĐTL

- Biên bản điều tra tai nạn lao động: chứng từ hướng dẫn theo mẫu số 09- LĐTL

 Về tiền tệ:

- Phiếu thu: chứng từ bắt buộc, mẫu số 01-TT

- Phiếu chi: chứng từ bắt buộc, mẫu số 02-TT

- Giấy đề nghị tạm ứng: chứng từ hướng dẫn theo mẫu số 03-TT

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: chứng từ bắt buộc, mẫu số 04-TT

- Bảng kiểm kê quỹ: chứng từ bắt buộc, mẫu số 07a-TT

2.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản

lý kinh tế Để thực hiện được việc hạch toán kế toán, các đơn vị kinh tế phải sử dụng

hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính, với một trong các hìnhthức ghi sổ kế toán: nhật ký - sổ cái; chứng từ ghi sổ; nhật ký chung; nhật ký chứngtừ

Công ty Liên Vận Quốc Tế ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hình thứcghi sổ này bao gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: sổ cái, bảng cân đối tài khoản, các

sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ

 Hệ thống sổ sách kế toán bao gồm:

- Sổ cái:

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán Sổ cáiđược mở riêng cho từng tài khoản tổng hợp và được đóng thành quyển, mỗi tàikhoản được mở trên một trang hoặc một số trang và mở cho từng tháng một Cuốitháng nhân viên kế toán sẽ phải khoá sổ, tổng hợp số phát sinh trong tháng, tính ra

số dư cuối tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm

Lê Huyền Thơ 13

- Sổ kế toán chi tiết:

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liênquan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu của quản

lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lýtừng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký

và Sổ cái

Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá:

Dùng cho các tài khoản 152,153,156, được mở chi tiết cho từng loại vật tư, sảnphẩm , hàng hoá Phản ánh tình hình vật liệu, sản phẩm, hàng hoá theo từng tháng.Căn cứ để ghi sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá là phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Sổ kho:

Sổ này do thủ kho quản lý để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hoá.Mỗi loại vật tư, hàng hoá được theo dõi trên một hoặc một số trang riêng Cuốitháng thủ kho có nhiệm vụ tính ra số lượng nhập, xuất, tồn

Sổ chi phí sản xuất kinh doanh:

Dùng cho các tài khoản 621,622,627,154, mở chi tiết theo từng loại sản phẩm dịch

vụ Tổng cộng chi phí phát sinh được dùng làm cơ sở cho việc tính giá thành sảnphẩm, dịch vụ của công ty Dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng thanhtoán tiền lương, hoá đơn cảng phí, hoá đơn điện nước, phiếu thu, phiếu chi….để ghi

sổ chi phí sản xuất kinh doanh

Sổ giá thành sản phẩm, dịch vụ:

Các bảng tính giá thành của sản phẩm và dịch vụ trong tháng được đóng thànhquyển sổ Từng loại sản phẩm được phản ánh chi tiết về các loại chi phí: Chi phínhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung Số liệucác chi phí được lấy từ các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó tính ra giáthành của từng loại sản phẩm, dịch vụ và số tiền tổng cộng các chi phí

Lê Huyền Thơ 14

Sổ chi tiết bán hàng:

Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ được mở trên một hoặc một số trang sổ Các nghiệp

vụ kinh tế được tổng hợp theo từng tháng, cuối mỗi tháng kế toán có nhiệm vụ cộngphát sinh , tính ra doanh thu thuần của tháng và lợi nhuận gộp thu được từ bán hànghoá, dịch vụ Căn cứ để ghi sổ chi tiết bán hàng là hoá đơn bán hàng, phiều thu,phiếu chi…

Sổ chi tiết các tài khoản:

Sổ này dùng cho các tài khoản 136, 138, 141, 142, 333, 334, 335, 336, 338, 411,

421, 711, 811, 911 Các sổ này được mở theo từng tài khoản chi tiết, theo từngtháng và cuối mỗi tháng thì phải khoá sổ và tính số dư cuối tháng

Sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán:

Dùng cho các tài khoản 131,331, phản ánh công nợ phải thu và phải trả với kháchhàng của công ty Đối với khách hàng thường xuyên mở chi tiết theo từng kháchhàng trên một hoặc một số trang sổ theo từng tháng Đối với những khách hàngkhông thường xuyên thì có thể mở chung trên cùng một trang sổ và theo từng tháng.Căn cứ để ghi sổ chi tiết này là hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi…

Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng:

Các sổ này được thủ quỹ sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹcủa chi nhánh và tiền gửi ngân hàng Căn cứ để ghi sổ quỹ là các phiếu thu, chi, căn

cứ để ghi sổ tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng gửi đến

 Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày, nhân viên kế toán các phần hành kiểm tra các chứng từ gốc, sau đólập bảng tổng hợp chứng từ gốc cho từng loại nghiệp vụ một Sau đó, chuyển bảngtổng hợp chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp kèm theo các chứng từ gốc Căn cứ vàobảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi

sổ có thể được lập cho từng chứng từ gốc hoặc lập cho một số các chứng từ gốc cócùng nội dung kinh tế phát sinh nhiều trong tháng như: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn

Lê Huyền Thơ 15

bán hàng… chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được trưởng ban kế toán ký duyệt sẽđược chuyển đến nhân viên kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ cái.

Chứng từ gốc sau khi lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và sổ cáiđược chuyển đến kế toán các phần hành để ghi sổ chi tiết các tài khoản Cuối tháng,nhân viên kế toán các phần hành cộng số phát sinh các sổ kế toán chi tiết rồi tính ra

số dư cuối tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm Sau đó, lập bảng tổng hợp chi tiết theotừng tài khoản tổng hợp

Cuối tháng khoá sổ , tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có trong thánh

và số dư của các tài khoản trên sổ Cái, tổng cộng số luỹ kế từ đầu năm Kế toán tổnghợp căn cứ vào tổng phát sinh và số dư trên sổ Cái lập bảng cân đối tài khoản

Tổng số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số luỹ kế, số dư cuối tháng ghi

Nợ, ghi Có trên bảng cân đối tài khoản phải khớp nhau Đối chiếu sổ cái, bảng cânđối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết, tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của từngtài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải khớp với số dư Nợ, dư Có của từng tàikhoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

Sau khi đã đối chiếu khớp đúng các số liệu trên, trưởng ban kế toán trực tiếp lậpcác báo cáo tài chính

Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty

Lê Huyền Thơ 16

Chứng từ gốc

Chú thích:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Kiểm tra, đối chiếu

2.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán được dùng để mô tả hoạt động và thực trạng tài chính của công ty.Trong quá trình quản lý kinh tế các nhà lãnh đạo và quản lý công ty phải xem xét,dựa vào các báo cáo tài chính để ra quyết định phù hợp Báo cáo tài chính cũng là cơ

sở để các nhà đầu tư, các khách hàng nhìn vào đấy để từ đó đưa ra quyết định đầu tư

và ký kết hợp đồng với công ty hay không Đồng thời, các cơ quan chức năng củanhà nước sử dụng thông tin kế toán để kiểm soát kinh doanh và thu thuế

Lê Huyền Thơ 17

Bảng cân đốiTài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

Bảng tổnghợp chitiết

Sổ chi tiếtTài khoản

Sổ cáiChứng từ ghi sổBảng tổng hợpchứng từ gốc

Công ty Liên Vận Quốc Tế lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi tháng, quý, và báocáo tài chính năm Các báo cáo tài chính hàng tháng được gưỉ cho công ty ở HảiPhòng phục vụ cho việc quản lý của cả công ty Các báo cáo tài chính hàng quý vànăm nộp cho Sở Tài Chính TP Hà Nội,cục thuế TP Hà Nội Đối với các báo cáo tàichính quý nộp chậm nhất là sau 45 ngày kể từ ngày kết thúc quý, các báo cáo tàichính năm được phép nộp chậm nhất sau 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm tàichính đó.

Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Liên Vận Quốc Tế bao gồm: Báo cáo quyếttoán và Báo cáo tài chính

 Báo cáo quyết toán:

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- Bảng tổng hợp các khoản phải trả, phải nộp khácTK338

- Bảng kê chi tiết chi phí quản lý và báo cáo thu chi tiền mặt

 Báo cáo tài chính:

Hiện nay công ty Liên Vận Quốc Tế lập các báo cáo tài chính theo QĐ số167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo TT số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/200 của bộ tài chính Các báo cáo tài chính được lập tại công ty:bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính

2.3 Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu của công ty

Lê Huyền Thơ 18