CHUONG 5 CHUNG TU KE TOAN và KIEM KE

5.1 Chứng từ kế toán5.1.1 Khái niệm, ý nghĩa - Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế to

CHƯƠNG 5 : CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ

ThS Lê Thị Mỹ Hạnh

CHỨNG TỪ

5.1 Chứng từ kế toán

5.1.1 Khái niệm, ý nghĩa

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Luật kế toán).

- Chứng từ điện tử: file được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp.

2

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Đặc điểm

+ Được chấp nhận bởi công ty và phù hợp với hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành và hướng dẫn.

+ Có đầy đủ nội dung và chữ ký của các đối tượng có trách nhiệm đã tham gia vào giao dịch kinh tế phát sinh.

+ Đăng ký và chấp thuận.

5.1.2 Phân loại

+ Chứng từ gốc: các chứng từ làm căn cứ cho việc xác định giá trị, thời điểm phát sinh giao dịch.

Vd: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các chứng từ do bên ngoài doanh nghiệp lập.

+ Chứng từ ghi sổ: Các chứng từ chỉ dùng ghi sổ Vd: phiếu kế toán

6

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

MẪU

CHỨNG

TỪ

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

PHIẾUCHI

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

 Các yếu tố cơ bản của chứng từ

kế toán

1 Tên chứng từ

Ví dụ: phiếu thu thực hiện việc thu tiền, phiếu

chi, hoá đơn bán hàng thể hiện việc tiêu thụ

sản phẩm …

2 Số và ngày lập chứng từ

3 Tên địa chỉ (Mã số thuế), chữ ký và đóng

dấu của các đơn vị hay cá nhân phát

hành chứng từ

 Các yếu tố cơ bản của chứng từ

kế toán (tt)

4 Tên địa chỉ (Mã số thuế) và chữ ký của

đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ

5 Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

6 Các thông tin về số lượng, đơn giá và số

tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

12

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

• Tên và số liệu của

• Họ tên,địa chỉ cá nhân hay đơn vị lập chứng từ: xác định trách nhiệm vật chất của những người có liên quan

• Họ tên,địa chỉ cá nhân hay đơn vị nhận chứng từ: là yếu tố để kiểm tra đối chiếu số liệu khi cần thiết

Địa chỉ lập chứng từ

Địa chỉ nhận

chứng từ

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: là cơ sở

Lưu ý:

• Chứng từ hợp lệ: Chứng từ kế toán được

coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau

– Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời

gian, địa điểm và giá cả.

– Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.

16

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

(1) Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra chứng từ trên các mặt: tính hợp

lệ, tính hợp pháp, tính chính xác của nội dung sự việc phát sinh, số liệu trên chứng từ.

(1) Kiểm tra chứng từ

• Hóa đơn không hợp pháp:

– Số liệu trên hóa đơn không đúng thực tế

– Hóa đơn giả (Đơn vị cấp hóa đơn không có

thực, tẩy hóa đơn viết lại) – Hóa đơn khống (Hđ thật, đơn vị có thật nhưng

nghiệp vụ kinh tế không thật) – Hóa đơn không hợp lệ (đơn vị có thật xuất hóa

đơn sau đó bỏ trốn)

(2) Hoàn chỉnh chứng từ

• Ghi giá và tính thành tiền nếu cần

• Phân loại chứng từ theo yêu cầu ghi sổ

• Lập định khoản trong chừng từ

20

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

(3) Luân chuyển chứng từ

• Chuyển chứng từ từ các bộ phận khác

nhau về phòng kế toán được gọi là luân chuyển chứng từ.

(4) Bảo quản chứng từ

• Giữ được nguyên trạng, tài liệu lưu trữ

phải là bản chính.

• Sắp xếp có thứ tự theo thời gian phát sinh

trong từng niên độ KT & có hệ thống.

• Phải bảo mật

22

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

Lưu ý

• Bảo quản ở bộ phận kế toán

• Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

5.2 Kiểm kê

5.2.1 Khái niệm

Kiểm kê là phương pháp kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có của các loại tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đối chiếu với số liệu do kế toán cung cấp.

• Tại sao phải kiểm kê?

24

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

Nguyên nhân

– Lập chứng từ hoặc ghi sổ kế toán sai sót.

– Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản.

– Tham ô, mất mát…

Khi kiểm kê có thể xảy ra các trường hợp sau:

• Thừa trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê > số liệu kế

toán

• Thiếu trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê < số liệu kế

toán

5.2.2 Phân loại kiểm kê

Có 2 loại:

• Kiểm kê định kỳ: là loại kiểm kê được thực hiện

vào một thời điểm được quy định thống nhất.

ngày…

– Vật liệu, sản phẩm, hàng hoá kiểm kê vào

cuối mỗi tháng

• Kiểm kê đột xuất: là loại kiểm kê được thực hiện

vào một thời điểm bất kỳ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.

26

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ

KIỂM KÊ

5.2.3 Trình tự tiến hành

- Thành lập hội đồng kiểm kê

- Trước khi tiến hành kiểm kê

- Tiến hành kiểm kê

Câu hỏi – trả lời

31/12/13 201001-CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ