HOÀN THIỆN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN tại TRƯỜNG TRUNG cấp kỹ THUẬT và NGHIỆP vụ NAM sài gòn

Mục đích nghiên cứu của đề tài Nội dung nghiên cứu của đề tài nhằm đạt được các mục đích sau: - Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý thuyết kế toán hành chính sự nghiệp; - Nghiên cứu

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN

ĐẶNG TRẦN TRUNG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập và viết luận văn, tôi luôn nhận được sự hướng dẫn, động viên, giúp đỡ từ các Thầy Cô giáo, gia đình và đồng nghiệp Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến những người đã giúp đỡ tôi trong quá trình học tập

và hoàn thành luận văn

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô Nguyễn Thị Mai Hương, giảng viên Trường Đại học Tôn Đức Thắng đã hướng dẫn tận tình tôi trong từng giai đoạn hoàn thành luận văn

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo sau đại học Trường Đại học Tôn Đức Thắng và tất cả các Thầy, Cô đã tham gia giảng dạy và tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu vừa qua

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu, các phòng khoa và đặc biệt là phòng tài chính kế toán của Trường Trung cấp Kỹ Thuật & Nghiệp Vụ Nam Sài Gòn đã giúp đỡ, cung cấp dữ liệu cần thiết cho tôi hoàn thành luận văn

Sau cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ

và tạo điều kiện để tôi hoàn thành khoá học và luận văn này

TP.HCM, ngày 16 tháng 4 năm 2014

Tác giả

Đặng Trần Trung

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Thị Mai Hương Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình Trường đại học Tôn Đức Thắng không

liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện (nếu có)

TP Hồ Chí Minh, ngày 16 3 tháng 04 năm 2014

Tác giả luận văn

Đặng Trần Trung

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Mai Hương

Trường Đại học Tôn Đức Thắng

Cán bộ phản biện 1: ………

Cán bộ phản biện 2: ………

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC

SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG, ngày… tháng… năm……., Theo quyết định số …… /20…./TĐT-QĐ-SĐH ngày …… /…… /……

TÓM TẮT NỘI DUNG

Để đảm bảo cho sự thành công của công cuộc đổi mới giáo dục hiện nay thì việc hoàn thiện hệ thống quản lý và phát triển tài chính trong hệ thống các trường học là yếu tố rất quan trọng Trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những yếu tố quan trọng góp phần quản lý có hiệu quả các nguồn tài chính trong các đơn

vị Vì vậy, việc nghiên cứu hoàn thiện tổ chức kế toán HCSN áp dụng vào các khối trường Đại học, Cao đẳng, TCCN là sự cần thiết khách quan

Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn đang đứng trước những cơ hội và thách thức mới trong công cuộc đổi mới giáo dục cũng như cơ chế quản lý tài chính

Để có thể theo kịp với sự đổi mới đó và làm nền tảng cho việc hoàn thiện đề án thành lập Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn thì việc trước tiến cần làm là phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

Với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp Kỹ thuật

& Nghiệp vụ Nam Sài Gòn”, tác giả đã tiến hành hệ thống hoá lại những cơ sở lý luận cơ bản về kế toán hành chính sự nghiệp Trên cơ sở lý luận này, tác giả tiến hành khảo sát thực tế về tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam sài gòn gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức hệ thống sổ sách, tổ chức báo cáo tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán và tổ chức ứng dụng CNTT

Từ kết quả khảo sát thực tế tác giả tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh và tìm ra những ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức kế toán tại trường Từ đó tác giả đưa ra một số giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như trong công cuộc đổi mới

MỤC LỤC

Trang phụ bìa i

Lời cảm ơn ii

Lời cam đoan iii

Tóm tắt luận văn iv

Mục lục v

Danh mục các chữ viết tắt x

Danh mục các bảng biểu, sơ đồ xi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 5

1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp 5

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 6

1.1.3 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp 8

1.2 Quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp 9

1.3 khái quát chung về kế toán và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 12

1.3.1 Khái quát chung về kế toán trong đơn vị sự nghiệp 12

1.3.1.1 Bản chất của kế toán 12

1.3.1.2 Nhiệm vụ của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 12

1.3.1.3 Vai trò của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 13

1.3.2 Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 14

1.3.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 15

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp 16

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 16

1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 20

1.4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 22

1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 24

1.4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 29

1.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP KỸ THUẬT VÀ NGHỆP VỤ NAM SÀI GÕN 33

2.1 Giới thiệu khái quát về Trường Trung cấp Kỹ Thuật &Nghiệp Vụ Nam Sài Gòn 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn 33

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trường 35

2.1.2.1 Chức năng 35

2.1.2.2 Nhiệm vụ 35

2.1.3 Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn 36

2.1.3.1 Đặc điểm hoạt động của Trường 36

2.1.3.2 Tổ chức quản lý của Trường 38

2.2 Đặc điểm quản lý tài chính 43

2.2.1 Cơ chế quản lý tài chính 43

2.2.2 Các nguồn thu chi tài chính của đơn vị 44

2.2.2.1 Đối với các nguồn thu 44

2.2.2.2 Đối với các nguồn chi 46

2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn 49

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 49

2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ 51

2.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản 57

2.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 61

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo 63

2.3.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 65

2.3.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 66

2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn 67

2.4.1 Những kết quả đạt được 67

2.4.1.1 Về cơ chế quản lý tài chính 67

2.4.1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán 68

2.4.1.3 Về tổ chức hệ thống chứng từ 68

2.4.1.4 Về tổ chức hệ thống tài khoản 70

2.4.1.5 Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 70

2.4.1.6 Về tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 70

2.4.1.7 Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán 71

2.4.1.8 Về tổ chức công tác ứng dụng CNTT 71

2.4.2 Những hạn chế cần khắc phục 71

2.4.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 71

2.4.2.2 Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 72

2.4.2.3 Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 73

2.4.2.4 Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 74

2.4.2.5 Về tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 74

2.4.2.6 Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán 75

2.4.2.7 Về tổ chức ứng dụng CNTT 75

2.5 Một số nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn 76

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP KỸ THUẬT VÀ NGHIỆP VỤ NAM SÀI GÒN 78

3.1 Định hướng hoạt động và phát triển của Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn trong giai đoạn 2015-2020 78

3.2 Quan điểm phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

Trường Trung cấp TK&NV Nam Sài Gòn 84

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn 86

3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 86

3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ 87

3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản 91

3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 93

3.3.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo 94

3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 96

3.3.7 Hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 97

KẾT LUẬN 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

PHỤ LỤC xii

Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tổng hợp xii

Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn xiii

Phụ lục 03: Bảng câu hỏi khảo sát về tổ chức kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn xiv

Phụ lục 04: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về tổ chức kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn xxii

Phụ lục 05: Danh mục chứng từ được sử dụng tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn xxviii

Phụ lục 06: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn xxx

Phụ lục 07: Mẫu chứng từ giấy đề nghị tạm ứng xxxiii

Phụ lục 08: Mẫu chứng từ giấy thanh toán tạm ứng xxxiv

Phụ luc 09: Mẫu bảng chấm công xxxv

Phụ luc 10: Mẫu bảng kê trích nộp các khoản theo lương xxxvi

Phụ luc 11: Mẫu Bảng thông báo công khai dự toán thu – chi xxxvii

Phụ luc 12: Mẫu Bảng thông báo công khai quyết toán thu – chi nguồn NSNN, nguồn khác xxxix

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CBCNV : Cán bộ công nhân viên CNTT : Công nghệ thông tin GD&ĐT : Giáo dục và Đào tạo HCSN : Hành chính sự nghiệp KBNN : Kho bạc nhà nước KT&NV : Kỹ thuật và nghiệp vụ NCKH : Nghiên cứu khoa học NSNN : Ngân sách nhà nước SXKD : Sản xuất kinh doanh TCCN : Trung cấp chuyên nghiệp THCS : Trung học cơ sở

THPT : Trung học phổ thông

TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định UBND : Uỷ ban nhân dân

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU:

Bảng 2.1: Các ngành nghề đào tạo trung cấp chuyên nghiệp tại Trường Trung cấp

KT&NV Nam Sài Gòn 36

Bảng 2.2: Cơ cấu CB-CNV của Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn tại ngày 31 tháng 12 năm 2013 38

Bảng 2.3: Tình hình nguồn thu của Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn qua 3 năm 2011 – 2013 46

Bảng 2.4: Tình hình chi hoạt động của Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn qua 3 năm 2011-2013 48

Bảng 2.5: Danh mục sổ kế toán áp dụng tại Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn 62

Bảng 2.6: Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn 64

Bảng 3.1: Kế hạch xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn giai đoạn 2015-2020 82

DANH MỤC SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung 17

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán 19

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung 25

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái 26

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 27

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính 28

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn 49

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tại Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn 51

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kế toán luôn giữ vai trò quan trọng trong mọi đơn vị, tổ chức (kể cả tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận) vì thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hệ thống thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý các cấp Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp kế toán không những là phương tiện phản ánh tình hình tài sản và kết quả hoạt động của đơn vị mà là công cụ để quản lý tài chính hiệu quả

Trong xu thế đổi mới giáo dục hiện nay thì việc hoàn thiện hệ thống quản lý

và phát triển tài chính của các trường là yếu tố rất quan trọng Vì vậy, việc nghiên cứu hoàn thiện tổ chức kế toán HCSN áp dụng vào các khối trường Đại học, Cao đẳng, TCCN, một loại hình đơn vị sự nghiệp mang tính đặc thù riêng và để góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính ở các đơn vị này cũng như đáp ứng các yêu cầu về đổi mới giáo dục và đào tạo là sự cần thiết khách quan

Cùng với việc đổi mới cơ chế tài chính như hiện nay, trong đó phải nói đến sự

ra đời của nghị định 43/2006/NĐ-CP đã đánh dấu một bước ngoặt trong sự đổi mới

về cơ chế tài chính cho các đơn vị sự nghiệp, theo đó các đơn vị sự nghiệp giáo dục được tự chủ trong quản lý tài chính của mình Với yêu cầu vừa phát triển quy mô, vừa đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời phải huy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực còn hạn chế từ Ngân sách Nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp khác nhằm phục vụ cho mục tiêu đào tạo, đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo cần chú trọng, quan tâm đến tổ chức công tác kế toán của đơn vị mình

Trường Trung cấp Kỹ thuật & Nghiệp vụ Nam Sài Gòn đang phấn đấu hoàn thiện đề án đổi tên trường thành Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn trong năm 2015 Muốn trở thành một cơ sở giáo dục toàn diện và có tầm cỡ trong khu vực thì việc quan trọng nhất mà nhà trường cần hoàn thiện đó là hoàn thiện tổ chức nhà trường trong đó có hoàn thiện tổ chức kế toán là một việc hết sức quan trọng

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên đây, tôi lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ

chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp Kỹ thuật & Nghiệp vụ Nam Sài Gòn”

với mong muốn phân tích thực trạng quản lý tài chính và tổ chức kế toán tại trường,

từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đồng thời hướng tới mục tiêu tự chủ tài chính phù hợp với xu hướng phát triển của đất nước

- Trong lĩnh vực y tế tác giả Lý Kim Ngọc (2009) đã có công trình nghiên cứu luận án tiến sĩ với đề tài “Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam” Công trình này tác giả đã nghiên cứu lý luận và thực trạng công tác kế toán tại các cơ sở y tế từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý tài chính;

- Trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo có tác giả Nguyễn Thị Minh Hường (2004) có công trình nghiên cứu luận án tiến sĩ với đề tài “Tổ chức kế toán ở các trường Đại học trực thuộc Bộ Giáo Dục và Đào Tạo” Trong công trình này tác giả

đã trình bày những nghiên cứu về lý luận và thực trạng công tác kế toán tại các trường đại học nói chung và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán cũng như quản lý tài chính Ngoài ra trong lĩnh vực Giáo dục và đào tạo cũng có một số tác giả nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại một đơn vị cụ thể như Trường đại học, cao đẳng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị này

Nhìn chung các đề tài đó đều khái quát được những vấn đề cơ bản về tổ chức

kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán ở lĩnh vực nghiên cứu hoặc trong một trường học cụ thể nào đó Song,

khi triển khai các giải pháp này thì gặp một số khó khăn ở các trường có cơ chế tài chính khác nhau và đặc thù riêng như: Điều kiện, môi trường kinh tế - xã hội tại các vùng, miền; hình thức sở hữu và quy mô của trường; trình độ khoa học công nghệ

và trình độ quản lý của trường… Trong đó, việc hoàn thiện tổ chức kế toán ở các trường TCCN có một số đặc thù riêng chưa được nghiên cứu nhiều nên chưa có những giải pháp thực sự khả thi

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nội dung nghiên cứu của đề tài nhằm đạt được các mục đích sau:

- Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý thuyết kế toán hành chính sự nghiệp;

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn, trên cơ sở đó xác định những ưu điểm và tồn tại trong tổ chức công tác kế toán;

- Tác giả đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung Cấp KT&NV Nam Sài Gòn

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn đi sâu nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn trong giai đoạn 2011-

2013 (không nghiên cứu sâu về kế toán quản trị và kiểm soát nội bộ tại đơn vị)

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở phương phương pháp định tính, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: phương pháp khảo sát thu thập thông tin; phương pháp tổng hợp, phân tích, phương pháp so sánh và một số phương pháp khác

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Đề tài sẽ góp phần hệ thống hóa và làm rõ thêm những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

- Về thực tiễn: Luân văn sẽ phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác

kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn một cách có hệ thống, chỉ ra những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp KT&NV Nam Sài Gòn

7 Bố cục trình bày của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các chữ viết tắt, danh mục bảng biểu

sơ đồ bố cục trình bày của đề tài gồm 3 chương chính sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp

Ở mọi quốc gia, Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý

và điều hành các mặt của đời sống kinh tế xã hội Để thực thi vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc bao gồm các cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và cơ quan tư pháp cùng với các đơn vị sự nghiệp Hệ thống các cơ quan trực thuộc này được tổ chức nhằm đảm bảo việc duy trì hoạt động và thực hiện chức năng của Nhà nước được gọi là đơn vị hành chính sự nghiệp

Tuy nhiên cũng có nhiều tác giả đưa ra quan điểm về đơn vị hành chính sự nghiệp, có quan điểm cho rằng: “Đơn vị hành chính sự nghiệp được nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó” [8, tr.12]

Cũng trên quan điểm này, có tác giả khác cho rằng: “Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước để hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công cho xã hội” [14, tr.8]

Một định nghĩa khác cho rằng: “Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước, đơn vi sự nghiệp y tế, văn hóa, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như: nhận viện trợ, biếu, tặng, … theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng

và Nhà nước giao” [10, tr.5]

Như vậy từ các khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp nêu trên ta có thể khái quát được đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do nhà nước ra quyết định thành lập, nguồn kinh phí để hoạt động chủ yếu là do ngân sách nhà nước cấp, và các hoạt động chủ yếu phục vụ cho xã hội

Tuy nhiên trên đây là các quan điểm về đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung gồm các cơ quan hành chính Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp Về bản chất, đơn vị hành chính sự nghiệp là một từ ghép để phản ảnh hai loại tổ chức khác biệt nhau đó là: cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự nghiệp Cơ quan hành chính được định nghĩa như sau: “Cơ quan hành chính là cơ quan công quyền trong bộ máy Nhà nước hoạt động nhằm duy trì quyền lực của bộ máy nhà nước từ Trung ương đến địa phương bào gồm cơ quan lập pháp, hành chính, tư pháp và cơ quan hành chính khác” [11, tr 1] Còn đơn vị sự nghiệp được định nghĩa: “Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức được thành lập để thực hiện các hoạt động sự nghiệp, những hoạt động này nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động bình thường của xã hội, mang tính chất phục vụ là chủ yếu, không vì mục tiêu lợi nhuận Những đơn vị sự nghiệp trong quá trình hoạt động được phép thu phí để bù đắp một phần hay toàn bộ chi phí hoạt động” [11, tr 1]

Xuất phát từ quan điểm trên việc phân biệt rõ đâu là cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự nghiệp là rất cần thiết vì mỗi đơn vị sẽ có những nhiệm vụ và chức năng khác nhau Đối với cơ quan hành chính nhà nước nhiệm vụ chính là phải luôn đổi mới nhằm tiết kiệm chi hành chính để nâng cao chất lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục, giảm cơ chế quan lưu, bao cấp, cơ chế xin cho và nâng cao chất lượng, trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước, có chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước Còn đối với đơn vị sự nghiệp phải thực hiện tự chủ tự chịu trách nhiệm trong quản

lý tài chính, đảm bảo thu chi ngân sách sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động đồng thời góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho người lao động và không có chức năng quản lý nhà nước

Vì vậy để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của luận văn trong các nội dung tiếp theo, tác giả đi sâu tìm hiểu những nội dung liên quan đến các đơn vị sự nghiệp

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp được phân loại gồm cơ quan hành chính và đơn

vị sự nghiệp như sau:

Phân loại cơ quan hành chính nhà nước bao gồm các cơ quan sau:

- Chính phủ

- Các Bộ, các cơ quan ngang Bộ

- Ủy ban nhân dân các cấp

- Các cơ quan chuyên môn của UBND các cấp

Đối với đơn vị sự nghiệp thì có nhiều tiêu thức phân loại như sau:

- Căn cứ vào vị trí bao gồm các đơn vị:

+ Đơn vị sự nghiệp Trung ương

+ Đơn vị sự nghiệp Địa phương

- Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động bao gồm các đơn vị:

+ Đơn vị sự nghiệp giáo dục, đào tạo

+ Đơn vị sự nghiệp y tế

+ Đơn vị sự nghiệp văn hóa, thể thao và du lịch

+ Đơn vị sự nghiệp phát thanh, truyền thông

+ Đơn vị sự nghiệp tài nguyên và môi trường

+ Đơn vị sự nghiệp khoa học và công nghệ

+ Đơn vị sự nghiệp kinh tế

+ Đơn vị sự nghiệp khác

- Căn cứ vào khả năng thu phí bao gồm các đơn vị:

+ Đơn vị sự nghiệp có thu (gồm đơn vị sự nghiệp bảo đảm toàn bộ kinh phí và đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo 1 phần kinh phí);

+ Đơn vị sự nghiệp không có thu, gồm đơn vị sự nghiệp do ngân sách đảm bảo toàn bộ kinh phí;

Ngoài ra đơn vị hành chính sự nghiệp còn được phân loại căn cứ vào phân cấp tài chính, các đơn vị được chia làm 3 cấp như sau:

- Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự

nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục,

Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…) Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo

trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II)

- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh

đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp II)

1.1.3 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp

Như trên đã xác định, đơn vị sự nghiệp là các tổ chức thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Do đó theo tác giả các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nhưng đều mang những đặc điểm cơ bản như sau:

- Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp không nhằm mục đích lợi nhuận trực tiếp Các đơn vị sự nghiệp hoạt động nhằm mục đích chính là phục vụ cho nhu cầu

xã hội Các sản phẩm, dịch vụ do đơn vị sự nghiệp tạo ra không vì mục đích lợi nhuân như các sản phẩm, hàng hóa trong doanh nghiệp Vì vậy nhà nước thường hổ trợ kinh phí cho các đơn vị sự nghiệp hoạt động, thông qua đó để hỗ trợ các ngành kinh tế hoạt động bình thường, tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động kinh tế phát triển

- Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là cung cấp những sản phẩm mang lại lợi ích chung, lâu dài và bền vững cho xã hội Kết quả của hoạt động sự nghiệp là tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về sức khỏe, trí thức, văn hóa, khoa học,

xã hội… do đó có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trong xã hội Đây chính là những hàng hóa công cộng phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp và lâu dài cho xã hội

- Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp luôn gắn liền và bị chi phối bởi nhà nước thông qua các công cụ quản lý đặc biệt là quản lý tài chính Các đơn vị sự nghiệp phải chịu sự điều tiết theo một cơ chế tài chính nhất định và cơ chế tài chính này có thể không giống nhau với đơn vị sự nghiệp thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau Thông qua các cơ chế, công cụ quản lý của nhà nước sẽ điều tiết và định hướng các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo đúng mục đích, sử dụng nguồn tài chính

nhà nước hiệu quả

- Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp thường rất đa dạng, phong phú, ngoài hoạt động chính là hoạt động sự nghiệp các đơn vị có thể tham gia các hoạt động thực hiện dự án, đơn đặt hàng của nhà nước hoặc các hoạt động kinh doanh khác Mỗi hoạt động trong đơn vị sự nghiệp được trang trải bằng một nguồn kinh phí khác nhau và số lượng các hoạt động không giống nhau ở tất cả các đơn vị Mục đích của các đơn vị là hỗ trợ nhà nước và tìm kiếm thêm nguồn thu phục vụ tốt cho hoạt động sự nghiệp chính của mình

1.2 Quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp

Theo một số bài nghiên cứu trước đây cũng đã khái niệm về quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp như sau: “Quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp thực chất chính là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong lĩnh vực tài chính nhằm thực hiện việc huy động, phân bổ và sử dụng một cách chặt chẽ, có hiệu quả nguồn ngân sách nhà nước nhằm đạt được các mục tiêu đã định…” [9, tr.18]

Vậy quản lý tài chính ở đây là việc sử dụng những phương pháp, định chế của nhà nước để quản lý nguồn lực tài chính một cách hiệu quả tại các đơn vị sự nghiệp Vấn đề chủ yếu đặt ra ở đây là cần xác định đâu là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

Tác giả nghĩ rằng trong đơn vị sự nghiệp chủ thể quản lý và đối tượng quản lý được xác định như sau:

- Chủ thể quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp là các cơ quan, bộ ngành chuyên trách quản lý của nhà nước

- Đối tượng quản lý ở đây là nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp bao gồm nguồn ngân sách, nguồn thu sự nghiệp, thu khác…để phục vụ cho hoạt động tại đơn vị

Với vai trò là chủ thể quản lý, các cơ quan quản lý nhà nước có thể sử dụng các phương pháp, công cụ khác nhau để quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp sao cho đạt được những mục tiêu nhất định Hơn nữa, việc quản lý và sử dụng

nguồn tài chính ở các đơn vị sự nghiệp có liên quan trực tiếp đến hiệu quả kinh tế

xã hội (nếu như các đơn vị sử dụng không đúng mục đích, không theo quy dịnh của nhà nước sẽ dẫn đến lãng phí, thất thoát nguồn lực tài chính) Do đó, phải có sự quản lý, giám sát, kiểm tra của các cơ quan nhà nước nhằm hạn chế, ngăn ngừa các sai phạm, tiêu cực trong việc sử dụng nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp Thông thường Nhà nước có thể lựa chọn một trong hai cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp đó là cơ chế quản lý tài chính theo dự toán ngân sách cấp hàng năm và cơ chế tự chủ tài chính

Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là phục vụ lợi ích chung, tài chính của đơn vị sự nghiệp là tài chính công, nên công tác quản lý tài chính ở các đơn vị sự nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu như: Tuân thủ nghiêm ngặt chế độ, chính sách Nhà nước hiện hành; đảm bảo tính hiệu quả trong công tác quản lý tại mỗi đơn vị sự nghiệp; công khai minh bạch thông tin tài chính…để đạt được các yêu cầu trên công tác quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp phải thông qua ba bước sau:

- Thứ nhất: Lập dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước được cấp hàng năm

Căn cứ vào kết quả hoạt động sự nghiệp, tình hình thu, chi tài chính của năm trước liền kề, căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch các đơn vị sự nghiệp lập dự toán thu chi cho năm kế hoạch

- Thứ hai: Tổ chức chấp hành dự toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế

độ, chính sách của Nhà nước Căn cứ vào dự toán thu, chi đã được cơ quan có thẩm quyền giao, các đơn vị sự nghiệp chủ động thực hiện dự toán và đồng thời phải có

kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ để tiết kiệm và có hiệu quả Trước hết là đối với các khoản thu, thông thường trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm các khoản thu sau:

+ Nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp để thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp được giao Đây thường là nguồn tài chính chủ yếu trong hoạt động của các đơn vị

sự nghiệp;

+ Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: gồm các khoản thu phí, lệ phí thuộc ngân

sách nhà nước theo quy định của pháp luật được phép để lại đơn vị;

+ Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu, tặng theo quy định của pháp luật không phải nộp ngân sách

Với các nguồn thu như trên, các đơn vị sự nghiệp được tự chủ thực hiện nhiệm

vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định Để đảm bảo việc chấp hành theo dự toán các khoản thu, các đơn vị

sự nghiệp phải thực hiện nghiêm túc các chính sách, chế độ thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành Các đơn vị sự nghiệp phải tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và giám sát quá trình chấp hành dự toán thu đã được xây dựng, phải phân loại, theo dõi chi tiết từng nguồn thu và định kỳ báo cáo tình hình huy động các nguồn thu theo quy định

Đối với các khoản chi trong các đơn vị sự nghiệp gồm:

+ Chi hoạt động thường xuyên của đơn vị sự nghiệp Đây là các khoản chi thường xuyên, ổn định để duy trì bộ máy và hoạt động tại đơn vị;

+ Chi không thường xuyên là các khoản chi cho một đích đầu tư phát triển và các khoản chi đột xuất được giao

Để thực hiện theo đúng dự toán được giao, các khoản chi của đơn vị sự nghiệp cũng được thực hiện tuân thủ theo các quy định, chế độ trong quản lý tài chính Thông thường trong cơ chế tự chủ tài chính các khoản chi của đơn vị sự nghiệp thường theo quy chế chi tiêu nội bộ Quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định

về chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu tại mỗi đơn vị, đảm bảo cho việc hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Thứ ba: Quyết toán thu chi: đây là công việc cuối cùng trong chu trình quản

lý tài chính Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để đánh giá kết quả chấp hành dự toán Cơ sở cho quá trình quyết toán thu chi là các báo cáo tài chính và báo cáo về tình hình sử dụng ngân sách

1.3 Khái quát chung về kế toán và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

1.3.1 Khái quát chung về kế toán trong đơn vị sự nghiệp

1.3.1.1 Bản chất của kế toán

Đề cập đến kế toán có nhiều tác giả đã định nghĩa dưới nhiều khía cạnh khác nhau Theo luật kế toán Việt Nam: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” [15, điều 4]

Những tác giả theo quan điểm cổ điển họ cho rằng: “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ảnh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí

của nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp” [14, tr 8]

Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) thì “Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng phương pháp riêng và ghi bằng tiền các

nghiệp vụ, sự kiện có tình chất tài chính và giải thích kết quả của nó” [7, tr.10]

Như vậy từ những định nghĩa khác nhau về kế toán như trên tác giả cho rằng định nghĩa về kế toán sẽ bao gồm hai nội dung sau:

- Thứ nhất: chức năng cung cấp thông tin kinh tế tài chính Thông qua việc thu

thập, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán

sẽ cung cấp thông tin cho người sử dụng

- Thứ hai: chức năng kiểm tra, giám sát Thông qua việc thu thập, xử lý, và

cung cấp thông tin, kế toán thực hiện việc kiểm tra, giám sát sự tồn tại và biến động của các đối tượng kế toán; thông tin kế toán cung cấp giúp con người kiểm tra đánh giá tình hình và kế quả hoạt động của đơn vị

1.3.1.2 Nhiệm vụ của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Kế toán trong các đơn vị sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, tình hình quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng vật tư, tài sản công, tình hình chấp

hành dự toán thu – chi Vì vậy, kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có các nhiệm vụ sau đây:

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán;

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị;

- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý và cơ quan tài chính đúng hạn và đúng quy định

1.3.1.3 Vai trò của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Xuất phát từ định nghĩa cũng như nhiệm vụ của kế toán tác giả cho rằng kế toán có vai trò trong các đơn vị sự nghiệp như sau:

- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, tài chính:

+ Kế toán là một phân hệ thông tin quan trọng cấu thành nên hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị;

+ Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho quản lý, điều hành, kiểm soát kinh tế, tài chính đáng tin cậy nhất;

- Vai trò của kế toán trong việc thực hiện hạch toán tại đơn vị sự nghiệp:

+ Kế toán sẽ là bộ phận chức năng cung cấp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thông tin kinh tế, tài chính đáng tin cậy cho nhà quản lý, giúp cho nhà quản lý đánh giá tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của đơn vị, qua đó nắm bắt được quá trình hoạt động của đơn vị thấy được những mặt tích cực để phát huy, đồng thời cũng tìm

ra được những hạn chế, khuyết điểm để khắc phục giúp cho đơn vị có kế hoạch và định hướng đúng đắn trong hoạt động quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị trong những năm tiếp theo;

+ Kế toán có vai trò tư vấn cho nhà quản lý các tình huống quyết định phù hợp, kịp thời Thông qua việc tổ chức thu nhận thông tin (cả thông tin quá khứ và

thông tin liên quan đến tương lai), xử lý và phân tích thông tin, kế toán có thể giải thích thông tin, tham mưu, tư vấn cho nhà quản trị trong việc lựa chọn các phương

án quyết định phù hợp nhất

Như vậy, kế toán là công cụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý ở các đơn vị, nó không chỉ dừng lại ở góc độ giúp cho đơn vị nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị mà còn giúp cho nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược phát triển của đơn vị, từ đó xem xét và điều chỉnh hoạt động của đơn vị cho phù hợp

1.3.2 Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Trong thực tế, để quản lý tài chính trong các đơn vị nói chung và các đơn vị sự nghiệp nói riêng thì đòi hỏi công tác kế toán phải luôn đổi mới và không ngừng nâng cao chất lượng, vì kế toán luôn giữ vai trò quan trong việc ghi chép, phản ảnh

và cung cấp thông tin tài chính cho nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động tài chính của đơn vị Để cung cấp được thông tin kịp thời và hữu ích cho nhà quản lý ra quyết định thì mỗi đơn vị phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý Vậy tổ chức công tác toán kế toán là gì? Hiện nay, có

nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán, có quan điểm cho rằng:“Tổ

chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các chế độ và phương pháp kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, kiểm tra kế toán Tổ chức bộ máy kế toán: người

làm kế toán và trang bị phương tiện thiết bị để thực hiện công tác kế toán” [14, tr

220]

Cũng có quan điểm khác cho rằng:“ Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức

bộ máy kế toán và tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán theo một mô hình phù hợp với những đặc điểm, điều kiện riêng có của một đơn vị cụ thể trên cơ sở

quán triệt yêu cầu, nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán” [9, tr.37]

Vậy có thể khái quát lại tổ chức công tác kế toán được hiểu là việc tổ chức các

phương pháp kế toán và tổ chức nhân sự kế toán theo từng phần hành kế toán cụ thể của một đơn vị cụ thể trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp của

kế toán nói riêng và các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán nói chung trong đơn vị, nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị một cách nhanh nhất, đầy đủ và trung thực

Xuất phát từ những quan điểm trên về tổ chức công tác kế toán tác giả cho rằng nếu tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ có vai trò quan trọng trong việc điều hành quản lý tại các đơn vị sự nghiệp, cụ thể như sau:

- Tổ chức công tác kế toán khoa học đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý tài chính;

- Tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ tạo dựng được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả;

- Tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ là cơ sở quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả Vì dựa vào những thông tin tài chính được cung cấp kịp thời từ kế toán, nhà quản lý có thể hoạch định chính sách tài chính của đơn vị một cách dễ dàng và chính xác hơn

1.3.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Để tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc thống nhất: Nguyên tắc thống nhất ở đây là thống nhất giữa tổ

chức hạch toán kế toán với đơn vị quản lý, thống nhất trong việc xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý, thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán, thống nhất trong nội dung, kết cấu

và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán và thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị sự nghiệp trong mối quan hệ với bộ máy quản lý của ngành

- Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức công tác toán kế toán ngoài việc thống nhất

với tổ chức quản lý và chính sách tài chính, kế toán mà còn phải đảm bảo phù hợp trên một số nội dung sau:

+ Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp Xuất

phát từ đặc điểm này hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán phải xây dựng phù hợp với lĩnh vực sự nghiệp;

+ Phù hợp với quy định quản lý, chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phải phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế, phải lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc

tế làm cơ sở cho tổ chức hạch toán kế toán nhằm đảm bảo tính thông lệ , tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia khác trên thế giới;

+ Phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán, trình độ trang bị và khả năng sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin của bộ phận kế toán

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Nguyên tắc này yêu cầu phải đo mức độ

lợi ích thông tin đầu ra của kế toán với chi phí cho tổ chức bộ máy kế toán Như vậy nguyên tắc tiết kiệm nhưng phải đáp ứng lợi ích tối cao của người quản lý về hệ thống kế toán được tổ chức Vậy mức độ tiết kiệm được thể hiện và đo lường qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cần có cho hệ thống kế toán Còn hiệu quả của tổ chức công tác kế toán được hiểu là chất lượng và tính đầy đủ của thông tin cung cấp cũng như tính thích hợp và thỏa mãn cao nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định của các cấp quản lý

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán các phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tại đơn vị Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau Vậy “Tổ chức bộ máy kế toán là việc phân công công việc cho những người làm kế toán trong đơn vị, nhằm thực hiện tốt công tác kế toán và đảm bảo các yếu cầu: phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị, bộ máy kế toán phải tinh gọn, chuyên môn hóa, đủ năng

lực hoàn thành nhiệm vụ” [14, tr.223]

Từ quan hệ phân chia công việc kế toán như trên sẽ hình thành bộ máy kế toán

để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán trong từng phần hành cụ thể, đáp ứng yêu cầu quản lý ở các đơn vị sự nghiệp Trong thực tế hiện nay có các mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Mô hình 1: tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế

toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị Trường hợp đơn vị có các đơn vị trược thuộc, thì đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ ghi chép sổ sách, hạch toán theo chế độ báo sổ Sau đó chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu tập trung được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung

(Nguồn: Tr.55, Lê Kim Ngọc (2009), Luận án tiến sĩ kinh tế, Hà Nội)

Mô hình kế toán tập trung thường tồn tại trong các đơn vị thống nhất độc lập,

Bộ phận tài chính

và tổng hợp tại trung tâm

Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ

từ đơn vị trực thuộc

Báo sổ

không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính

Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kiểu tập trung có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với kế toán, tạo điều kiện kiểm tra, giám sát kịp thời toàn bộ hoạt động của đơn vị Công tác kế toán được chỉ đạo tập trung thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc đối với kế toán Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nêu trên, mô hình này cũng còn một số hạn chế như mô hình này không phù hợp với các đơn vị có phạm vị hoạt động rộng, có các cơ sở phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm Ngoài ra công việc kế toán dồn vào cuối kỳ có thể ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính

Mô hình 2: tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Tổ chức bộ máy kế toán phân

tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng

kế toán và còn được tiến hành ở những bộ phận trực thuộc khác Theo hình thức này, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc

Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp

Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo

kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định

Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cấp cơ

sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước nhà nước

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu phân tán được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán

(Nguồn: Tr.57, Lê Kim Ngọc (2009), Luận án tiến sĩ kinh tế, Hà Nội)

Từ đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán trên ta thấy ưu điểm nổi bậc của mô hình này là công việc kế toán được thực hiện ở nơi phát sinh nghiệp vụ kinh tế nên vai trò kiểm tra, giám sát, quản lý hoạt động tài chính ở các đơn vị được phát huy, ở các đơn vị trực thuộc, bộ phận kế toán cũng được tăng cường tính chủ động hơn Tuy nhiên bên cạnh đó mô hình này cũng tồn tại nhược điểm là sẽ gây chậm trễ trong tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của toàn đơn vị Đối với đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc thì việc kiểm tra, chỉ đạo của kế toán trưởng gặp khó khăn, không tập trung Như vậy mô hình này thường phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức phức tạp và địa bàn hoạt động rộng, phân tán

Mô hình 3: tổ chức bộ máy kế toán tổng hợp: Là mô hình kế toán nửa tập

trung, nửa phân tán là sự kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình trên Theo mô hình

Kế toán trung tâm

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Bộ phận

tài chính

Kế toán hoạt động thực hiện

Các đơn vị trực thuộc

Kế toán trưởng

Kế toán phần hành

này bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các

bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán

ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ

kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể

xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tổng hợp được trình bày trong phụ lục 01 Với những đặc điểm trên, đây là mô hình thích hợp với các đơn vị có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và trình độ quản lý khác nhau

1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Theo một số giáo trình nguyên lý kế toán thì “Chứng từ kế toán là những giấy

tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ

kế toán được chia thành hai loại đó là chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn

- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng

thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp Trong các đơn vị sự nghiệp chứng từ kế toán luôn gắn với các đối tượng kế toán và sự vận động của đối tượng kế toán theo các giai đoạn Do tính đa dạng và luôn vận động của các đối tượng kế toán nên hệ thống chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đồng thời là phương tiện để ghi chép, kiểm tra về trạng thái và

sự biến động của đối tượng kế toán cụ thể Để thực hiện tốt chứng năng ghi chép và cung cấp thông tin của chứng từ kế toán thì các đơn vị sự nghiệp cần phải tổ chức chứng từ kế toán Vậy tổ chức chứng từ kế toán là: “Tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” [12, tr.41]

Để có thể tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán các đơn vị sự nghiệp cần phải căn cứ vào chế độ, quy định do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy

mô, loại hình hoạt động, cách thức quản lý của bản thân đơn vị Theo tác giả nội dung cụ thể của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các bước như sau:

- Xác định danh mục chứng từ kế toán: Các đơn vị sự nghiệp phải thiết kế danh

mục các chứng từ có thể sử dụng tại đơn vị Danh mục chứng từ được thiết kế phải đạt các yêu cầu tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng Ngoài ra, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ, các đơn vị sự nghiệp có thể xác định một số loại chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị

- Tổ chức lập chứng từ kế toán: Đây là quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh vào chứng từ trong danh mục chứng từ đã lựa chọn của đơn vị Tùy thuộc vào điều kiện, quy mô hoạt động của từng đơn vị, chứng từ kế toán có thể lập bằng tay hoặc bằng máy Dù lập bằng phương thức nào thì chứng từ kế toán phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP

ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng

từ kế toán và các quy định trong chế độ này

- Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Đây là việc kiểm tra tính chính xác của

thông tin ghi trên chứng từ kế toán, kiểm tra số liệu ghi chép trên chứng từ, kiểm tra chữ ký của những người liên quan trên chứng từ Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành

- Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán: Tổ chức sử dụng chứng từ

là việc lựa chọn sử dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo quy định để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ cho việc ghi

sổ kế toán Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán: Chứng từ là căn cứ pháp

lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của đơn vị Vì vậy, sau khi chứng từ kế toán được sử dụng để ghi sổ, các chứng từ này sẽ được bảo quản và lưu tại phòng

kế toán theo thời gian phát sinh để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ có thể được đem huỷ

1.4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp: “Tài khoản kế toán là phương pháp

kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp” [4, tr.90] Theo như định nghĩa trên đây thì tài khoản kế toán được hiểu là phương tiện

để phản ảnh một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo thời gian và liên quan đến các đối tượng kế toán tại đơn vị như tài sản, nguồn kinh

phí, các khoản thu, chi hoạt động…

Trong các đơn vị sự nghiệp đối tượng kế toán rất đa dạng và luôn luôn vận động, hơn nữa lại có sự khác nhau tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.Vì vậy, các đơn vị sự nghiệp cần phải tổ chức hệ thống tài khoản sao cho vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành vừa phù hợp với đối tượng

kế toán và có phương pháp phản ảnh ghi nhận phù hợp để đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời và có giá trị cho nhà quản lý Vậy tổ chức hệ thống tài khoản kế

toán là: “Xây dựng các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hóa các chứng từ kế

toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đối tượng của hạch toán kế toán” [12, tr.45] Theo quan điểm này, tổ chức hệ thống tài khoản là tổ chức hệ thống phương tiện để phản ảnh sự biến động của đối tượng kế toán theo thời gian để phục vụ cho việc quản lý đối tượng kế toán dễ dàng

Để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán khoa học, có tính thực tiễn và phù hợp với nhu cầu quản lý các đơn vị sự nghiệp theo tác giả cần phải xây dựng các nội dung cụ thể sau:

- Xây dựng các tài khoản kế toán sẽ sử dụng: Các đơn vị sự nghiệp phải thiết

kế các tài khoản sử dụng tại đơn vị mình trong hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước ban hành và phù hợp với qui mô hoạt động của đơn vị, để phản ảnh hết các đối tượng kế toán tại đơn vị Đồng thời các đơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào điều kiện

và yêu cầu cung cấp thông tin của đơn vị mình mà thiết kế các tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết và các tài khoản ghi đơn, ghi kép cho phù hợp và loại bỏ các tài khoản không phù hợp với đơn vị

- Xây dựng nội dung và kết cấu tài khoản: Khi xây dựng nội dung và kết cấu

của tài khoản trong các đơn vị sự nghiệp phải tuân thủ theo quy định và sự vận động của đối tượng kế toán Sự vận động của các đối tượng kế toán trong lĩnh vực sự nghiệp thường mang tính đặc thù riêng và tuân theo những yêu cầu trong quản lý tài chính, nên khi xây dựng nội dung và kết cấu tài khoản cần chú ý đến các tài khoản đặc thù, thường xuyên và phục vụ cho nhu cầu quản lý tài chính

1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dụng kinh tế và theo trình trự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp” [4, tr.322] Như vậy, sổ kế toán đóng vai trò là phương tiện để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán và lưu trữ thông tin kế toán tại đơn vị Tuy nhiên, với đặc điểm

đa dạng, phong phú và luôn vận động của đối tượng kế toán Hơn nữa, tại mỗi đơn

vị sự nghiệp khác nhau sẽ sử dụng hệ thống sổ kế toán khác nhau nên cần thiết phải

tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp Vậy tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là: “ Việc kết hợp các loại sổ sách với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho

quản lý kinh tế” [12, tr.48]

Trong các nội dung của tổ chức hệ thống sổ kế toán thì vấn đề lựa chọn hình thức sổ kế toán được coi là vấn đề rất quan trọng vì nó quyết định nội dung và chất lượng của toàn bộ công tác kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành thì có bốn loại hình thức sổ kế toán (hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức Nhật ký – Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán trên máy vi tính) và tùy thuộc vào điều kiện của mình mỗi đơn vị sự nghiệp chỉ được lựa chọn một trong bốn loại hình thức sau:

- Hình thức kế toán nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán

nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào

sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung

(Nguồn: Tr.330, chế độ kế toán HCSN (2006), NXB tài chính, Hà Nội)

Hình thức kế toán nhật ký chung có ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, cơ giới hóa công tác kế toán Tuy nhiên nhược điểm của hình thức này là việc ghi chép dễ bị trùng lắp Hình thức

kế toán nhật ký chung thường áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa

- Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế

toán Nhật ký – sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo nội dụng kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký – Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái được thể hiện trên sơ đồ sau:

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái

(Nguồn: Tr.332, chế độ kế toán HCSN (2006), NXB tài chính, Hà Nội)

Ưu điểm của hình thức Nhật ký – sổ cái là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào

sổ đơn giản, dễ hiểu Tuy nhiên nhược điểm của hình thức kế này là khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái thường áp dụng ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế

toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ chứng

từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi

Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau:

Chứng từ gốc

chứng từ kế toán cùng loại

hợp chi tiết

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

(Nguồn: Tr.334, chế độ kế toán HCSN (2006), NXB tài chính, Hà Nội)

Ưu điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là sử dụng mẫu sổ đơn giản,

rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm là việc ghi chép dễ bị trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo

- Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế

toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên

Bảng cân đối phát sinh

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

Sổ đăng

ký chứng

từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định

trên đây

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính

(Nguồn: Tr.336, chế độ kế toán HCSN (2006), NXB tài chính, Hà Nội)

Hình thức kế toán trên máy tính có ưu điểm là công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng tiết kiệm thời gian, việc đối chiếu số liệu và lập báo cáo tài chính dể dàng Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là việc nhập số liệu ban đầu gặp khó khăn, việc đối chiếu và báo cáo phụ thuộc nhiều vào phần mềm kế toán, khi có sai sót xảy ra sẽ rất khó phát hiện

Sau khi lựa chọn hình thức sổ kế toán các đơn vị sự nghiệp tiến hình tổ chức

hệ thống sổ kế toán trên cơ sở tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị Để tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý thì nội dung của tổ chức sổ kế toán phải bao gồm những vấn đề sau:

- Mở sổ kế toán: Đây là bước đầu tiên trong quá trình thực hiện ghi sổ chứng

từ, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị

Chứng từ kế

toán

Phần mềm kế toán

- Ghi sổ kế toán: Là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

vào sổ sách kế toán theo trình tự thời gian Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn

cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

- Sửa sổ kế toán: Là khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá

trình ghi sổ kế toán thì kế toán không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo các phương pháp phù hợp

- Khóa sổ kế toán: Là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có

và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho Khóa sổ kế toán được thực hiện trước khi lập báo cáo tài chính, sau khi khóa sổ kế toán người ghi sổ phải ký và trình kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị

ký duyệt

1.4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính luôn giữ vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp cũng như các đơn vị hình chính sự nghiệp và được định nghĩa: “Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của đơn vị, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động đơn vị” [14, tr.221] Khác với hệ thống báo cáo tài chính trong các đơn vị khối doanh nghiệp là chỉ bao gồm các báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo tài chính) Hệ thống báo cáo trong các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp “báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị” [4, tr.398] Như vậy báo cáo tài chính trong đơn vị sự nghiệp chủ yếu để trình bày các thông tin về