50 2.3 Tình hình áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho hiện nay trong các doanh nghiệp chế biến và kinh doanh thực phẩm tại thành phố Hồ Chí Minh .... Vì vậy, nhóm thực hiện nghiên
Hàng tồn kho
Tổng quan chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) về hàng tồn kho
1.1.1.1 Quá trình ra đời và phát triển của chuẩn mực kế toán hàng tồn kho
Mỗi quốc gia có điều kiện quản lý kinh tế, tình hình phát triển và chính sách khác nhau nên trên thế giới tồn tại rất nhiều chuẩn mực kế toán khác nhau Ở Việt Nam, do điều kiện kinh tế và xã hội phát triển chậm hơn so với các quốc gia khác nên các quy định về chế độ và chuẩn mực kế toán cũng được ban hành và hoàn thiện sau thời điểm mở cửa thịtrường
Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, và được hướng dẫn thực hiện theo thông tư số
89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Trong đó nội dung của chuẩn mực Kế toán số 02 là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: Xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí; Ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.Trong phần cơ sở lý luận này, nhóm chỉ đề cập đến một số nội dung trong chuẩn mực kế toán Việt Nam liên quan đến đề tài nghiên cứu mà nhóm đang thực hiện
1.1.1.2 Khái ni ệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 – Hàng tồn kho, quy định như sau:
Hàng tồn kho là những tài sản:
Được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường
Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng để tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho đề cập trong chuẩn mực này gồm:
Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến
Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho: đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến
Chi phí dịch vụ dở dang
1.1.1.3 Phân lo ại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định Trước đây, hàng tồn kho thường được phân loại theo 7 tiêu thức sau:
Phân loại theo chuẩn mực số 2 – Hàng tồn kho.
Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng
Phân loại theo nguồn gốc hình thành.
Phân loại theo yêu cầu sử dụng
Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ.
Phân loại theo phẩm chất
Phân loại theo địa điểm bảo quản.
Tuy nhiên, trong bài này nhóm xin chọn lọc và giới thiệu những tiêu thức phân loại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hàng tồn kho mà hiện nay đang được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp chế biến thực phẩm.
Phân lo ại theo mục đích sử dụng và công dụng
Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách và phẩm chất ra sao… Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm được chia thành:
• Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Gồm có vật liệu đầu vào để chuẩn bị cho quá trình sản xuất sản phẩm, bán thành phẩm và giá trị sản phẩm dở dang.
• Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm…
Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho Đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua và chi phí bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân lo ại theo yêu cầu sử dụng
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn kho đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
• Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý.
• Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.
Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định được số lượng đặt hàng cần thiết với mục đích cân bằng chi phí mua hàng và chi phí lưu kho Bên cạnh đó phân loại theo tiêu thức này sẽ xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập.
Phân lo ại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh lượng hàng tồn trữ an toàn để sản xuất được tiến hành thường xuyên, liên tục.
• Hàng tồn trữ thực tế
Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý
Phân lo ại theo phẩm chất
Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn kho chất lượng tốt
• Hàng tồn kho kém phẩm chất
• Hàng tồn kho mất phẩm chất
Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán ra hợp lý Đặc trưng doanh nghiệp chế biến thực phẩm là mỗi mặt hàng có ngày sản xuất và hạn sử dụng khác nhau, và thời hạn sử dụng của hàng thực phẩm ngắn hơn so với những mặt hàng khác Khi thời hạn sử dụng hàng còn ngắn thì việc bảo quản hàng cần thiết hơn, cũng có nghĩa là chi phí bảo quản tồn trữ sẽ tăng lên Việc phân loại này giúp cho công ty có kế hoạch bán ra hợp lý, giảm bớt được chi phí lưu kho và rủi ro hư hỏng do hàng hóa quá hạn sử dụng
Phân lo ại theo địa điểm bảo quản
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn kho giữ trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng…
• Hàng tồn kho đang ở bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi đi bán, hàng đang đi trên đường…
Kết cấu chi phí hàng tồn kho
Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp Do đó, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho với mục đích giảm bớt chi phí, ta cần nhận biết được nội dung, đặc điểm các loại chi phí tạo thành tổng chi phí hàng tồn kho để có phương án hoạch định kế hoạch cắt giảm chi phí hợp lý
Các loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ, chi phí thiếu hụt
Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của doanh nghiệp và giá mua Khi mua hàng với kích thước lô hàng lớn sẽlàm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo sốlượng và cước phí vận chuyển cũng giảm Vì vậy các doanh nghiệp luôn cố gắng tìm cách cân bằng giữa chi phí mua hàng và chi phí tồn trữ để đạt hiệu quả cao nhất
Chi phí mua hàng được tính như sau:
Tổng chi phí mua hàng = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong năm x đơn giá hàng tồn kho
Đối với hàng tồn kho mua ngoài:đơn giá là giá mua.
Đối với hàng tồn kho tự sản xuất: đơn giá là chi phí sản xuất
Thông thuờng, chi phí mua hàng không ảnh huởng đến việc lựa chọn mô hình tồn kho trong doanh nghiệp
Chi phí đặt hàng được tính cho mỗi lần đặt hàng khi doanh nghiệp đặt hàng từ bên ngoài, bao gồm:
Chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, liên hệ các nhà cung cấp yêu cầu cung cấp bảng báo giá
Chi phí để lập được một đơn đặt hàng như chi phí thương lượng, ký hợp đồng
Chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận quản lý liên quan
Chi phí trong thanh toán
Chi phí này thường không phụ thuộc vào cỡ đơn hàng và biến đổi tỉ lệ nghịch với chi phí lưu trữ
Thực tế có rất nhiều bộ phận liên quan tham gia đến quá trình mua hàng, nên chi phí đặt mua các mặt hàng tồn trữ thường sẽ đáng kể Nếu hàng tồn trữ không được đặt mua đúng thời hạn, thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Tổng chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng
Chi phí lưu kho bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa tại kho trong một khoảng thời gian xác định trước Tất cả các mô hình quản lý hàng tồn kho đều xem chi phí này là chi phí biến đổi, nghĩa là nó sẽ thay đổi theo số lượng hàng dự trữ của doanh nghiệp, bao gồm:
Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa dự trữ, chi phí cho kho tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý
Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hai nguyên nhân sụt giá:
• Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệ tiến triển nhanh
• Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm
• Chi phí bảo hiểm: là các chi phí phát sinh do hàng tồn kho bị mất cắp, hỏa hoạn và các thảm họa tự nhiên khác
• Chi phí thuế: là những loại chi phí phát sinh do các qui định của luật thuế hoặc của chính phủ trên giá trị hàng tồn kho
• Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho: Là chi phí sử dụng nguồn vốn này để đầu tư vào giá trị hàng tồn kho, nếu nguồn vốn là vay thì chi phí đ ầu tư vào hàng tồn kho là chi phí trả lãi vay, nếu nguồn vốn tự có thì chi phí này là chi phí cơ h ội bị mất đi trong trường hợp lợi nhuận thu được từ nguồn vốn này đầu tư cho ngành nghề khác
Tổng chi phí lưu trữ = Tồn kho trung bình x Chi phí cho một đơn vị hàng tồn kho
1.1.2.4 Chi phí thi ếu hụt
Quản trị hàng tồn kho là một vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm, vì nếu tồn trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng tồn trữ quá ít cũng gây ra chi phí Đó là các tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ và các tổn thất này phát sinh khi nguyên vật liệu tồn trữ thay thếchưa được chuyển đến kịp thời Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ có thể xảy ra khi:
Mức nguyên vật liệu đã giảm xuống quá thấp trước khi đặt mua hàng
Các nhà cung cấp chuyển hàng chậm
Các sai sót về thủ tục giấy tờ xảy ra ở lần đặt hàng tiếp theo
Các sự kiện xảy ra ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp, chẳng hạn như biến động mạnh về giá, nhà cung cấp phá sản…
1.1.3 Một số yếu tố ảnh huởng đến chi phí hàng tồn kho
Ngoài việc dự đoán và phân tích nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố khách quan và chủ quan có thể ảnh huởng đến chi phí hàng tồn kho của doanh nghiệp mình
Các yếu tố khách quan như: ảnh hưởng của lạm phát làm cho giá cảđầu vào của nguyên vật liệu tăng, tỷ giá hối đoái, lãi suất, năng lực tài chính và khảnăng cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp…
Các yếu tố chủ quan như: tình hình sản xuất, khảnăng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp…
Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu Tuy nhiên nếu tình hình thay đ ổi theo hướng không tốt thì lư ợng hàng tồn kho phải được tính toán kỹ
1.1.4 Một số mô hình quản lí hàng tồn kho
Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và chi phí sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí Nghĩa là doanh nghi ệp chỉ sản xuất một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp theo cần đến Các nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết trong quá trình sản xuất và phân phối được dự báo và lên kế hoạch chi tiết sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay sau khi quy trình hiện thời chấm dứt
Trong đề tài nhóm chỉ giới thiệu một số mô hình tiêu biểu:
1.1.4.1 Mô hình Just in time (JIT)
Khái niệm này đuợc tóm tắt ngắn gọn như sau: "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"
Nói cách khác, JIT là hệ thống điều hành sản xuất trong đó các luồng nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết nhất trong từng bước, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình sản xuất rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi đểcó đầu vào vận hành
Trong quá trình sản xuất hay cung ứng, mỗi công đoạn của quy trình sản suất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới
Vì vậy mà mô hình này giảm thiểu được chi phí lưu kho và chi phí thiếu hụt nhờ lượng hàng tồn kho ít (có trường hợp không có) và đã đư ợc dự trù trước Mặt khác, mô hình Just In Time tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có những hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại Một đặc trưng quan trọng của mô hình này là kích thư ớc lô hàng nhỏ
12 trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số thuận lợi cho doanh nghiệp như: lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn, điều này sẽ giảm được chi phí lưu kho và tiết kiệm được diện tích kho bãi Lô hàng có kích thư ớc nhỏ hơn sẽ ít cản trở hơn tại nơi làm việc
Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn
Một số mô hình quản lí hàng tồn kho
Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và chi phí sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí Nghĩa là doanh nghi ệp chỉ sản xuất một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp theo cần đến Các nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết trong quá trình sản xuất và phân phối được dự báo và lên kế hoạch chi tiết sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay sau khi quy trình hiện thời chấm dứt
Trong đề tài nhóm chỉ giới thiệu một số mô hình tiêu biểu:
1.1.4.1 Mô hình Just in time (JIT)
Khái niệm này đuợc tóm tắt ngắn gọn như sau: "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"
Nói cách khác, JIT là hệ thống điều hành sản xuất trong đó các luồng nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết nhất trong từng bước, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình sản xuất rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi đểcó đầu vào vận hành
Trong quá trình sản xuất hay cung ứng, mỗi công đoạn của quy trình sản suất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới
Vì vậy mà mô hình này giảm thiểu được chi phí lưu kho và chi phí thiếu hụt nhờ lượng hàng tồn kho ít (có trường hợp không có) và đã đư ợc dự trù trước Mặt khác, mô hình Just In Time tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có những hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại Một đặc trưng quan trọng của mô hình này là kích thư ớc lô hàng nhỏ
12 trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số thuận lợi cho doanh nghiệp như: lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn, điều này sẽ giảm được chi phí lưu kho và tiết kiệm được diện tích kho bãi Lô hàng có kích thư ớc nhỏ hơn sẽ ít cản trở hơn tại nơi làm việc
Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn
Theo những phân tích trên thì mô hình này giúp giảm thiểu được chi phí tồn kho và chi phí thiệt hai do thiếu nguyên vật liệu Tuy nhiên việc sử dụng mô hình JIT sẽ làm chi phí đặt hàng tăng tỉ lệ thuận với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sựgián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất
1.1.4.2 Mô hình lu ợng đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order Quantity)
Các dữ liệu đuợc mô tả:
EOQ hay còn gọi là trật tự kinh tế số lượng: là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho làm tối thiểu tổng số đang nắm giữ và sắp đặt các chi phí cho doanh nghiệp
• Chi phí mỗi lần đặt hàng (S)
Điều kiện áp dụng mô hình:
• Hàng hoá được nhận cùng một lúc
• Không có chiết khấu theo sốlượng
• Không chấp nhận âm kho
Số lượng cần đặt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau:
Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau:
Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho
Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng
Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho / sản phẩm trong năm Sau đây nhóm xin đưa ra ví dụ chứng minh hiệu quả mà mô hình đem lại:
Công ty C tồn kho hàng ngàn vale ống nước bán cho những người thợ ống nước, nhà thầu và nhà bán lẻ Tổng giám đốc doanh nghiệp lưu tâm đến việc có bao nhiêu tiền có thể tiết kiệm được hàng năm nếu EOQ được dùng thay vì sử dụng chính sách như hiện nay của xí nghiệp Ông ta yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho, lập bảng phân tích tồn kho để thấy việc tiết kiệm (nếu có) do việc dùng EOQ Nhân viên tích cực lập các ước lượng sau đây từ những thông tin kế toán: nhu cầu sử dụng D 10.000vale/năm, sản lượng đặt hàng hiện nay Q = 400vale/năm, chi phí lưu trữ H = 0,4 triệu đồng/năm và chi phí đặt hàng S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng.
Tổng chi phí tồn kho cho hang tồn kho hiện tại trong năm:
Khi áp dụng mô hình EOQ:
Lượng hàng tối ưu cho một đơn hàng:
Tổng chi phí cho lượng hàng tồn kho hàng năm nếu áp dụng EOQ:
Ước tính khoản chi phí tiết kiệm hằng năm:
Như vậy nhờ áp dụng mô hình EOQ, doanh nghiệp xác định được lượng đặt hàng tối ưu ở mỗi thời điểm, có kế hoạch dự trữ hợp lý, nhờ đó đặt hàng đúng thời điểm, giúp giảm bớt chi phí tồn kho cho doanh nghiệp
Tuy nhiên, mô hình này vẫn tồn tại một số yếu điểm Những điều kiện áp dụng mà nhóm đưa ra ở trên cho thấy mô hình EOQ dựa trên giả thuyết là thời gian đặt hàng vừa đủ.
Bên cạnh đó, mô hình này đư ợc xem xét trong trường hợp nhu cầu hay mức sử dụng tồn kho phải đều Nghĩa là việc sử dụng hàng hóa trong một đơn vị thời gian là không đổi để ổn định đơn đặt hàng Nhưng trong thực tế, sự bất đồng giữa cung và cầu, hay biến động tình hình sản xuất… có thể làm phát sinh bất thường nhu cầu về hàng tồn kho mà doanh nghiệp chưa dựđoán được Điều này làm giảm tính thực tế của mô hình
Khi số lượng hàng trong kho giảm xuống 0 thì mới tiến hành đặt hàng và sẽ nhận được hàng ngay tức khắc Như vậy mô hình này đã không tính đ ến tình hình cạn dự trữ, đó chính là lúc mà đơn hàng chưa về, lượng hàng tồn kho xuống đến 0 nhưng lại xuất hiện nhu cầu Điều này làm chi phí thiếu hụt tăng, quy trình sản xuất đình trệ, có thể mất khách hàng và giảm lợi nhuận công ty Trong trường hợp này thì dự trữ an toàn là công cụ thích hợp để giảm chi phí và rủi ro
Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình này là dựa trên quá nhiều giả thiết khó đạt được trên thực tế: hàng nhận được ngay khi đặt mà không tính tới thời gian vận chuyển, thời điểm đặt hàng lại cũng được giả định là luôn đồng nhất và không đổi Vì vậy, mô hình
EOQ cần được thực tiễn hóa bằng cách loại bỏ dần các giả thiết, chấp nhận các điều kiện thực tế
Nói tóm lại mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và tồn kho cho một nhu cầu xác định
1.1.4.3 Mô hình POQ (Production Order Quantity Model)
Ảnh hưởng của chi phí hàng tồn kho đến quá trình sản xuất kinh doanh
Mục đích cuối cùng trong kinh doanh đối với bất kì doanh nghiệp nào cũng là tạo ra lợi nhuận và phát triển bền vững Tuy nhiên, trước khi tạo ra được lợi nhuận doanh nghiệp đã phải đầu tư và tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh Chính vì vậy, tiết kiệm được càng nhiều chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽcàng tăng lên, và chủ sở hữu sẽ tiến dần đến mục tiêu của mình
Trong các loại chi phí bỏ ra, chi phí hàng tồn kho chiếm khoảng 40% thành phần, ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nếu lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có ảnh hưởng tốt đến lợi nhuận thu được
Mỗi doanh nghiệp có chính sách kinh doanh khác nhau sẽ có kế hoạch hàng tồn kho khác nhau, tuy nhiên mọi doanh nghiệp đều gặp phải khó khăn về việc lưu trữ hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả
Khi xây dựng một chiến lược quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp thường đặt những mục tiêu sau lên hàng đầu:
Đảm bảo về cung ứng: Vì có đ ộ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua
Giúp giữ thăng bằng trên thị trường cung – cầu: Trên thị trường thường có những bất trắc nhất định về nguồn cung, nguồn cầu trong giao nhận hàng, khiến doanh nghiệp luôn muốn giữ một lượng hàng nhất định để dự phòng
Khai thác tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu như không có lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải tăng cường hoạt động giao nhận, điều này khiến chi phí giao nhận hàng hóa tăng lên Vì vậy, doanh nghiệp muốn giữ hàng hóa lại đến một mức nhất định rồi mới giao đi, nhằm giảm thiểu phần chi phí này
Hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn lưu động, vì vậy khi doanh nghiệp lưu giữ quá nhiều hàng tồn kho, dòng tiền sẽ giảm đi do vốn kém hoạt động và gánh nặng trả lãi tăng lên, đồng thời tốn kém chi phí lưu giữ và rủi ro khó tiêu thụ do không phù hợp với nhu cầu tiêu dùng hoặc thị trường kém đi Những khó khăn này sẽ là gánh nặng lớn hơn trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ
Vì vậy mọi doanh nghiệp đều muốn cân bằng lượng hàng tồn kho của mình, giảm tối thiểu mức chi phí hàng tồn kho, đảm bảo kết quảkinh doanh đạt hiệu quả cao nhất
Khái quát về thực phẩm
Thế nào là thực phẩm
Theo luật An toàn thực phẩm Việt Nam, thực phẩm được định nghĩa như sau:
Thực phẩm là sản phẩm mà con người ăn, uống ở dạng tươi sống hoặc đã qua sơ chế, chế biến, bảo quản Thực phẩm không bao gồm mỹ phẩm, thuốc lá và các chất sử dụng như dược phẩm.
Phân loại thực phẩm
Chế biến thực phẩm là quá trình xử lý thực phẩm đã qua sơ chế hoặc thực phẩm tươi sống theo phương pháp công nghiệp hoặc thủ công để tạo thành nguyên liệu thực phẩm hoặc sản phẩm thực phẩm
1.2.2.1 Phân lo ại theo độ tươi của thực phẩm
Có nhiều cách phân loại thực phẩm, nhưng xét trên giác độtính tươi ngon thì thực phẩm được chia thành hai nhóm chính là thực phẩm tươi sống và thực phẩm đã qua chế biến (bao gồm cả sơ chế) Cách phân loại này cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp chế biến thực phẩm và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng thực phẩm bởi hai nguyên nhân chính sau đây: thời hạn sử dụng của thực phẩm và cách bảo quản sao cho phù hợp
Thực phẩm tươi sống có ưu điểm là giá trị dinh dưỡng và mùi vị hầu như được giữ nguyên trọn vẹn khi đến tay người tiêu dùng Nhưng lại có nhược điểm là thời gian sử dụng ngắn, dễ bịôi thiu, hư hỏng do các nhân tốtác động từmôi trường Ví dụnhư nước ép trái cây chỉ cần để khoảng 1 ngày là biến đổi về thành phần, ngay cả sữa tươi khi được bảo quản lạnh cũng không để được lâu quá 6 ngày Cũng chính vì khó b ảo quản và dễ hư hỏng cho nên thực phẩm tươi sống không thể được đưa đi phân phối khắp nơi và phải được tiêu thụ trong vòng từ1 đến 2 ngày kể từ ngày sản xuất
Ngược lại các loại thực phẩm đã qua chế biến thì lại có thời hạn sử dụng rất dài, khoảng từ 6 tháng cho tới trên 1 năm Điểm bất lợi là thời gian sử dụng càng dài thì đ ộ tươi và mùi vị của thực phẩm càng giảm sút Nguyên nhân là do các doanh nghiệp sản xuất đã dùng các phương pháp x ử lý như phương pháp vật lý, phương pháp hóa h ọc và phương pháp sinh học để tiệt trùng cho thực phẩm trước khi đóng gói Vì có thể bảo quản lâu dài như vậy cho nên các loại thực phẩm đã qua chế biến có thể được phân phối rộng khắp và có thể tồn kho lâu Đây cũng chính là loại hình sản phẩm chủ yếu được các doanh nghiệp chế biến thực phẩm sản xuất
Do sự khác nhau vềđặc tính nên cách bảo quản cũng khác nhau, vì thế có sự khác biệt rất lớn về chi phí bảo quản và lưu trữ cho hai loại thực phẩm này Thực phẩm tươi sống sẽ cần được bảo quản kĩ hơn nên chi phí lưu trữ cho loại thực phẩm này sẽ cao hơn so với thực phẩm đã qua chế biến Đồng thời thực phẩm tươi sống sẽ phải được luân chuyển thường xuyên nên chi phí đặt hàng và chi phí mua hàng cũng s ẽ cao hơn các loại thực phẩm đã qua chế biến
1.2.2.2 Phân lo ại theo nguồn gốc
Hàng thực phẩm có nguồn gốc chủ yếu từ thực vật và động vật
Mỗi loại hàng thực phẩm có quy trình và nhu cầu được bảo quản khác nhau tùy theo nguồn gốc mỗi loại, vì vậy sự phát sinh chi phí tồn kho cho mỗi phân loại hàng cũng có sự khác nhau
Hàng tồn kho có nguồn gốc từ thực vật như rau, củ, quả có đặc điểm chung là dễ bị dập, héo úa và hư hỏng trong quá trình vận chuyển, tồn trữ Đối với các doanh nghiệp chế biến thực phẩm rau củtươi sống, nhà kho lưu trữ của doanh nghiệp phải đủ độ lớn, đủ thoáng để đảm bảo hàng hóa giữ được chất lượng tốt nhất Chi phí thuê kho, thuê mặt bằng sẽ tăng lên và lượng hàng lưu trữ được cho mỗi đợt đặt hàng sẽ giảm đi
Hàng thực phẩm có nguồn gốc từđộng vật lại có đặc điểm dễ bị ôi thiu, phân hóa thành các hóa chất độc hại trong quá trình tồn trữ Các mặt hàng có nguồn gốc từđộng vật
21 đa số cần được bảo quản ở nhiệt độ thấp hơn rất nhiều so với mặt hàng có nguồn gốc thực vật, điều này làm lượng chi phí tồn trữ tăng lên do phải lắp thêm nhiều thiết bị bảo quản để có một kho lạnh đủ tiêu chuẩn
Hơn nữa hàng thực phẩm có nguồn gốc động vật có giá nguyên vật liệu đầu vào lớn hơn so với hàng có nguồn gốc từ động vật Vậy khi doanh nghiệp đặt mua một lượng hàng lớn đồng nghĩa với việc sẽ phải bỏ ra một nguồn vốn lớn hơn, nếu như sự quay vòng vốn hàng tồn kho không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải tốn một khoản chi phí cơ hội, chi phí vốn vay dẫn đến chi phí lưu trữ sẽ tăng lên
Vì vậy việc phân loại hàng thực phẩm theo nguồn gốc động vật và thực vật giúp cho doanh nghiệp có hướng nhìn cụ thểhơn về các loại chi phí phát sinh, từđó giúp lựa chọn được mô hình quản lý tồn kho phù hợp và có những điều chỉnh phù hợp với loại hàng mình đang sản xuất.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp chế biến và kinh doanh thực phẩm
Đặc thù của hàng tồn kho trong doanh nghiệp chế biến và kinh doanh thực phẩm
Bởi vì những đặc tính riêng của hàng thực phẩm nên hàng tồn kho thực phẩm có đặc thù riêng và những khó khăn riêng khi lập mô hình quản trị và lưu kho.
1.3.1.1 Hàng t ồn kho thực phẩm dễ bị hư hỏng dưới tác động của môi trường, tu ổi thọ ngắn
Hàng tồn kho dễ hư hỏng dẫn đến việc lưu trữ hàng tồn kho tại các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, đẩy chi phí lưu trữ hàng tồn kho tăng cao do doanh nghiệp sẽ phải chi nhiều tiền đểđầu tư vào tài sản bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu Bên cạnh đó, do đặc tính thực phẩm dễ hư hỏng và hạn sử dụng ngắn ngày nên số ngày lưu trữ sẽ bị hạn chế Điều này tác động trực tiếp đến việc lựa chọn mô hình quản trị hàng tồn kho để phù hợp với ngành hàng
1.3.1.2 Có s ự ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người
Thực phẩm rất dễ bị ôxy hóa và nhiễm khuẩn dưới tác động từ môi trường ngoài
Hiện nay để kéo dài tuổi thọ của hàng thực phẩm, các doanh nghiệp sản xuất thường cho thêm vào các chất hóa học trong quá trình sản xuất để bảo quản thực phẩm hoặc làm tăng tính hấp dẫn cho món ăn Việc bổ sung hóa chất nếu chỉ ở một liều lượng phù hợp thì không có ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe người tiêu dùng nhưng nếu vượt quá định mức cho phép thì những chất hóa học từ thực phẩm sẽ chuyển sang cơ thể con người, về lâu dài gây các biến chứng nguy hiểm như ung thư, xuất hiện các khối u hoặc đột biến gen
Không như các loại hình hàng tồn kho khác, hàng tồn kho thực phẩm không chỉ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà quan trọng hơn nữa nó còn tác động đến sức khỏe của người tiêu dùng Một sản phẩm nếu bị tồn kho quá lâu, lại được bảo quản trong những điều kiện không phù hợp thì dưới tác động của nhiệt độ, độẩm, gió bụi…từ môi trường sẽ dễ dàng biến đổi về thành phần, sinh ra độc tố gây hại cho cơ thể người sử dụng
Nếu như hàng thực phẩm quá hạn được bán ra thị trường thì sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của người tiêu dùng, đồng thời gây mất uy tín của doanh nghiệp, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh
Vì vậy hàng thực phẩm không được phép để lưu kho quá lâu mà quy trình xoay vòng phải nhanh để đảm bảo hiệu quả sử dụng, đồng thời tạo dựng được uy tín cho doanh nghiệp
Từ những đặc điểm trên có thể thấy chi phí lưu trữ cho hàng thực phẩm thường lớn hơn các ngành hàng khác trên thị trường, hơn nữa hàng hóa không được lưu trữ quá lâu do sẽ dễ bị biến chất, hết hạn sử dụng nên chi phí mua hàng và đặt hàng cũng cao Trong khi hàng hóa không được lưu trữ nhiều mà nhu cầu của người tiêu dùng luôn biến đổi dẫn đến việc thiếu hụt hàng hóa cung ứng cũng dễ xảy ra, điều đó sẽ phát sinh một khoản chi phí thiếu hụt đáng kể Với mục đích cân bằng được lợi ích và chi phí bỏ ra, việc
23 lựa chọn được một mô hình quản trị hàng tồn kho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là rất cần thiết
1.3.1.3 Ngu ồn nguyên liệu của ngành hầu hết có tính mùa vụ Đa phần nguyên vật liệu ngành thực phẩm đều mang tính thời vụ ví dụ thủy hải sản, gạo, rau củ quả… Thường vào các vụ mùa nguồn cung rất lớn so với mức cầu Vì vậy không thể đợi đến lúc có đơn đặt hàng của khách hàng mới tiến hành mua vào Như thế sẽkhông đảm bảo đủlượng hàng cung cấp kịp thời và giá mua có thểcao hơn, đôi khi mất cơ hội ký kết hợp đồng do không có hàng cung cấp ngay, mất đi cơ hội thu lợi nhuận
Cho nên vào vụ mùa các doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thu mua liên tục Vì vậy tồn kho đối với mặt hàng này là không thể tránh khỏi, và nhất là vào lúc cao điểm của mùa vụ, doanh nghiệp sẽ phải tồn kho một lượng hàng lớn chỉ có vậy vào những lúc trái mùa mới có hàng cung cấp cho thịtrường.
Các yếu tố ảnh hưởng làm tăng, giảm số lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp chế biến và
1.3.2.1 Ảnh hưởng của các yếu tố vĩ mô
Hiện nay, bất ổn kinh tế vĩ mô vẫn là thách thức lớn của nước ta nói chung và các doanh nghiệp chế biến thực phẩm nói riêng Sau đây nhóm xin phân tích một vài yếu tố để làm rõ vấn đề này:
Theo số liệu thông kê mới nhất do Tổng cục Dân số thực hiện thì dân số Việt Nam ước tính đạt 86,9 triệu người (tháng 12/2010), dự kiến sẽ tăng lên 111,7 triệu người vào năm 2050 Hiện nay Việt Nam nằm trong top 15 nước có sốdân đông nhất thế giới và đang bước vào thời kì dân số“vàng”, trong giai đoạn này thì cứ bình quân một người phụ thuộc thì có hai ngư ời trong độ tuổi lao động, nó cũng đồng nghĩa với việc ta có một lực lượng lao động trẻ dồi dào trong giai đoạn phát triển 2010-2020
Bên cạnh đó cũng không thểkhông đề cập đến những khó khăn và thách thức mà nước ta phải đối mặt trong tình hình hiện nay Cụ thể Việt Nam vẫn là một quốc gia có mật độ dân số rất cao (260 người trên 1km 2
Việc phân tích và dự báo cơ cấu dân số có ý nghĩa quan tr ọng vì nó ảnh hưởng đến quy mô thị trường mục tiêu của doanh nghiệp Dân số tăng sẽ dẫn đến tăng nhu cầu tiêu thụ thực phẩm, bao gồm cả thực phẩm tươi và thực phẩm chế biến sẵn
, gần gấp đôi nước láng giềng Trung Quốc)
Một vấn đề nữa là mặc dù tỷ lệ dân số trong độ tuổi lao động tăng nhưng chất lượng lao động lại thấp Số lượng lao động lành nghề được qua đào tạo chuyên môn không cao
Trong một xã hội đang phát triển, khi mà quỹ thời gian dành cho gia đình ngày càng trở nên eo hẹp thì nhu cầu sử dụng thực phẩm đã qua chế biến trở thành tất yếu Theo dự báo của Tổ chức Giám sát Kinh doanh Quốc tế (BMI), tổng mức tiêu dùng thực phẩm ở các thị trường Việt Nam trong giai đoạn 2009-2014 sẽ tăng 67,3%, riêng trong năm 2014, mức tiêu dùng này ước tính đạt 426.997 tỷđồng Mức tiêu thụ bình quân theo đầu người ước đạt 56,4% (tương đương 4.537.628 đồng) vào năm 2014 Trong đó dự báo ngành công nghiệp thực phẩm đóng hộp của Việt Nam sẽ tăng 24,2% về lượng và 48,7% về giá trị doanh số bán hàng
Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự biến động của giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái
Dẫn chứng số liệu cụ thể, trong đánh giá tình hình sản xuất công nghiệp ba tháng đầu năm 2012, Bộ Công thương nhận định, ngành công nghiệp chế biến, chế tạo vẫn là ngành gặp nhiều khó khăn Tính đến tháng 3-2012, chỉ số hàng tồn kho của các doanh nghiệp trong ngành tăng đến 35% so với cùng kỳ năm trước, cao hơn rất nhiều so với mức
12 - 15% của chỉ số này trong điều kiện bình thường Trong khi chỉ số tiêu thụ chỉ tăng 0,5% Tình trạng này có thể được giải thích bởi nhiều lý do, ví dụ tình hình kinh tế thế
25 giới và nước ta biến động, tốc độ tăng giá nhanh đẩy tốc độ lạm phát lên cao, các chính sách thắt chặt chi tiêu của chính phủ, hạn chế tiêu dùng của người dân, làm cho nhu cầu tiêu dùng giảm, tiêu thụ hàng hóa chậm lại, sản xuất đình đ ốn, lượng hàng tồn kho tăng cao…
Trước khi Quốc hội ban hành Luật an toàn thực phẩm đã được sửa đổi, bổ sung một sốđiều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 thì ngành công nghiệp chế biến thực phẩm ở nước ta vẫn còn rất thô sơ và tồn tại nhiều doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu vệ sinh khi sản xuất và chế biến
Ngày nay đã có nhiều mô hình, hệ thống quản trị hàng tồn kho tiên tiến được áp dụng nhiều nước trên thế giới như hệ thống ERP, mô hình EOQ, POQ, JIT…với những phần hành quản lí hàng tồn kho hiệu quả Nếu doanh nghiệp có tầm nhìn lâu dài chiến lược, sẵn sàng đầu tư vào các mô hình và kết hợp hệ thống dây truyền sản xuất hiện đại được nhập khẩu từ các quốc gia phát triển thì sẽ giúp hiện đại hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu hàng tồn kho và các chi phí liên quan
Yếu tố này tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp chế biến thực phẩm đặc biệt là trong điều kiện tự nhiên của nước ta bởi đặc tính mùa vụ của hàng hóa trong ngành Về cơ bản thường tác động bất lợi đối với các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có liên quan đến tự nhiên như: sản xuất nông phẩm, thực phẩm theo mùa, kinh doanh Để chủ động đối phó với các tác động của yếu tố tự nhiên, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì các doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất, dự trù sốlượng các yếu tốđầu vào, từ đó giảm chi phí thiếu hụt, tối thiểu hóa chi phí hàng tồn kho
1.3.2.2 Các y ếu tố vi mô
Nhà cung c ấp – Khách hàng
Nhà cung cấp là yếu tốđầu tiên được xét đến trong môi trường vi mô của doanh nghiệp Cụ thể là năng lực tài chính, khả năng cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu một cách ổn định, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị hàng tồn kho hiệu quả và lựa chọn mô hình quản trị hàng tồn kho thích hợp Ngược lại, chi phí hàng tồn kho của doanh nghiệp có thểtăng cao nếu doanh nghiệp bị phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp (do doanh nghiệp không chủ động trong việc tìm kiếm nhà cung cấp cho mình hoặc bị độc quyền về nhà cung cấp…)
Trong khi đó, nếu doanh nghiệp dựđoán được xu hướng của thịtrường tiêu dùng, nắm bắt được hành vi khách hàng thì doanh nghiệp có thể tính toán, ra quyết định để tránh được tình trạng ứđộng, hoặc thiếu hụt hàng tồn kho
Đối thủ cạnh tranh – Đối thủ tiềm ẩn