NÂNG CAO kỹ NĂNG tổ CHỨC CUỘC họp của HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG mầm NON THỊ TRẤN cần đước, HUYỆN cần đước, TỈNH LONG AN năm học 2021 2022

Thực hiện xã hội hóa giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng; Là Hiệu trưởng cần đạt được các tiêu chuẩn theo quy định chuẩn Hiệu trưởng trường Mầm non của Bộ giáo dụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

- -

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp Bồi dưỡng CBQL Mầm non & Tiểu học Long An năm 2021

Tên tiểu luận:

NÂNG CAO KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON THỊ TRẤN CẦN ĐƯỚC, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN

NĂM HỌC 2021-2022

Học viên: NGUYỄN THỊ KIM LANG

Đơn vị công tác: Trường Mầm non thị trấn Cần Đước,

huyện Cần Đước, tỉnh Long An

Long An, tháng 10 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Quý

Thầy Cô giáo giảng dạy tại trường Cán bộ Quản lý giáo dục Thành Phố Hồ Chí

Minh, đã truyền đạt cho em nhiều kiến thức về khoa học quản lý và nhiều kinh

nghiệm thực tế quý báu

Kính thưa Quý Thầy Cô, mặc dù thời gian học tập không bao lâu và hình thức học online nhưng với sự nhiệt tình trên từng giờ dạy, những kiến thức truyền đạt của Quý Thầy Cô đã giúp chúng em có một thay đổi khá lớn về tư duy, quan điểm trong công tác quản lý của mình

Với vốn kiến thức còn hạn hẹp và thời gian có hạn nên bài tiểu luận còn

nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Quý Thầy Cô

nhằm giúp em hoàn thiện bài tiểu luận tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thị trấn Cần Đước, ngày 09 tháng 10 năm 2021

Người viết

Nguyễn Thị Kim Lang

2 Phân tích tình hình thực tế về tổ chức cuộc họp của Hiệu

2.1 Khái quát về trường Mầm non thị trấn Cần Đước 7

2.2 Thực trạng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm

2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức để nâng

cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị

trấn Cần Đước

13

3 Kế hoạch hành động nhằm nâng cao kỹ năng tổ chức

cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị trấn Cần Đước 16

1 Lý do chọn chủ đề tiểu luận

1.1 Lý do pháp lý

Tổ chức cuộc họp đã, đang và sẽ trở thành phương tiện cơ bản giúp con người đạt được những điều mình muốn từ người khác, cũng như giải quyết công việc theo yêu cầu Do vậy, tổ chức cuộc họp là một khâu rất quan trọng trong công tác quản lý của người Hiệu trưởng

Căn cứ Nghị định số 85/2003/NĐ-CP ngày 18 tháng 07 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và đào tạo

Căn cứ Luật số 43/2019/QH14 Luật giáo dục của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14 tháng 06 năm 2019

Căn cứ Thông tư số 52/2020/TT-BGDĐT, thông tư của Bộ Giáo dục và Đào tạo về ban hành Điều lệ trường Mầm non có quy định rõ về quyền hạn và nhiệm vụ của Hiệu trưởng:

- Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch giáo dục từng năm học; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền;

b Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường, nhà trẻ; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất các thành viên của Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền quyết định;

c Phân công, quản lý, đánh giá, xếp loại; tham gia quá trình tuyển dụng, thuyên chuyển; khen thưởng, thi hành kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định;

d Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường, nhà trẻ;

đ Tiếp nhận trẻ em, quản lý trẻ em và các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em của nhà trường, nhà trẻ; quyết định khen thưởng, phê duyệt

kết quả đánh giá trẻ theo các nội dụng nuôi dưỡng chăm sóc giáo dục trẻ em do

Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định;

e Dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lý; tham gia các hoạt động giáo dục 2 giờ trong một tuần; được hưởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định;

f Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và tạo điều kiện cho các tổ chức chính trị - xã hội trong nhà trường, nhà trẻ hoạt động nhằm nâng cao chất ượng chăm sóc, giáo dục trẻ;

g Thực hiện xã hội hóa giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng;

Là Hiệu trưởng cần đạt được các tiêu chuẩn theo quy định chuẩn Hiệu trưởng trường Mầm non của Bộ giáo dục và Đào tạo ban hành;

Để thực hiện tốt mục tiêu giáo dục của nhà trường và có khả năng thích ứng với sự thay đổi cùng những thách thức của thời đại, đòi hỏi người Hiệu trưởng không chỉ có năng lực về chuyên môn, về quản lý mà còn cần phải có những kỹ năng cần thiết hỗ trợ trong công tác quản lý đó chính là tổ chức cuộc họp Các cuộc họp là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động của nhà trường, phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc đó là việc tổ chức các cuộc họp; các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung, khái quát, vấn đề cụ thể, và cùng tham

dự vào tiến trình làm quyết định Vì thế nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng là một trong những yếu tố góp phần xây dựng và phát triển nhà trường theo mục tiêu, chiến lược đề ra

1.2 Lý do lý luận

Họp chỉ là một trong những công cụ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các nhóm khác nhau Tuy nhiên, họp dường như là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất, bởi vì cuộc họp là nơi đưa ra các quyết định quan trọng và chuẩn bị kế hoạch (Theo tác giả Elise Pinners, Cố vấn phát triển Tổ chức

VECO, hợp tác với GREC) Vì vậy, người điều hành cuộc họp có vai trò đặc biệt: theo dõi thời gian; thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung và điều chỉnh nội dung cần thiết; giúp cho thảo luận được diễn ra thuận lợi; khẳng định lại quyết định và hoạt động dự kiến

Hội/họp là hoạt động của một nhóm người gặp nhau để giải quyết hay hoàn thành một nhiệm vụ nào đó Như vậy, hội/họp như một dịp để bàn luận với những người khác, làm việc chung và cộng tác với nhau; Hội/ họp là tập trung nhiều người một cách có tổ chức, theo nguyên tắc nhất định, tại một thời điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin, tổng kết hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết vấn đề, nhiệm vụ

mà những người dự họp đều quan tâm (Theo tài liệu học tập Bồi dưỡng cán bộ quản lý trường phổ thông)

Vì vậy, để cuộc họp đạt hiệu quả ta cần quan tâm đến các yếu tố sau:

- Chủ đề, mục tiêu cuộc họp phải được xác định rõ ràng

- Thành phần tham dự cuộc họp đúng và đủ đối tượng cần thiết

- Chương trình cuộc họp được xây dựng cụ thể và khoa học

- Chuẩn bị tốt nội dung và các tài liệu liên quan

- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự cụ thể, rõ ràng và phù hợp

- Xác lập những nguyên tắc mà mọi thành viên tham dự họp phải tuân theo

- Chủ tọa biết dẫn dắt, kiểm soát cuộc họp đi đúng trọng tâm và mục tiêu

đã đặt ra Có khả năng giải quyết linh hoạt những tình huống phát sinh

- Đảm bảo mọi thành viên tham dự nắm được mục tiêu và chương trình cuộc họp Các thành viên tham gia tích cực và tôn trọng lẫn nhau

- Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ

- Địa điểm và cơ sở vật chất phục vụ cho cuộc họp được chuẩn bị chu đáo

Họp là một phương thức quản lý mà qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, họp luôn là biện pháp tốt nhất để kết nối các thành viên Trong quản lý, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành quản lý đơn vị

Quy trình tổ chức cuộc họp:

- Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp

Cần xác định rõ, đúng mục đích, yêu cầu của cuộc họp

Cần xác định rõ những nội dung hội họp cần phải giải quyết

Thành phần tham dự: chỉ những người liên quan trực tiếp để giải quyết công việc hoặc có khả năng giải quyết công việc

Chuẩn bị thông tin, tài liệu cần thiết cho hội họp

Chuẩn bị thư ký, người ghi biên bản

- Bước 2: Tiến hành cuộc họp

Cần bắt đầu họp đúng giờ

Khai mạc một cách ngắn gọn, nêu rõ mục đích và nội dung cuộc họp, cách thức làm việc, thời gian

Theo dõi và điều khiển cuộc họp theo đúng tinh thần đặt ra

Quan sát thái độ, phản ứng của mọi người để có sự điều chỉnh cho phù hợp Điều khiển thảo luận (nếu có)

Khi nêu nội dung thảo luận cần theo nguyên tắc: Vấn đề chung, khái quát thảo luận trước; Tiếp theo là các vấn đề kỹ thuật, biện pháp thực hiện; Vấn đề cụ thể, cá nhân, chi tiết… thảo luận sau cùng; Khuyến khích mọi người phát biểu, các ý kiến đa dạng khác nhau (không nhất thiết phải đồng ý với quan điểm của

thành viên tham gia cuộc họp); Đặt các câu hỏi gợi mở; Mời người phát biểu theo trình tự

Xử lý tình huống phát sinh trong cuộc họp

Kiểm soát thời gian Để tránh tình trạng thiếu thời gian do phát sinh tình huống, người chủ trì ngay từ đầu nên thông báo trước thời gian dự kiến cho từng mục một, phải luôn kiểm soát những thành viên có xu hướng phát biểu dài dòng, lan man…

Ứng xử với các quan điểm cá nhân Trong thảo luận có nhiều quan điểm cá nhân khác nhau, nếu không được xử lý khéo léo sẽ dễ dẫn đến xung đột Bạn nên tránh áp đặt các quan điểm cá nhân, tránh hỏi những người dự họp về cảm nghĩ của họ đối với những vấn đề dễ gây tranh cãi, những vấn đề nhạy cảm

- Bước 3: Tổng kết và kết thúc cuộc họp

Tổng kết thảo luận có bao nhiêu ý kiến (số lượng)

Phân loại ý kiến, nêu số lượng ý kiến từng loại

Nên kết luận cụ thể

Hội nghị phải có biên bản, biên bản là một phần quan trọng của cuộc họp,

là một căn cứ để tra cứu về sau Biên bản cần ghi đầy đủ, trung thực, chính xác

và khách quan các thông tin về cuộc họp Các ý kiến thảo luận có thể được ghi một cách tóm tắt theo các ý chính Trong trường hợp cần ghi nguyên văn lời phát biểu thì có thể ghi tốc ký hoặc sử dụng sự hỗ trợ của máy ghi âm Tùy tính chất, nội dung có thể cần thiết hoặc không cần phải thông qua biên bản

Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có)

Cám ơn đại biểu và các thành viên tham dự cuộc họp

- Bước 4: Những công việc sau cuộc họp

Sau cuộc họp, người chủ trì phải tiếp tục một số công việc cần thiết, liên quan đến cuộc họp

Như vậy, việc nghiên cứu lý luận để nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự thành công của nhà trường trong từng giai đoạn của năm học cũng như trong những năm tiếp theo

1.3 Lý do thực tiễn

Tổ chức cuộc họp là một vấn đề cấp thiết và quan trọng của các tổ chức xã hội đối với người lãnh đạo, người quản lý, từ một gia đình nhỏ đến một công ty lớn, cả một quốc gia, và trường học cũng không ngoại lệ

Tại ngôi trường tôi đang công tác, Hiệu trưởng nhà trường đã có nhiều cố gắng, nổ lực trong việc tổ chức các cuộc họp như: xác định được mục đích của cuộc họp; chuẩn bị được nội dung, tài liệu có liên quan đến cuộc họp; phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự; nghiêm túc lắng nghe ý kiến của tập thể; chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất cho cuộc họp phù hợp với điều kiện của đơn

và kết thúc cuộc họp đôi khi không đúng so với dự kiến; chủ tọa chưa có kỹ năng bao quát cuộc họp nên chưa có sự điều chỉnh phù hợp với thái độ và phản ứng của mọi người; chưa sắp xếp được thời gian họp phù hợp (thường họp ngoài giờ hoặc vào ngày thứ bảy)

Kỹ năng tổ chức cuộc họp không phải sẵn có hay ngẫu nhiên có được, đó là kết quả của sự nỗ lực, học tập, bồi dưỡng, nghiên cứu, học hỏi, đổi mới, qua giao tiếp với đội ngũ và những người xung quanh Do vậy, để tổ chức cuộc họp

thành công là một vấn đề vô cùng khó khăn Có thể chỉ một cái bắt tay, một câu hỏi chân tình, hay một ánh mắt quan tâm, một sự cảm thông nào đó của người Hiệu trưởng sẽ làm cho đối tượng cảm thấy thoải mái và dễ chia sẻ Ngược lại một câu nói vô tình, một quyết định vội vàng sẽ ảnh hưởng xấu đến sự thành công của cuộc họp

Tổ chức cuộc họp trong nhà trường thành công thì chất lượng công việc sẽ nâng cao; phát huy dân chủ trong đơn vị; huy động được trí tuệ tập thể, tri thức

và kinh nghiệm của các thành viên; nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật và tính tự giác của đội ngũ góp phần xây dựng nhà trường phát triển

Từ thực tiễn của trường, qua học lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục, bản thân nhận thấy việc quản lý các hoạt động trong nhà trường hết sức quan trọng, trong đó nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng là vô cùng cần thiết nên tôi đã chọn chủ đề tiểu luận: Nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị trấn Cần Đước, huyện Cần Đước, tỉnh Long An

2 Phân tích tình hình thực tế về tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị trấn Cần Đước

2.1 Khái quát về trường Mầm non thị trấn Cần Đước

Trường Mầm non thị trấn Cần Đước được thành lập từ tháng 8/2003 Đến ngày 01 tháng 08 năm 2018 thực hiện đề án sáp nhập Trường Mầm non thị trấn Cần Đước và trường Mẫu giáo thị trấn Cần Đước sáp nhập theo quyết định số 1657/QĐ.UBND ngày 24 tháng 7 năm 2018, lấy tên là Trường Mầm non thị trấn Cần Đước Nhà trường ngụ tại khu phố 4, thị trấn Cần Đước Tổng diện tích là 7.054m2, trong đó diện tích 16 phòng học là 1.484m2, diện tích sân chơi hiện nay là 3.863m2 Khoảng cách từ trường tới các khu phố từ 100m đến 200m thuận tiện cho việc đưa đón trẻ

Trường Mầm non thị trấn Cần Đước có 01 điểm trường gồm 16 nhóm, lớp với 493 học sinh và có tổng số 50 cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường được

công nhận kiểm định chất lượng đạt mức 2 và chuẩn quốc gia mức độ 1 vào tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An

Trong quá trình hoạt động, nhà trường luôn được sự quan tâm sâu sát của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương, Phòng Giáo dục và Đào tạo, sự ủng hộ nhiệt tình của các bậc cha mẹ học sinh và nhân dân trên địa bàn thị trấn Cần Đước trong công tác xây dựng cơ sở vật chất, nuôi dưỡng chăm sóc và giáo dục trẻ

Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên đủ theo Điều lệ trường mầm non, có đạo đức tốt, phẩm chất chính trị vững vàng, nhiệt tình, có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, năng động, sáng tạo trong việc tổ chức các hoạt động nuôi dưỡng chăm sóc và giáo dục trẻ Trình độ giáo viên đạt cao đẳng trở lên 27/32 giáo viên đạt tỉ lệ 84,4%, trong đó đại học đạt 65,6% (21/32), 5 giáo viên trung cấp đều đang tham gia lớp đại học hệ vừa học vừa làm theo lộ trình nâng chuẩn 2020-2023 Cuối mỗi năm học giáo viên đều được đánh giá, xếp loại chuyên môn nghiệp vụ từ khá trở lên, trong đó giáo viên được xếp loại xuất sắc đạt từ 40% trở lên

Đến nay nhà trường được đầu tư trang bị cơ sở vật chất khang trang gồm

16 phòng học, 10 phòng chức năng, sân chơi xanh sạch đẹp đảm bảo cho trẻ vui chơi khám phá Các nhóm, lớp có đủ trang thiết bị dạy học, đồ dùng đồ chơi theo văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BGDĐT ngày 23/3/2015 “Ban hành danh mục đồ dùng- đồ chơi- thiết bị dạy học tối thiểu dùng cho giáo dục mầm non”

Nhà trường thực hiện tốt công tác phối hợp với các ban ngành, đoàn thể của địa phương, với cha mẹ học sinh trong công tác nuôi dưỡng chăm sóc và giáo dục trẻ

Trẻ đến trường ngoan, lễ phép, mạnh dạn trong giao tiếp, tích cực tham gia vào các hoạt động, trẻ có nền nếp tốt trong việc thực hiện các hoạt động học tập, vui chơi, vệ sinh, lao động, trải nghiệm, khám phá

2.2 Thực trạng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị trấn Cần Đước

Để điều hành mọi hoạt động của nhà trường Hiệu trưởng thường tổ chức các cuộc họp khác nhau, tổ chức cuộc họp được xem là một phương tiện hữu hiệu để chỉ đạo, giải quyết thành công công việc hay một vấn đề nào đó

Trong thời gian qua, Hiệu trưởng nhà trường đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý cũng như việc giảm số lượng, thời lượng nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả của các cuộc họp và hoạt động của nhà trường (giảm các cuộc họp không cần thiết – những việc có thể giải quyết bằng văn bản thì mạnh dạn quyết định không nhất thiết tổ chức cuộc họp, dành thời gian để nghiên cứu, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, ; chuẩn bị nội dung cuộc họp và gửi dự thảo cho các thành viên qua gmail nội bộ của trường, qua croup zalo chung để nghiên cứu, nội dung nào chưa thống nhất cần chia sẽ ý kiến thì đánh dấu và thể hiện nội dung cần chia sẽ bằng màu khác, để nội dung đó vào dấu ngoặc đơn sau gửi lại cho lãnh đạo nhà trường để xem xét, tổng hợp nên khi tổ chức cuộc họp thời gian cuộc họp cũng được rút ngắn, khắc phục được tình trạng bắt người dự phải nghe những văn bản dài, không đi sâu vào nội dung trọng tâm của cuộc họp)

Mặc dù, Hiệu trưởng nhà trường đã có nhiều nỗ lực nhưng vẫn có một số cuộc họp kết quả không thành công như mong đợi, đòi hỏi Hiệu trưởng nhà trường cần tiếp tục đổi mới, tìm ra những giải pháp để nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp trong hoạt của nhà trường Sau đây là một số tình huống tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng mà các cuộc họp đó đạt được những thành công nhất định:

Tình huống 1: Tổ chức cuộc họp Sơ kết học kì I năm học 2020 – 2021

Nhằm đánh giá kết quả hoạt động của học kì I năm học 2020 – 2021, Hiệu trưởng nhà trường tiến hành họp Sơ kết học kì I, một số giáo viên ý kiến về việc phụ huynh con đưa trẻ đến trường muộn (sau 8h) làm ảnh hưởng đến việc tổ chức các hoạt động trong ngày cho các cháu Sau khi tiếp nhận ý kiến trên, Hiệu trưởng yêu cầu giáo viên trình bày ý kiến để làm rõ vấn đề Giáo viên gặp khó

khăn trong việc phối hợp với phụ huynh để trao đổi về giờ đến lớp của một số cháu

Để giải quyết vấn đề nêu trên, Hiệu trưởng nhà trường yêu cầu giáo viên phải thường xuyên phối hợp với phụ huynh để công tác chăm sóc-nuôi dưỡng-giáo dục trẻ đạt được hiệu quả tốt hơn, đồng thời giúp giáo viên nắm rõ nhiệm

vụ của mình từ những văn bản có liên quan như: Điều lệ trường Mầm non ban hành kèm theo Thông tư số 52/2020/TT-BGDĐT, thông tư của Bộ Giáo dục và Đào tạo Theo đó, nhà trường cũng sẽ phối hợp cùng phụ huynh trong giờ đưa trẻ đến trường như: phân công bảo vệ nhắc nhở những phụ huynh chưa tuân thủ

về giờ giấc đón-trả trẻ tại trường, nhắc nhở phụ huynh thông qua bản tin thông báo công khai, trao đổi trực tiếp với phụ huynh về những khó khăn khi trẻ đến trường muộn (trẻ tham gia các hoạt động không đồng loạt với các bạn: trễ giờ thể dục, giờ điểm danh, hoạt động học, dạy trễ dẫn đến việc trẻ ăn sáng trễ sẽ ảnh hưởng đến giờ cơm trưa,…) Đồng thời, trao đổi với phụ huynh về nội quy của nhà trường trong cuộc họp phụ huynh giữa năm học

Ở tình huống này, Hiệu trưởng nhà trường vận dụng những kiến thức, vốn hiểu biết của bản thân, các quy định của Ngành, của nhà trường để giải quyết vấn đề, định hướng giúp giáo viên hoàn thành nhiệm vụ, phụ huynh có sự phối hợp tốt với nhà trường trong công tác chăm sóc-nuôi dưỡng-giáo dục trẻ, tiến hành ghi biên bản rõ ràng, thông qua biên bản trong cuộc họp

Tình huống 2: Tổ chức cuộc họp xét điều động biên chế

Năm học 2021 – 2022, sau cuộc họp xét duyệt biên chế đối với các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cần Đước, nhà trường nhận được công văn của Phòng Giáo dục và Đào tạo, xác định nhà trường thừa một biên chế kế toán (do thực hiện đề án sáp nhập) so với quy định và yêu cầu Hiệu trưởng lập danh sách biên chế được điều động gửi về Phòng Giáo dục và Đào tạo để xem xét điều động về đơn vị mới công tác bắt đầu từ năm học 2021 –

2022 Sau khi nhận được công văn, để ổn định tư tưởng của hai cá nhân biên chế

kế toán trong đơn vị, Hiệu trưởng nhà trường xác định đây là nội dung cần phải

tham khảo ý kiến của các thành viên trong nhà trường Để thực hiện vai trò lãnh đạo của chi bộ đối với đơn vị, Bí thư chi bộ - Hiệu trưởng nhà trường triệu tập cuộc họp chi ủy để đưa ra phương án giải quyết và thống nhất được phương án giải quyết:

- Phương án 1: Kêu gọi tinh thần tiên phong, gương mẫu của hai kế toán,

do cả hai đều là Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam

- Phương án 2: Dự kiến các tiêu chuẩn trong việc xét điều động biên chế để loại trừ trường hợp không thuộc đối tượng điều động (con nhỏ dưới 36 tháng; đang mang thai; 45 tuổi trở lên; cá nhân có gia đình đơn chiếc; bản thân, chồng, con bị mắc bệnh hiểm nghèo, là những biên chế không thuộc đối tượng để xét điều động)

Sau khi thống nhất phương án giải quyết trong chi ủy, Bí thư chi bộ - Hiệu trưởng nhà trường triển khai tinh thần cuộc họp của chi ủy đến với tất cả đảng viên trong cuộc họp chi bộ để thực hiện phương án, bổ sung các tiêu chuẩn (nếu có) Sau khi phân tích tình hình, chi bộ thống nhất phương án 2 trong việc xét đều động giáo viên

Sau cuộc họp chi bộ, Hiệu trưởng nhà trường triệu tập cuộc họp Hội đồng

sư phạm để triển khai tinh thần trong việc xét điều động để tập thể trong đơn vị xem xét, phân tích làm rõ các tiêu chuẩn, bổ sung các tiêu chuẩn (nếu có)

Ở cuộc họp này, đã loại trừ được cá nhân không thuộc đối tượng điều động,

cá nhân còn lại thống nhất việc bỏ phiếu để xác định biên chế được điều động

Như vậy, tại cuộc họp này, Hiệu trưởng nhà trường đã chuẩn bị tốt các bước từ họp hội đồng nhà trường, không quyết theo ý kiến chủ quan cá nhân, thực hiện tốt vai trò lãnh đạo của Đảng trong mọi hoạt động của đơn vị, thực hiện dân chủ trong nhà trường, tham khảo được ý kiến của các thành viên tham gia trong việc lựa chọn phương án, các tiêu chuẩn để xét điều động Cuộc họp tiến hành đảm bảo các quy trình, diễn ra thành công, đảm bảo sự công bằng trong đơn vị, được ghi chép biên bản rõ ràng

Tình huống 3: Tổ chức cuộc họp phân công nhiệm vụ năm học

Năm học 2021 – 2022, căn cứ vào biên chế được giao, vị trí việc làm trong đơn vị và căn cứ vào cuộc họp Hội đồng trường, Hiệu trưởng triệu tập cuộc họp Hội đồng sư phạm tiến hành quyết định phân công nhiệm vụ năm học Sau khi công bố quyết định phân công nhiệm vụ năm học 2021 – 2022, một số giáo viên

ý kiến với Hiệu trưởng khi thấy nhiệm vụ của mình thay đổi so với năm học

2020 – 2021 (không được dạy lớp cũ), không đồng tình với quyết định phân công nhiệm vụ của Hiệu trưởng, cho rằng mình chưa có nhiều kinh nghiệm khi nhận dạy lớp mới trong năm học này, gặp nhiều khó khăn trong quá trình soạn giảng và yêu cầu thực hiện phân công lại để giáo viên thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Để giải quyết vấn đề này, Hiệu trưởng nhà trường yêu cầu giáo viên đó trình bày tất cả những khó khăn khi nhận nhiệm vụ mới và đề nghị bộ phận chuyên môn giải trình ý kiến đó của giáo viên theo tinh thần cuộc họp Hội đồng trường Sau khi được lắng nghe những ý kiến của giáo viên và những nội dung

mà bộ phận chuyên môn trình bày, để đảm bảo sự thuyết phục, Hiệu trưởng cho rằng: “Những ý kiến của thầy/cô vừa nêu là có những điểm phù hợp nhưng việc phân công nhiệm vụ trên là đúng thẩm quyền, đúng chuyên môn đào tạo của giáo viên và đồng thời để khắc phục tình trạng chưa cập nhật kịp các kiến thức

và tâm sinh lý của lứa tuổi trong Chương trình Giáo dục mầm non, đặc biệt đối với lứa tuổi nhà trẻ; bên cạnh đó nhà trường sẽ tạo điều kiện cho giáo viên tham gia các lớp học bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn, học hỏi kinh nghiệm từ trường bạn, tham gia các hoạt động phong trào cũng như chất lượng giáo dục nhằm giúp trẻ phát triển toàn diện”

Ở cuộc họp này, Hiệu trưởng đã chuẩn bị các điều kiện cần thiết để cuộc họp được diễn ra thuận lợi, vận dụng những kinh nghiệm, dự đoán được các tình huống phát sinh, tiến hành cuộc họp đảm bảo phát huy được vai trò của bộ phận giúp việc – bộ phận chuyên môn, nghiêm túc lắng nghe ý kiến của mọi người khi giải quyết vấn đề phát sinh trong cuộc họp, kết thúc cuộc họp giáo viên

nghiêm túc chấp hành nhiệm vụ mới – cuộc họp thành công, thư ký ghi chép và lưu biên bản theo quy định

2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức để nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp của Hiệu trưởng trường Mầm non thị trấn Cần Đước

2.3.1 Điểm mạnh

Hiệu trưởng có kiến thức, có kinh nghiệm, biết lắng nghe ý kiến của mọi người, luôn phát huy dân chủ trong đơn vị góp phần phát huy được trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp, đưa ra các quyết định phù hợp với thực tế của đơn vị

Hiệu trưởng xác định được mục đích, nội dung, chuẩn bị tốt các văn bản có liên quan góp phần cho việc tổ chức các cuộc họp thành công

Hiệu trưởng phân công bộ phận chuyên môn, cơ sở vật chất, thư ký, góp phần xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, tổng hợp nội dung trong biên bản đảm bảo đầy đủ và chính xác

Cơ sở vật chất đầy đủ, thuận lợi góp phần cho việc tổ chức các cuộc họp thành công

Đội ngũ giáo viên có trình độ chuẩn và trên chuẩn, đoàn kết, đa số tích cực tham gia ý kiến góp phần to lớn trong việc xây dựng kế hoạch, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp, tạo sự đồng thuận trong tập thể khi thực hiện nhiệm

vụ

2.3.2 Điểm yếu

Hiệu trưởng chưa tạo được bầu không khí thoải mái trong cuộc họp, còn nặng về công việc dẫn đến tạo nên nhiều áp lực cho các thành viên khi tham gia cuộc họp

Hiệu trưởng chưa xác lập được những nguyên tắc mà mọi thành viên tham

dự họp phải tuân theo, đôi lúc dẫn đến việc mất tập trung, làm ảnh hưởng đến một số thành viên khác khi tham dự cuộc họp

Khi tổ chức các cuộc họp một số thành viên tham dự cuộc họp thường đi trễ, làm giảm đi tính tổ chức, tôn nghiêm của các cuộc họp

Do trường tổ chức học bán trú nên các cuộc họp thường tổ chức ngoài giờ hoặc ngày thứ bảy, từ đó có những tác động tâm lý không tốt đối với các thành viên tham dự

Công tác phối hợp giữa Hiệu trưởng và Chủ tịch Công đoàn chưa thật sự chặt chẽ và thường xuyên, Hiệu trưởng còn trẻ tuổi, Chủ tịch Công đoàn đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong nghề dẫn đến trường hợp có khi Chủ tịch Công đoàn trở thành thủ lĩnh của một nhóm giáo viên tỏ thái độ đối lập với quyết định của Hiệu trưởng

Còn một số ít giáo viên phát biểu ý kiến còn mang tính cá nhân, bảo thủ, chỉ quan tâm đến quyền và lợi ích của cá nhân dẫn đến xung đột, gây tranh cãi với một số thành viên tham dự

2.3.3 Cơ hội

Được sự quan tâm của chính quyền địa phương, lãnh đạo các cấp trong việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ quản lý giáo dục của đơn vị trong đó có việc nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp và các hoạt động giáo dục tại đơn vị cho Hiệu trưởng nhà trường

Được sự quan tâm, sâu sát của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cần Đước có những chỉ đạo kịp thời trong việc tổ chức, triển khai những vấn đề mới, trọng tâm trong từng tháng, từng giai đoạn nên Hiệu trưởng chủ động trong việc nghiên cứu, dự thảo kế hoạch, tổ chức cuộc họp thành công

Đa số phụ huynh học sinh quan tâm đến các hoạt động giáo dục tại đơn vị, Ban đại diện cha mẹ học sinh bắt đầu hoạt động có hiệu quả góp phần thuận lợi

trong việc phối hợp triển khai các chủ trương, kế hoạch của nhà trường kịp thời, không gây bức xúc trong phụ huynh học sinh

2.3.4 Thách thức

Vị trí nhà trường nằm ngay trung tâm thị trấn, có địa bàn dân cư rộng lớn,

đa số cha mẹ học sinh là công viên chức nhà nước, tiểu thương buôn bán nên đời sống kinh tế khá thuận lợi, dẫn đến việc yêu cầu cao về chất lượng chăm sóc, nuôi dạy trẻ, đồng thời do đặc thù công việc nên phụ huynh ít có thời gian tham

dự các cuộc họp, các hoạt động do nhà trường tổ chức để phối hợp với phụ huynh, từ đó không nắm bắt kịp thời các thông tin trong nhà trường dẫn đến có những tác động không tốt làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức các hoạt động giáo dục và uy tín của nhà trường

2.4 Kinh nghiệm thực tế của bản thân

Hiệu trưởng cần xác định rõ mục đích, nội dung của từng cuộc họp

Hiệu trưởng cần nghiên cứu kĩ các văn bản có liên quan, có thể tham khảo

ý kiến của các thành viên trong Hội đồng nhà trường trước khi tổ chức cuộc họp

Tích cực học tập nâng cao trình độ, kiến thức, năng lực quản lý; rèn luyện

kỹ năng lắng nghe, tiếp nhận thông tin; tiếp thu có chọn lọc để giải quyết tốt những xung đột, tình huống phát sinh trong cuộc họp

Xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình cụ thể và khoa học, gửi cho các thành viên tham dự để tham khảo chia sẽ trước khi tổ chức cuộc họp nhằm để đỡ mất thời gian khi tiến hành cuộc họp, đồng thời cũng là biện pháp giúp nhà quản

lý nắm bắt được thông tin phản hồi để có những dự báo trước những tình huống phát sinh và chuẩn bị giải pháp để giải quyết những tình huống đó

Xây dựng quy chế, xác lập những nguyên tắc mà các thành viên tham dự cuộc họp phải tuân theo; có sự tham gia ý kiến của các thành viên trong việc xây dựng quy chế để có sự đồng thuận thống nhất cao khi thực hiện