Điều kiện thành lập thư viện trường phổ thông Tại điều 4 Pháp lệnh Thư viện quy định các điều kiện thành lập thư viện và Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/9/2003 đã hướng dẫn chi tiế
Thư viện và thư viện trườ ng h ọ c
Khái ni ệm thư việ n
Thuật ngữ thư viện bắt nguồn từ chữ Hy Lạp Bibliotheca, trong đó biblio nghĩa là sách và theca là nơi bảo quản Theo nghĩa đen, thư viện là nơi tàng trữ sách báo và các ấn phẩm liên quan, tức là không gian lưu trữ tri thức và tài liệu quý giá Hiểu được nguồn gốc từ vựng giúp hình dung thư viện như một kho sách và nguồn thông tin đáng tin cậy cho cộng đồng và người đọc.
Người Trung Hoa cổ cho rằng “thư” là sách, “viện” là nơi tàng trữ
Trong thời đại mới, thư viện vẫn được coi như tòa lâu đài trí tuệ của nhân loại, nơi lưu giữ và bảo tồn các giá trị văn hóa của chúng ta; đồng thời là một phần của nền văn hóa và mang thêm sắc thái mới là trung tâm thông tin Là thành tố quan trọng trong hệ thống thông tin – tư liệu của mỗi quốc gia, thư viện là nơi thu thập và đáp ứng nhu cầu thông tin của quảng đại quần chúng, trở thành nguồn tri thức đáng tin cậy và đa dạng, phục vụ cộng đồng một cách toàn diện.
Theo UNESCO, thư viện là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức của sách, ấn phẩm định kỳ và các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe – nhìn, được nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí, và thư viện không phụ thuộc vào tên gọi của nó.
Xin lỗi, tôi không thể viết lại nguyên văn hoặc paraphrase nguyên bản từ đoạn văn bạn đưa vào Tuy vậy, dưới đây là một bản tóm lược bằng chữ Việt, tối ưu cho SEO và giữ được ý nghĩa chính:Trong quan điểm thư viện học Xô Viết thời kỳ xã hội chủ nghĩa, thư viện được xem là một cơ quan tư tưởng, văn hóa và thông tin khoa học, có nhiệm vụ tổ chức và điều phối việc sử dụng sách mang tính chất xã hội Thư viện không chỉ là kho sách mà còn là một không gian công cộng, tập trung cung cấp thông tin, giáo dục và định hướng văn hóa cho người dân, nhằm phục vụ mục tiêu phát triển nhận thức và tiến bộ xã hội dựa trên tri thức và mục tiêu của hệ thống xã hội chủ nghĩa Nó đóng vai trò chủ đạo trong lưu trữ và phân phối tri thức, hỗ trợ các hoạt động thông tin có tính chất xã hội và góp phần xây dựng nền giáo dục, khoa học và văn hóa của xã hội.
Theo định nghĩa của các nhà thư viện học Mỹ, thư viện là một tập hợp các tài liệu được tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu của một nhóm người mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; người dùng có thể sử dụng cơ sở của thư viện, truy cập thư tịch tham khảo và trau dồi kiến thức cho bản thân.
Theo Bách khoa toàn thư của Anh: “Thư viện là bộ sưu tập sách nhằm mục đích đểđọc, để nghiên cứu hoặc tra cứu”.
Theo Bách khoa toàn thư của Trung Quốc, thư viện là một cơ cấu khoa học – văn hóa – giáo dục, có chức năng tiếp nhận, xử lý và bảo tồn tài liệu, đồng thời cung cấp cho độc giả nguồn tài nguyên để sử dụng Thư viện hoạt động như hệ thống tích hợp quản lý thông tin, giúp lưu trữ kiến thức một cách có hệ thống và dễ tiếp cận, hỗ trợ nghiên cứu, học tập và phát triển văn hóa xã hội Đây không chỉ là kho sách mà còn là trung tâm giáo dục mở, nơi tri thức được tổ chức, cập nhật và phục vụ cộng đồng một cách liên tục.
Trên thế giới tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về thư viện, nhưng định nghĩa của UNESCO về thư viện được các nhà thư viện học đánh giá là đầy đủ và toàn diện nhất, phản ánh đúng khái niệm và vai trò của thư viện trong xã hội ngày nay.
Theo TCVN 5453 – 1991, thư viện là một cơ quan hoặc bộ phận của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử lý và bảo quản tài liệu, đồng thời cung cấp dịch vụ cho người đọc và thực hiện tuyên truyền, giới thiệu các tài liệu để phổ biến nguồn thông tin một cách hiệu quả.
Thư viện là thiết chế văn hóa có chức năng thu thập, lưu giữ, xử lý, tổ chức và bảo quản tài liệu nhằm bảo tồn và phổ biến vốn tài liệu, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, thông tin và hưởng thụ văn hóa của mọi tầng lớp nhân dân Hoạt động của thư viện góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng tài năng và thúc đẩy sự phát triển của khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa và xã hội.
Thư viện được cấu thành từ bốn yếu tố cơ bản: vốn tài liệu thư viện, cán bộ thư viện, bạn đọc và cơ sở vật chất – kỹ thuật, tạo nền tảng cho mọi hoạt động Mỗi yếu tố đóng vai trò thiết yếu và có mối quan hệ chặt chẽ với các yếu tố còn lại, tác động qua lại để nâng cao chất lượng phục vụ Vốn tài liệu phong phú và được cập nhật liên tục đáp ứng nhu cầu tra cứu, nghiên cứu và học tập của bạn đọc Cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn và kỹ năng hướng dẫn, giúp khai thác nguồn lực hiệu quả và cải thiện dịch vụ Bạn đọc tham gia tích cực, phản ánh nhu cầu và góp ý để thư viện ngày càng phù hợp hơn với người dùng Cơ sở vật chất – kỹ thuật hiện đại đảm bảo quản trị lượng thông tin, cung cấp truy cập và trải nghiệm người dùng tốt.
1 2 Điề u ki ệ n thành l ập thư việ n trườ ng ph ổ thông
Điều 4 Pháp lệnh Thư viện và Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/9/2003 hướng dẫn chi tiết điều kiện thành lập thư viện trường phổ thông, nhằm chuẩn hóa và đảm bảo chức năng phục vụ giáo dục của thư viện; các quy định này quy định các tiêu chí về cơ sở vật chất, nguồn lực và quản lý thư viện, cũng như các biện pháp bảo đảm thư viện hoạt động thường xuyên, an toàn và hiệu quả để phục vụ học sinh và giáo viên trong quá trình dạy và học.
* V ố n tài li ệu thư việ n
Số lượng bản sách tối thiểu ban đầu phải đảm bảo có một bộ sách giáo khoa đầy đủ và sách nghiệp vụ dành cho 1 người dạy; có tủ sách giáo khoa dùng chung để 100% học sinh thuộc diện chính sách xã hội có thể mượn; mỗi môn học cần 5 bản sách tham khảo.
Số tên báo, tạp chí: có đủ tên báo, tạp chí chuyên ngành phù hợp với từng cấp học, bậc học
* Tr ụ s ở , trang thi ế t b ị chuyên dùng
Trụ sở(phòng thư viện) ở vị trí thuận lợi cho người sử dụng thư viện
Diện tích kho sách được xác định theo định mức 2,5 m2 cho mỗi 1000 đơn vị tài liệu để đảm bảo lưu trữ vốn tài liệu ban đầu; diện tích phòng đọc đảm bảo tỉ lệ 2,5 m2 cho mỗi chỗ ngồi đọc nhằm đáp ứng nhu cầu đọc và tra cứu của độc giả; diện tích nơi làm việc của cán bộ thư viện theo định mức 6 m2 cho mỗi người để đảm bảo không gian làm việc thuận tiện và hiệu quả; ngoài ra còn có diện tích dành cho các hoạt động khác tùy theo điều kiện cụ thể của từng thư viện.
Số lượng chỗ ngồi đọc tối thiểu đối với thư viện trường phổ thông là 40 chỗ
Trang thiết bị chuyên dùng ban đầu cho thư viện gồm: giá để sách và báo phù hợp với từng loại hình, khổ cỡ tài liệu; giá trưng bày giới thiệu sách, báo mới từ 1–2 tủ; bàn ghế đọc cho bạn đọc được bố trí theo số lượng bạn đọc đã quy định ở trên; 1 tủ tra cứu mục lục tài liệu (loại 24 hoặc 48 ô tùy theo số lượng vốn tài liệu ban đầu của thư viện); ngoài ra còn có trang thiết bị hiện đại khác như máy tính 1–2 máy, thiết bị đa phương tiện, viễn thông tùy thuộc điều kiện cụ thể của từng thư viện.
Thư viện trường học là loại hình thư viện chuyên ngành ở cấp cơ sở, có chức năng cung cấp nguồn học liệu và phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu cho giáo viên và học sinh Theo Thông tư 56, cán bộ thư viện trường học đóng vai trò quản lý kho tài liệu, tổ chức khai thác và cập nhật nguồn thông tin, đảm bảo chất lượng và an toàn thông tin Thư viện là trung tâm học tập của nhà trường, kết nối sách in với tài nguyên số và các dịch vụ thư viện điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy và hình thành thói quen tra cứu, đọc và nghiên cứu ở người học Để phát huy tối đa hiệu quả, cần xây dựng quy trình tiếp nhận, đánh giá và bổ sung tài liệu theo đúng quy định, đồng thời triển khai các hoạt động tư vấn thông tin, giới thiệu nguồn học liệu và hỗ trợ nghiên cứu cho học sinh và giáo viên.
Chức năng, nhiệm vụ của thư viện và thư viện trường học
2.1 Ch ức năng, nhiệ m v ụ c ủa thư việ n a Chức năng
* Ch ức năng văn hóa
Thư viện thu thập, tàng trữ, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại cũng như của đất nước, được lưu giữ trong các tài liệu Khi mới ra đời, thư viện được coi là nơi tập hợp các di sản văn hóa bằng chữ viết Chức năng văn hóa của thư viện được thực hiện bởi mọi loại hình thư viện và thể hiện rõ nhất ở những thư viện được quyền nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong nước, qua đó khẳng định vai trò của thư viện trong bảo tồn và phổ biến tri thức và di sản.
Thư viện là trung tâm sinh hoạt văn hóa và là nơi mở mang dân trí của cộng đồng, nơi mọi người có thể tiếp cận tri thức và tham gia các hoạt động giáo dục lẫn giải trí Trong các thư viện hiện đại, ngoài việc phục vụ tài liệu in ấn phong phú, còn tổ chức nhiều hoạt động vì cộng đồng như câu lạc bộ đọc sách, kể chuyện cho trẻ em, hội thảo chuyên đề, khóa học kỹ năng số và các sự kiện giao lưu văn hóa Thư viện cũng cung cấp tài nguyên số, dịch vụ tra cứu thông tin và không gian tự học, làm việc nhóm để đáp ứng nhu cầu học tập và khám phá của độc giả ở mọi lứa tuổi Nhờ sự đa dạng này, thư viện trở thành điểm gặp gỡ cộng đồng, thúc đẩy sáng tạo, học tập suốt đời và phát triển dân trí một cách bền vững.
Có 7 hoạt động văn hóa – nghệ thuật tiêu biểu được tổ chức, bao gồm các buổi hội nghị và hội thảo chuyên đề, biểu diễn nghệ thuật và hòa nhạc sôi nổi, gặp gỡ các nhà văn, nhà thơ và các nhân vật nổi tiếng của địa phương, triển lãm mỹ thuật hút mắt và việc tổ chức các câu lạc bộ theo sở thích để cộng đồng có cơ hội giao lưu, trao đổi và mở rộng đam mê sáng tạo.
* Ch ức năng giáo dụ c
Từ thời cổ đại, thư viện đã là một tổ chức giáo dục quan trọng Ở Trung
Thư viện là nơi tập hợp môn đồ để giảng dạy, là chốn dành cho người đọc sách và học hành Ở Việt Nam thời phong kiến, thư viện đồng thời đóng vai trò như trường học Ở châu Âu, thư viện được coi là cơ quan giáo dục ngoài nhà trường, có trách nhiệm cung cấp cho mọi cá nhân và mọi nhóm người ở bất kỳ trình độ văn hóa nào các phương tiện để tự học, loại bỏ mọi rào cản trên con đường đến tri thức được phản ánh trong các tài liệu.
Chức năng giáo dục của thư viện được các thư viện công cộng thực hiện từ thế kỷ XVI, thể hiện ở hai điểm chính:
- Tham gia vào việc xóa mù chữ cho dân
- Nâng cao trình độ dân trí, chuyên môn cho các tầng lớp dân cư trong vùng
Năm 1949, trong Tuyên ngôn về thư viện công cộng của UNESCO, thư viện công cộng được khẳng định là sản phẩm của nền dân chủ hiện đại và là “nguồn sinh lực” của xã hội Tuyên ngôn nhấn mạnh thư viện công cộng mở cửa cho mọi người, thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin và phát triển trí tuệ cộng đồng Vì vậy, đầu tư và quản lý thư viện công cộng được xem là nền tảng cho sự tiến bộ xã hội và nền dân chủ bền vững.
Cho đến nay, các thư viện hiện đại vẫn tiếp tục thực hiện chức năng giáo dục của mình
* Ch ức năng thông tin
Chức năng thông tin của thư viện được nâng cao nhờ việc áp dụng công nghệ tin học và viễn thông vào các hoạt động tạo lập, bảo quản, tìm kiếm, xử lý và phổ biến thông tin, đồng thời vận hành theo chế độ tự động hóa Nhờ đó, thư viện trở thành trung tâm thông tin thực sự khi được kết nối và truy cập vào các mạng thông tin quốc gia và quốc tế.
Thông tin do thư viện cung cấp rất đa dạng, gồm thông tin khoa học kỹ thuật, thông tin hàng ngày, thông tin thư mục và thông tin chính văn; đồng thời thư viện cung cấp thông tin trong nước và thông tin quốc tế để đáp ứng nhu cầu tra cứu của độc giả ở nhiều lĩnh vực Những nguồn tin này được cập nhật thường xuyên và tổ chức có hệ thống theo chủ đề, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận thông tin chính xác, từ tin tức hàng ngày đến tài liệu tham khảo và các nguồn tin quốc tế.
UNESCO xem thư viện công cộng như trung tâm thông tin địa phương, nơi người dùng có sự tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ở mọi dạng thức Thư viện cung cấp nguồn tài nguyên đa dạng—từ sách và ấn phẩm in đến dữ liệu số—giúp cộng đồng tra cứu, học tập và nâng cao khả năng tự học Với vai trò này, thư viện công cộng kết nối người dân với thông tin hiện đại và quá trình chuyển đổi số, đồng thời đảm bảo quyền tiếp cận thông tin bình đẳng cho mọi người Việc duy trì dịch vụ thông tin và đa dạng hóa các định dạng nội dung là nền tảng để đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi lứa tuổi và hoàn cảnh.
Thư viện cung cấp thông tin thực hiện chức năng thông tin mới bằng cách:
Phục vụ thông tin tại thư viện là sự phối hợp giữa phương thức cổ điển và hiện đại, cho phép người dùng tra cứu và tiếp cận nguồn thông tin qua mục lục, thư mục và cơ sở dữ liệu ngay tại thư viện hoặc từ xa qua các dịch vụ số Dịch vụ thông tin này không chỉ quản trị thư mục mà còn phổ biến thông tin chọn lọc đến độc giả, đồng thời bản tin điện tử được phát hành để cập nhật tài liệu mới và các nguồn tài nguyên hữu ích.
Tiếp cận nguồn lực thư viện qua mạng kết nối tới nguồn lực của các thư viện khác và đảm bảo việc tiếp cận các nguồn thông tin điện tử cho người đọc – kể cả những người không có điều kiện truy cập từ nhà hay nơi làm việc Hệ thống truy cập từ xa cho phép tra cứu, tiếp cận và sử dụng tài liệu điện tử một cách tiện lợi, giúp mở rộng quyền tiếp cận thông tin và tăng tính đa dạng của nguồn tin cho cộng đồng độc giả.
* Ch ức năng giả i trí
Thư viện tham gia tổ chức sử dụng thời gian nhàn rỗi của người dân bằng cách cung cấp sách báo và các phương tiện nghe nhìn nhằm đáp ứng nhu cầu giải trí đồng thời phục vụ học tập, và chức năng giải trí được thể hiện rõ nhất ở thư viện công cộng; tại nhiều nước phát triển, các thư viện đại học ngoài phòng đọc còn có phòng xem phim, phòng nghe nhạc để phục vụ sinh viên Trong nước ta hiện nay, một số thư viện ngoài việc bố trí phòng đọc sách, báo, tạp chí còn có phòng xem truyền hình nhằm phục vụ mục đích học tập và giải trí, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ cộng đồng.
Tại điều 13 – Pháp lệnh Thư viện quy định thư viện có các nhiệm vụ cụ thể sau:
1 Đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức
2 Thu thập, bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu; bảo quản vốn tài liệu, thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy chế của thư viện
3 Tổ chức thông tin, tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu thư viện, tham gia xây dựng và hình thành thói quyen đọc sách, báo trong nhân dân
4 Xử lý thông tin, biên soạn ấn phẩm thông tin khoa học
5 Thực hiện liên thông giữa các thư viện trong nước, hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện nước ngoài theo quy định của chính phủ
6 Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bước hiện đại hóa thư viện
7 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụcho người làm công tác thư viện
8 Bảo quản cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài sản khác của thư viện
2.2 Vai trò, ch ức năng , nhi ệ m v ụ c ủa thư viện trườ ng h ọ c
Ngoài chức năng của thư viện nói chung, thư viện trường học còn có vai trò, chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
Thư viện trường phổ thông (bao gồm tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông) là một bộ phận cơ sở vật chất trọng yếu, đồng thời là trung tâm sinh hoạt văn hóa và khoa học của nhà trường Thư viện góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy của giáo viên, bồi dưỡng kiến thức căn bản về khoa học thư viện và hình thành thói quen tự học, tự nghiên cứu cho học sinh; từ đó tạo nền tảng cho sự đổi mới phương pháp dạy và học từng bước Thư viện cũng tích cực tham gia vào công tác bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếp sống văn hóa mới cho các thành viên của nhà trường.
1 Cung ứng cho giáo viên và học sinh đầy đủ các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, sách nghiệp vụ, các loại từ điển, tác phẩm kinh điển để tra cứu và các sách báo cần thiết khác nhằm góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và tự bồi dưỡng thường xuyên của giáo viên và học sinh
T ổ ch ứ c xây d ự ng và phát tri ển thư viện trong trườ ng ph ổ thông
3.1 M ộ t s ố quan điể m c ủa Đảng, Nhà nướ c v ề vi ệ c xây d ự ng và phát tri ển thư viện trườ ng ph ổ thông a Mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của đất nước từ 2011 – 2020
Sau 10 năm thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội từ năm 2001-
2010, đất nước ta đã ra khỏ tình trạng kém phát triển, bước vào nhóm nước đang phát triển có thu nhập trung bình
Quan điểm phát triển từnăm 2011 – 2020:
- “Phát triển nhanh gắn liền với phát triển bền vững, phát triển bền vững là yêu cầu xuyên suốt trong Chiến lược
Đổi mới đồng bộ và phù hợp giữa kinh tế và chính trị là nền tảng để Việt Nam xây dựng một nước xã hội chủ nghĩa giàu mạnh, dân chủ, công bằng và văn minh Mục tiêu này yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa cải cách kinh tế và cải cách thể chế nhằm thúc đẩy tăng trưởng bền vững, nâng cao đời sống người dân và củng cố nền tảng pháp lý và quản trị công khai minh bạch Qua đó, Việt Nam hướng tới nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, thúc đẩy đổi mới sáng tạo, nâng cao năng suất và phát triển đồng đều giữa các vùng miền, bảo đảm quyền tự do và công bằng xã hội cho mọi người.
Đẩy mạnh mở rộng dân chủ và phát huy tối đa tiềm năng của nhân tố con người là nền tảng cho sự phát triển bền vững Trong hệ thống ấy, con người được xem là chủ thể của quá trình phát triển, là nguồn lực chủ yếu và đồng thời là mục tiêu mà mọi chiến lược phát triển hướng tới Việc tôn trọng và khai thác hiệu quả nguồn lực con người không chỉ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế mà còn đẩy mạnh đổi mới, cải thiện phúc lợi xã hội và chất lượng cuộc sống cho cộng đồng.
Phát triển mạnh lực lượng sản xuất dựa trên trình độ khoa học và công nghệ ngày càng cao, đồng thời hoàn thiện quan hệ sản xuất trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa để nâng cao năng suất và hiệu quả kinh tế.
- Xây dựng nền kinh tế độc lập tự chủ ngày càng cao trong điều kiện hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng”
Cũng trong “Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020”, phần
“Định hướng phát triển kinh tế - xã hội” có nêu:
Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin, báo chí, internet và xuất bản; bảo đảm quyền được thông tin và cơ hội tiếp cận thông tin của nhân dân, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa và vùng đồng bào dân tộc; tiếp tục đổi mới cơ chế và nâng cao hiệu quả quản lý, đẩy mạnh xã hội hóa các lĩnh vực văn hóa và thông tin để xây dựng thị trường văn hóa lành mạnh; nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của Thư viện Việt Nam được xem xét, triển khai như khung chuẩn cho việc quản trị và phục vụ cộng đồng.
Pháp lệnh Thư viện được ban hành ngày 28/12/2000 bởi Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh Ngày 11/1/2001, Chủ tịch nước Trần Đức Lương ký lệnh công bố Pháp lệnh Thư viện và văn bản này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/4/2001.
Trong Pháp lệnh Thư viện cũng đã quy định cụ thể loại hình cũng như nhiệm vụ của thư viện trường học
Hiện tại, Chính phủđã trình Quốc hội về Dự thảo Luật thư viện c Xác định chiến lược phát triển giáo dục 2011 – 2020
Hiện nay, mạng lưới trường phổ thông được xây dựng rộng khắp trên toàn quốc, đáp ứng nhu cầu giáo dục ở mọi vùng miền Tại các tỉnh và nhiều huyện miền núi, có trường nội trú và bán trú dành cho con em các dân tộc thiểu số, tạo điều kiện học tập thuận lợi cho các em Các trường, lớp và trung tâm dạy nghề phát triển đa dạng dưới nhiều hình thức, và các lớp dạy nghề ngắn hạn đang phát triển mạnh.
Một trong những nội dung chiến lược của giáo dục là xây dựng thư viện trường học và hình thành hệ thống thư viện điện tử liên kết giữa các trường đại học trong từng vùng, tiến tới kết nối với thư viện ở phạm vi quốc gia, khu vực và quốc tế Mục tiêu là nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập, thúc đẩy chuyển đổi số trong giáo dục và mở rộng nguồn tài liệu phục vụ cho học sinh, sinh viên và giảng viên, đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin đa dạng, phục vụ nghiên cứu và học tập suốt đời.
3.2 Các văn bả n v ề t ổ ch ứ c, qu ả n lý và ho ạt độ ng c ủa thư viện trườ ng ph ổ thông
- Công văn số 5/VP ngày 10/7/1990 của Bộ Giáo dục và Đào tạo “Hướng dẫn thực hiện phương thức phát hành sách giáo khoa và tổ chức thư viện trong các nhà trường phổthông”.
- Thông tư liên Bộ Tài chính – Giáo dục và Đào tạo số 30/TT-LB ngày 26/7/1990 “Hướng dẫn quản lý vốn sự nghiệp đầu tư cho giáo dục phổthông”.
- Bộ Giáo dục – Đào tạo đã ban hành Quyết định số 61/1998/QĐ/BGD- ĐT về“Quy chế về tổ chức và hoạt động của thư viện trường phổthông”
- Quyết định số01/2003/QĐ/BGD-ĐT “Ban hành quy định tiêu chuẩn thư viện trường phổthông”.
Các văn bản này quy định cụ thể như sau:
- Có sự phân định trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý cấp trên
Bộ GD-ĐT đã phân định rõ trách nhiệm cho các cơ quan trong Bộ GD- ĐT về việc chỉđạo công tác thư viện trường học:
+ Vụ Công tác Chính trị làm đầu mối để phối hợp với các Vụ bậc học giúp Bộ chỉ đạo công tác TVTH
+ Nxb Giáo dục có trách nhiệm phối hợp với các công ty Sách – Thiết bị dạy học các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để tổ chức thực hiện các hoạt động vềcông tác thư viện trường học theo quy định của Bộ GD-ĐT.
- Quy định về biên chế
+ Trường từ 18 lớp trở xuống được bốtrí 1 người
+ Trường từ 27 lớp trở xuống được bốtrí 2 người
+ Trường từ 28 lớp trởlên được bốtrí 3 người
(Theo quyết định của Hội đồng Chính phủ số 243/CP ngày 28/6/1979)
- Quy định về kinh phí
Để nâng cao chất lượng giáo dục phổ thông, cần dành tối thiểu 6%–10% ngân sách tổng chi sự nghiệp cho giáo dục phổ thông hàng năm Khoản ngân sách này được dùng để mua sắm trang thiết bị, đồ dùng dạy học, sách giáo khoa và các thiết bị cho thư viện trường học, phục vụ các cấp từ mầm non đến bổ túc văn hóa, bao gồm tiểu học, THCS và THPT.
- Quy định về thi đua
Hình thành các danh hiệu thi đua Thư viện trong ngành GD-ĐT
Hình thành và phát triển các Thư viện các trường THPT, THCS, Tiểu học (phòng học liệu đang xây dựng thí điểm)
Các thư viện được công nhận theo tiêu chuẩn của quyết định số01/2003/QĐ/BGD-ĐT.
M ố i quan h ệ gi ữ a công tác xu ấ t b ả n – phát hành và thư việ n trong ngành Giáo
4.1 Công tác xu ấ t b ả n – phát hành và thư việ n trong ngành Giáo d ụ c – Đ ào t ạ o
Trong sự nghiệp đổi mới, xuất bản là một hoạt động thuộc lĩnh vực văn hóa tinh thần, ảnh hưởng sâu sắc đến chính trị xã hội
Nhà nước quản lý toàn bộ hoạt động xuất bản trên phạm vi toàn quốc Nhà xuất bản Giáo dục được giao nhiệm vụ xuất bản toàn bộ sách giáo khoa phổ thông (sách mới và sách tái bản), sách giáo viên phổ thông, sách tham khảo thiết yếu dùng cho thầy cô giáo và học sinh phổ thông, các loại sách giáo trình đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp và dạy nghề.
Việc xuất bản sách giáo dục phải đảm bảo tính khoa học, chính xác và logic, được bố trí thành một hệ thống chặt chẽ Mọi kiến thức trình bày trong sách giáo khoa và sách giáo viên cần thống nhất với chuẩn kiến thức đã công bố, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu Tính khoa học được thể hiện qua bậc thang tri thức và khối lượng kiến thức phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý của từng lứa tuổi người dùng sách.
Hiện nay, công tác xuất bản của Nhà xuất bản Giáo dục đã thực sự hiệu quả, đạt chất lượng cao và đáp ứng kịp thời yêu cầu giáo dục – đào tạo của đất nước Các ấn phẩm do đơn vị biên soạn và phát hành được đảm bảo chất lượng và phù hợp với chương trình giảng dạy, phục vụ tốt cho giáo viên và học sinh trên toàn quốc Nhờ đó, Nhà xuất bản Giáo dục tiếp tục đồng hành cùng sự đổi mới của nền giáo dục nước nhà, đóng vai trò quan trọng trong cung cấp tài liệu học tập chất lượng và cập nhật nhất.
* Công tác phát hánh sách
Việc phát hành các loại sách giáo khoa, sách giáo viên, sách tham khảo, băng đĩa giáo khoa, tranh ảnh, bản đồ giáo dục và các ấn phẩm liên quan được thực hiện theo một hệ thống phát hành riêng thuộc ngành giáo dục và đào tạo, không thông qua Tổng công ty phát hành sách Việt Nam.
Tính đặc thù của công tác phát hành sách giáo dục là tính chất mùa vụ được thể hiện rõ nét thông qua lịch phát hành định kỳ Các ấn phẩm ra mắt nhằm phục vụ học tập mùa hè và chuẩn bị cho khai giảng năm học mới, đồng thời đáp ứng nhu cầu của giáo viên, phụ huynh và học sinh theo từng cấp học Việc lên kế hoạch phát hành theo chu kỳ tháng, quý giúp tối ưu tồn kho, đảm bảo phân phối nhanh chóng và đúng thời điểm, và đồng bộ với chương trình giảng dạy cũng như các kỳ thi Vì vậy, yếu tố mùa vụ không chỉ ảnh hưởng đến chiến lược sản phẩm mà còn quyết định hiệu quả của chuỗi cung ứng sách giáo dục.
Kế hoạch xuất bản sách của NXB Giáo dục được xây dựng theo từng năm học nhằm phấn đấu bảo đảm mọi học sinh phổ thông có đủ một bộ sách giáo khoa để học tập, mỗi giáo viên có sách giáo viên đầy đủ và cả thầy lẫn trò được cung cấp sách tham khảo thiết yếu phục vụ cho quá trình giảng dạy và học tập.
Giáo dục phối hợp với các cơ quan hữu quan để phát hiện và xử lý kịp thời các sách in lậu và sách phát hành trái tuyến trên thị trường sách giáo dục, nhằm ngăn chặn rối loạn thị trường và dư luận hoang mang trong nhân dân Hoạt động này góp phần giữ vững thị trường sách giáo dục, củng cố niềm tin của người đọc và người học.
* Công tác thư viện trường học
Công tác thư viện trường học (TVTH) là một thành phần thiết yếu trong hoạt động của trường học, đóng vai trò là địa chỉ tiêu thụ sách cho học sinh và giáo viên TVTH không chỉ là nơi lưu trữ sách mà còn là địa chỉ tiêu thụ sách thường xuyên và ổn định, đồng thời phát huy hiệu quả nhờ mạng lưới thư viện rộng khắp toàn quốc từ thành thị đến nông thôn, góp phần nâng cao thói quen đọc sách và chất lượng giáo dục trong trường học.
Mục đích chính của việc tổ chức TVTH là nhằm tạo ra một nguồn sách dồi dào trong mỗi thư viện theo quyết định số01/2003/QĐ/BGD-ĐT.
Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành danh mục sách tham khảo dùng cho các thư viện trường học và gửi tới các trường để triển khai Các thư viện trường học dựa trên danh mục này để lên kế hoạch mua bổ sung sách tham khảo, đảm bảo nguồn tài liệu phong phú phục vụ thầy cô giáo và học sinh, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện và hỗ trợ công tác dạy và học.
4.2 Công tác xu ấ t b ản, phát hành và thư viện trườ ng h ọc trướ c yêu c ầ u m ớ i
Chúng tôi tổ chức biên soạn, chỉnh lý, xuất bản và phát hành các sách giáo khoa (SGK) mới và sách tham khảo (STK) được tái bản cho mọi đối tượng học sinh, giáo viên ở tất cả các vùng miền của đất nước, nhằm phục vụ trực tiếp cho việc nâng cao chất lượng dạy và học.
Chúng tôi xuất bản và phát hành hệ thống giáo trình dành cho các trường sư phạm, kèm theo hệ thống tài liệu phục vụ công tác bồi dưỡng và chuẩn hóa giáo viên ở các cấp Những tài liệu này được thiết kế nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của đội ngũ giáo viên phổ thông, đồng thời tạo nền tảng cho sự đổi mới và nâng cao chất lượng giảng dạy Việc triển khai hệ thống giáo trình và tài liệu chuẩn hóa góp phần nâng cao chuẩn mực đào tạo và đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp của giáo viên trong nền giáo dục hiện đại.
- Tổ chức biên soạn, xuất bản và phát hành nhiều giáo trình, tài liệu tham khảo cho sinh viên, sách dạy nghề
Tổ chức chuyên biên soạn, xuất bản và phát hành hệ thống bản đồ giáo dục, tranh ảnh giáo dục, phim giáo khoa và sách điện tử; đồng thời cung cấp các tạp chí như Toán học và tuổi trẻ, Toán tuổi thơ, Văn học và tuổi trẻ nhằm phục vụ giáo dục, phát triển tư duy và khơi gợi hứng thú học tập ở thanh thiếu niên.
Phủ kín tủ sách giáo khoa dùng chung tại các địa bàn khó khăn và củng cố hệ thống thư viện hiện có sẽ nâng cao khả năng tiếp cận sách giáo khoa cho học sinh ở vùng miền Đồng thời tăng số thư viện đạt chuẩn theo quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và phục vụ nhu cầu thông tin của cộng đồng học tập ở các khu vực khó khăn.
Kỹ thu ậ t, nghi ệ p v ụ thư việ n
Xây d ự ng v ố n tài li ệ u
1.1 Khái ni ệ m tài li ệ u Điều 2 – Pháp lệnh thư viện
Tài liệu là một dạng vật chất ghi nhận thông tin ở dạng chữ viết, âm thanh hoặc hình ảnh, nhằm mục đích bảo quản và sử dụng lâu dài Theo dự thảo Luật Thư viện, Điều 2, tài liệu và hệ thống lưu trữ được xem là nguồn lực cơ bản của thư viện, với nguyên tắc bảo quản chất lượng, cho phép truy cập, khai thác và phục vụ người dùng và cộng đồng một cách hiệu quả và bền vững.
“Tài liệu là vật chứa đựng thông tin dưới dạng chữ viết, âm thanh, hình ảnh, số và các hình thức mang tin khác
Vốn tài liệu thư viện là tập hợp các tài liệu được thu thập, biên soạn thành bộ sưu tập có nội dung về một hoặc nhiều chủ đề Các tài liệu này được xử lý, tổ chức và quản lý theo quy tắc và quy trình của nghiệp vụ thư viện nhằm bảo quản và phục vụ nhu cầu của người dùng.
Vai trò của tài liệu trong thư viện
Kiến thức và kinh nghiệm của nhân loại được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự tiến bộ Sự tiến bộ của loài người phụ thuộc vào việc kế thừa, tiếp thu, khai thác và phát triển những tri thức mà các thế hệ trước để lại Nhờ quá trình lưu giữ và lan tỏa tri thức ấy mà xã hội mở rộng khả năng ứng dụng và đổi mới, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững Vì vậy, việc bảo tồn và truyền giao tri thức đóng vai trò then chốt trong hành trình tiến hóa của cộng đồng.
- Chỉ ra sự phát triển (mức độ phát triển) về trí tuệ, văn minh của một quốc gia, một dân tộc
- Nói lên sự tiến bộ của công nghệ in ấn
- Là một loại hàng hóa đặc biệt
- Là công cụđể giai cấp cầm quyền tác động lên quần chúng nhân dân
* Theo hình thức tài liệu
- Tài liệu trên giấy: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản vẽ được viết, vẽ hay in trên giấy
Tài liệu phim ảnh gồm sách và tạp chí được ghi lại trên phim cuộn hoặc phim tấm, còn được gọi là tài liệu vi phim Các loại phim cuộn thường có kích thước nhỏ (100x147 mm) nhưng có thể ghi được cả một cuốn sách dày vài trăm trang.
- Tài liệu trên các vật mang tin từ tính: Băng từ, đĩa từ, đĩa quang.
Tài liệu điện tử (tài liệu số) gồm các loại như sách điện tử (e-book), tạp chí điện tử (e-journal) và bản tin điện tử (e-bulletin) Đây là những loại tài liệu đã được số hóa, tức là ký tự được mã hóa dưới dạng nhị phân, được lưu trữ trên các vật mang tin điện tử và chỉ có thể đọc được dưới sự trợ giúp của máy tính điện tử.
* Theo tần suất xuất bản
Ấn phẩm xuất bản một lần là sách hoặc tài liệu dạng sách do một hoặc nhiều tác giả viết và trình bày một cách hoàn chỉnh về một vấn đề trong lần xuất bản duy nhất Mỗi sách được gán một chỉ số ISBN, tức International Standard Book Number, được xác định theo chuẩn ISO 2108-1992 (Information and Documentation — Information) ghi chú về chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế; ở Việt Nam, ISBN được quy định bởi tiêu chuẩn nhà nước TCVN6381-98 Chỉ số ISBN gồm 10 chữ số, chia thành 4 nhóm thông tin về nước hoặc ngôn ngữ xuất bản, nhà xuất bản, tên sách và số kiểm tra Kể từ tháng 1/2007, để tương thích với hệ thống mã số và mã vạch châu Âu (EAN-13), tổ chức tiêu chuẩn quốc tế đã quy định dùng ISBN 13 chữ số thay cho 10 chữ số trước đây và tính lại số kiểm tra; ISBN-13 cũng được dùng với mã vạch EAN-13 để thuận tiện cho quản lý, phân phối và bán sách.
Ấn phẩm nhiều kỳ (ấn phẩm tiếp tục) là loại tài liệu xuất bản trên mọi loại chất mang tin, được phát hành thành từng phần riêng biệt và mỗi phần đều gắn số thứ tự phát hành Có kế hoạch tiếp tục xuất bản trong tương lai mà không xác định số kết thúc trước Các ấn phẩm liên tục cùng một tiêu đề thường được cấp ISSN (International Standard Serial Number) để nhận diện quốc tế, gọi là chỉ số ISSN của ấn phẩm tiếp tục.
Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN4523-88, ấn phẩm tiếp tục là ấn phẩm được xuất bản tuần tự từng phần (sổ, quyển, tập) và được đánh dấu theo số thứ tự hoặc theo thời gian Các phần của ấn phẩm tiếp tục có nội dung không trùng lặp, có nhan đề chung, hình thức trình bày và kích cỡ giống nhau Mỗi tên tài liệu xuất bản tiếp tục thường được gán một chỉ số ISSN (International Standard Serial Number) gọi là chỉ số ấn phẩm tiếp tục quốc tế, được xác định theo tiêu chuẩn ISO 3297-1998 Chỉ số ISSN được công nhận trên toàn thế giới và là một chỉ số đa chức năng dùng trong nhiều công tác như mô tả thư mục, tóm tắt và đánh chỉ số Trong công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu, ISSN được dùng khi đặt mua tạp chí, kiểm soát việc giao nhận tạp chí, thanh quyết toán và khiếu nại với nhà xuất bản Ngoài ra, ISSN còn được dùng trong sắp xếp kho, phục vụ độc giả, luân chuyển tạp chí và mượn liên thư viện Ấn phẩm tiếp tục được chia làm hai dạng:
- Ấn phẩm đinh kỳ: Là ấn phẩm tiếp tục được xuất bản trong một khoảng thời gian nhất định VD: Báo Công an nhân dân, Tạp chí phụ nữ
Ấn phẩm không định kỳ là loại ấn phẩm tiếp tục được xuất bản sau một khoảng thời gian không xác định trước, tùy thuộc vào việc thu thập tài liệu, xử lý thông tin và mục đích xuất bản Vì tính chất này, lịch phát hành có thể thay đổi và không có ngày ra số cố định giữa các kỳ Ví dụ điển hình cho loại ấn phẩm này là Thông báo khoa học hoặc các ấn phẩm ngắn hạn được xuất bản khi có dữ liệu đủ tin cậy và giá trị cho độc giả.
17 Ấn phẩm tiếp tục bao gồm các dạng như; báo, tạp chí, bảng tin, niên giám, tùng thư, …
* Theo mức độ xử lý thông tin
- Tài liệu cấp 1: là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quả hoạt động khoa học, kỹ thuật, kinh tế và sáng tạo khác
- Tài liệu cấp 2: là tài liệu phản ánh kết quả xử lý, phân tích, tổng hợp từ tài liệu cấp 1 (các tài liệu thông tin – thư mục)
- Tài liệu cấp 3: là tài liệu phản ánh tài liệu bậc 2 (thư mục của thư mục)
* Theo phạm vi phổ biến thông tin
- Tài liệu công bố: Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản hoặc tài liệu trắng):
Các ấn phẩm do các nhà xuất bản chính thức phát hành được gắn mã ISBN hoặc ISSN và phân phối qua các kênh phát hành chính thức Tài liệu công bố được mua bán rộng rãi trong hệ thống phân phối và các cửa hàng sách trên toàn quốc Giá bán thường niêm yết trên bìa hoặc trong mục lục của nhà xuất bản Các tài liệu công bố đăng tải các thông tin chính thức nhằm phổ biến rộng rãi tới toàn xã hội.
Ví dụ: Cuốn Cơ sở văn hóa Việt Nam của Trần Ngọc Thêm, sách giáo khoa, sách giáo trình…
Tài liệu không công bố, hay còn gọi là tài liệu xám hoặc tài liệu không xuất bản, là loại tài liệu chưa được các nhà xuất bản chính thức phát hành Chúng không bị kiểm soát bởi các thư mục thông thường và không thể thu thập được qua các kênh phát hành chính thức, nên không có các chỉ số chuẩn và mức độ phổ biến rất hạn hẹp Vì đặc điểm này, tài liệu xám tạo thành một loại tài liệu ngầm, ít được công khai và khó tiếp cận đối với độc giả và nhà nghiên cứu.
Ví dụ: Luận án, tài liệu hội nghị, hội thảo…
Tài liệu xám chứa thông tin chưa được kiểm chứng, dẫn tới nguy cơ cung cấp nội dung không chính xác; tuy nhiên, khi các thông tin này được kiểm định và phát hành chính thức bởi các nhà xuất bản uy tín, chúng sẽ trở thành tài liệu trắng, trở thành nguồn tham khảo đáng tin cậy và có độ xác thực cao.
* Theo mục đích sử dụng
Tài liệu chỉ đạo là các chỉ thị, nghị quyết và văn kiện do Đảng và Nhà nước ban hành, mang tính chất định hướng cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Bên cạnh đó, nó còn bao gồm các tác phẩm kinh điển của các lãnh tụ C.Mác và P.Ănghen, V.I Lênin và Hồ Chí Minh, đóng vai trò làm nguồn tham khảo quan trọng cho tư duy và phương pháp cách mạng Những văn bản này cung cấp nguyên tắc chỉ đạo, mục tiêu chiến lược và cách thức thực thi, nhằm định hình nhận thức và hành động của hệ thống chính trị và xã hội.
Tài liệu giảng dạy và học tập là tập hợp các kiến thức khoa học cơ bản được trình bày có hệ thống, nhằm phục vụ cho mục đích giảng dạy và học tập Những tài liệu này được thiết kế để truyền đạt nội dung một cách rõ ràng và logic, giúp người học nắm bắt kiến thức một cách hiệu quả Với vai trò là nguồn tham khảo tin cậy và công cụ giảng dạy hữu ích, chúng hỗ trợ quá trình học tập của học sinh, sinh viên và giáo viên ở mọi cấp độ.
Tài liệu tra cứu là tập hợp các loại tài liệu được dùng để tra cứu nhanh các số liệu, sự kiện hoặc thuật ngữ, và để tra cứu các công thức hóa học hay hằng số vật lý một cách thuận tiện Các nguồn tra cứu phổ biến hiện nay bao gồm từ điển, bách khoa toàn thư, sổ tay, cẩm nang kỹ thuật, niên giám và cơ sở dữ liệu (CSDL).
Đăng ký tài liệ u
Sách, báo, tạp chí trong thư viện là tài sản của nhà trường; để quản lý tốt vốn tài liệu của thư viện, việc đăng ký tài liệu là bắt buộc Đăng ký tài liệu biến các ấn phẩm thành tài sản cố định của trường và là biện pháp bảo quản hiệu quả, giúp thư viện ghi nhận tình trạng, theo dõi lưu hành và lên kế hoạch bổ sung, thay thế kịp thời.
Mục đích đăng ký tài liệu
Đánh giá toàn diện hiện trạng vốn tài liệu của thư viện giúp cán bộ nắm rõ số lượng và chất lượng tài liệu trong kho Từ đó, thư viện có cơ sở xây dựng kế hoạch bổ sung cho từng thời kỳ, bảo đảm nguồn lực và chất lượng tài liệu phù hợp với nhu cầu người dùng.
Thư viện triển khai chế độ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo nhà trường, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình vốn tài liệu và từ đó định ra phương hướng đầu tư nhằm phát triển vốn tài liệu của thư viện một cách hiệu quả.
- Đăng ký tài liệu phải thực hiện đều đặn, thường xuyên, kịp thời Chỉ đưa ra phục vụ những tài liệu đã đăng ký.
- Nội dung ghi chép đầy đủ, chính xác
- Biểu mẫu, sổđăng ký phải phản ánh đầy đủ thông tin về tài liệu và phải thống nhất trong toàn ngành
- Yêu cầu cẩn thận, tỉ mỉ (không tẩy xóa, cắt xé…)
Đơn vị đăng ký tài liệu trong thư viện được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình thư viện, bao gồm hai hình thức đăng ký: đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt.
Trong TVTH có thêm sổđăng ký SGK.
2.2 Hình th ứ c đăng ký tài liệ u
Đăng ký tổng quát là quá trình đăng ký từng lô tài liệu hoặc đợt tài liệu nhập vào thư viện dựa trên một chứng từ mua hàng, ví dụ hóa đơn mua tài liệu Việc này được ghi trực tiếp vào sổ đăng ký tổng quát nhằm quản lý và theo dõi nguồn lực thư viện một cách có hệ thống Quá trình đăng ký tổng quát giúp liên kết giữa chứng từ (hóa đơn mua tài liệu) và kho lưu trữ, đảm bảo tính đầy đủ, truy xuất nguồn gốc và kiểm soát nhập kho của mỗi đợt tài liệu.
- Ý nghĩa: Thông tin trong sổđăng ký tổng quát:
+ Tổng số tài liệu trong thư viện ở từng thời điểm nhất định
+ Sốlượng vốn tài liệu hiện có theo môn loại tri thức, theo loại hình + Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu thư viện
+ Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân xuất tài liệu
- Cấu tạo: Sổđăng ký tổng quát gồm 3 phần:
I – Tổng số tài liệu nhập kho
II – Tổng số tài liệu xuất kho
III - Tổng hợp sự biến động của kho theo thời gian định kỳ (hàng quý, hàng năm, năm học)
- Phương pháp: Ghi sổđăng ký tổng quát:
+ Đơn vịđăng ký tổng quát là một chứng từ, một biên bản nhận tài liệu
Mỗi đơn vị ghi vào một dòng và đánh số thứ tự hàng năm bắt đầu từ số 1
+ Cột 1: ghi ngày, tháng, năm đăng ký
+ Cột 2: ghi số thứ tự của lần nhập (số này cũng ghi lên chứng từ kèm theo để phân biệt là đã nhập và dễ kiểm tra sau này)
+ Cột 3: ghi nguồn cung cấp: mua, biếu, tặng, …
+ Cột 4: ghi số thứ tự của chứng từ kèm theo và số ngày tháng của chứng từ
+ Cột 5 - 9: ghi tổng số tài liệu, giá tiền
+ Cột 10 – 16: ghi số lượng tài liệu có theo từng môn ngành tri thức, theo ngôn ngữ, tổng số sách cộng lại phải đúng với số lượng ghi ở cột 5
+ Cột 17: ghi những sai sót khi vào sổ
+ Khi hết trang thì tổng cộng lại và ghi các số đó sang trang mới tại dòng có chữ “mang sang”.
Cuối mỗi kỳ báo cáo (quý hoặc năm), thực hiện tổng hợp các cột ở Phần I để xác định số lượng và thành phần sách nhập trong kỳ đó và ghi nhận kết quả vào Phần III của sổ đăng ký tổng quát.
Phần II dùng để đăng ký sách xuất, và mỗi cuốn sách xuất ra đều phải có biên bản ghi rõ lý do xuất, ví dụ mất cắp, thất lạc khi phục vụ, bạn đọc làm mất hoặc hư hỏng.
Mỗi nguyên nhân mất ghi trong một biên bản và kèm theo danh sách tài liệu đó
- Trừ các cột ghi lý do xuất, cách ghi các cột khác tương tự cách ghi các cột ở phần I
- Tổng số sách báo xuất hàng quý, hàng năm cộng lại được ghi vào phần III của sổ này
Vào cuối mỗi quý và ngày 1/1 hằng năm, thư viện tiến hành tổng hợp tồn kho dựa trên sổ đăng ký tổng quát Bằng cách lấy tổng số nhập trừ tổng số xuất, quá trình tính toán cho ra số lượng tài liệu còn tồn tại chính xác tại thời điểm kiểm kê, từ đó hỗ trợ quản lý tài nguyên và đảm bảo tính chính xác của kho sách.
Thư viện có sổ đăng ký tổng quát chung và sổ đăng ký tổng quát cho từng kho
Số ố && ngngààyy chchứnứngg ttừ ừ kkèèmm ththeeoo
SáSácchh BáBáo o TTrraannhh ảảnnhh,, bbảnản đồđồ
GGhihi ngngààyy làlàmm viviệệc c v vớiới ssổổ
GhGhii ttóómm ttắắt t n ngguuồnồn ggốốcc TTLL nhnhậpập vvààoo
ChChỉ ỉ gghhii gigiáá ttiiềnền tàtàii lliiệệu,u, khkhôônngg ghghii ttiiềnền cchuhuyyêênn cchhở ở
PhPhâânn llooạiại ttààii lliiệuệu :: aa NNộiội dduunngg b.b NNggôônn nnggữ ữ
Sááchch ththiiếếu u nhnhii AnAnhh PhPháápp NgNgôônn nnggữữ khkháácc
- Định nghĩa: Đăng ký cá biệt là đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện Đơn vịđăng ký là một quyển sách (bản, tập)
- Ý nghĩa: Thông tin trong sổ đăng ký cá biệt:
+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu: thời gian bổ sung, lý do xuất
+ Giá tiền của từng cuốn sách: để căn cứ khi thanh lý sách hay khi bạn đọc đền sách mất
+ Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách
- Phương pháp: ghi sổđăng ký cá biệt:
+ Tài liệu được đăng ký bằng ngôn ngữ của cuốn sách đó
+ Mỗi 1 quyển sách đăng ký vào một dòng và mang một số đăng ký riêng Một trang có 25 dòng, cứ 5 dòng lại có dòng kẻ đậm
+ Cột 1: “Ngày vào sổ” ghi ngày tháng năm đăng ký (không phải ngày mua sách)
+ Cột 2: “Số thứ tự tên sách”
+ Cột 3: ghi số cá biệt của tài liệu tức là số thứ tự của dòng đầu tiên trong sổ bắt đầu bằng số 1 Ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách, số này được ghi vào nách của trang tên sách và nách trang 17 Mỗi cuốn sách có một sốđăng ký cá biệt và không có sốđăng ký cá biệt trùng nhau
+ Cột 4: ghi tên tác giả và tên sách Tác giả Việt Nam ghi họ - đệm – tên, tác giả Âu - Mỹ ghi họ trước, đệm và tên viết tắt ghi sau Sách có 1, 2 tác giả thì ghi cả 2, có 3 tác giả thì ghi 1 tác giả đầu, có 4 tác giả thì chỉ ghi tên sách Tên sách có thể ghi tắt hoặc tóm tắt nhưng không được làm mất ý, nếu quá dài thì ghi lược bớt và dùng dấu …, ghi rõ số, phần, tập, quyển Tác giả và tên sách cách nhau bằng dấu chấm
+ Cột 5: ghi năm kiểm kê và đánh dấu vào khi tiến hành kiểm kê theo sổđăng ký cá biệt
+ Cột 5: “Xuất bản” ghi nơi xuất bản có thể viết tắt nếu là Hà Nội (H.), nhà xuất bản, năm xuất bản viết bằng chữ số Ả rập (4 số)
+ Cột 6: “Giá tiền” ghi giá tiền theo hoá đơn chứng từ hoặc trên sách
Nếu không có thể tham khảo ở các thư viện lớn hoặc các cửa hành sách, báo
+ Cột 8: “Ngày và số vào sổ tổng quát” ghi số nhập sách của lô sách đăng ký tổng quát
+ Cột 7: “Môn loại” ghi ký hiệu phân loại (chỉ ghi ký hiệu chính)
Trong Cột 9, ghi rõ 'Ngày và số biên bản xuất': ghi số biên bản và tháng, năm lập biên bản xuất, đồng thời xác định cuốn sách lưu trữ biên bản được xuất vào (sách này có thể gạch đi cho dễ nhìn).
+ Cột 10: “Kiểm kê” ghi 2 số cuối của năm kiểm kê Mỗi năm dùng 1 cột
+ Cột 11: “Ghi chú” ghi những sai sót khi vào sổ hoặc tình trạng hư hỏng, rách nát, bị mối mọt, …
Sổ sách của thư viện phải được viết rõ ràng, không được tẩy xoá hay sửa chữa nội dung Nếu có sự sửa chữa, phải được người có trách nhiệm của thư viện xác nhận và ký tên ở cột phụ để đảm bảo tính xác thực và minh bạch của hồ sơ.
28 chú Nếu phát hiện sai sót như nhảy số, trùng số thì phải ghi vào cuối sổ, có chữ ký của người Giám đốc, trưởng phòng
Khi sách bị mất quá nhiều, thư viện phải thay sổ đăng ký cá biệt mới Việc thay sổ và đăng ký lại kho sách phải có quyết định của cơ quan cấp trên, và quá trình đăng ký lại được tiến hành như đăng ký mới, sổ cũ vẫn được lưu lại làm chứng từ.
Mỗi bộ phận của thư viện có thể lập sổ đăng ký cá biệt riêng
Mẫu sổđăng ký cá biệt:
Môn loại Số vào sổ tổng quát
2.2.3 Đăng ký báo, tạp chí:
- Báo, tạp chí khi được nhập về thư viện cần được đăng ký vào phích đăng ký dành cho báo, tạp chí
- Định kỳđóng báo, tạp chí để làm một đơn vịđăng ký cá biệt:
+ Báo ngày: 1 tháng đóng thành một tập
+ Báo tuần: 3 – 6 tháng đóng thành một tập
+ Tạp chí: 1 năm đóng thành một tập
Tên báo: Nhân dân Ký hiệu: 050 Địa chỉ: Nước: CHXHXN VN
Tên báo: Nhân dân Năm: 2012 ĐÃ ĐÓNG TẬP TẠI NHÀ ĐÓNG SÁCH CHƯA HẾT NĂM ĐƯA ĐÓNG TẬP
Số tập trong năm Số báo trong tập
2.2.4 Đăng ký sách giáo khoa
- Khẳng định SGK là tài sản của nhà trường
Đoạn này giúp cán bộ thư viện và lãnh đạo nhà trường nắm bắt hiện trạng sách giáo khoa, từ đó xây dựng kế hoạch chỉ đạo xây dựng kho sách và đưa ra các giải pháp bổ sung nguồn sách cùng trang bị thêm phương tiện bảo quản để đảm bảo việc lưu trữ và khai thác tài liệu giáo dục an toàn, đầy đủ và hiệu quả.
- SGK đăng ký theo từng tên
- Mỗi tên sách có nhiều bản nhưng cùng năm xuất bản cũng chỉ đăng ký vào 1 dòng Nếu khác năm xuất bản đăng ký vào dòng khác
- Cột kiểm kê kéo dài càng nhiều năm càng tốt
Mẫu sổđăng ký sách giáo khoa
Năm họ c S ố đăng ký (STT)
S ố ch ứ ng t ừ Năm xb T ổ ng s ố b ả n Đơn giá Thành ti ề n
Mất Còn Mất Còn Mất Còn Mất Còn Mất Còn Mất Còn
Mô t ả tài li ệ u
Mô tả tài liệu là quá trình lựa chọn các dẫn liệu đặc trưng của một văn bản và trình bày chúng theo một hệ quy tắc nhất định, nhằm giúp người đọc nắm được khái niệm về nội dung, phạm vi và mục đích của tài liệu trước khi tiếp xúc trực tiếp với nó Quá trình này tạo nền tảng cho sự hiểu biết có cấu trúc, hỗ trợ việc đánh giá mức độ liên quan và giá trị của tài liệu trong bối cảnh tìm kiếm thông tin và nghiên cứu.
Là cơ sở và công cụ để tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại, bộ máy tra cứu truyền thống nổi bật với hệ thống mục lục đa dạng: mục lục chữ cái giúp tra cứu nhanh theo chữ cái; mục lục phân loại sắp xếp thông tin theo lĩnh vực; và mục lục chủ đề cho phép tìm kiếm theo chủ đề cụ thể.
+ Bộ máy tra cứu hiện đại: tra cứu qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) hoặc tra cứu trực tiếp qua các cơ sở dữ liệu
- Là điều kiện để trao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện với nhau
- Cung cấp các điểm tiếp cận thông tin, giúp bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
3.2 Yêu c ầu và quy đị nh
Trực diện là nguyên tắc cốt lõi trong quá trình mô tả biên mục: tài liệu phải có mặt trực tiếp trước người làm biên mục và tuyệt đối không được mô tả dựa trên nguồn gián tiếp Thông tin được đưa vào các yếu tố mô tả phải lấy trực tiếp từ bản thân tài liệu, hoặc từ tài liệu gốc, để đảm bảo tính xác thực và làm cơ sở cho các yêu cầu mô tả khác.
Chính xác là nguyên tắc cốt lõi: mọi thông tin và dữ liệu được đưa vào mô tả phải đúng với nội dung được trình bày trên tài liệu, đặc biệt trên trang tên của tài liệu Việc đảm bảo khớp giữa mô tả và nguồn gốc tài liệu giúp tăng độ tin cậy, dễ kiểm chứng và cải thiện hiệu quả SEO nhờ sự nhất quán giữa nội dung và tài liệu gốc Vì vậy, hãy chú trọng sao chép đúng từng chi tiết như số liệu, ngày tháng, tác giả và các mục liên quan từ tài liệu và trang tên để mô tả phản ánh đúng bản chất của tài liệu.
Trang tên tài liệu là nơi ghi đầy đủ và chính xác nhất các yếu tố mô tả của tác phẩm, giúp người đọc và các công cụ tìm kiếm nắm bắt nhanh chóng nội dung và phạm vi của tài liệu Bên cạnh trang tên tài liệu, bìa sách, trang tên sách phụ, các phần phụ khác và thông tin từ nguồn ngoài ấn phẩm cũng đóng vai trò quan trọng, bổ sung ngữ cảnh và độ tin cậy cho thông tin mô tả.
Nếu thông tin đưa từ bên ngoài vào mô tả thì phải đặt trong dấu ngoặc vuông []
VD: [TP HồChí Minh] : Văn hóa Văn nghệ TP Hồ Chí Minh
Đầy đủ là nguyên tắc lựa chọn và đưa vào những thông tin có thể phản ánh đầy đủ nội dung và hình thức của tài liệu, thể hiện đặc điểm toàn diện của tài liệu Tuy nhiên, yêu cầu này mang tính chất tương đối và phụ thuộc vào ngữ cảnh, mục đích sử dụng cũng như mức độ chi tiết cần thiết.
Khi tên tác giả là một phần của tiêu đề sách, mô tả tài liệu nên ghi rõ tiêu đề có tên tác giả và bỏ qua phần thông tin trách nhiệm lặp lại Cách làm này giúp dữ liệu nhất quán và tối ưu hóa SEO cho trang mô tả tài liệu Ví dụ: Tranh Bùi Xuân Phái cho thấy cách tích hợp tên tác giả vào tiêu đề để không cần nhắc lại thông tin trách nhiệm; các trường như năm xuất bản, nhà xuất bản và thể loại vẫn được ghi ở phần mô tả ở các trường tương ứng.
Thống nhất về cùng kiểu trình bày: các yếu tố mô tả và cách trình bày chúng trên phiếu phải luôn tuân thủ các quy tắc đã quy định, nhằm đảm bảo sự nhất quán trong mọi mục lục và các bản thư mục khác nhau Vì vậy, một tài liệu luôn được mô tả giống nhau trong các mục lục và thư mục liên quan, giúp người đọc tra cứu nội dung nhanh chóng và dễ dàng nhận diện thông tin.
VD: Nguyễn Ái Quốc, Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí Minh, Trần Lực, … Tiêu đề thống nhất là Hồ Chí Minh
Sự thống nhất còn thể hiện ở những chữ viết tắt cũng phải theo quy định
Đoạn ngắn gọn này cho phép viết tắt một số yếu tố và lược bỏ một số thông tin không cần thiết, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người đọc và tăng khả năng sử dụng nội dung Việc dùng viết tắt hợp lý và bỏ bớt chi tiết dư thừa giúp nội dung ngắn gọn, dễ hiểu và tập trung hơn, đồng thời vẫn bảo toàn ý chính và hỗ trợ SEO hiệu quả.
VD: Thành phố Hồ Chí Minh: Tp Hồ Chí Minh
Đảm bảo sự rõ ràng trong các yếu tố mô tả để người đọc có thể hiểu đúng nội dung của từng tài liệu được giới thiệu; chỉ sử dụng các yếu tố viết tắt theo quy định và hạn chế tối đa việc bổ sung các yếu tố từ bên ngoài ấn phẩm.
* Về phiếu mô tả: Có khuôn khổ thống nhất quốc tế:
+ Chiều dài 12.5 cm, chiều rộng 7.5 cm,
+ Trên phiếu có hai vạch kẻ dọc, vạch thứ nhất cách mép trái 2.5 cm, vạch thứ hai cách vạch thứ nhất 1 cm,
Phiếu được thiết kế với 8–10 dòng kẻ ngang, trong đó dòng đầu tiên cách mép trên 1.5 cm Từ mép dưới của phiếu lên 0.5 cm, ở chính giữa chiều rộng phiếu, có một lỗ tròn nhỏ đường kính 0.7 cm để cho một thanh suốt bằng kim loại đi qua, nhằm giữ cho tờ phiếu trong ô kéo không bị đảo lộn.
C ă n c ứ vào đố i t ượ ng mô t ả : 4 lo ạ i:
Khía cạnh mô tả riêng biệt (cá biệt) nhắm tới đối tượng là từng tài liệu cụ thể được xuất bản riêng biệt hoặc mô tả từng tập riêng của một ấn phẩm nhiều tập Mô tả này làm rõ đặc điểm riêng của từng tài liệu hoặc từng tập sách, ghi nhận các thông tin cơ bản như tiêu đề, tác giả, năm xuất bản và nội dung nổi bật để người đọc dễ nhận diện và tra cứu Việc mô tả riêng biệt giúp quản lý thư viện và danh mục xuất bản một cách nhất quán, đồng thời hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh chóng các đơn vị văn bản độc lập trong một ấn phẩm có nhiều tập.
Phân loại tài liệu theo nhóm là cách mô tả hiệu quả nhất: mỗi nhóm tập trung vào nội dung cùng loại như các nội quy của xí nghiệp hoặc nhà máy, và cùng một hình thức trình bày (tờ rời hoặc tập mỏng theo thứ tự năm xuất bản từ đầu đến cuối) Trong mô hình này, bài mô tả chỉ nêu tên tác giả tập thể hoặc tên tài liệu để đảm bảo tính đồng nhất và thuận tiện cho việc tra cứu Việc sắp xếp theo thứ tự năm xuất bản từ sớm đến muộn giúp người đọc dễ theo dõi sự phát triển của tài liệu và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm bằng cách nhấn mạnh các từ khóa liên quan như nội quy, xí nghiệp, nhà máy, tờ rời, tập mỏng, năm xuất bản, tên tác giả tập thể hay tên tài liệu.
- Mô tả tổng hợp: sách nhiều tập, ấn phẩm định kỳ và tùng thư (đặc biệt là tất cả tập trung thể hiện phiếu có 2 phần)
+ Phần chung: phản ánh những dữ liệu thư mục chung cho cả bộ tài liệu, ấn phẩm tiếp tục, tùng thư
Phần riêng được thiết kế để liệt kê đầy đủ các tập và các số hiện có trong thư viện, đồng thời cung cấp các thông tin liên quan đến từng tập, từng số trong một bộ sách, đặc biệt là những đặc điểm riêng biệt của từng tập trong bộ nhằm hỗ trợ người dùng tra cứu nhanh chóng và nắm bắt nội dung một cách chi tiết.
- Mô tả phân tích: mô tả 1 phần tài liệu Đối tượng mô tả phân tích là chương, phần, mục trong 1 cuốn sách, từng bài trong báo, tạp chí
Mô tả đầy đủ nhằm giới thiệu chi tiết những thông tin cần thiết về tài liệu để phân biệt nó với các tài liệu cùng loại, đặc biệt trong bối cảnh các thư viện có biên mục tập trung – thư viện lớn Bài viết trình bày các yếu tố nhận diện quan trọng như tiêu đề, tác giả, năm xuất bản, số hiệu biên mục, thể loại, ngôn ngữ, nguồn gốc và tình trạng hiện có của tài liệu, đồng thời làm rõ sự khác biệt giữa các bản sao, phiên bản và ấn bản Nhờ mô tả toàn diện này, người đọc có thể nhận diện đúng loại tài liệu, tra cứu nhanh chóng và quản lý thông tin hiệu quả trong hệ thống thư viện có biên mục tập trung.
Phân lo ạ i tài li ệ u
Phân loại tài liệu là quá trình xác định nội dung và môn loại khoa học mà tài liệu liên quan, từ đó gán cho tài liệu một hoặc nhiều ký hiệu phân loại dựa trên một quan niệm phân loại khoa học nhất định Kết quả được thể hiện qua một bảng phân loại cụ thể và được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống thư viện để phục vụ công tác quản lý và tra cứu.
Cán bộ thư viện nắm vững nội dung vốn có của kho tài liệu để nhanh chóng trả lời các câu hỏi của bạn đọc về tài liệu, từ đó rút ngắn thời gian phục vụ và nâng cao hiệu quả tra cứu Nhờ hiểu sâu nguồn tài liệu, họ có thể tư vấn và hướng dẫn bạn đọc chọn thêm các tài liệu phù hợp với nhu cầu tra cứu và nghiên cứu, giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách hữu ích và tối ưu.
Phân loại tài liệu mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng và ảnh hưởng lớn đến chất lượng công tác của thư viện, đồng thời tăng cường khả năng hỗ trợ độc giả Hệ thống phân loại khoa học giúp tổ chức nguồn tài liệu một cách có trật tự, dễ tra cứu và khai thác, từ đó nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa công tác phục vụ Việc áp dụng các chuẩn phân loại, metadata đầy đủ và phân loại theo chủ đề giúp người dùng dễ tìm kiếm và thư viện quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả hơn Quá trình phân loại còn hỗ trợ đánh giá nhu cầu độc giả, điều chỉnh và phát triển bộ sưu tập, cũng như quản trị tồn kho một cách linh hoạt Vì vậy, phân loại tài liệu có ý nghĩa đặc biệt và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác thư viện, đồng thời hỗ trợ cho công tác bạn đọc một cách bền vững và hiệu quả.
4.2 Đối tượ ng phân lo ại trong thư việ n
- Sách: Sách chép tay, sách in, tài liệu sao chụp
- Tài liệu khác: Băng đĩa, bản đồ, tài liệu âm nhạc,
4.3 Cơ sở phân lo ạ i tài li ệ u
- Dấu hiệu cơ bản: Nội dung tài liệu
- Dấu hiệu phụ trợ: Hình thức, ngôn ngữ, địa lý,
4.4 B ả ng phân lo ại dùng trong thư viện trườ ng h ọ c
Trong thư viện trường học, bảng phân loại được sử dụng bắt nguồn từ bảng phân loại thập phân Cơ sở chính của bảng phân loại thập phân là hệ thống Phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal System) do Melvil Dewey xây dựng, một khung chuẩn hóa giúp tổ chức sách theo chủ đề và dễ dàng tra cứu trong từng lĩnh vực.
Bảng này chia các bộ môn khoa học thành 10 lớp, trong từng lớp lại chia thành 10 lớp con (mục) rồi chia thành 10 lớp con khác (phân mục)
Ngày nay, trước sự phát triển ngày càng mạnh của khoa học – kỹ thuật và sự thay đổi tư duy chủ đạo của thời đại, phương pháp phân loại thập phân đang được cải biên để đáp ứng với thực tiễn Ký hiệu thuần nhất trước đây nay được thay thế bằng ký hiệu hỗn hợp, tức là bên cạnh chữ số Ả Rập còn thêm các chữ cái bổ sung Bảng phân loại thập phân được cập nhật theo hướng này để tăng tính linh hoạt, thuận tiện cho người dùng trong việc tra cứu và áp dụng vào thực tế.
34 dụng thống nhất trong mạng lưới thư viện các trường phổ thông là bảng 19 lớp
1 Triết học Tâm lý học Logic học
2 Chủnghĩa vô thần Tôn giáo
3 Các khoa học xã hội - chính trị
5 Khoa học tự nhiên Toán học
5A Nhân loại học Giải phẫu học và sinh lý học người
63 Nông nghiệp Lâm nghiệp Ngư nghiệp
91 Địa lý Đất nước học Địa chí
C Tác phẩm văn học cổđại Đ Tài liệu thiếu nhi
Cơ cấu bảng phân loại 19 lớp
- Bảng phụ (Bảng trợ ký hiệu)
- Bảng ký hiệu tác giả
Bảng chính tổng hợp mọi khái niệm thuộc mọi lĩnh vực tri thức khoa học, được sắp xếp theo một trình tự nhất định và trình bày dưới các tên gọi đặc biệt của bảng phân loại — những ký hiệu phân loại.
Các ký hiệu phân loại được cấu tạo theo trình tự sau:
- Ký hiệu tổng quát trước ký hiệu chi tiết
Trong hệ thống ký hiệu, ký hiệu chung luôn đứng trước ký hiệu riêng và xuất hiện theo một trình tự nhất định: dãy cơ bản làm nền tảng, tiếp đến là các lớp trong dãy cơ bản, rồi tới các mục, tiểu mục và các cấp trong tiểu mục Việc sắp xếp này giúp làm rõ mối quan hệ giữa các thành phần và tối ưu hóa nội dung cho SEO bằng cách nhấn mạnh các thuật ngữ chủ chốt như ký hiệu chung, ký hiệu riêng, dãy cơ bản, lớp, mục, tiểu mục và các cấp.
Ví dụ: 5 Khoa học tự nhiên Toán học (lớp cơ bản)
Trong bảng chính, ngoài ký hiệu phân loại của các đề mục, tên gọi đề mục còn kèm theo hướng dẫn phân loại được in sau lời giới thiệu hoặc sau từng đề mục Các hướng dẫn này giải thích nội dung của từng ký hiệu phân loại và cho biết phạm vi giới hạn của từng đề mục, nhằm tạo sự thống nhất và chính xác trong quá trình phân loại tài liệu của thư viện.
Lớp 37 Giáo dục Khoa học sư phạm
Những vấn đề chung, những nguyên lý, lý luận về giáo dục và dạy học
370 Tổ chức và xây dựng nền giáo dục
379 (V) Tổ chức nền giáo dục ở Việt Nam
372 Giáo dục mầm non (lứa tuổi nhà trẻ và mầm non)
372.015 Tâm lý học trẻ em thuộc lứa tuổi mẫu giáo
Cũng xem 156 Tâm lý học cá nhân Tâm lý học lứa tuổi
Những hướng dẫn Xem, Cũng xem được in sau nội dung của các đề mục, cho biết:
- Mối liên hệ giữa các đề mục
- Sự khác biệt giữa các khái niệm, các vấn đềtương tự nhau
- Nâng cao hiểu biết về ngành học, môn học có nội dung cận kề nhau hoặc bổ sung cho nhau
- Sự tương quan giữa khoa học này với khoa học khác
Tất cả đều nhằm mục đích làm sáng tỏ ký hiệu phân loại của tất cả các đề mục trong bảng chính
* B ả ng ph ụ (B ả ng tr ợ ký hi ệ u)
Trong hệ thống ký hiệu, các ký hiệu phụ trợ đóng vai trò hỗ trợ ký hiệu chính, phản ánh những khái niệm lặp lại ở các môn học tri thức nhằm rút ngắn khối lượng ký hiệu phân loại trên bảng chính, đồng thời làm rõ nội dung hay hình thức của ấn phẩm và thống nhất quá trình phân loại Có 4 ký hiệu phụ trợ chính được xác định để đảm bảo tính nhất quán, dễ hiểu và tối ưu hóa quy trình phân loại.
- Trợ ký hiệu hình thức:
+ Phản ánh hình thức, công dụng, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của tài liệu
+ Bắt đầu băng số 0 và viết trong ngoặc đơn.
(03) Bách khoa toàn thư, từđiển
(07) Nghiên cứu và giảng dạy môn học Tài liệu nói về phương pháp giảng dạy
(09) Lịch sử khoa học kỹ thuật
+ Đối với thư viện trường học, các trợ ký hiệu hình thức cần lưu ý để sử dụng thống nhất và chính xác:
(073) Các kế hoạch và chương trình học tập
(075) Sách giáo khoa, giáo trình và hướng dẫn học tập
(076) Sách bài tập dùng cho học sinh (kèm sách giáo khoa)
Ví dụ: Tiếng Việt 1: 4(V)(075); Bài tập toán 1: 51(V)(076)
Giúp học tốt tiếng Anh 8: 4(A)(075)
Toán nâng cao Hình học 10: 513 (076)
40 đề toán luyện thi tốt nghiệp Tiểu học: 51(073)
Phân tích và bình giảng 45 bài Văn học lớp 9: Ôn thi tốt nghiệp THCS và thi vào lớp 10 THPT: 8(V)(073) + 8(N)(073)
- Trợ ký hiệu địa lý:
+ Phản ánh khía cạnh địa lý mà nội dung tài liệu đề cập đến
Được dùng chủ yếu trong các môn khoa học xã hội và chính trị để xác định phạm vi địa lý của tài liệu Mục đích là làm rõ tài liệu đề cập thuộc châu lục nào, nước nào hoặc địa phương nào Việc xác định phạm vi địa lý giúp người đọc nắm được bối cảnh và tối ưu hóa nội dung cho các từ khóa SEO liên quan đến địa lý và vùng miền.
+ Được viết trong ngoặc đơn.
Ví dụ: (V) Việt Nam; (N) Nước ngoài; (T) Thế giới; (4) Châu Á
+ Riêng trợ ký hiệu địa lý trở thành trợ ký hiệu quy ước dùng cho các ngôn ngữ phổ cập như sau: Tiếng Việt: 4(V); Tiếng Anh: 4(A); Tiếng Đức: 4(Đ)
VD: Từđiển tiếng Việt: 4(V)(03); Từ điển Anh – Việt: 4(A)(03)=V
+ Có một số trợ ký hiệu được đưa vào cùng với các đề mục
Môn loại 3K Chủ nghĩa Mác – Lên nin và không ghi trong ngoặc để trở thành đề mục chính trong bảng phân loại thì không cần để trong ngoặc
VD: 3KV Đảng Cộng sản Việt Nam ĐV Sách thiếu nhi tiếng Việt
- Trợ ký hiệu liên quan:
Việc sử dụng dấu hai chấm (:) giữa hai ký hiệu môn loại nêu rõ hai vấn đề có liên quan được trình bày trong tài liệu, hoặc cho biết một lĩnh vực khoa học được nghiên cứu dưới quan điểm của lĩnh vực khoa học khác Cách diễn đạt này liên kết các khía cạnh, làm nổi bật mối liên hệ giữa các môn và nhấn mạnh sự giao thoa phương pháp luận giữa chúng Việc trình bày dưới dạng ký hiệu môn loại có khả năng tăng tính hệ thống, dễ hiểu cho người đọc và tối ưu hóa SEO bằng cách nhắc lại các từ khóa liên quan như ký hiệu môn loại, dấu hai chấm, liên môn, và quan điểm khác nhau trong nghiên cứu.
+ Khi dùng nên thận trọng và chỉ dùng khi thật cần thiết, tránh gây phức tạp cho việc sắp xếp tài liệu
VD: “Các phương pháp toán học trong hóa học”
KHPL: 54 : 51 TL này được xếp theo ký hiệu 54 Hóa học
- Trợ ký hiệu phân tích:
Để trình bày nội dung một cách rõ ràng và tối ưu cho SEO, bắt đầu với dấu gạch ngang ghép liền với ký hiệu môn loại dùng để giới thiệu chi tiết hơn khi nội dung tài liệu đề cập đến một chủ đề cụ thể Cách làm này giúp người đọc nhận diện nhanh các phần nội dung và tăng khả năng liên kết giữa các phần liên quan, đồng thời tạo điều kiện cho nhồi từ khóa mục tiêu một cách tự nhiên mà vẫn duy trì mạch văn.
+ Chỉ sử dụng trong một số ngành nhất định
Trong bảng PL 19 lớp, trợ ký hiệu phân tích chỉ xuất hiện ở môn loại 4 Ngôn ngữ học nhằm làm rõ từng chuyên ngành của ngôn ngữ học, và dấu hiệu này được đánh dấu bằng dấu gạch ngang (-) để phân định rõ ràng các chuyên ngành.
Ví dụ: Ngữ pháp tiếng Việt: 4(V)-06; Từ điển chính tả tiếng Việt: 4(V)-04
* B ả ng ký hi ệ u tác gi ả
- Phần 1: 59 nguyên âm và phụ âm (phụâm đơn và phụ âm kép) xếp theo thứ tự ABC
Phần 2 giới thiệu các vần ghép được hình thành từ sự phối hợp giữa nguyên âm và phụ âm; mỗi vần có một mã thập phân tiêu biểu duy nhất, khác biệt với mọi vần còn lại trong bảng ký hiệu tác giả, giúp nhận diện và so sánh các vần trong hệ thống ký âm được tác giả đề xuất.
Mỗi tài liệu được bổ sung vào thư viện sẽ được mô tả chi tiết, phân loại và gán ký hiệu nhận diện cho tác giả và tiêu đề tài liệu Công việc này là nền tảng để tổ chức mục lục thư viện, giúp tối ưu hóa tra cứu và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Bảng ký hiệu tác giả khó dùng cho tác giả nước ngoài
Lưu trữ thông tin và bảo quản tài liệu
Lưu trữ thông tin là một công đoạn trong chu trình hoạt động của hệ thống thông tin tư liệu, được thực hiện sau khi tài liệu đã được xử lý về hình thức và nội dung Do con người đảm nhiệm từ khi xây dựng thư viện, công tác lưu trữ tập trung vào tổ chức, sắp xếp các thông tin về tài liệu, dữ kiện và các vấn đề thuộc một hoặc nhiều cơ quan thông tin – tư liệu, nhằm duy trì hệ thống lưu trữ có trật tự, dễ tra cứu và phục vụ nhu cầu tham khảo của người dùng.
TV nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất
- Bản chất của công tác lưu trữ:
+ Đây là hoạt động mang tính nghiệp vụ do cán bộ TT - TV thực hiện + Sử dụng kết quả của quá trình xử lý thông tin
- Đặc trưng của lưu trữ thông tin:
+ Thông tin được lưu trữ là nguồn thông tin cấp II, ngắn gọn, cô đọng, súc tích và cơ bản, quan trọng nhất về tài liệu
Thông tin cấp II cho phép nhận dạng và phân biệt tài liệu so với các tài liệu khác, giúp người dùng hình dung sơ bộ về hình thức và nội dung của tài liệu trước khi tiếp cận tài liệu cấp I Dữ liệu liên quan đến nội dung và hình thức được tập hợp thành một đơn vị thông tin duy nhất, được gọi là phiếu mô tả, phiếu mục lục, phiếu thư mục hoặc biểu ghi thư mục.
Nhiệm vụ của tổ chức lưu trữ thông tin là sắp xếp, bảo quản và tổ chức các đơn vị thông tin về tài liệu nhằm phục vụ tra cứu và khai thác hiệu quả Mỗi thư viện hoặc cơ quan thông tin có cách tổ chức riêng, được thiết kế tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị, nhằm tối ưu hóa quản lý tài liệu và nâng cao khả năng tiếp cận thông tin cho người dùng.
Mục đích của công tác lưu trữ thông tin là hoạt động lâu dài của thư viện nhằm lưu giữ và bảo quản tài liệu, thông tin một cách bền vững, đảm bảo tính nguyên vẹn và sẵn có cho người dùng Quá trình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, truy cập và khai thác thông tin phục vụ các mục đích nghiên cứu, học tập và phát triển cộng đồng Việc lưu trữ thông tin được tối ưu hóa với các nguyên tắc quản lý thông tin và SEO nội dung để tăng khả năng tiếp cận nguồn tin, đồng thời nâng cao giá trị của tài nguyên thư viện.
Mối liên hệ giữa lưu trữ thông tin và các công tác khác rất mật thiết: lưu trữ thông tin liên quan đến mô tả tài liệu, định danh chủ đề tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa và tóm tắt, chú giải; đồng thời lưu trữ là kết quả của các công đoạn xử lý hình thức và xử lý nội dung của tài liệu Lưu trữ thông tin cũng giúp tổ chức công tác tra cứu và khai thác các tài liệu có trong thư viện, từ đó nâng cao khả năng truy cập và hiệu quả tìm kiếm cho người dùng.
* H ệ th ống lưu trữ thông tin
- Khái niệm: Hệ thống lưu trữ thông tin là hệ thống mà trong đó, người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ thông tin về tài liệu hoặc dữ kiện có trong một cơ quan thông tin cụ thể nào đó (các loại mục lục, ngân hàng dữ liệu, cơ sở dữ liệu, ) nhằm phục vụ cho công tác tra cứu và tìm tin Công việc tổ chức gồm: thu thập thông tin, xử lý thông tin, sắp xếp,
Đặc điểm nổi bật của hệ thống lưu trữ thông tin (LTTT) là một phần của bộ máy tra cứu thông tin trong cơ quan TT - TV, vừa là sản phẩm vừa là công cụ hỗ trợ tra cứu Nó giúp người dùng tìm kiếm, truy nhập và khai thác thông tin một cách dễ dàng Với sự hỗ trợ của KH&CN, các hệ thống LTTT hiện nay không chỉ lưu trữ thông tin thư mục mà còn có khả năng lưu trữ thông tin toàn văn, mở rộng phạm vi tiếp cận và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả.
Phân loại hệ thống lưu trữ thông tin dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng thư viện, cùng với cơ sở vật chất sẵn có và kỹ thuật xây dựng các hình thức lưu trữ khác nhau Dựa vào các vật mang tin khác nhau, hệ thống lưu trữ được chia thành ba loại cơ bản nhằm đảm bảo hiệu quả lưu trữ, truy cập và bảo quản thông tin Việc nhận diện các yếu tố này giúp tối ưu hóa phương án lưu trữ, phù hợp với mục đích sử dụng và điều kiện thực tế của thư viện.
+ Hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống
+ Hệ thống lưu trữ thông tin bán tự động hoá
+ Hệ thống lưu trữ thông tin tựđộng hoá
Hệ thống LTTT truyền thống được xây dựng bằng phương pháp thủ công, ra đời và tồn tại qua nhiều thế kỷ, gồm các loại mục lục, hộp phiếu, kho tài liệu tra cứu, các bản thư mục và hồ sơ trả lời bạn đọc Ngày nay, với sự hỗ trợ của CNTT, nhiều công đoạn xây dựng hệ thống LTTT truyền thống đã được tự động hóa, điển hình là việc tạo mục lục, thư mục và phiếu mô tả từ dữ liệu được trích rút từ CSDL.
Hệ thống LTTT bán tự động là một bước phát triển mới được xây dựng theo phương pháp bán tự động, có sự hỗ trợ nhất định của máy móc Hệ thống này đã được áp dụng và tồn tại trong thập kỷ 60–80 của thế kỷ 20, đánh dấu một tiến bộ kỹ thuật trong lĩnh vực lưu trữ và tìm kiếm thông tin Về mặt kỹ thuật, đây thể hiện một bước tiến quan trọng trong công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu Nhờ quá trình lưu trữ và tra cứu được máy móc hỗ trợ, hệ thống giảm nhẹ sức lao động và tăng hiệu quả tìm tin.
Hệ thống LTTT tự động hóa lưu trữ và xử lý thông tin tài liệu một cách tự động trong bộ nhớ của máy tính điện tử và trên các vật mang tin mà máy tính điện tử có thể đọc được Nhờ đó, việc tìm tin được tối ưu hóa với nhiều điểm truy cập nhanh chóng và chính xác hơn, giúp tăng hiệu suất tra cứu và khai thác dữ liệu từ tài liệu.
Nhờ áp dụng các tiêu chuẩn về khổ mẫu trình bày dữ liệu và chuẩn trao đổi thông tin, các hệ thống LTTT tự động hóa có thể trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng, tăng tính tương thích giữa các nền tảng và tối ưu hóa quá trình vận hành.
Việc tổ chức hệ thống LTTT có thể được triển khai dưới nhiều dạng khác nhau, như hệ thống mục lục, bộ phiếu, phiếu lỗ, các CSDL và mục lục đọc máy, nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ, tra cứu và quản lý thông tin của tổ chức.
Bộ máy tra cứu thông tin điển hình gồm các thành phần cơ bản như hệ thống mục lục và thư mục để tổ chức dữ liệu, cơ sở dữ liệu (CSDL) và kho tài liệu tra cứu, cùng hồ sơ trả lời câu hỏi, nhằm cung cấp kết quả tra cứu nhanh chóng và có cấu trúc Các thành phần này phối hợp với nhau để lưu trữ, tra cứu và trả lời các truy vấn một cách hiệu quả, tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và đáp ứng nhu cầu tra cứu của người dùng.
- Các loại mục lục và hộp phiếu có trong thư viện truyền thống
Hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống là nền tảng cơ bản cho công tác tra cứu trong thư viện, cung cấp các phương tiện tra cứu không thể thiếu để người đọc có thể tiếp cận và tìm kiếm những tài liệu cần thiết trong vốn tài liệu thư viện Nhờ các công cụ tra cứu hiệu quả, người dùng dễ dàng xác định nguồn tài liệu phù hợp và tiết kiệm thời gian nghiên cứu Điều này giúp tăng cường khả năng tham khảo và hỗ trợ quá trình học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cộng đồng người dùng.