Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin (Ngành Thư viện)

Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các loại hình tài li ệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện .... Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các lo ại h

U Ỷ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

MÔN H ỌC: V ỐN TÀI LIỆU VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

NGH Ề: THƯ VIỆN (Áp d ụng cho Trình độ trung cấp)

LƯU HÀNH NỘI BỘ NĂM

M ỤC LỤC

Table of Contents

BÀI GI ẢNG

Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các loại hình tài li ệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện

2 N ội dung chương:

2.1 Khái niệm:

2.2 Nh ận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội dung

2.3 Nh ận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về hình thức

Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn tài liệu - nguồn ực thông tin: Khái niệm, các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây d ựng vốn tài liệu .

2 Nội dung chương:

2.1 Khái ni ệm

2.2 Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu:

2.3 Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu

Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng ký, các thao tác đăng ký vốn tài liệu

2 N ội dung chương:

2.1 M ục đích yêu cầu

2.2 Các loại sổ đăng ký tài liệu

Chương 4: Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về tổ chức hệ thống kho tài liệu và các phương pháp sắp xếp vốn tài liệu thư viện .

2 Nội dung chương:

2.1 Khái quát chung

2.2 T ổ chức kho

2.3 Sắp xếp tài liệu

Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: 8 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về công tác kiểm kê vốn tài liệu Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê

2 Nội dung chương:

2.1 Khái quát chung

2.2 Các phương pháp kiểm kê

2.3 Các hình thức kiểm kê

2.4 T ổ chức kiểm kê

NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU

GIẢNG DẠY BÀI GIẢNG MÔN HỌC Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin Mục tiêu môn học:

- Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức năng của thông tin thư mục trong xã hội và thực hành được hoạt động thông tin thư mục

- Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm được những lý luận

cơ bản của thư mục học; Hiểu được đặc điểm, chức năng của thông tin thư mục

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có thể tổ chức hoạt động thông tin thư mục trong các loại thư viện khác nhau

Nội dung:

Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của

các lo ại hình tài liệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư

"Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng."

2.1.2 Vốn tài liệu

Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:

“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.” 2.1.3 Nguồn lực thông tin

Trong lĩnh vực thông tin, thư viện (TTTV) "Nguồn lực thông tin"" (Information Resource") Nguồn lực thông tin là yếu tố cấu thành nên hoạt động thư viện, đồng thời cũng là yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, tạo nên chất lượng hiệu quả trong hoạt động thông tin thư viện 5 Phát triển tài nguyên thông tin chính là các hoạt động nhằm làm tăng thêm nguồn lực thông tin/tài liệu cả về số lượng và chất lượng trên cơ sở nhu cầu người dùng tin Phát triển NLTT là một dạng hoạt động tất yếu, có ý nghĩa to lớn đến việc phát triển thư viện một cách bền vững Quá trình phát triển NLTT đòi hỏi phải đầu tư lớn

và liên tục Để làm tốt công việc này, các cơ quan TTTV cần

có cách tiếp cận hợp lý, khả thi và kinh tế 1.1.2 Đặc tính của nguồn lực thô

2.2 Nh ận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội dung

2.2.1 Căn cứ vào mức độ xử lý biên tập nội dung

“ Sách chép tay

- Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì)

-Những tài liệu không phải là ấn phẩm :

Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, những thông tỉn lưu trữ trong bộ nhổ mạng máy tính)

Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất hiện và cách thức !ưu trO thông tin

- Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi phim, vi phic)

- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet)

Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói

Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử

có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại

2.2.2 Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin

-Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác

- Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí, phân

- tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu thông tin -

-Những tài liệu không phải là ấn phẩm :

Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, những thông tỉn lưu trữ trong bộ nhổ

- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet)

Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói

Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có một

số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát

do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại

2.3.2 Căn cứ vào hình thức thể hiện thông tin

-Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác

- Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí, phân

- tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu thông tin -

thư mục)

- Tài liệu cấp III : là tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví

dụ : thư mục củarihư mục)

2.3.3 Căn cứ vào hình thức xuất bản

- Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi phim, vi phic)

- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet)

Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói

Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử

có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại

Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin –

Th ời gian 15 giờ

1 Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn

tài li ệu - nguồn lực thông tin: Khái niệm, các bước tiến hành xây d ựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng

Nghiên cứu thư mục và các mục lục giới thiệu sách

Các loại thư mục và mục lục giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục và một số nhà xuất bản khác giúp chúng ta theo dõi

ấn phẩm đã xuất bản và phát hành Từ đó, chúng ta chọn được những cuôn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của bạn đọc

mà thư viện chưa có hoặc còn thiếu

Thư mục, mục lục giới thiệu sách là cố’ vấn đắc lực nhất giúp cán bộ thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách

2.2.2 Chọn tài liệu

Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển sau này của thư viện Do vậy, để làm tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành điều tra cơ bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần

và nhu cầu, hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng) Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu của thư viện trường học, người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ duyệt từ năm 2000 Đây là căn cứ quan trọng, chỉ dẫn cho cán

bộ thư viện về thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào thưviện

2.2.3 Thu thập tài liệu

Là hình thức bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng còn thiếu trong quá trình xây dựng kho hạt nhân, những sách bộ còn thiếu tập, những sách đã có nhưng bị mâì hoặc hư hỏng

do quá trình sử dụng nhằm hoàn thiện kho tài liệu của thư viện Bổ sung hoàn bị có thể bổ sung những tài liệu mới xuất bản hoặc những tài liệu xuất bản đã lâu nhưng vẫn cần thiết

và phù hợp với nhu cầu của bạn đọc

Để bổ sung hoàn bị, xây dựng vốn tài liệu thư viện có chất lượng tốt, cần tiến hành nghiên cứu, lựa chọn lần thứ hai Lựa chọn lần thứ hai là nghiên cứu vốn tài liệu đã có, xem nó đã phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ của thư viện chưa, xem xét mức độ mà bạn đọc sử dụng chúng Để làm được điều đó, cán bộ thư viện cần phải :

- Nắm được thành phần (nội dung) vốn tài liệu của thư viện

Nắm được yêu cầu của bạn đọc

- Nắm vững các phương pháp phân tích vốn tài liệu

2.2.4 Thanh lý tài liệu

Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh lọc những tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện :

- Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích của quốc gia, dân tộc

- Những tài liệu có nội dung không phù hợp với yêu cầu của chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức đã cũ, lạc hậu

- Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng, không có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa

- Một số tài liệu tuy có nội dung tốt, có giá trị khoa học nhất định nhưng không phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của nhà trường, không phù hợp với đôi tượng bạn đọc của thư viện, tài liệu không được luân chuyển Đối với loại tài liệu này, nhà trường nên tập hợp lại để trao đổi với các thư viện khác

Thanh lọc tài liệu cũng chính là một biện pháp tăng cường chất lượng và nâng cao hiệu quả sử dụng của kho tài liệu trong thư viện

Việc nghiên cứu, chọn lọc để thanh lọc tài liệu đòi hỏi người cán bộ (GV) thư viện

phải có trách nhiệm cao, phải đứng vững trên lập trường quan điểm đường lối giáo dục của Đảng, phải có trình độ đánh giá chính xác nội dung, giá trị của từng cuốn tài liệu

Vì vậy, mỗi cán bộ (GV) thư viện phải luôn luôn tự bồi dưỡng, rèn luyện và học tập, không ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt để làm tròn nhiệm vụ

Để đảm bảo nguyên tắc quản lí tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách ra khỏi thư viện phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường, ỉập biên bản xuất sách khỏi kho thư viện, ghi vào phần II của sổ đăng kí tổng quát và ghi vào cột " Ngày và biên bản xuất " trong sổ đăng kí cá biệt

2.3 Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu

2.3.1 Phân tích tình hình sử dụng vốn tài liệu

Là hình thức bổ sung được áp dụng khi bắt đầu xây dựng một thư viện Cùng với các công việc chuẩn bị khác, thư viện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng bạn đọc để xây dựng được vôn tài liệu ban đầu - vốn sách hạt nhân của thư viện Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tôi thiểu bắt buộc của những tài ỉiệu có giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật, đáp ứng đúng quan điểm đường lối giáo dục của Đảng

và của nhà nước, phù hợp từng cấp học, bậc học, với đặc điểm tâm sinh ỉí lứa tuổi học sinh và yêu cầu của giáo viên Kho sách hạt nhân đặc biệt quan trọng và cùng tồn tại, phát triển với quá trình phát triển thư viện nhà trường

Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển sau này của thư viện Do vậy, để làm tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành điều tra cơ bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần và nhu cầu, hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng) Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu của thư viện trường học, người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ duyệt từ năm 2000 Đây là

đó sẽ bổ sung theo những cách sau :

- Mua tại các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách, các cửa hàng sách cũ và có thể mua sách ở trong nhân dân

- Tranh thủ sự giúp đỡ, biếu tặng của các thư viện bạn,các cá nhân, tổ chức khác v.v Bổ sung ban đầu sẽ kết thúc khi kho hạt nhân đã có đủ các tài liệu cần thiết

và thư viện đã có một số điều kiện căn bản cho phép mở cửa để phục vụ bạn đọc 2.3.2 Phương pháp chung

Bổ sung vốn tài liệu là việc làm thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động Đối tượng của bổ sung hiện tại là những xuất bản phẩm mới được xuất bản trong năm

hoặc một vài năm gần đây hiện vẫn có bán trên thị trường Nếu làm tốt công tác bổ sung hiện tại sẽ đảm bảo cho vốn tài liệu của thư viện phản ánh, cập nhật kịp thời những chuyển biến mới của xã hội, những thành tựu mới của khoa học công nghệ, bổ sung thêm các kiến thức phục vụ yêu cầu giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh

Một số yêu cầu đối với bổ sung hiện tại:

- Căn cứ vào bản giới thiệu sách mới hàng năm của Nhà

xuất bản Giáo dục và một số’ nhà xuất bản khác để bổ sung đủ các ấn phẩm mới xuất

bản có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ của thư viện trường học “ Bổ sung kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự và thông tin của tài liệu Làm tốt yêu cầu này sẽ tránh tạo ra ■ljllllljl I ll

2.3.3 Phương pháp cụ thể

- Mua và đặt mua theo hệ thống xuất bản, phát hành của ngành GD & DT Nhà trường trực tiếp đặt mua với Phòng GD & ĐT quận (huyện) hoặc Công ti Sách - Thiết bị trường học địa phương

- Đặt mua ở các hiệu sách, siêu thị sách

- Đặt quan hệ trao đổi tài liệu giữa các thư viện trên cùng địa bàn

- Vận động các tầng lớp trong xã hội quyên góp sách cho thư viện nhà trường (thực hiện xã hội hoá công tác thư viện trường học)

- Tìm mua lại tại các cửa hàng sách cũ

- Dựa vào hình thức kết nghĩa giữa nhà trường và các cơ quan, đơn vị đóng tại địa phương

- Tổ chức tủ sách vệ tinh bên cạnh kho sách thư viện

Trên đây là một số phương pháp bổ sung phổ biến nhất, cán bộ (GV) thư viện trường học cần căn cứ vào đặc điểm thực tế của từng địa phương để phát hiện ra nguồn và tổ chức những hình thức khai thác các nguồn đó cho thích hợp với thư viện mình

2.4 Tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu

2.4.1 Lập kế hoạch

Công tác bổ sung cần được lập kế hoạch Kế hoạch giúp cho thư viện chủ động tiến hành bổ sung vốn tái liệu của mình một cách ỉiên tục và có hệ thống Từ đó, thư viện biết cân phải bổ sung những loại sách nào ? Thuộc lĩnh vực khoa học nào ? Cần