Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả Mục tiêu bài học Biết, hiểu và có thể vận dụng sáng tạo các nội dung bài học có thái độ làm việc nhóm tích cực; biết cách xây dựng, tổ chức một nhóm l

Kỹ năng làm việc nhóm

PGS.TS Nguyễn Văn Nhã

nhanv@vnu.edu.vn

PGS.TS Nguyễn Văn Nhã

▶ Nguyên lính xe tăng Miền Đông Nam bộ

▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990-1995)

▶ Nguyên P Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996-2004)

▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004-2012)

▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012-2016)

▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia

▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam

▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN

Đôi nét về giảng viên

Thời gian học tập: 01 ngày

Nội dung chính

1 Sức mạnh của làm việc nhóm

2 Xây dựng mối quan hệ trong nhóm

3 Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả

Mục tiêu bài học

Biết, hiểu và có thể vận dụng sáng tạo các nội dung bài học

có thái độ làm việc nhóm tích cực; biết cách xây dựng, tổ chức một nhóm làm việc; xác định được vị trí, vai trò của mình trong nhóm; thực hiện tốt được ví trí của mình khi ở một nhóm bất kỳ; xây dựng được một nhóm làm việc hoàn thành tốt được nhiệm vụ;

Khái niệm cần nhớ

Nhóm là gì?

• Nhóm là tập hợp các thành

viên có sự chia sẻ mối quan

tâm hoặc mục đích chung

Nhóm sẽ có số lượng thành

viên từ 2 người trở lên, có thể

giao tiếp trực tiếp hoặc thông

qua các hình thức gián tiếp.

• Khi làm việc nhóm (teamwork), mỗi

cá nhân sẽ giảm tải được áp lực công việc Mỗi người sẽ được phát huy thế mạnh và được bù đắp, khắc phục những khuyết điểm Không chỉ vậy, làm việc nhóm giúp nâng cao cảm hứng, sức sáng tạo, hiệu quả công việc,…

Xin anh chị hãy nêu ví dụ về nhóm và làm việc nhóm?

Talent wins games, but teamwork and

intelligence win championships

(Tài năng thì chiến thắng trò chơi nhưng

hoạt động nhóm và sự hiểu biết dành chức vô địch)

Michael Jordan

Lợi ích của làm việc nhóm

“Khi người ta hành động cùng nhau

với tư cách một nhóm, họ có thể

hoàn thành những điều mà không

một cá nhân riêng lẻ nào có thể

thực hiện được một mình.”

Franklin Delano Roosevelt

Thế giới không ngừng thay đổi nên tư duy, lối sống cũng cần thay đổi

Change or die?

What is Thinking?

Kỹ năng làm việc nhóm áp dụng nguyên tắc 5W+1H

Yếu tố tạo nên sự thành công của nhóm

SCORE •S •C - Strategy : - Clear Roles and Chiến lược

Responsibility: Vai trò và trách nhiệm rõ ràng

•O - Open Communication:

Giao tiếp mở

•R - Rapid Response: Phản hồi kịp thời

•E - Effective Leadership:

Lãnh đạo hiệu quả

Triết lý sinh tồn

Không phải loài khỏe nhất hay thông minh nhất sẽ tồn tại, mà là loài thích nghi với thay đổi sẽ tồn tại

(Charles Darwin)

• Do nhóm còn mới nên các cá

nhân sẽ bị hạn chế bởi những

ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và

lo âu quá Nhóm phần lớn có

xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo

• Cần làm gì ở Giai đoạn hình

thành nhóm?

• Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm

• Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt động của nhóm

• Thường xuyên trao đổi một cách cởi

mở về chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây hơn là lao vào làm các dự án

• Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên

• Xác định mục tiêu chung

Giai đoạn sóng gió

• Xung đột là giai đoạn tiếp theo

• Khi đó, các bè phái được hình thành, các

tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi

một bước trước khi giơ nanh múa vuốt

• Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp

vì không có ai lắng nghe và một số người

vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở

• Sự thật là, sự xung đột này dường như

là một thái cực đối với nhóm làm việc

của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua

cái bề ngoài tử tế và thấy được những

lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể

bức tranh sẽ rõ hơn

• Cần làm gì ở Giai đoạn sóng gió?

• Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối

đa trong việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung đột cá nhân

• Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ

• Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao

• Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định

• Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển nhóm

Giai đoạn lên dốc

• Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy

những lợi ích của việc cộng tác cùng với

nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ

• Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu,

mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn

trong việc bày tỏ quan điểm của mình và

những vấn đề này được thảo luận cởi

mở bên với toàn bộ nhóm

• Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể

bắt đầu lắng nghe nhau

• Những phương pháp làm việc được

hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó

• Không nên phân tán lực lượng

• Nên tham gia vào các dự án có khách hàng

và có ràng buộc về thời gian

Giai đoạn vận hành vượt đỉnh

• Đây là điểm cao trào, khi nhóm

• Cần làm gì ở Giai đoạn vận hành?

• Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính mình, phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau

• Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ

• Ý thức trách nhiệm cao, không cần giám sát và điều khiển các công việc của các thành viên

• Nên tham gia vào các dự án quan trọng

2 Các thành viên trong nhóm

Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm

Giải pháp quan trọng :

Xây dựng và phát triển Văn hóa

doanh nghiệp (Văn hóa làm

Xây dựng mối quan hệ trong nhóm

• Làm đa dạng đội ngũ thành viên.

• Đảm nhận công việc phù hợp với

• Nguyên tắc đưa ý kiến và tiếp nhận

• Mô hình đưa ra ý kiến trong nhóm

• Quy tắc truyền thông nội bộ trong nhóm

8 kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu

1 Biết lắng nghe người khác

2 Biết tổ chức - phân công công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo đúng deadline

3 Có năng lực thuyết phục và trình bày từ đó đưa ra được những phương pháp tốt nhất để

giải quyết được vấn đề

4 Tôn trọng và giúp đỡ các thành viên trong nhóm

5 Có trách nhiệm với công việc mình được giao

6 Đúng giờ Không để nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm phải chờ đợi bạn

7 Thường xuyên khen ngợi, ủng hộ những cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm

8 Hãy học cách chấp nhận những lời chỉ trích và phản hồi từ các thành viên trong nhóm

Luôn luôn đổi mới, luôn luôn sáng tạo, nghĩ những điều

chưa ai nghĩ, làm những việc chưa có tiền lệ

Đại tướng: Võ Nguyên Giáp

Bạn cần hiểu được phong cách hành vi

của mình và thành viên khác

• Theo lý thuyết DISC của William

Moulton Marston Ph.D (1893–

1947), có 4 tuýp người tiêu biểu

• D – Dominance — How a person responds to

problems and challenges

I – Influence — How a person influences others

to his or her point of view

S – Steadiness — How a person responds to the

pace of the environment

C – Compliance — How a person responds to

rules and procedures set by others

• D (quyết đoán, thiên hướng chỉ

huy ), I (vui vẻ hòa đồng, thích

kết bạn…), S (thân thiện, ít thay

đổi…), C (nguyên tắc, chuẩn

mực…)

Bạn thuộc nhóm tính cách nào?

D xông xáo

Đồng nghiệp của bạn thuộc nhóm tính cách nào?

S điềm đạm

Nhóm trưởng của bạn thuộc nhóm tính cách nào?

Người ấy thuộc nhóm tính cách nào?

Mô hình đưa ra ý kiến trong nhóm

(cửa sổ Johary)

Mỗi thành viên của nhóm cần sử dụng hiệu quả Truyền thông nội bộ

• Truyền thông nội bộ khác Văn hóa doanh

nghiệp, bởi truyền thông nội bộ là phương

tiện để truyền tải văn hóa doanh nghiệp

• Truyền thông nội bộ cũng không đồng nhất

là một với quản lý nhân sự

• Đồng thời cần được thực hiện cả bên trong

doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp

Bốn quy tác vàng trong TTNB:

• Lắng nghe và thấu hiểu

• Xác định đúng kênh truyền thông

• Công khai mục tiêu chung

• Tăng tương tác 2 chiều

• Truyền thông Nội bộ hiệu quả là điều

không thể thiếu Bởi lẽ, nó mang lại những lợi ích vô cùng to lớn:

• Giúp cho mọi thành viên làm việc có trách nhiệm, năng suất cao hơn

• Làm tăng sự hài lòng của cács thành viên, giúp giữ chân người giỏi gắn bó với mức lương vừa phải

• Làm tăng sự gắn bó, đoàn kết

• Hạn chế việc nói xấu, chỉ trích, gây ảnh hưởng đến uy tín, hiệu quả kinh doanh

Trưởng nhóm là linh hồn của nhóm

Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả

• Phân công công việc trong nhóm

• Động viên thành viên làm việc hiệu quả

• Tổ chức họp nhóm hiệu quả

Vai trò người lãnh đạo nhóm

Giao

tiếp

Năng lực lãnh đạo hiệu quả

Phân công

Thành công

Tầm

nhìn

Động viên

3.2 Phân công công việc trong nhóm

Nguyên tắc 5C

C lear Plan: Kế hoạch rõ ràng

C lear Job Description: Mô tả công việc rõ ràng

C hoose job: Chọn việc để giao

C hoose member: Chọn người để giao

C heck : Kiểm tra, hướng dẫn, động viên

Nguyên tắc CK

Khen Không chỉ trích Cùng lãnh đạo

“Của” ít lòng nhiều Cùng vui vẻ

Chia sẻ

5C

CK

Người Việt Nam tự nhận thấy

1 Giờ cao su

2 Thiếu tự tin và óc phê phán: Ðây cũng là nhược điểm của văn hoá phương Ðông có lối sống khép kín

3 Bệnh hình thức

4 Không tiết kiệm: hay tâm lí thích tiêu xài phung phí.

5 Thiếu trách nhiệm cá nhân, thừa trách nhiệm tập thể

6 Thể lực kém

7 Thiếu thực tế, viển vông

8 Tinh thần hợp tác làm việc theo team work còn kém

9 Tác phong nông nghiệp

10 Thích đi theo lối có sẵn

Tinh hoa Văn hóa Việt

Gìn giữ nét trâm anh

BẢN CHẤT CÔNG VIỆC QUẢN LÝ (MANAGEMENT)

LÀ QUẢN LÝ THAY ĐỔI (CHANGE MANAGEMENT)

• Ngày nay, quản lý thay đổi xuất hiện để đáp ứng những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc cải tiến liên tục và nhanh chóng Những nỗ lực để vượt qua điều này đã dẫn đến hai khoảng thời gian chính sẽ xảy ra trong một tổ chức: khoảng thời gian ổn định và khoảng thời gian cần đến để quản lý thay đổi

Những yếu tố cần có của một người thời đại!

 Không ngại thay đổi

 Bắt kịp với công nghệ

 Biết được khách hàng muốn gì

 Giao tiếp hiệu quả trong môi trường đa đạng

 Chấp nhận sự toàn cầu hóa

 Trở thành một hình mẫu, một tấm gương

Tích cực

Nếu phải “loại bỏ” bớt thì

ai phải giảm biên chế đầu tiên?

Bài tập tình huống

• Có hai nhân viên mâu thuẫn với nhau,

Mai mới tốt nghiệp loại giỏi ở nước

ngoài về, Lưu đã làm ở công ty gần 10

năm kinh nghiệm tốt Trong lần triển

khai Dự án do Sếp giao, Lưu sao chép

bài của Mai nên xảy ra tranh chấp, công

ty chia bè phái mất đoàn kết.

• Theo bạn, phải làm thế nào để giải

quyết vấn đề này?

Thay đổi tư duy & tự chuẩn bị cho bản thân

để thích nghi với mọi sự thay đổi

Bạn thử bình luận về Bức tường gạch

8 nguyên tắc giúp bạn quản trị sự thay đổi

1 Tập trung chính vào con người

2 Bắt đầu từ đỉnh

3 Hãy đưa ra 1 dẫn chứng cụ thể

4 Tạo quyền sở hữu

5 Truyền đạt thông điệp

6 Đánh giá trong tương quan văn hóa

doanh nghiệp

7 Chuẩn bị cho những điều bất ngờ

8 Đối thoại với từng cá nhân

Nên ghi nhớ

Tiền tài biết đủ, thân không nhục Danh Lợi không ham, Đức mới cao Đời không sóng gió, Tâm không sáng Đạo chẳng gian nan, Đạo chẳng thành

Phát triển khả năng đáp ứng sự thay đổi

Đoàn kết, đồng thuận là rất quan trọng

Xác suất

Đồng xu ngửa/sấp là bao nhiêu?

Chấp nhận có xung đột

“ Xung đột tại nơi làm việc là điều bất khả kháng, nó sẽ tìm đến bạn cho dù bạn có tạo ra nó hay không Vì thế, các nhà lãnh đạo giỏi khuyên bạn hãy

chấp nhận nó như một phần không thể thiếu trong công việc”

Nên bắt đầu bằng phương pháp hợp tác

Không thể sử dụng tất cả các phương pháp

Áp dụng các phương pháp theo từng hoàn cảnh

Nguyên tắc chung khi giải quyết xung đột

Tính 2 mặt của mâu thuẫn

Tiêu cực

Tích cực

6 bước giải quyết xung đột

Bước 4:

Đưa ra các giải pháp

Bước 5:

Chọn giải pháp khả thi nhất

Bước 6:

Thực hiện giải pháp

Giải quyết tình huống giả định

Bài Test

Nghiên cứu tình huống

“ Bài học về phát huy sự

đa dạng của HLV Park Hang Seo ”

Khiêm nhường đứng sau “kỳ tích”

“ Làm người phải giống như nước, khéo lựa chọn chỗ khiêm nhường (chỗ thấp), lòng thì khéo giữ cho trầm tĩnh mà sâu, cư xử với người thì chân thành, nói thì phải giữ lời, làm việc thì có hiệu quả, hành động thì hợp thời cơ Không tranh giành với

ai, cho nên cũng không có rắc rối” – Lão Tử

'Có quyền tự hào, nhưng tôi không phải người hùng'

Lãnh đạo giỏi ?

Phương pháp tạo ra sự thay đổi

• Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ

làm xáo trộn hiện trạng đang tồn

tại trong công ty và luôn kéo theo

một sức phản kháng nào đó Việc

để các nhân viên chủ chốt tham

gia vào quy trình thiết kế và

thực thi sự thay đổi - đặc biệt khi

nó liên quan đến sự thay đổi lớn

trong cấu trúc – sẽ giúp bạn giảm

bớt khó khăn trong hoạt động

quản lý sự thay đổi.

Tôn trọng bản thân

Độc lập

Khẳng định

Nhận biết bản thân

Tự nhận ra tiềm năng (potential) của

mình, cảm thấy thoải mái với những gì

mình đang có nhưng không ngừng nỗ

lực tiếp tục

Tự nhận ra điểm mạnh &

điểm yếu của mình, cảm thấy “ổn” bất chấp những điểm yếu đó

Tự định hướng & tự kiểm soát cảm xúc

Diễn tả, thể hiện cảm xúc & suy nghĩ của bản thân, từ đó giữ vững lập trường & vị thế của mình

Nhận ra cảm xúc của bản thân, hiểu tại sao mình có cảm xúc đó &

nó ảnh hưởng tới mình như thế nào

QT Cảm xúc trong công việc

Trước hết hãy hiểu rõ bản cảm xúc của bản thân mình

Thể hiện

bản thân

Chìa khóa thành công chính là:

TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM

làm việc để phát triển đội ngũ Mỗi cá nhân trong nhóm cũng sẽ có nhiều động lực hơn…

Bạn có thể tập hợp được các

nghệ sĩ độc tấu hay nhất thế giới,

những người thực sự giỏi trong

lĩnh vực âm nhạc của họ: nhưng

không phải lúc nào bạn cũng có

thể có được một bản hòa tấu nhạc

hiệu quả.

Trau dồi kỹ năng con người

“ Phát triển cá nhân là một trong số những nhu cầu

quan trọng nhất của mỗi người Một số người sinh ra

đã có khả năng lãnh đạo nhưng nhiều người khác thì lại không Nhưng họ lại

luôn muốn được học hỏi và trau dồi kỹ năng của mình ”

Mỗi cá nhân phải thay đổi 5 điều cơ bản

• Thay đổi tư duy

• Thay đổi phong cách

• Thay đổi lối sống

• 3 điều này không cần tiền,

không đóng học phí;

nhưng cần kiên trì, nhẫn

nại

• Học để nâng cao trình độ chuyên môn

• Học để nắm bắt kỹ năng, làm chủ công nghệ mới

• 2 điều này phải mất tiền mới

có được

Phá vỡ tư duy lối mòn, tích cực tham gia vào quá trình thay đổi của tổ chức

Kết luận và bài học kinh nghiệm

xứng danh người lính

Đoàn kết, gắn bó

và hết lòng với đồng chí, đồng nghiệp

Phát huy truyền thống và góp phần xây dựng Văn hóa SDS

Đổi mới, sáng tạo

và sẵn sàng vượt mọi khó khăn để thành công

Change or die!

Thinking and thinking

Muốn tồn tại và phát triển phải có bầy đàn

THANK YOU

Chân thành cảm ơn!

Chúc các bạn luôn mạnh khỏe, thành công và hạnh phúc!

The future is all about Emotion (Patrick Dixon)