Giáo trình Tin học kế toán gồm có các phần sau: Bài 1 mở đầu, Bài 2 cơ sở dữ liệu, bài 3 ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Nội dung giáo trình được biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 12
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I
Trang 23
MỤC LỤC Lời nói đầu……… 4
Bài 1: Mở đầu……….5
A Lập trang tính đơn giản ……… 5
1 Những khái niệm chung……… 5
2 Các thao tác trên trang tính… ……….12
3 Đồ thị……… ……… 16
B Các hàm thông dụng ………19
1 Các hàm toán học ……… ……….19
2 Các hàm logic……… 23
3 Các hàm xử lý ngày tháng……….21
4 Các hàm tài chính……….…….21
Bài 2: Cơ sở dữ liệu……….23
1 Khái niệm ……… ……… 23
2 Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu……… 23
3 Tính tổng các nhóm……… 23
4 Các hàm trên cơ sở dữ liệu………26
Bài 3: Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp……….28
Tài liệu tham khảo………131
Trang 34
LỜI NÓI ĐẦU
Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản về các hàm Excel và
kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đặc biệt là phần mềm kế toán MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Khoa Cơ Bản trường Cao đẳng GTVTTW1 biên soạn Giáo trình Tin học kế toán gồm có các phần sau:
Bài 1: Mở đầu
Bài 2: Cơ sở dữ liệu
Bài 3: Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp
Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông đảo bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn
Trang 45
BÀI 1: MỞ ĐẦU
A Lập trang tính đơn giản
1 NHững kháI niệm chung
1.1 giới thiệu ch-ơng trình Excel
Microsoft Excel là một ch-ơng trình phần mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office với chức năng chính là để tạo các bảng tính, biểu đồ và quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Excel là một ch-ơng trình chỉ có thể chạy đ-ợc trong môi tr-ờng Windows 95,
98, 2000, XP…
Biểu t-ợng của ch-ơng trình có dạng nh- sau:
Biểu t-ợng th-ờng đ-ợc đặt trong nhóm có tên Microsoft Office hoặc đặt trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải của màn hình làm việc của Windows
hoặc có biểu t-ợng tạo ra ngay trên Desktop
1.2 Giao diện của Excel
a Khởi động ch-ơng trình Excel
Nhấn đơn vào nút lệnh ch-ơng trình trên thanh công cụ Microsoft Office ở góc bên phải
màn hình làm việc của Windows
Kích chuột vào nút Start Programs Microsoft Excel (Thông th-ờng ch-ơng trình
Excel nằm trong nhóm Programs, nếu ch-ơng trình nằm trong nhóm khác thì ta phải vào
trong nhóm đó)
b Màn hình Excel
Biểu t-ợng trong nhóm Biểu t-ợng trên Microsoft Office Shortcut Bar
Trang 56
Khi chạy màn hình làm việc của ch-ơng trình có dạng nh- sau:
- Thanh tiêu đề (Title Bar): trên cùng hiển thị tên của ch-ơng trình Microsoft Excel và tên của tệp bảng tính đang mở Khi mới khởi động, Excel tự gán cho tên bảng tính là
Book1, tiếp theo nếu ta mở bảng tính mới thì máy sẽ tự đặt là Book2, Book3, khi
ng-ời sử dụng đặt tên cho bảng tính (bằng lệnh Save hoặc Save As) thì tên này sẽ thay
- Thanh công thức (Formula bar): hiển thị công thức tính toán trong ô hiện hành
- Vùng làm việc: nơi nhập, sửa, trình bày các bản tính
Con trỏ chuột (gọi tắt là con chuột) của Excel th-ờng có hình dấu cộng rộng màu trắng
+ Toàn bộ vùng làm việc gồm nhiều bảng tính và đ-ợc gọi là một WorkBook (tức là tập hợp các WorkSheet tạo thành một WorkBook) Mỗi một WorkBook đ-ợc l-u giữ vào
Tên bảng tính
Thanh công thức
Trang 67
+ Mỗi bảng tính đ-ợc gọi là một WorkSheet bao gồm các hàng (Row) và cột
(Columns). Giao diện của hàng và cột đ-ợc gọi là ô (Cells) là nơi để nhập dữ liệu, tính toán, Tên bảng tính đặt tên từ Sheet 1 cho đến Sheet N
Bảng tính (WorkSheet) bao gồm 256 cột (Column) đặt tên bằng các chữ cái từ A đến IV
và 65536 hàng (Row) đặt tên bằng các chữ số từ 1 đến 65536 Tên ô đ-ợc gọi theo tên cột
và tên hàng, Ví dụ: A2:B12 Một vùng các ô đ-ợc ký hiệu bằng ô đầu tiên bên trái: và cuối cùng bên phải, Ví dụ: A3: B6 là một vùng bao gồm các ô từ A3 - B6
Tại một ô nào đó có một khung đen thì ô đó đ-ợc gọi là ô hiện thời (khi nhập dữ liệu sẽ
đ-ợc gọi là mốc điền
Với mỗi tệp dữ liệu (WorkBook) trong Excel th-ờng có nhiều bảng tính đặt tên từ Sheet
1 đến Sheet X (X là số bảng tính có trong tệp dữ liệu)
+ Để làm việc với Sheet nào ta kích chuột vào tên của bảng tính đó
+ Để đổi tên một bảng tính ta kích đúp chuột tại tên của bảng tính đó hoặc nhấn nút phải chuột tại đó sau đó kích chuột tại lệnh Rename, khi đó ta chỉ cần đổi tên của bảng tính đó sau đó nhấn phím Enter hoặc nếu ta không muốn đổi tên thì nhấn vào phím ESC
+ Để chèn thêm một bảng tính ta kích chuột tại vị trí chứa bảng tính cần thêm sau đó kích
chuột tại lệnh Insert
+ Để xoá bớt một bảng tính trong danh sách ta kích phải chuột tại vị trí chứa bản tính cần
xoá sau đó kích chuột tại lệnh Delete
+ Để thay đổi vị trí của bảng tính trong danh sách ta nhấn chuột và kéo rê tên bảng tính
đó tới vị trí cần di chuyển tới
1.3 Các thao tác nhập, sửa dữ liệu trong Excel
a Nhập, sửa dữ liệu trong ô:
Đ-a con trỏ tới ô cần nhập rồi nhập dữ liệu vào trong ô, nhập xong ta có thể nhấn Enter hoặc các phím mũi tên để di chuyển sang ô khác và kết thúc nhập trong ô đó, hoặc nhấn nút trên thanh công cụ để chấp nhận dữ liệu trong ô đó, hoặc nhấn phím ESC hoặc nhấn nút để huỷ dữ liệu vừa nhập trong ô đó
Nếu dữ liệu dài quá độ rộng của ô thì nó sẽ tràn sang ô bên cạnh "nằm kề" nh-ng dữ liệu
đó vẫn thuộc về ô ban đầu
* Để sửa dữ liệu ta có thể nhập mới đè lên dữ liệu cũ trong ô đó bằng cách đặt con trỏ tới
ô đó rồi nhập dữ liệu cũ
Trang 7- Lựa chọn 1 ô: đặt con trỏ tới ô cần lựa chọn
- Lựa chọn một nhóm ô liên tục:
+ Bằng chuột: kích chuột vào ô đầu tiên cần lựa chọn sau đó kéo chuột tới cuối cùng
cần lựa chọn
+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ tới ô đầu tiên cần chọn sau đó giữ phím SHIFT rồi sử
dụng các phím di chuyển (4 phím mũi tên ) để lựa chọn
Phần ô đ-ợc lựa chọn sẽ có màu đen (trừ ô đầu tiên) nên thao tác này gọi là thao tác bôi
đen
- Lựa chọn một nhóm ô không liên tục: kích chuột vào ô đầu tiên sau đó giữ phím CTRL rồi kích chuột vào các ô kế tiếp cần chọn Phần ô đ-ợc chọn sẽ có màu đen trừ ô
cuối cùng
- Lựa chọn cả một hàng hay một cột: kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột cần chọn
Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ta kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột rồi kéo rê chuột để lựa chọn
- Lựa chọn toàn bộ bảng tính: ta kích chuột vào ô giao của tiêu đề hàng và cột
Để huỷ lựa chọn ta kích chuột ra ngoài vùng đó, hoặc nhấn vào các phím mũi tên Các lệnh định dạng, sao chép, xoá chỉ có hiệu lực với vùng dữ liệu đã đ-ợc bôi đen
c Thao tác sao chép nội dung, di chuyển dữ liệu trong Excel
* Sao chép nội dung một vùng dữ liệu:
- Chọn vùng cần sao chép (bôi đen) sau đó nhấn CTRL+C hoặc ra lệnh Edit Copy
hoặc nhấn nút lệnh Copy ( ) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ đ-ợc đ-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới Sau đó nhấn CTRL+V
hoặc ra lệnh Edit Paste hoặc nút lệnh Paste ( ) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ đ-ợc dán vào vị trí chỉ định
Trang 89
- Ta có thể sao chép nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó
đ-a con trỏ chuột xuống d-ới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, giữ phím CTRL kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Di chuyển nội dung một vùng dữ liệu:
- Chọn vùng cần di chuyển (bôi đen) sau đó nhấn CTRL+X hoặc ra lệnh Edit Cut
hoặc nhấn nút lệnh Cut ( ) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ đ-ợc cắt đ-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên trong vùng cần di chuyển tới Sau đó nhấn
CTRL+V hoặc ra lệnh Edit Paste hoặc nút lệnh Paste ( ) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ đ-ợc dán vào vị trí chỉ định
- Ta có thể di chuyển nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần di chuyển sau đó
đ-a con trỏ chuột xuống d-ới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Xoá nhanh một vùng dữ liệu:
Khi cần xoá nhanh một vùng dữ liệu nào đó ta có thể lựa chọn (bôi đen) cả vùng đó sau
đó nhấn phím Delete hoặc ra lệnh Edit Clear All
d Thao tác điền dữ liệu tự động vào các ô
Để điền dữ liệu theo hàng hoặc cột mà dữ liệu thay đổi theo một quy luật nhất định, Ví dụ: nh- 1, 2, 3, Ta nhập dữ liệu cho ít nhất hai ô đầu tiên của vùng đó, lựa chọn hai ô
đã nhập dữ liệu, đ-a con chuột mốc điền ở góc d-ới bên phải của ô sao cho có dạng +, nhấn chuột kéo rê đến cuối của vùng dữ liệu cần điền
Ta có thể nhập giá trị đầu của chuỗi dữ liệu, sau đó dùng lệnh Edit Fill Series, màn hình xuất hiện hộp thoại Series, trong đó:
- Series in: kiểu điền dữ liệu
+ Rows: điền dữ liệu theo dòng
+ Columns: điền dữ liệu theo cột
- Type: quy luật biến đổi của dữ liệu
+ Linear: thay đổi tuyến tính
+ Growth: thay đổi theo bội số
+ Date: thay đổi theo quy luật ngày tháng (Sunday, Monday, )
- Step Value: b-ớc biến đổi
- Stop Value: giá trị kết thúc của chuỗi điền
Trang 910
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu điền dữ liệu
e Các thao tác xử lý bảng tính
* Thay đổi kích th-ớc hàng, cột
- Thay đổi chiều rộng của các cột:
Đ-a con trỏ chuột vào đ-ờng giới hạn bên phải tên cột cần thay đổi độ rộng sao cho có dạng Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi độ rộng
Để thay đổi độ rộng của một ô hoặc một nhóm ô sao cho dữ liệu không v-ợt quá ra ngoài
ô đó ta chọn nhóm các ô đó sau đó kích chuột tại lệnh Format Column Auto Fit Selection
- Thay đổi chiều cao của các hàng:
Đ-a con trỏ chuột vào đ-ờng giới hạn bên d-ới tên hàng cần thay đổi độ rộng sao cho có dạng Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi chiều cao
Để chiều cao của một ô tự động thay đổi phù hợp với cỡ chữ trong các ô đó ta chọn nhóm các ô đó sau đó kích chuột tại lệnh Format Row Auto Fit
* Chèn thêm một hàng, một cột, một ô:
Để chèn thêm một ô hoặc một vùng ta chọn ô hoặc vùng đó sau đó ra lệnh Insert Cells Màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Shift Cells Right: các ô cũ sẽ bị đẩy sang bên phải
- Shift Cells Down: các ô cũ sẽ bị đẩy xuống d-ới
- Entire Row: chèn thêm một hàng vào vị trí lựa chọn
- Entire Column: chèn thêm một cột vào vị trí lựa chọn
Lựa chọn ph-ơng thức chèn thêm một hàng, một cột hoặc một ô
rồi nhấn nút lệnh OK
Để chèn thêm một hàng ta có thể chọn cả hàng đó bằng cách kích chuột tại tên hàng sau
Trang 1011
- Shift Cells Left: các ô còn lại sẽ bị đẩy về bên trái
- Shift Cells Up: các ô còn lại sẽ bị đẩy lên trên
- Entire Row: Xoá bớt một hàng ở vị trí lựa chọn
- Entire Column: Xoá bớt một cột ở vị trí lựa chọn
Lựa chọn ph-ơng thức xoá bớt hàng, một cột hoặc một ô rồi
l-u trên đĩa sẽ có tên với cả phần mở rộng *.XLS
- Để mở một tệp bảng tính mới ra để nhập dữ liệu ta nhấn phím CTRL+N hoặc ra nút
lệnh New ( ) trên thanh công cụ hoặc ra lệnh File New
- Để mở một tệp dữ liệu đã đ-ợc l-u cất trên đĩa ta nhấn phím CTRL+O hoặc nút lệnh Open hoặc ra lệnh File Open Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại Open nh- sau:
+ Look in: ổ đĩa, th- mục chứa file cần mở
+ File Name: nhập tên file cần mở
+ Files of Type: danh sách các kiểu file cần
mở (phần mở rộng)
Lựa chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần mở,
kích chuột chọn tệp tin cần mở, rồi nhấn nút
lệnh OK
b L-u cất một tệp dữ liệu
Một bảng tính sau khi nhập, trình bày xong ta phải l-u lên đĩa để có thể sử dụng cho lần sau đó Khi sửa đổi nội dung của một bảng tính
nào đó ta cũng phải l-u lên đĩa các sửa đổi đó
* Để l-u một bảng tính ch-a đ-ợc có tên (ch-a
đ-ợc l-u lên đĩa lần nào) hoặc để đổi tên bảng
tính đang soạn thảo ta ra lệnh File Save As,
Trang 1112
khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại Save As nh- sau:
+ Save in : ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần l-u
+ File Name: nhập tên tệp tin cần l-u
+ Save as Type: các kiểu tệp tin cần l-u cất, th-ờng chọn là Microsoft Excel WorkBook
Chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần l-u, sau đó gõ tên tệp cần l-u vào hộp File Name
(Chú ý: Không gõ tên trùng với một tệp đã có trong danh sách) rồi nhấn nút lệnh OK
* Để l-u các sửa đổi của một tệp dữ liệu trên đĩa ta chỉ cần nhấn phím CTRL+S hoặc nút lệnh Save trên thanh công cụ hoặc ra lệnh File > Save
c Đóng tệp tin đang mở
Để đóng một tệp bảng tính đang làm việc lại thì tr-ớc hết cần thiết ta phải l-u cất tệp đó lên đĩa rồi ra lệnh File Close Tr-ờng hợp ch-a l-u cất nội dung bảng tính đó thì trên màn hình hộp thoại:
Để l-u cất nội dung tệp tin đó lên đĩa ta nhấn nút
Yes, khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, nếu
không muốn l-u nội dung đó ta nhấn nút No hoặc
nhấn nút lệnh Cancel hoặc phím ESC để tiếp tục
soạn thảo
d Thoát ra khỏi ch-ơng trình Excel
Tr-ớc khi thoát ra khỏi ch-ơng trình ta phải l-u cất các bảng tính cần l-u, sau đó ra lệnh
File Exit hoặc nhấn phím ALT+F4
2 Các thao tác trên trang tính
2.1 Định dạng bảng tính Excel
2.1.1 Định dạng đơn giản bằng thanh công cụ:
Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
a Thay đổi Font chữ:
Hộp Font Hộp Font Size
Nút lệnh thay đổi kiểu Font
Các nút lệnh canh lề
Các nút định dạng số
Nút lệnh Border Thay đổi nền Thay đổi màu chữ
Trang 12cụ
d Điều chỉnh cột, hàng, căn dữ liệu trong ô:
+ Căn dữ liệu thẳng đều về bên trái ấn chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ
+ Căn dữ liệu thẳng đều về bên phải ấn chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ
+ Căn dữ liệu vào chính giữa ấn chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ
+ Căn dữ liệu ra giữa nhiều ô: ta nhập dữ liệu cần căn vào ô đầu tiên của vùng cần căn, sau đó nhấn nút lệnh Thao tác này t-ợng tự nh- thao tác (Merge Cells) trong Microsoft Word
2.1.2 Định dạng thay đổi Font chữ bằng hộp thoại
Lựa chọn nội dung vùng dữ liệu cần thay đổi Font chữ, sau đó ra lệnh Format Cells
Font Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại Font:
- Font: lựa chọn Font chữ
Trang 13Nếu muốn định dạng chữ nh- dạng trong khung
Preview ta nhấn nút lệnh OK, ng-ợc lại nếu không
muốn định dạng theo mẫu đó ta nhấn nút lệnh
Cancel hoặc phím ESC
2.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số hiển thị
Lựa chọn vùng dữ liệu cần thay đổi dạng chữ số cần
hiển thị, sau đó ra lệnh Format Cells
Number, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Categories: chọn dạng dữ liệu cần định dạng
+ General: Dữ liệu dạng mặc định
+ Number: dữ liệu dạng số
+ Currency: dữ liệu số dạng tiền tệ
+ Accounting: dữ liệu số dạng số kế toán
+ Date: dữ liệu số có dạng ngày tháng
+ Time: dữ liệu số có dạng giờ phút
Trang 1415
Để định dạng nhanh ta có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng:
- Chuyển sang dạng số có dấu phẩy phân cách giữa mỗi 3 chữ số ta nhấn nút lệnh
Comma Style
- Chuyển sang dạng số kiểu tiền tệ ta nhấn nút lệnh Currency Style
- Chuyển sang dạng số % ta nhấn nút lệnh Percentage Style
- Để tăng chữ số phần thập phân ta nhấn nút Increase Decimal
- Để giảm chữ số phần thập phân ta nhấn nút Decrease Decimal
2.1.4 Tạo khung và nền cho bảng tính
a Tạo khung cho một vùng của bảng tính:
Chỉ khi nào vùng đ-ợc tạo khung thì mới in đ-ợc ra
các đ-ờng kẻ Ta lựa chọn vùng cần kẻ khung sau
đó ra lệnh FormatCellsBorder, màn hình
xuất hiện hộp thoại:
- Preset: chọn dạng đ-ờng bao cho khung:
+ None: không định dạng
+ Outline: dạng đ-ờng kẻ xung quanh vùng lựa
chọn
+ Inside: dạng đ-ờng dọc và ngang trong vùng
- Style: chọn các dạng của đ-ờng kẻ
- Color: chọn màu của các đ-ờng kẻ
- Border: lựa chọn các vị trí đặt các đ-ờng kẻ xung quanh một ô
Sau khi chọn xong các ô dạng khung của bảng ta nhấn nút lệnh OK
b Tạo nền cho một vùng của bảng tính
Ta chọn vùng đó sau đó ra lệnh Format Cells
Patterns, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Cell Shading: chọn kiểu nền trong các ô
+ Color: chọn màu nền phía d-ới trong ô
+ Patterns: chọn kiểu màu nền và màu nền phía
trên trong ô
Trang 1516
- Sample: kiểu nền cần định dạng
Nhấn nút lệnh OK thì trong vùng lựa chọn sẽ có màu nền trong khung Sample
2.1.5 Dóng hàng và căn dữ liệu
Để điều chỉnh dóng hàng, căn dữ liệu trong các ô ta lựa chọn vùng đó sau đó ra lệnh
Format Cells Alignment, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Horizoltal: căn dữ liệu theo chiều ngang trong ô:
+ General: căn dữ liệu theo kiểu thông th-ờng:
số căn thẳng đều về bên phải ô, text căn thẳng về
bên trái ô, thông báo lỗi căn ra giữa ô
+ Left (indent): căn thẳng đều về bên trái của
ô
+ Center: căn vào giữa ô
+ Right: căn thẳng đều về bên phải của ô
+ Fill: tự điền đầy trong ô
+ Justify: căn dữ liệu thẳng đều ở cả hai lề của ô
+ Center across selection: căn giữa nhiều ô
- Vertical: căn dữ liệu theo chiều dọc trong ô
+ Top: căn dữ liệu về phía đỉnh của ô
+ Center: căn dữ liệu vào giữa của ô
+ Bottom: căn dữ liệu về phía đáy của ô
- Orientation: h-ớng của dòng chữ trình bày trong ô
+ Degrees: góc nghiêng của dòng chữ trong ô
- Text Control:
+ Wrap Text: đặt chế độ tự động xuống dòng nếu dữ liệu v-ợt quá chiều ngang của ô
+ Shrink to fit: thu nhỏ cỡ chữ sao cho toàn bộ dữ liệu nằm trọn trong ô
+ Merge Cells: trộn các ô thành một ô chung
Nhấn nút lệnh OK để chấp nhận định dạng hoặc nhấn Cancel (hoặc phím ESC) để huỷ
bỏ
3 Biểu đồ
Trang 1617
3.1 Cách tạo biểu đồ trong bảng tính
Lựa chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ, sau đó ra lệnh Insert Chart hoặc kích chuột vào nút lệnh Chart Wizard, khi đó màn hình hộp thoại Chart Wizard
* Step 1 of 4 - Chart Type
- Standard Types: các dạng biểu đồ chuẩn
+ Chart Type: các kiểu biểu đồ chính
+ Chart Sub-Type: các dạng khác nhau của cùng một
kiểu
- Custom Types: các kiểu đặc biệt khác
Chọn một trong các kiểu biểu đồ trong danh sách Chart
Type, sau đó chọn tiếp một trong các dạng rồi nhấn nút Next để sang b-ớc 2
* Step 2 of 4: Chart Source Data
- Data Range: vùng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ Nếu ban
đầu ta ch-a chọn vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ ta có thể đ-a
con trỏ vào trong ô đó sau đó nhấn chuột kéo rê trong
bảng tính trên vùng dữ liệu cần chọn để chọn vùng đó
- Series in: kiểu liên hệ dữ liệu liên hệ
+ Rows: dữ liệu đ-ợc nhập vào theo hàng
+ Columns: dữ liệu đ-ợc nhập vào theo cột
Sau khi điều chỉnh hoặc nhập vùng dữ liệu vẽ biểu
đồ ta nhấn nút lệnh Next để sang b-ớc 3
* Step 3 of 4: Chart Options
- Title: nhập các tiêu đề trong biểu đồ
+ Chart title: nhập tiêu đề cho biểu đồ
+Categories (X) axis: nhập tiêu đề cho trục x (nằm ngang)
+ Value (Z) axis: nhập tiêu đề cho trục z (thẳng đứng)
+ Series (Y) axis: nhập tiêu đề cho trục y ( từ trong ra ngoài, chỉ có tác dụng với biểu
đồ dạng so sánh 3 trục)
- Axis: lựa chọn trục biểu đồ
+ Primary Axis: lựa chọn hiển thị các trục chính
Trang 1718
- Gridline: lựa chọn dạng các đ-ờng l-ới
+ Categories A axis: hiện các đ-ờng l-ới dọc
+ Value Z axis: hiện các đ-ờng l-ới ngang
+ Series Y axis: hiện các đ-ờng l-ới từ trong ra ngoài
- Legend: Chọn vị trí của khung chú giải
+ Show Legend: đặt chế độ có chú giải
+ Placement: lựa chọn vị trí đặt chú giải
- Data Label: tiêu đề dữ liệu
+ Show Label: đặt chế độ hiển thị tiêu đề các mục dữ liệu trong biểu đồ (dòng đầu tiên của vùng dữ liệu vẽ biểu đồ)
+ Show Value: đặt chế độ hiển thị giá trị của từng mục dữ liệu trong biểu đồ
- Data Table: bảng dữ liệu
+ Show Data Table: đặt chế độ hiện bảng dữ liệu cùng với biểu đồ
+ Show Legend Keys: đặt chế độ hiển thị bảng chú giải
Sau khi chọn từng thẻ và lựa chọn các mục trong đó, quan sát mẫu biểu đồ, nếu thấy phù hợp ta sẽ nhấn nút lệnh Next để sang b-ớc 4
* Step 4 of 4: Chart Location
- Place Chart: chọn vị trí đặt biểu đồ
+ As New Sheet: tạo trong một bảng tính mới
+ As Object in: tạo trong bảng tính chỉ định
Nhấn nút lệnh Back để quay trở lại các b-ớc tr-ớc
Nếu thấy biểu đồ đã phù hợp nhấn nút Finish
Kéo rê khung chứa biểu đồ để thay đổi vị trí của biểu đồ, kích th-ớc của biểu đồ (trong tr-ờng hợp tạo biểu đồ ngay trong bảng tính)
3.2 Chỉnh sửa thay đổi dạng biểu đồ
Nhấn đơn trong khung biểu đồ sao cho trên khung biểu đồ xuất hiện các dấu chấm
đen Khi đó sẽ xuất hiện thanh công cụ để thay đổi dạng biểu đồ
Để thay đổi dạng của biểu đồ ta mở nút lệnh Chart Type trên thanh công cụ Chart
Trang 1819
Chọn các mục cần thay đổi sau đó nhấn vào nút lệnh thay đổi để thay đổi trong mục vừa
chọn
Để xoá mục nào trong biểu đồ ta chọn mục đó nhấn phím Delete
Kết thúc việc sửa biểu đồ ta kích chuột ra ngoài vùng biểu đồ
B Các hàm thông dụng
1 Các hàm toán học
- PI(): Trả về giá trị số = 3.14159
- ABS(x): Lấy giá trị tuyệt đối của x
Ví dụ: trong một ô A3 ta nhập công thức =ABS(-3.4) thì ô đó sẽ nhận giá trị 3.4
- CEILING(x, tỉ lệ làm tròn): Làm tròn giá trị x tới tỉ lệ chỉ định
Ví dụ: CEILING(1.25347,0.001)=1.254
CEILING(1.25347,0.01)=1.25
- MOD(n,m): Hàm lấy phần d- của phép chia n cho m Ví dụ: MOD(5,2) = 1
- ROUND(x,n): Hàm tròn giá trị x với n giá trị phần thập phân
Trong đó: +Nếu n<0 thì làm tròn x tr-ớc dấu phảy thập phân n chữ số (th-ờng
Các hàm điều kiện (logic) trả về một trong hai giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
Trang 19- OR(Đk_Logic1, Đk_Logic2, .): nhận giá trị TRUE khi ít nhất một trong các điều
kiện nhận giá trị TRUE, nhận giá trị FALSE khi tất cả các điều kiện nhận giá trị FALSE
Ví dụ: Lập điều kiện tính PC chức vụ cho những ng-ời có chức vụ là NV hoặc ngày công > 25: OR(Chức_vụ="NV",Ngày_công>25)
- NOT(Đk_Logic): Hàm cho giá trị đúng (TRUE) nếu Đk_Logic sai và ng-ợc lại
Ví dụ: Lập điều kiện tính PC chức vụ cho mọi ng-ời trừ giám đốc
NOT(Chức_vụ="GĐ")
- IF(ĐK_Ktra, Giá trị 1, Giá trị 2): Nếu điều kiện đúng thì hàm nhận Giá trị 1 và nếu
điều kiện sai thì hàm nhận Giá trị 2
Giá trị 1, 2 trong cấu trúc IF có thể là một giá trị, một biểu thức, một hàm Nếu Giá trị
1, Giá trị 2 là một chuỗi thì chuỗi đó phải nhập trong dấu nháy kép "Giá trị 1", "Giá trị 2"
Ví dụ: Th-ởng PC chức vụ cho những ng-ời có ngày công >25 là 100$ Còn lại
Trang 20- SUM(n1, n2, ): Hàm tính tổng của các giá trị n1,n2,
- MIN(n1, n2, ): Hàm cho giá trị nhỏ nhất của các giá trị n1, n2,
- MAX(n1, n2, ): Hàm cho giá trị lớn nhất của các giá trị n1, n2,
- AVERAGE(n1, n2, ): Hàm cho giá trị TB của các giá trị n1, n2,
- COUNT(vùng): Đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong vùng
- COUNTA(vùng): Đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng
5 Các hàm về chuỗi ký tự
- LEN(S): Trả về độ dài (số ký tự) của xâu ký tự (chuỗi ký tự) S
Ví dụ: LEN("Ha Noi") = 6
- UPPER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ th-ờng thành chữ hoa
Ví dụ: UPPER("ha noi") = "HA NOI"
- LOWER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ hoa thành chữ th-ờng
Ví dụ: LOWER("HA NOI") = "ha noi"
- PROPER(S): Hàm chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong xâu S từ chữ hoa thành chữ th-ờng
Ví dụ: PROPER("ha noi") = "Ha Noi"
- TRIM(S): Xoá bỏ dấu cách ở hai đầu xâu S
Ví dụ: TRIM(" Ha Noi ") = "Ha Noi"
- LEFT(S,N): Hàm lấy N ký tự bên trái của xâu S
Trang 2122
Ví dụ: LEFT("Viet Nam",4) = "Viet"
- RIGHT(S,N): Hàm lấy N ký tự bên phải của xâu S
Ví dụ: RIGHT("Viet Nam",3) = "Nam"
6 Các hàm tham chiếu tìm kiếm
6.1 Tìm kiếm theo cột:
= VLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số cột tham chiếu, Ph-ơng thức tìm kiếm)
Trong đó: Ph-ơng thức tìm kiếm chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: 0 hoặc 1
- Nếu là 0 hoặc không có tức là tìm kiếm giá trị chính xác
- Nếu là 1 tức là tìm kiếm giá trị gần đúng (Giá trị nhỏ hơn gần nhất)
Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong cột đầu tiên của vùng tìm kiếm Khi tìm thì giá trị đúng bằng giá trị cần tìm thì con trỏ sẽ dừng ở dòng đó và hàm sẽ trả về giá trị ở cột chỉ định trên dòng t-ơng ứng của vùng tìm kiếm và khi không tìm thấy thì sẽ trả về giá trị #N/A
(với ph-ơng thức 0) Còn với ph-ơng thức 1 thì khi tìm theo giá trị lớn hơn giá trị cần tìm
đầu tiên con trỏ sẽ nhẩy ng-ợc trở lại dừng ở ngang dòng phía trên giá trị đó hàm sẽ trả về giá trị t-ơng ứng với dòng đó trong cột chỉ định của vùng tìm kiếm
Giải thích các tham số:
- x: có thể là 1 giá trị cụ thể hoặc địa chỉ tham chiếu hoặc giá trị trả về của một hàm khác
- Vùng tìm kiếm (Vùng tham chiếu): cấu trúc của vùng gồm: cột chỉ mục(cột đầu tiên
trong vùng) chứa các giá trị để so sánh với x (cùng kiểu giá trị với vùng tìm kiếm) Các giá trị trong cột này phải đ-ợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần Các cột còn lại của vùng là các cột tham chiếu
- Chỉ số cột tham chiếu: Là thứ tự của cột trong vùng tham chiếu chứa các giá trị cần trả
về Chỉ số cột chứa giá trị trả về phải lớn hơn giá trị cần tìm kiếm
Chú ý: vùng tìm kiếm phải đ-ợc biểu diễn theo dạng địa chỉ tuyệt đối
6.2 Tìm kiếm theo hàng:
= HLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số dòng tham chiếu, Ph-ơng thức tìm kiếm)
Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong hàng đầu tiên của vùng tìm kiếm Giá trị trả về của hàm là giá trị lấy ra ở hàng chỉ định trong vùng tham chiếu trên cột t-ơng ứng với giá trị tìm đ-ợc
Giải thích các tham số:
Trang 22- SUMIF(Vïng tham chiÕu §K, §K, Vïng tÝnh to¸n)
VÝ dô: TÝnh tæng l-¬ng cña nh÷ng ng-êi cã chøc vô lµ NV
=SUMIF(Vïng_chøc_vô, "NV", Vïng_l-¬ng) D¹ng 2:
Trang 2324
BÀI 2: Cơ sở dữ liệu trong exel
1 Khái niệm cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (DataBase) là một vùng dữ liệu liên tục trong bảng tính có các đặc điểm
sau:
- Có dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho các cột, mỗi cột đ-ợc gọi là một tr-ờng (Field)
Trong mỗi cột phải có cùng một kiểu dữ liệu
- Có từ dòng thứ hai trở đi mỗi dòng chứa một đối t-ợng cần quản lý và đ-ợc gọi là bản ghi (Record) Bản ghi phải chứa dữ liệu thuộc tất cả các tr-ờng
Cơ sở dữ liệu mà không có dòng tiêu đề tr-ờng đ-ợc gọi là danh sách dữ liệu (Data List)
2 Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Lựa chọn vùng cơ sở dữ liệu cần sắp xếp sau đó ra
lệnh Data Sort, màn hình xuất hiện hộp thoại
Sort:
- Sort By: lựa chọn tr-ờng (cột) cần sắp xếp
+ Ascending: sắp xếp theo chiều tăng dần
+ Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần
- Then By: lựa chọn các tr-ờng (cột) cần sắp xếp (-u
tiên 2,3)
- My data Has:
+ Header Row: vùng cần sắp xếp có cả tiêu đề các tr-ờng
+ No Header Row: vùng cần sắp xếp không có tiêu đề các tr-ờng
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu sắp xếp
3 Lọc và kết xuất cơ sở dữ liệu
Lọc dữ liệu là quá trình chỉ giữ lại những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó
Kết xuất (trích) dữ liệu là đ-a các bản ghi thoả mãn các điều kiện nào đó sang một vùng khác trong bảng tính
1 Lọc tự động (Auto Filter)
Đặt con trỏ trong cơ sở dữ liệu, ra lệnh Data Fillter Auto Fillter Khi đó tại tiêu đề mỗi tr-ờng đều xuất hiện một hộp chứa các giá trị của tr-ờng đó
Trang 2425
- Để lọc theo điều kiện bằng một giá trị nào đó ta mở hộp đó và kích chuột chọn giá trị
đó
- Để lọc theo điều kiện tổ hợp ta mở hộp đó và
kích chuột chọn mục Custom, màn hình sẽ xuất
hiện hộp thoại Custom AutoFilter:
* Mở hộp sáng thứ nhất kích chuột chọn toán tử
so sánh:
- Equals: toán tử =
- Does not Equals: toán tử <>
- Greater than: toán tử >
- Greater or Equals: toán tử >=
- Less than: toán tử <
- Less than or Equals: toán tử <=
+ Mở hộp sáng thứ hai kích chuột chọn giá trị điều kiện trong toán tử so sánh
+ Chọn điều kiện tổ hợp AND (và); OR (hoặc)
+ Chọn tiếp điều kiện thứ hai (nếu cần)
Kích chuột tại nút lệnh OK
- Các tr-ờng đã lọc sẽ có màu xanh Các bản ghi thoả mãn điều kiện cũng có màu xanh, các bản ghi không thoả mãn điều kiện bị ẩn đi
- Mở hộp điều kiện kích chuột chọn All để hiện tất cả các bản ghi
- Blank: lọc ra các bản ghi không chứa giá trị trong tr-ờng đó
- None Blank: lọc ra các bản ghi chứa giá trị trong tr-ờng đó
Để thoát khỏi chế độ lọc tự động (loại bỏ hộp chứa giá trị điều kiện) ta ra lại lệnh Data
Filter Auto Filter
2 Lọc dữ liệu nâng cao (Advance Filter)
* Tạo vùng điều kiện lọc
Vùng điều kiện phải nằm ngoài cơ sở dữ liệu và có dòng đầu tiên chứa các tên tr-ờng cần lọc, từ dòng thứ hai trở đi chứa các biểu thức điều kiện lọc
Trang 2526
Với điều kiện tổ hợp và (AND) các biểu thức điều kiện nằm trên cùng một hàng với điều kiện tổ hợp hoặc (OR) các biểu thức điều kiện nằm trên không cùng một hàng
* Lọc và trích dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu cần lọc sau đó ra lệnh Data Filter
Advance Filter , màn hình xuất hiện hộp thoại
Advanced Filter:
- Action: chọn ph-ơng thức cần lọc:
+ Filter the List in Place: lọc dữ liệu tại chỗ, ẩn các bản
ghi không thoả mãn điều kiện
+ Copy to Another Location: Kết xuất (trích) dữ liệu,
sao chép các bản ghi thoả mãn điều kiện sang vùng khác chỉ định trong hộp Copy to
- List Range: chọn vùng cơ sở dữ liệu cần lọc Ta có thể đặt con trỏ trong hộp này rồi
nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng cơ sở dữ liệu
- Criteria Range: chọn vùng chứa điều kiện lọc Ta có thể đặt con trỏ trong hộp này rồi nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng chứa điều kiện lọc
- Copy to: chỉ định vùng chứa kết quả lọc
- Unique Record Only: đặt chế độ chỉ hiển thị một bản ghi đầu tiên thoả mãn điều kiện trong trừng hợp có nhiều bản ghi thoả mãn điều kiện
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu lọc hoặc trích dữ liệu
Tr-ờng hợp lọc tại chỗ để hiển thị tất cả các bản ghi ta ra lệnh Data Filter Show
All
4 các hàm làm việc với Cơ sơ dữ liệu:
* Chú ý: Tr-ớc khi sử dụng các hàm Cơ sở dữ liệu ta phải tạo vùng tiêu chuẩn
3 Xe máy Thanh Hoá 4 50 Xe
4 Ti vi Hải Phòng 2 60
Vùng tiêu chuẩn
Trang 26DCOUNT(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đến các giá trị số ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Đếm tổng số các mặt hàng Xe máy bán ở Hà Nội
DCOUNT(A1:D8,4,E2:G3)= 2 DCOUNTA(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đếm số ô chứa DL ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Đếm tổng số các mặt hàng là Xe máy bán ở Hà Nội
DCOUNTA(A1:D8,1,E2:G3)= 2 DMAX(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị lớn nhất ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Tìm số l-ợng bán cao nhất của mặt hàng Xe máy
DMAX(A1:D8,4,E2:G3)= 50 DMIN(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị nhỏ nhất ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Tìm số l-ợng bán thấp nhất của mặt hàng Xe máy
DMIN(A1:D8,4,E2:G3)= 30 DAVERAGE(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị trung bình ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Trang 2728
PHẦN II: ỨNG DỤNG KẾ OÁN DOANH NGHIỆP TRÊN PHẦN MỀN KẾ TOÁN
Giới thiệu về phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin ké toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác
- Ứng dụng kế toán trên phầm mềm kế toán MISA SME.NET 2012
Phần mềm kế toán MISA là phần mềm ứng dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý Tài chính – Kế toán, Phần mềm này được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một
hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ Khi sử dụng người dùng cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc làm kế toán máy
Thực chất với phần mềm MISA người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thông tin của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán có liên quan
Để có thể sử dụng được hệ thống phần mềm kế toán MISA người sử dụng cần phải trải qua một số tính năng sau:
1 Tạo cơ sở dữ liệu
Chức năng: Cho phép người sử dụng tạo cơ sở dữ liệu kế toán mới để chứa thông tin, dữ
liệu của doanh nghiệp hoặc cho phép tạo một dữ liệu kế toán từ dữ liệu kế toán của năm trước
Cách thao tác: Đây là thao tác thường xuyên mà người sử dụng phải thực hiện hàng
ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA SME.NET 2012
- Vào menu Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012
Tools\Company Setup
- Tại màn hình Bắt đầu MISA SME.NET 2012 màn hình gồm 3 chức năng: Xem dữ liệu
kế toán m u , Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán :
Trang 2829
Việc tạo tạo mới dữ liệu kế toán phải trải qua 11 bước tạo mới
Nhấn n t Tạo dữ liệu kế toán m i Xuất hiện hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế
toán:
Trang 2930
Hủy bỏ Đóng hộp hội thoại, không thực hiện việc tạo dữ liệu kế toán
ay lại Cho phép quay màn hình đầu tiên
- Nhấn n t <<Tiếp theo>> để bắt đầu c 1 chọn máy chủ
Việc chọn máy chủ để cho phép việc lưu dữ liệu kế toán của doanh nghiệp
Cách thao tác
Tại màn hình đầu tiên của hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế toán, nhấn n t <<Tiếp
theo>>, xuất hiện trang Chọn máy chủ
Trang 3031
Th ng tin chi tiết trên hộp hội thoại
Tên máy chủ Chọn máy chủ để lưu DLKT của doanh nghiệp
Quay lại Quay lại màn hình đầu tiên
- Chọn máy chủ cần tạo dữ liệu kế toán Tên máy chủ có dạng: TênMáyTính VD: NHYEN)
- Nhấn n t <<Tiếp theo>> để sang c 2 Chọn loại dữ liệu kế toán
Cho phép chọn kiểu tạo dữ liệu kế toán được sử dụng để hạch toán cho doanh nghiệp Người sử dụng có thể chọn kiểu Tạo mới từ đầu để làm việc hoặc Tạo dữ liệu từ năm trước để lấy toàn bộ danh mục và số dư từ dữ liệu của năm trước chuyển sang
Cách 1: Tạo mới từ đầu: Cho phép người sử dụng tạo một dữ liệu kế toán mới hoàn toàn, không có có số liệu mag chỉ có một số danh mục đã được thiết lập sẵn như doanh mục hệ thống tài khoản, tài khoản kết chuyển……
Cách 2: Tạo mới dữ liệu từ năm trước: Cho phép tạo mới một dữ liệu kế toán từ dữ liệu
kế toán của năm trước, người sử dụng sẽ tận dụng được các danh mục như: Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư, hàng hóa.và số dư đầu kỳ
Cách thao tác
Tại trang Chọn máy chủ, nhấn n t <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn loại dữ liệu kế toán
Trang 3132
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
Tạo mới từ đầu Tạo dữ liệu kế toán mới hoàn toán mới hoàn toàn, không có số
liệu mà chỉ có một số danh mục được thiết lập sẵn Tạo mới từ dữ liệu năm
trước
Tạo dữ liệu kế toán mới trong đó chuyển toàn bộ danh mục và
số dư của dữ liệu kế toán năm trước sang Chọn cơ sở dữ liệu Cho phép chọn dữ liệu năm trước cần kết chuyển số dư sang
năm sau
- Trường hợp muốn tạo dữ liệu mới hoàn toàn, NSD tích chọn Tạo mới từ đầu
Trang 3233
- Trường hợp lấy danh mục và số dư của dữ liệu năm trước sang dữ liệu mới, NSD sẽ:
Tích chọn Tạo mới từ dữ liệu năm trước
Sau đó chọn dữ liệu năm trước từ bằng cách tích vào n t sổ xuống ở mục Chọn
cơ sở dữ liệu và chọn dữ liệu kế toán
- Sau khi lựa chọn xong cách tạo dữ liệu kế toán mới, NSD nhấn n t <<Tiếp theo>> để
sang c 3 Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán
Cho phép đặt tên DLKT và chọn đường d n tới vị trí lưu DLKT mới đó trên máy chủ Cách thao tác
- Tại trang Chọn loại dữ liệu kế toán, nhấn n t <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán
Trang 3334
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
Tên dữ liệu Tên của DLKT sẽ được tạo mới bắt buộc nhập
Nơi lưu Đường d n tới nơi lưu DLKT mới bắt buộc chọn
Email Địa chỉ Email để hệ thống gửi lại mật kh u khi quên mật kh u
đăng nhập
- Đặt tên dữ liệu kế toán mới tại ô tên Dữ liệu kế toán
- Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán mới bằng cách nhấn n t bên phải của ô Nơi lưu
- Nhập địa chỉ Email
- Nhấn n t <<Tiếp theo>> để sang c 4 Thông tin doanh nghiệp
Tên dữ liệu kế toán n n viết li n k n d u n t i k n p p á k t iệt n v d u m d i k n quá k t
Cho phép khai báo một số thông tin về doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã
số thuế, điện thoại, tài khoản ngân hàng,
Cách thao tác
- Tại trang Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán, nhấn n t <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Thông tin doanh nghiệp
Trang 3435
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
Thông tin chung Nhập các thông tin chung về doanh nghiệp như: tên doanh
nghiệp sử dụng, địa chỉ, mã số thuế,…
Tài khoản ngân hàng Nhập số tài khoản và nơi mở tài khoản ngân hàng của doanh
Nhập kh u Nhập kh u chi nhánh hạch toán phụ thuộc công ty trong trường
hợp đã đăng ký giấy phép sử dụng cho các chi nhánh
- Nhập các thông tin về doanh nghiệp
Trang 3536
- Trườnng hợp doanh nghiệp có các chi nhánh hạch toán phục thuộc, ng ời sử dụng tích vào “Có chi nhánh hạch toán phụ thuộc Tại đây, người sử dụng có thể:
Thực hiện, Sửa hoặc Xóa các chi nhánh hoặc có thể khai báo chi nhánh khi mở
dữ liệu kế toán bằng cách vào Danh mục\Chi nhánh
Ngoài ra người sử dụng có thể thực hiện nhập kh u danh sách các chi nhánh bằng cách kích chuột vào n t <<Nhập kh u>> Chức năng này chỉ được thực hiện khi NSD đã đăng ký Giấy phép sử dụng cho các chi nhánh khi vào Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012 Tools\License Manage)
- Nhấn n t <<Tiếp theo>> để sang c 5 Người ký
Cho phép khai báo tên của giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho, thủ quỹ,… thuận tiện khi
in các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính
Cách thao tác
- Tại trang Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán, nhấn n t <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Người
ký
Trang 3637
- Nhập tên của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho và Người lập báo cáo
- Tích vào “In tên lên báo cáo trong trường hợp NSD muốn lấy thông tin đã nhập lên
chứng từ, sổ sách, báo cáo
- Nhấn n t Tiếp theo để sang c 6 Thiết lập năm kế toán
Trang 37
Th ng tin chi tiết trên hộp hội thoại
N m tài ch nh t đầu t Là tháng đầu tiên của năm tài chính
Ngà t đầu hạch toán Thông tin về ngày bắt đầu hạch toán ngày tối thiểu trên chứng
từ kế toán sẽ nhập vào chương trình
- Chọn ngày bắt đầu hạch toán
- Nhấn n t Tiếp theo để sang c 7 Chọn đồng tiền hạch toán
Cho phép lựa chọn đồng tiền dùng để hạch toán chứng từ Phần mềm đã thiết lập sẵn một
số đồng tiền như: VNĐ, USD, EUR, NSD cho thể lựa chọn bằng cách nhấn vào n t
m i tên sổ xuống và chọn đồng tiền hạch toán từ danh sách sẵn có
Cách thao tác
- Tại trang Thiết lập năm kế toán, nhấn n t Tiếp theo , xuất hiện trang Chọn
đồng tiền hạch toán
Trang 3839
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
Đ ng tiền hạch toán Thông tin về đồng tiền sẽ đƣợc sử dụng để hạch toán
- Chọn đồng tiền hạch toán, bằng cách nhấn vào n t bên phải mục Đ ng tiền hạch toán”
- Nhấn n t Tiếp tục để sang c 8 Chọn chế độ kế toán
Cho phép NSD lƣa chọn Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng để hạch toán Có thể là hệ thống tài khoản theo QĐ 15 cho các doanh nghiệp hoặc hệ thống tài khoản theo QĐ 48 cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Cách thao tác
- Tại trang Chọn đồng tiền hạch toán, nhấn n t Tiếp theo , xuất hiện trang Chọn chế
độ kế toán
Trang 3940
Th ng tin chi tiết trên hộp hội thoại
Chế độ kế toán Doanh nghiệp lựa chọn hạch toán theo quyết định 15 hoặc
quyết định 48
Linh v c hoạt động Tích chọn lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp đang kinh
doanh: thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây lắp
- Chọn hệ thống tài khoản sử dụng
- Nhấn n t Tiếp theo để sang c 9 Tùy chọn lập hóa đơn
Cho phép NSD có thể lựa chọn hình thức Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoặc Hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho
Cách thao tác
- Tại trang Chọn chế độ kế toán, nhấn n t Tiếp theo , xuất hiện trang Tùy chọn lập
hóa đơn
Trang 40H a đơn án hàng kh ng
kiêm phiếu u t kho
Lựa chọn này được tích khi lập hóa đơn bán hàng phần mềm không đồng thời lập phiếu xuất kho, nghĩa là chỉ phản ánh b t toán doanh thu NSD không in được phiếu xuất kho
- Chọn chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp
- Nhấn n t Tiếp theo để sang c ch n 1 Phương pháp tính giá
Cho phép NSD lựa chọn các phương pháp tính giá xuất kho cho vật tư, hàng hóa bán ra như: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước, xuất trước và Đích danh
Cách thao tác
- Tại trang Chọn chế độ kế toán, nhấn n t Tiếp theo , xuất hiện trang Phương pháp
tính giá xuất