Tình hình ứng dụng giải pháp ERP và sự tác động của giải pháp ERP fast business online đến tổ chức hệ thồng thông tin kế toán công ty TNHH ABC

Tình hình ứng dụng giải pháp ERP và sự tác động của giải pháp ERP fast business online đến tổ chức hệ thồng thông tin kế toán công ty TNHH ABC Tình hình ứng dụng giải pháp ERP và sự tác động của giải pháp ERP fast business online đến tổ chức hệ thồng thông tin kế toán công ty TNHH ABC Tình hình ứng dụng giải pháp ERP và sự tác động của giải pháp ERP fast business online đến tổ chức hệ thồng thông tin kế toán công ty TNHH ABC

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung

Mục tiêu chung của nghiên cứu là làm rõ ba vấn đề lớn: thứ nhất là tìm hiểu sâu về giải pháp ERP và hệ thống thông tin kế toán, nhằm làm rõ cơ sở công nghệ, chức năng và ưu nhược điểm của từng giải pháp; thứ hai là làm nổi bật tác động của việc áp dụng ERP và hệ thống thông tin kế toán đối với quản trị doanh nghiệp, hiệu quả quy trình và chất lượng ra quyết định; thứ ba là đề xuất khung phân tích và các khuyến nghị nhằm tối ưu hóa lợi ích của việc tích hợp ERP với hệ thống kế toán, đồng thời chỉ ra các yếu tố thành công và rủi ro liên quan.

3 dụng giải pháp ERP đến hệ thống thông tin kế toán ở một doanh nghiệp thực tế Thứ ba cụ thể rõ ràng các giải pháp có tính ứng dụng cao.

Mục tiêu cụ thể

Luận văn hướng tới các mục tiêu:

Luận văn hệ thống hóa các lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Luận văn phân biệt sự khác biệt giữa hệ thống xử lí kế toán có và không có ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể là giải pháp ERP

Hiểu được thực trạng, phân tích được hiệu quả của giải pháp ERP đến Công ty TNHH ABC, bên cạnh đó là một số điểm hạn chế mà các doanh nghiệp luôn vướng mắc phải khi cân nhắc lựa chọn và sử dụng ERP Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện giải pháp ERP, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng

3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về giải pháp ERP, hệ thống thông tin kế toán, kết hợp với một dự án thực tế triển khai giải pháp ERP FBO tại công ty TNHH ABC.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp thu thập và phân tích xử lí dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, đồng thời kết hợp dùng các phương pháp như tổng hợp, thống kê, so sánh, phân tích, đối chiếu số liệu Bên cạnh đó cũng kết hợp với một số phương pháp khác như tạo biểu mẫu, phỏng vấn, thống kê,…

Điểm mới/ điểm đạt được của đề tài (dự kiến)

Đề tài nghiên cứu được viết mới, không phải dựa vào báo cáo thực tập Trên cơ sở lý luận, điểm khác biệt có tính ứng dụng của đề tài cụ thể là đạt được mục tiêu hiểu được giải pháp ERP là gì, hiệu quả áp dụng ERP vào hệ thống thông tin kế toán và đánh giá được thực trạng từ đó đưa ra những giải pháp kiến nghị vừa có tính thực tế vừa có tính ứng dụng cao.

Kết cấu của báo cáo/đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của báo cáo gồm 4 phần:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

Giới thiệu chung

1.1.1 Thông tin chung về công ty

“Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST, với tên tiếng Anh là Fast Software Company, tên giao dịch: FAST Được thành lập vào ngày 11-6-1997, có số vốn điều lệ là 20.000.000.000 (Hai mươi tỷ đồng)

Công ty đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100727825 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội vào ngày 18-06-1997, và đã thực hiện lần thay đổi thứ 11 vào ngày 30-05-2019 Mã số thuế là 0100727825.

- Người đại diện theo luật pháp là Ông Phan Quốc Khánh, Giám đốc công ty

- Website: www.fast.com.vn

- Email: info@fast.com.vn

Công ty gồm có 3 văn phòng hoạt động ở 3 miền là Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng.”

“Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ phần mềm Chuyên phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng hệ thống thông tin quản trị hoạt động và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin.”

1.1.3 Giải pháp và sản phẩm

“Hiện tại công ty FAST đang có các sản phẩm kinh doanh vừa phù hợp với sự đa dạng của nhiều loại hình quy mô doanh nghiệp khác nhau, đồng thời vừa đáp ứng được các yêu cầu đặc trưng của từng doanh nghiệp Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm Fast Accounting Online, Fast Accounting Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và lớn bao gồm Fast Business Online (ERP), Fast DMS

Online, Fast CRM Online, Fast HRM Online Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice Phần mềm kế toán dành cho đào tạo: Fast Accounting Online for

Education Và lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù.”

1.1.4 Sứ mệnh và giá trị cốt lõi

FAST phát triển và tư vấn ứng dụng phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động và quản trị hiệu quả Mục tiêu của FAST là mỗi nhân viên có thể phát triển nghề nghiệp, phát huy năng lực cá nhân và xây dựng cuộc sống hạnh phúc, đồng thời đóng góp cho cộng đồng và xã hội, góp phần xây dựng đất nước thông qua các giải pháp công nghệ và dịch vụ tư vấn chuyên sâu.

Với các giá trị cốt lõi

- Chăm chỉ, Tập trung và Kiên trì

- Học hỏi, Đổi mới và Sáng tạo

- Đồng đội, Chung sức và Chia sẻ.”

1.1.5 Tầm nhìn, phương châm, mục tiêu, chiến lược

“Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ phần mềm, sự hài lòng của khách hàng chính là thước đo cho các sản phẩm của FAST nói chung Chính vì vậy việc thỏa mãn và đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu về sản phẩm để phục vụ các nhu cầu đặc trưng là mục tiêu, phương châm, chiến lược được đặt ra hàng đầu đối với công ty

Trong dài hạn FAST sẽ là một công ty phát triển bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin, có trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất

8 nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp và có cuộc sống hạnh phúc

Với phương châm hoạt động, kinh doanh “Đối tác lâu dài, tin cậy” của nhân viên, khách hàng, cổ đông, cộng đồng và các đối tác

Mỗi nhân viên FAST không chỉ là nơi làm công ăn lương, mà còn là nơi phát triển nghề nghiệp, xây dựng sự nghiệp, công ty là một phần quan trọng trong việc tạo dựng cuộc sống hạnh phúc Đối với khách hàng không chỉ là bán hàng, mà còn là kết bạn, trở thành đối tác lâu dài, tận tâm cùng nhau hợp tác cùng phát triển Đối với cộng đồng, xã hội tập trung đóng góp, hỗ trợ lâu dài vào những địa chỉ cụ thể

Trong giai đoạn 3 năm 2020-2022 công ty mong muốn đạt mức tăng trưởng về doanh thu khoảng 10%-30%/1 năm Số lượng khách hàng mới mỗi năm tăng khoảng 5.000 khách hàng/1 năm Song song với đó là nguồn tuyển dụng nhân sự đóng góp cho chất xám của công ty tăng trưởng khoảng 5%-10%/1 năm Để đạt được mục tiêu này FAST đã đề ra tôn chỉ chiến lược nhanh hơn thông minh hơn

Về sản phẩm, tốc độ xử lý của phần mềm ngày càng nhanh, giúp khách hàng tăng tốc độ tác nghiệp và khai thác thông tin, đặc biệt trong điều kiện số lượng giao dịch, cơ sở dữ liệu ngày càng lớn và hoạt động trong môi trường online thông qua internet Có nhiều tính năng, chức năng thông minh, giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn

Về dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng thời gian hoàn thành các dự án tư vấn ứng dụng, hoàn thành các dịch vụ hỗ trợ khách hàng sẽ càng rút ngắn lại, loại bỏ các thủ tục không cần thiết Đồng thời, đội ngũ tư vấn sẽ đưa ra các giải pháp tư vấn ứng dụng thông minh, giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn

Phương pháp quản trị hoạt động quản trị theo mục tiêu - quản trị hoạt động kinh doanh và các hoạt động của công ty theo phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO Management by Objectives) thông qua hệ thống các chỉ tiêu đánh giá (KPI – Key Peformance Indicators).”

Sản phẩm dịch vụ

1.2.1 Nhóm các sản phẩm dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

“ Fast Business Online - Giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp (ERP) đây là các giải pháp ERP tổng thể, bao quát hầu hết các tác nghiệp của các phòng ban nghiệp vụ, từ tài chính kế toán, mua bán, kho, đến quản trị sản xuất, nhân sự và quan hệ khách hàng Fast Business Online được phát triển trên nền web, cho phép làm việc, truy cập dữ liệu công ty từ xa qua internet, kể các trên các thiết bị di động được kết nối qua 3G.“

Fast DMS Online – Phần mềm quản lý hệ thống phân phối hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các đại lý, hệ thống phân phối, đội ngũ nhân viên bán hàng và thị trường Fast DMS cho phép làm việc trên các thiết bị di động như điện thoại di động, máy tính bảng và các thiết bị di động chuyên cho bán hàng

Fast CRM Online là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) dựa trên nền tảng web, giúp doanh nghiệp kinh doanh và xây dựng mối quan hệ với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả Nền tảng cho phép phân tích khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, hỗ trợ ra quyết định về các nhóm khách hàng mục tiêu và từ đó tối ưu hóa các chính sách bán hàng cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng Fast CRM Online chăm sóc khách hàng cho các nhóm quan trọng như khách hàng lâu năm, khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Fast HRM Online – Phần mềm quản lý nhân sự – chấm công – tính lương Fast

HRM cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân viên – thông tin cá nhân, các kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích… Giúp cho việc chấm

Với Fast HRM, quy trình quản trị nhân sự được tối ưu hóa với các tính năng nổi bật như tính lương, tính BHXH, BHYT và thuế TNCN được thực hiện rõ ràng, chính xác và kịp thời, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và nghĩa vụ thuế một cách minh bạch Hệ thống tự động hóa các bảng lương và báo cáo đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán và giảm thiểu sai sót Fast HRM còn cho phép kết nối và đọc dữ liệu từ các máy chấm công khác nhau, từ đó đồng bộ số liệu chấm công và tăng tính tin cậy của các báo cáo nhân sự.

1.2.2 Nhóm các sản phẩm dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

“ Fast Accounting - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là sản phẩm được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 17.000 khách hàng và đạt được nhiều giải thưởng khác nhau Fast Accounting có 4 phiên bản cho 4 loại hình kinh doanh: dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất

Fast Accounting Online - Phần mềm kế toán trên nền điện toán đám mây, phần mềm làm việc trên nền tảng web, cho phép truy cập làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Sản phẩm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí phù hợp, thời hạn thanh toán linh hoạt.”

1.2.3 Giải pháp hóa đơn điện tử

“ Fast e-Invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử là giải pháp hóa đơn điện tử, giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng và an toàn

Các phần mềm của FAST, gồm Fast Accounting, Fast Accounting Online, Fast Financial và Fast ERP, đã được kết nối với Fast e-Ivoice Khách hàng nhập thông tin hóa đơn vào các phần mềm tác nghiệp trên và chuyển lên Fast e-Invoice để lập hóa đơn điện tử Quy trình tích hợp này tối ưu hóa quy trình kế toán và quản trị hóa đơn, giúp giảm thời gian xử lý, tăng tính chính xác và thúc đẩy thanh toán nhanh hơn.

1.2.4 Sản phẩm dành cho đào tạo

“Fast Accounting Online for Education - Phần mềm dành cho đào tạo môn kế toán máy Sản phẩm hiện đang sử dụng đào tạo tại hơn 50 trường đại học, cao đẳng và trung tâm dạy nghề trên khắp cả nước Sản phẩm cho phép mở cơ sở dữ liệu riêng cho từng sinh viên, có bài tập thực hành, cho phép quản lý các lớp học, có bộ đề thi trắc nghiệm Sinh viên có thể truy cập học sử dụng mọi lúc, mọi nơi qua internet.”

Tổ chức và nhân sự

1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

(Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh

(Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST)

Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý các mặt hoạt động đối nội và đối ngoại liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Là người quyết định chủ trương, chính sách và mục tiêu chiến lược của công ty, giám đốc còn trực tiếp giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự hiệu quả, tính đồng bộ và sự phát triển bền vững của tổ chức.

Giám đốc điều hành: Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của văn phòng chi nhánh trước Ban giám đốc Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Ban giám đốc, giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của chi nhánh

Giám đốc kĩ thuật: Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động thiết kế, phát triển sản phẩn của Công ty Quản lí chất lượng, kiểm tra đánh giá khắc phục các lỗi sản phẩm Báo cáo kết quả tình hình sản phẩm cho Ban giám đốc Công ty

Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao

Phòng Tư vấn ứng dụng giải pháp vừa và lớn: Tư vấn, hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty trong việc quản lý, khai thác và ứng dụng có hiệu quả các giải pháp cho doanh nghiệp vừa và lớn Tư vấn, khảo sát, thẩm tra, thẩm định thiết kế các dự án

Phòng Tư vấn ứng dụng giải pháp vừa và nhỏ: Tư vấn, hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty trong việc quản lý, khai thác và ứng dụng có hiệu quả các giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Tư vấn, khảo sát, thẩm tra, thẩm định thiết kế các dự án

Phòng lập trình ứng dụng: Gồm phòng FSD, FTS, LT3 Có chức năng lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu từng dự án dựa vào các đặc thù của khách hàng

Phòng Hỗ trợ và Chăm sóc khách hàng đảm nhận tư vấn và thực hiện chăm sóc khách hàng định kỳ để duy trì sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng Phòng có nhiệm vụ liên hệ khách hàng để ký kết các hợp đồng bảo hành, bảo trì và xử lý các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ Khi khách hàng gọi điện, phòng trực tiếp giải đáp mọi thắc mắc về sản phẩm và cung cấp hỗ trợ kịp thời.

Kế toán và văn phòng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán và văn phòng của Công ty Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách

13 kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh; chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính Đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.”

Tổng số lao động của công ty FAST năm 2019 là 455 nhân viên với đa dạng độ tuổi, ngành nghề, trình độ chuyên môn

Bảng 1.1: Tăng trưởng nhân sự giai đoạn 2015-2019

(Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST) Đồ thị 1.1: Số lượng nhân viên giai đoạn 2015-2019

(Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST)

Qua bảng thống kê 1.1, đồ thị 1.1 cho thấy số lượng nhân viên của FAST có xu hướng tăng nhanh qua các năm, năm 2019 đạt tỷ lệ tăng trưởng cao nhất 11% FAST luôn giữ vững quan điểm tôn trọng và đối xử bình đối với nhân viên, chế độ lương

14 thưởng, bảo hiểm rất rõ ràng, luôn luôn tạo điều kiện để mỗi cá nhân thể hiện giá trị của mình Từ đó các nhân viên gắn kết lâu dài và góp phần tạo nên sự tăng trưởng mạnh của nhân sự công ty

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của nhóm TEST- bộ phận kiểm thử

“Ở Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lí Doanh nghiệp FAST, Tester thuộc nhiều bộ phận khác nhau - nghiên cứu và phát triển sản phẩm, lập trình ứng dụng, tư vấn ứng dụng…Hiện tại cơ cấu nhân sự gồm 6 nhân viên

Trong quá trình kiểm thử phần mềm, các Tester xác nhận xem sản phẩm có đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ được đặt ra hay không, bao gồm việc kiểm tra thiết kế và lập trình có đúng với yêu cầu nghiệp vụ do phân tích nghiệp vụ chỉ đạo Các màn hình và báo cáo trình bày có đẹp, trực quan và dễ đọc không; các tính toán có chính xác; đồng thời thiết kế tổng thể cùng các tiện ích hỗ trợ người dùng đã đáp ứng mong muốn về trải nghiệm và sử dụng hay chưa.

Với vai trò là cầu nối giữa lập trình và triển khai, Tester luôn đòi hỏi phải kiểm tra và kiểm soát chất lượng của sản phẩm cung cấp cho khách hàng, đảm bảo tính chính xác, tin cậy của sản phẩm.”

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI PHÁP ERP VÀ HỆ THỐNG THÔNG

Cơ sở lí luận về giải pháp ERP

“Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP– Enterprise Resource Planning) bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức, tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả các nguồn lực (bao gồm vật lực, nhân lực và tài lực) đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,…

Phần mềm ERP hay gọi chính xác hơn là hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự–tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,…

Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng hệ thống phần mềm ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.”

2.1.2 Quá trình hình thành ERP

Khái niệm ERP bắt nguồn từ những năm 1960 với vai trò ban đầu là hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và kinh doanh Từ đó, ERP đã mở rộng và tích hợp ngày càng nhiều chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm kết nối các phòng ban, tối ưu hóa chu trình sản xuất, cung ứng, tài chính và quản trị thông tin Quá trình phát triển ERP được kể qua các giai đoạn: MRP và MRP II cung cấp công cụ hoạch định nguyên vật liệu và sản xuất, ERP tích hợp nhiều chức năng quản lý doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, ERP II mở rộng ra ngoài biên giới tổ chức và chuỗi cung ứng với đối tác và khách hàng, còn các giải pháp ERP hiện nay triển khai trên đám mây và hỗ trợ phân tích dữ liệu cùng trí tuệ nhân tạo để đưa ra quyết định nhanh chóng và thông minh.

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requirements Planning (MRP)

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi kiểu như sau: Sản xuất cái gì? Để sản xuất cần làm những gì? Hiện này đã có những gì? Cần phải có gì nữa để sản xuất?

Giai đoạn 2: Closed-Loop MRP Ở giai đoạn này, hệ thống không chỉ đơn thuần hoạch định nguyên vật liệu mà còn tích hợp một loạt chức năng bổ sung Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu và thực hiện kế hoạch đó một cách hiệu quả.

Sau khi thực hiện theo kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu dự trù và phản hồi ngược trở lại tới kế hoạch Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất - Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất một cách có hiệu quả Ở giai đoạn này, hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như "Cái gì sẽ nếu"

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ, bao gồm lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và hoạch định khả năng cung ứng Nó cũng hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng và nguyên vật liệu, giúp tối ưu hóa quy trình quản trị nguồn lực và nâng cao hiệu quả của toàn bộ chu trình sản xuất, tiêu thụ và đáp ứng nhu cầu thị trường.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện trên các báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERP cũng giống như MRP II Tuy nhiên do sự phát triển mạnh của các doanh nghiệp phần mềm nên ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng hơn, quản lý hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia,

Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ

Với sự phát triển của công nghệ Internet, ERP tiếp tục phát triển:

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: Tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM) Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh”

“ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các quy trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau Việc tích hợp một cách

21 xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống không những được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp

Trong thực tế rất khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho Các phòng ban này hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ và tiếp cận thông tin với nhau Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.”

“ Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

Kế toán tài chính (Finance)

Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

Quản lý mua hàng (Purchase Control)

Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

Quản lý dự án (Project Management)

Quản lý dịch vụ (Service Management)

Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Báo cáo thuế (Tax Reports)

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.”

Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin kế toán

2.2.1 Tổng quan chung hệ thống thông tin kế toán

“Hệ thống thông tin kế toán (AIS– Accounting Information System) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng Với chức năng kế toán cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp

Các thành phần hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm:

- Dữ liệu về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Thủ tục và quy định trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu

- Phần mềm xử lý dữ liệu: Hệ điều hành, Hệ quản trị CSDL, Phần mềm kế toán

- Con người: là người dùng hệ thống (trực tiếp hoặc gián tiếp)

- Cơ sở hạ tầng CNTT: máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị truyền thông, mạng…

Thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an ninh và an toàn cho hệ thống thông tin kế toán, bảo vệ dữ liệu và các hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm năm chu trình kinh doanh: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình tài chính và chu trình nhân sự.

2.2.2 Chức năng, vai trò hệ thống thông tin kế toán

Cung cấp cho người dùng các thông tin hữu ích một cách chính xác, kịp thời và đáng tin cậy Đối với các kế toán viên hệ thống thông tin kế toán hoạch định các dữ liệu kế toán một cách rõ ràng và có tính thống nhất hạn chế các sai sót trong quá trình thực hiện và lưu trữ chứng từ với số lượng lớn

Cung cấp cho nhà quản lý công cụ hiệu quả để kiểm soát và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh Nhà quản lý doanh nghiệp cần đến nhiều nguồn thông tin để phục vụ cho các hoạt động tác nghiệp của mình Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một công cụ để cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp quản lý các hoạt động

Phù hợp với mục tiêu chung của hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán được xem là một hệ thống con đóng vai trò thiết yếu trong cấu trúc quản trị Hệ thống này bổ sung dữ liệu và quy trình kế toán vào tổng thể thông tin quản trị, hỗ trợ ra quyết định, lập báo cáo tài chính và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả Nói cách khác, hệ thống thông tin kế toán là một phần cấu thành của hệ thống thông tin quản trị, cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và kịp thời để phục vụ quản lý doanh nghiệp.

24 doanh nghiệp, là một mắt xích quan trọng trong chuỗi xích giá trị của doanh nghiệp Góp phần đạt được mục tiêu lớn, hỗ trợ cho các hoạt động chức năng, các quá trình ra quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị doanh nghiệp để thực hiện các chức năng quản trị

Chi phí phát triển hệ thống thông tin kế toán phải tương xứng với hiệu quả mang lại, phát triển hệ thống thông tin kế toán hiện nay chính là đầu tư mạnh về hệ thống xử lý dựa trên công nghệ thông tin cụ thể ở đây là máy tính

2.2.3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

“Theo đặc điểm của thông tin cung cấp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính có nghĩa là việc thu thập, xử lí, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán Bao gồm những thông tin về Tài sản; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu và thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; Lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản nộp; Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; Các luồng tiền

Ngoài các thông tin trên, hệ thống thông tin kế toán tài chính còn phải giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị là việc thu thập, xử lí, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp cho các nhà quản lí trong việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động hằng ngày, tổ chức điều hành và ra quyết định kinh tế Đối tượng nhận thông tin chính là ban quản trị và những người tham gia quản lí điều hành Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị không bắt buộc phải tuân thủ

25 theo các nguyên tắc kế toán mà có thể được thực hiện theo những quy định nội bộ của đơn vị Thông tin có tính linh hoạt, thích hợp theo nội dung, yêu cầu quản lí cụ thể, không mang tính pháp lệnh, không bắt buộc liên tục, có hệ thống, đơn vị được toàn quyền quyết định việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán quản trị Thông tin do kế toán quản trị cung cấp đặt trọng tâm cho tương lai và coi trọng tính kịp thời

Sử dụng rộng rãi nguồn số liệu hằng ngày của kế toán tài chính để chi tiết hóa hoặc mở rộng thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lí của đơn vị

Theo phương thức xử lí bao gồm hệ thống thông tin kế toán thủ công, hệ thống thông tin kế toán bán thủ công, hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính.”

2.2.4 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán

TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP FAST BUSINESS

MỘT SỐ KHÓ KHĂN HẠN CHẾ VÀ CÁC ĐỀ XUẤT ĐỂ TĂNG CƯỜNG KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP FAST BUSINESS ONLINE

Khó khăn và nguyên nhân

“Qua tìm hiểu về tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp triển khai ERP cho thấy: phần lớn doanh nghiệp đều gặp khó khăn và hạn chế khi triển khai giải pháp Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức, thế nên, nếu một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP cần lường trước những khó khăn mà doanh nghiệp mình có thể gặp phải

Thứ nhất, thiếu hụt về nhân sự ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp, một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận công nghệ thông tin hay phòng kế toán Kết quả là khi triển khai thực tế, doanh nghiệp bị thiếu hụt nhân sự vì số lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế

Thứ hai, tiến độ triển khai chậm trễ và chi phí vượt ngân sách Phần lớn các doanh nghiệp đều có thời gian và chi phí triển khai thực tế vượt so với kế hoạch ban đầu Nguyên nhân của điều này diễn ra thông thường xuất phát từ phía nhà triển khai (triển khai quá nhiều dự án, năng lực không đảm bảo) nhưng cũng có thể là do từ phía doanh nghiệp chưa tính toán, lường trước hết các chi phí ẩn có thể phát sinh và dự trù kinh phí chưa hợp lý Khả năng của người lãnh đạo và ban dự án có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định mục tiêu, kế hoạch và phạm vi dự án

Thứ ba, sự phản đối của nhân viên, nhà quản lý và đơn vị cơ sở Triển khai ERP gắn liền với nhiều thay đổi trong doanh nghiệp: cách thức làm việc, tuân thủ quy trình, chịu sự giám sát của nhiều chức năng trên hệ thống… Thế nên, tâm lý chung khi triển khai ERP là không ủng hộ vì họ sợ thay đổi thói quen làm việc cũ, điều này tạo nên những phản ứng tiêu cực của các cấp trong doanh nghiệp đối với việc ứng dụng ERP

Tuy nhiên, cùng với sự quyết tâm của người lãnh đạo và công tác truyền thông, đào tạo hiệu quả có thể giải quyết được khó khăn này

Thị trường ERP hiện nay rất đa dạng về giải pháp và có sự tham gia của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước Do thiếu hiểu biết và không dành thời gian hợp lý để đánh giá nhà tư vấn triển khai và các giải pháp ERP, sản phẩm có thể không phù hợp với doanh nghiệp Một thực tế phổ biến là trách nhiệm lựa chọn được giao cho phòng công nghệ thông tin; sau khi chọn xong, họ báo cáo lên ban giám đốc và mời nhà cung cấp trình bày, thương thảo và ký kết hợp đồng Kết quả của quy trình này là lãng phí thời gian và tiền bạc, trong khi các tiêu chí đánh giá chủ yếu vẫn tập trung vào giá cả của sản phẩm.

Ở Việt Nam, dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhận thức đúng về ERP Việc triển khai ERP thường gặp thất bại do hiểu sai kiến thức về hệ thống này, nguyên nhân chính là hạn chế về trình độ và công tác truyền thông, đào tạo chưa hiệu quả Để ứng dụng ERP thành công, sự hiểu biết về ERP không chỉ dành cho lãnh đạo mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều cần nắm vững để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đạt được lợi ích mà ERP mang lại.

Thiếu quy trình thống nhất trên toàn doanh nghiệp là nguyên nhân khiến triển khai gặp nhiều khó khăn, vì nhiều đơn vị chưa có quy trình chuẩn khiến các phòng ban không liên kết được với nhau và làm việc theo cách riêng dễ nảy sinh mâu thuẫn ERP được xem là giải pháp quản lý theo quy trình, giúp đồng bộ hóa các bước làm việc và luồng thông tin giữa các phòng ban Để dự án thành công, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuẩn cho từng bộ phận và cho toàn hệ thống, từ đó tăng tính nhất quán, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp.

Nguyên nhân từ phía nhà tư vấn triển khai:

Nguyên nhân thất bại của các dự án ERP phần lớn nằm ở khâu tư vấn Do nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm, thiếu kiến thức và vì mục đích kinh doanh nên có thể họ đưa ra những tư vấn không hiệu quả dẫn đến doanh nghiệp lựa chọn sai sản phẩm.Tại Việt Nam, chưa có nhiều doanh nghiệp chuyên về tư vấn ERP mà chủ yếu là nhà triển khai thực hiện luôn cả công việc tư vấn Thế nên, những công ty này có khuynh hướng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của chính họ mà chưa quan tâm đến lợi ích và sự phù hợp của ERP đối với doanh nghiệp ứng dụng Các nhà tư vấn thường đưa ra những giải pháp mang tính khuôn mẫu cũng như chưa chú trọng đến tìm hiểu đặc điểm, lĩnh vực hoạt động riêng của doanh nghiệp

Nguyên nhân từ phía người sử dụng:

Trong quá trình triển khai ERP, nhiều tổ chức bỏ qua vai trò của người dùng cuối ở mọi bộ phận trong quá trình ra quyết định Thay vì chỉ tìm sự chấp thuận từ cấp quản lý, công ty nên thu hút những nhân viên chủ chốt – những người sử dụng hệ thống nhiều nhất – từ tài chính, vận hành, sản xuất đến kho vận Không chỉ tập trung vào nhân viên lập trình mà toàn bộ công ty cần tham gia để đảm bảo sự đồng thuận, tính khả thi và hiệu quả của hệ thống ERP.

Thiếu năng lực của ban dự án là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng triển khai ERP Để đảm bảo thành công, công tác tuyển chọn thành viên ban dự án cần được xem xét kỹ lưỡng từ đầu, tránh tình trạng chỉ có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và phòng công nghệ thông tin ERP là giải pháp tổng thể cho toàn doanh nghiệp và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, vì vậy năng lực của ban dự án ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả triển khai.