XÂY DỰNG MỘT BẢN ĐỀ XUẤT Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (PROPOSAL) ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là một trong những hoạt động thiết yếu mà các doanh nghiệp luôn chú trọng tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Bởi khách hàng là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, việc tổ chức các hoạt động nhằm tạo sự gắn kết hơn nữa giữa hai bên là vô cùng cần thiết.Sự thành công của buổi tiệc tri ân khách hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tăng cường và mở rộng các mối quan hệ với các đối tác, khách hàng. Do đó khâu tổ chức sự kiện phải được thực hiện chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và đặc biệt gây ấn tượng với những người tham gia. Để tìm hiểu kĩ hơn về việc này tác giả quyết định chọn đề tài “Xây dựng một bản đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện (proposal) để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Tập đoàn FPT” để thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần cũng như đưa ra ý tưởng xây dựng một chương trình hoàn thiện về sự kiện tri ân khách hàng của tập đoàn FPT.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI XÂY DỰNG MỘT BẢN ĐỀ XUẤT Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (PROPOSAL)

ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Tổ chức sự kiện

Mã phách:………

TP HỒ CHÍ MINH – 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 2

NỘI DUNG 3

1 TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT 3

1.1 Giới thiệu về công ty FPT 3

1.2 Tổng quan về sự kiện tri ân khách hàng 4

1.2.1 Mục đích 4

1.2.2 Khách mời tham gia 5

1.2.3 Đối tượng tham gia 5

1.2.4 Phạm vi, quy mô 5

1.2.5 Thời gian và địa điểm tổ chức 5

2 CHI TIẾT SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT 6

2.1 Giới thiệu chủ đề 6

2.2 Chủ đề: “Tri ân khách hàng – Thinking Party 2022” 6

3 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT 9

3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị tổ chức 9

3.2 Tiến hành tổ chức sự kiện 10

3.3 Sau khi sự kiện kết thúc 12

KẾT LUẬN 14

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu từ viết tắt Chữ viết đầy đủ

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là một trong những hoạt động thiết yếu mà các doanh nghiệp luôn chú trọng tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần Bởi khách hàng là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, việc tổ chức các hoạt động nhằm tạo sự gắn kết hơn nữa giữa hai bên là vô cùng cần thiết

Sự thành công của buổi tiệc tri ân khách hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tăng cường và mở rộng các mối quan hệ với các đối tác, khách hàng Do đó khâu tổ chức sự kiện phải được thực hiện chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và đặc biệt gây ấn tượng với những người tham gia

Để tìm hiểu kĩ hơn về việc này tác giả quyết định chọn đề tài “Xây dựng một

bản đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện (proposal) để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Tập đoàn FPT” để thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần

cũng như đưa ra ý tưởng xây dựng một chương trình hoàn thiện về sự kiện tri

ân khách hàng của tập đoàn FPT

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: nhằm xây dựng dựng một ý tưởng tổ chức sự kiện (proposal) để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Tập đoàn FPT

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Giới thiệu tổng quan sự kiện tri ân khách hàng của tập đoàn FPT; + Chi tiết sự kiện tri ân khách hàng;

+ Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Tập đoàn

FPT

2

- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong Tập đoàn FPT

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu đã được sử dụng để thực hiện đề tài: + Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet,… nhằm mục đích tham khảo các sự kiện đã được tổ chức nhằm mục đích xây dựng ý tưởng cho bài làm được hoàn thiện và sinh động hơn

+ Phương pháp phân tích,…

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Khách hàng là đối tượng tiêu thụ và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình Nên các nhãn hàng nói chung và tập đoàn FPT nói riêng, có trách nhiệm phải đảm bảo chất lượng sản phẩm; và đảm bảo chất lượng dịch vụ để làm hài lòng khách hàng Cũng như đem lại doanh thu cho thương hiệu mình

Chủ đề ““Xây dựng một bản đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện (proposal)

để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Tập đoàn FPT” được thực hiện mang

lại những ý nghĩa, đóng góp như: góp phần xây dựng và hoàn thiện ý tưởng về

sự kiện tri ân khách hàng của tập đoàn FPT cuối năm 2022, việc lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng một cách cụ thể, đầy đủ giúp sự kiện diễn

ra một cách thống nhất, trình tự và tránh những sai sót không đáng có Khi sự kiện diễn ra một cách hấp dẫn và chỉnh chu sẽ tạo cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng, từ đó, tạo sự tin tưởng vững chắc cho Tập đoàn của mình

3

NỘI DUNG

1 TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT

1.1 Giới thiệu về công ty FPT

FPT được thành lập ngày 13/09/1988 với 13 thành viên, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực

Năm 1990, FPT lựa chọn con đường phát triển: Tin học Từ năm 1994 đến 2014, FPT tiếp tục bước chân vào các lĩnh vực có liên quan và đạt nhiều thành công: phân phối sản phẩm, công nghệ mới vào Việt Nam; lĩnh vực Intermet; lĩnh vực xuất khẩu phần mềm, báo điện tử VnExpress, lĩnh vực giáo dục – ĐH FPT,…

Năm 2014, doanh thu đạt 35130 tỷ đồng Đối tác của hơn 350 công ty trên toàn thế giới Trong đó có trên 40 khách hàng thuộc danh sách Fortune

500, là đối tác của các hãng công nghệ lớn: Microsoft, IBM, Amazon Web Services

Tập đoàn FPT gồm 7 đơn vị thành viên:

+ Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT (FPT IS)

+ Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)

+ Công ty CP Viễn Thông FPT (FPT Telecome)

+ Công ty CP Dịch vụ trực tuyến FPT (FPT Online)

+ Công ty TNHH Thương Mại FPT (FPT Trading)

+ Công ty CP Bán lẻ Kỹ thuật số FPT (FPT Retail)

4

+ Công ty TNHH Giáo dục FPT (FPT Education)

FPT đạt nhiều giải thưởng lớn trong nước và ngoài nước:

+ Top 100 ASEAN 100 do Nikkei Review bình chọn

+ Top 10 giải thưởng Sao Vàng Đất Việt do báo Đầu tư bình chọn

+ Top 50 Công ty kinh doanh hiệu quả nhất VN do báo Nhịp cầu Đầu tư bình chọn

+ Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất tại VN do Forbes VN bình chọn

1.2 Tổng quan về sự kiện tri ân khách hàng

1.2.1 Mục đích

Mục đích 1: Gửi lời tri ân tới khách hàng Mục đích đầu tiên của tổ chức

sự kiện tri ân khách hàng đó là thay mặt tập đoàn gửi tới các quý khách hàng, những người đã gắn bó lâu năm với tập đoàn, tin dùng sản phẩm, dịch vụ của tập đoàn những lời tri ân sâu sắc nhất Đây là một hoạt động có ý nghĩa to lớn giúp tập đoàn giữ được sự kết nối của mình với khách hàng

Mục đích 2: sự kiện tri ân khách hàng sẽ khiến khách hàng cảm thấy mình được quan tâm, được trân trọng, khiến cho họ có thêm niềm tin, gắn bó lâu dài hơn với tập đoàn FPT

Mục đích 3: quảng bá hình ảnh, thương hiệu tập đoàn FPT Chương trình này sẽ là một kênh quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho tập đoàn cực hiệu quả bởi vì khi tri ân khách hàng, công ty thường tặng quà cho khách Khi có quà thì

sẽ thu hút được nhiều người quan tâm và thông qua những món quà đó họ sẽ biết đến tập đoàn

Mục đích 4: Tiếp cận, thu hút khách hàng tiềm năng mới Những người mới họ nhìn vào buổi tổ chức tri ân khách hàng đó họ sẽ thấy công ty này biết

5

trân trọng khách hàng và họ sẽ tò mò tìm hiểu Một lượng lớn khách hàng bên ngoài chưa biết đến tập đoàn FPT sẽ bị thu hút bởi chương trình tri ân này thì chắc chắn tập đoàn sẽ có một lượng khách hàng mới để chăm sóc, khiến họ trở thành khách hàng trung thành lâu năm

1.2.2 Khách mời tham gia

- Ban lãnh đạo tập đoàn, Ban lãnh đạo các công ty con

- Đại diện các doanh nghiệp là đối tác của tập đoàn FPT

- Nghệ sĩ, ca sĩ nổi tiếng: ca sĩ Mỹ Linh, ca sĩ Nhật Thủy, ca sĩ Đinh Mạnh Ninh, ca sĩ Kimmese, ca sĩ Thái Sơn, nhạc sĩ Trương Quý Hải, NSUT Nguyễn Trí Dũng,…

1.2.3 Đối tượng tham gia

- Khách hàng, đối tác của tập đoàn FPT

- Toàn thể cán bộ, nhân viên, sinh viên thực tập tập đoàn FPT (7 đơn vị thuộc tập đoàn FPT)

- Gia đình, bạn bè của nhân viên trong tập đoàn

- Đại biểu, khách mời tham gia chương trình

- Đại diện các báo, đài phát thành, đài truyền hình

1.2.4 Phạm vi, quy mô

- Phạm quy: khách hàng thuộc VIP và một số lãnh đạo nhân viên tại FPT

- Quy mô: 5.000 người

1.2.5 Thời gian và địa điểm tổ chức

6

- Thời gian: Từ 18h – 22h, ngày 26 tháng 01 năm 2022

- Địa điểm: Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới – Sự kiện MELISA CENTER Địa chỉ: 85 Thoại Ngọc Hầu, Phường Hòa Thạnh, Quận Tân Phú, HCM

2 CHI TIẾT SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT

2.1 Giới thiệu chủ đề

Sắp trải qua năm 2021 và chào đón năm mới năm 2022, với chủ đề “Tri

ân khách hàng – Thinking Party 2022” tập đoàn FPT mong muốn tổ chức một

sự kiện nhỏ nhằm gửi lời cảm ơn và tri ân sâu sắc của ban lãnh đạo tập đoàn đến quý khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm dịch vụ cũng như cùng nhau đồng hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển và đặt biệt là chặn đường 5 năm từ 2018 – 2022

2.2 Chủ đề: “Tri ân khách hàng – Thinking Party 2022”

- Ý nghĩa chủ đề

“Tri ân khách hàng – Thinking Party 2022” mang ý nghĩa đúng như

tên gọi: “Tri” có nghĩa là biết,ghi nhớ “Ân” nghĩa là ơn mang, ân huệ, ân tình

Vậy ghép hai từ này lại với nhau ta được một từ Hán Việt rất sâu sắc: “Tri ân”

Nó mang nghĩa biểu lộ sự trân trọng, ghi nhớ và biết ơn sâu sắc những người

đã hi sinh vì ta, đã giúp đỡ ta trong khó khăn, sẽ chia niềm vui và nỗi buồn cùng

ta

- Chủ đề và ý tưởng thiết kế:

+ Nguồn cảm hứng: lấy cảm hứng từ việc trải qua những thăng trầm trong việc hình thành và phát triển của tập đoàn FPT và cảm hứng từ những khách hàng thân thiết đã luôn tin dùng các sản phẩm dịch vụ từ FPT, sự tin yêu

và tin tưởng của khách hàng chính là nguồn cảm hứng vô tận để tạo nên ý tưởng thiết kế cho tập đoàn

7

+ Ý tưởng thiết kế:

Màu sắc chủ đạo: sử dụng màu xanh dương để làm màu chủ đạo vì màu xanh dương là màu mà rất nhiều người yêu thích Trong tự nhiên nó là màu của nước và bầu trời, và hiếm khi thấy trên các loại trái cây và rau củ Hầu hết các

tư liệu từ xưa đến nay đều đồng nhất màu xanh dương với ý nghĩa hòa bình và

sự vững chắc, tin cậy Một lý giải khá hợp lý cho điều này chính là bầu trời và đại dương Màu xanh trong bao la của bầu trời cũng như sự tĩnh lặng khi nhìn

từ xa của đại dương như những điều tồn tại bất biến, có thể khiến con người ta thư thái và phản ánh bản chất thật trong tâm hồn con người

Hình 2.1 Hình minh họa màu xanh dương (Nguồn: Internet)

8

Hình ảnh chủ đạo: với dòng chữ “Cảm ơn 5 năm đồng hành” khá to và

đặt cân đối trong khung hình thể hiện ý nghĩa về sự biết ơn của ban lãnh đạo với khách hàng, số 5 được đặc giữa và khá to thể hiện thời gian khách hàng cũng như là thời gian phát triển của tập đoàn là một thời gian vô cùng quý báu, hình ảnh thước phim chạy ở góc trái thể hiện hành trình đồng hành và phát triển của tập đoàn là một hành trình dài và đầy ý nghĩa

Hình 2.2 Hình ảnh thiết kế cho sự kiện

9

3 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT

3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị tổ chức

Tổng thời gian lập kế hoạch chuẩn bị: 1 tuần (17/1/2022 – 25/1/2022)

Giai đoạn Thời gian Nội dung Công việc triển khai

1 17/01/2022 -

18/01/2022

Lập kế hoạch triển khai

- Thành lập BTC và họp ban

tổ chức để triển khai chương trình

- Lập và hoàn thiện nội dung chương trình

- Xin giấy phép từ lãnh đạo và

cơ quan Nhà nước

2 19/01/2022 -

21/01/2002

Triển khai công tác lên nội dung chương trình

- Lên ý tưởng cụ thể tổ chức chương trình

- Hoàn thành nội dung sự kiện

- Chuẩn bị tiết mục văn nghệ

- Dự trù kinh phí

3 22/01/2022 Triển khai

công tác truyền thông

- Giới thiệu sự kiện trên Internet (trang Facebook, trang web nội bộ, trang chủ FPT, ), gửi mail tới toàn bộ khách hàng VIP và nhân viên trong tập đoàn

- Truyền thông sự kiên trên các báo đài truyền thông

10

4 23/01/2022-

25/01/2022

Triển khai công tác hậu cần

- Lập danh sách khách mời và gửi giấy mời

- Chuẩn bị địa điểm tổ chức

3.2 Tiến hành tổ chức sự kiện

- Thời gian: Từ 18h – 22h, ngày 26 tháng 01 năm 2022

- Địa điểm:Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới – Sự kiện MELISA CENTER

Địa chỉ: 85 Thoại Ngọc Hầu, Phường Hòa Thạnh, Quận Tân Phú, HCM

STT Thời

gian

KHAI MẠC

1 18h –

18h30

Lễ tân đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời

- Check in, đón tiếp

- Sắp xếp chỗ ngồi

- Liên lạc với những khách mời chưa đến

2 18h30 –

18h40

Mc ổn định chỗ ngồi khởi động chương trình bằng các câu hỏi

- MC hỏi các câu hỏi liên quan đến tập đoàn FPT như: quá trình hình thành phát triển, sản phẩm, dịch vụ,…

- Trao quà cho người trả lời đúng

3 18h40 –

19h00

MC Giới thiệu lãnh đạo lên phát biểu khai mạc sự kiện

- Lãnh đạo phát biểu khai mạc hội nghị

- Tặng hoa cho lãnh đạo

11

NỘI DUNG

4 19h00 –

19h20

Trình diễn văn nghệ

Các ca sĩ, nghệ sĩ khách mời trình bày các tiết mục văn nghệ

5 19h20 –

19h30

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

Lãnh đạo hoặc MC tuyên bố lý và giới thiệu đại biểu cho sự kiện

6 19h30 –

19h40

Mở video trình chiếu

Bộ phận kỹ thuật, âm thanh ánh sáng phối kết hợp trình chiếu phóng sự

mô tả lại chặng đường phát triển của doanh nghiệp trong những năm qua

7 19h40 –

19h50

Đại diện doanh nghiệp phát biểu ý kiến và khai tiệc

MC dẫn chương trình giới thiệu một

vị đại diện lên phát biểu ý kiến Đại diện lên đọc bài phát biểu, đồng thời thực hiện các nghi thức để chính thức khai tiệc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

8 19h50 –

21h00

- Tiệc tùng

- Văn nghệ, trò chuyện,

- Chụp ảnh kỉ niệm

Lãnh đạo tập thể cán bộ nhân viên công ty cùng khách mời tham dự thưởng thức tiệc tùng theo thực đơn

đã được lên sẵn Trong quá trình tiệc tri ân khách hàng diễn ra sẽ kết hợp với giao lưu văn nghệ, trò chuyện, tặng quà và chụp ảnh kỉ niệm

12

BẾ MẠC

9 21h00 –

21h30

- Lãnh đạo tuyên

bố bế mạc

- Tặng quà lưu niệm cho khách hàng VIP

- Lãnh đạo gửi lời cảm ơn khách hàng tham dự, tuyên bố bế mạc sự kiện

- Kiểm tra quà và tặng quà lưu niệm cho khách hàng VIP

10 21h30 –

22h00

Tiễn khách Tiễn khách ra về, hướng dẫn khách

lên phương tiện

3.3 Sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc ban tổ chức cần thực hiện các công việc sau:

- Lấy ý kiến khách hàng và khán giả tham dự Đừng ngại ngần xin feedback và cảm nhận của khán giả – của khách hàng, khách tham dự về sự kiện Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, cần lựa chọn phương pháp hợp lý và không gây phiền toái cho người được hỏi

- Ban tổ chức chịu trách nhiệm tổng hợp lập bảng chi phí phát sinh trong

sự kiện để kế toán thanh toán Ngoài ra, ban tổ chức phối hợp với bên truyền thống, báo chí để xây dựng chiến lược marketing về tập đoàn giúp tập đoàn tiếp cận với các khách hàng mới

- Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện Hình ảnh được dùng làm nguyên liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo Hoặc dùng để quảng bá những sự kiện tương tự như Ekip Palamun Event hay làm sau khi kết thúc mỗi

13

dự án Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình Hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp Tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi Vì đây là dịp để lan tỏa độ nóng cũng như sức hút của truyền thông

- Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và hoàn trả lại mặt bằng cho chủ đầu tư Đây

là một công việc trông có vẻ hết sức bình thường Tuy nhiên, Palamun Event nhận thấy nó là một việc làm quan trọng Chủ đầu tư hay doanh nghiệp thuê công ty tổ chức sự kiện của bạn thực hiện chương trình cho họ