Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm Quản lý thời gian là sắp xếp, lên kế hoạ

Kỹ năng quản lý thời gian

hiệu quả

PGS.TS Nguyễn Văn Nhã

nhanv@vnu.edu.vn

PGS.TS Nguyễn Văn Nhã

▶ Nguyên lính xe tăng Miền Đông Nam bộ

▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990-1995)

▶ Nguyên P Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996-2004)

▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004-2012)

▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012-2016)

▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia

▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam

▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN

Đôi nét về giảng viên

1.Lập kế hoạch theo thời gian

• Hiểu đúng về thời gian

• Những công cụ lập chương trình làm việc

• Xây dựng lịch trình làm việc

• Danh sách việc phải làm hằng ngày

• Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc

Lược sử về Thời gian

• Chúng ta ngưỡng mộ Stephen Hawking (1942-2018) không chỉ

là tài năng mà còn là nghị lực phi thường của vị giáo sư trên hành trình chống lại căn bệnh xơ cứng

cơ vùng 21 tuổi, ông dần mất đi khả năng vận động tay chân, đến mất hẳn giọng nói và rồi liệt toàn thân Dẫu vậy, với đam mê bất tận

về thiên văn học, ông vẫn giữ ý chí kiên cường để tìm hiểu những

bí mật của vũ trụ bao la.

Thời gian là một nguồn lực khan hiếm

Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp

100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu quả, bạn lại thu được 100 000 đ.

Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?

Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay đổi…

đến Hải Dương cách HN 60 km lại nghỉ 30

phút May mắn được chú họ cho đi nhờ xe tải

với tốc độ40km/h đến thẳng Hải Phòng

• Bạn Hòa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h,

nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 phút,

đến Hải Dương Hòa nghỉ 45 phút ăn sáng, rồi

phóng 60 km/h về HP

• Bạn Liên đi xe buýt lúc 6 gi, xe luôn chạy với

tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ

15 phút để đón khách

• Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp

nhau ở đâu dọc đường?

• Quãng đường không đo bằng km,

mà “đo” bằng thời gian cần thiết

để đi và đến, vấn đề là chọn phương tiện nào tối ưu.

• Khoảng cách được tính bằng

“quăng dao”

• Chất lượng động cơ xe từ 100km/h tính bằng s

o-• …v.v

Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình

lên kế hoạch và tổ chức thời

gian cho từng hoạt động cụ

thể, chi tiết từng bước cho đến

khi hoàn thành mọi mục tiêu đề

ra Vì thời gian có hạn, bạn

càng có kỹ năng quản lý thời

gian tốt, quỹ thời gian sử dụng

càng hiệu quả Sự hiệu quả

của việc quản lý thời gian

được đánh giá dựa trên kết

quả công việc làm ra, không

dựa trên thời gian hoàn thành

nhanh hay chậm

Quản lý thời gian là sắp xếp, lên

kế hoạch những việc cần làm một cách khoa học.

Thực chất quản lý thời gian hiệu quả là quản lý cách sống

và làm việc của bản thân

Hiểu đúng về thời gian

Thời gian quý hơn vàng

Sao bạn lãng phí thời gian?

Ngạn ngữ có câu: Thời gian là

vàng Nhưng vàng thì mua được

mà thời gian không mua được

Thế mới biết vàng có giá mà thời

gian là vô giá.

• Thật vậy, thời gian là sự sống Bạn vào bệnh

viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời chạy chữa thì sống, để chậm là chết.

• Thời gian là thắng lợi Bạn hỏi các anh bộ đội

mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ, đánh địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ là thất bại.

• Thời gian là tiền Trong kinh doanh, sản xuất

hàng hóa đúng lúc là lãi, không đúng lúc là lỗ.

• Thời gian là tri thức Phải thường xuyên học tập

thì mới giỏi Học ngoại ngữ mà bữa đực, bữa cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng không giỏi được.

• Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì làm

được bao nhiêu điều cho bản thân và cho xã hội Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau hối tiếc cũng không kịp.

Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower

“Việc quan trọng thường không khẩn

cấp và việc khẩn cấp thường không

quan trọng”

Dwight Eisenhower

Bạn cần trả lời 2 câu hỏi

• Tôi đang làm việc này vì mục đích

gì?

• Các giá trị cốt lõi định hướng

cuộc sống của tôi là gì?

Những công cụ lập chương trình làm việc

• Có nhiều người chỉ cần sử

dụng bút và giấy Tuy nhiên

trong thời đại ngày nay khi bạn

là người dành khá nhiều thời

gian cho máy tính, điện thoại

hay các thiết bị nào khác, bạn

sẽ thấy rất tiện ích khi có một

phần mềm giúp ghi lại các

… và còn nhiều phần mềm khác giúp bạn lập kế hoạch và chương trình làm việc hiệu quả

“Chúng ta đều muốn có thời

gian, nhưng lại không biết

Xây dựng lịch trình làm việc

Yêu cầu của một lịch trình làm việc

• Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm

việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày,

giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện;

chính xác tên người thực hiện…

• Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng

lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện

các công việc

• Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc;

không bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, địa

điểm, thành phần…

• Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải

tính toán, dự phòng thật sát thực tế Tránh tối đa

sự thay đổi, điều chỉnh

• Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …

Quy trình lập kế hoạch công tác,

lịch trình làm việc

• Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội

dung đưa vào kế hoạch Đây là giai đoạn tìm

kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội

• Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định

- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về

thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện…

- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều

kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường…

• Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu

• Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

Công cụ đơn giản nhất là lập bảng

Thời điểm bắt đầu và kết thúc

Kết quả

dự kiến

Danh sách việc phải làm hằng ngày

(to-do list)

• Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định

hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập

trung vào công việc hay những điều quan trọng

nhất

• Thông thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để ghi

chép, nên dùng phần mềm trên máy tính, điện

thoại để thay thế cho dùng giấy nhớ Vì:

+ Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để

bạn không lơ là nhiệm vụ

+ Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn giản

+ Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh

mất danh sách

+ Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn

(deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái

+ Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm tra

tiến độ

Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày

• Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần,

khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn

thành một nhiệm vụ của mình Nếu bạn cảm

thấy lịch quá dày đặc và mình không thể nào

hoàn thành hết Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa

lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho

mình thời gian nghỉ ngơi

• Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần là

m vào ngày mới

• Tìm ra giới hạn của bản thân

• Phân biệt giữa việc cần làm với mong

muốn và mục tiêu

• Kiểm tra danh sách việc cần làm thườ

ng xuyên

Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc

• Mỗi ngày mang đến những khó

khăn và cơ hội khác nhau, gây

trở ngại cho những công cụ lập

kế hoạch hàng ngày

• Làm thế nào để hệ thống lập kế

hoạch và xác định mức độ ưu

tiên có thể theo kịp những bước

phát triển trong thời đại VUCA?

• Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều hành linh hoạt hơn khi dùng những công cụ lập kế hoạch Tính linh hoạt thể hiện như sau:

• Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch

khi cơ hội xuất hiện

• Linh hoạt hơn không làm cho một ngày làm

việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có thời gian cho những việc quan trọng nhất.

2 Giao việc hiệu quả

• Lợi ích của giao việc hiệu quả

• Vận dụng công thức RACI trong giao phó công việc

• Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm

• Giao việc hiệu quả bằng ủy thác công việc

• Kiểm soát và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm

trong giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công việc

Lợi ích của giao việc hiệu quả

• Giao việc hiệu quả có thể đem lại những

lợi ích thực sự cho bạn, cho nhân viên,

và cho công ty, ngân hàng.

• Đó cũng là một cách để xây dựng sự

hiểu biết vững chắc với cấp dưới

• Nó cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và

cấp trên Để có được sự tin tưởng này,

trước hết bạn phải tin tưởng người khác,

và giao phó là một trong những cách tốt

nhất để làm việc này

“Tôi tin bạn làm được công việc này”.

• “Tôi không tin tưởng nhãn viên của

tôi”: Những người này nên bắt đầu giao những

công việc nhỏ; điều này cho phép họ xây dựng

sự tin tưởng dần dần

• “Tôi thích công việc được làm theo cách của

tôi”: Đây là bao biện cho kiểu “ôm đồm, sợ

người khác làm hỏng việc”

• “Nhân viên tôi sẽ không bằng lòng với công

việc giao thêm này”: Có thể là như vậy Nhưng

những nhân viên tốt – những người mà bạn muốn giữ lại – thường đánh giá cao những cơ hội để nhận trách nhiệm cho công việc quan trọng

• “Nhân viên mong đợi tôi là người giải quyết

vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong

một chừng mực nào đó; nhưng thực chất là “độc đoán”

Ma trận RACI, một kỹ thuật phân công công việc hiệu quả Phương pháp

• I = Informed : Đây là những người hoặc bộ phận không liên quan nhiều đến dự án hay chiến dịch

mà là phối hợp, Tuy nhiên họ vẫn cần nắm rõ các thông tin để khách hàng có thể hỏi đến bất cứ lúc nào

Vận dụng ma trận RACI trong giao phó công việc

Giải thích biểu đồ ma trận RACI

Cần lưu ý những điểm sau

để tránh sai sót:

• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ

và vai trò của mình

• Mỗi một nhiệm vụ cần có một người chịu

trách nhiệm R và không có dự án nào có

quá nhiều người A.

• Bạn có thể thêm vào một số yêu cầu và

thông tin khi lập ma trận như: kết quả

công việc, các quy trình phải thực hiện

chính xác, tiêu chuẩn KPI được hoàn

• - Hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này sẽ được Ms Lan thông báo cho Ms An [Inform]; I

• - Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC là Mr Trọng

[Accountable] A

Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm

Việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định

50% thành công trong công việc, 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt”

và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta “không đặt đúng người” hoặc

“không giao đúng việc” thì 99% là công việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!

• Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”?

• Làm thế nào để “người được đặt” luôn phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu công việc được giao?

• Làm sao để không rơi vào tình trạng lúc nào cũng quá tải công việc, trong khi kết quả mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực trong team vẫn chưa phát huy đến mức tối đa?

• Làm sao để giảm thiểu những tổn thất do vướng phải những sai lầm trong công tác tổ chức công việc?

Một số bí kíp giao việc hiệu quả

• 1.Không cầu toàn

Nhân viên cũng là một con người và con người

thì không ai là hoàn hảo hết Do vậy, bạn cũng

nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc

cho nhân viên Bạn cần phải có niềm tin rằng

nhân viên sẽ làm tốt công việc bạn giao

• 2.Xác định việc gì là quan trọng nhất

bạn cần phải biết được rằng công việc nào là

quan trọng nhất đối với công việc của cả nhóm

và năng lực nhân viên nào đảm nhận được

• 3.Khai thác điểm mạnh và khắc phục những

điểm yếu kém của nhân viên

Một người sếp tài ba và có tầm nhìn là người

luôn quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của

nhân viên

• 4.Không nên chỉ dành việc dễ dàng cho mình

Nếu bạn nghỉ rằng từ nay sẽ giao hết những công việc khó khăn cho nhân viên và chỉ làm những công việc nhẹ nhàng Thì bạn đúng là một ông sếp tồi

• 5.Đừng nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt

được việc này

Nhiều sếp không giao việc được cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được công việc đó Nguyên nhân khác cũng có thể là do bạn luôn phức tạp hóa mọi vấn đề

• 6.Nghỉ ngơi một thời gian

Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian trong khoảng1- 2 tuần Khi bạn quay trở lại với công việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được nhân viên thực sự đã làm tốt và phù hợp với công việc mà bạn đang gặp khó khăn đấy

Những lưu ý quan trọng

• Khi nói với nhân viên về nhiệm vụ bạn muốn họ

làm, điều quan trọng là cần nói lý do “tại sao?”

• Nhà quản lý thường quên phần này

• Giải thích lý do “Tại sao?” đóng góp quan

trọng tới hiệu quả giao việc.

Bài tập Nào, xin các bạn hãy thử giao việc

cho nhân viên làm ví dụ một công việc nào đó

Bạn không thể giao việc, rồi kệ nhân

viên chìm hoặc bơi!

• Trách nhiệm nhà quản lý là đảm bảo nhân viên

có sự hỗ trợ và các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc mà bạn giao phó

• Tức là, đảm bảo bạn hoặc có ai đó khác sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên khi họ cần Ví dụ:

• Ai sẽ phối hợp với nhân viên tại một thời điểm nào đó?

• Ai sẽ hướng dẫn nhân viên khi gặp vấn đề?

• Ai sẽ cung cấp các nguồn lực hoặc thiết bị cần thiết?

Những sai lầm của người lãnh đạo, quản lý

• Hầu hết các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý không hoàn thành mục tiêu đảm trách, là do:

• Thứ nhất, không tuân thủ đúng các nguyên tắc nền tảng trong công tác tổ chức công việc Từ đó,

làm phát sinh thêm rất nhiều việc vốn không cần thiết, gia tăng thêm lãng phí về thời gian và các nguồn lực;

• Thứ hai, bố trí phân nhiệm theo trực giác & cảm tính Từ đó, vô tình nhà quản lý rơi vào tình trạng

phân công thử – sai và sau đó lại tiếp tục thử – sai Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải nắm vững

nguyên tắc & cách thức đọc hiểu năng lực của nhân viên trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên;

• Thứ ba, “bộ thước đo” đánh giá kết quả hoàn thành công việc được phân công vốn chưa thật sự

khoa học Và nhà quản lý, hàng ngày, phải chạy theo từng chỉ tiêu đánh giá của từng nhân viên;

• Thứ tư, chưa nắm được các công cụ và phương pháp về mặt quản trị để điều chỉnh thái độ của

nhân viên trong quá trình phân công phân nhiệm (cũng như trong quá trình đồng hành cùng thuộc

cấp của mình) Vì thế, nhân viên vẫn chưa phát huy được sức mạnh tiềm năng của bản thân trong công việc được giao;

• Thứ năm, chưa biết cách phát triển nhân viên thông qua “ủy thác” Từ đó, nhà quản lý dần dần bị

nhấn chìm trong “núi công việc”, trong khi nguồn lực thuộc cấp vẫn chưa được phát huy đến mức tối ưu,…

•

Giao việc hiệu quả bằng ủy thác

Bạn cần nắm vững

• Sự cần thiết phải ủy thác công việc đối

với nhà quản lý;

• Bản chất của ủy thác và những thất bại

trong thực tế môi trường doanh nghiệp;

• Quy trình ủy thác công việc hiệu quả;

• Chọn việc ủy thác và những sai lầm

đáng tiếc;

• Tiêu chí chọn người ủy thác;

• Thực hiện công tác ủy thác và mô hình

• Các nhiệm vụ mà bạn có thể ủy thác bao gồm:

• Những nhiệm vụ định kỳ (lặp lại) – báo cáo

định kỳ, giấy tờ, tờ khai, hoặc thu thập dữ liệu Hầu hết các nhiệm vụ văn thư thuộc loại này

• Các nhiệm vụ đã được chuẩn hoá – các quy

tắc và tiêu chuẩn được xác định rõ ràng

• Những nhiệm vụ giúp phát triển con người

– nếu bạn mong đợi ai đó hoàn thành một nhiệm

vụ nhất định, để phát triển bản thân, bạn nên cho họ cơ hội để làm điều đó ngay bây giờ