HƯỚNG DẪN PHẦN MỀM QUẢN LÝ, TỔ CHỨC THI TỐT NGHIỆP THPT

o Tra cứu các Danh sách: Xem, tra cứu danh sách các danh mục đã được định nghĩa,đây cũng là thông tin quan trọng chuẩn hóa dữ liệu quá trình quản lý và tổ chức thi: o Tra cứu, sửa các Mẫ

HƯỚNG DẪN PHẦN MỀM QUẢN LÝ, TỔ CHỨC THI TỐT NGHIỆP THPT 2012

Sơ đồ chung quy trình Quản lý và Tổ chức thi tốt nghiệp THPT 2012:

3

2

5

Hội đồng chấm môn TL

9

4

6 10

1

Mục lục

1 Chương trình của Sở GD: 3

1.1 Hệ thống: 3

1.2 Cập nhật Danh sách: 5

1.3 Tổ chức thi: 9

1.4 Tổ chức chấm thi: 16

1.5 Xử lý kết quả thi 20

1.6 Phúc khảo 23

1.7 Quản lý cấp phát Bằng TN 28

28

1 Chương trình của Sở GD:

1.1 Hệ thống:

o Đăng nhập Hệ thống: Đăng nhập để sử dụng chương trình, nếu không đăng nhập thì

sẽ không sử dụng được chương trình Tên đăng nhập mặc định: admin, Mật khẩu mặc định:admin

o Tạm thoát: Thoát về chế độ chưa đăng nhập, chương trình vẫn chạy nhưng không sửdụng được chức năng của chương trình

o Thay đổi mật khẩu sử dụng: Để thay đổi mật khẩu đang sử dụng

o Thay đổi thông tin Hệ thống: Định nghĩa các tham số của hệ thống Nên cẩn thận khithay đổi thông tin vì chương trình sẽ chạy trên các tham số này:

Lưu ý: Tùy chọn kiểu nhập họ tên để hỗ trợ chúng ta có thể nhập Họ tên liền nhau hoặcnhập Họ, Đệm, Tên ở 3 ô khác nhau.

o Chọn năm số liệu làm việc: Chọn bộ số liệu mà chúng ta làm việc, thường chươngtrình đặt mặc định là năm hiện tại của hệ thống Nên nhìn dưới màn hình để biết mình đang làm

ở bộ số liệu năm nào

o Tra cứu các Danh sách: Xem, tra cứu danh sách các danh mục đã được định nghĩa,đây cũng là thông tin quan trọng chuẩn hóa dữ liệu quá trình quản lý và tổ chức thi:

o Tra cứu, sửa các Mẫu báo cáo: Đây là chức năng hỗ trợ người sử dụng có thể chỉnhsửa mẫu biểu của hệ thống, tuy nhiên nên biết về lập trình để điều chỉnh cho chính xác, không

bị lỗi:

o Các chức năng đặc biệt:

- Import File DL Danh sách: Cập nhật các File dữ liệu danh sách, nên thật sự cẩn thận khi sử

- Tạo Chương trình Chấm môn tự luận: Tạo bộ cài đặt dùng cho việc chấm môn tự luận Chứcnăng này thực hiện sau khi đã cập nhật đầy đủ, chính xác các danh sách của hệ thống

- Tạo Chương trình Nhập điểm tự luận: Tạo bộ cài đặt dùng cho việc cập nhật điểm theo sốphách các môn tự luận Chức năng này thực hiện sau khi đã cập nhật đầy đủ, chính xác các danhsách của hệ thống

o Thoát khỏi chương trình: Thoát hoàn toàn chương trình

1.2 Cập nhật Danh sách:

o CN Danh sách Đơn vị: Đối với các Sở GD chỉ có thể chỉnh sửa các thông tin ngoài

mã và tên đơn vị đã được định nghĩa sẵn:

Các chức năng chính: Ctrl+P: in danh sách, Ctrl+F: tìm kiếm

o CN Danh sách Huyện: Cập nhật danh sách các Huyện, Thị xã trong Sở GD:

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Loại trường: Xem danh sách các loại hình trường Danh sách này cốđịnh, đã được định nghĩa trước:

Các chức năng chính: Ctrl+F: Tìm kiếm, Ctrl+G: Tìm tiếp

o CN Danh sách Cụm trường: Cập nhật các Cụm trường, hỗ trợ việc lập Hội đồng coithi

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+P: In danh sáchCụm trường, Ctrl+F: Tìm kiếm.

o CN Danh sách Trường THPT: Cập nhật danh sách các trường trong Sở GD Lưu ýcập nhật đúng loại hình trường, thứ tự trường, tên trường, xác định rõ cụm thi Mã trường sẽđược chương trình tự động xác định căn cứ vào các thông tin trên

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+P: In danh sáchcác trường, Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Hội đồng thi: Cập nhật thông tin liên quan đến các Hội đồng coi thi

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+P: In danh sáchcác trường, Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Môn thi: Xem danh sách các môn thi trong năm Không được sửachữa:

Các chức năng chính: Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Ban thi: Xem danh sách môn thi trong năm của Ban thi Không được

Các chức năng chính: Ctrl+F: Tìm kiếm.

o CN Danh sách Dân tộc: Cập nhật danh sách các Dân tộc Phần mềm đã có một danhsách mặc định, tuy nhiên tùy từng Sở GD có thể bổ sung thêm:

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Hệ Đào tạo: Xem danh sách hệ đào tạo Khi sửa chữa, phải xem kỹquy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo:

Các chức năng chính: Ctrl+N: Thêm mới, Ctrl+T: Xóa một bản ghi, Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Lý do Đặc cách: Xem các lý do đặc cách Dữ liệu có sẵn không đượcsửa:

Các chức năng chính: Ctrl+F: Tìm kiếm

o CN Danh sách Lý do Miễn thi: Xem các lý do miễn thi Dữ liệu có sẵn không đượcsửa:

Các chức năng chính: Ctrl+P: in danh sách, Ctrl+F: Tìm kiếm

o M8 - Danh sách các Hội đồng coi thi: Hỗ trợ in thông tin đầu đủ về các Hội đồng coithi theo mẫu M8:

Các chức năng chính: Nút Lọc: Lọc các bản ghi thỏa mã điều kiện ở trên, Xem: Hiển thịmẫu M8, In: In mẫu M8 ra máy in

o Tạo Chương trình cho Trường: Tạo bộ cài đặt chương trình cho tất cả các Trường.Trong bộ cài đã đầy đủ các thông tin của Sở GD cho các trường sử dụng:

Các chức năng chính: Nút " ": Chọn đường dẫn để lưu trữ bộ cài, Tạo DL: Tạo bộ càichương trình

1.3 Tổ chức thi:

o Nhận Dữ liệu từ các Trường: Nhận dữ liệu về thí sinh của các trường chuyển về:

Lưu ý: Có thể nhận dữ liệu của một trường hoặc một thư mục dữ liệu của các Trường Khi

ấn nút Nhận DL, nên chú ý các thông báo của chương trình Tránh những sai sót trong quá trình cậpnhật dữ liệu

o Sửa thông tin ĐKDT thí sinh THPT: Sau khi Sở GD nhận được dữ liệu của cácTrường, có những thông tin của thí sinh THPT cần phải thay đổi, hoặc sau khi thi thí sinh có ýkiến về thông tin không đúng thì chúng ta vào chức năng này để chỉnh sửa Tuy nhiên thật cẩnthận khi sửa các thông tin này:

Các chức năng chính: Nút "Tìm tên+SBD": hỗ trợ chúng ta tìm nhanh thí sinh theo tên hoặc sốbáo danh Nút "Sửa": chuyển sang chế độ sửa, sau đó "Ghi" để ghi lại thông tin sửa Nút "Danhsách" hiển thị danh sách tất cả các thí sinh THPT

o Sửa thông tin ĐKDT thí sinh GDTX: Sau khi Sở GD nhận được dữ liệu của cácTrường, có những thông tin của thí sinh GDTX cần phải thay đổi, hoặc sau khi thi thí sinh có ýkiến về thông tin không đúng thì chúng ta vào chức năng này để chỉnh sửa Tuy nhiên thật cẩnthận khi sửa các thông tin này:

Các chức năng chính: Nút "Tìm tên+SBD": hỗ trợ chúng ta tìm nhanh thí sinh theo tên hoặc sốbáo danh Nút "Sửa": chuyển sang chế độ sửa, sau đó "Ghi" để ghi lại thông tin sửa Nút "Danhsách" hiển thị danh sách tất cả các thí sinh GDTX

o Tự động sửa thông tin thí sinh: Đây là chức năng tự động sửa các thông tin có thể vàkiểm tra dữ liệu của thí sinh liên quan đến việc tổ chức thi Lưu ý: thận trọng khi sửa các thôngtin của thí sinh:

Các chức năng chính: Có thể sửa trực tiếp, Ctrl+F: tìm kiếm

o Tìm kiếm, tra cứu thí sinh: Hỗ trợ tìm kiếm tất cả các thông tin của thí sinh Khôngđược phép sửa chữa thông tin của thí sinh:

o M25 - Báo cáo trước kỳ thi: Hỗ trợ báo cáo trước kỳ thi, chương trình tự động tínhđược một số thông tin quan trọng đến kỳ thi, tuy nhiên người sử dụng vẫn phải nhập đầy đủthông tin trước khi tạo báo cáo

Chức năng chính: Tạo file báo cáo theo mẫu M25 Lưu ý tạo xong mẫu báo cáo vẫn có thểchỉnh sửa được, nhưng không nên thay đổi cấu trúc của file mẫu Nếu thay đổi mẫu sẽ phải làm lại.

o M3 - Danh sách thí sinh ĐKDT theo lớp: Hỗ trợ in danh sách thi sinh theo từng lớp

để kiểm tra thông tin thí sinh:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị mẫu M3, In: In mẫu M3 ra máy in

o M4 - Danh sách thí sinh ĐKDT theo trường: Hỗ trợ in danh sách thi sinh theo từngtrường:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị mẫu M3, In: In mẫu M3 ra máy in

o Thống kê số lượng thí sinh-Cụm trường: Thống kê số lượng thí sinh theo từng Cụmtrường:

Các chức năng chính: Nút "Tke thi sinh": Thống kê số lượng thí sinh theo cụm trường,

"Xem": Hiển thị báo cáo, In: In báo cáo ra máy in

o Xếp Số báo danh, Phòng thi: Hỗ trợ xếp số báo danh Nếu xếp rồi thì chức năng thựchiện xếp sẽ không có hiệu lực Nút "Thống kê": thống kê số lượng thí sinh theo cụm trường.

o Phân bổ thí sinh cho các Hội đồng: Chức năng hỗ trợ phân bổ phòng thi của cácCụm trường về các Hội đồng Lưu ý: Số phòng thi Hội đồng cuối phải lớn hơn số phòng thi củaGDTX trong cụm thi đó để đảm bảo không có Hội đồng nào chỉ có thí sinh GDTX

Các chức năng chính: Nút "Gán Hội đồng cho hồ sơ": tự động gán Hội đồng cho các hồ sơtheo các phân bổ ở trên Lưu ý các thông báo của chương trình để đảm bảo dữ liệu chính xác

o Thống kê số lượng thí sinh-Phòng thi: Thống kê số lượng thí sinh theo Hội đồng,phòng thi

Các chức năng chính: Nút "Tke thi sinh": Thống kê số lượng thí sinh theo cụm trường,

"Xem": Hiển thị báo cáo, In: In báo cáo ra máy in

o Bổ sung Thí sinh ĐKDT THPT: Sau khi xếp số báo danh, phân chia Hội đồng, vìnhững trường hợp đặc biệt sẽ tiến hành bổ sung Cách thức thực hiện như phần nhập mới thísinh, tuy nhiên cần phải xác định rõ Hội đồng, Phòng thi:

o Bổ sung Thí sinh ĐKDT GDTX: Sau khi xếp số báo danh, phân chia Hội đồng, vìnhững trường hợp đặc biệt sẽ tiến hành bổ sung Cách thức thực hiện như phần nhập mới thísinh, tuy nhiên cần phải xác định rõ Hội đồng, Phòng thi:

o Thống kê số lượng Đề thi: Hỗ trợ công tác làm đề, phân chia đề thi cho các Hội đồngcoi thi, Phòng thi:

Các chức năng chính: Nút "Tke thi sinh": Thống kê số lượng thí sinh theo cụm trường vàcác điều kiện lọc khác, "Xem": Hiển thị báo cáo, In: In báo cáo ra máy in

o M6 - Danh sách thí sinh theo Cụm-Trường: Hỗ trợ in danh sách thí sinh Cụm thi,trường theo mẫu M6:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in.

o M7 - Danh sách thí sinh theo Phòng thi: Hỗ trợ in danh sách thí sinh theo Phòng thimẫu M7:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M9 - Danh sách thí sinh theo Hội đồng: Hỗ trợ in danh sách thí sinh theo Hội đồngmẫu M9:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M10 - Danh sách thí sinh theo Trường: Hỗ trợ in danh sách thí sinh theo Trường mẫuM10:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M11 - Bảng ghi tên thí sinh dự thi: Hỗ trợ in bảng ghi tên dự thi theo mẫu M11:

Lưu ý: Có thể chọn khổ giấy để in bảng ghi tên dự thi thành A3 hoặc A4.

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M12 - Danh sách thí sinh trong Phòng thi: Hỗ trợ in danh sách thí sinh Phòng thimẫu M12:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M32 - In Phiếu thu bài theo phòng thi: Hỗ trợ in phiếu thu bài thi mẫu M32:

Các chức năng chính: "Xem": Hiển thị danh sách, In: In ra máy in

o M13 - In Thẻ dự thi TN THPT: Hỗ trợ in thẻ dự thi cho các thí sinh:

Các chức năng chính: "Xem": Hiển thị danh sách, In: In ra máy in

o M35 - In Danh sách nhận Thẻ dự thi: Hỗ trợ in danh sách cấp phát thẻ dự thi mẫuM35:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o Chuyển Dữ liệu tổ chức thi đến Trường: Chức năng hỗ trợ chuyển dữ liệu đến cácTrường sau khi xếp số bao danh, phân phòng thi, chia Hội đồng coi thi để các Trường có thể incác mẫu biểu phục vụ kỳ thi

1.4 Tổ chức chấm thi:

o M26 - Báo cáo nhanh tình hình thi: Hỗ trợ báo cáo nhanh tình hình thi Hệ thống đãtính các số liệu có thể và tạo báo theo mẫu M26:

o M27 - Báo cáo số liệu tình hình thi: Hỗ trợ báo cáo số liệu tình hình thi Hệ thống đãtính các số liệu có thể và tạo báo theo mẫu M27:

Chức năng chính: ấn F5 để tạo báo cáo

o Cập nhật thí sinh vi phạm quy chế: Lưu ý chọn chính xác số báo danh, môn thi, hìnhthức kỷ luật:

o Cập nhật thí sinh vắng thi: Lưu ý chọn chính xác số báo danh, môn thi

o M16 - Tổng hợp TS vắng thi - vi phạm QC: Hỗ trợ thống kê số lượng thí sinh vắngthi và vi phạm quy chế thi theo mẫu M16:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in.

o M17 - Tổng hợp bài thi không chấm: Hỗ trợ in danh sacha các bài thi không chấm

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o Cập nhật thí sinh xét Đặc cách: Chú ý nhập số báo danh, lý do đặc cách chính xác

o In Danh sách thí sinh Đặc cách: Hỗ trợ in danh sách thí sinh được xét đặc cách:

Các chức năng chính: "Xem in": Hiển thị danh sách, “In”: In ra máy in

o In Danh sách thí sinh Miễn thi:

Các chức năng chính: "Xem in": Hiển thị danh sách, “In”: In ra máy in

o Chuyển Dữ liệu các môn tự luận: Hỗ trợ chuyển toàn bộ dữ liệu tự luận cho chươngtrình chấm thi các môn tự luận:

o Tạo Chương trình Chấm môn tự luận: Tạo bộ cài đặt dùng cho Hội đồng chấm thimôn tự luận Chức năng này thực hiện sau khi đã cập nhật đầy đủ, chính xác các danh sách của

hệ thống:

o Tạo Chương trình Nhập điểm tự luận: Tạo bộ cài đặt dùng cho các tổ nhập điểm.Chức năng này thực hiện sau khi đã cập nhật đầy đủ, chính xác các danh sách của hệ thống:

o M20 - Bảng ghi điểm thi theo Phòng thi: Hỗ trợ in bảng ghi điểm theo Phòng thi:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M20 - Bảng ghi điểm thi theo Trường: Hỗ trợ in bảng ghi điểm theo Trường:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M28 - Báo cáo kết quả chấm thi: Hỗ trợ báo cáo kết quả chấm thi gửi Bộ GD-ĐT

Các chức năng chính: Nút "Thống kê": Tính toán số liệu thống kê, "Xem": Hiển thị danhsách, In: In ra máy in

o M29 - Báo cáo tổng hợp kết quả TN:

Các chức năng chính: Nút "Thống kê": Tính toán số liệu thống kê, "Xem": Hiển thị danhsách, In: In ra máy in

o M30 - Danh sách công nhận tốt nghiệp: Hỗ trợ in danh sách thí sinh được công nhậntốt nghiệp:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o M31 - Giấy chứng nhận tốt nghiệp: Hỗ trợ các Trường trong việc in Giấy chứngnhận tốt nghiệp

Các chức năng chính: Nút "Xem in": Hiển thị danh sách, In: In ra máy in

o Thống kê số lượng thí sinh tốt nghiệp: Thống kê số lượng thí sinh tốt nghiệp:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o Thống kê thí sinh TN gửi Bộ GD&ĐT:

Các chức năng chính: Nút "Lọc": Lọc danh sách thí sinh theo điều kiện ở trên, "Xem": Hiểnthị danh sách, In: In ra máy in

o Chuyển dữ liệu lên Bộ GD&ĐT: Hỗ trợ chuyển toàn bộ hoặc dữ liệu trắc nghiệm gửilên Bộ GD&ĐT:

o Chuyển Dữ liệu KQ thi cho Trường: Hỗ trợ việc tạo dữ liệu kết quả thi, để phục vụcho việc thông báo kết quả cho thí sinh:

Lưu ý: Có thể chuyển dữ liệu của một trường nêu như ta nhập 1 trường hoặc tất cả cáctrường

1.6 Phúc khảo

o Nhận DL Phúc khảo từ các Trường: Hỗ trợ nhận dữ liệu của tất cả các trường nằmtrong một thư mục dữ liệu: