tiểu luận phân tích thiết kế hệ thống hệ thống quản lý ký túc xã đại học

Nhiệm vụ c ơ b ản Đáp ứng các yêu cầ u về dịch vụ thuê phòng của sinh viên Kiểm soát việc sinh viên nhậ n ,trả phòng Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót 1.1.2.. Quy trình x

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiệ n: Bùi Thị Duyên

Lớp môn học: AAS7182020.001

BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đạ i học

Hà Nội – 08, 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiệ n: Bùi Thị Duyên Lớp môn học: AAS7182020.001

BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đạ i học

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

Hà Nội – 08, 2020

Lời nói đầu

Thờ i đạ i ngày nay con ngườ i rất chú trọ ng đế n việ c họ c tậ p và bồ i bổ kiế n thức ,

vì vậ y số l ượ ng sinh viên của các trườ ng đạ i họ c ngày càng nhiề u Đa phần là sinh viên từ các tỉnh lẻ nên nhu cầ u về chỗ ở l à mộ t vấ n đề cấ p thiế t Sinh viên tỉ nh ở các trườ ng thườ ng hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tố t ,tiền phòng không quá đắ t và có mô hình học tậ p sinh hoạt tốt Nhưng đa phầ n hiện nay , các ký túc xá của các trườ ng đạ i họ c đề u áp dụ ng mô hình tổ chứ c không hợp lý vào việc quản lý ký túc xá của mình Việc lượng sinh viên đăng ký vào quá nhiề u dẫn đến việc quả n lý gặ p khó khăn Nhân viên phả i ghi chép rấ t nhiều và đôi khi còn nhầ m lẫ n.Việc này dẫ n đế n việ c thông tin sinh viên bị sai sót hoặ c có thể dẫ n đến việc thất thoát tiề n của Xuấ t phát từ vấ n đề đó chúng ta cầ n thiế t phả i xây dựng mộ t phầ n mềm quả n lý ký túc xá cầ n thiế t và phù hợ p vớ i nhà trường.

Mụ c lục Lời nói

đầu……….3

Chương 1: Khả o sát hệ thống

1.1. Mô tả hệ thống

1.1.1 Nhiệm vụ c ơ b ản

Đáp ứng các yêu cầ u về dịch vụ thuê phòng của

sinh viên Kiểm soát việc sinh viên nhậ n ,trả phòng

Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót

1.1.2 Cơ cấ u tổ chức

Bộ phận lễ tân:

tháng Bộ phận quản lý sinh viên

đã nhập

Bộ phận quản lý điện nước

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

o Xử lý sinh viên ra khỏi KTX

1.1.3.2. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

Quản lý sinh viên vào KTX

tiếp đón và tiếp nhận yêu cầ u thông qua phiếu đăng kí vào Kýtúc xá (MB1)(1).Sau đó bộ phận lễ t ân sẽ gửi lên bộ phậ n quản

lý sinh viên xét duyệt hồ sơ của sinh viên(2)

sinh viên(3) và thông báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viênđồng ý bộ phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng thuêphòng (MB5) với sinh viên(4).Sau khi hoàn tất thủ tục bộ phận lễtân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng (5)

o Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên thẻ

lưu trú (MB2)(6) Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của sinh viên vào hệ thống quản lý (7)

Xử lý sinh viên ra khỏi KTX

nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)(8) vàgửi lên bộ phận quản lý xét duyệt(9)

vào hệ thống quản lý sinh viên(10)Kiểm tra đối chiếu lại

đã nhập(11)

trước khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX(12)

o Nếu các vậ t dụng trong phòng xả y ra tình trạ ng mấ t hay hỏng hóc thì sinh viên phả i bồ i thườ ng theo quy đị nh của KTX

lễ tân để hoàn tấ t việc trả phòng(13)Quả n lý điện,nước

Thẻ lưu trú(MB2)

Đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)

Hóa đơn điệnnước(MB4)

Hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú(MB5)

1.2 Mô hình hóa hệ thống

1.2.1 Mô hình hóa tiế n trình nghiệp vụ

Các ký hiệu sử dụng:

1.2.2 Biểu đồ hoạ t động

Các ký hiệu sử dụng

Chương 2:Phân tích hệ thống

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1 Xác đị nh chứ c năng chi tiết

Bướ c 1: Gạch chân trong quy trình xử lý

xin vào ở KTX (MB1)

(4) Kí hợ p đồ ng thuê phòng với sinh viên

(12) Kiểm tra phòng và tài sả n trướ c khi đồ ng ý cho sinh viên trả phòng

viên Bước 2: Loại bỏ trùng lặp

Đơn xin vào ở KTX (MB1)

(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả

(11) Thông báo vớ i bộ phậ n lễ t ân hoàn tấ t việ c trả phòng

viên Bước 3: Gom nhóm đơn giản

Bước 4: Loại bỏ các chức năng không ý nghĩa

(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên

(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả

phòng

Bước 5: Đặt lại tên

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng

Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản lý giao dịch,Quản lý sinh viên,Quản lý điệnnước

(14) Thu tiền điện – nước

2.1.1.3 Vẽ mô hình phân rã chức năng

Giải thích kí hiệu sử dụng

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ

2.1.2.1 Ký hiệ u sử dụng

2.1.2.2 Sơ đồ luồ ng dữ liệu (DFD) mứ c khung cảnh (Mức 0)

2.1.2.3 DFD mức đỉ nh (mức 1)

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉ nh (mức 2) DFD mức 2 tiến trình quả n lý giao dịch

DFD mức 2 tiến trình quản lý sinh viên

DFD mức 2 tiến trình quả n lý điệ n nước

2.1.3.Đặc tả tiế n trình nghiệ p vụ

Đầ u vào: Yêu cầ u đăng kí vào ở KTX của sinh viên

Đầ u ra: Xử l ý yêu cầ u của sinh viên theo trình tự Nộ i dung xử lý:

Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh

viên Xét duyệt đăng kí

Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viênNếu không: Thông báo với sinh viên

Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí

Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên

Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng

Nếu: Phòng đã được sắp xếp đúng với yêu cầu của sinh viên thì giao chìa khóa cho sinh viên,nếu không thì tiến hành đổi phòng cho sinh viên

Đến khi: Sinh viên nhận phòng

Đầu vào: Thông tin sinh viên

Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống

Nội dung xử lý:

Lặp: Lấy thông tin của sinh viên

Nếu : thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống.Nếu khôngthì kiểm tra lại thông tin sinh viên

Đến khi: Cập nhật thành công

Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên

Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên

Nội dung xử lý:

Đến khi: Yêu cầ u đượ c xử lý xong

Đầ u vào: Yêu cầ u của sinh viên

Đầu ra: phòng

Nộ i dung xử lý:

Lặ p: Sắ p xếp phòng cho sinh viên

Nếu nhận được yêu cầ u đăng kí từ bộ phậ n lễ tân thì sắ p xếp phòng cho sinh viên

Đến khi: Có phòng cho sinh viên

Đầu vào: Thông tin sinh viên

Đầ u ra: Sinh viên nhậ n thẻ lưu trú

Nộ i dung xử lý:

Lặ p : Kiểm tra thẻ l ưu trú

Nếu thẻ l ưu trú của sinh viên đã đúng mọ i thông tin thì tiế n hành đư a đế

n bộ phậ n lễ t ân trả cho sinh viên Nế u không thì tiế n hành làm lạ i thẻ

Đến khi: Sinh viên nhậ n đượ c thẻ lưu trú

Đầ u vào: Thông tin sinh viên trên hệ thống

Đầ u ra: Thông tin sinh viên đã kiểm tra

Nộ i dung xử lý:

Lặ p: Kiểm tra thông tin sinh viên

Sau khi bộ phận lễ t ân nhậ p thông tin sinh viên vào hệ thố ng bộ phậnquản lý sinh viên tiến hành kiểm trả l ại.Nếu thông tin sai thì yêu cầ u bộphậ n lễ tân nhậ p lại

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ

2.2.1 Mô hình hóa dữ liệu ban đầu

2.2.1.1 Xác đị nh kiểu thự c thể và thuộc tính

Dựa vào tài nguyên :

Giao dịch:

toán tiền điện nướ c(MB4),Kí hợ p đồng(MB5)

có Kiểu thực thể (thuộc tính):

tính,số điện thoạ i,lớp)

ghi sổ,chỉ số đầu,chỉ số cuối)

o Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,tên phòng phòng,ngày lập,tên sản phẩm,mức tiêu thụ,đơn giá,thành tiền,tổng tiền)

bắt đầu,ngày kết thúc)

Kiể u thực thể

2.2.1.3. Mô hình dữ liệ u ban đầu

Giải thích ký hiệu sử dụng:

2.2.2 Chuẩ n hóa dữ liệu

2.2.2.1 Chuyể n đổi từ ERD mở r ộng về ERD kinh điển

Xử l ý kiểu thuộc tính đa trị:

Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,mã phòng,ngày lập,tên sản

phẩm(*),mức tiêu thụ(*),đơn giá(*),thành tiền(*),tổng tiền)

Áp dụng quy tắc 1 chuyển đổi ta được:

Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn, mã phòng, ngày lập, tổngtiền)

D_Hóa đơn điện nước (Tên sản phẩm, mức tiêu thụ, đơn giá, thành tiền)

o Điện nước (Mã công tơ,Tên sản phẩm, Tên phòng,tháng ghi sổ,chỉ

số đầu,chỉ số cuối)

đầu,ngày kết thúc)

2.2.2.2. Chuyển đổi từ ERD kinh điể n về ERD hạ n chế

Xử l ý liên kết 11 : Áp dụng quy tắ c 5 chuyển đổi ta có:

D_Hóa đơn điện nước Mã HD,Mã công tơ Mã HD,Mã công tơ

2.2.2.3. Chuyển đổi từ ERD hạn chế v ề mô hình quan hệ

Mã hóa kiểu thực thể thành bảng quan hệ

Mã hóa kiểu thuộc tính chuyển thành trường dữ liệu

Kết xuất được > bỏ đi

Xuất hiện ở 1 kiểu thực thể chuyển bảng tương ứngXuất hiện ở nhiều chuyển sang bảng chính, ở các bảng khác thay bằng khóa chính của bảng chính.

HOPDONG

2345

Cậ p nhật thông tin sinh viên

Kiểm tra thông tin sinh viên

Xác nhậ n trả phòng

Tìm kiếm thông tin sinh viên

Mở form hợ p đồngTìm kiếm thông tin hợ p đồng

Mở form phòngTìm kiếm phòng

Cậ p nhậ t lại số người

Lập hóa đơn điện nước

Kiểm soát kiểu dữ liệu nhậpTính toán trường dữ liệu có công thức kết xuất

Lưu thông tin hóa đơn đã nhập

In hóa đơnTìm kiếm thông tin hóa đơn

4 1

8

9

Kiểm tra thông tin điện nước

Tính tiền điện nước

Tìm kiếm thông tin điện nước

Thanh toán hóa đơn điện nước M

ởlập

Tìm kiếm hóa đơn cần thanh toán

Xác nhận thanh toánLưu thông tin thanh toán

3.1.2 Xác đị nh bả ng dữ liệ u hệ thống

liệu(DFD 2)

43

3.2 Thiết kế kiểm soát

o Nhóm 2: Nhóm nhân viên quản lý sinh viên làm công việc của nhóm

chức năng “quản lý sinh viên”: Xét duyệt yêu cầu đăng ký,Sắp xếpphòng,Lập hợp đồng,cấp thẻ lưu trú,kiểm tra thông tin sinh viên

o Nhóm 3: Nhóm nhân viên quản lý điện nước làm nhiệm vụ của nhóm

chức năng “quản lý điện nước” : kiểm tra công cơ điện nước,Tính toán tiền điên nước,lập hóa đơn điện nước

Nhóm người dùng quản trị: Có 2 nhu cầu quản trị người dùng và quản trị

3.2.2 Phân đị nh quyền hạ n nhóm người dùng

3.2.2.1 Phân đị nh quyề n hạ n dữ liệu CERD ( C Creat, E Edit, R Read, D

Lưu thông tin hợ p đồng

Tìm kiếm thông tin hợp

đồng

Nhập thông tin sinh viên

Lưu thông tin sinh viên

Tìm kiếm thông tin sinh

trong phòng

Lập hóa đơn điện nước

Lưu thông tin hóa đơn

Lưu thông tin điện nước

Tìm kiếm thông tin điện

được đăng nhập vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu chophép.Hệ thống sẽ kiểm tra tài khoản và mật khẩu ,quyền sử dụng

từ đó lọc ra những chức năng mà người dùng được phép truy cập.Từ đó ta xác định được các thực thể sau

hạn của nhân viên

3.3.2 Xác đị nh thuộc tính kiểm soát ,bả ng kiểm soát

Dựa vào mô hình quan hệ ta có bảng hóa đơn điện nước và hợp đồng xảy

ra giao dịch nên cần thêm thuộc tính kiểm soát (maNV) vào bảng

sMahopdong

sMaSVsMaphong

dngaybatdaudngayketthuc

MaNV

3.3.3 Nghiên cứ u tình huống gom bảng

3.3.4 Xây dự ng mô hình hệ thống

T

1 sMaNhomND

sMaNhomND

NHOMNGUOIDUNG

6. Khó

a ngoài

53

ột

ngoài

Q 54

1 sMaloaiphong sMaloaiphong LOAIPHONG

Lưu trữ thông tin hợ p đồng

56

S T

T

ộtkhóangoài

Qua

n hệvới bảng

M a S V

SINHVIEN

M a p h o n g

PHONG

1 Số hiệu:

7

UOC

trữ thông tin điệ n nước

57

Cột khóa ngoài Quan hệ với bảng

6 Khóa ngoài

ST

Cột khóa ngoài Quan hệ với bảng

1

3.4.Thiết kế giao diện người máy

3.4.1.Thiế t kế hệ thống đơ n chọn

3.4.2 Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục

A.Thiết kế giao diện quản lý sinh viên:

5. Tiền điều kiện: Đăng nhậ p vớ i tài khoả n bộ phậ n lễ tân

8.Bảng dữ liệu :

Bả ng dữ liệu sử dụng

SINHVIEN

giống vớ i dữ liệu đã nhậ p sẽ đượ c hiể n thị lên listview

txt_tenSV, , txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS sẽ có

+ btn_sua: nhấn vào nút này, dữ liệu từ các ô txt_tenSV,txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS sẽ có Enable=true để người dùng có thể cập nhật thông tin sinh viên với maSV tương ứng.

nhấn nút btn_luu để lưu lại các dữ liệu đó Dữ liệu sau khi lưu

sẽ được hiển thị lên listview

trên dòng sẽ được hiển thị lên các ô txt_idSV, txt_tenSV,txt_SDT, txt_GT, txt_Lop,datetime_NS tương ứng

+ Công thức:

Sinh viên phải lớn hơn 18 tuổi:

Check(year(datetime.Now)year(datetime_NS)>=18)

3.4.3 Thiết kế giao diện xử l ý nghiệ p vụ

B.Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước

3. Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên

6 Tiền điều kiện: Đăng nhậ p vớ i tài khoả n của bộ phậ n quả n lý điệ n nước

fThanhTien

R R

lý

khi nhập Maphong vào txt_search phòng có mã giống vớ i dữ liệu đã nhậ p sẽđượ c hiể n thị lên listview

khi click vào mộ

t dòng trên listview , mọi thông tin trên dòng sẽ đượ c hiển thị lên các

ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap, txtmanv, txttongtien

nhấn vào nút này sẽ có một form

chitiethoadon tương ứng với

mã hóa đơn đó hiện lên

vào nút này form sẽ thông báo đã thanh toán

3.4.4 Thiết kế báo cáo

6.Bả ng dữ liệu:

Bả ng dữ liệu sử dụng

ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN

Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bảncủa việc quản lý Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, nhu cầu học tập và

ở ký túc xá của sinh viên ngày càng cao Ký túc xá nào cũng cần phải

cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản

lý Hệ thống quản lý cũ của ký túc xá vẫn còn nhiều bất cập, điều nàykhông những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết màcòn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đếnsai phạm , khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ Cụthể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:

Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xáđều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về sinh viên,các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tinthuê phòng Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu,lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn Công việc liên quan đến

xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức màkhông hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn

Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận quản

lý sinh viên luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng,

và mỗ i khi có sự thay đổ i, bộ phậ n quả n lý sinh viên phả i cậ

p nhật trong sổ của mình đồ ng thờ i thông báo cho bộ l ễ tânbiế t để cập nhậ t sổ thông tin của bộ phận mình

Mọ i công việc cậ p nhật, lập báo cáo, tính tiề n… đề u đượcnhân viên làm thủ công, hệ thố ng vi tính hỗ trợ rấ t ít, nên rấ t

tố n thời gian và dễ xảy ra sai sót

Vớ i cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đư a ra các dự đoánchính xác, nhanh chóng để bộ phậ n quản lý có thể kị p thờ i điềuchỉnh các chính sách của ký túc xá Vậ y nên công việ c này phụthuộc rấ t nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗ i cán bộ trong ký túc xá

Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn,với các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo,còn với những việc khác thì thông thường là thống nhất mộtthời điểm trong ngày để trao đổi thông tin Điều này khiến choluồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thôngsuốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:

Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủcông, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linhhoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc

Ký túc xá có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinhnghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệmcủa từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. http://www.timtailieu.vn/tai lieu/de tai phan tich va thiet ke he thong quantri

ki tuc xa sinh vien 5949/