sự kiện lễ tri ân và trưởng thành cho học sinh lớp 12

Tri ân công ơn nuôi dạy của ông bà, cha mẹ, thầy cô đối với sự trưởng thành về mặt tri thức và nhân cách của học sinh, Tạo kỉ niệm đẹp, sâu sắc cho các em các lớp cuối cấp trước khi kết thúc năm học; qua đó tác động tích cực đến nhận thức tư tưởng, tình cảm của các em học sinh và định hình hoạt động mang tính văn hóa truyền thống của nhà trường, Buổi lễ được tiến hành trong không khí trang nghiêm, ấm áp, các tiết mục văn nghệ trong chương trình tập trung vào chủ đề hát về ông bà, cha mẹ, thầy cô, trường lớp và tình bạn

BÀI THẢO LUẬN

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đề tài: Kế hoạch tổ chức lễ tri ân và trưởng thành

Của khối 12 trường THPT Đống Đa

Kế hoạch tổ chức lễ tri ân và trưởng thành của khối 12

*Các yếu tố Chính trị- An ninh: phù hợp với Luật pháp, quy định của chính quyền:

Để đảm an toàn về người và của, có bố trí đội bảo vệ soát người vào, trông giữ

xe cộ, giải quyết, can ngăn kịp thời các mâu thuẫn xảy ra

*Các yếu tố kinh tế:

Kinh tế của nhà trường

Kinh tế của gia đình học sinh

Kinh tế chung cả vùng

*Các yếu tố khách quan khác:

- Dịch bệnh: covid-19 ảnh hưởng đến xã hội, cần nghiêm túc thực hiện phòng chống Phát sinh chi phí mua nước rửa tay, có thể phát khẩu trang hoặc yêu cầu khách phải mang khẩu trang và đo nhiệt độ Xem xét lại số lượng khách mời, tránh tụ tập đông

2 Yếu tố chủ quan: Những yếu tố trong tầm kiểm soát

+ Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện: nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện…

+ Địa điểm tổ chức

+ Cách thức phục vụ

+ Hình thức giải trí

+ Cách trang trí

+ Các kĩ xảo hiệu ứng đặc biệt

1.2 Chủ đề sự kiện: “ Lễ Tri Ân và Trưởng Thành”

- Tri ân công ơn nuôi dạy của ông bà, cha mẹ, thầy cô đối với sự trưởng thành về mặt tri thức và nhân cách của học sinh

- Tạo kỉ niệm đẹp, sâu sắc cho các em các lớp cuối cấp trước khi kết thúc năm học; qua đó tác động tích cực đến nhận thức tư tưởng, tình cảm của các em học sinh và định hình hoạt động mang tính văn hóa truyền thống của nhà trường

- Buổi lễ được tiến hành trong không khí trang nghiêm, ấm áp, các tiết mục văn nghệ trong chương trình tập trung vào chủ đề hát về ông bà, cha mẹ, thầy cô, trường lớp và tình bạn

1.3 Chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện

1 Thời gian, địa điểm

- Lớp QTKS 02 – phòng 405 – A9 – Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội

2 Thành phần tham dự

Quy mô : 1100 người

+ Về phía nhà trường:

Ban Giám hiệu nhà trường

Toàn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường

Toàn thể học sinh trong trường

+ Về phía khách mời:

Lãnh đạo Chính Quyền cấp xã, cấp huyện, đơn vị tài trợ, các đơn vị kết nghĩaBan Đại diện cha mẹ học sinh, Hội khuyến học, Hội cựu học sinh

Cha mẹ học sinh các lớp cuối cấp

3 Nội dung chương trình

12h30 – 12h40 Đón tiếp đại biểu

12h40 – 13h00 Chương trình văn nghệ mở đầu chào mừng buổi lễ tri ân

và trưởng thành (3 tiết mục)

13h00 – 13h10 Ổn định tổ chức: Chào cờ

13h10 – 13h30 Tuyên bố lí do, Giới thiệu đại biểu

13h30 – 13h40 Thông báo chương trình của buổi lễ

13h40 – 13h50 Báo cáo tổng kết (Phó bí thư đoàn trường phát biểu)

13h50 – 14h00 Phát biểu tri ân của học sinh khối 12: tặng hoa thầy cô

(GVCN từng lớp, Ban Giám Hiệu), tặng hoa đại diện PHHS và cha mẹ học sinh (học sinh nói lời cảm ơn và tặng hoa hoặc quà cho cha mẹ)

14h00 – 14h10 Văn nghệ tri ân thầy cô (1 tiết mục)

14h10 – 14h25 Phát biểu của Đại Diện cha mẹ học sinh

14h25 – 14h35 Văn nghệ tri ân cha mẹ: 1 tiết mục

14h35 – 14h45 Phát biểu chia tay các anh chị khối 12 của học sinh khối 10

và 11

14h45 – 15h00 Phát biểu chia tay học sinh khối 12 của nhà trường

15h00 – 15h40 Chụp ảnh lưu niệm và lời tuyên hứa của học sinh khối 12,

thả bóng bay điều ước

15h40 – 16h00 Kết thúc buổi lễ

1.4 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Đối tượng chính:500 em học sinh lớp 12

- Căn cứ vào các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;

- Căn cứ vào khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên

Hôm nay, ngày tháng năm 2016, tại văn phòng Công ty [ ], chúng tôi gồm có:

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (BÊN A):

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN FLYTEAM

(Sau đây gọi là “Bên A”)

BÊN THUÊ DỊCH VỤ (BÊN B):

Hai bên cùng tiến hành giao kết Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện (sau đây gọi tắt là “Hợp đồng”) với các điều khoản như sau:

Điều 1 Nội dung Hợp đồng

Bên B đồng ý giao và Bên A đồng ý nhận hỗ trợ Bên B tổ chức Lễ tri ân và trưởng thành cho khối 12, cụ thể như sau:

1.1 In giấy mời, giấy khen

1.2 Set up sân khấu, thiết kế backdrop

1.3 Xây dựng kịch bản chương trình, cung cấp MC,

1.4 Thiết kế ý tưởng chương trình

1.5 Hỗ trợ đón khách, hướng dẫn vị trí ngồi

1.6 Điều phối chương trình và xử lý các sự cố phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện Bố trí đội bảo an

(Lưu ý: Đối với kết quả công việc do Bên A thực hiện mà Bên B chưa đồng ý

hoặc có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì các bên cần lưu ý thoả thuận việc góp ý và chỉnh sửa như thế nào cho hợp lý để tránh trường hợp chậm tiến độ thì không xác định được lỗi do bên nào ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng và có thể xảy ra tranh chấp Cách tốt nhất là Bên B cử người tham gia, góp ý cùng với Bên A trong quá trình thực hiện công việc hoặc Bên A sẽ gửi kết quả thực hiện công việc định kỳ cho người phụ trách của Bên B Đồng thời Bên A cũng nên xây dựng một "Timeline" (tiến độ thực hiện) cho toàn bộ công việc và có sự xác nhận đồng ý hoặc góp ý từ người phụ trách của Bên B để căn cứ theo đó mà tiến hành công việc nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc).

Điều 2 Thời gian và địa điểm thực hiện Hợp đồng

2.1 Thời gian tổ chức sự kiện: ngày …/…/… Bên A có trách nhiệm hoàn tất các công việc quy định tại khoản 1.2, 1.3 và 1.4 Điều 1 trước ngày diễn ra sự kiện

2.2 Địa điểm thực hiện:

(a) Giai đoạn chuẩn bị: Tại trụ sở Bên A, địa điểm Tường THPT Đống Đa

(b) Giai đoạn thực hiện: ………

Điều 3 Giá trị hợp đồng

3.1 Giá trị hợp đồng: 27.870.000đồng

Bằng chữ: Mười một triệu năm trăm sáu mươi

(Giá trên đã bao gồm thuế VAT)

3.2 Giá trị Hợp đồng trên chỉ là tạm tính, giá trị Hợp đồng cuối cùng sẽ căn cứ vào Biên bản nghiệm thu được hai bên ký xác nhận dựa trên những yêu cầu phátsinh của Bên B và công việc thực tế Bên A đã thực hiện

Điều 4 Thời hạn và phương thức thanh toán

4.1 Thời hạn thanh toán: Bên B có trách nhiệm thanh toán cho Bên A toàn bộ giá trị Hợp đồng theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng trong thời hạn 3 ngày

kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu

4.2 Phương thức thanh toán: Thanh toán một lần bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng Bên A cung cấp tại phần đầu của Hợp đồng

(Lưu ý: Việc thoả thuận việc thanh toán có thể được thực hiện một lần hoặc

nhiều lần tuỳ vào thoả thuận của các bên Cách tốt nhất là khi ký kết Hợp đồng thanh toán một khoản tạm ứng từ 20%-50% giá trị của Hợp đồng Số tiền còn lại sẽ thanh toán khi ký kết Biên bản nghiệm thu và thanh lý Hợp đồng, đồng thời Bên A cung cấp đầy đủ Hoá đơn VAT hợp lệ cho Bên B)

Điều 5 Quyền và nghĩa vụ của Bên A

5.1 Hỗ trợ Bên B chuẩn bị, tổ chức sự kiện theo đúng định hướng, mục tiêu đề ra

5.2 Yêu cầu Bên B cung cấp tài liệu, hồ sơ và các vấn đề liên quan để thực hiện dịch vụ

5.3 Nhận phí dịch vụ theo thỏa thuận tại Điều 3 trong Hợp đồng này

5.4 Cung cấp hóa đơn VAT hợp lệ cho Bên B

5.5 Bảo mật tất cả các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh của Bên B, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên B

Điều 6 Quyền và nghĩa vụ của Bên B

6.1 Thanh toán đầy đủ và đúng hạn giá trị Hợp đồng cho Bên A

6.2 Xem xét điều chỉnh, thực hiện các góp ý do Bên A đề xuất

6.3 Trong quá trình triển khai áp dụng kịch bản chương trình do Bên A xây

dựng, nếu phát sinh yếu tố ảnh hưởng không tốt đến Bên B, Bên B phải phản ánh ngay cho Bên A biết thông tin để cùng phối hợp giải quyết.

6.4 Tạo điều kiện, phối hợp với Bên A để Bên A thực hiện các nội dung thỏa thuận trong Hợp đồng

6.5 Bảo mật các thông tin, kịch bản chương trình do Bên A cung cấp, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A

Điều 7 Giải quyết tranh chấp

7.1 Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh liên quan đến Hợp đồng này hai bên chủ động thương lượng giải quyết trên tinh thần hợp tác, tôn trọng lẫn nhau và hai bên cùng có lợi

7.2 Trường hợp tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng trong thờihạn mười lăm (15) ngày kể từ thời điểm phát sinh, thì tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Điều 8 Điều khoản chung

8.1 Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký

8.2 Hợp đồng này được lập thành hai (04) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một (02) bản để thực hiện

Nguyễn Thị Thương

Từ

13h-17h ngày

1/6

Họp bàn và quyết định danh sách BTC SK

Nguyễn Thị Hiệp

chuẩn

bị TCSK

từng công việc10h-12h

ngày 2/6

Phân tích bảng danh mục

mô tả các hạng mục công việc

Nguyễn Thị Quỳnh Anh

14h-16h

ngày 2/6

Hệ thống hóa về công việc

và thời gian trong các công tác chuẩn bị

Nguyễn HữuThành16-18 ngày

Xác định các thủ tục, giấy phép cần có

Nguyễn Minh Nghĩa8-9h ngày

3/6

Liên hệ với các cơ quan cấp phép

Nguyễn Thị Thu Hiền9h-11h

ngày 3/6

Chuẩn bị các giấy tờ mà

cơ quan cấp phép yêu cầu

Vũ Công Việt

4

13h -15h

ngày 3/6 Các

công việc liên quan đến khách mới

Xác định đối tượng và lập danh sách khách mời

Nguyễn Thị Hiệp

15h-16h

ngày 3/6

Thiết kế, in ấn giấy mời Nguyễn

Minh Nghĩa16h-18h

ngày 3/6

Gửi giấy mời cho khách

và tiếp nhận thông tin tham dự của khách mời

Nguyễn Thị Quỳnh Anh

18h-19h

ngày 3/6

Chuẩn bị các điều kiện có liên quan đến khách mời (quà tặng, xe đưa đón …)

Vũ Công Việt

Mô tả các yêu cầu cơ bản

về địa điểm tổ chức sự kiện đã chọn

Nguyễn HữuThành

9h-9h30

ngày 4/6

Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm

Nguyễn Thị Quỳnh Anh, Nguyễn Thị Thương9h30-

11h30

Liên hệ với nhà cung ứng

và tiến hành đám phán về các yếu tố liên quan

Nguyễn Thị Thu Hiền

Nguyễn HữuThành

Gặp

gỡ ăntrưa

Vũ Công Việt

Đề xuất danh sách nhân sựcho sự kiện đã chọn (phân công công việc cho từng người)

Nguyễn Minh Nghĩa

11h-12h

ngày 5/6

Lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức nhân sự phù hợp với sự kiện

Nguyễn Thị Hiệp

sự kiện

Chuẩn bị nhân sự, địa điểm, và các điều kiện khác để tổ chức đón tiếp khách mời và các thành phần tham gia sự kiện đã chọn

Vũ Công Việt

17h-19h

ngày 5/6

Lập danh sách các nhà cung ứng vận chuyển, lưu trú, ăn uống và các nhà cung ứng dịch vụ khác liênquan đến sk

Nguyễn Thị Thu Hiền

7h -11h

ngày 6/6

Khảo sát, đàm phán, thương lượng và chọn nhà cung ứng, ký hợp đồng dịch vụ

Nguyễn Thị Thương, Nguyễn HữuThành

Dự tính các sự cố có thể sảy ra trong sự kiện đã chọn

Nguyễn Minh Nghĩa

ngày 7/6

Tiến hành chuẩn bị các phương án xử lý sự cố

Vũ Công Việt

cơ bản trong trình diễn sự kiện

Lập danh sách các tiết mụctrình diễn có trong sự kiện

đã chọn

Nguyễn Thị Thương

Lập danh sách các yếu tố khác cần chuẩn bị cho sự kiện (danh sách các tài liệu, vật dụng, quà tặng…)

Nguyễn Thị Thu Hiền

4 Nguyễn Thị Thương (Lễ tân)

5 Nguyễn Thi Thu Hiền ( Phó ban Hậu cần)

6 Nguyễn Minh Nghĩa (Trưởng ban hậu cần )

7 Vũ Công Việt ( Đội đội trưởng đội bảo an)

8 Tổ hậu cần gồm 6 thành viên (bao gồm cả phó, trưởng ban hậu cần)

9 Tổ bảo an gồm 10 thành viên (bao gồm cả đội trưởng)

10.Nhân viên kỹ thuật 5 thành viên

3.2 Tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện

Kỹ thuật - Điều chỉnh âm

thanh ánh sáng của sân khấu

- Điều chỉnh video, hình ảnh được pháttrong buổi lễ

- Đảm bảo các clip, nhạc, hình ảnh đúng tiến độ

Trong suốt quá trình buổi lễ diễn ra

- Chuẩn bị và phối hợp với set up để trang trí cho các khu vực

Trước và trong buổi lễ

Trước khi buổi

lễ diễn ratheo kế hoạch

- Thương

- Quỳnh

- Thảo

- Ly

An Ninh - Duy trì an ninh và

trật tự trong khu vực diễn ra sự kiện

- Hướng dẫn cho khách mời đỗ, di chuyển xe theo phân khu sao cho phù hợp

Trong và sau khi buổi lễ kết thúc

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện (Lễ Trưởng thành cho học sinh khối 12).– Hợp đồng tổ chức sự kiện đã kí giữa nhà trường và công ty

– Kịch bản nội dung sự kiện

– Giấy ủy quyền của trường cho đơn vị tổ chức sự kiện

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

3.4 Công việc liên quan đến khách mời.

Stt Tên (Trưởng ban

phụ Huynh)Ông/ Bà

Lớp Số điện thoại Xác nhận

tham dự

3 Vương Trung Hiếu 12A3 0376962628

Ghi Chú: Thiệp mời được gửi đi trước ngày 5/6 và xác nhận khách

tham dự vào ngày 8/6

 Quà tặng cho khách mời

 Quà lưu niệm in logo của trường

Liên hệ Công Ty Mực in Thành Đạt, sđt:0987966322Người phụ trách:Nguyễn Thị Thu Hiền

3.5 Các bước tiến hành:

1 Danh sách các nhà cung ứng địa điểm: Tổ chức tại trường, thuê hội

trường của các nhà cung ứng địa điểm

2 Liên hệ với nhà cung ứng: Nhà cung ứng tổ chức chương trình Đàm phán

về giá tiền thuê các yếu tố làm chương trình

3 Lựa chọn địa điểm phù hợp nhất: Nên chọn tại trường để có thể hiểu rõ những yếu tố có thể làm được hoặc không làm được và chọn tại trường đểphụ huynh và học sinh có được sự gần gũi

Ký kết hợp đồng: Đọc kĩ điều khoản trước khi ký để tránh những rủi ro vềnhiều mặt

4 Tổ chức bố trí: Tổ chức đầy đủ những yếu tố của một buổi lễ trưởng thànhđầy đủ nhất

3.6 Nhân sự tổ chức sự kiện

STT Họ và tên Công việc được giao phục

trách

Người phối hợp

1 Nguyễn Thị

Thu Hiền

+Chuẩn bị thủ tục hành chính cho sự kiện

+Liên hệ với các cơ quan cấp phép

+Lập danh sách các yếu tố khác cần chuẩn bị cho sự kiện (danh sách quà tặng nhà tài trợ,quà tặng cho học sinh,…)

Vũ Công Việt

Thị Hiệp

+Họp bàn và quyết định danh sách BTC SK

+Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện+Xác định đối tượng và lập danh sách khách mời(Gồm nhàtài trọ và phụ huynh)

+Lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức nhân sự phù hợp với sự kiện

Nguyễn Hữu Thành

Thị Thương

+Đề xuất danh sách các thành viên BTC sự kiện

+Khảo sát, đàm phán, thương lượng và chọn nhà cung ứng,

ký hợp đồng dịch vụ+Lập danh sách các tiết mục trình diễn có trong sự kiện đã chọn

Nguyễn Thị Quỳnh Anh

+Phân tích bảng danh mục mô

tả các hạng mục công việc+Lập phương án xử lý các sự

cố có thể xảy ra tron sự kiện

Nguyễn Thị Thương

Chuẩn bị về nhân lực như: Đề xuất danh sách nhân sự cho sự kiện đã chọn (phân công công việc cho từng người)

Dự tính các sự cố có thể sảy ra trong sự kiện đã chọn

+Xác định đối tượng và lập danh sách khách mời

+Chuẩn bị địa điểm TCSK như: Mô tả các yêu cầu cơ bản

về địa điểm tổ chức sự kiện đã chọn

+Lựa chọn địa điểm phù hợp nhất

+Khảo sát, đàm phán, thương lượng và chọn nhà cung ứng,

kí hợp đồng dịch bụ thuê loa đài, phông bạt, làm backdrop, background, trang phục diễn

Nguyễn Thị ThươngNguyễn Thị Hiệp

7 Vũ Công Việt +Chuẩn bị các giấy tờ mà cơ

quan cấp phép yêu cầu+Tổ chức bố trí, sắp xếp và trang trí địa điểm TCSK+Chuẩn bị nhân sự, địa điểm,

và các điều kiện khác để tổ chức đón tiếp khách mời và các thành phần tham gia sự kiện đã chọn

+Tiến hành chuẩn bị các phương án xử lý sự cố

Nguyễn Thị Thu Hiền

Mô hình tổ chức hoạt động của nhóm theo hình thức tự quản các thành viên của nhóm sẽ làm nhiều việc chứ không tập trung nguyên 1 mảng, điều này làm cho các bạn được linh hoạt vận động được hết các kỹ năng mình có Theo mô hình

này các bạn có thể tương tác hỗ trợ lẫn nhau nhiều hơn, nhưng với mô hình này các thành viên có tính tự quyết phân quyền cao có thể gây tranh cãi.

3.7 Các rủi ro trong sự kiện

 Sự tính các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện

1 Sự cố về các thiết bị trong sự kiện

1 Quản lý đám đông, kiểm soát số lượng người

2 Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển

3 An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên

4 Hỗ trợ về y tế

5 Sự cố thời tiết ngoài ý muốn

6 Sự cố xả ra cháy nổ

7 Hành vi gây hấn thụ động

 Phương án xử lý các sự cố và rủi ro dự kiến

1 Sự cố về các thiết bị trong sự kiện bạn cần xem xét kỹ hệ thống điện và công tắc, giá treo các thiết bị liệu đã được lắp đặt an toàn chưa, có dễ bị vấp gã hay ảnh hưởng bởi thời tiết hay không? Bên cạnh đó cần trang bị kiến thức về các thiết bị và có người chuyên môn về các thiết bị

2 Quản lý đám đông kiểm soát số lượng người bằng việc kiểm soát các lối

và sự kiện các rủi ro liên quan đến đường xá quanh sự kiện Cần sắp xếp người hướng dẫn, biển hiệu chỉ dẫn và quản lý dòng người xếp hàng Trường hợp khẩn cấp phải có phương án lối và và thoát hiểm

3 Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển như là bãi đỗ xe có đủ rộng, lối

ra vào và các tuyến đường quanh khu vực có ùn tắc hay không Sắp xếp bao nhiêu người điều phối các phương tiện

4 An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên như cần phải biết những rủi ro

có thể xảy ra với họ Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị,điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích.Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra có phương án dự trù nhân sự sẵn sàng làm việc khi có ai gặp sự cố

5 Hỗ trợ y tế trong sự kiện rất dễ xảy ra sự cố vì vậy luôn có nhân viên y tế thức trực sẵn sàng ứng phó, các nhân viên đều có kỹ năng nhận biết xử lý

sự cố