BÀI TẬP NHÓM MÔN: THANH TOÁN QUỐC TẾ Đề tài: Tìm hiểu về vận đơn gốc và vận đơn copy.

- Vận tải đơn thường hay gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,… là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng đường biển hoặc đại lý

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

…………

KHOA KẾ TOÁN

BÀI TẬP NHÓM MÔN: THANH TOÁN QUỐC TẾ

Đề tài: Tìm hiểu về vận đơn gốc và vận đơn copy

Giảng viên : LÊ THỊ ÁNH Lớp : D19ACCA Nhóm : Số 3

DANH SÁCH SINH VIÊN NHÓM 03

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

I.Tổng Quan Về Phương Thức Vận Đơn 4

1 Vận đơn là gì? 4

2 Phân loại vận đơn 4

3 Chức năng của vận đơn 5

4 Ví dụ về vận đơn 5

II Vận Đơn Gốc 8

1 Vận đơn gốc là gì? Đặc điểm vận đơn gốc? 8

2 Ưu, nhược điểm của bill gốc 10

3 Ví dụ Vận Đơn Gốc 10

4 Mất Vận Đơn Gốc Và Cách Khắc Phục 13

III.Vận Đơn Copy 15

1 Vận đơn copy là gì? 15

2 Chức năng 17

3 Ưu và nhược điểm của vận đơn copy 17

4 Lưu ý về Vận Đơn Copy 18

IV Sự khác nhau giữa vận đơn gốc và vận đơn surrendered 18

V.Cách phân biệt vận đơn gốc và vận đơn copy 23

LỜI CẢM ƠN 25

Trong quá trình lưu thông hàng hoá, thanh toán quốc tế có tác dụng thúc đẩy tốc

độ thanh toán và giúp các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh Thông qua thanh toán quốc tế còn tạo nên các mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và ngân hàng, từ đó có thể tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp được các ngân hàng tài trợ vốn trong trường hợp doanh nghiệp thiếu vốn, hỗ trợ về mặt kỹ thuật thanh toán thông qua việc hướng dẫn, tư vấn cho doanh nghiệp, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thanh toán với các đối tác

Trong hoạt động mua bán quốc tế, một trong những chứng từ không thể thiếu, thể hiện mối liên lạc giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, bên bán với bên vận chuyển

chính là vận đơn Hợp đồng mua bán, vận đơn, hoá đơn thương mại, chính là

những chứng từ quan trọng hàng đầu để hoàn tất bộ hồ sơ thông quan cho hàng hóa

I Tổng Quan Về Phương Thức Vận Đơn

1 Vận đơn là gì?

- Vận tải đơn (thường hay gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy

gửi hàng đường sắt,…) là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền

trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu

2 Phân loại vận đơn

a) Vận đơn đích danh

- Loại ghi rõ tên người nhận hàng và người vận chuyển chỉ trả hàng cho người có lai lịch ghỉ rõ trên vận đơn

b) Vận đơn theo lệnh

- Loại ghi rõ tên; người giao hàng hoặc những người do người giao hàng chỉ định

sẽ phát lệnh trả hàng Người vận chuyển chỉ được trả hàng một khi có lệnh của người được ghi tên trên vận đơn Nếu vận đơn theo lệnh dụng giấy tờ giả mạo để nhập hoặc xuất được hàng hoặc để trốn được thuế Việc buôn bán có thể là trực tiếp qua đường

bộ, đường biển, đường không ghi rõ tên người phát lệnh trả hàng thì người giao hàng

mặc nhiên được coi là người có quyền đó

c) Vận đơn xuất trình (còn gọi là vận đơn vô danh)

- Vận đơn không ghi rõ tên người nhận hàng hoặc người phát lệnh trả hàng

Người vận chuyển có quyển trả hàng cho người nào xuất trình được vận đơn;

d) Vận đơn suốt là vận đơn kí phát cho cả quả trình vận chuyển hàng hoá trong

liên hiệp vận chuyển, tức là trong việc vận chuyển có sự tham gia của những người vận chuyển thuộc các loại hình khác nhau như đường biển, đường bộ, đường sông, đường không.

3 Chức năng của vận đơn

Thứ nhất:

Vận đơn là “bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng

hoá với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng” Thực hiện chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của

người chuyên chở cấp cho người xếp hàng Nếu không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên được thừa nhận có “Tình trạng bên ngoài thích hợp” (In apperent good order and condition) Điều này cũng có nghĩa là người bán (người xuất khẩu) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng

Thứ hai:

Vận đơn gốc là “chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng” hay nói

đơn giản hơn vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn

Vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng được Việc mua bán, chuyển nhượng

có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao Cứ mỗi lần chuyển nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của hàng hoá ghi trong vận đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy định trong vận đơn tại cảng đến

điền vào đơn đặt hàng và chủ sở hữu XYZ soát lại và kí vào từng đơn đặt hàng trước khi gửi chúng qua email đến nhà cung cấp thực phẩm

- Người cung cấp đóng gói thịt và cá, và cả anh ta và một đại diện của hãng vận chuyển kí một vận đơn

- Tiếp theo, người chuyên chở giao thức ăn cho nhà hàng và người quản lí so sánh thông tin trên vận đơn với những gì anh ta đã đặt Nếu thông tin trùng khớp, đơn đặt hàng và vận đơn được gửi đến chủ sở hữu, chủ sở hữu sẽ soát lại các tài liệu và viết séc cho nhà cung cấp thực phẩm

- Trong ví dụ này, chủ sở hữu chỉ viết séc cho nhà cung cấp khi đã xem xét đơn đặt hàng và vận đơn Bước này đảm bảo nhà hàng chỉ trả tiền cho những gì đã đặt và nhận được

II Vận đơn gốc

1 Vận đơn gốc là gì? Đặc điểm vận đơn gốc?

- Khái niệm:Vận đơn gốc (hay Bill gốc – Original Bill) là loại vận đơn được

phát hành bởi các hãng tàu hoặc Forwarder Trên mỗi vận đơn này thường có chữ ký viết bằng tay, người xem có thể phân biệt dễ dàng với vận đơn copy

- Dưới đây là một số đặc điểm chính để miêu tả về vận đơn gốc:

+ Các bản photocopy, bản chụp, bản sao, in, hay đánh máy nhưng được ký bằng tay đều được xem như “vận đơn gốc”

+ Dù trên các vận đơn có đóng con dấu, có cả chữ Original nhưng lại không có chữ ký bằng tay thì tất cả đều không có giá trị là vận đơn gốc

+ Các vận đơn in ra được đóng dấu chữ “Original” ở mặt phía trước vận đơn + Thường thì mặt sau vận đơn sẽ in các điều khoản và điều kiện đi kèm

- Việc phát hành 1 bộ vận đơn gồm 2 hay nhiều hơn 3 bản Original giống về hình thức, nội dung Tùy thuộc vào mỗi hãng tàu hay Forwarder sẽ có các cách in vào vận đơn các chữ khác nhau để dễ phân biệt

- Nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp vận đơn gốc để thực hiện thanh toán tiền hàng, vì thế, trong trường hợp nhà xuất khẩu không chuyển vận đơn trước cho nhà nhập khẩu hoặc đến khi nhận được hàng, nhà nhập khẩu mới yêu cầu bill gốc thì việc giao nhận hàng hóa sẽ tốn nhiều thời gian trong thời gian chờ vận đơn tới

- Bộ vận đơn thường có 3 bản gốc và nhiều bản sao Ba bản gốc ghi số thứ tự

“First Original” “Second Original”, “Third Original” hoặc “Original”, “Duplicate”, và

“Triplicate” …

- Trong thanh toán bằng L/C, thông thường người NK sẽ yêu cầu người XK gửi cho họ 1 trong 3 vận đơn gốc (2 bản gốc còn lại gửi cho Ngân hàng Mở giữ) Người

XK tuyệt đối không nên gửi 1 bản gốc kí hậu để trống vì lúc này người NK có thể nhận hàng mà không cần ngân hàng Mở giao 2 bản gốc kia

- Nếu 1 bản chính đã được người nhập khẩu dùng để nhận hàng, các bản chính khác tự động

- Chỉ có vận đơn gốc mới chuyển nhượng / sang tay được

- Người phát hành: Trong trường hợp bạn làm master bill thì hãng tàu sẽ cấp cho bạn bill gốc của hãng tàu, có in hình logo hãng tàu Ngược lại, khi làm house bill thì trên bill gốc do forwarder phát hành in hình logo forwarder

- Nội dung được thể hiện trong bill thường là:

+ Thông tin shiper: số điện thoại, fax, địa chỉ

+ Thông tin consignee: số điện thoại, fax, địa chỉ

+ Tên tàu, số hiệu tàu, ngày tàu chạy ETD, cảng đến ETA

+ Số container, số seal

+ Mặt hàng, mã HS code, trọng lượng hàng (gross weight, net weight)

- Điều kiện nhận hàng khi lấy bill gốc

+ Nếu chủ hàng lấy bill gốc thì phải gửi bộ bill này cho consignee đầy đủ 3 bản Thiếu 1 bản xem như bộ bill không còn tính pháp lý

+ Vì bill gốc phải gửi cho người nhận hàng bằng đường hàng không do đó tốn kém chi phí và thời gian, hiện nay các hãng tàu cho phép làm telex release hoặc seaway bill để tiết kiệm và nhanh chóng

- Quy trình của vận đơn gốc: Người gửi hàng sẽ nhận vận đơn gốc từ người

chuyên chở sau đó người gửi hàng sẽ gửi vận đơn gốc cho người nhận hàng, người nhận hàng phải xuất trình vận đơn gốc cho người chuyên chở ở nơi đến thì mới nhận hàng

2 Ưu, nhược điểm của bill gốc

+ Vận đơn gốc rất dễ bị thất lạc Bên nhập khẩu phải cam kết với hãng tàu

và đóng một khoản tiền bằng 110% giá trị hàng hóa nếu muốn nhận hàng, hãng tàu sẽ giữ số tiền này trong vòng 2 năm nếu mất vận đơn gốc

+ Tốn kém chi phí gửi khi bên xuất khẩu gửi chuyển phát nhanh vận đơn gốc cho bên nhập khẩu

3 Ví dụ vận đơn gốc

- Ông ở Nhật mua hàng của ông VN, nhưng mới đặt cọc 1 khoản tiền, ông VN sản xuất hàng, gửi hàng sang cho ông Nhật qua hãng tàu NYK, sau khi hàng xếp lên tàu, NYK phát hành cho ông VN một bộ Bill gốc

- Ông VN nói với ông Nhật: Ông ấy đã gửi hàng cho rồi, Bill gốc ông ấy đang cầm đây, họ phải gửi trả tiền hàng cho ông ấy đi rồi sẽ gửi Bill sang mà mới lấy được hàng

 Nếu ông Nhật không trả tiền, ông VN sẽ k chuyển Bill gốc sang Ông NYK khi đó mang hàng sang Nhật, thông báo cho ông Nhật đến lấy hàng Ông Nhật mang đến văn phòng NYK đổi lệnh (DO), để lấy hàng nhưng lại không xuất trình được Bill gốc thì ông NYK không thể nào trả hàng cho ông Nhật được

 Nếu với các tuyên hành trình dài ngày thì không sao, vì tàu đi Shipper lấy Bill về gửi sang cho người nhận bằng đường chuyển phát nhanh thì Consignee sẽ nhận được Bill trước khi hàng đến Nhưng với các tuyến ngắn ví

dụ từ đây sang Hồng Kông mất 2 ngày, thì có khi hàng đến cảng đích rồi mà Consignee vẫn chưa nhận được vận đơn để đi lấy hàng, trong trường hợp họ đang cần hàng thì rất bực mình, hoặc lâu quá mới có Bill để đi lấy hàng thi lại

bị phạt phí DEM or Storage phí lưu bãi tại cảng đến

- Hình ảnh:

4 Mất vận đơn gốc và cách khắc phục

Vận đơn gốc bị mất

Vận đơn là một trong những chứng từ, giấy tờ đặc biệt quan trọng vì nó như một bản cam kết hợp pháp giữa chủ hàng với phía dịch vụ hỗ trợ vận tải, bên cạnh đó nó còn đóng vai trò quan trọng khác trong suốt quá trình luân chuyển hàng đường xa bằng đường bộ, đường sắt, đường hàng không…Nhưng trong một vài trường hợp hoặc vì một số lý do nào đó khiến vận đơn gốc bị mất, từ đó ít nhiều khiến kế hoạch vận tải hàng hóa bị trì hoãn, ách tắt, làm chậm trễ thời gian giao hàng như đã ấn định trước đó

Trong trường hợp vận đơn gốc bị mất thì được xem như một trong những điều CẤM KỴ vì là các hãng tàu sẽ không giao hàng cho bạn Theo đó, bạn phải cam kết với hãng tàu & phải đóng một khoản tiền mặt tương đương 110% giá trị hàng hóa cho hãng tàu nếu muốn giao hàng và họ sẽ giữ lại trong vòng 2 năm Tóm lại, hóa đơn gốc

là loại hóa đơn cực kỳ quan trọng và tuyệt đối không được làm mất bộ Bill gốc Giữ hóa đơn gốc thật cẩn thận, tránh mất mát để không may gặp phải những sự cố, vướng

mắc, chịu phí phát sinh nộp phạt không đáng có

Cách khắc phục:

- Đối với khách hàng

Khi phát hiện mất vận đơn vận chuyển, khách hàng cần xử lý như sau:

+ Báo ngay cho đơn vị vận chuyển về tình trạng vận đơn bị mất Nếu không nhớ

mã vận đơn thì khách hàng có thể cung cấp các thông tin liên quan còn lại trên vận đơn như thông tin người nhận, thông tin người gửi, số điện thoại, loại hàng hóa

+ Thực hiện quy trình xin cấp lại vận đơn theo đúng quy trình và thủ tục của mỗi đơn vị vận chuyển hàng hóa Những quy trình, thủ tục này sẽ không giống nhau ở mỗi đơn vị vận chuyển Trong quá trình xin cấp lại vận đơn có thể sẽ tốn nhiều thời gian

để kiểm tra trước khi cấp lại nên khách hàng không nên nôn nóng Ngoài ra việc cấp lại vận đơn ít nhiều đều phát sinh chi phí Quy định của những đơn vị vận chuyển là khách hàng sẽ chịu những chi phí phát sinh này

+ Trường hợp thất lạc vận đơn gốc, giải pháp sẽ là lấy hàng không cần xuất trình OBL tại cảng đến, hoặc phát hành lại OBL tại cảng đi nên các chứng từ cần thiết phải

bổ sung: Giấy ủy quyền của Người gửi hàng; Công văn thất lạc vận đơn gốc của Người gửi hàng; LOI của Người nhận hàng; LOI của người gửi hàng; Thư bảo lãnh của Ngân hàng; Hóa đơn thương mại; Phiếu đóng gói Nếu thất lạc do công ty chuyển phát nhanh, cần cps thêm công văn thất lạc của công ty chuyển phát nhanh

- Đối với đơn vị vận chuyển

+ Sau khi nhận được thông báo mất vận đơn của khách hàng thì bản thân đơn vị vận chuyển cũng nên có những phản hồi thông tin giúp khách hàng: Tiếp nhận thông tin báo mất vận đơn của khách hàng; Tiến hàng kiểm tra tình trạng đơn hàng của vận

đơn để có hướng xử lý phù hợp (Đơn hàng đã giao chưa, nằm ở kho/cảng nào…)

+ Xác thực thông tin đơn hàng: Bằng nghiệp vụ chuyên môn, đơn vị vận chuyển

sẽ tiến hành xác thực lại đơn hàng về mặt pháp lý

+ Tiến hành niêm phong hoặc đình chỉ vận chuyển tạm thời với đơn hàng mất vận đơn nếu thấy cần thiết

+ Yêu cầu thực hiện một số thủ tục liên quan hành chính để hoàn thành yêu cầu cấp lại vận đơn

+ Hỗ trợ khách hàng bằng việc cung ứng thông tin tình trạng đơn hàng để khách hàng yên tâm sau khi đã xác nhận

+ Tiến hành cấp lại vận đơn theo đúng quy trình thủ tục pháp lý cũng như chính sách quy định của đơn vị vận chuyển

III.Vận đơn copy

1 Vận đơn copy là gì?

- Vận đơn copy (copy bill of lading) là hình thức sao y từ bản vận đơn gốc ra

thành một hoặc nhiều bản khác bằng các hình thức như các bản sao, bản in, đánh

máy hay bản photo,… nhưng những loại này không được phép ký bằng tay, và gọi chung là bản copy Bản sao là các chứng từ có dấu “Copy” hoặc các chứng từ được

tạo ra không phải bằng viết tay hay bằng trang đầu của máy đánh chữ mà không có

dấu “Original” Bản sao không cần phải ký

- Trên các vận đơn này sẽ có dòng chữ “copy”, có một vài vận đơn khác thì là chữ “Non-negotiable” (không chuyển nhượng được) ở mặt trước, còn mặt sau của bản

sao vận đơn thường được in đen trắng

- Vận đơn Copy luôn đi kèm vận đơn gốc Một bộ vận đơn thường có 03 bản copy

2 Chức năng

- Vận đơn copy không có giá trị lưu thông, chuyển nhượng đặc biệt không phải là

chứng từ sở hữu hàng hóa Người ta dùng vận đơn copy làm thủ tục hành chính, thông báo, tham khảo hoặc lưu trữ hồ sơ… vận đơn copy cũng do người chuyên

chở phát hành theo lệnh của người gửi hàng

3 Ưu và nhược điểm của vận đơn copy

* Ưu điểm:

 Vận đơn Surrender nhanh chóng, thuận tiện

 Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh

 Bên nhập khẩu có thể nhận hàng ngay lập tức mà không cần phải xuất trình vận đơn gốc

* Nhược điểm:

 Vận đơn Surrender không thể chuyển nhượng được

 Bên xuất khẩu có thể gặp rủi ro khi bên nhận hàng có thể lấy hàng trong

khi chưa thanh toán cho bên gửi hàng

 Khi sử dụng loại vận đơn này, bên nhập khẩu có thể gặp rủi ro khi đã

thanh toán tiền hàng nhưng không nhận được điện giao hàng (Telex release)

 Bên xuất khẩu sẽ mất thêm chi phí Telex release khi sử dụng vận đơn

Surrender

 Đối với nhà nhập khẩu dùng loại bill này thường phải áp dụng với khách

hàng quen thuộc, cần có sự tin tưởng giữa người gửi và người nhận hàng

 Phương pháp này tốn phí và được gọi là Telex fee

4 Lưu ý về Vận Đơn Copy

- Đối với vận đơn copy, những thay đổi hay sửa chữa trên vận đơn như bản vận

đơn gốc đã được thực hiện thì không cần thiết phải có chữ ký hay xác nhận của

người vận chuyển, thuyền trưởng hoặc đại lý của họ

- Việc sử dụng vận đơn copy, bạn cần lưu ý cần được sự đồng ý từ các phía có

liên quan Với trường hợp bill gốc mà bị mất, thì các hãng tàu sẽ không giải phóng

các mặt hàng cho bạn Và lúc này, bạn tốn thêm 1 khoản chi phí tương đương 110% giá trị của hàng hoá, cam kết với phía hãng tàu, lúc này nếu bạn muốn giải phóng hàng hoá, và phía hãng tàu sẽ giữ lại trong 2 năm

IV Sự khác nhau giữa vận đơn gốc và vận đơn surrendered

- Vận đơn Original hay còn gọi là vận đơn gốc là bộ chứng từ do bên hãng vận

chuyển phát hành cho shipper, lập thành 3 bản gốc và 3 bản copy có nội dung giống