KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CHỦ ĐỀ: KẾ HOẠCH XÂY DỰNG CẨM NANG PHÒNG CHỐNG COVID19

- Hoàn thành công việc - Giao lưu để cải thiện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình lập kế hoạch - Tăng năng suất công việc, cho ra hiệu quả cao hơn - Học hỏi,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP

TP HCM

TRUNG TÂM TƯ VẤN & HỖ TRỢ SINH VIÊN

BÁO CÁO CUỐI KỲ

MÔN: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CHỦ ĐỀ: KẾ HOẠCH XÂY DỰNG CẨM NANG PHÒNG CHỐNG

- Hoàn thành công việc

- Giao lưu để cải thiện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình lập kế hoạch

- Tăng năng suất công việc, cho ra hiệu quả cao hơn

- Học hỏi, trải nghiệm và đổi mới

- Tạo tính tự lập trong tư duy và tính

tự giác của mỗi thành viên

- Trao đổi thông tin một cách cởi mở

và thẳng thắn

- Tạo sự mới mẻ trong cách thức học dựa vào những ý tưởng của các thành viên

- Tạo sự liên kết và các mối quan hệ gắn kết giữa các thành viên trong nhóm

- Xây dựng nội dung có giá trị

2 Các hoạt động dự

kiến

- Họp và thảo luận nội dung cuối kỳ

- Phân công và thực hiện công việc

- Hoàn thành bài cuối kỳ

3 Các kết quả dự

kiến

- Cho ra sản phẩm

- Nâng cao nhận thức của nhóm

- Hoàn thiện bản thân

4 Những nguồn lực

sẵn có Chúng em có: - Thành viên: 13 người

- Kinh tế:

- Thiết bị: Điện thoại, laptop

- Phương tiện:

- Phương pháp: Tổ chức họp nhóm

để tiến hành thảo luận và phân công công việc, nhiệm vụ cho các thành viên và đảm bảo hoàn thành dự án

đã đề ra đúng hạn, đúng quy định

5 Khó khăn Các thành viên gặp phải những khó khăn:

- Dịch COVID-19

- Ngại giao tiếp

- Khó khăn trong công tác di chuyển

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng lên kế hoạch

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng thu thập, tổng hợp và xử

lý thông tin

- Kỹ năng phân công nhiệm vụ

- Kỹ năng giải quyết xung đột, vấn

7 Khoảng thời gian

Số lượng thành viên: 13 người

Mục tiêu - nhiệm vụ của nhóm: Hoàn thành tốt các công việc được giao

Thời gian (từ ngày - đến ngày): 5/10/2021 – 24/12/2021

Các thành viên của nhóm:

TT Chức

vụ

Họ và tên sinh viên

MSSV

Chuyên môn (Ngành học)

Công việc phụ trách

Thông tin liên hệ

1 Trưởng

nhóm

Hoàng Nhật Nam

21106171 Ngoại ngữ

- Lập kế hoạch nhóm

- Xây dựng tinh thần làm việc nhóm

- Đúc kết kết quả cuối cùng

Email:

hoangnam28102003

@gmail.com SĐT: 0334952872

hoàn chỉnh

21106551

- Tập hợp các công việc nhóm thành một tổng thể thống nhất

Email:ngothihau22.3

@gmail.com SĐT:0867016209

Võ Thị

Hà Giang

hagiang221103@gm

ail.com

SĐT: 0586711747 Phùng

Thị Mỹ Thức

phungthuc911@gma

il.com

SĐT: 0965910285 Nguyễn

Linh Nhi

linhnhinguyen269@gmail.com

21106171

- Phân công công việc

- Soạn hoàn chỉnh lại nội dung làm việc

Email:

hoangnam28102003

@gmail.com SĐT: 0334952872

Vũ Thị Kim Chi 21103271

nhận ý tưởng từ các thành viên

- Đưa ra những ý

Email:

nguyenduyquan1610

@gmail.com SĐT: 0945181655 Nguyễn

Hiếu Kỳ

21108501 nky814574@gmail.cEmail:

om

SĐT: 0937869012

Nguyễn Thị Thanh Trúc

cho nhóm

- Phát huy tính sáng tạo của nhóm

21106171 Bảo vệ và

phân tích hiệu quả dài hạn của nhóm

Email:

hoangnam28102003

@gmail.com SĐT: 0334952872

21102121

Theo dõi, điều chỉnh

và tạo các mối quan

hệ bên ngoài của nhóm

Email:

ntdtien.c3thdao@gm

ail.com Điện thoại:

0901903242 Huỳnh

Hồ Như Lợi

21096261

Bảo đảm động lực và vận hành hiệu quả các hoạt động của nhóm

Email:

29tranthimythanh910@gmail.com SĐT: 0399948508 Hoàng

Nhật Nam

21106171 hoangnam28102003Email:

@gmail.com

SĐT: 0334952872 Nguyễn

Duy Quân

21101631 nguyenduyquan1610Email:

@gmai.com SĐT: 0945181655

nky814574@gmail.c

Hiếu Kỳ SĐT: 0937869012 om

Xác nhận của Trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm (Ký tên và ghi rõ họ tên)

Trưởng nhóm Hoàng Nhật Nam Vũ Thị Kim Chi Thư ký Các thành viên

STT Chữ ký của các thành

viên

1 Võ Thị Hà Giang

11 Nguyễn Thị Diệu Tiên

3 NỘI QUI

NỘI QUI CỦA NHÓM Điều 1 Qui định địa điểm, thời gian và số lần tổ chức họp nhóm Địa điểm: Teams hoặc Zoom

Thời gian: 8:30 A.M

- Tránh dài dòng, lan man

- Cởi mở, thân thiện, hoà đồng

- Không nói chuyện riêng

- Nói đúng suy nghĩ kết hợp ngôn ngữ hình thể nếu cần

- Điều chỉnh phong cách nói chuyện phù hợp với từng người

nghe, trường hợp

*Quy định nghe:

Các thành viên khi nghe cần:

- Nghe với sự tôn trọng

- Nghe tích cực, tập trung và chăm chú khi thành viên khác

phát biểu

- Nghe có chọn lọc

- Không được phán xét khi nghe, áp đặt quan điểm

- Quan tâm, hưởng ứng với người đang nói

*Quy định phát biểu, đóng góp ý kiến

Các thành viên khi phát biểu, đóng góp ý kiến cần:

- Văn minh, lịch sự, đúng mực khi phát biểu và trao đổi ý

kiến

- Không chen ngang

- Mạnh dạn đưa ra quan điểm, đóng góp ý kiến, sẵn sàng

phản hồi và đưa ra quan điểm, đóng góp ý kiến

- Nói ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm

- Không nên bảo thủ với ý kiến, quan điểm của bản thân

Điều 3 Qui định các việc được làm và không được làm

trong nhóm

Những điều mỗi thành viên trong nhóm phải thực hiện:

- Tinh thần trách nhiệm cao

- Lệ thuộc vào các thành viên còn lại

- Đổ lỗi sai lầm của bản thân

- Không tiết lộ thông tin đời tư của từng cá nhân

- Có trách nhiệm như nhau trong việc bảo mật thông tin

- Thông tin thư tín, điện thoại,… phải được giữ an toàn và

bí mật

- Bí mật ý tưởng, kế hoạch

- Không có những hành vi sửa đổi, phá hoại thông tin của

nhóm nếu chưa có sự cho phép

Điều 5 Qui định về quyền lợi của các thành viên trong nhóm

Các thành viên trong nhóm đều có quyền lợi như nhau trong:

- Việc trao đổi, đưa ra ý kiến và quan điểm của bản thân

- Việc được chia sẻ các thông tin nội bộ cần thiết

- Năng nổ, hợp tác (5 điểm)

- Tham gia đầy đủ, đúng giờ (1 điểm)

- Hoàn thành nhiệm vụ (2 điểm)

- Tham gia sôi nổi đóng góp ý kiến (2 điểm)

Điều 6 Qui định bổ sung, loại bớt thành viên nhóm

- Khi thành viên đã không còn tận tụy vì mục tiêu chung của nhóm,

đã được nhóm góp ý, nhắc nhở nhưng không sửa đổi

- Thành viên đó có tính cá nhân, ích kỷ cao, không thể hợp tác, thoả hiệp với các thành viên khác trong nhóm, thường xuyên gây rối, làm ảnh hưởng xấu đến các hoạt động của nhóm

Điều 7 Qui định giải thể nhóm

Khi đã hoàn thành học phần “Kỹ năng làm việc nhóm”

Điều 8 Tổ chức thực hiện

- Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình

- Tích cực đóng góp và hoàn thành mục tiêu của nhóm

- Có thái độ tích cực và hoà nhã với các thành viên trong nhóm, có

mặt đầy đủ ở tiết học và giờ họp nhóm

4 QUI CHẾ

QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Phạm vi điều chỉnh: Nội bộ nhóm

Đối tượng áp dụng: Mọi thành viên trong nhóm

Điều 2 Mục tiêu của nhóm

- Luôn cố gắng và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Điều 3 Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh được

phân công trong nhóm

Điều 4 Cơ cấu tổ chức nhóm

- Trưởng nhóm: Hoàng Nhật Nam

- Phó nhóm: Ngô Thị Hậu

- Thư ký: Vũ Thị Kim Chi

- Thành viên: Võ Thị Hà Giang, Nguyễn Hiếu Kỳ, Huỳnh Hồ Như Lợi,

Nguyễn Linh Nhi, Nguyễn Duy Quân, Nguyễn Thị Diệu Tiên, Trần Thị Mỹ

Thanh, Tô Nguyễn Anh Thi, Phùng Thị Mỹ Thức, Nguyễn Thị Thanh Trúc Điều 5 Nguyên tắc và cơ chế làm việc của nhóm

- Đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để cùng nhau phát triển về phương diện học tập

cũng như tính cách

- Quyết định ý kiến dựa trên sự nhất trí đa số

- Có mặt đầy đủ lúc họp nhóm

- Hoàn thành công việc được giao đúng hạn

Điều 6 Khen thưởng và kỷ luật trong nhóm

* Khen thưởng:

- Nếu hoàn thành tốt công việc được giao, giúp các thành viên khác hoàn thành công việc được giao thì sẽ được tuyên dương trước nhóm

Điều 7 Tổ chức thực hiện

- Đề ra mục tiêu và lên kế hoạch

- Thực hiện nhiệm vụ

- Điều hành, chi phối để thực hiện nhiệm vụ

- Kiểm soát và kiểm tra nếu có sự sai sót thì điểu chỉnh lại để có thể tiếp tục

thực hiện nhiệm vụ

- Báo cáo kết quả

II KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

1 Mục tiêu - nhiệm vụ:

- Vận dụng vào nguyên tắc S.M.A.R.T để xác định mục tiêu:

 S – Specific (Tính cụ thể): Tạo ra một cuốn sổ cẩm nang nhỏ (gồm 24 trang) chỉ ra những cách phòng chống COVID-19

 M – Measurable (Tính đo lường): Mỗi tuần dành ra 2 buổi cả nhóm xem lại tiến

độ công việc

 A – Attainable (Tính khả thi): Nhóm có khả năng thực hiện nó bằng cách sử dụng những công cụ,vật liệu đơn giản và dễ tìm kiếm bao gồm như bút, thước

kẻ, giấy, tài liệu, mạng Internet,…

 R – Relevant (Tính liên quan, thực tế): Đây là một việc làm thực tế và hữu dụng cho tất cả mọi người, đặc biệt là trong tình trạng COVID- 19 đang diễn ra hiện nay

 T – Time – Bound (Giới hạn thời gian): 10 ngày (21/11/2021-30/11/2021)

- Nhiệm vụ : Xây dựng cẩm nang phòng chống COVID-19

2 Các nguồn lực cần thiết;

- Man (Nguồn nhân lực): 13 thành viên trong nhóm (10 nữ và 3 nam) có các kỹ năng mềm tốt, có phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, có chung mục tiêu, thích học hỏi, giao lưu, khám phá,…

- Money (Tiền): Lập quỹ nhóm (mỗi bạn 40.000 VNĐ) khoảng 520.000 VNĐ

- Material (Nguyên vật liệu): Giấy A4, bìa cứng, bút, thước kẻ, kéo,…

- Machine (Máy móc hoặc công nghệ): Laptop, điện thoại, các ứng dụng phần mềm soạn thảo văn bản (Word, Excel, Powerpoint,…); các phần mềm chỉnh sửa

video,…

- Method (Phương pháp thực hiện):

+ Xác định mục tiêu: “Kế hoạch xây dựng cẩm nang phòng chống

COVID-19”

+ Sắp xếp và phân loại công việc:

(1) Họp nhóm và phân từng công việc cho các thành viên

(2) Tiến hành tìm hiểu tài liệu tham khảo từ các nguồn thông tin về phòng chống COVID-19

(3) Tiến hành làm bài báo cáo cuối kỳ

(4) Kiểm tra, đánh giá lại nội dung bài báo cáo

(5) Làm Powerpoint

(6) Kiểm tra quá trình, kết quả làm việc khi làm Powerpoint

(7) Luyện tập thuyết trình:

+ Làm theo tiến trình như kế hoạch của nhóm đề ra

+ Kiểm tra và tổng kết lại công việc: Kiểm tra kĩ càng, tỉ mỉ, nếu thiếu sót thì cần có biện pháp giải quyết; tổng kết lại cả công việc, quá trình hoạt động của cả nhóm

3 Phương pháp thực hiện;

*Lý do chọn đề tài của nhóm: Giữa tình hình dịch COVID-19 phức tạp như hiện nay, chúng em muốn tìm hiểu cũng như lên Kế hoạch xây dựng cẩm nang phòng chống dịch COVID-19 để mọi người hiểu rõ hơn về loại dịch bệnh này, các biện pháp phòng chống cùng với các thông điệp có ích, cùng nhau chung tay đẩy lùi dịch bệnh, bước vào cuộc sống bình thường mới

*Công việc cụ thể:

- Lập kế hoạch phân công nhiệm vụ cụ thể (cả nhóm)

- Dự tính cuốn cẩm nang sẽ gồm 24 trang

- Chia 2 nhóm nhỏ phụ trách công việc:

+ Nhóm phụ trách nội dung (7 thành viên)

+ Nhóm phụ trách thực hành (6 thành viên)

- Họp nhóm xem tiến độ làm việc + trao đổi lại một số vấn đề cần giải quyết + tổng kết lại toàn bộ nội dung (cả nhóm)

- Hoàn thành bài báo cáo (cả nhóm)

- Quay phim, thu thập hình ảnh quá trình làm việc của cả nhóm, edit video

- Cả nhóm luyện tập thuyết trình

* Cách tiến hành:

- Tiến hành họp nhóm theo thời gian đã thống nhất

- Chia ra 2 nhóm nhỏ làm việc Người phụ trách từng nhóm nhỏ sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với khả năng của từng thành viên Các thành

viên sẽ tiến hành thực hiện nhiệm vụ của mình, hoàn thành nhiệm vụ theo mốc thời gian quy định dưới sự giám sát của nhóm trưởng cùng các thành viên khác

- Trong quá trình tìm kiếm nội dung, tài liệu các thành viên cần tìm kiếm những thông tin có nguồn đáng tin cậy, biết cách chọn lọc thông tin Nếu có thắc mắc

gì phải trao đổi ngay với các thành viên trong nhóm để được giải đáp từ đó hiểu vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất

- Sau khi hoàn thành bài báo cáo, cả nhóm tiến hành tập dợt thuyết trình

* Thời gian cụ thể thực hiện công việc:

- Chiều ngày 21/11/2021: Tiến hành họp nhóm, nhóm trưởng triển khai vấn đề cần giải quyết sau đó phân công nhiệm vụ cụ thể (qua Ms Teams) và thống nhất nội dung

- Ngày 22/11/2021 – 26/11/2021: Nhóm chia thành 2 nhóm nhỏ hoạt động song song (qua Teams)

 Nhóm lý thuyết (7 người): Hoàn thiện và đưa ra phương pháp ứng dụng

và biểu diễn các bước trong bài báo cáo cuối kỳ

 Nhóm thực hành (6 người): Tìm hiểu các biện pháp phòng chống

COVID-19 và dựa trên các phương pháp của nhóm lý thuyết để cho ra kết quả cuối cùng

- Chiều ngày 25/11/2021: Nhóm lý thuyết họp tổng hợp bài và gửi cho nhóm thực hành để chuẩn bị biểu diễn trên Powerpoint

- Ngày 26/11/2021 : Nhóm thực hành tiến hành làm slide cho các nội dung mà nhóm lý thuyết đã gửi kết hợp với các thông tin về phòng chống COVID-19 đã tìm hiểu từ trước

- Ngày 27/11/2021: Cả nhóm họp để kiểm tra và tổng kết nội dung bài báo cáo cuối kỳ cũng như thành phẩm Trong quá trình đó, mỗi thành viên đề phải có trách nhiệm xem lại bài báo cáo của cả nhóm có sai sót chỗ nào không; nếu có phải kịp thời báo cáo cho cả nhóm để cùng nhau bổ sung và sửa đổi cho phù hợp

- Ngày 28-30/11/2021: Quay phim, thu thập hình ảnh quá trình làm việc của cả nhóm, edit video

- Ngày 29/11/2021: Thời gian luyện thuyết trình

- Ngày 30/11/2021: Hoàn thành bài báo cáo

4 Phương án phối hợp;

- Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc:

1 Họp nhóm, thống nhất đề tài và phân công việc: 21-22/11/2021

2 Tiến hành khảo sát tình hình phòng chống dịch COVID-19: 22/11/2021

3 Tìm hiểu tài liệu tham khảo từ các nguồn thông tin: 22-25/11/2021

4 Tiến hành làm phần kế hoạch thực hành: 22-26/11/2021

5 Làm Powerpiont: 22-26/11/2021

6 Kiểm tra lại Powerpoint: 26/11/2021

7 Họp nhóm, kiểm tra, tổng kết nội dung: 27/11/2021

8 Kiểm tra lại nội dung bài báo cáo: 27/11/2021

9 Quay video, thu thập hinh ảnh, edit video: 28-30/11/2021

10 Tập dợt thuyết trình: 29/11/2021

11 Hoàn thành bài báo cáo: 30/11/2021

- Bảng mô tả công việc:

STT Công việc Ký hiệu Độ dài

(Ngày)

Thời gian bắt đầu

Ngày thực hiện

1

Họp nhóm, thống nhất

đề tài và phân công

việc

A 2 ngày Ngay từ

đầu

22/11/2021

21-2

Tiến hành khảo sát tình hình phòng chống dịch

từ các nguồn

cuối kì

D 4 ngày Sau (C)

26/11/2021

Powerpiont E 4 ngày Sau (C)

26/11/2021

22-6

Kiểm tra lại

Powerpoint

F 1 ngày Sau (E) 26/11/2021

7

Họp nhóm, kiểm tra, tổng kết nội dung

G 1 ngày Sau (F) 27/11/2021

8

Kiểm tra lại nội dung bài báo cáo

H 1 ngày Sau (F) 27/11/2021

9

Quay video, thu thập hinh ảnh, edit

video

I 1 ngày Sau (H)

30/11/2021

28-10

Tập dợt thuyết trình

J 1 ngày Sau (I) 29/11/2021

11

Hoàn thành bài

Nhận xét: Nhóm đã hoàn thành công việc theo đúng thời gian đặt ra( 10 ngày)

4 Phương pháp đánh giá (kiểm soát, kiểm tra);

Công việc Thời gian Người thực hiện Phương pháp kiểm

hiện kế hoạch

22-26/11/2021

Cả nhóm

Nhóm trưởng kiểm tra một lần vào ngày kết thúc Chỉnh sửa và

video

28-30/11/2021

T.Trúc, H.Giang, N.Lợi

Nhóm trưởng kiểm tra một lần vào ngày kết thúc Hoàn thành bài

cơ hội tham gia thảo luận nhóm và giúp công việc diễn ra đúng thời hạn

- Trong lúc họp nhóm hay làm việc, thiết bị điện tử hết pin thì cần có sạc dự phòng hay thiết bị sạc để tránh bị gián đoạn

- Kế hoạch dự phòng: Tìm hiểu về khoa Ngoại Ngữ của trường ĐHCN TP.Hồ Chí Minh (IUH)

2 Dự toán chi phí;

STT Trích

yếu khoản mục

Đơn vị tính

Số lượng

thực hiện

Covid

19 nên các khoản chi phí này không thực hiện được

- Trong báo cáo kế hoạch cần phải trình bày: Công việc đã thực hiện, đang thực hiện và sẽ thực hiện

- Một vấn đề nhỏ nhưng quan trọng là xác định nơi nhận báo cáo kế hoạch làm việc nhóm Về cơ bản, bản kế hoạch cần gửi cho các bên dưới đây:

+ Cấp trên (Thẩm quyền phê duyệt)

+ Các bên có liên quan (Phối hợp thực hiện)

+ Thành viên nhóm làm việc (Để thực hiện)

+ Lưu hồ sơ

Bảng báo tiến độ thực hiện:

trách

Đã thực hiện - Họp nhóm, triển khai các

vấn đề cần giải quyết, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên

- Thực hiện các kế hoạch đã

đề ra về kế hoạch làm việc của nhóm (8 bước), tìm kiếm thông tin các vấn đề về chủ đề

mà nhóm đã chọn

21/11/2021 đến 25/11/2021

28/11/2021 T.Trúc, H.Giang N.Lợi

- Cả nhóm

Trên đây là 8 nội dung quan trọng của bản kế hoạch làm việc nhóm Dù bất

kể mục tiêu/nhiệm vụ nào thì các nội dung bản kế hoạch nhóm cần phải được tuân thủ