Báo cái thực tập tại đảng uỷ xã tủa thàng

MỞ ĐẦU Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, “gắn lý luận với thực tiễn” trong công tác đào tạo, để sinh viên được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, được học hỏi kinh nghiệm, trang bị cho sinh viên những kiến thức cũng như kỹ năng tối thiểu nhất để ra trường và bước vào nghề. Được sự phân công của Ban Chủ nhiệm Khoa Chính trị học, đoàn sinh viên thực tập tại Đảng ủy Xã Tủa Thàng, gồm có 01 sinh viên. Trong thời gian thực tập, đoàn đã được sự hướng dẫn, chỉ đạo tận tình của Đảng uỷ Xã Tủa Thàng, bản thân em đã có cơ hội được tiếp cận với công việc của một cán bộ xã, rèn luyện kỹ năng, phương pháp làm việc khoa học và hợp lý. Mục đích, yêu cầu thực tập Thực tập là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo cử nhân tại các trường trung cấp, cao đẳng và đại học. Chương trình kiến tập và thực tập là một giai đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội. Mục tiêu của đợt thực tập này nhằm tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội được cọ sát với thực tế, gắn kết những lý thuyết đã học trên giảng đường với thực tiễn bên ngoài. Hàng năm, sau khi hoàn thành các môn học của khoa, toàn thể sinh viên năm thứ tư thuộc khoa Chính trị học sẽ thực hiện chương trình thực tập tại các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực Chính trị xã hội, quản lý xã hội, báo chí, truyền thông…. Đợt thực tập được xem là thử thách bắt buộc dành cho các bạn sinh viên năm cuối. Nội dung chương trình thực tập nhằm rèn luyện cho sinh viên khả năng độc lập trong tư duy và công việc. Sinh viên sẽ được nhà trường và khoa cấp giấy giới thiệu để xin thực tập tại những nơi mà sinh viên muốn đến hoặc cơ sở do khoa sắp xếp đến thực tập như: Từ trung ương đến địa phương… . Cùng với đó thì khoa cũng có những tư vấn cho sinh viên những nơi mà họ có thể đến làm việc hoặc tham khảo danh sách những địa điểm mà các cựu sinh viên khóa trước đã từng kiến tập, thực tập tiện cho việc tìm hiểu, nghiên cứu và định hướng cho vấn đề xin việc sau khi ra trường. Nhận thức được vai trò của chính trị trong công tác lãnh đạo và quản lý trong đợt thực tập tại Đảng Uỷ Xã Tủa Thàng với mục đích và yêu cầu như sau:

MỞ ĐẦU

Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, “gắn lý luận với thựctiễn” trong công tác đào tạo, để sinh viên được tiếp xúc với môitrường làm việc thực tế, được học hỏi kinh nghiệm, trang bị cho sinhviên những kiến thức cũng như kỹ năng tối thiểu nhất để ra trường vàbước vào nghề

Được sự phân công của Ban Chủ nhiệm Khoa Chính trị học, đoànsinh viên thực tập tại Đảng ủy Xã Tủa Thàng, gồm có 01 sinh viên.Trong thời gian thực tập, đoàn đã được sự hướng dẫn, chỉ đạo tận tìnhcủa Đảng uỷ Xã Tủa Thàng, bản thân em đã có cơ hội được tiếp cậnvới công việc của một cán bộ xã, rèn luyện kỹ năng, phương pháp làmviệc khoa học và hợp lý

Mục đích, yêu cầu thực tập

Thực tập là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo cử nhân tạicác trường trung cấp, cao đẳng và đại học Chương trình kiến tập vàthực tập là một giai đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập với môitrường thực tiễn xã hội Mục tiêu của đợt thực tập này nhằm tạo điềukiện cho chúng em có cơ hội được cọ sát với thực tế, gắn kết những lýthuyết đã học trên giảng đường với thực tiễn bên ngoài

Hàng năm, sau khi hoàn thành các môn học của khoa, toàn thể sinhviên năm thứ tư thuộc khoa Chính trị học sẽ thực hiện chương trìnhthực tập tại các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực Chính trị - xã hội,quản lý xã hội, báo chí, truyền thông… Đợt thực tập được xem là thửthách bắt buộc dành cho các bạn sinh viên năm cuối Nội dung

chương trình thực tập nhằm rèn luyện cho sinh viên khả năng độc lậptrong tư duy và công việc

Sinh viên sẽ được nhà trường và khoa cấp giấy giới thiệu để xin thựctập tại những nơi mà sinh viên muốn đến hoặc cơ sở do khoa sắp xếpđến thực tập như: Từ trung ương đến địa phương… Cùng với đó thìkhoa cũng có những tư vấn cho sinh viên những nơi mà họ có thể đếnlàm việc hoặc tham khảo danh sách những địa điểm mà các cựu sinhviên khóa trước đã từng kiến tập, thực tập tiện cho việc tìm hiểu,nghiên cứu và định hướng cho vấn đề xin việc sau khi ra trường

Nhận thức được vai trò của chính trị trong công tác lãnh đạo và quản

lý trong đợt thực tập tại Đảng Uỷ Xã Tủa Thàng với mục đích và yêucầu như sau:

+ Vận dụng những kỹ năng và kiến thức chính trị học và quản lý xãhội đã được thầy cô giảng dạy vào với thực tiễn

+ Mong muốn được tiếp xúc với môi trường thuận lợi để chúng emvận dụng được các phương pháp, kỹ năng đã học vào việc thực hiệnnhững công việc liên quan đến văn hóa, quản lý văn hóa, tổ chức sựkiện theo hướng chuyên nghiệp, có hệ thống và khoa học

+ Tiếp tục được nâng cao năng lực tự nghiên cứu, bồi dưỡng tìnhcảm và trách nhiệm nghề nghiệp

+ Được rèn luyện tính tự lập, tính tổ chức và kỷ luật trong một môitrường thực tế

+ Định hướng cho chúng em lựa chọn đối tượng nghiên cứu, đề tàinghiên cứu, hướng nghiên cứu chuyên nghiệp trong công tác nghiêncứu chính trị, quản lý xã hội, và tuyên truyền sau này

+ Mong muốn được học hỏi những kinh nghiện của các cô, bác, anhchị trong cơ quan về quản lý xã hội – chính trị , giao tiếp, tổ chức sựkiện….

+ Tạo lập các mối quan hệ, trao đổi kinh nghiệm, xác định rõ các đốitượng cần hướng tới trong quá trình tìm hiểu phát hiện đề tài

+ Được sử dụng những kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán,thương lượng, kỹ năng làm việc nhóm

+ Tập dượt các kỹ năng nghề nghiệp quản lý trong các điều kiện cóthể trở thành một người truyền thông văn hóa, đồng thời là một ngườilàm công tác tổ chức, quản lý văn hóa

+ Quan sát tìm hiểu tác phong làm việc cũng như công tác tuyêntruyền những chủ trương, Đường lối của Đảng, chính sách, Pháp luậtcủa Nhà nước tại Đảng ủy xã Tủa Thàng, cũng như đến các cơ sởkhác

+ Tìm hiểu và làm quen với quá trình tổ chức, phân công tổ chức các

sự kiện chính trị

+ Tiếp cận, quan sát hệ thống và quá trình quản lý Nhà nước trên lĩnhvực chính trị Củng cố thêm những lý thuyết đã học trong 3 năm.Bước đầu hình thành nên cách thức làm việc trên thực tiễn dựa trên cơ

sơ lý luận đã

Tủa Thàng là mảnh đất giàu truyền thống cách mạng, đó chính là nềntảng để Đảng ủy và chính quyền địa phương lãnh đạo nhân dân thựchiện mục tiêu xây dựng chủ nghĩa xã hội Trong đó, nhiệm vụ trọngtâm được đặt lên hàng đầu là tập trung khai thác mọi tiềm năng, lợithế của địa phương, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn để đầu tư thúc

đẩy phát triển kinh tế - xã hội, từng bước, rút ngắn dần khoảng cáchvề mọi mặt với các địa phương khác trong huyện, trong tỉnh.

Trong quá trình thực tập tại Đảng Uỷ xã Tủa Thàng huyện TủaChùa, tôi đã nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của lãnh đạo

xã, cán bộ hướng dẫn thực tập và tập thể cán bộ tại xã Thời gian thựctập tuy không dài nhưng tôi đã rút ra được những kinh nghiệm và kiến

thức quý báu về, thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản trên cương vị của một cán bộ.

Kết thúc thời gian thực tập tôi đã trang bị được cho mình thêmnhững kiến thức về ngành: Chính trị học, giờ đây tôi không còn bỡngỡ khi phải xử lý một tài liệu hay công việc cụ thể nữa, tôi đã hiểu rõnhững nghiệp vụ mà mình sẽ phải làm sau này khi đi làm vai trò củamột người cán bộ chuyên ngành Chính trị học Trong thời gian thựctập tôi đã cố gắng hết sức để tiếp thu các kiến thức thực hành chomình

Có được những thành quả này tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy

cô trong Phòng Đào tạo – Học viện báo chí và tuyên truyền đã tạođiều kiện cho tôi được thực tập tại Đảng Uỷ xã Tủa Thàng

Tôi xin chân thành cảm ơn, đến tập thể ban lãnh đạo phòng, cán bộhướng dẫn thực tập, các đồng chí cán bộ, công chức, viên chức Đảng

Uỷ xã Tủa Thàng trong thời gian qua đã tận tình giúp đỡ, quan tâm,sát sao, hướng dẫn, chỉ bảo những điều thiếu sót của tôi, và giúp tôihoàn thành tốt quá trình thực tập của mình!

Xin chân thành cảm ơn!

Tủa Thàng là một xã vùng sau nằm ở phía đông của huyện Tủa Chùa

là một xã xa xôi hẻo lãnh của huyện, giao thông đi lại gặp nhiều khókhăn nhất là vào mùa mưa Xã Tủa Thàng còn rất nhiều khó khăn vềmọi mặt, thứ nhất; về đường xã đi lại không thuận tiện cho việc traođổi giao lưu buôn bán, thứ hai; còn một số thôn bản chưa có đườnggiao thông, điện lưới sinh hoạt còn thiếu một số thôn, khí hậu thời tiếtkhông đồng điều gây ảnh hưởng tới việc sản xuất của bà con trên địabàn Bên cạnh những khó khăn đó xã đã được sự hỗ trợ của cácchương trình dự án như; chương trình 134,135, 30a và hỗ trợ pháttriển vùng của tần nhìn thế giới

- chương trình 134 xóa đói giảm nghèo

- chương trình 135 xây dựng hệ thống thủy lợi, nước sinh hoạt

- chương trình 30a hỗ trợ nhà ở

- chương trình tần nhìn thế giới phát triển

1.1.2 Điều kiện tự nhiên

Một đơn vị hành chính ở miền núi với địa hình chủ yếu là núi đávới tổng Diện tích tự nhiên xã là: 8751,36ha Cách huyện lỵ 30 km

Xã Tủa Thàng tổng số 4921 người Chủ yếu là dân tộc thái và dân tộcMông, còn lại 0.5 % là các dân tộc khác Xã có tiềm năng về đất đainhằm phát triển các ngành nông - lâm nghiệp, cùng với điều kiện vềthổ nhưỡng và khí hậu tạo điều kiện thuận lợi trong việc bố trí cácgiống cây trồng, vật nuôi, và phát triển trồng rừng

Điều kiện tự nhiên, tài nguyên, nhân lực dồi dào tạo tiền đề cho việcphát triển ngành sản xuất theo hướng kinh tế hàng hóa nhiều thànhphần Về kinh tế trong những năm qua có bước phát triển tích cựcnhưng vẫn tập trung phát triển ngành nông - lâm nghiệp là chính Lựclượng lao động dồi dào là nguồn lực quan trọng trong sự nghiệp pháttriển kinh tế - xã hội của xã trong những năm tiếp theo Công tác vănhóa, y tế, giáo dục, … đang được đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiếtbị, con người, đảm bảo đáp ứng và phục vụ ngày càng tốt cho nhu cầucủa người dân và sự phát triển của xã

1.1.3 Đơn vị hành chính

Xã Tủa Thàng thuộc huyện Tủa Chùa tỉnh Điện Biên nằm phíaTây-Bắc địa lý Việt Nam, cách tỉnh khoản 100km, cách huyện TủaChùa 30km

Xã Tủa Thàng bao gồm 10 thôn bản, các thôn là: Làng Vùa 1; LàngVùa 2; Tủa Thàng; Phi Giàng 1; Phi Giàng 2; Tà Huổi Tráng 1; TàHuổi Tráng 2; Huổi Trảng; Đề Chu; Tà Sí Láng

1.1.4 Tình hình về kinh tế - xã hội

Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng sử dụng cán bộ nhất là cán

bộ cơ sở, cán bộ nữ người dân tộc khó khăn Do vậy trong những nămqua tình hình kinh tế - xã hội của xã tiếp tục giữ tốc độ tăng trưởng ổnđịnh Tỷ lệ đói nghèo giảm giảm 4- 5% / năm Quốc phòng - An ninhđược giữ vững ổn định, hệ thống chính trị được củng cố, đời sốngnhân dân các dân tộc tiếp tục được cải thiện, cơ cấu kinh tế chuyểndịch tích cực và đúng hướng đã xác định kết quả cụ thể:

Sản lượng lương thực: Năm 2010 tổng sản lượng lương thực cây

có hạt đạt 350 tấn năm 2017 đạt 575 tấn, tăng 225% so với năm2010;

Chăn nuôi: Trong năm tổng đàn gia súc trên địa bàn xã phát triểntốt, mức tăng trưởng trung bình từ 5 đến 7% Tổng đàn gia súc trongnăm 2016 là: 8621 con so với năm 2015 tăng 436 con tăng 105% Lâm nghiệp: Thực hiện tốt công tác giao đất, giao rừng cho hộ giađình khoanh nuôi và bảo vệ Năm 2010 đến năm 2016 trồng mới 22

ha rừng, độ che phủ của rừng tăng từ 35% năm 2010 lên 41% năm2016;

Năm 2011-2017 xã vẫn duy trì 5 cơ sở sản xuất tiểu thủ công nghiệpchủ yếu là gia công cơ khí, sửa chữa thiết bị, phục vụ sản xuất và tiêudùng của nhân dân đã đưa tổng giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủcông nghiệp năm 2010 đạt 200 triệu đồng, năm 2016 đạt 450 triệuđồng tăng 250 triệu so với năm 2010

Năm 2010 cả xã có 15 hộ kinh doanh đến nay có 42 hộ tham giakinh doanh trên tất cả các loại hình, tăng 27 hộ so với năm 2010, đưa

tổng giá trị lưu chuyển hàng hoá và dịch vụ năm 2010 đạt 250 triệuđồng, năm 2016 đạt 650 triệu đồng, tăng 400 triệu đồng;

Đến nay toàn xã có 42 điểm bán hàng tạp hoá, 16 điểm xay xát, có

10 xe ô tô, (2 Công nông, 1 máy xúc, 7 xe cửa long), 28 máy phayđất, 10 máy tuốt lúa, thuyền sắt 37 cái

Được sự quan tâm của Chính phủ, các Bộ, ngành và các cấp Ủyđảng, Chính quyền, cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học của cáctrường trên địa bàn xã từng bước được đầu tư nâng cấp Mặc dù vẫncòn thiếu và chưa đồng bộ, nhưng đã đáp ứng được cơ bản yêu cầuđổi mới chương trình giáo dục mầm non và TH và THCS

Toàn xã có 5 trường Trong đó:

Mầm non: 02 trường với 25 lớp, tổng số: 513 cháu; Tỷ lệ huyđộng học sinh trong độ tuổi đạt 98%;

Tiểu học: 02 trường , có 28 lớp với tổng số học sinh là 707 em Tỷ

lệ huy động học sinh trong độ tuổi đạt 95%;

Trung học cơ sở bán trú: 01 trường, có 10 lớp tổng số học sinh277; Số học sinh chuyển lớp hàng năm đạt 97 đến 98%

Công tác Y tế và chăm sóc sức khỏe nhân dân: Trạm y tế thườngxuyên trực trạm và khám chữa bệnh cho nhân dân kịp thời, cử cán bộxuống thôn bản để nắm tình hình dịch bệnh không để dịch bệnh xẩy

ra, Cấp thẻ bảo hiểm y tế cho người nghèo: 1.651 thẻ;

Năm 2010 xã có 3 bản 410 hộ gia đình được công nhận thôn bản,gia đình văn hóa Năm 2016 đã có 8/10 thôn, bản 530 hộ gia đìnhđược công nhận thôn

1.1.5 Tình hình chính trị, an ninh – quốc phòng

Thường xuyên xây dựng củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trậnchiến tranh nhân dân vững mạnh, duy trì chế độ trực chỉ huy, thườngxuyên rà soát củng cố xây dựng lực lượng DQTV, dự bị động viênđảm bảo về số lượng và chất lượng, sẵn sàng nhận nhiệm vụ.

Phong trào “Vì an ninh tổ quốc” của lực lượng Công

và lực lượng dân quân tự vệ, ban bảo vệ dân phố đã phối hợp triểnkhai các biện pháp phòng ngừa, mở các đợt tấn công truy quyét tộiphạm, bài trừ các tệ nạn xã hội, giữ vững an ninh chính trị, ổn địnhtrật tự an toàn xã hội trên địa bàn, xây dựng và củng cố quần chúngbảo vệ an ninh tổ quốc

1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Đảng ủy xã Tủa Thàng 1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Đảng ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng, có chức năng thammưu, giúp việc cho Đảng ủy cấp trên, văn phòng Đảng ủy trực tiếp làgiúp Ban Thường vụ, Bí thư và Phó Bí thư Đảng ủy, cơ quan BộThông tin và Truyền thông tổ chức điều hành công việc lãnh đạo củaĐảng; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp, báo cáo phục vụ sựlãnh đạo của Đảng ủy cơ quan Bộ

Đảng ủy xã Tủa Thàng bao gồm 10 chi bộ trực thuộc với 110 Đảngviên, có nhiệm vụ giúp Đảng ủy xã thực hiện những công việc hàngngày của Đảng và là cơ quan gần dân nhất, giúp Đảng ủy cơ sở tiếpcận và tìm hiểu dân trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.2.2.1 Công tác văn phòng:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác theo sựchỉ đạo của Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư; tham gia chuẩn bị cácvăn bản để trình Ban thường vụ phê chuẩn, ký duyệt trước khi banhành

- Thực hiện rà soát hồ sơ phát triển đảng, chuyển đảng chính thức;công tác khen thưởng, kỷ luật đảng viên và các công tác đảng vụ khácđể trình Ban thường vụ xem xét quyết định

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài liệu đồngthời thực hiện một số công tác tài chính - quản trị phục vụ hoạt độngcủa đảng ủy cơ quan Bộ Thông tin và Truyền thông và Ban thườngvụ

- Phối hợp với các ban đảng, đảng đoàn và đảng uỷ trực thuộc thammưu, giúp Ban thường vụ, Ban cán sự chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổngkết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng ủy cấptrên

1.2.2.2 Công tác tổ chức:

- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ công tác đảng củacác tổ chức cơ sở đảng trực thuộc đảng bộ cơ quan Bộ Thông tin vàTruyền thông

- Tham gia ý kiến trong việc thẩm định nhân sự cán bộ trước khitrình cấp có thẩm quyền quyết định theo Quy chế phân cấp quản lýcán bộ

- Tham mưu đề xuất Đảng ủy cơ quan Bộ, Ban thường vụ về các vấnđề liên quan đến công tác xây dựng Đảng, tổ chức bộ máy, phân loại

chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên hàng năm, công tác bảo

vệ chính trị nội bộ của Đảng bộ

Công tác khác: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các Nghịquyết, Chỉ thị của Trung ương Đảng, Đảng ủy Khối các Cơ quanTrung ương và các quyết định của Đảng ủy cơ quan Bộ; Cập nhậttổng hợp thông tin về các mặt hoạt động của các tổ chức cơ sở đảng

và Đảng ủy cơ quan Bộ Thông tin và Truyền thông; Thực hiện chế độbáo cáo định kỳ, đột xuất của Đảng ủy Khối các Cơ quan Trung ương

vụ Đảng ủy; ghi biên bản các kỳ họp của Đảng uỷ và soạn thảo nghịquyết Đảng uỷ

Nghiên cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo, xử lý thông tin và đềxuất biện pháp giải quyết với Bí thư hoặc Thường trực Đảng ủy vềhoạt động của Đảng bộ

Làm công tác hành chính, soạn thảo văn thư, lưu trữ: Tiếp nhậncông văn đến và chuyển đến nơi thực hiện sau khi được phê duyệt

Lưu trữ, quản lý, bảo mật hồ sơ tài liệu, hồ sơ đảng viên Quản lý condấu của Đảng ủy.

Quản lý thu - chi tài chính, đảng phí, của Đảng bộ; đảm bảo điềukiện, phương tiện sinh hoạt của Đảng ủy

Là đầu mối phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính, phòngCông tác sinh viên, khoa lý luận chính trị và các đơn vị có liên quan

tổ chức các lớp học tập nghị quyết, bồi dưỡng nhận thức về Đảng, lớpđảng viên mới, tập huấn công tác đảng

Là đầu mối phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính, phòng Tàichính và các đơn vị có liên quan chuẩn bị hậu cần, tài liệu phục vụcác buổi họp, làm việc, tiếp khách của Đảng ủy

Thực hiện quan hệ, hợp tác với Văn phòng và các Ban của Đảng uỷcấp trên, với các tổ chức đoàn thể trong Trường, các chi bộ trực thuộc

và các tổ chức, cá nhân ngoài Trường theo chỉ đạo của Bí thư Đảngủy

Truyền đạt, thông báo kịp thời công văn, ý kiến chỉ đạo của Đảng

ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Đảng ủy đến các Chi bộ và các đốitượng tiếp nhận

Chương 2 THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI

ĐẢNG ỦY XÃ TỦA THÀNG 2.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ đối với hiệu quả hoạt động của Đảng uỷ Xã Tủa Thàng

2.1.1 Khái niệm

Tại khoản 2, điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Công tácvăn thư là những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành vănbản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ, quản lý vănbản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

2.1.2 Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm các nội dung như quản lý và xử lý văn bảnđi; quản lý, xử lý văn bản đến, Công tác văn thư không thể thiếutrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, đơn vị khithực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu đểphổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên;trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan; lưulại những sự kiện, nội dung công tác trong hoạt động hằng ngày của

cơ quan, đơn vị

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máyquản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thểthiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trongnội dung hoạt động của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắnliền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt độngquản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhànước

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu tronghoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thểchứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp

và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức củakhông ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Bêncạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyênmôn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơquan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Đừng vìnhững nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những conngười hy sinh thầm lặng.

2.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ những nhiệm vụ quản lý nhà nướccủa mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý nhà nước đòihỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết thông tin phục vụ quản lý đượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản, về mặt nội dung côngviệc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin chocông tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyềnđặt, phủ biến những thông tin mang tính pháp lý

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chấp lượng Đúngchính sách, đúng chế độ,giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quan liêu, giản bớt được giấy tờ không cần thiết vàhạn chế được việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làmnhững việc trái pháp luật

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt độngcủa cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệmkhác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơquan, các văn bản giữ đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánhchân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ

là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan mộtcách chân thực

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu,tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thườngxuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từvăn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạtđộng của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp

hồ sơ vào kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh ,văn bản lưu trữcàng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu,đồng thời công tác lưu trữ thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.Ngượi lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại khôngđầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khókhăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tàiliệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị.Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủtrương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đếnphản ánh tình hình, đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ

quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải căncứ vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chínhxác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao,nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản

do văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tinmang tính pháp lý

Do vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giúp lãnh đạo các cơquan, tổ chức chỉ đạo công việc được chính xác, hiệu quả, không đểchậm trễ, sai sót Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ quản lý văn bản chặtchẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là gópphần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan; các công việccủa cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa Ngoài ra, giải quyết xongcông việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quanđúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâunghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản

và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hằng ngày vàlâu dài về sau

2.2 Nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Đảng Uỷ

xã Tủa Thàng

Sau khi được Học Viện giới thiệu và trình bài về kế hoạt thực tậpcủa mình, Bí Thư xã tiếp nhận và phân công cho phó chủ bí thưhướng dẫn, giúp đỡ, sau một thời gian làm việc được giao nhiệm vụvào công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng.Được làm quen với văn thư, lưu trữ với tư cách là cán bộ văn phòng,bản thân tôi được trải nghiệm rất nhiều điều mà trước giờ tôi chưa rõ,

hiểu được cảm giác của một cán bộ văn phòng và tầm quan trọng củavăn thư, lưu trữ đối với hiểu quả hoạt động của Đảng.

Khi được tiếp nhận, làm quen với văn thư, lưu trữ tôi được tiếpxúc các công việc chủ yếu như:

2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan,

tổ chức nào Việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung vì vậycông việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao, phải đúng về nộidung, thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành thì văn bản đó mới cóhiệu lực, mới được triển khai và tổ chức thực hiện có hiệu quả Vănbản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt độngquản lý Nó mang tính giao dịch cụ thể hóa các văn bản pháp quy vàthực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ củaĐảng Uỷ

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khitiến hành soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm:chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký vănbản

Quá trình chuẩn bị: Sơ bộ xác định vẫn đề: Đây là động tác đầu tiênđể xác định công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo văn bản phảixem xét các vẫn đề

+ Mục đích ban hành văn bản;

+ Thời gian ban hành văn bản;

+ Vẫn đề cần giải quyết trong văn bản;

+ Đối tượng giải quyết trong văn bản;

+ Hậu quả tác động của văn bản.

Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc ( yêu cầu củavẫn đề cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan).Thực tế công tác của

cơ quan có liên quan đến vẫn đề giải quyết văn bản các căn cứ pháp

lý hay lý do để ban hành văn bản của cơ quan

Nội dung xác định:

+ Xác định vẫn đề cần giải quyết trong văn bản;

+ Xác định thời gian ban hành văn bản;

+ Xác định tên loại của văn bản

Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại củavăn bản cần được soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản,phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết côngviệc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản cómột tác dụng và mẫu cụ thể vì vậy việc chọn loại văn bản phù hợp vớimục đích ban hành văn bản để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao,đúng mục đích

Căn cứ để xác định:

+ Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan;

+ Nội dung của vẫn đề cần giải quyết;

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản

Nội dung công việc: So sánh giữa mục đích ban hành văn bản vớicông dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn;

+ Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành vănbản, giải quyết công việc đã đặt ra

Thu thập thông tin, có 3 loại thông tin cần thu thập: Thông tinnguyên tắc; Thông tin tiến độ; Thông tin thực tế.

Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản, mục đíchgiải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hànhvăn bản

Nội dung công việc: dựa vào những thông tin thu thập được Do vậy,đòi hỏi thông tin thu thập phải đầy đủ và chính xác kịp thời, có nhưvậy thì văn bản ban hành ra mới có tính khả thi và đáp ứng được yêucầu của vẫn đề đạt ra

Viết đề cương: đây là công việc cuối cùng để hình thành một vănbản Tất cả các công việc chuẩn bị trên đều đi đến công việc cuốicùng này Việc viết đề cương là hình thành một cách hoàn thiện vănbản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp nội dung một cách hợp lý và

dễ hiểu việc hình thành đề cương và viết đề cương theo mẫu văn bản

là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề cươngchính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xácđịnh được mục đích ban hành văn bản

Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành vănbản một cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản Mặckhác, khi viết đề cương trước khi soạn thảo ra đúng với mục đích banhành văn bản

Phương pháp viết văn bản: đánh máy vi tính

Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khisoạn thảo văn bản Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quytrình hợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic