Hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại tổng hợp và dịch vụ trường giang luận văn tốt nghiệp chuyên ngành quản trị doanh nghiệp

Để có đủ sản phẩm theo yêu cầu của các đơn đặt hàng, sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ số lượng m i xuất đi.. Phân loại theo các yếu tố cấu th



PHÙNG THỊ ÁNH LINH

CQ55/31.04 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả luận văn tốt nghiệp

Linh

Phùng Thị Ánh Linh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC CÁC HÌNH vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ 4

1.1 Khái niệm, vai trò, phân loại hàng dự trữ 4

1.1.1 Khái niệm hàng dự trữ 4

1.1.2 Chức năng của hàng dự trữ v i doanh nghiệp 5

1.1.3 Phân loại hàng dự trữ 6

1.2 Những khái niệm liên quan và chức năng của quản trị hàng dự trữ 10

1.2.1 Khái niệm quản trị 10

1.2.2 Khái niệm quản trị hàng dự trữ 10

1.2.3 Chức năng của quản trị hàng dự trữ 11

1.3 Các hoạt động chính trong quản trị và kiểm toán hàng dự trữ tại doanh nghiệp 12

1.3.1 Các hoạt động chính trong quản trị hàng dự trữ 12

1.3.2 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng dự trữ 13

1.3.3 Kiểm toán hàng dự trữ 15

1.4 Các mô hình quản trị hàng dự trữ 17

1.4.1 Mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ (Economic Order Quantity) 18

1.4.2 Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ (Production Order Quantity) 21

1.5 Rủi ro có thể gặp phải trong quản trị hàng dự trữ 23

1.5.1 Sự gián đoạn nguồn cung ứng 23

1.5.2 Khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp 24

1.5.3 Sự biến động của tỷ giá hối đoái 25

1.6 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng dự trữ 25

1.6.1 Chỉ tiêu về hệ số vòng quay hàng dự trữ 25

1.6.2 Chi phí dự trữ 27

1.6.3 Các chỉ tiêu liên quan khác 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP VÀ DỊCH VỤ TRƯỜNG GIANG 32

2.1 Gi i thiệu chung về công ty Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang 32

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 33

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 34

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh chính 38

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020 41

2.2 Thực trạng về công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty 46

2.2.1 Phân loại hàng dự trữ 46

2.2.2 Sắp xếp vị trí hàng dự trữ tại kho 49

2.2.3 Kiểm toán và quản lý xuất-nhập hàng dự trữ 51

2.2.4 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng dự trữ 56

2.3 Các yếu tố tác động đến công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty 61

2.3.1 Các yếu tố khách quan 61

2.3.2 Các yếu tố chủ quan 62

2.4 Đánh giá quy trình quản lý, kiểm soát lưu trữ hàng hóa của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang 63

2.4.1 Điểm mạnh 63

2.4.2 Hạn chế 65

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP VÀ DỊCH VỤ TRƯỜNG GIANG 66

3.1 Định hư ng phát triển của công ty trong thời gian t i 66

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty

68

3.2.1 Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu 68

3.2.2 Cải tiến lại công tác sắp xếp vị trí hàng hóa tại kho 72

3.2.3 Khắc phục hạn chế về hệ thống cơ sở vật chất và công tác phân bổ nhân sự kho 73

3.2.4 Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho 76

3.3 Một số kiến nghị đối v i công ty TNHH Thương mại tổng hợp và dịch vụ Trường Giang 77

KÊT LUẬN 78

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 81

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nội dung

BCTC Báo cáo tài chính

HĐQT Hội đồng quản trị HĐTV Hội đồng thành viên

PTNB Phải thu người bán PTKH Phải trả khách hàng TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn

2018 – 2020 42 Bảng 2.2 Bảng chi tiết các dòng xe dự trữ của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang 47 Bảng 2.3 Danh mục các phụ tùng, linh kiện được tiêu thụ phổ biến 48 Bảng 2.4 Tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang năm 2019-2020 56 Bảng 2.5 Hệ số đảm nhiệm HTK của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp

và Dịch vụ Trường Giang giai đoạn 2018-2020 57 Bảng 2.6 Khả năng sinh lời HTK của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp

và Dịch vụ Trường Giang giai đoạn 2018-2020 58 Bảng 2.7 Chu kỳ vận động của tiền mặt của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang giai đoạn 2018-2020 59 Bảng 3.1 Nhu cầu hàng tồn kho giai đoạn 2018-2020 của công ty 69 Bảng 3.2 Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng 70 Bảng 3.3 Tổng chi phí lưu kho - Chi phí lưu kho đơn vị giai đoạn 2018-

2020 70 Bảng 3.4 Lượng đặt hàng tối ưu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm và điểm tái đặt hàng theo mô hình EOQ 71

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng 14

Hình 1.2 Biểu diễn mô hình EOQ 18

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các loại chi phí 20

Hình 1.4 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ 23

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 34

Hình 2.2 Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2018-2020 43

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu:

Kể từ khi Việt Nam tham gia vào hội nhập toàn cầu, áp dụng chính sách mở của, nền kinh tế thị trường đã được hình thành và phát triển Trong

đó, hình thức kinh doanh thương mại ngày càng có vai trò quan trọng trong

sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế Câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong sự phát triển chung của đất nư c là làm thế nào để đáp ứng được những thay đổi của thị trường và tạo ưu thế riêng

để cạnh tranh lành mạnh? Điều này được thể hiện rất rõ trên thị trường kinh doanh ô tô tại Việt Nam

Nhận thấy thị trường kinh doanh ô tô tại Việt Nam là rất tiềm năng, Công ty TNHH Thương Mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang đã bắt đầu

đi vào hoạt động vào tháng 3 năm 2014 và đã đạt được một số thành công nhất định trong lĩnh vực bán buôn và bán lẻ ô tô và xe có động cơ khác thuộc thương hiệu Nissan

Tuy nhiên năm 2019, tình hình thị trường xe hơi thương hiệu Nissan tại Việt Nam nói chung gặp nhiều biến động: Nissan Nhật Bản thông báo kết thúc hợp tác liên doanh v i Tan Chong, nhà phân phối ôtô Nissan tại Việt Nam Tan Chong là một tập đoàn đa ngành ở Malaysia, được biết đến nhiều trong hoạt động sản xuất, lắp ráp, phân phối ôtô Năm 2010, một thỏa thuận được ký kết sau khi Tan Chong mua lại 74% cổ phần của Kjaer Group A/S Đan Mạch trong liên doanh Nissan Việt Nam Liên doanh này, trong đó Nissan nắm giữ 26% cổ phần, vốn có đặc quyền nhập khẩu và phân phối hoặc bán lại xe nguyên chiếc cũng như linh phụ kiện thay thế tại Việt Nam trong 30 năm kể từ tháng 11/2008

Thông tin trên khiến người tiêu dùng trở nên hoang mang trư c sự lựa chọn thương hiệu Nissan cho dự định mua sắm ô tô trong thời gian này

Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ t i hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh ô tô hãng Nissan nói chung và Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang nói riêng Cùng v i ảnh hưởng tiêu cực của dịch COVID-19 t i hoạt động kinh doanh của Công ty, những lô hàng ô tô và xe có động cơ khác đã nhập kho từ năm 2018 và quý đầu năm

2019 ngày càng khó bán ra thị trường, khiến chi phí phát sinh từ các lô hàng còn tồn đọng trong kho bãi trở thành vấn đề nan giải

Xuất phát từ thực tiễn này, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty TNHH Thương Mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang” nhằm nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đưa ra một số đề

xuất góp phần giúp Công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên thị trường

2 Đối tượng và mục đích nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác

quản trị hàng dự trữ và đề xuất phương án hoàn thiện công tác quản trị hàng

dự trữ tại Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang

Mục đích nghiên cứu: Hệ thống hoá, phân tích và tổng hợp các vấn đề

lý luận về quản trị hàng dự trữ, hay còn gọi là hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang, từ đó đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho đảm bảo tính khoa học và khả thi

3 Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang trong khoảng thời gian từ khi hoạt động cho đến nay, đặc biệt đi sâu nghiên cứu giai đoạn năm 2018-2020

Nguồn số liệu: Số liệu sử dụng được lấy từ sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang trong 3 năm 2018-2020

4 Phương pháp nghiên cứu:

Một số phương pháp nghiên cứu được gợi ý để sử dụng trong quá trình

thực tập để hoàn thiện chuyên đề báo cáo thực tập:

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trong các giáo trình, thông tư, chuẩn mực kế toán ở thư viện, trung tâm học liệu, Nhằm hệ thống hoá phần cơ sở lý luận

về công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một

số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

 Phương pháp phân tích - thống kê - so sánh: Nhằm xử lý và phân tích

dữ liệu số và thông tin để để có cái nhìn chi tiết về tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty, từ đó có cơ sở để đưa ra các biện pháp, kiến nghị

 Phương pháp quan sát thực tế: Thực hành quan sát thực tế các công tác tồn kho tại kho bãi của công ty, quá trình nhập xuất hàng hoá cùng các

hồ sơ đi kèm, quá trình kiểm kê - đối chiếu số liệu tồn kho v i thủ kho và các bộ phận khác của công ty,…

5 Kết cấu của luận văn tốt nghiệp:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, hệ thống bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục viết tắt và phụ lục, nội dung của báo cáo bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về quản trị hàng dự trữ

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng dự trữ tại Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp và Dịch vụ Trường Giang

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ

1.1 Khái niệm, vai trò, phân loại hàng dự trữ

1.1.1 Khái niệm hàng dự trữ

Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng dự trữ xuất hiện như

một hiện tượng tất yếu, khách quan Theo C.Mark thì n t

n t ố ịn v ậ n t n Như

vậy, sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho, dự trữ

Trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, do sự cách biệt về không gian

và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng sản phẩm, do đặc điểm khác biệt giữa sản phẩm sản xuất và sản phẩm tiêu dùng, do điều kiện địa lý, tự nhiên và khí hậu, hoặc do phải đề phòng những mất cân đối l n có thể xảy ra (chiến tranh, thiên tai, ) mà sản phẩm sau khi sản xuất ra không thể tiêu dùng hoặc tiêu thụ ngay, cần phải trải qua một quá trình nhằm xóa đi những sự cách biệt kể trên Sản phẩm trong trạng thái (hình thái) này được coi là dự trữ

Đối v i doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định tại kho hoặc trong vận chuyển nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng

và giảm chi phí trong kinh doanh, như: cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ và nhanh Từ đó, giúp duy trì và phát triển doanh số; duy trì sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển (trong mua: giảm giá vì số lượng nhiều hoặc mua trư c thời vụ; còn trong vận chuyển việc tăng quy mô lô hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung v i chi phí thấp) Ngoài ra, nhờ tập trung một lượng sản phẩm nhất định trong kho mà các doanh nghiệp giảm những chi phí do những biến động không thể lường trư c Bộ phận sản phẩm nhằm đạt mục đích này được coi là dự trữ

Vậy dự trữ là n t n tế vận n n

u n – vật tư, n u ên ệu, b n t n , n , n ằ t ỏ ãn

n u ầu n xuất v t êu ùn vớ í t ấ n ất

1.1.2 Chức năng của hàng dự trữ với doanh nghiệp

Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng l n trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lý Giá trị hàng dự trữ ảnh hưởng trực tiếp t i giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu t i lợi nhuận thuần trong năm tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc duy trì một lượng vốn về hàng dự trữ thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích Dự trữ trong thương mại thực hiện ba chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung - cầu, chức năng điều hoà các biến động và chức năng giảm chi phí

Chức năng cân đối cung - cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu

và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trư c

do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu

Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp cần có dự trữ bảo hiểm

Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng l n để giảm chi phí vận chuyển Ngoài ra, tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng chi phí dự trữ, nhưng tổng phí vận chuyển và dự trữ sẽ giảm đi đáng kể

1.1.3 Phân loại hàng dự trữ

Dự trữ gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau Tuy nhiên, có một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động thương mại:

* Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng

* Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình

* Phân loại theo mục đích của dự trữ

* Phân loại theo thời hạn dự trữ

1.1.3.1 Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng

Là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết v i nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, và những thông tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng v i mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng một cách tốt nhất Để đảm bảo cho quá trình cung ứng diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng,

ở tất cả các khâu:

* Nhà cung ứng – Thu mua

* Thu mua – Sản xuất

* Sản xuất – Marketing

* Marketing – Phân phối

* Phân phối – Trung gian

* Trung gian – Người tiêu dùng

Trư c tiên là nhà cung cấp muốn đảm bảo có đủ nguyên vật liệu để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản xuất thì cần có dự trữ của nhà cung cấp Khi nguyên vật liệu được giao cho người sản xuất, sau khi kiểm

tra và làm thủ tục cần thiết sẽ được nhập kho – dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đó là dự trữ nguyên vật liệu trong suốt quá trình sản xuất

Để quá trình sản xuất được liên tục, trong mỗi công đoạn của quá trình lại có dự trữ bán thành phẩm Để có đủ sản phẩm theo yêu cầu của các đơn đặt hàng, sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ số lượng m i xuất đi Đó là dự trữ sản phẩm tại kho của nhà sản xuất Trong quá trình lưu thông, phân loại hàng hóa sẽ được dự trữ tại các trung tâm phân phối khu vực, tại kho của các nhà buôn Đây là hoạt động dự trữ sản phẩm trong phân phối Khi sản phẩm đến tay các nhà bán lẻ,

để đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng mọi lúc, nhà bán lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng hóa tại các kho, cửa hàng Cuối cùng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, họ sẽ tổ chức dự trữ để đáp ứng nhu cầu cá nhân, được goị là dự trữ của người tiêu dùng

1.1.3.2 Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình

a, Dự trữ chu kỳ

Là dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm (sản xuất hoặc bán hàng) được tiến hành liên tục giữa hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liên tiếp Dự trữ chu kỳ được xác định bằng công thức:

̅ (1.1)

Trong đó: Dự trữ chu kỳ (Quy mô lô hàng nhập - )

̅: Mức bán/ tiêu thụ sản phẩm bình quân 1 ngày đêm

: Thời gian của một chu kỳ đặt hàng (ngày)

Như vậy, dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiêu thụ sản phẩm và

độ dài chu kỳ đặt hàng Khi những yếu tố này thay đổi thì dự trữ chu kỳ sẽ

thay đổi theo Trong trường hợp chỉ có dự trữ chu kỳ, dự trữ trung bình bằng 1/2 quy mô lô hàng nhập

b, Dự trữ bảo hiểm

Dự trữ chu kỳ chỉ có thể đảm bảo cho quá trình tiêu thụ sản phẩm được liên tục khi lượng cầu và thời gian cung ứng/ chu kỳ đặt hàng ( ) không đổi Khi một hoặc cả hai yếu tố này thay đổi, dự trữ chu kỳ không thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục, mà cần có dự trữ dự phòng, hay dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức sau:

Db = δ.z (1.2)

Trong đó: Db - Dự trữ bảo hiểm

δ - Độ lệch tiêu chuẩn chung

z - Hệ số tương ứng v i xác suất có sẵn sản phẩm để tiêu thụ

Trong trường hợp doanh nghiệp phải có dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung

bình sẽ là: ̅ = +

c, Dự trữ trên đường

Dự trữ sản phẩm trên đường được xem là một bộ phận cấu thành nên

dự trữ trung bình, nó bao gồm: dự trữ hàng hóa được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại các đơn

vị vận tải Dự trữ trên đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm trên đường và cường độ tiêu thụ hàng hóa, và bên đảm bảo dự trữ trên đường là bên sở hữu sản phẩm trong quá trình vận chuyển Dự trữ trên đường được

tính theo công thức sau:

̅ ̅ (1.3) Trong đó: - Dự trữ sản phẩm trên đường

- Mức tiêu thụ sản phẩm bình quân một ngày

̅̅̅- Thời gian trung bình sản phẩm trên đường

Nếu doanh nghiệp có dự trữ trên đường thì dự trữ trung bình sẽ là:

̅ = + +

1.1.3.3 Phân loại theo mục đích của dự trữ

- Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và

sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng

Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ bảo hiểm

- Dự trữ thời vụ: Có những loại hàng hoá tiêu thụ quanh năm, nhưng sản xuất có tính thời vụ như: nông sản, ngược lại có những sản phẩm chỉ tiêu dùng theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất quanh năm như quần

áo thời trang Để đáp ứng những nhu cầu nêu trên, doanh nghiệp cần

có dạng dự trữ theo mùa vụ

1.1.3.4 Phân loại theo giới hạn của dự trữ

Theo tiêu thức này có các loại dự trữ: Dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu và

dự trữ bình quân

Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ sản phẩm l n nhất cho phép công ty kinh doanh có hiệu quả Nếu dự trữ vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả

Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ sản phẩm thấp nhất đủ cho phép công ty hoạt động liên tục Nếu dự trữ sản phẩm dư i mức này sẽ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất, không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng, làm gián đoạn quá trình sản xuất cung ứng

Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ sản phẩm bình quân của công ty trong một kỳ cố định (Thường là một năm)

1.2 Những khái niệm liên quan và chức năng của quản trị hàng dự trữ 1.2.1 Khái niệm quản trị

Theo James Stoner và Stephen Robbins: Qu n t ị t ến n

1.2.2 Khái niệm quản trị hàng dự trữ

Quản trị hàng dự trữ là việc thực hiện các chức năng quản lý để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp Công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng dự trữ Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm, thành phẩm tại mọi thời điểm, gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường Quản trị hàng tồn kho phải giải quyết được các bài toán:

- Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và tối đa

- Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu

- Quyết định khi nào nên tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm

1.2.3 Chức năng của quản trị hàng dự trữ

Công tác quản trị hàng dự trữ có một số chức năng chính như sau:

- Đảm bảo cung ứng dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch, không bị gián đoạn

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí và cân đối giữa các khâu: mua vào - dự trữ - sản xuất - tiêu thụ

- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu v i tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho trữ để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục

- Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu

Tuy nhiên về góc độ quy trình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thì cần phải xem xét một số vấn đề khác như:

- Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa lượng hàng hóa tối ưu cần thiết cho doanh nghiệp hay không?

- Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu, hàng hóa này hay không?

- Quan hệ cung - cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian t i có khả năng tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trư c khi chúng hết hạn/ lỗi thời hay không? Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu? Như vậy, thông qua hoạt động quản trị kho hàng, doanh nghiệp sẽ có quyết định liên quan t i nhập lượng nguyên vật liệu, hàng hóa như thế nào là hợp lý, vừa nắm bắt thời cơ giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định

1.3 Các hoạt động chính trong quản trị và kiểm toán hàng dự trữ tại doanh nghiệp

1.3.1 Các hoạt động chính trong quản trị hàng dự trữ

Quản trị hiện vật hàng tồn kho: Hoạt động này tập trung vào vấn

đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho Theo đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển

Quản trị kế toán của hàng tồn kho: Kế toán kho áp dụng các phiếu

xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và phần mềm quản lý hàng tồn kho để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định

kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hư ng khắc phục

Quản trị kinh tế của hàng tồn kho: Đảm bảo cân đối giữa hai mục

tiêu:

Mục tiêu an toàn: Cần có lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn

Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến mức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn đọng trong hàng tồn kho

1.3.2 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng dự trữ

Phương pháp phân tích ABC được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số Nói cách khác, nếu doanh nghiệp kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống Hàng hóa được chia thành 3 nhóm:

Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70%-80% so

v i tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho Đặc tính của nhóm hàng này: có tính chọn lọc nhà cung cấp cao, sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng và cần mua hàng liên tục

Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so v i tổng giá trị hàng dự trữ Nhóm hàng này cần đơn giản hoá quy trình mua hàng và thời gian giữa các lượt đặt hàng dài

Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá theo nhiều cách khác nhau Cách tốt nhất và được dùng phổ biến nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận Hàng nào giá trị càng cao thì mang lại lợi nhuận càng nhiều Ngoài ra, doanh số,

số lượng cũng là chỉ tiêu bán hàng được nhiều doanh nghiệp – cửa hàng áp dụng

Hình 1.1 Nguyên tắc ABC trong quản l kho hàng

(Nguồn: [2, tr371])

Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so v i nhóm

C Doanh nghiệp nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận

Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát Dự báo của nhóm A cần được chú trọng cẩn thận hơn các nhóm khác

Trong dự báo nhu cầu dự trữ, các doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so v i các nhóm khác

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho thấy trên thực tế những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ

Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát nội bộ đối v i hàng tồn kho thường tập trung vào các chức năng chính như nghiệp vụ nhập hàng tồn kho, xuất hàng tồn kho, nghiệp vụ sản xuất, nghiệp vụ lưu kho:

* Quá trình mua hàng nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán vì vậy kiểm toán viên chỉ cần quan tâm thêm những khía cạnh sau:

- Kiểm tra sự hiện diện của chứng từ để đảm bảo sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn các nghiệp mua hàng có đúng cấp

có thẩm quyền phê duyệt hay không

- Kiểm tra dấu hiệu của sự huỷ bỏ như phần gạch thừa của chứng từ để đảm bảo chứng từ không bị sử dụng lại

- Theo dõi một chuỗi các đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng để đảm bảo các nghiệp vụ mua đều được ghi sổ

- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ trên hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua

* Trong quá trình nhập xuất vật tư, hàng hoá kiểm toán viên cần chú ý:

- Kiểm tra về tính có thật của yêu cầu sử dụng vật tư hàng hoá bằng việc kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt của các phiếu yêu cầu

đó

- Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra chất lượng của hàng tồn kho khi xuất, nhập và xác nhận chất lượng của hàng tồn kho khi xuất, nhập của thủ kho và các bộ phận có liên quan

- Xem xét các thủ tục về nhập xuất kho hàng có đúng nguyên tắc quy định không, việc tổ chức kiểm nhận hàng có đúng trình tự không

- Thực hiện khảo sát việc ghi sổ nhật ký theo dõi hàng chuyển ra ngoài khu vực của đơn vị có được thực hiện không

- Xem xét tính độc lập của thủ kho và người giao hàng, người nhận hàng, nhân viên kế toán kho, đặc biệt là sự độc lập giữa người làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng v i người giao hàng và người sản xuất

- Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và quy định ghi sổ kế toán hàng nhập, xuất kho ở phòng kế toán

- Kiểm tra và đối chiếu nội bộ về hàng nhập và xuất kho

* Quá trình lưu kho thành phẩm được xem như một phần của chu trình bán hàng và thu tiền Đối v i quá trình này, các hoạt động kiểm soát chủ yếu

và các thử nghiệm kiểm soát phổ biến thường gồm:

- Người quản lý hàng tồn kho phải có trách nhiệm ký nhận hàng tồn kho đã nhập kho, lập phiếu xuất kho cho tất cả các nghiệp vụ xuất kho căn

cứ vào lệnh xuất Thủ tục kiểm soát này giúp đơn vị tránh các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho không được phê chuẩn Khi thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu v i nghiệp vụ này, kiểm toán viên nên kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hoá, biên bản kiểm nhận vật tư hàng hoá, kiểm tra

việc đính kèm giữa phiếu xuất kho v i lệnh xuất, phiếu xin lĩnh vật tư hàng hoá và lệnh sản xuất

- Cách ly trách nhiệm giữa người ghi sổ kế toán v i người quản lý hàng tồn kho và quy định về việc đối chiếu sổ sách thường xuyên Thủ tục này giúp đơn vị tránh tình trạng biển thủ hàng tồn kho hay ghi khống các nghiệp vụ cho kh p v i sổ sách V i loại thủ tục kiểm soát này kiểm toán viên có thể phỏng vấn nhân viên của đơn vị về việc cách ly trách nhiệm và quan sát, kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu nội bộ giữa người ghi sổ kế toán v i người quản lý hàng tồn kho

- Định kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho là một thủ tục kiểm soát rất hữu hiệu v i quá trình lưu kho Việc so sánh giữa kết quả kiểm kê v i sổ sách kế toán hàng tồn kho sẽ giúp đơn vị phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế v i số liệu trên sổ sách Để thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu, kiểm toán viên quan sát kiểm kê hàng tồn kho hoặc thực hiện kiểm kê lại

- Doanh nghiệp phải đánh dấu riêng đối v i hàng tồn kho của đơn vị khác nhằm tránh tình trạng nhầm lẫn giữa hàng tồn kho của doanh nghiệp

v i đơn vị khác Kiểm toán viên khi thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu phải xem xét chứng từ minh chứng và quan sát việc đánh dấu riêng hàng tồn kho Một số doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để kiểm tra việc xác định giá hàng tồn kho nhằm phát hiện bất hợp lý do tính toán sai Trong trường hợp này, kiểm toán viên có thể đưa dữ liệu vào phần mềm để thử và kiểm tra

1.4 Các mô hình quản trị hàng dự trữ

Dư i góc nhìn giá trị vật chất, hàng hóa tồn kho có thể được coi là nguồn tạm thời nhàn rỗi nên dự trữ càng cao thì gây ra lãng phí càng l n Về mặt tài chính, nhà quản trị mong muốn mức dự trữ thấp nhất để giảm đầu tư vào dự trữ hoàn toàn mâu thuẫn v i việc sử dụng máy móc thiết bị và lao động hiệu quả dẫn đến lượng dự trữ tăng cao Do vậy vấn đề quan trọng là

phải xác định đƣợc mức dự trữ hợp lý và thời điểm đặt hàng chính xác Quá trình nghiên cứu các mô hình quản trị hàng dựu trữ sẽ trả lời cho nhà quản trị hai vấn đề nêu trên Các mô hình quản trị hàng tồn kho chủ yếu bao gồm:

Mô hình sản lƣợng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ, Mô hình sản lƣợng đặt hàng theo sản xuất POQ, Mô hình dự trữ thiếu hụt BOQ và Mô hình khấu trừ theo số lƣợng QDM Tuy nhiên trong bài khóa luận tốt nghiệp này chỉ đề cập t i hai mô hình chính: Mô hình sản lƣợng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ

và Mô hình sản lƣợng đặt hàng theo sản xuất POQ

1.4.1 Mô hình sản lƣợng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ (Economic Order Quantity)

Hình 1.2 Biểu diễn mô hình EOQ

(Nguồn: [2, tr380])

Các giả thiết để áp dụng mô hình:

Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hàng năm (D) đƣợc xác định và ở mức đều;

Chi phí đặt hàng (S) và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào số lƣợng hàng;

Chi phí tồn trữ (H) là tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho

Không có chiết khấu theo số lượng hàng hoá: điều này cho phép chúng

ta loại chi phí mua hàng hoá ra khỏi tổng chi phí;

Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm;

Thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng được xác định

ác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ

Mục tiêu của các mô hình hàng tồn kho đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ Khi đó việc tính tổng chi phí hàng tồn kho đưuọc xác định bằng phương trình sau:

TC = H* +S* -> min (1.4)

Trong dó: Q - Sản lượng của đơn hàng

D - Nhu cầu ư c tính hàng năm

S - Chi phí mỗi lần đặt hàng

H - Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm

Xét phương trình (1), lấy vi phân TC từ Q từ đó có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các loại chi phí

(Nguồn: [2, tr382])

Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng

Ký hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dư i đây sẽ giúp xác định khoảng cách giữa hai lần đặt hàng:

T = (1.6)

á c định thời điểm đặt hàng mới

Trong mô hình dự trữ EOQ đưa ra giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp

sẽ chờ đến khi hàng lưu kho về đến 0 đơn vị thì m i tiến hành đặt hàng tiếp

và sẽ nhận ngay tức thời Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vài giờ hoặc kéo dài đến hàng tháng Đồng thời, không có doanh nghiệp nào đợi đến khi hết nguyên vật liệu hoặc hàng hóa trong kho rồi m i đặt hàng tiếp Cũng không có doanh nghiệp nào đặt hàng quá s m vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hóa

Do đó, để quyết định khi nào sẽ đặt hàng cần phải xác định thời điểm đặt hàng m i dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân v i độ

dài thời gian giao hàng Điểm đặt hàng lại đưuọc xác định theo công thức sau:

ROP = d LT (1.7) Trong đó: d là nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho

LT là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ

hàng)

Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra quy mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên

cơ sở mô hình này người ta đã thiết lập mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ, n i lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá triết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng l n để xóa b t những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ

1.4.2 Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ (Production Order Quantity)

Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ là mô hình dự trữ

được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra

Trường hợp áp dụng: Trong mô hình EOQ toàn bộ lượng hàng của

một đơn hàng đã được giả định nhận ngay trong một chuyến hàng Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định Trong trường hợp này người ta phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác v i EOQ

Mô hình POQ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất Mô hình này sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một

cách liên tục, hàng được tích lũy dần cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết

Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật tư để dùng Trong những trường hợp như thế này, cần quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung ứng

Trong mô hình này về cơ bản các giả thuyết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt đó là hàng được đưa đến làm nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ hơn mức cung ứng để tránh hiện tượng thiếu hụt Bằng phương pháp giống như EOQ ta xác định đựoc sản lượng tối ưu Q*

Các giả thuyết của mô hình POQ

- Nhu cầu gần như cố định và được xác định trư c

- Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận là không đổi và được xác định trư c

- Không cho phép có hiện tượng thiếu hàng

- Chi phí đặt hàng là cố định, không liên quan đến số lượng hàng đặt và không có chính sách chiết khấu (giá mua giảm theo lượng bán tăng)

- Hạng mục sản phẩm chỉ là chủng loại đơn nhất, không xét đến tình huống nhiều mặt hàng

Công thức tính

Gọi: p là mức sản xuất (mức cung ứng) hàng ngày

d là nhu cầu sử dụng hàng ngày (d < p)

t là thời gian sản xuất để có đủ số lượng cho 1 đơn hàng (hoặc thời gian cung ứng)

Q là sản lượng của đơn hàng

Tổng chi phí dự trữ sẽ là:

(1.8)

Mô hình cho lô sản xuất (POQ), hữu dụng cho việc xác định kích thư c đơn hàng nếu một vật liệu được sản xuất ở một giai đoạn của quy trình sản xuất, tồn trữ trong kho và sau đó chuyển qua giai đoạn khác trong sản xuất hay vận chuyển đến khách hàng Mô hình này cho ta thấy các đơn hàng được sản xuất ở mức đồng nhất (p) trong giai đoạn đầu của chu kỳ tồn kho

và được dùng ở mức đồng nhất (d) suốt chu kỳ Mức gia tăng tồn kho là d) trong sản xuất và không bao giờ đạt mức Q như trong mô hình EOQ

(p-Hình 1.4 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ

(Nguồn: [2, tr387])

1.5 Rủi ro có thể gặp phải trong quản trị hàng dự trữ

1.5.1 Sự gián đoạn nguồn cung ứng

Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm nhập về hoặc sản xuất mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nư c ngoài Tuy

nhiên, sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện

Để đối phó v i rủi ro này, các doanh nghiệp thường đặt trư c hàng Dự trữ một lượng l n hàng tồn kho, dẫn đến chi phí dành cho hàng dự trữ khá tốn kém Do vậy, mục tiêu đặt ra cho nhiều doanh nghiệp là xác định lượng hàng tồn kho thấp nhất v i hiệu quả quản trị hàng tồn cao nhất, hạn chế tối

đa gián đoạn nguồn cung Ngược lại, các nhà quản trị bán hàng sẽ muốn dự trữ lượng hàng hóa tương đối cao, đặc biệt là khi việc cắt giảm nguồn cung ứng được báo trư c

1.5.2 Khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp

Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như:

- Chiến lược tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp đang áp dụng

- Khả năng nguồn lực của doanh nghiệp (sức mạnh tài chính, trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên, vị trí của doanh nghiệp trên thị trường, )

- Đặc tính của đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp (số lượng khách hàng, thói quen tiêu dùng, khả năng thanh toán, )

Ngược lại, nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường thấp, hoạt động kinh doanh không ổn định thì nhà quản trị cần chú trọng xác định mức

tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hóa bị ứ đọng do không khai thác được nhu cầu trên thị trường hoặc chính sách kinh doanh không hiệu quả

1.5.3 Sự biến động của tỷ giá hối đoái

Đối v i doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự không ổn định của tỷ giá hối đoái là một rủi ro l n trong công tác quản trị hàng dự trữ, bởi tỷ giá hối đoái ảnh hưởng t i giá cả hàng hóa khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu Sự thay đổi đột ngột của tỷ giá và những trở ngại trong công tác dự báo chính xác tỷ giá hối đoái là những khó khăn then chốt

Đồng thời, sự thay đổi tỷ giá còn làm các chi phí giao dịch gia tăng khoảng không gian mua bán trong các thị trường ngoại hối được mở rộng

Để đối phó v i rủi ro này, các doanh nghiệp có hoạt động liên quan t i lĩnh vực xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ

1.6 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng dự trữ

1.6.1 Chỉ tiêu về hệ số vòng quay hàng dự trữ

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ

Cách tính vòng quay hàng tồn kho: Tỷ số vòng quay hàng tồn kho được tính ra bằng cách lấy doanh thu (hoặc giá vốn hàng bán) trong một kỳ nhất định chia cho bình quân giá trị hàng tồn kho trong cùng kỳ Ở đây, bình quân giá trị hàng tồn kho bằng trung bình cộng của giá trị đầu kỳ và giá trị cuối kỳ

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho:

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán/Hàng tồn kho bình quân

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thường được so sánh qua các năm thông qua báo cáo tài chính để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm Hệ số này l n cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh Cần lưu ý, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm

Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều Nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ l n để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng

Một số yếu tố tác động đến vòng quay hàng tồn kho

Nhu cầu mua hàng: Đây có lẽ là yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến hệ số vòng quay hàng tồn kho Hàng hóa có được bán ra hay phải nằm nguyên trong kho phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của người mua Nếu sản phẩm không được tiếp cận đến đúng khách hàng mục tiêu, chắc chắn chúng chỉ nằm im một chỗ Vì vậy cần lập kế hoạch marketing đánh đúng vào khách

hàng mục tiêu, tăng cường các chương trình khuyến mãi Điều này sẽ giúp cải thiện đáng kể chỉ số Inventory Turnover

Xu hư ng mua hàng: Thông thường vào các dịp quan trọng trong năm, chẳng hạn như các ngày lễ tết, nhu cầu thị trường sẽ tăng đột biến Các doanh nghiệp cần lường trư c xu hư ng này để cân đối lại nguồn hàng của doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể khuyến khích khách hàng đặt hàng trư c để có thể chuẩn bị được những sản phẩm tốt nhất

Phương pháp bán hàng của doanh nghiệp: Nếu khách hàng đã biết đến sản phẩm và có nhu cầu mua hàng nhưng doanh nghiệp lại không thể kích thích khách hàng mua nhiều hơn thì chỉ số này cũng sẽ không đạt mức mong đợi Vì vậy, các doanh nghiệp cần lên kế hoạch thu hút khách tăng giá trị đơn hàng mỗi lần mua sắm, đào tạo đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp để có thể tư vấn, bán chéo thêm nhiều sản phẩm khác để hàng hóa trong kho liên tục được làm m i

Chu kỳ theo dõi: Chắc chắn v i việc kiểm soát theo năm hoặc theo tháng hay quý sẽ khác nhau rất nhiều Nếu là các doanh nghiệp m i bắt đầu vận hành kinh doanh và nguồn hàng nhập xuất chưa được ổn định thì có thể

sử dụng chu kỳ ngắn (tuần, tháng hoặc quý) Nếu đã kinh doanh ổn định thì các doanh nghiệp chỉ cần đo lường chỉ số này theo năm là đủ

1.6.2 Chi phí dự trữ

Khi thực hiện dự trữ, doanh nghiệp cần phải tính toán bốn loại chi phí:

1.6.2.1 Chi phí tồn trữ

Là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, bao gồm:

- Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa dự trữ, chi phí cho kho tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền

lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý

- Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho v i hai nguyên nhân sụt giá:

+ Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng phổ biến hoặc công nghệ tiến triển nhanh

+ Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp, hoặc bị phá hoại bởi những loài gặm nhấm

1.6.2.2 Chi phí đặt hàng

Là những chi phí cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thương lượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế toán (ghi chép, thanh toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số và chất lượng hàng hóa Khi các doanh nghiệp sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh chi phí cho việc chuyển đổi quy trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trư c sang giai đoạn tiếp theo Kích thư c lô hàng càng l n thì tồn kho vật tư càng l n, nhưng khi các doanh nghiệp đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn

1.6.2.3 Chi phí mua hàng

Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua Khi mua nguyên vật liệu v i kích thư c lô hàng l n sẽ làm tăng chi phí tồn

trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cư c phí vận chuyển cũng giảm

1.6.2.4 Chi phí thiếu hàng

Là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho Khi các doanh nghiệp thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối v i khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ quy trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất doanh thu, mất lòng tin khách hàng

Loại chi phí này gồm:

- Doanh thu bị mất do thiếu hàng doanh nghiệp không có thể thỏa mãn được nhu cầu về vật tư, hàng hóa

- Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu Chi phí gián đoạn được tính bằng số mất đi do ngừng sản xuất, hoặc số tiền mất do bỏ lỡ

cơ hội kiếm được cộng thêm phần mất đi hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp (chẳng hạn: sự mất lòng tin của khách hàng) Loại chi phí này rất khó

ư c lượng, để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp cần có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn

Các loại chi phí này có mối quan hệ qua lại v i nhau Nếu lượng đặt hàng nhiều thì chi phí đặt hàng sẽ thấp nhưng chi phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong kho nhiều Mặt khác, đặt hàng nhiều khả năng bị mật doanh thu thấp, chi phí thiếu hàng thấp Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu chi phí toàn bộ của dự trữ Các nhà quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm đến hai vấn đề sau:

Một là: Xác định mức mà hàng tồn kho cần được bổ sung thêm, nghĩa

là xác định khi nào phải đặt hàng

Hai là: Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng Nếu chỉ đặt hàng đủ nhu cầu và đúng lúc thì sẽ làm giảm tối đa chi phí tồn kho

1.6.3 Các chỉ tiêu liên quan khác

Để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền…, cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp Bên cạnh

đó, một số chỉ tiêu khác thường được doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu quả quản trị hàng dự trữ như: Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng, chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng dự trữ, Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho

1.6.3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng

Chỉ số thỏa mãn của khách hàng được ký hiệu là CSI Đây là chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng của doanh nghiệp, ngành, và cả nền kinh

tế quốc gia Chỉ số này có thể thực hiện trên phương diện quốc gia (các doanh nghiệp, các ngành sẽ thỏa mãn như thế nào đối v i khách hàng của họ) hoặc ở góc độ nội bộ ngành (so sánh sự thỏa mãn của các doanh nghiệp trong phạm vi một ngành) và so sánh giữa các thời điểm khác nhau (để nhận thấy sự thay đổi) Từ đó, các doanh nghiệp có thể biết được vị thế, sự đánh giá của khách hàng đối v i doanh nghiệp để hoạch định các mục tiêu và chiến lược trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Sự hài lòng của khách hàng được tạo thành trên cơ sở chất lượng cảm nhận, sự mong đợi và giá trị cảm nhận Nếu chất lượng và giá trị cảm nhận cao hơn sự mong đợi sẽ tạo nên lòng trung thành đối v i khách hàng, trường

hợp ngược lại, đấy là sự phàn nàn hay sự than phiền về sản phẩm mà họ tiêu dùng

Khi sử dụng chỉ tiêu này vào quản lý hàng dự trữ, tỷ lệ sự hài lòng trên giá trị mong đợi của khách hàng càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của doanh nghiệp t i khách hàng càng cao Lượng hàng dự trữ đủ cung cấp cho khách hàng khi cần thiết, hiếm khi xảy ra tình trạng thiếu hàng dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn chế khả năng kinh doanh và đánh mất cơ hội kiếm lời của doanh nghiệp, giảm uy tín

và khả năng cạnh tranh trên thị trường

1.6.3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng dự trữ

Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó biết được mức độ doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho là cao hay thấp, có phù hợp v i tình hình kinh doanh hay không

Doanh nghiệp cũng có thể so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ kế toán để đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho thay đổi như thế nào Từ chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho, hàng đang lưu kho, hàng gửi đi bán, hàng mua đi đường giữa các kỳ

để tìm hiểu sự biến động bất thường của từng khoản mục chi tiết này sau khi loại trừ ảnh hưởng của biến động giá cả

Trong các chỉ tiêu tài sản lưu động thì hàng dự trữ là chỉ tiêu có khả năng thanh khoản thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá l n sẽ gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp khi có nhu cầu chuyển đổi lượng hàng thành tiền Ngược lại, nếu chỉ tiêu quá nhỏ thì doanh nghiệp sẽ đối diện v i nguy cơ lượng hàng dự trữ không đáp ứng được nhu cầu trên thị trường

1.6.3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho

Chỉ tiêu này sử dụng đối v i các doanh nghiệp có lập báo cáo liên quan đến tồn kho nhằm đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ hay chưa chính xác sẽ dẫn đến các báo các cũng kém chính xác hơn Hệ quả kéo theo khiến cho nhà quản trị không nắm được thông tin chính xác về các hoạt động liên quan đến hàng dự trữ để đưa ra quyết định thích hợp cho các hoạt động của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG

 Lĩnh vực kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ ô tô và xe có động cơ khác

 Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 111, đường Nhạc Sơn, phường Cốc Lếu, thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

 Ngày thành lập: 12/3/2014

 Điện thoại: 0203 866 469

 Fax: 0203 866 469

 Email: Giangautolc@gmail.com