Giáo trình môn học Dự toán ngân sách doanh nghiệp (Nghề Kế toán doanh nghiệp) Phần 1

D ự toán ngân sách: Là quá trình phát triển ngân sách của doanh nghiệp, là sự biểu đạt các kế hoạch hành động thành con số diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết, dự báo doanh th

1

B Ộ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP

B an hành theo Quyết định số 1661/QĐ-CĐGTVTTWI ngày 31/10/2017 của Hiệu

trưởng Trường Cao đẳng GTVT Trung ương I

NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I

Mục lục

Lời nói đầu ……….4

Chương 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp 1 Khái niệm về ngân sách và dự toán ngân sách doanh nghiệp……… 5

2 Các nhân tố ảnh hưởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp ………7

3 Mục đích của ngân sách doanh nghiệp………7

4 Ưu, nhược điểm của việc dự toán doanh nghiệp……… 10

5 Các loại ngân sách của doanh nghiệp………10

6 Ngân sách tổng hợp……… 15

Chương 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp 1 Khái niệm dự báo ……… 17

2 Các phương pháp dự báo……… 17

3 Các nhân tố ảnh hưởng tới dự báo ngân sách doanh thu……… 26

4 Dự báo ngân sách doanh thu……… 26

5 Ngân sách phí thu nhập……… 33

Chương 3: Ngân sách chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1 Khái niệm ……… 37

2 Ngân sách mua hàng……… 37

3 Ngân sách giá vốn hàng bán……… 41

4 Ngân sách chi phí ……… 42

Chương 4: Ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp 1 Khái niệm ……….48

2 Ngân sách phải thu tiền mặt……… 48

3 Ngân sách phải trả tiền mặt………50

4 Xác định quỹ tiền mặt………52

Chương 5: Bảng cân đối ngân sách tài chính của doanh nghiệp 1 Bảng cân đối ngân sách doanh nghiệp……… 58

2 Quá trình lập bảng cân đối ngân sách tài chính……….63

3 Bảng cân đối tài sản……… 65

Tài liệu tham khảo……… 90

Lời nói đầu

Trong hệ thống thông tin kế toán nói chung, dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bộ phận cấu thành không thể thiết được trong các doanh nghiệp kinh doanh, đơn vị

sự nghiệp có thu Dự toán ngân sách doanh nghiệp với chức năng là công cụ hữu hiệu cung cấp dòng thông tin cho các cấp quản lý để đưa ra các quyết định điều hành mọi hoạt động nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

Để phục vụ kịp thời nhu cầu học tập, nghiên cứu của đông đảo các đối tượng là học viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, nhà quản trị kinh doanh ; Cho các bậc đào tạo: Đại học, sau đại học, bồi dưỡng nâng cao tập thể giáo viện thuộc

chuyên nghành kế toán trường CĐ Giao thông vận tải TW1 đã biên soạn cuốn giá trình

dự toán ngân sách doanh nghiệp

Giáo trình này biên soạn dựa trên cơ sở tham khảo các tài liệu của những nước có nền kinh tế thị trường phát triển, giáo trình dự toán ngân sách doanh nghiệp của các trường đại học khối kinh tế đầu ngành ở Việt Nam, tài liệu hội thảo quốc tế đồng thời kết hợp với thông tư hướng dẫn kế toán quản trị của Bộ Tài Chính

Giáo trình bao gồm 5 chương

Chương 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp

Chương 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp

Chương 3: Ngân sách chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chương 4: Ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp

Chương 5: Bảng cân đối ngân sách tài chính của doanh nghiệp

Trong quá trình biên soạn không tránh được những sai sót, rất mong được sự góp ý của người đọc để quấn giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp

1 Khái niệm về ngân sách và dự toán ngân sách doanh nghiệp

Ngân sách doanh nghiệp:

Ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hoá và được chuẩn bị cho một

thời gian cụ thể nhằm để đạt được các mục tiêu đã đề ra Từ định nghĩa ngân sách cần xem xét các đặc điểm:

- Ngân sách phải được lượng hoá: điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị

bằng các con số, thực tế thường là một số tiền

- Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần trong bảng ngân sách

- Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc), không được coi là bảng ngân sách

- Ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những

sự việc chưa hề xảy ra Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng

D ự toán ngân sách:

Là quá trình phát triển ngân sách của doanh nghiệp, là sự biểu đạt các kế hoạch hành động thành con số diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết, dự báo doanh thu đồng thời trình bày các báo cáo tài chính được dự kiến trong tương lai của tổ chức

Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc

sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tương lai Hệ

thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh Trái lại, hệ thống dự toán chủ yếu dựa trên cơ sở các dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp

Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức Nó là một kế hoạch

chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị

Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bản viết tóm tắt chính thức (hay là báo cáo) các kế hoạch quản lý cho một thời kỳ cụ thể trong tương lai, thể hiện qua các thuật ngữ tài chính Thông thường, nó đưa ra các phương pháp cơ bản nhằm kết nối các mục tiêu đã

thỏa thuận trong toàn bộ doanh nghiệp Một khi được chấp nhận, dự toán sẽ trở thành cơ

sở quan trọng cho việc đánh giá các hoạt động

Như vậy, dự toán ngân sách doanh nghiệp thúc đẩy tính hiệu quả và ngăn chặn sự hao hụt và không hiệu quả Nó là một công cụ kiểm soát

Ví dụ: Việc lập dự toán đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, sản xuất và mua hàng Trưởng bộ phận bán hàng cung cấp dự báo về doanh số cho giám đốc sản xuất, giám đốc sản xuất dựa vào đó để ước tính số sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho

việc bán hàng Với sản lượng sản xuất ước tính, bộ phận mua hàng dự tính lượng và giá

trị các loại nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất Dự báo về doanh số bán còn giúp cho nhà quản lý ước tính được các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Qua tình huống của công ty may Hưng Thịnh, chúng ta sẽ dự toán được hai báo cáo tài chính là Bảng cấn đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến cho quý 4 năm 200N, Bảng cân đối kế toán ngày 30 tháng 9 năm 200N và Bảng cân đối kế toán dự kiến ngày 31/12/200N

B ảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến quí 4 năm 200N

B ảng 1.2 Bảng cân đối kế toán thực tế và bảng cân đối kế toán dự kiến

Th ực tế 30/9/200N

D ự kiến 31/12/200N TÀI S ẢN

Phải thu khách hàng 34.200.000 105.600.000 Hàng tồn kho

T ổng tài sản 851.692.000 988.972.000 NGU ỒN VỐN

T ổng nguồn vốn 851.692.000 988.972.000

Lợi nhuận chưa phân phối đầu quý 4 184.710.000

Lợi nhuận chưa phân phối cuối quí 4 224.310.000

2 Các nhân tố ảnh hưởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp

Ngân sách doanh nghiệp là các kế hoạch tài chính của mỗi doanh nghiệp Việc chuẩn bị ngân sách doanh nghiệp giúp sắp xếp và điều hành hoạt động của doanh nghiệp

Vì vậy việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:

- Doanh số bán hàng trong quá khứ và xu hướng trong tương lai

- Xu hướng phát triển của nền kinh tế, của ngành

- Phát triển văn hóa XH và thị hiếu người tiêu dùng

- Hành động của đối thủ cạnh tranh

- Những thay đổi về mặt chính sách KT-XH của nhà nước

- Năng lực tài chính, KHCN, quản lý của doanh nghiệp

3 Mục đích của ngân sách doanh nghiệp

- Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của DN Các số liệu điều tra cho thấy rằng hầu hết các DN có quy mô vừa và lớn trên toàn thế giới đều

lập dự toán

- Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra Hai khâu quan trọng để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, cụ thể là:

8

 Khâu kế hoạch: Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin

của các kỳ trước Các số liệu, thông tin trong quá khứ sẽ được kết hợp với thông tin hiện hành để lập dự toán

 Khâu kiểm soát: Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế được ghi

nhận và sẽ được so sánh với số liệu dự toán Các chênh lệch sẽ được nhân viên kế toán

quản trị tính toán và ghi nhận Các nỗ lực hiệu chỉnh sẽ được thực hiện nhằm hướng theo các mục tiêu của dự toán Đồng thời, các chênh lệch này được sử dụng để xem lại và cập

nhật hóa dự toán

Sơ đồ quá trình lập dự toán

3.1 Cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và đảm

b ảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra

Với bản dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lý có được thông tin về toàn bộ

kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống Các bộ phận sau khi nắm bắt được dự toán này sẽ lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động của bộ phận mình và giám sát việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu đã đề ra Ví dụ: công ty dự định năm nay sẽ tăng doanh số 15%, giá bán không thay đổi Điều này đồng nghĩa với việc công ty phải tăng lượng bán Phòng kinh doanh sau khi có thông tin này sẽ phải triển khai hoặc tăng cường quảng cáo, khuyến mại hoặc phát triển thêm các khách hàng mục tiêu mới…

3.2 Là căn cứ đánh giá thực hiện:

So sánh và gi ải thích sự khác biệt giữa dự toán và thực tế

Số liệu dự toán Số liệu

thực tế

Báo cáo biến động Hành động hiệu chỉnh

Kế hoạch Kiểm soát

Số liệu thông

tin quá khứ

Thông tin hiện

hành

Sự kiện thực tế Sự kiện dự báo

Hệ thống kế toán Hệ thống dự báo Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dự kiến Thực tế thực hiện Dự tính thực hiện

Qua sơ đồ này, chúng ta thấy, báo cáo tài chính được lập bằng cách kết hợp thông tin từ các dự toán khác nhau, trong đó Bảng cân đối kế toán (dự kiến) nhằm dự tính tình

trạng tài chính của doanh nghiệp, còn Báo cáo kết quả kinh doanh (dự kiến) dự tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận Bên cạnh đó, hệ thống nghiệp vụ phát sinh được thu thập, xử lý, trình bày trên các báo cáo tài chính là những sự việc xảy ra, trong khi đó hệ

thống dự toán lập báo cáo trên cơ sở những dự tính sẽ thực hiện Nhà quản lý có thể so sánh thực tế thực hiện và kế hoạch để giải thích vì sao có những khác biệt có thể xảy ra

và sửa chữa nguyên nhân những biến động đó

3.3 D ự báo khó khăn tiềm ẩn

Quá trình lập dự toán giúp nhà quản lý hiểu rõ khi nào thì doanh nghiệp có nhu cầu vay ngắn hạn trong kỳ dự báo, khi nào cần mua thêm nguyên liệu và các nguồn lực sản

xuất khác để đáp ứng nhu cầu sản xuất Qua việc đối chiếu so sánh thực tiễn với dự toán, nhà quản trị có thể dự báo ược các khó khăn tiềm ẩn Ví dụ, khi lợi nhuận thực tế thấp hơn lợi nhuận dự toán trong khi giá bán và lượng không thay đổi, điều này có thể do chi phí trong kỳ tăng lên Chi phí tăng có thể bắt nguồn từ việc giá của chi phí tăng hoặc cũng có thể do lượng chi phí tăng Điều này giúp cho nhà quản trị có thể tìm ra nguyên nhân và đề ra cách giải quyết

3.4 Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp

Trong việc lập dự toán, mỗi cấp quản lý phải được mời và được khuyến khích tham gia Tất cả các mục tiêu được đồng ý thể hiện trong dự toán mà nhà quản lý xem xét phải đảm bảo công bằng và có thể đạt được Khi đó tất cả các bộ phận liên quan đều tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra tạo ra sự liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp

3.5 Đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc

Khi những mục tiêu của kế hoạch đạt được, điều này sẽ có tác động tích cực đến nhà quản lý, thúc đẩy hiệu quả công việc Khi lập dự toán ngân sách sẽ dẫn đến nhận

thức cao hơn của nhà quản lý về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và tác động của các nhân tố bên ngoài như xư hướng kinh tế lên hoạt động của công ty Việc đánh giá hiệu

quả hoạt động sẽ được xem xét cho từng bộ phận cho phép thúc đẩy hiệu quả làm việc

của từng bộ phận

3.6 Tạo động lực khuyến khích nhân viên

Dự toán ngân sách cho phép doanh nghiệp tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc do tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cùng được tham gia vào lập dự toán Khi thực hiện các mục tiêu của mình đề ra, đội ngũ nhân viên cũng phải nhìn thấy đích phấn đấu của mình và của bộ phận có liên quan để thực hiện mục tiêu chung đó

4 Ưu, nhược điểm của việc dự toán NS doanh nghiệp

Lập ngân sách và dự báo đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Ngân sách giúp doanh nghiệp tô chức hoạt động đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức Dự báo giống như vẽ một tấm bản đồ cho tương lai Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra

Ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; ngân sách không cản trở doanh nghiệp thực hiện những điều muốn và cần làm Ngân sách giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả Ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho doanh nghiệp Ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý luồng tiền mặt và đảm

bảo quyền lợi của nhân viên

Lập ngân sách rất dễ dàng, chỉ cần quan tâm đến việc dự báo của doanh nghiệp và

bắt đầu mọi việc từ đó

Nhược điêm: tốn thời gian, tốn kinh phí đê tô chức các hoạt động thu thập và xư lý thông tin đê dự báo ngân sách, có thê dẫn đến nguy cơ cứng nhác tuân thu ngân sách mà

bo qua các cơ hội mới phát sinh

5 Các loại ngân sách của doanh nghiệp

5.1 Dự toán NS bán hàng

Dự toán NS bán hàng là dự báo doanh thu từ hoạt động bán sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp Dự toán NS bán hàng có vai trò định hướng cho toàn bộ quá trình lập dự toán vì doanh thu ước tính sẽ trực tiếp xác định mức sản xuất trong tương lai Tiếp theo

đó, mức sản xuất ước tính sẽ quyết định việc mua các nguồn lực như lượng nguyên vật liệu cần mua, số lượng lao động cần phải có và nhiều vấn đề khác để đáp ứng mức sản xuất tương lai này

Ví dụ: Giả sử Công ty may Hƣng Thịnh có sản lƣợng ƣớc tính là 500, 1.500, 2.200 cái áo trong các tháng 10, 11, 12 Một chiếc áo có giá bán 160.000 đồng Từ các số liệu này ta có thể lập đƣợc bảng dự báo doanh số

Để dự báo cho doanh thu tháng 10, 11, 12 chúng ta cần sử dụng số liệu của tháng 9,

số liệu của cuối quý 3

B ảng 1.3 Dự toán NS bán hàng

Đơn vị tính: 1000 đồng

Th ực tế Tháng 9

D ự báo Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Quí 4

Thành phẩm tồn cuối kỳ dự kiến 75 225 330 375 930 300

Tổng số thành phẩm cần có 975 725 1.830 2.575 5.130 2.800

Số thành phẩm sản xuất trong kỳ 840 650 1.605 2.245 4.500 2.425

5.3 D ự toán mua nguyên vật liệu

Dự toán mua nguyên vật liệu xác định số lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp

Việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của đơn vị cần phải căn cứ vào tính chất nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra thành phẩm của đơn vị Nếu nguyên vật liệu thuộc

dạng khan hiếm thì nhu cầu lưu kho càng tăng và ngược lại Thông thường việc dự báo nguyên vật liệu mua trong kỳ có quan hệ trực tiếp với dự toán sản xuất Sau khi đã có dự toán sản xuất, trưởng bộ phận mua sẽ xác định số vật liệu cần cho sản xuất

Ví dụ: Xét tình huống của Công ty may Hưng Thịnh, do công ty không trực tiếp sản

xuất ra vải, và việc đặt mua vải thường bị chậm trễ nên công ty phải duy trì mức tồn kho

vải nguyên liệu tương đối cao, 25% nhu cầu sản xuất của tháng kế tiếp để tránh thiếu hụt cho sản xuất Tuy nhiên, với phụ liệu thì công ty đã có hợp đồng cam kết giao hàng theo ngày nên công ty không cần lưu kho cho số liệu phụ này Giả sử mỗi chiếc áo cần 2,4m2

vải, như vậy tổng số vải cần có cho sản xuất sẽ được xác định bằng cách lấy tổng số sản phẩm () với 2,4m2 Mức tồn kho vải cần thiết cuối tháng được cộng với tổng nhu cầu cho sản xuất trong tháng để tính ra toàn bộ số vải cần có trong tháng Cuối kỳ, ta lấy tổng

số vải cần có trong tháng (–) số vải tồn kho đầu tháng để tính ra số vải cần mua trong tháng

Từ dự toán của sản xuất, công ty dự định sản xuất 650 áo trong tháng 10, nên số vải

cần cho sản xuất sẽ là 1.560 (650 × 2,4m) Ngoài ra do công ty cần có số vải tồn kho cuối

kỳ là 25% nhu cầu cho tháng kế tiếp Trong tháng 10, mức tồn kho cần có cuối kỳ sẽ là 963m2(25% × 3.852) Vậy tổng số vải cần mua để phục vụ sản xuất sẽ là 2.133m2(1.560 + 963 – 390) Giá của một mét vải là 12.000 đồng nên tổng trị giá vải mua trong tháng 10

sẽ là 2.133m2× 12.000đồng = 25.596.000 đồng

B ảng 1.5 Dự toán mua nguyên vật liệu vải

Th ực tế D ự toán Tháng

Số lượng sản xuất 840 650 1.605 2.245 4.500 2.425

Số vải cho một sản phẩm (m2) 2,4 2,4 2,4 2,4 2,4 2,4

Tổng số vải cần cho sản xuất (m2) 2.016 1.560 3.852 5.388 10.800 5.820

Số vải cần có cuối kỳ (25%) 390 963 1.347 1.455 3.765 1.635

Tổng nhu cầu mua vải (m2) 2.406 2.523 5.199 6.843 14.565 7.020

Trừ: Số vải tồn kho đầu kỳ (m2) 504 390 963 1.347 2.700 2.745

Số vải cần mua trong kỳ

Tổng giá trị vải cần mua 22.824 25.596 50.832 65.952 142.380 51.300

5.4 Dự toán nhân công

Dự toán nhân công là việc xác định nguồn nhân lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu

sản xuất của doanh nghiệp

Ví dụ: Theo các kỹ thuật viên xác định, mỗi cái áo cần 1,2 giờ công lao động trực

tiếp với đơn giá trung bình là 22.000 đồng/ giờ công

Bảng 1.6: Dự toán nhân công

Tổng chi phí nhân công 22.176 17.160 42.372 59.268 118.800

Khi đó, lấy tổng số sản phẩm cần sản xuất trong tháng nhân (×) 1,2 ta có tổng số giờ công cần có với đơn giá trung bình 22.000 đồng ta có tổng chi phí nhân công

5.5 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung cung cấp một bảng kê tất cả các khoản chi phí sản

xuất ngoài nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí sản xuất chung thường liên quan đến các hoạt động phục vụ cho quá trình

sản xuất mà khó xác định mối liên hệ của chúng đến một sản phẩm cụ thể nào, nói cách khác, thông thường người ta xác định tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung tuỳ theo đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của đơn vị như giờ công, lượng doanh thu…

Ví dụ: Giả sử công ty Hưng Thịnh ước tính tỷ lệ chi phí sản xuất chung là 40.000 đồng trên một giờ công trực tiếp Mà mỗi một áo cần 1,2 giờ công trực tiếp, từ đó xác

định được tổng số giờ công cần có nhân (×) 40.000 đồng ta sẽ có tổng chi phí sản xuất chung

B ảng 1.7: Dự toán chi phí sản xuất chung

Tổng chi phí sản xuất chung 40.320 31.200 77.040 107.760 219.600

Sau khi hoàn thành các dự toán nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung, nhà

quản trị có thể ước tính giá thành sản phẩm bằng cách cộng các khoản chi phí nguyên vật

liệu chính, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, chúng ta sẽ xác định được giá thành của sản phẩm

5.6 D ự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN là bản dự toán bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm của một DN và chi phí quản lý chung toàn DN

Với bản dự toán này, nhà quản lý có thể lường trước được lợi nhuận ở nhiều mức doanh thu khác nhau khi nắm rõ chi phí ứng xử theo sự thay đổi của doanh thu Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm 2 bộ phận chi phí biến đổi và chi phí cố định Chi phí cố định sẽ không thay đổi theo khối lượng sản phẩm tiêu thụ tuy nhiên chi phí biến đổi lại có thay đổi Thông thường chi phí biến đổi sẽ được xác định

bằng một tỷ lệ nhất định trên doanh thu như tiền hoa hồng bán hàng

Việc xác định tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được tính qua 2 bước: (1) CP biến đổi = Doanh thu bán hàng dự toán (×) tỷ lệ chi phí biến đổi/Doanh thu; (2) Tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí cố định (+) Chi phí biến đổi

Ví dụ: Giả sử công ty may Hưng Thịnh ước tính chi phí biến đổi là 15% doanh thu bán hàng và chi phí cố định là 12.000.000 đồng/tháng thì sẽ thu được bảng dự toán chi phí như sau:

B ảng 1.8 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Tổng chi phí biến đổi 21.600 12.000 36.000 52.800 100.800 Chi phí cố định mỗi tháng 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 Tổng chi phí hoạt động 33.600 24.000 48.000 64.800 136.800 Báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến ở bảng 1.1 áp dụng số liệu chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là 136.800.000 đồng là dựa vào kết quả tính toán ở bảng

6 Ngân sách tổng hợp

Một ngân sách tổng hợp là tập hợp những dự toán có liên quan với nhau, bao gồm

dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghi ệp, dự toán dòng tiền… trong một thời kỳ:

Sơ đồ Hệ thống dự toán của doanh nghiệp

Dự toán bán hàng

Dự toán sản xuất

Dự toán mua nguyên vật

liệu Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung

Lịch trình chi tiết Dự toán chi phí bán hàng và QLDN

Lịch thu tiền

Báo cáo kết quả kinh doanh (dự kiến) Bảng cân đối kế toán

dự kiến

Dự toán dòng tiền

Quá trình lập dự toán bắt đầu từ số lượng bán ước tính cho năm tới Khi đó giám đốc điều hành làm việc với các giám đốc chi nhánh tài chính, marketing, sản xuất, nhân

sự để đưa ra dự báo về tình hình bán hàng, là căn cứ lập dự toán bán hàng

Toàn đơn vị sẽ thống nhất về doanh thu sau khi tính toán các nguồn lực và các nhân

tố khác nhau Căn cứ vào dự toán bán hàng, dự toán sản xuất sẽ được lập để đáp ứng nhu

cầu bán hàng Nếu sản xuất không đáp ứng nhu cầu bán hàng thì công ty sẽ mất doanh thu, ngược lại sản xuất nhiều quá thì công ty sẽ phải tốn kém thêm các khoản chi phí cho

bảo hiểm cũng như bảo quản hàng hoá

Sau khi hoàn tất những ước tính về tình hình bán hàng và sản xuất, bộ phận mua hàng sẽ lập dự toán mua nguyên vật liệu Khi đó người phụ trách sản xuất sẽ phải làm

việc với phụ trách nhân sự để cho phép ước tính chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung Dự toán mua hàng cho phép nhà quản lý ước tính nguyên vật liệu, nhân công và

phục vụ sản xuất chung cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất Giá trị nguồn lực dùng cho các hoạt động sản xuất sẽ nằm trong giá trị sản phẩm – khoản mục này sẽ được

thể hiện trên bảng cân đối kế toán Khi sản phẩm được bán, giá trị này là căn cứ cho giá

vốn hàng bán và được thể hiện trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Chương 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp

1 Khái niệm dự báo

“Dự báo là dự kiến, lời tiên đoán về những sự kiện, hiện tượng, trạng thái nào đó có thể hay nhất định sẽ xảy ra trong tương lai”…

“Là sự nghiên cứu những triển vọng của một hiện tượng nào đó mà chủ yếu là

những đánh giá số lượng và chỉ ra khoảng thời gian mà trong đó hiện tượng có thể diễn ra

những biến đổi”

“Dự báo là sự tiên đoán có căn cứ khoa học mang tính chất xác xuất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ, trạng thái, xu hướng phát triển của đối tượng nghiên cứu hoặc là

về cách thức và thời hạn đạt được các mục tiêu nhất định đã đề ra trong tương lai”

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà quản trị thường xuyên phải đưa ra các quyết định liên quan đến những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai Để giúp các quyết định này có độ tin cậy cao, giảm thiểu mức độ rủi ro, người ta đã đưa ra kỹ thuật

dự báo Vì vậy kỹ thuật dự báo là hết sức quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt là ngày nay các doanh nghiệp lại hoạt động trong môi trường của nền kinh tế thị trường mà ở đó luôn diễn ra những sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau

Vậy dự báo là gì? Chúng ta có thể hiểu dự báo qua khái niệm dự báo như sau

Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán trước các hiện tượng và sự việc

sẽ xảy ra trong tương lai được căn cứ vào các tài liệu như sau:

 Các dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;

 Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đối với kết quả dự báo;

 Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế đã được đúc kết

Như vậy, tính khoa học ở đây thể hiện ở chỗ:

 Căn cứ vào dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;

 Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đối với kết quả dự báo Tính nghệ thuật được thể hiện:

Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế và từ nghệ thuật phán đoán của các chuyên gia, được kết hợp với kết quả dự báo, để có được các quyết định với độ chính xác và tin cậy cao

2 Các phương pháp dự báo

Có hai cách tiếp cận dự báo chính và cũng là hai con đường đề cập đến cách lập mô hình dự báo Một là phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo Hai là phương pháp dự báo theo phân tích định lượng dựa chủ yếu vào các mô hình toán học trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu đã qua thống kê

2.1 Phương pháp dự báo định tính

a) Phương pháp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành

Đây là phương pháp được sử dụng khá rộng rãi Theo phương pháp này, một nhóm nhỏ các cán bộ quản lý điều hành cao cấp sử dụng tổng hợp các số liệu thống kê phối hợp

với các kết quả đánh giá của cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất

để đưa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩm trong thời gian tới

Phương pháp này sử dụng được trí tuệ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn Phương pháp này có ưu điểm là nhanh và dễ (chỉ cần

tập hợp các chuyên gia) Tuy nhiên, các quyết định được nhất trí này cũng có những thiếu sót:

 Thứ nhất là dự báo chỉ là sự tiên đoán của cá nhân, mang tính chủ quan;

 Thứ hai là quan điểm của người có quyền lực, có địa vị cao thường gây ảnh hưởng lớn đến các cán bộ điều hành khác

b) Phương pháp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng

Do những nhân viên bán hàng là những người thường hiểu rõ nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng Vì thế họ có thể dự đoán được lượng hàng có thể bán được trong

thời gian tới tại khu vực mình bán hàng Nếu chúng ta tập hợp ý kiến của các nhân viên bán hàng ở các khu vực khác nhau, ta sẽ có được lượng dự báo tổng hợp về nhu cầu đối với loại sản phẩm cần dự báo Phương pháp này có ưu, nhược điểm như sau:

+ Ưu điểm: Sát với nhu cầu của khách hàng

+ Nhược điểm: Phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của nhân viên bán hàng Thường

có hai xu hướng:

- Xu hướng lạc quan quá (Đánh giá cao chất lượng hàng bán ra của mình);

- Xu hướng bi quan quá (Muốn giảm nguồn hàng xuống để dễ đạt được định mức)

c) Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng

Phương pháp này sẽ thu thập nguồn thông tin từ đối tượng người tiêu dùng về nhu

cầu hiện tại cũng như tương lai Cuộc điều tra nhu cầu được thực hiện bởi những nhân

viên bán hàng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trường Họ thu thập ý kiến khách hàng thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay điện thoại Cách tiếp cận này không những giúp cho doanh nghiệp về dự báo nhu cầu mà cả trong việc cải tiến thiết kế sản phẩm Phương pháp này mất nhiều thời gian, việc chuẩn bị phức tạp, khó khăn và tốn kém, có thể không chính xác trong các câu trả lời của người tiêu dùng

2.2 Phương pháp dự báo định lượng:

Phương pháp dự báo định lượng bao gồm các mô hình dự báo theo chuỗi thời gian

và hàm số nhân quả Dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các công thức toán học

để dự báo nhu cầu tương lai

Dù là phương pháp nào thì dự báo định lượng cũng phải được thực hiện theo 8 bước sau đây:

- Xác định mục tiêu của dự báo;

- Chọn lựa những loại sản phẩm cần dự báo (xđ đối tượng dự báo);

- Xác định độ dài thời gian dự báo;

- Chọn mô hình dự báo;

- Phê chuẩn (thống nhất thực hiện);

- Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự báo;

- Tiến hành dự báo (xử lý dữ liệu và đưa ra kết quả dự báo);

- Áp dụng kết quả dự báo

Các bước trên đây được tiến hành một cách có hệ thống và thống nhất từ khi tìm hiểu, thiết kế đến áp dụng hệ thống dự báo Nếu hệ thống dự báo được sử dụng đều đặn trong một thời gian dài thì khi thu thập dữ liệu và dự báo có thể bỏ qua bước này hay bước khác để đơn giản hóa trong tính toán Sau đây là một số mô hình dự báo định lượng:

a) Phương pháp tiếp cận giản đơn

Ở phương pháp này, người ta dự báo nhu cầu của thời kỳ sau (n) bằng với số thực

tế của thời kỳ trước đó (n - 1)

Ví d ụ 2.1: Sản lượng của doanh nghiệp nước mắm Liên Thành vào tháng 04/2011

là 10 ngàn lít, nếu áp dụng phương pháp tiếp cận giản đơn để dự báo cho tháng 05/2011 thì ta sẽ lấy đúng bằng sản lượng bán được của tháng 04/2011 là 10 ngàn lít

- Ưu điểm: Dự báo nhanh chóng, đơn giản

- Nhược điểm:

 Áp đặt thời kỳ trước cho thời kỳ sau, do đó thiếu chính xác;

 Không nghiên cứu được sự biến động của thị trường trong từng thời kỳ, do

đó không thấy được sự biến động của thị trường

- Phạm vi áp dụng: Xí nghiệp quy mô nhỏ

b) Phương pháp bình quân di động giản đơn

Theo phương pháp này, kết quả dự báo của thời kỳ sau bằng số bình quân của kết qua thời gian ngắn có khoảng cách đều nhau của những thời kỳ trước đó

Ta có công thức tính dự báo theo phương pháp này như sau:

Trong đó: Ft: Dự báo bình quân di động cho thời kỳ t;

Di: Nhu cầu thực tế cho thời kỳ i (ngày, tuần, tháng, quý, năm);

n: Số thời kỳ nhu cầu được đưa vào số trung bình tính toán

Ví d ụ 2.2: Cuối mỗi tuần người chủ cửa hàng tạp phẩm Meersburg muốn dự báo mức

cầu bánh mì tại cửa hàng của ông ta trong tuần tới Doanh số hàng tuần trong 9 tuần vừa qua được cho như sau:

Dự báo sử dụng bình quân di động giản đơn với n = 3

Tương tự tính được F5 = 110,33; F6 = 113,67; F7 = 112,67; F8 = 110,33; F9 = 108,33;

F10 = 111,667; F11 = 111,667

Phương pháp này có những ưu nhược điểm như sau:

+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ hiểu, san bằng được các biến động ngẫu nhiên trong dãy

số thời gian

+ Nhược điểm:

- Hoàn toàn dựa vào số liệu quá khứ;

- Cần nhiều số liệu quá khứ;

- Chưa đánh giá được tầm quan trọng khác nhau của các số liệu ở các thời kỳ khác nhau

+ Phạm vi áp dụng: Dãy số liệu trong quá khứ phải ổn định (không biến động)

c) Phương pháp bình quân di động có trọng số

Trong trường hợp khi nhu cầu có sự biến động, trong đó thời gian gần nhất có ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả dự báo, thời gian càng xa thì ảnh hưởng càng nhỏ, ta dùng phương pháp bình quân di động có trọng số sẽ thích hợp hơn

Phương pháp bình quân di động có trọng số được tính theo công thức sau:

Trong đó:

Ft: Dự báo bình quân di động thời kỳ t;

Di: Nhu cầu thực tế cho thời kỳ i;

Wi: Giá trị của trọng số gán cho dữ liệu ở thời kỳ i;

n: Số thời kỳ nhu cầu được đưa vào số trung bình tính toán

Ví d ụ 2.3: Cửa hàng tạp hóa Meersburg quyết định áp dụng mô hình dự báo theo

bình quân di động 4 tuần có trọng số với các trọng số cho các tuần như sau:

Kết quả dự báo theo mô hình này được thể hiện trong bảng 2.1 như sau:

B ảng 2.1: Tổng hợp kết quả dự báo theo phương pháp bình quân di động

có tr ọng số

Trong mô hình trên, tính chính xác của dự báo phụ thuộc vào khả năng xác định trọng số có hợp lý hay không?

Các phương pháp bình quân đã trình bày ở trên có những đặc điểm sau:

ố quan sát n (số giai đoạn quan sát) tăng lên, khả năng san bằng các dao động tốt hơn, nhưng kết quả dự báo ít nhạy cảm hơn với những biến động thực tế của nhu

d ) Phương pháp hồi quy tuyến tính

(1) Phương pháp dự báo theo đường xu hướng (hồi quy theo thời gian):

Đường xu hướng còn có tên gọi là đường hồi quy Các phương pháp dự báo nhu

cầu theo đường xu hướng cũng dựa vào dãy số thời gian Dãy số này cho phép ta xác định đường xu hướng lý thuyết trên cơ sở kỹ thuật bình phương bé nhất, tức là tổng khoảng cách từ các điểm thể hiện nhu cầu thực tế trong quá khứ đến đường xu hướng lấy

theo trục tung là nhỏ nhất Sau đó dựa vào đường xu hướng lý thuyết ta tiến hành dự báo nhu cầu cho các năm trong tương lai

Có thể sử dụng các phương pháp dự báo theo đường xu hướng để dự báo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Để xác định được đường xu hướng lý thuyết, đòi hỏi phải có nhiều

số liệu trong quá khứ

Đường xu hướng có thể là tuyến tính hoặc phi tuyến tính Để biết được đường xu hướng là tuyến tính hay phi tuyến tính, trước hết ta cần biểu diễn các nhu cầu thực tế trong quá khứ lên biểu đồ và phân tích xu hướng phát triển của các dữ liệu đó Qua phân tích nếu thấy rằng các số liệu tăng hoặc giảm tương đối đều đặn theo một chiều hướng

nhất định thì ta có thể vạch ra một đường thẳng biểu hiện chiều hướng đó Nếu các số

liệu biến động theo một chiều hướng đặc biệt hơn, như tăng giảm ngày càng tăng nhanh hoặc ngày càng chậm thì ta có thể sử dụng các đường cong thích hợp để mô tả sự biến động đó (đường parabol, hyperbol, logarit…) Tuy nhiên, trong tài liệu này trình bày chủ

yếu về đường thẳng

Phương trình đường thẳng có dạng: Y = ax + b

Trong đó: y - Số nhu cầu thực tế (nếu là thời kỳ quá khứ);

- Số dự báo (nếu là thời kỳ tương lai);

x - Số thứ tự các thời kỳ (biến thời gian);

a = 0: Đường biểu diễn nằm ngang

Ví d ụ 2.4: Khách sạn MeKong có thống kê số khách đăng ký trong 7 tháng đầu năm

nay như sau: