Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT

Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc phát triển năng lực bản than cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình

Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình và được gọn lại là “Quản trị hành chính văn phòng” Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của nước ta hiện nay đều có phòng hành chính quản trị Một số công ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhấ nhất thành lập ra các ban bệ phong ban mà thật ra không cần thiết phải làm như thế Rõ ràng là Quản trị hành chính đã, đang và sẽ là một lĩnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, tổ chức kinh doanh

Trong Quản trị hành chính văn phòng, việc chuẩn bị, tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo cho doanh nghiệp là một phần không thể thiếu Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thường tốn nhiều thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này đều rất quý đối với một doanh nghiệp Do đó, chúng ra chỉ nên tổ chức khi cấn thiết và phải đảm bảo phải ngắn gọn và mang tính xây dựng Với tư cách là một thư kí chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lên thời biểu cho các

cuộc họp, hội nghị, hội thảo Chính vì lẽ đó, nhóm 5 chúng em đã chọn đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT” cho bài thảo luận của mình Từ đó thấy được cách thức chuẩn bị tại một doanh

nghiệp cụ thể, qua đó có cái nhìn tổng quan về công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị hội thảo trong hoạt động hành chính văn phòng hiện nay

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYÊT

1.1.Những vấn đề chung về cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.1.1. Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.1.2. Khái niệm và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.1.2.1.Khái niệm

1.1.2.2.Phân loại

1.1.3. Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.2.Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.2.1. Chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.2.1.1. Xác định mục tiêu cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1.2.1.3. Xây dựng kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp theo công thức 5W-1H/Tiến hành cuộc

họp

1.2.1.4. Kiểm tra công tác chuẩn bị

1.2.1.5. Đón tiếp đại biểu

1.2.1.6. Điều hành chương trình cuộc họp

1.2.1.7. Ghi biên bản cuộc họp

1.2.2. Sau khi kết thúc cuộc họp

CHƯƠNG 2 LIÊN HÊ THƯC TIÊN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CUỘC HỌP CÔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2020 TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN VIÊN THÔNG FPT

2.1.Giới thiệu công ty cổ phần viễn thông FPT

FPT là tên viết tắt của công ty cổ phần chế biến thức phẩm The Corporation of Finacing Promoting Technology

FPT là một tập đoàn kinh tế lớn tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin, là tập đoàn đa quốc gia lớn của Việt Nam, cung cấp số lượng công việc và tiến hành đào tạo tốt nhất với hệ thống trường học từ mầm non đến đại học Hoạt động với nhiều lĩnh vực khác nhau như: công nghệ viễn thông, giáo dục, phân phối và bán lẻ các sản phẩm công nghệ

2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển

Thành lập vào ngày 13/9/1998 với tên công ty cổ phần chế biến thực phẩm - The Food Processing Technology

27/10/1990 công ty đổi thành công ty đầu tư và phát triển công nghệ The Corporation of Finacing Promoting Technology, trở thành công ty số 1 Việt Nam về công nghệ thông tin

19/12/2008, tập đoàn FPT công bố được chấp thuận đổi thành công ty cổ phần FPT, viết tắt là “FPT Corporation”

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của tập đoàn

Tập đoàn thành lập được 12 công ty thành viên và 3 công ty liên kết với nhiều lĩnh vực và 3 công ty liên kết vớ nhiều linh vực khác nhau đã góp phần xây dựng và tạo nên thương hiệu như:

• Công ty TNHH Phần mềm FPT

• Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT

• Công ty cổ phần viễn thông FPT

• Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến

FPT

• Công ty TNHH giáo dục FPT

• Cong ty TNHH giáo dục FPT

• Công ty cổ phần thương mại FPT

• Công ty TNHH giải pháp công nghệ FPT

• Công ty TNHH phát triển khu công nghiệp cao Hoà Lạc FPT

• Công ty cổ phần bán lẻ FPT

• Công ty đầu tư FPT

• Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT

• Công ty TNHH truyền thông và giải trí FPT

• Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT

• Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng

• Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên

Phong

2.2.Công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại công ty cổ phần viễn thông FPT

FPT “chuyển đổi số” Đại hội đồng Cổ đông để ứng phó với COVID-19

Trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch COVID – 19, FPT là công ty VN30 đầu tiên đã tổ chức thành công cuộc họp Cổ đông thường niên FPT năm 2020 với cả

hai hình thức trực tiếp và trực tuyến nhờ ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo và hệ

thống hội nghị trực tuyến Đây là nỗ lực của FPT nhằm đảm bảo quyền lợi và sự an toàn của các cổ đông nhờ thế mạnh công nghệ, đồng thời thể hiện tinh thần quyết tâm vượt qua mọi thách thức trong “thời chiến”

Cụ thể, cuộc họp trực tiếp của CTCP FPT vừa thông báo thay đổi địa điểm họp ĐHĐCĐ từ khách sạn Daewoo, 360 Kim Mã, Ba Đình về tòa nhà F-Ville 2, khu công nghệ cao Hòa Lạc, k29 Đại lộ Thăng Long, Thạch Thất Công ty cho biết lí do là để chủ động triển khai các giải pháp phòng chống dịch COVID-19, đảm bảo an toàn cho

cổ đông dự sự kiện

Trong thông báo, FPT cho biết, cổ đông có thể tham dự theo ba hình thức:

- Tham dự trực tiếp: Cổ đông thực hiện đăng kí trước qua website công ty từ ngày 24/3

- Ủy quyền tham dự

- Hoặc bỏ phiếu từ xa: đăng kí từ 24/3 đến 12h00 ngày 3/4

Để tạo điều kiện cho các cổ đông không đến dự trực tiếp, FPT sẽ tổ chức thêm hình thức họp trực tuyến Công ty khuyến cáo những cổ đông có các triệu chứng sốt,

ho, khó thở không tham gia họp trực tiếp mà ủy quyền hoặc bỏ phiếu từ xa

2.2.1. Chuẩn bị cho cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại FPT theo công thức 5W-2H.

W

Why (Mục tiêu

cuộc họp)

Tổng kết tình hình kinh doanh của các dự án và hiệu quả chung của Công ty năm 2020, đồng thời xây dựng những chiến lược mới Họp mặt các cổ đông để thông qua những công việc, quyết định của công

ty trong thời gian tới Cụ thể:

Thực hiện các biện pháp tài chính để tối ưu chi phí, đầu tư và dòng tiền

Đầu tư, triển khai các dự án chuyển đổi số nội bộ để tăng cường năng lực cạnh tranh

Đảm bảo kinh doanh liên tục thông qua chuyển mô hình làm việc online, làm việc từ nhà, triển khai các phương án đảm bảo an toàn cho con người cũng như an toàn sản xuất kinh doanh

Who(cá nhận

chịu trách

nhiệm thực

hiện)

Người chịu trách nhiệm và chủ trì cuộc họp: Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị (HĐQT) - Ông Trương Gia Bình

Tham gia tổ chức cuộc họp: HĐQT, Ban thư ký, Ban tổ chức, Ban Kiểm soát, Ban Điều hành, Ban Kiểm phiếu, Đại diện phòng ban, chi nhánh, Đại diện phòng HCNS

What(Côngviệc

cụ thể phải làm)

Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp

Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp Lên lịch trình kế hoạch cho cuộc họp: Thảo một bản chương trình

nghị sự để người chủ trì cuộc họp duyệt Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung phù hợp với thời gian ấn định cụ thể

Lên danh sách thành phần tham dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận hoặc thông báo đến các bộ phận Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, thư kí cần nhắc lại trong thư mời họp

Chuẩn bị set up phòng họp: lựa chọn địa điểm, sắp xếp vị trí ngồi phù hợp với nội dung làm việc

In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp, gửi đến cho các thành viên dự họp, sau đó kiểm tra lại xem chắc chắn họ đã nhận được tài liệu hay chưa

Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết cho cuộc họp: bút, giấy, máy tính, tài liệu, bàn ghế, nước uống, Trước khi bắt đầu cuộc họp, thư ký cần đến sớm để chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng, tránh để xảy ra rủi ro

Chuẩn bị phương tiện nghe-nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được

sử dụng ngày càng nhiều ở các cuộc họp, các buổi trình bày và hội nghị lớn để nhấn mạnh các điểm cần thảo luận, nhờ đó mang lại hiệu quả cao hơn

Chuẩn bị cho những rủi ro và phương án khắc phục khi diễn ra cuộc họp (đường truyền gặp trục trặc, mất kết nối, các thiết bị gặp vấn đề )

When (các mốc

thời gian cần

chú ý)

Công bố thông tin về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự

họp Đại hội Cổ đông thường niên 2020: ngày 12/02/2020

Ngày chốt danh sách cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại

Đại hội: 4/3/2020 Thời gian tổ chức dự kiến: 8/4/2020 Where

(địa điểm)

Địa điểm tổ chức dự kiến: F-Villle 2, khu Công nghệ cao Hòa Lạc, km29 Đại lộ Thăng Long, Thạch Thất, Hà Nội

H (How much, How many)

Triển khai công việc: Các bộ phận sẽ triển khai theo kế hoạch được phân công của Thư

ký Chủ tịch HĐQT

Nhân sự chuẩn bị toàn bộ công tác từ lễ tân, bảo vệ, người sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại thuê từ công ty sự kiện khác

Kinh phi: Mọi hoạt động ứng kinh phí, chi phí đều phải xuất hóa đơn và tổng hợp rõ

ràng để phòng kế toán quyết toán

2.2.2. Công việc phải làm trong khi cuộc họp diễn ra

a Tổ chức cuộc họp

- Tiếp đón khách mời, phát tài liệu: bộ phận Lễ tân

- Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: MC dẫn dắt và mời đại biểu chủ tọa phát biểu

- Giới thiệu chủ tọa cuộc họp, thư ký và các đại biểu tham dự

- Mở đầu cuộc họp, người điều hành có thể nêu lên kết quả mong đợi sau cuộc họp để tất cả mọi người có thể định hình được công việc, không gây áp lực ngay từ những phút đầu tiên

b Điều khiển cuộc họp

- Trình bày báo cáo, tham luận, đề án,…

- Bắt đầu tiến hành thảo luận các vấn đề đặt ra Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần ngắn gọn, thời gian tối đa khoảng 15 phút MC và bộ phận phụ trách chương trình tập trung bám sát timeline

- Người điều khiển phải luôn ghi nhớ được vấn đề chính cần thảo luận Bởi trong quá trình họp, rất nhiều vấn đề nhỏ nảy sinh, việc đi chệch khỏi vấn đề chính cần giải quyết sẽ tiêu tốn thời gian mà không mang lại kết quả tích cực

- Người điều hành khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến một cách sôi nổi, tích cực, tận dụng sự góp ý lẫn nhau, tránh các trường hợp gây gổ

- Giải lao giữa cuộc họp, ăn nhẹ vào khoảng thời gian giữa các báo cáo (Lễ tân

và bộ phận phục vụ bày đồ ăn nhẹ, hoa quả, nước trong giờ giải lao giữa các báo cáo)

c Ghi lại nội dung cuộc họp

- Phụ trách lập biên bản, ghi chép các nội dung trong cuộc họp: Ban thư ký, Thư

ký Giám đốc Thông cáo các quyết định của cuộc họp: Phòng HCNS, Ban thư ký

- Biên bản cuộc họp nêu rõ một số nội dung chủ yếu: Thời gian và địa điểm; tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu; số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp; tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến;… Trong vòng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các bản sao quyết định đó phải được gửi tới các cổ đông có quyền dự họp

d Bế mạc

- Kết luận những vấn đề chính và đánh giá cuộc họp một cách sơ bộ Người điều hành cũng nên có sự cảm ơn các thành viên trực tiếp tham dự cuộc họp

- Bế mạc cuộc họp: tổng kết, đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết

(Tiến trình cuộc họp được đính kèm trong phụ lục)

2.2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp

- Ở lại sau cùng và tiến hành các công tác thu dọn (tài liệu, các thiết bị phục vụ

cho cuộc họp trực tuyến, ) Các tài liệu có tính bảo mật cao phải được sắp xếp, tiến hành tiêu hủy (nếu cần thiết)

- Từ biên bản, rút ra những nội dung cơ bản của cuộc họp Ban thư ký có trách

nhiệm ghi lại những câu hỏi, ý kiến đóng góp và nếu cần thiết có thể trình lên cấp trên hoặc đưa ra lời giải đáp đến từng cá nhân, phòng ban có thắc mắc Biên bản cuộc họp được đăng tải công khai trên nền tảng mạng internet của doanh nghiệp hoặc được sao lưu ra bản cứng và chuyển cho các cá nhân đã tham gia cuộc họp

- Cần có sự trao đổi, bàn bạc để khắc phục những mặt hạn chế trong cuộc họp Đưa ra các đánh giá, nhận xét về thao tác của ban thư ký hoặc phòng HCNS

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VỀCÔNG TÁC CHUẨN BỊ CUỘC HỌP CÔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2020 TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN VIÊN THÔNG FPT

3.1.Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên

2020 tại công ty cổ phần viễn thông FPT

3.1.1. Ưu điểm của công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại công ty cổ phần viễn thông FPT

Công tác tổ chức cuộc hội họp luôn là nhiệm vụ mà văn phòng phải thực hiện thường xuyên, vì vậy mà các kỹ năng hay các quy định về công tác tổ chức hội họp đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong văn phòng nắm rõ Là một tập đoàn đa quốc gia và đa lĩnh vực, do đó, các cán bộ nhân viên trong văn phòng luôn làm việc với tinh thần thái

độ tốt, nhất là trong quá trình chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Do được đào tạo kỹ lưỡng về các mặt chuyên môn và kỹ năng tổ chức sự kiện nên cán bộ nhân viên văn phòng của công ty FPT luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo do chính phủ và do lãnh đạo công ty ban hành Vì vậy mà mọi công việc trong quá trình tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình, quy định của nhà nước về tổ chức các cuộc hội họp, hạn chế được các rủi ro xảy ra

Khi có nội dung tổ chức hội họp được công ty giao nhiệm vụ cho văn phòng đảm nhiệm thì mọi công việc trong công tác tổ chức hội họp đều được triển khai một cách nhanh chóng và chính xác Việc phân công công việc được thực hiện một cách đồng đều, luôn theo sát được tiến độ của công việc trong nội dung hội họp, không có công việc nào bị đình trệ chậm trễ Ngoài ra, văn phòng khi làm việc xây dựng tổ chức công tác hội họp luôn có phương án dự phòng nhằm tránh việc đột xuất xảy ra Việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội họp luôn nhanh chóng giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh và hoàn thành nhanh Bản kế hoạch được xây dựng một cách chi tiết và đầy

đủ các nội dung liên quan tới công việc thực hiện để xây dựng chương trình tổ chức hội họp Đảm bảo kết quả của công việc theo mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh lạc đề hay mất phương hướng

3.1.2. Nhược điểm của công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại công ty cổ phần viễn thông FPT

Do là tập đoàn chuyên lĩnh vực viễn thông và cung cấp dịch vụ, mọi công tác tổ chức đều thực hiện một cách trôi chảy nhưng vẫn còn nhiều nhược điểm trong quá trình chuẩn bị Tuy khối văn phòng luôn thực hiện theo các quy định của nhà nước về công tác tổ chức hội họp nhưng các quy định vẫn chưa được áp dụng hết và sử dụng hết các quy trình chuẩn trong quy định của nhà nước Các quy trình được thực hiện vẫn chưa đúng theo quy định, vẫn còn các trường hợp làm thiếu, sót quy trình Vì vậy

dễ gây ra rủi ro khi không đi theo đúng quy trình, kế hoạch đặt ra

Sau khi kết thúc cuộc họp, công việc lập biên bản hội họp, lưu hồ sơ vẫn chưa được thực hiện hoàn tất, các công việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ vẫn chưa được chú ý tới Các hình thức bảo quản hồ sơ lưu trữ vẫn còn thiếu tính khoa học Công tác ghi chép biên bản sau cuộc họp vẫn chưa được chú ý hơn, ban thư ký chưa làm hết nhiệm vụ của mình, tình trạng ghi chép biên bản hội nghị, hội họp còn chậm, chưa nắm bắt kịp được những thông tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa được rõ ràng, mạch lạc và thống nhất Cách ghi nắm bắt ý chính, chưa ghi kịp thông tin cũng là điều mà ban thư ký thường xuyên mắc phải