Giáo trình Kế toán máy Acsoft

Lưu ý: Bạn chỉ sửa các mã cấp của một Tài khoản nếu bạn chưa nhập số liệu với mã cấp đó, nếu bạn đã nhập dữ liệu, bạn chỉ có thể sửa được tên cấp.. + Nếu TK nào đã được khai báo chi tiết

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG LÀO CAI

LÀO CAI -2013

LỜI NÓI ĐẦU

Để đáp ứng nhu cầu học tập của số đông học sinh - sinh viên, bộ môn kế toán - khoa kinh tế, trường cao đẳng cộng đồng Lào Cai tiến hành biên soạn bài giảng “ Giáo trình

kế toán máy Ac Soft” Cuốn sách nêu những kiến thức lý luận cơ bản nhằm giúp cho các học sinh - sinh viên của Nhà trường có tài liệu học tập, ứng dụng phần mềm tin học vào giải quyết các phần hành kế toán đồng thời là tài liệu tham khảo cho các bạn đọc đang học kế toán tại các trường thuộc khối kinh tế.

Cuốn sách gồm 05 chương:

Chương II: Phần hành “hệ thống”

Chương III: Phần hành “Kế toán chi tiết”

Chương IV: Phần hành “Kế toán tổng hợp”

Chương V: Phần hành “Báo cáo”

Tập bài giảng này cung cấp cho học sinh những kiến thức cơ bản về sử dụng và hạch toán tất cả các phần hành kế toán trên máy vi tính từ khi mở sổ sách kế toán: Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, khoá sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính,…Từ đó giúp cho học sinh có thể vận dụng ngay vào trong công việc khi ra trường.

Mặc dù đã có cố gắng trong việc biên soạn song cuốn sách này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của các đồng nghiệp trong và ngoài trường, của học sinh - sinh viên và các bạn đọc quan tâm để tái bản lần sau cuốn sách được hoàn chỉnh hơn

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM AC SOFT

I Giới thiệu chung

3 Yêu cầu về máy tính

Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho

bộ phận kế toán doanh nghiệpười sử dụng, yêu cầu đòi hỏi máy tính (thiết bị phần cứng)nên có chỗ trống trên ổ cứng từ 500MB trở nên, cấu hình máy từ Pentium III, tốc độ500Mhz trở lên, hệ điều hành Windows 9x/2000/NT/XP Trong trường hợp sử dụngchương trình kế toán có nối mạng, kế toán nên đặt máy chủ có cấu hình cao nhất trong

hệ thống máy tính mà kế toán đang có

Các phần mềm kế toán phổ biển hiện nay đều được viết trên nền Visual Fox, VisualBasic, Dotnet cùng cơ sở dữ liệu Visual Fox, SQL server trong hệ điều hành WindowsQuá trình khởi động và bắt đầu làm việc được khái quát như sau

- Khởi động hệ điều hành Windows

- Kích chuột vào biểu tượng của phần mềm kế toán

- Nhập thông tin liên quan- Ví dụ: với phần mềm có thể minh hoạ như sau

II Cài đặt và khởi động chương trình và màn hình

1 Cài đặt chương trình

 Nhấn vào Bộ cài đặt “Setup” trong đĩa acoft, chọn Next để tiếp tục.

 Hộp thoại User Information hiện ra, điền thông tin vào Name và Company

 Hộp thoại Serial Number hiện ra, nhập Sô 1 nhấn Next để tiếp tục

 Chọn đường dẫn, nếu không cần thiết thì cứ để mặc định tại ổ C

 Tạo Shortcut ra Desktop giữ nguyên, nếu muốn có thể đặt tên khác.

Cách 1: Khởi động từ nút Start trên thanh Taskbar

Kích chuột vào nút Start -> Program -> ACsoft đưa chuột sang phải chọn đúng chương trình Acsoft (có biểu tượng màu vàng).

Chú ý: Không được chọn Uninstall, nếu chọn thì chương trình sẽ bị gỡ bỏ

Cách 2: Khởi động từ biểu tượng trên màn hình Desktop

Trên màn hình Desktop kích đúp chuột vào biểu tượng ACsoft (kích chuột trái 2 lần liên tiếp).

Thực hiện 1 trong 2 cách trên sẽ xuất hiện “Màn hình khởi động ACsoft”

3.5 Niên độ làm việc: Mục này để chương trình xác định niên độ làm việc hiện tại, xác

định ngày lấy số dư để lên báo cáo tổng hợp Muốn làm việc với niên độ nào thì chọnniên độ đó

Sau khi nhập đầy đủ vào 4 mục trên chọn “Xác nhận” màn hình làm việc xuất hiện (có thể chọn bằng cách kích chuột vào “Xác nhận” hoặc bấm

1.2.1 Kế toán chi tiết

Chứa đựng các thành phần để thực hiện định khoản, điều chuyển các bút toán, thựchiện các công việc nhập - xuất kho vật liệu, hàng hoá

Kế toán chi tiết bao gồm các phần hành sau

+ Kế toán tiền vốn (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay );

+ Thành phẩm, nguyên vật liệu (theo dõi về cả số lượng và giá trị);

+ Các nghiệp vụ khác (thanh toán tạm ứng, kế toán khác…);

+ Kế toán TK ngoài bảng (dùng để ghi đơn các TK ngoài bảng 001, 002 );

+ Nhập số dư tài khoản

1.2.2 Kế toán tổng hợp

Thực hiện các tác vụ liên quan đến kế toán tổng hợp

+ Trích khấu hao tài sản cố định;

+ Phân bổ công cụ dụng cụ;

+ Phân bổ chi phí mua hàng;

+ Tính giá vốn theo kỳ;

+ Kế toán lương và BHXH;

+ Tổng hợp giá thành;

+ Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2.3 Sổ kế toán: Thể hiện tất cả các sổ của hình thức Nhật ký chung.

+ Số chi tiết;

+ Sổ tổng hợp;

+ Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng;

+ Sổ theo dõi tình hình TSCĐ;

+ Sổ theo dõi tài khoản ngoài bảng

1.2.4 Báo cáo tài chính: Các loại báo cáo và thuyết minh báo cáo tài chính.

+ Nhật ký chung;

+ Nhật ký chứng từ;

+ Bảng kê chứng từ;

+ Sổ cái tài khoản;

+ Bảng cân đối phát sinh;

+ Bảng cân đối kế toán;

+ Báo cáo kết quả hoạt động SXKD;

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.5 Báo cáo quản trị: Bao gồm các loại báo cáo sau

+ Báo cáo mua hàng;

+ Báo cáo bán hàng;

+ Báo cáo công nợ;

+ Báo cáo đại lý;

+ Báo cáo doanh thu;

+ Báo cáo giá thành;

+ Báo cáo chi phí;

+ Báo cáo lợi nhuận

1.2.6 Tìm kiếm

1.2.6.1 Tra cứu nhanh: Theo dõi tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng theo từng

đại lý tiêu thụ theo giá bán ấn định cho từng đại lý Bạn có thể lựa chọn linh hoạt các chitiêu để in báo cáo đầu ra: toàn bộ các đại lý, chi tiết từng đại lý, chi tiết từng mặt hàng,toàn bộ các mặt hàng

1.2.6.2 Điều chỉnh số liệu

Bước 1: Nhập tài khoản cần điều chỉnh;

Bước 2: Nhập số luỹ kế cho từng khoản mục chi phí phát sinh đến thời điểm nhập phátsinh;

Bước 3: Lưu toàn bộ số luỹ kế khởi công của tài khoản;

Bước 4: Nhập số luỹ kế khởi công của tài khoản khác nếu cần

1.2.6.3 Điều chỉnh VAT

Bước 1: Chọn Thêm mới;

Bước 2: Khai báo loại ngoại tệ;

Bước 3: Khai báo tỷ giá, tên ngoại tệ;

Bước 4: Nhấn lưu

1.2.6.4 Điều chỉnh thẻ tài sản

1.2.7 Hệ thống: Đây là phần hành quan trọng nhất của chương trình, bao gồm các chỉ

tiêu thể hiện đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, giúp quản lý theo yêu cầu của người

sử dụng

Quản lý hệ thống: Dọn dẹp dữ liệu, sao lưu dữ liệu, quản lý người sử dụng…

Khai báo hệ thống: Khai báo hệ thống vận hàng, khai báo chi tiết tài khoản, khai báo

khoản mục chi phí, khai báo nhóm loại TSCĐ…

Kết thúc: Khi kết thúc quá trình làm việc (thoát khỏi chương trình) bấm vào kết thúc,

máy sẽ hỏi bạn có lưu dữ liệu không, xẩy ra 3 trường hợp sau

+ Yes: Đồng ý lưu dữ liệu, trên màn hình hiện ra hộp thoại đánh tên thư mục cầnlưu và bấm “Save” để lưu dữ liệu;

+ No: Không lưu và thoát khỏi chương trình;

+ Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát

Chú ý: Nếu kích vào nút dấu (x) trên góc phải màn hình, lập tức thoát ra khỏi chươngtrình mà không xuất hiện hộp thoại để lưu dữ liệu

2 Thanh thực đơn phụ

Thanh thực đơn phụ được thể hiện bằng các nút nhấn

Muốn chọn phần hành nào ta kích chọn vào biểu tượng tương ứng

* Các hỗ trợ sẵn có trong Acsoft sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định của bộtài chính Tuy nhiên, để phục vụ tốt nhất quá trình hạch toán đảm bảo tính chất tự độngcao, tính riêng biệt trong một số báo cáo chi tiết và tổng hợp, phần mềm Acsoft đã phâncấp thêm TK chi tiết một số sau

2.1 TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- TK 3341 “Lương trả công nhân trực tiếp sản xuất”;

- TK 3342 “Lương trả công nhân phân xưởng”;

- TK 3343 “Lương trả nhân viên bán hàng”;

- TK 3344 “Lương trả cán bộ quản lý”;

- TK 3345 “Khoản phải trả cán bộ khác”;

- TK 3346 “Phải trả công nhân thuê ngoài”.

2.4 TK 411 - "Nguồn vốn kinh doanh”

Nợ TK1521: xxx

Có TK 1111: xxx

3.1.2 Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng, rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt;

- Mua bán ngoại tệ;

- Mua hàng hoá, NVL, CCDC, trả tiền ngay;

- Bán hàng hoá, thành phẩm thu tiền ngay

3.2 Phương pháp xử lý bút toán trùng

3.2.1 Xử lý qua tài khoản trung gian

Với phương pháp này, các bút toán trùng phát sinh được hạch toán qua một tài khoảntrung gian để kế toán của 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập

Ưu điểm:Khi xem sổ chi tiết, đảm bảo số phát sinh chi tiết là đúng

Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn

Nhược điểm: Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tăng thêm một khoản

tiền của TK trung gian mà thực tế không phát sinh

3.2.2 Đề xuất các tài khoản trung gian

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ đề xuấttài khoản trung gian là TK 1131;

- Mua bán ngoại tệ TK1132;

- Mua nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá trả tiền ngay TK331;

- Bán hàng hoá, thành phần trả tiền ngay TK131

CHƯƠNG II: PHẦN HÀNH “HỆ THỐNG”

I Khai báo hệ thống

1 Khai báo hệ thống vận hành

Hệ thống -> Khai báo hệ thống -> Khai báo hệ thống vận hành

Trong phần khai báo hệ thống vận hành xuất hiện 2 lớp: Tài khoản đồng cấp, chế độ hiểnthị

1.1 Tài khoản đồng cấp

1.1.1 Khái niệm: Những tài khoản đồng cấp là những tài khoản giống nhau về các chỉ

tiêu khai báo chi tiết

1.1.2 Tác dụng: Cần khai báo chi tiết cho một tài khoản trong nhóm đồng cấp thì các

khoản còn lại trong nhóm có chi tiết tương tự như tài khoản đã khai báo

Lưu ý: Khi xoá, sửa chi tiết của một TK thuộc nhóm đồng cấp đã khai báo thì tất cảcác TK trong nhóm cũng bị xoá, sửa chi tiết đó

155A -> 632A

155B -> 632B

- Nhóm TK đồng cấp phục vụ tốt cho công tác tổng hợp, cho phép mức độ chính xác

tuyệt đối (tác dụng này được thể hiện rõ nhất là quá trình kết chuyển, phân bổ chi phí, tổng

hợp giá thành)

VD: Nếu TK 622 và TK 154 được khai báo cùng nhóm đồng cấp

622A, 154A, 622B, 154B

Đến cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nhân công TK 622 -> 154 thì nút

“kết chuyển” sẽ không sáng buộc ta phải phân bổ 622 cho từng đối tượng A, B củaTK154 theo các tiêu thức phân bổ (chi phí NVL chính, phụ, doanh thu, tuỳ chọn…)

1.1.3 Căn cứ để khai báo nhóm đồng cấp

- Căn cứ vào yêu cầu của DN trong việc theo dõi doanh thu chi phí và kết quả;

VD: Yêu cầu của DN là xác định kết quả cho từng loại thành phẩm

Cần khai báo nhóm đồng cấp: 511, 632, 911

- Căn cứ vào yêu cầu quản trị kế toán có thể xác định doanh thu, chi phí và lãi lỗ theotừng hoạt động, theo từng mặt hàng;

1.1.4 Cách thêm, bớt tài khoản trong một nhóm đồng cấp

- TK nguồn: Liệt kê tất cả các TK thuộc danh mục TK của bộ tài chính quy định (trừcác tài khoản đã khai báo đồng cấp) Danh mục này để ta lựa chọn những TK cần thiếtđưa sang nhóm đồng cấp Bao gồm: TK 154, 3341, 5111, 5112, 5113, 5114, 5211, 5212,

tất cả những TK bên đích là những TK đã được khai báo đồng cấp.

Muốn đưa thêm 1 TK bên nguồn sang bên tài khoản cùng cấp (bên đích) ta chọn TK cần

đưa thêm kích vào nút “Thêm” lập tức tài khoản đã được chọn này được đưa sang TK

đích (tài khoản cùng cấp)

Ngược lại, muốn bỏ TK trong nhóm đồng cấp ta chọn TK cần bỏ và bấm vào nút

“Bớt” tài khoản này này sẽ trở lại bên tài khoản nguồn.

1.1.5 Cách tạo mới nhóm đồng cấp

Khi nhập mã nhóm đồng cấp vào ô “Mã đồng cấp” bấm “Enter”, Acsoft sẽ tự động tìmkiếm, nếu mã đồng cấp vừa nhập có trong danh mục thì chương trình sẽ liệt kê trong danhmục TK đích, chương trình sẽ cho phép nhập thêm nhóm vào ô trong diễn giải Sau đóchọn tài khoản cần khai báo đồng cấp bên TK nguồn đưa sang TK đích bằng cách bấm vàonút “Thêm”

Ví dụ: Khai báo nhóm đồng cấp 0002 tên nhóm “Giá thành” bao gồm TK 154, 6211,6212

Yêu cầu: Nêu cách lập và trình tự

- Mã đồng cấp: 0002;

- Diễn giải: Giá thành;

- Chọn TK 154 -> “Thêm”;

- Chọn TK 6211 -> “ Thêm”;

Lần lượt chọn hết các tài khoản trong nhóm đồng cấp cần tạo

Chú ý: Cách chọn nhanh một tài khoản: Kích vào số hiệu một tài khoản bất kỳ sau đó

đánh số đầu tiên của tài khoản cần chọn (VD: TK 632 chỉ cần đánh số 6)

“Định khoản trên phiếu” và “Kèm theo chứng từ gốc” nếu 2 chức năng trên đượcđược chọn thì khi in phiếu thu, chi, nhập, xuất đều thể hiện TK đối ứng số tiền của từng

TK (định khoản) và cuối phiếu thu chi có dòng “Kèm theo chứng từ gốc”

2 Khai báo nhóm loại tài sản

2.1 Các tiêu thức khai báo

2.1.1 Loại tài sản: Là một danh mục nhóm TSCĐ trong doanh nghiệp dùng để đưa lên

thẻ TSCĐ

2.1.2 Bộ phận quản lý: Là danh mục đối tượng sử dụng tài sản để đưa lên thẻ TSCĐ, có

bao nhiêu đối tượng sử dụng khai báo bằng nhiêu bộ phận quản lý

2.1.3 Tách nguồn tài sản: Trong Acsoft đã mặc định sẵn 4 nguồn hình thành: Nguồn

vốn chủ sở hữu, nguồn vốn vay, nguồn vốn tự bổ xung, nguồn vốn khác

Nếu lựa chọn phương pháp tách nguồn tài sản thì mỗi khi lập thẻ TSCĐ thì chương trìnhyêu cầu chọn nguồn hình thành TSCĐ

2.2 Cách khai báo tiêu thức của TSCĐ

Hệ thống -> Khai báo hệ thống -> Khai báo TSCĐ -> xuấn hiện giao diện gồm 3 lớp:Loại TSCĐ, bộ phận quản lý và tách nguồn

Muốn khai báo cho tiêu thức nào dùng chuột kích vào tiêu thức đó, giao diện sẽ đượcthể hiện để nhập tiêu thức đã chọn

2.2.1 Khai báo loại TSCĐ: Chọn giao diện làm việc là loại TSCĐ - > “Thêm mới” ->

điền đối tượng tài sản cần khai báo - > “Lưu”

- Sửa: Chọn chỉ tiêu cần sửa bấm “Sửa” lập tức chỉ tiêu cần sửa sẽ được đưa lên ôsáng Sau khi sửa xong bấm phím “Lưu”;

- Xoá: Chọn chỉ tiêu cần xoá bấm nút “Xoá”, sau khi xoá xong bấm phím “Lưu”;

- Thoát khỏi khai báo: Bấm tổ hợp phím “Thoát” hoặc “Esc”

2.2.2 Khai báo bộ phận quản lý: (Khai báo tương tự như khai báo loại tài sản)

2.2.3 Khai báo tách nguồn

- Nếu chọn theo dõi tài sản theo nguồn hình thành thì khi nhập thẻ TSCĐ máy sẽ yêucầu tách nguồn hình thành TSCĐ;

- Nếu chọn không theo dõi tài sản theo nguồn thì máy sẽ không hỏi nguồn hình thành

3 Khai báo tiêu thức quản lý

3.1 Tác dụng: Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi chi tiết TK theo

các yêu cầu quản trị như thời hạn công nợ, ngày hết hạn của hàng hoá thành phẩm, khohàng hoá, giá trị công nợ

Tiêu thức quản lý có thể là kiểu ngày, kiểu số, kiểu ký tự…

3.2 Cách khai báo tiêu thức quản lý

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo tiêu thức quản lý

VD: Nếu bạn muốn theo dõi giá trị công nợ cho phép cho Tài khoản 131, bạn cần phảilàm những bước sau

Trong ô tài khoản nhập TK131

Nhấn “Thêm mới”

Ô "Cấp 1", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho giá trị công nợ, VD: 01

Nhập giá trị công nợ mà bạn cần khai báo, VD: Giá trị 50.000.000đ

Bấm phím “Lưu” để xác nhận khai báo xong

VD: Khai báo tiêu thức quản lý của nguyên vật liệu chính là các kho

Chú ý: Không thể khai báo mã số và giá trị trùng nhau của một TK, mỗi TK chỉ đượckhai báo một tiêu thức quản lý

4 Khai báo vụ việc

4.1 Tác dụng

Khai báo vụ việc là việc thiết lập một danh mục vụ việc nhằm đáp ứng yêu cầu củangười sử dụng, thông thường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước phát sinh trongkhoảng thời gian dài khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ

VD: Vay của Ngân hàng Nông nghiệp theo khế ước 01 số tiền 500.000.000 nhưng Ngânhàng cho vay nhiều lần Vào thời điểm bất kỳ ta có thể theo dõi được số tiền đã vay theo khếước

4.2 Cách khai báo

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo vụ việc, hợp đồng;

Xuất hiện giao diện khai báo, thể hiện toàn bộ thông tin về mã vụ việc và tên vụ việc

để khai báo trước đó (nếu có), muốn khai báo tiếp ta bấm phím “Thêm”;

Sau khi khai báo xong bấm phím “Lưu”, nếu muốn khai báo tiếp nhấn phím “Thêm”trình tự khai báo diễn ra tương tự.

5 Khai báo kho

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo kho hàng (khai báo tương tự như khai

báo vụ việc, hợp đồng.

Khai báo kho hàng sử dụng trong trường hợp đơn vị có các kho để lưu giữ vật tư,hàng hoá mà kế toán cần theo dõi, quản lý chi tiết về các chỉ tiêu số lượng cũng như giátrị theo từng kho

6 Khai báo danh mục ngoại tệ

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo danh mục ngoại tệ

Phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn vị sử dụng Có thể khai báonhiều loại ngoại tệ và tỷ giá của ngoại tệ, đồng thời chương trình cũng cho phép bạn theodõi ngày hiệu lực của tỷ giá Như vậy ở các phần kế toán ngoại tệ, bạn sẽ phải lựa chọnloại ngoại tệ sử dụng, chương trình sẽ đề xuất tỷ giá mà bạn đã khai báo Bạn có thể sửdụng tỷ giá đề xuất hoặc tỷ giá thực tế tại thời điểm đó tùy theo nhu cầu của bạn

Bước 1: Chọn Thêm mới;

Bước 2: Khai báo loại ngoại tệ;

Bước 3: Khai báo tỷ giá, tên ngoại tệ;

Bước 4: Nhấn lưu

7 Khai báo phương pháp tính giá

Phần khai báo này cho bạn khai báo phương pháp tính giá thành: Giá thành theo hệ

số, giá thành kế hoạch và giá thành định mức Bạn có thể khai báo Hệ số, giá định mức,giá kế hoạch cho từng sản phẩm sản xuất

8 Khai báo khoản mục phí

8.1 Tác dụng: Khoản mục phí dùng để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các

tài khoản chi phí (trừ TK632, 611) theo từng khoản mục phí chi tiết, giúp cho người quản

lý dễ dàng tổng hợp được chi phí theo từng khoản mục tại một thời điểm bất kỳ

8.2 Cách khai báo khoản mục phí

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo khoản mục phí

Xuất hiện một màn hình liệt kê tất cả các khoản mục phí đã khai báo (Nếu có)

8.2.1 Thêm mới một khoản mục phí: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N, xuất hiện giao diện để

khai báo khoản mục phí như sau

Trình tự: Trước hết đưa con trỏ vào ô mã cấp I nhập mã cấp I vào ô đó Sau đó bấm

phím Tab hoặc Enter để nhập tên cấp I

VD: Muốn khai báo thêm chi phí sửa chữa máy phôtô

Trình tự khai báo như sau

Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo khoản mục phí

Xuất hiện bảng liệt kê các khoản mục phí đã khai báo (nếu có), muốn khai báo thêmbấm nút “Thêm mới”

+ Trong ô mã cấp I: 01 -> Tab (Enter)

+ Trong ô tên cấp I: Chi phí sửa chữa máy phôtô -> Tab (Enter) -> “Lưu”

Muốn khai báo tiếp cho các chi phí khác ta thao tác tương tự như trên

Chú ý: Bổ sung thêm mã cấp khoản mục phí

Trên bảng liệt kê các mã cấp đã khai báo ta muốn bổ sung thêm mã cấp nào thì chọn

trên bảng liệt kê và bấm “Sửa” Sau đó thực hiện sửa và bấm phím “Lưu”

8.2.3 Xoá mã cấp để khai báo: Chọn mã cấp cần xoá bấm phím “Xoá” (hoặc kích chuột

phải chọn xoá mã cấp)

9 Khai báo chi tiết tài khoản

Khai báo chi tiết mã cấp tài khoản thực chất là mở sổ kế toán trên máy, đây là phần việcrất quan trọng đối với chương trình kế toán Acsoft và chỉ khi nào bạn khai báo mã số cáctài khoản kế toán chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bạn thì phần mềmmới đáp ứng yêu cầu công việc Để chuẩn bị cho việc khai báo mã số từng tài khoản bạnnên thực hiện

+ Hệ thống lại tất cả các chi tiết cần khai báo ở mỗi tài khoản;

+ Sắp xếp các chi tiết ở mỗi tài khoản một cách khoa học theo một tiêu thức nhất định

và nên đảm bảo nguyên tắc;

- Dễ tìm kiếm

- Dễ tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý

Loại tài khoản: Dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài khoản nào, trongbảng hay ngoài bảng, bởi vì 2 loại tài khoản này chức năng khai báo và nhập dữ liệu khácnhau

Tài khoản sử dụng tiêu thức quản lý: Trường hợp bạn sử dụng tiêu thức quản lý chomột tài khoản thì khi khai báo chi tiết cho tài khoản đó bạn phải đánh dấu vào phần tàikhoản sử dụng tiêu thức quản lý Khi đó tiêu thức quản lý mà bạn đã khai báo trước đây

sẽ được sử dụng

Tiêu thức tuỳ chọn: Đối với các TK khác nhau thì có những tiêu thức đi kèm theo khácnhau Ví dụ: Các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như địa chỉ, mã số thuế.Các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hoá sẽ có khai báo kèm theo là

số lượng, đơn vị tính hoặc cần định nghĩa giá vốn dự kiến, giá bán kế hoạch

Số cấp: Cấp của tài khoản (cấp độ của sổ chi tiết) đã được giải thích trong phần "Khaibáo khoản mục phí ", tối đa được khai báo cho mỗi tài khoản là 5 cấp, bạn có thể sử dụng

toàn bộ 5 cấp tài khoản, thậm chí chỉ cần 1 cấp sổ chi tiết Số lượng cấp nhằm giảm bớtthao tác trong khi khai báo để bỏ qua những cấp trống không cần thiết

Ví dụ: Với Tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng hoá" của công ty bạn có thể sẽ được chitiết như sau

+ Nhóm 1 gồm có

01 = Doanh thu bán xe máy;

02 = Doanh thu bán hàng may mặc

+ Trong Nhóm 1 "Doanh thu bán xe máy" có chi tiết các nhóm cấp 2 sau đây

0101 = Doanh thu bán xe HONDA;

0102 = Doanh thu bán xe SUZUKI

+ Trong nhóm cấp 2 "Doanh thu bán xe HONDA" nếu bạn cần theo dõi doanh thu từngloại xe thì bạn sẽ khai báo các nhóm cấp 3 như sau

0101 = DT bán xe HONDA 70cc;

0102 = DT bán xe HONDA 100cc

Khai báo mới sổ chi tiết Tài khoản

Nhập số hiệu tài khoản cần khai báo, chọn số lượng cấp chi tiết -> Xác nhận

Bấm tổ hợp phím Ctrl + N để bắt đầu khai báo (trong mọi thao tác tương tự, bạn có thể

sử dụng một trong 3 cách: tổ hợp phím Ctrl+N, kích chuột vào biểu tượng thêm mới phíatrên góc trái, tích chuột phải chọn thêm mã cấp TK)

Nhập mã cấp, nhập tên cấp tương ứng

Nhập các tiêu thức đi kèm (đơn vị tính, tiêu thức quản lý Đối với những tài khoản đãđược định nghĩa theo dõi ban đầu)

Lưu ý: Bạn nhớ rằng phải nhập cả mã cấp và tên cấp (Ví dụ: Mã cấp I 01 có tên cấp I làDoanh thu bán xe máy) Ngay sau khi bạn nhập mã cấp I bạn có thể nhập ngay các mãcấp 2, cấp 3, của cấp I đó Chương trình sẽ không cho phép bạn nhập 2 mã cấp trùngnhau cũng như 2 tên cấp trùng nhau, mã cấp cũng như tên cấp không thể khai báo trống.Nhập mã cấp và tên cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5 của tài khoản.

Bấm phím "Lưu"

Bổ sung thêm một mã cấp nào đó trong các mã cấp đã có

Chạy con trỏ đến đúng cột mã cấp cần khai báo thêm của mã cấp 1 đó và ấn tổ hợp phímCtrl + N hoặc bấm phải chuột và chọn dòng thêm cấp 2 cho tài khoản; Máy sẽ cho bạnnhập bổ sung mã cấp 2, cấp 3, cấp 4 và cấp 5 của mã cấp 1 đó

Sửa mã cấp vừa khai báo

Nếu một mã cấp nào bị khai báo sai, bạn di chuyển con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồngthời 2 phím Ctrl + S và sửa lại dữ liệu theo yêu cầu

Xoá mã cấp vừa khai báo

Chạy con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồng thời 2 phím Ctrl + X, chương trình sẽ cho phépbạn xác nhận lại để đảm bảo chắc chắn rằng bạn muốn xoá

Lưu ý: Bạn chỉ sửa các mã cấp của một Tài khoản nếu bạn chưa nhập số liệu với mã cấp

đó, nếu bạn đã nhập dữ liệu, bạn chỉ có thể sửa được tên cấp Bạn không xoá được các

mã cấp đã và đang được sử dụng nhập dữ liệu bởi vì nếu không các dữ liệu đã dùng sẽ bịthất lạc Bạn chỉ có thể xoá được khi bạn chắc chắn rằng đã xoá hết dữ liệu mã bạn đãnhập cho mã cấp bạn muốn xoá của tài khoản đó

II Quản lý hệ thống

1 Dọn dẹp dữ liệu

Trong quá trình thao tác thực hiện các nghiệp vụ trong chương trình kế toán ACsoft bạn

sẽ không tránh khỏi việc xoá các nghiệp vụ, các bút toán, thậm chí các số chứng từ gồmrất nhiều bút toán, công việc này sẽ được chương trình kế toán ACsoft đánh dấu xoá tất

cả các số liệu mà bạn xác nhận xoá để không đưa lên các báo cáo, các phần hành sửa,xoá nhưng các dữ liệu đã được đánh dấu xoá đó vẫn tồn tại trong cơ sở dữ liệu Do thaotác xoá càng nhiều thì những dữ liệu bỏ đi đó (đã được đánh dấu xoá) càng nhiều trongchương trình, việc này sẽ làm cho quá trình xử lý dữ liệu chậm đi Bạn thực hiện việc dọndẹp dữ liệu, chương trình kế toán Acsoft sẽ loại bỏ tất cả các bút toán đã được đánh dấuxoá ra khỏi cơ sở dữ liệu, tăng tốc độ truy xuất và thực hiện các báo cáo nhanh hơn

2 Sao lưu dư liệu

Sao lưu dữ liệu: Dùng để lưu dữ liệu trong trường hợp đĩa cứng bị hư hỏng

Thao tác: Hệ thống -> Sao lưu dữ liệu

Nếu không muốn thực hiện việc sao lưu dữ liệu -> No

Nếu muốn thực hiện việc sao lưu dữ liệu -> Yes

3 Phục hồi dữ liệu

Nếu đĩa cứng hay dữ liệu làm việc hiện tại của chương trình bị sự cố, bạn có thể dễdàng phục hồi lại dữ liệu mà bạn đã sao lưu dự phòng gần đây chỉ cần phục hồi dữ liệumới nhất, dữ liệu được phục hồi sẽ thay thế dữ liệu hiện tại

Bước 1: Chọn Hệ thống -> Quản lý hệ thống -> Phục hồi dữ liệu;

Bước 2: Chọn thư mục lưu trữ;

Bước 3: Chọn File lưu dữ liệu -> OK

4 Khoá sổ kế toán

Nếu đĩa cứng hay dữ liệu làm việc hiện tại của chương trình bị sự cố, bạn có thể dễdàng phục hồi lại dữ liệu mà bạn đã sao lưu dự phòng gần đây chỉ cần phục hồi dữ liệumới nhất, dữ liệu được phục hồi sẽ thay thế dữ liệu hiện tại

Bước 1: Chọn Hệ thống -> Quản lý hệ thống -> Phục hồi dữ liệu;

Bước 2: Chọn thư mục lưu trữ;

Bước 3: Chọn File lưu dữ liệu -> OK

5 Kết chuyển số dư

Tạo năm làm việc mới thực chất là khóa sổ kế toán năm cũ và chuyển số liệu sang sổnăm mới Chương trình kế toán ACsoft tự động kết chuyển số dư cuối năm trước vàchuyển số dư sang đầu năm mới Tất nhiên bạn chỉ làm được việc này khi bạn chắc chắnrằng đã khoá sổ (quyết toán) năm cũ Đảm bảo không có sai sót về nghiệp vụ tính đếnngày cuối cùng của năm

Trong danh mục năm có rất nhiều năm để bạn chọn, nhưng chương trình kế toán ACsoft

sẽ đề xuất năm tiếp theo của quy trình hạch toán Bạn chọn năm, bấm "Xác nhận",chương trình yêu cầu bạn chờ một chút để tính toán và lọc, nạp dữ liệu Sau đó, chươngtrình sẽ thông báo đã thực hiện thành công

6 Quản lý người sử dụng

ACsoft cho phép bạn phân quyền và quản lý người sử dụng đến từng phần hành kếtoán như: Thu, chi, nhập, xuất … Nếu được phân quyền làm việc với phần thu chi tiềnmặt thì bạn không thể can thiệp vào các phần hành của những thành viên khác Việc phânquyền này sẽ chỉ được thực hiện khi bạn là người quản trị chương trình, các thành viênkhông có chức năng quản trị thì sẽ không phân quyền và thay đổi được

Bước 1: Chọn “Quản lý người sử dụng”;

Bước 2: Chọn “Thêm mới” để phân quyền cho các thành viên;

Bước 3: Khai “Tên, chức vụ, mật khẩu” của thành viên đó;

Bước 4: Lựa chọn phần hành cho phép thành viên đó được sử dụng làm việc;

Bước 5: Xác nhận và lưu các giá trị

Thay đổi mật khẩu: Nếu bạn muốn thay đổi mật khẩu hay xoá bỏ một thành viên đã

phân quyền, bạn vào phần Quản lý người sử dụng, chọn vào thành viên muốn xoá hoặc

sửa -> “Chọn xoá” để xoá thành viên đó hoặc chọn sửa để thay đổi mật khẩu và các phần hành mà thành viên đó được sử dụng.

III Tìm kiếm

1 Tra cứu nhanh: Tìm kiếm -> Tra cứu nhanh

Được sử dụng để tìm kiếm nhanh thông tin về số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dưcuối kỳ của một tài khoản nào đó, để thực hiện được công việc này kế toán phải nhập tất

cả các thông tin của tài khoản muốn tra cứu về: Tên tài khoản, thời gian sử dụng, kho

hàng… sau đó bấm Xác nhận

2 Điều chỉnh số liệu: Tìm kiếm -> Điều chỉnh số liệu

Khi kế toán thực hiện chưa chính xác về một tài khoản nào đó thì cần vào phần hành này

để điều chỉnh lại

Để điều chỉnh chính xác kế toán cần nhập đủ thông tin về dự liệu cần sửa chữa: Tên tài

khoản, ngày tháng, số chứng từ, số tiền, nội dung…sau đó bấm Xác nhận.

3 Điều chỉnh VAT

Điều chỉnh VAT

Bước 1: Chọn Thêm mới;

Bước 2: Khai báo loại ngoại tệ;

Bước 3: Khai báo tỷ giá, tên ngoại tệ;

Bước 4: Nhấn lưu

4 Điều chỉnh thẻ TSCĐ

CHƯƠNG III: PHẦN HÀNH “KẾ TOÁN CHI TIẾT”

I Nhập số dư đầu kỳ

Nhập số dư đầu kỳ chỉ làm duy nhất một lần khi bắt đầu sử dụng phấn mềm Còn từnhững năm sau máy sẽ tự động tính toán và chỉ số dư Nếu lần chạy đầu tiên chương trìnhchưa có bút toán nào phát sinh thì sau khi bấm vào phần nhập số dư đầu kỳ chương trìnhyêu cầu xác định ngày nhập số

- Kế toán chi tiết -> Nhập số dư tài khoản

Trên màn hình xuất hiện giao diện nhập số dư tài khoản gồm các mục sau

1 Ngày nhập: Máy đã tự động đưa vào ngày nhập số dư

2 Tài khoản: Đánh số hiệu TK cần nhập số dư

+ Nếu TK nào đã được khai báo chi tiết thì chương trình sẽ tự hiện ra một bảng liệt

kê mã cấp chi tiết đã khai báo trong phần “Khai báo chi tiết tài khoản” và yêu cầu chọnchi tiết cần nhập số dư;

+ Cách lựa chọn nhanh: Trên bảng có 2 ô mã cấp và tên cấp chỉ nhập vào 1 trong 2 ônày và bấm phím Enter để xác nhận;

+ Danh mục sổ chi tiết: Trên danh mục chi tiết dùng chuột kích đúp vào mã cấp cầnchọn hoặc bấm Enter để chọn mã chi tiết cần nhập số dư đầu kỳ;

+ Chọn theo cấp: Kích vào biểu tượng kính núpbên phải hộp mã cấp chương trình sẽliệt kê từ cấp thấp đến cấp cao

Chú ý: Nhập số dư cho mã cấp chi tiết chưa được khai báo bạn kích vào biểu tượngkính núp -> Bấm tổ hợp phím Ctrl + N để bổ sung cho mã cấp còn thiếu

Nếu TK nào đã được khai báo tiêu thức quản lý thì sau khi chọn mã cấp chi tiết máy

sẽ tự động hiện ra bảng liệt kê các tiêu thức quản lý đã khai báo cho tài khoản đó Cách

chọn tiêu thức quản lý giống như chọn mã cấp chi tiết tài khoản.

3 Vụ việc: Nhập số dư cho các TK theo vụ việc ta kích vào ô vụ việc màn hình sẽ liệt kê

tất cả các vụ việc đã khai báo, chọn vụ việc cần nhập

4 Ngoại tệ: Nếu những TK nào có số dư về ngoại tệ ta kích và ô ngoại tệ chương trình

sẽ hiện ra bảng liệt kê các loại ngoại tệ đã khai báo

5 Dư nợ: (Dư có): Đối với những TK chỉ dư nợ hoặc chỉ dư có máy đã mặc định sẵn, đối

với những tài khoản có thể có số dư nợ hoặc số dư có thì người sử dụng sẽ lựa chọn số dưcho từng trường hợp

* Cách sửa số dư đầu kỳ

Nếu số dư đầu kỳ nhập sai bạn nhập số liệu TK cần sửa số dư đầu kỳ vào ô TK lúcnày trên màn hình sẽ xuất hiện các chỉ tiêu liên quan đến số dư đầu kỳ của TK đó, bạntiến hành sửa và lưu lại

* Cách xoá số dư đầu kỳ

Đánh số hiệu TK cần xoá số dư vào ô TK sau đó bấm nút xoá phía dưới màn hình.Chú ý: Riêng đối với nhập số dư đầu kỳ cho TK 211, 213 yêu cầu phải lập thẻ TSCĐngay sau khi nhập số dư đầu kỳ (xem chi tiết trong phần TSCĐ)

Ví dụ: Nhập số dư đầu kỳ cho tài khoản 1521 đã được khai báo ch tiết cho NVL A vàNVL B, biết rằng TK này theo dõi theo kho hàng

- NVL A: 200 kg, đơn giá 100.000đ/kg, nhập kho bà Loan

- NVL B: 100 kg, đơn giá 200.000đ/kg, nhập kho bà Hạnh

Yêu cầu: Nêu trình tự nhập số dư đầu kỳ cho TK 1521

Hệ thống khai báo hệ thống -> Nhập số dư tài khoản

Xuất hiện giao diện nhập số dư đầu kỳ -> Kích vào nút nhập

- Ngày nhập: 31/12/07 (máy tự động đưa ra)

Để tiếp tục nhập cho NVL B ta kích vào nút “Nhập”

Thao tác tương tự như nhập NVL A

II Kế toán tiền vốn

1 Kế toán tiền vốn đồng việt

1.1 Phiếu thu: Nợ TK 111.1

Có TK liên quan

1.2 Phiếu chi: Nợ TK liên quan

- Nếu bạn chọn Phiếu thu, ô tài khoản Nợ được đặt mặc định là tài khoản 1111 và giátrị tiền của tài khoản Nợ Khi bạn chọn Phiếu chi, ô tài khoản Có được mặc định là tàikhoản 1111, và giá trị tiền bên Có của tài khoản

- Các phần hành này có nội dung ghi chép như nhau với các chỉ tiêu sau

Ngày: Ngày lập Phiếu thu, Phiếu chi theo kiểu Ngày/tháng/năm Nếu bạn nhập sai kiểu

ngày hoặc ngày không có trong lịch cũng như mốc thời gian quy định, chương trình kếtoán ACsoft sẽ thông báo "Invalite date - nghĩa là không có trong lịch" ở góc trên cùngbên phải màn hình Nếu bạn muốn sửa ngày, bạn đặt con trỏ lại trước ký tự cần sửa vànhập lại trong ô ngày

Lưu ý: Khi nhập chứng từ bạn chú ý là ngày nhập chứng từ không được nhỏ hơn ngàynhập số Dư => Theo nguyên tắc kế toán ngày phát sinh sau ngày số Dư

Số chứng từ: Số của phiếu thu, phiếu chi Chương trình kế toán ACsoft tự động đề xuất

số chứng từ tiếp theo của Phiếu thu hoặc Phiếu chi đến thời điểm lập chứng từ Tuy nhiênbạn có thể thay đổi số chứng từ theo nhu cầu của đơn vị kế toán

Nếu số chứng từ trong tháng cao nhất đến thời điểm lập phiếu là 10 thì khi bạn lậpphiếu thu hoặc phiếu chi, chương trình kế toán ACsoft sẽ đề xuất là số 11) Bạn có thểsửa lại số chứng từ cho thích hợp Nếu số chứng từ của bạn đã được lập trong tháng thìchương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện thông báo "Chứng từ này đã được lập" Nếubạn vẫn tiếp tục lập chứng từ cùng với số chứng từ đã có và cùng ngày nhập thì khi bạn

in chứng từ này, phiếu thu hoặc phiếu chi được in ra sẽ bao gồm cả nội dung chứng từ đãlập trước đó

VD: Nếu chứng từ đã lập trước có số tiền là 10.000, lần tiếp sau vẫn lập số chứng từ đónhưng có số tiền là 20.000 thì khi bạn in phiếu thu, phiếu chi này thì tổng số tiền củachứng từ là 30.000

Họ tên: Nhập họ tên người nhận tiền (nếu là phiếu chi) hoặc người nộp tiền (nếu là phiếu

thu) hoặc tên các đối tượng khác có liên quan với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chỉ tiêunày bạn chỉ cần gõ khi bạn muốn In phiếu (phiếu thu - chi) trên máy tính còn nếu không

in chứng từ thì không cần thiết, bạn có thể bỏ qua để giảm bớt thao tác nhập liệu

Đơn vị: Nhập đơn vị người nhận tiền hoặc người nộp tiền hay các đối tượng khác có liên

quan đến nghiệp vụ phát sinh cần theo dõi Chỉ tiêu này tương tự như phần chỉ tiêu Họtên bạn chỉ cần gõ khi bạn muốn In phiếu trên máy tính còn nếu không in thì không cầnthiết, bạn có thể bỏ qua để giảm bớt thao tác nhập liệu

Nội dung: Nhập nội dung của phiếu thu hoặc phiếu chi hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế

phát sinh Phần này thực chất là nội dung của chứng từ và chương trình cho phép bạnnhập khoảng 70 ký tự Cho phép bạn diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh saocho hợp lý và dễ theo dõi nhất khi In sổ chi tiết các Tài khoản

Đối với các nghiệp vụ thể hiện nhiều đối tượng chi tiết bạn nên thay đổi nội dung chohợp lý đối với mỗi đối tượng chi tiết không nên để nguyên nội dung ban đầu như vậy sẽgiúp bạn có thể quản lý nghiệp vụ kinh tế qua nội dung của chứng từ trên sổ chi tiết

Tài khoản Nợ: Nếu bạn thực hiện Phiếu thu, ô tài khoản Nợ được mặc định là TK1111

và ô tài khoản Có được để trống cho phép bạn nhập mã số tài khoản mà bạn muốn địnhkhoản đối ứng Nếu bạn thực hiện Phiếu chi, ô tài khoản Có được mặc định là TK1111 và

ô tài khoản Nợ được để trống cho phép bạn nhập mã số tài khoản mà bạn muốn địnhkhoản đối ứng

Nếu bạn nhập sai mã số tài khoản hoặc mã số tài khoản bạn nhập không có trong danhmục tài khoản quy định của hệ thống kế toán quy định thì chương trình kế toán ACsoft sẽlập tức thể hiện danh mục tài khoản để cho phép bạn chọn

Có 2 cách lựa chọn (chuột hoặc Enter), bạn đưa vệt sáng đến tài khoản cần chọn rồinhấn Enter hoặc kích đúp chuột Bạn có thể tìm kiếm nhanh đến mã số tài khoản bằngcách gõ ký tự số trên bàn phím theo đầu TK cần tìm (VD: Cần tìm TK511 bạn chỉ cầntìm nhanh bằng cách bấm số 5) hoặc tên tài khoản bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl+F với contrỏ đặt tại cột tên tài khoản

Nếu bạn thực hiện phiếu chi: ô tài khoản Nợ cho phép bạn nhập mã số tài khoản đốiứng với tài khoản 1111 (VD: 141, 642 ) Nếu tài khoản bạn nhập ở ô này được khai báo

cấp sổ chi tiết thì chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện bảng chọn mã cấp (chọn cấp

sổ chi tiết của đối tượng)

Trong bảng chọn mã cấp, tại ô "Mã cấp", nếu bạn nhớ mã số của sổ chi tiết hay đốitượng chi tiết của tài khoản, bạn chỉ cần nhập mã cấp hoặc mã sổ chi tiết vào, chươngtrình kế toán ACsoft sẽ lần lượt loại bỏ những đối tượng không thoả mãn điều kiện bạnnhập và khi bạn nhập đúng mã thì cuối cùng chỉ còn một cấp sổ chi tiết bạn cần tìm.Tương tự như ô "Mã cấp", ô "Tên cấp" bạn đưa con trỏ xuống ô Tên cấp và gõ bất kỳ ký

tự nào liên quan đến đối tượng cần tìm chương trình kế toán ACsoft sẽ loại bỏ những cấp,đối tượng không có tên với những ký tự bạn nhập trong ô này

Biểu tượng kính núp (bên cạnh ô tên cấp) có tác dụng liệt kê lần lượt mã cấp từ cấp 1đến cấp 5 (nếu bạn có khai báo) của tài khoản bạn nhập Phần này phục vụ bạn khi khôngnhớ bất kỳ chỉ tiêu nào như mã cấp, tên cấp, bạn di chuyển phím lên xuống để lựa chọntừng đối tượng theo từng cấp độ chi tiết bằng Enter, mỗi cấp độ sẽ xuất hiện một bảng liệt

kê những đối tượng thuộc nhóm sổ chi tiết

Trong quá trình thao tác nhập liệu bạn có thể trực tiếp bổ sung cấp sổ chi tiết (bổxung mã cấp) theo từng nhóm sổ chi tiết hoặc từng đối tượng chi tiết mà không cần thiếtphải quay ra phần khai báo chi tiết TK trong hệ thống (Lưu ý: Khi muốn bổ xung thêmđối tượng bạn phải sử dụng dưới dạng liệt kê - nghĩa là sử dụng biểu tượng kính núp đểxác định thêm vào nhóm sổ chi tiết nào)

Nếu bạn muốn bổ sung một cấp nào đó của tài khoản điều kiện cần là cấp đó của tàikhoản đã được khai báo Với phần lưu ý ở trên bạn cần vào đến cấp cần khai báo - nghĩa

là muốn thêm chi tiết đối tượng ở nhóm nào thì đưa về nhóm đó (VD: Nếu là cấp 1=>đưa vệt sáng nằm ở cấp 1, nếu là cấp 2 đưa vệt sáng về cấp 2 nhưng bạn cần nhớ là phảiđưa về đúng nhóm của đối tượng cần chi tiết), sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, chươngtrình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện giao diện "Khai báo mã cấp tài khoản " giống như phầnkhai báo ban đầu bạn thao tác tương tự như đã trình bày trong phần "Khai báo mã cấp tàikhoản"

Giả sử bạn trong lúc lựa chọn đối tượng chi tiết bạn lựa chọn sai chỉ cần đưa con trỏtrở về ô tài khoản để lựa chọn lại, hoặc nếu chọn sai ở đối tượng cấp 1 hoặc cấp 2 thì

bạn sử dụng phím Ctrl+B để quay trở lại sau đó lựa chọn đối tượng cần tìm.Tên tài

khoản Nợ: Nếu bạn thực hiện lập phiếu thu, tên tài khoản nợ sẽ là tên sổ chi tiết của tài

khoản 1111 (với điều kiện là tài khoản 1111 đã được khai báo trong phần hành "Khai báochi tiết tài khoản") Thao tác lựa chọn đối tượng chi tiết tài khoản như trên Nếu tài khoản

1111 không có cấp sổ chi tiết (không khai báo chi tiết tài khoản) thì ô "Tên tài khoản Nợ"

sẽ được lấy tên tài khoản 1111 - Quỹ tiền mặt đồng Việt Nam

Nếu bạn thực hiện lập phiếu chi (sau khi bạn nhập TK Nợ mã số tài khoản Nợ), bạnchọn cấp sổ chi tiết của TK Có1111 (nếu có) thì ô này sẽ chứa đựng tên cấp sổ chi tiếthoặc tên tài khoản (nếu tài khoản 1111 không được khai báo cấp sổ chi tiết)

Số tiền Nợ: Bạn nhập số tiền được ghi vào TK Nợ, nếu là phiếu thu thì đó là tổng số tiền

thu được ghi Nợ cho tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì đó là số tiền chi cho tài khoảnđối ứng với tài khoản 1111 Đây cũng là thao tác để bạn có thể thực hiện được bút toán

một Nợ nhiều Có (đối với phiếu thu) hoặc nhiều Nợ một Có (đối với phiếu chi).

Để thực hiện bút toán một nợ nhiều có (phiếu thu) bạn thao tác như sau: Bạn nhập tại

ô "Số tiền nợ" này tổng số tiền thu về (ghi Nợ tài khoản 1111), nếu bạn phải ghi đối ứng

có cho vài ba tài khoản khác nhau, trong ô "Tài khoản Có" bạn nhập mã số của một tàikhoản, ô "Số tiền Có" bạn nhập số tiền đối ứng của tài khoản đó (tất nhiên số tiền nàynhỏ hơn tổng số tiền đã ghi nợ cho tài khoản 1111) Sau khi bạn nhấn phím "Lưu" vàthực hiện các yêu cầu sau đó của chương trình thì chương trình kế toán ACsoft tiếp tụcđặt con trỏ tại ô nội dung để cho bạn diễn giải nội dung chi khác, tiếp đó là ô "Tài khoảnCó" để bạn nhập mã số cho tài khoản tiếp theo và bạn lại tiếp tục thao tác để thực hiệnđịnh khoản nốt số tiền còn lại tương tự như thao tác ban đầu Chỉ khác là ô "Tài khoảnNợ" và ô "Số tiền Nợ" sẽ tự động trừ lùi theo từng lần định khoản (Lưu ý: Bạn không thểsửa đổi được số tiền đã ghi Nợ cho tài khoản 1111 trước đó) Sau khi số tiền ghi Có vàghi Nợ bằng nhau (bởi vì bạn không thể kết thúc bút toán nếu như số tiền ghi Có vẫnchưa bằng số tiền ghi Nợ hoặc là số tiền ghi Có lớn hơn số tiền ghi Nợ) thì bút toán sẽđược kết thúc (Nghĩa là tổng số tiền Bên Nợ = Tổng số tiền Bên Có)

tác thay đổi tại tài khoản nợ và số tiền nợ, ô "Tài khoản Có" và ô "Số tiền Có" sẽ khôngcho phép bạn sửa tài khoản và số tiền đã nhập ban đầu.

VD: Chi phí hoạt động quản lý => Tổng chi: 1.000.000

Chú ý: Khi muốn nhập Bút toán kép bạn nhớ điền tổng tiền Bên Nợ lớn hơn Bên Có (nếu

là Phiếu Thu) và ngược lại Tổng tiền Bên Có lớn hơn bên Nợ (nếu là Phiếu chi) Chú ýnếu không định khoản với VAT thì bạn có thể dùng phím di chuyển hoặc phím Tab bỏqua ô thuế VAT

Tài khoản Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tài khoản Nợ" Bạn tự gõ tài

khoản cần định khoản theo yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lựa chọn đối tượng chitiết (nếu có khai báo chi tiết tài khoản)

Tên tài khoản Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tên tài khoản Nợ" Phản

ánh tên đối tượng chi tiết của tài khoản (nếu có khai báo chi tiết tài khoản) hoặc là tên củatài khoản nếu không có đối tượng chi tiết

Số tiền Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Số tiền Nợ" Phản ánh giá trị tiền

của TKCó theo nghiệp vụ kinh tế, bạn tự nhập giá trị tiền theo yêu cầu định khoản

VAT và tiền VAT: Trường hợp phiếu thu hoặc phiếu chi cần tách thuế VAT đầu vào

hoặc VAT đầu ra thì sau khi nhập số tiền hãy bấm chuột hoặc nhấn Enter đánh dấu tíchvào ô VAT để nhập số tiền thuế, ô tài khoản VAT được đề xuất là 1331 (nếu là thuế VATđầu vào) hoặc 3331 (nếu là thuế VAT đầu ra)

- Nếu là thuế VAT đầu vào (1331), bạn nhập số thuế thực tế (tổng tiền thuế trên HĐ)

- Sau khi nhập xong tổng số tiền thuế VAT chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ nhập đểbạn nhập các thông tin cần thiết của từng hoá đơn và mã số thuế của đơn vị bán nhằm lậpbảng kê thuế VAT đầu vào, đầu ra trong kỳ

- Khi bạn thực hiện phiếu chi - thu và có sự chênh lệch số tiền Nợ, Có thì ô VAT sẽsáng lên cho phép bạn đánh dấu Khi bạn đánh dấu, tài khoản VAT được đề xuất là tàikhoản 1331 - Thuế VAT được khấu trừ (đối với phiếu chi) Bạn nhập số tiền VAT vào ô

"Tiền VAT" Số tiền chênh lệch giữa Nợ và Có được đề xuất vào ô "Tiền VAT", bạn cóthể sửa lại số tiền này cho phù hợp, tất nhiên là tổng số tiền VAT và số tiền Nợ không thểvượt quá tổng số tiền Có

- Sau khi bấm Enter, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện bảng kê khai thuếVAT đầu vào Số tiền trong ô "Tiền VAT" được đưa lên dòng "Tổng tiền" Bạn nhập các

dữ liệu yêu cầu trong các ô như: Ngày hoá đơn, Số hoá đơn, Số seri, biểu mẫu, mã sốthuế, tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, mặt hàng, tỷ lệ thuế VAT, tiền thuế VAT Sau đó chọnLưu phần kê khai thuế VAT => chương trình tự động đưa bạn quay ra Form nhập tiềnvốn để bạn tiếp tục các thao tác nhập chứng từ

- Bạn có thể kê khai tổng số tiền thuế VAT cho nhiều hoá đơn thuế trên cùng mộtchứng từ (Phiếu chi) => nghĩa là khi nhập bạn phải cộng toàn bộ số tiền thuế VAT thành

số Tổng cộng sau đó khi xuất hiện bảng nhập kê khai thuế VAT bạn liệt kê chi tiết chotừng hoá đơn thuế VAT=> Bạn nhập số tiền chính xác cho từng hoá đơn thuế, ô "Giá trịhàng hoá" sẽ tự động được tính bằng tỷ lệ thuế nhân (x) với số tiền thuế Nếu ô số tiềnthuế nhỏ hơn dòng "Tổng tiền" thì sau khi bạn nhấn phím "Lưu" thì chương trình kế toánACsoft sẽ lưu dữ liệu vừa nhập xuống bảng kê bên dưới, bạn tiếp tục nhập bổ xung sốtiền còn lại (số "Tổng tiền" trừ đi số tiền đã lưu) sẽ được đề xuất lên ô "Tiền VAT", bạntiếp tục khai báo các chỉ tiêu cho hoá đơn sau Tiếp tục như vậy cho đến khi tổng số tiềncủa các hoá đơn được lưu bằng với dòng "Tổng tiền" thì công việc kê khai thuế kết thúc.Trường hợp số liệu bạn nhập xuống bảng kê bên dưới không khớp với chứng từ, bạn tíchvào phím xoá để thực hiện lại và mỗi lần kê khai xong giá trị của từng hoá đơn máy tính

sẽ tự động trừ lùi giá trị còn lại cho đến khi ô số tiền thuế bằng với dòng "Tổng tiền" thìkhi đó nhấn phím "Lưu", chương trình kế toán ACsoft sẽ lưu dữ liệu và thoát khỏi bảng

kê khai thuế VAT

Chú ý: Nếu bạn nhập tổng số tiền các hoá đơn lớn hơn dòng "Tổng cộng" (số tiền bạn đãghi nợ tài khoản 1331 ban đầu) thì chương trình kế toán ACsoft sẽ không cho phép bạnthực hiện

- Còn đối với phiếu Thu nếu có thuế VAT đầu ra TK3331, chương trình kế toán

ACsoft sẽ kiểm tra mã cấp sổ chi tiết của tài khoản 3331, bạn chọn một trong hai cấp đã được chương trình kế toán ACsoft khai báo sẵn hai mã cấp cho tài khoản 3331 bao gồm:

01 - Thuế VAT hàng nội địa, 02 - Thuế VAT hàng nhập khẩu

2 Kế toán tiền vốn đồng ngoại tệ

- Về cơ bản các chức năng thực hiện nghiệp vụ ở phần này giống như "Kế toán tiền mặtđồng Việt Nam", nhưng chỉ khác khi lựa chọn phần hành này máy tính yêu cầu bạn lựachọn loại ngoại tệ khi nhập Trong phần hành này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liênquan đến ngoại tệ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thao tác lập chứng từ, bạn

có 2 lựa chọn là: "Phiếu thu" và "Phiếu chi" ngoại tệ

- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại tệ trong quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp Thao tác sử dụng phần hành này tương tự như phần hành kế toán tiềnmặt ngoại tệ nhưng chỉ khác là bạn tự điền tài khoản theo ý muốn

- Phụ thuộc vào bạn chọn "Phiếu thu" hay "Phiếu chi", ô tỷ giá Nợ hoặc tỷ giá Có sẽđược đề xuất là tỷ giá hạch toán Bạn có thể sửa thành tỷ giá thực tế cho phù hợp với yêucầu của bạn Ô số tiền nợ hoặc ô số tiền có sẽ được chương trình tự động nhân theo sốtiền ngoại tệ và tỷ giá Nợ, Có

- Trường hợp số ngoại tệ ghi Nợ và ghi Có bằng nhau nhưng tỷ giá Nợ và tỷ giá Cókhác nhau tức là số tiền Việt Nam qui đổi bên Nợ và bên Có khác nhau, máy sẽ tính toánphần chênh lệch và tự động ghi Nợ hoặc Có vào tài khoản 413 tuỳ theo phát sinh chênhlệch

- Trường hợp số nguyên tệ ghi Nợ và ghi Có không giống nhau, máy sẽ tự bổ sung Tàikhoản ghi Nợ hoặc ghi Có tiếp (trường hợp bút toán một nợ, nhiều có hoặc một có nhiềuNợ) cho đến khi tổng số nguyên tệ và tiền Việt ghi nợ và ghi có bằng nhau Xem phần

"Kế toán tiền mặt đồng Việt Nam")

- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại tệ trong quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp Thao tác sử dụng phần hành này tương tự như phần hành kế toán tiềnmặt ngoại tệ nhưng chỉ khác là bạn tự điền tài khoản theo ý muốn

II Kế toán TSCĐ

1 Kế toán tăng TSCĐ

Để ghi tăng TSCĐ, kế toán vào các phần hành kế toán liên quan

* Nếu TSCĐ mua bằng tiền vào phần hành kế toán tiền vốn để ghi tăng TSCĐ;

* Nếu TSCĐ mua chịu hoặc tăng do các lý do khác vào phần hành kế toán khác

ở bất cứ một phần kế toán nào khi ghi Nợ cho TK 211, 213 sau khi “Lưu” chương trìnhđưa ra thẻ TSCĐ yêu cầu phải lập thẻ TSCĐ

- Ngày nhập mã tài sản và tên tài sản được máy tự động đưa ra theo đúng TK 211,

213 đã nhập;

- Loại tài sản: Bạn không được đánh lại tài sản vào ô này mà phải nhập loại tài sản bằngcách bấm một phím bất kỳ hoặc Enter hiện ra 1 bảng liệt kê các loại TSCĐ đã khai báo trongphần khai báo TSCĐ chọn loại tài sản cần khai báo bằng cách kích đúp chuột vào loại tài sảnđó;

- Bộ phận quản lý: Giống cách chọn như loại tài sản;

- Đặc điểm kỹ thuật: Nhập đặc điểm của TSCĐ;

- Năm sử dụng: Nhập ngày tháng năm bắt đầu đưa ra TSCĐ vào sử dụng;

- Ô số năm: Nhập thời gian sử dụng của TSCĐ;

- Ô min và ô max: Nhập khung quy định khấu hao của Bộ tài chính;

- Mức khấu hao tháng được máy tự động tính;

- Ô TK Nợ: Nhập TK trích khấu hao TSCĐ (6274, 6414, 6424) sau đó bấm phím

“Lưu”, thẻ TSCĐ đã lập xong.

2 Kế toán giảm TSCĐ

Ở bất kỳ một phần hành kế toán nào khi ghi Có cho TSCĐ hiện ra hộp thoại yêu cầuchọn hình thức ghi giảm TSCĐ

III Kế toán thành phẩm, nguyên vật liệu

1 Thành phẩm, nguyên vật liệu đồng việt

+ Thuế VAT: Bạn nhập VAT một lần duy nhất chung cho cả hoá đơn khi bạn nhập mặthàng đầu tiên VD: Phiếu nhập của bạn có 5 mặt hàng, khi bạn nhập cho mặt hàng đầutiên, trước khi bấm phím "Lưu", nếu phiếu nhập có thuế VAT, bạn bấm chuột vào ô

"Thuế VAT", nhập tổng số tiền thuế trên hoá đơn (Nếu muốn kê chi tiết tiền thuế củatừng mặt hàng bạn chỉ cần nhập chi tiết cho từng mặt hàng khi xuất hiện bảng kê VAT).Kết thúc bạn chọn Lưu => Khi đó sẽ quay trở lại Form nhập ban đầu và Lưu, sau đó tiếptục nhập các mặt hàng còn lại bằng cách chọn phím “Bổ xung” nếu hết chọn “Kết thúc”Sau khi bạn bấm phím "Bổ sung", các ô Ngày, Số chứng từ, Họ tên, Đơn vị sẽ được giữnguyên như ban đầu (như của mặt hàng đầu tiên) để tiếp tục cho các mặt hàng tiếp theobởi vì bạn đang làm trong 1 phiếu nhập Bạn tiếp tục nhập các mặt hàng còn lại của phiếunhập, khi đã nhập đủ thì bấm phím “Kết thúc” Và bạn có thể thay đổi Nội dung phù hợpđối với mỗi một mặt hàng theo yêu cầu quản lý sổ chi tiết hàng hoá

In: Bạn xem phần "Kế toán tiền mặt Đồng Việt Nam", khi in chương trình kế toán sẽ thểhiện phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

Trường hợp hàng hoá nhập kho mà chưa có giá vốn hoặc giá vốn chưa được tập hợp đủ.Bạn vẫn cứ tiến hành nhập kho như bình thường theo giá trị thực (giá thiếu hoặc không

có giá) Sau đó bạn sang phần "Kế toán khác" để tiếp tục thực hiện phần bổ sung giá vốnchính xác cho lô hàng nhập

1.2 Xuất thành phẩm, hàng hoá, NVL

Phần này được bố trí để bạn nhận thấy được rằng sẽ có 3 cặp bút toán riêng biệt được lưutrong cơ sở dữ liệu khi bạn xuất bán bất kỳ một loại đối tượng thành phẩm, hàng hoá nào.Bao gồm

- Bút toán liên quan giá vốn

Nợ TK632: Giá vốn đối tượng hàng hoá (mặt hàng)

Có TK152, 153, 155, 156,… : Đối tượng hàng hoá (mặt hàng)

- Bút toán liên quan doanh thu

Nợ TK131: Giá bán đối tượng hàng hoá (mặt hàng)

Có TK5111: Doanh thu đối tượng hàng hoá (mặt hàng)