Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan; là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo, đảm bảo hậu cần và các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan.... được thành lập theo Quyết định số ... ngày ... của ... trên cơ sở hợp nhất ...Văn phòng ... (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là phòng trực thuộc ...; là bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức năng tham mưu công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, tổng hợp, hành chính và hậu cần; thực hiện các nhiệm vụ về xây dựng chương trình hoạt động của cơ quan; thu thập, quản lý, xử lý và cung cấp thông tin; tham gia soạn thảo một số văn bản hành chính và thực hiện công tác thẩm định về mặt kỹ thuật và pháp lý các văn bản ban hành của ...; tổ chức giao tiếp, làm công tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực hiện một số công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và phục vụ một số khâu trong công tác hậu cần… Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng phải được tổ chức xây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chuyên nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ các yêu cầu, nhiệm vụ công tác được giao.Sau gần … năm thành lập và qua nhiều lần biến động về cơ cấu tổ chức, công tác Văn phòng đã có những thay đổi, cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của .... Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao trong giai đoạn mới đòi hỏi Văn phòng phải nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa, mới đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ mới. Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố gắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tính chuyên nghiệp trong công tác, vừa hồng, vừa chuyên.Trong thời gian vừa qua, nhiều cán bộ của Văn phòng đã chuyển công tác khác nên để lại không ít khó khăn, hạn chế. Điều đáng quan tâm là, cho đến nay, quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng vẫn chưa được xây dựng để làm căn cứ pháp lý cho việc xây dựng tổ chức và hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.Công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, thực hiện các chế độ, chính sách; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng trong thời gian qua chưa được quan tâm đúng mức nên có ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay.Với những lý do trên, việc tìm ra những giải pháp thiết thực, có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác của Văn phòng, nhất là công tác tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành là yêu cầu bức thiết hiện nay ở .... Vì thế, tôi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng công tác văn phòng của Văn phòng ... …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận chính trị của mình.
Trang 2LỜI CAN ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề án là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đúng quy định Đề án này phù hợp với vị trí, chức vụ, đơn vị công tác của tôi
và chưa được triển khai thực hiện trong thực tiễn.
Tác giả
….
Trang 3MỤC LỤC
Trang
Trang 4Phần 1 MỞ ĐẦU
1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơquan, tổ chức nào Trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn phòng luôngiữ vai trò đặc biệt quan trọng Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơquan; là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo, đảmbảo hậu cần và các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan
được thành lập theo Quyết định số ngày của trên cơ sở hợp nhất Văn phòng (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là phòng trực thuộc ; là bộphận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức năng tham mưu công tác tổ chức bộmáy, công tác cán bộ, tổng hợp, hành chính và hậu cần; thực hiện các nhiệm vụ vềxây dựng chương trình hoạt động của cơ quan; thu thập, quản lý, xử lý và cung cấpthông tin; tham gia soạn thảo một số văn bản hành chính và thực hiện công tác thẩmđịnh về mặt kỹ thuật và pháp lý các văn bản ban hành của ; tổ chức giao tiếp, làmcông tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực hiện một sốcông tác hành chính, văn thư, lưu trữ và phục vụ một số khâu trong công tác hậucần… Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng phải được tổ chứcxây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chuyên nghiệphóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụcác yêu cầu, nhiệm vụ công tác được giao
Sau gần … năm thành lập và qua nhiều lần biến động về cơ cấu tổ chức,công tác Văn phòng đã có những thay đổi, cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụcủa Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao trong giai đoạnmới đòi hỏi Văn phòng phải nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa, mới đáp ứng được yêucầu, nhiệm vụ mới Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cốgắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ và tính chuyên nghiệp trong công tác, vừa hồng, vừachuyên
Trong thời gian vừa qua, nhiều cán bộ của Văn phòng đã chuyển công táckhác nên để lại không ít khó khăn, hạn chế Điều đáng quan tâm là, cho đến nay,quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng vẫn chưađược xây dựng để làm căn cứ pháp lý cho việc xây dựng tổ chức và hoạt động củaVăn phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao
Trang 5Công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, thực hiệncác chế độ, chính sách; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng trong thờigian qua chưa được quan tâm đúng mức nên có ảnh hưởng nhất định đến việc thựchiện nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay.
Với những lý do trên, việc tìm ra những giải pháp thiết thực, có tính khả thinhằm nâng cao chất lượng công tác của Văn phòng, nhất là công tác tham mưu,giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành là yêu cầu bức thiết hiện nay
ở Vì thế, tôi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng công tác văn phòng của Văn phòng …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận chính trị của mình.
2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
3 MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN
3.1 Mục đích
Làm rõ cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn và đưa ra các giải pháp để xây dựng
cơ chế và phương thức hoạt động nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng trong giai đoạn mới
3.2 Nhiệm vụ
- Làm rõ cơ sở khoa học, lý luận, cơ sở pháp lý và những yếu tố tác độngđến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng
- Phân tích những chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu của Văn phòng
- Đánh giá thực trạng các mặt công tác của Văn phòng , những kết quả đạtđược, cũng như những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân, làm cơ sở thực tiễn để giảiquyết có hiệu quả những vấn đề đặt ra trong công tác văn phòng
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng trong thời gian tới
4 PHƯƠNG HƯỚNG NGHIÊN CỨU
Đề án chỉ tập trung nghiên cứu những chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu
và đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng trong giai đoạn từ 2017-2020, từ
đó đề ra những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng củaVăn phòng cho giai đoạn tiếp theo
5 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
6 Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
7 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Trang 6Phần 2 NỘI DUNG Chương 1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
1 Cơ sở lý luận của đề tài
1.1 Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là một thuật ngữ được tiếp cận và hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:
- Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo (Văn phòng Giám đốc,Văn phòng luật sư…)
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là địa điểm màmọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trongcác xí nghiệp (thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ của cơ quan…)
- Văn phòng còn được hiểu là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,đơn vị
Từ những quan niệm khác nhau trên, chúng ta có các khái niệm về vănphòng như sau:
“Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó” [5, tr 11 - 12].
“Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi
thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị” [1, tr 10].
Hay “Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có
chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó” [4, tr 84].
Với những khái niệm đã nêu ở trên, chúng ta thấy rằng, trong hoạt động củabất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì việc tồn tại bộ phận Văn phòng là một tất yếu kháchquan Tùy các cơ quan, tổ chức khác nhau có thể có các tên gọi khách nhau, nhưng
dù gọi theo cách nào thì các chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng cũng phảiđược thực hiện đầy đủ
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Trang 7Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức màchức năng, nhiệm vụ của Văn phòng có thể khác nhau, nhưng dù như thế nào thìVăn phòng cũng có các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
a Chức năng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng cơ bản nhất của vănphòng, là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, điều hành Nội dung của côngtác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổnghợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực chohoạt động quản lý
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng khôngthể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Vănphòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sửdụng có hiệu quả cho cơ quan, đồng thời thực hiện một số công tác nhằm phục vụ,
hỗ trợ cho công tác chuyên môn của cơ quan Đó là chức năng hậu cần của Vănphòng Quy mô, đặc điểm của các điều kiện vật chất và công tác phục vụ hỗ trợ củaVăn phòng phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị
- Chức năng giúp việc, điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp choviệc điều hành, quản lý của lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thểnhư: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và tổ chức triển khai thực hiện cácchương trình, kế hoạch đó Văn phòng còn là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổchức phục vụ các hội nghị, các chuyến công tác; tư vấn cho lãnh đạo về công tácsoạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bảncủa cơ quan khi ban hành
Ngoài ra, Văn phòng còn giúp lãnh đạo đơn vị trong việc theo dõi, kiểm tra,đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận chỉ đạo của các đơn vị
và xử lý các vướng mắc phát sinh trong thực tế
Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua các chứcnăng chủ yếu nêu trên Các chức năng đó vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhautrong quá trình hoạt động của Văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị
b Nhiệm vụ:
Để thực hiện các chức năng trên, Văn phòng có các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn
vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
Trang 8- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khaithực hiện các quyết định; tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáolãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảovăn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thể thức, đúng thẩmquyền theo quy định của Nhà nước
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối nhằmthực hiện tốt mối liên hệ với các cơ quan, đơn vị, bộ phận trong và ngoài cơ quan vàvới người dân, đồng thời giúp lãnh đạo trong các chuyến đi công tác, làm việc vớicác cơ quan, ban ngành và địa phương
- Bảo đảm cung cấp các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan theo sựphân cấp
- Tổ chức công tác bảo vệ, đảm bảo trật tự an toàn trong cơ quan
1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của Vănphòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Tùy theolĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan và yêu cầu về tổ chức bộ máy
mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu hay cơcấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt
động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giácán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự
- Bộ phận hành chính - văn thư: có nhiệm vụ quản lý, điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý, bảo quản, bảo mật, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan; tổchức công tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹthuật phục vụ cho hoạt động của văn thư
- Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính
sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởngtrong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành các hoạt động; theo dõi tổng hợp tìnhhình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất cácphương án giải quyết
Trang 9- Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan; quản lý, theo dõi, sửa chữa các phương tiện vậtchất đó nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả
- Bộ phận lưu trữ: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan; phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quyđịnh của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ; khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan khi có yêu cầu
- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): dự trù kinh
phí cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức; thực hiện việc cấp phát và theo dõi sửdụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan
- Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt
động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giácán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an và quản lý người ra
vào cơ quan; kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tựtrong cơ quan
Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và các phó Chánh Vănphòng Chánh Văn phòng là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thủtrưởng cơ quan về quản lý, điều hành và kết quả hoạt động của Văn phòng Các phóChánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, được phân công phụtrách một số mặt công tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng vềnhững việc được phân công và giải quyết một số công việc được Chánh Văn phòng
ủy nhiệm
1.4 Một số nhân tố tác động đến công tác văn phòng
Hoạt động của Văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, cả bên tronglẫn bên ngoài, nhân tố khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng đến hoạt động củaVăn phòng Trong đó có các nhân tố chủ yếu sau:
1.4.1 Cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý và chế độ đối với công tác văn phòng
- Quy mô và cách thức tổ chức cơ quan, công sở: quy mô cơ quan càng lớn,càng có nhiều đơn vị, bộ phận thì hoạt động của Văn phòng càng đa dạng và phức tạp
- Về nội quy, quy chế hoạt động, làm việc: Trong từng cơ quan, quy chế hoạtđộng và những quy định về kỷ luật lao động, nền nếp sinh hoạt, làm việc ở từng bộphận có ý nghĩa hết sức quan trọng Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng
Trang 10buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận vàgiữa con người với nhau.
- Môi trường và không khí làm việc của Văn phòng: Nếu như điều kiện kỹthuật (trang thiết bị) có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả công tác của Vănphòng thì môi trường xã hội (không khí làm việc, quan hệ giữa các cá nhân…) ởVăn phòng cũng có những tác động không kém Điều này được thể hiện trước hết ởviệc phân công, phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực, trình độ, hoàn cảnh, tâm
lý của từng người Thứ hai là thái độ ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữanhân viên với nhau Chính điều này sẽ tạo không khí làm việc vui tươi, phấn khởi
để vượt qua những thiếu thốn về chật chất nhằm đem lại chất lượng, hiệu quả côngviệc cao hơn
- Cơ chế, chính sách đối với cán bộ, nhân viên Văn phòng: Văn phòng có rấtnhiều nhiệm vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức Văn phòng không chỉ có nhiệt tình, tận tụy với công việc, mà cònphải có trình độ chuyên môn, kỹ thuật và tính chuyên nghiệp cao Vì vậy, cầnthường xuyên quan tâm đến công việc của đội ngũ này để động viên, khích lệ vàkhen thưởng kịp thời Đồng thời thực hiện một số chế độ, chính sách như nânglương, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, đi tham quan, nghiên cứu thựctế…; quan tâm thực hiện và vận dụng các chế độ chính sách, đảm bảo thu nhập vàtạo động lực công tác cho cán bộ Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ
1.4.2 Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức là nhân tố quan trọngquyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng Cán bộ Văn phòng,đặc biệt là cán bộ lãnh đạo, quản lý có vai trò, vị trí hết sức quan trọng đối với hoạtđộng của cơ quan nói chung, và của Văn phòng nói riêng Bởi vì, công việc của Vănphòng chẳng những liên quan đến nhiệm vụ chính trị, đến chất lượng tham mưu, giúpviệc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành công việcchung, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến các mặt hoạt động khác của cơ quan Do đó,đòi hỏi người cán bộ làm công tác văn phòng phải có trình độ, kiến thức, năng lực đểđáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đồng thời phải năng động, sáng tạo và nhiệt tình; phải biết
và có khả năng phối kết hợp chặt chẽ với các đơn vị trong và ngoài cơ quan; phải cóphương pháp làm việc khoa học, phù hợp, hiệu quả và tính cẩn trọng, trách nhiệm.Đây là đặc trưng cơ bản, là vấn đề mấu chốt của cán bộ Văn phòng nhằm đảm bảo
Trang 11cho Văn phòng hoạt động một cách thông suốt, linh hoạt, không cứng nhắc và có hiệuquả, đáp ứng kịp yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới
1.4.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn phòng
Hiệu quả và chất lượng công tác văn phòng phụ thuộc vào các nhân tố: độingũ cán bộ, môi trường, cơ chế và điều kiện vật chất… Trong đó, cơ sở vật chất kỹthuật và phương tiện làm việc là những điều kiện thiết yếu đảm bảo cho mọi hoạtđộng của Văn phòng được tiến hành một cách thuận lợi Do đó, việc trang bị cơ cởvật chất kỹ thuật một cách đầy đủ, đồng bộ, phù hợp và hiện đại sẽ góp phần nângcao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng.Điều đó cũng đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng
1.4.4 Tổ chức khoa học công tác Văn phòng
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị Công tác vănphòng bao gồm việc tổ chức các yếu tố vật chất và sử dụng nó theo hoạt động củaVăn phòng Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trịthực tế to lớn, như: tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị; giảm lãng phí thờigian và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạtđộng của đơn vị; tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị; nâng caonăng suất lao động của đơn vị; thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng;giúp thủ trưởng giải phóng được các công việc sự vụ để tập trung xử lý những côngviệc chính, quan trọng đảm bảo đúng pháp luật, pháp chế và kỷ cương công tác củatoàn cơ quan, đơn vị; giữ gìn uy tín cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan trong việc xử lýcông việc và quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, ngang cấp và nhân dân;đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị
Tóm lại, hoạt động của Văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chấtlượng làm việc của Văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các
bộ phận khác và toàn thể cơ quan Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng
có ý nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt các chủtrương, kế hoạch, mục tiêu công tác đã đề ra
1.5 Căn cứ chính trị, pháp lý
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13; Luật Viênchức ngày 15/11/2010; Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức sửa đổi năm2019
- Nghị định số 30/2029/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tácvăn thư
Trang 12- Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơchế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Quyết định số 7291/QĐ-UBND ngày 30/12/2016 của UBND Thành phố HàNội về việc thành lập đầu tư xây dựng công trình Văn hóa - Xã hội thành phố HàNội
2 Cơ sở thực tiễn của đề tài
2.2.1 Đặc điểm và vị trí, vai trò của Văn phòng
2.2.1.1 Một số nét chung về Văn phòng
Văn phòng là bộ phận trực thuộc , có chức năng tham mưu, giúp việc choBan Giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, hành chính quản trị,tổng hợp, quản lý điều hành công việc chung của Ban; là đầu mối tổng hợp thôngtin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc; là bộ phận thựchiện công tác hành chính, hậu cần, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Vìvậy, Văn phòng có vai trò nhất định đối với các mặt hoạt động của trong việcthực hiện nhiệm vụ chính trị được giao
Công tác văn phòng thường mang tính tổng hợp, nghĩa là nó bao gồm nhiềucông việc khác nhau gắn kết với nhiều bộ phận khác nhau được giao cho Văn phòngđảm nhận, thực hiện Với tính chất công việc như vậy, Văn phòng được coi là “bộmặt” của
2.2.1.2 Đặc điểm của Văn phòng
- Về tổ chức bộ máy và cán bộ Văn phòng:
Văn phòng có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm nhiều bộ phận chức năng, như:
Tổ Nhân sự, Tổ Tổng hợp, Tổ Hành chính, Tổ Bảo vệ, Tổ phục vụ Hội trường, Độixe
Với một cơ cấu tổ chức bộ máy có nhiều bộ phận như trên nên công tác củaVăn phòng rất đa dạng và khá phức tạp, đòi hỏi những người lãnh đạo Văn phòng
và cán bộ, nhân viên thuộc các bộ phận chuyên môn phải vừa am hiểu công việcchung để có sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và phối hợp công việc giữa các bộ phậnvới nhau được chặt chẽ, sâu sát, vừa nâng cao trình độ chuyên môn và tính chuyênnghiệp trong công tác của mỗi người, mỗi bộ phận trong quá trình thi hành công vụ
Vì vậy, cán bộ Văn phòng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Thứ nhất, cán bộ Văn phòng phải có bản lĩnh chính trị vững vàng, tuyệt đối
trung thành với lý tưởng cách mạng của Đảng; gương mẫu về đạo đức, lối sống; có
Trang 13tinh thần đoàn kết, hợp tác và cầu thị; trách nhiệm, nhiệt tình và tâm huyết đối với
sự nghiệp của Đảng, Nhà nước mà mình đảm trách
+ Thứ hai, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng, đủ năng lực và sức
khỏe để làm việc có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao
- Về hoạt động của Văn phòng :
Trước hết, về thời gian làm việc, do tính chất công việc nên một số bộ phận
và cán bộ, nhân viên của Văn phòng không thể làm việc ngày 8 tiếng như các đơn
vị khác được, mà phải đi sớm, về muộn, thậm chí phải làm việc cả ngày thứ 7 vàchủ nhật để phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo và công tác chuyên môn,nghiệp vụ của Văn phòng
Hai là, tính đa dạng, phức tạp của công tác văn phòng: Công tác văn phòng
mang tính tổng hợp (theo nghĩa rộng) bao gồm nhiều lĩnh vực công tác khác nhau,như: công tác tham mưu (lãnh đạo Văn phòng), công tác chuyên môn (tổ chức cán
bộ, tổng hợp, thi đua, văn thư, lưu trữ, y tế…) và công tác phục vụ (lái xe, bảo vệ,phục vụ hội trường, giảng đường…) Ngoài những công việc nêu trên, Văn phòngcòn phải xử lý các mối quan hệ bên trong và bên ngoài
Ba là, cán bộ văn phòng phải sâu sát, chặt chẽ, chu đáo, tránh nhầm lẫn, sai sót trong công việc Bất cứ một công việc gì trong công tác văn phòng, cả đối nội và
đối ngoại, cả những công việc phức tạp và công việc giản đơn, công việc đòi hỏitrình độ chuyên môn cao cũng như những công việc bình thường đều phải đượcthực hiện trọn vẹn, đầy đủ với tinh thần chủ động, sáng tạo, sâu sát, chặt chẽ, chuđáo, kịp thời, tránh nhầm lẫn, sai sót Nếu không như vậy thì công tác văn phòng sẽkhông phục vụ được nhiệm vụ chính trị của
Vị trí, vai trò của Văn phòng
Văn phòng là bộ phận trực thuộc Văn phòng có vị trí tương đương với cácPhòng chuyên môn nghiệp vụ của ., tuy nhiên có vị trí cao hơn các Phòng trongquan hệ đối nội, đối ngoại với các đơn vị, cơ quan, địa phương trong và ngoài
Theo đó, Văn phòng có vị trí là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ”, “bộ lọc” của
lãnh đạo Các vấn đề thông tin được Văn phòng thu thập, sàng lọc, nghiên cứu,
đề xuất, chuyển đến Ban Giám đốc và ngược lại, các ý kiến chỉ đạo của Ban Giámđốc đều được Văn phòng truyền đạt và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Ngoài ra,Văn phòng còn là “bộ mặt” của Văn phòng là đơn vị trực thuộc, là cơ quan thammưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, có mối liên hệ chặt chẽ với các bộ phận trong ,
Trang 14là cầu nối giữa Ban Giám đốc với các bộ phận trực thuộc; giữa Ban Giám đốc với
cơ quản lý cấp trên và các đơn vị hữu quan trong và ngoài
Công việc của Văn phòng rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, mọi hoạtđộng của Văn phòng đều xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị của , nếu hệthống công việc của Văn phòng hoạt động không tốt tất yếu sẽ ảnh hưởng đến mọihoạt động chung của cơ quan và uy tín của Do đó, Văn phòng có các vai trò cụthể sau:
+ Một là, tổ chức, quản lý và điều hành mọi công việc có liên quan đến hoạt
động của Văn phòng được Ban Giám đốc giao
+ Hai là, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác nhằm thực hiện tốt các kế
hoạch, chủ trương công tác của Ban Giám đốc đề ra
+ Ba là, đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tài sản của cơ quan, của tập thể + Bốn là, tạo mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với các cơ quan, đơn vị, địa
phương, nhất là những đơn vị nằm gần
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Văn phòng trong giai đoạn mới, Văn phòng
có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
2.2.2.1 Công tác tổ chức bộ máy - nhân sự
Công tác tổ chức bộ máy - nhân sự là nhiệm vụ quan trọng đối với bất kỳ tổchức, đơn vị nào Với chức năng này, Văn phòng chủ động đề xuất các vấn đề liênquan đến công tác cán bộ, sắp xếp tổ chức các phòng chuyên môn, đảm bảo quyềnlợi của cán bộ, viên chức về lao động - tiền lương - bảo hiểm xã hội
2.2.2.2 Công tác tham mưu
Công tác tham mưu là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòngnhằm giúp Ban Giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành công việc chung của Vớichức năng này, Văn phòng chủ động đề xuất những vấn đề có liên quan đến côngtác đối nội, đối ngoại của ; sự phối hợp công tác giữa Văn phòng với các đơn vịkhác cũng như vấn đề tổ chức, nhân sự của Văn phòng để Ban Giám đốc xem xét raquyết định thực hiện
Trang 15một số công việc khác được Ban Giám đốc giao như: soạn thảo các văn bản, tham
dự các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì…
Do vậy, xét về một khía cạnh nào đó, công tác tổng hợp cũng có tính chấttham mưu, nó không chỉ thực hiện các công việc được giao một cách thụ động, màđòi hỏi phải phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc của những cán bộ làmcông tác này để nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, nhất là trong việc phân tích,đánh giá tình hình hoạt động của và của từng đơn vị một cách khách quan, khoahọc nhằm giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình chung một cách đầy đủ, chínhxác để đề ra các kế hoạch, chủ trương công tác kịp thời, đúng đắn
Công tác tổng hợp liên quan chặt chẽ, thường xuyên với công tác hành chính,văn thư, lưu trữ; có quan hệ trực tiếp với Ban Giám đốc và các đơn vị trong ; đó làcông việc của cán bộ tổng hợp, và là nhiệm vụ, trách nhiệm của lãnh đạo Vănphòng Việc làm tốt công tác tổng hợp sẽ góp phần thực hiện tốt vai trò đầu mốithông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của Ban Giám đốc
- Nhiệm vụ chủ yếu công tác tổng hợp của Văn phòng:
+ Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp thông tin, thu thập, cập nhật, tập hợp, thống
kê, phân tích, xử lý, đánh giá các nguồn tin nội bộ và những thông tin liên quan đếnhoạt động của
+ Ghi biên bản các cuộc họp giao ban chung, họp các khối công tác và một
số cuộc họp chuyên đề khác Việc ghi biên bản các cuộc họp là hình thức thu thậpthông tin, phục vụ cho công tác tổng hợp nói chung, và có thể phải thực hiện vănbản hóa nó bằng thông báo, công văn chỉ đạo, điều hành của Giám đốc, Phó Giámđốc
+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc tổng hợp, xây dựng kế hoạch,
chương trình hoạt động, lịch công tác chung của và theo dõi việc thực hiện cácnhiệm vụ công tác
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan để dự thảo, biên
tập một số văn bản về sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Soạn thảo một số vănbản trình lãnh đạo ký, ban hành hoặc cho Chánh Văn phòng thừa lệnh Giám đốc
ký ban hành là nhiệm vụ chính của công tác tổng hợp
+ Thẩm định tính pháp lý về mặt thể thức văn bản ban hành của
2.2.2.4 Công tác hành chính, hậu cần.
Công tác hành chính, hậu cần là một mảng công tác lớn nhằm phục vụ chonhiệm vụ quản lý dự án và các hoạt động khác của Công tác hành chính, hậu cần
Trang 16của Văn phòng là phải làm thế nào quản lý và sử dụng tốt các tài sản, phương tiện,trang thiết bị nhằm phục vụ tốt yêu cầu công tác của Ban Giám đốc, của các bộphận và việc thực hiện nhiệm vụ của Ban.
Công tác hành chính, hậu cần của Văn phòng bao gồm hai mảng công tác cơbản là: công tác hành chính và một số khâu trong công tác hậu cần (được phân giaocho các tổ, đội công tác) Nói đến công tác hành chính, trước hết và trọng tâm làthực hiện nhiệm vụ làm các thủ tục hành chính, công tác văn thư, tiếp đến là lưu trữ
và xử lý, giải quyết các mặt trong quan hệ đối nội, đối ngoại, lễ tân, khánh tiết.Công tác hậu cần là đa dạng, nhưng Văn phòng chỉ đảm nhận một số khâu như:thường trực, bảo vệ an ninh trật tự; phục vụ hội trường, hội nghị, họp…; quản lý,điều hành phương tiện giao thông phục vụ việc đi lại cho các đoàn khách và cán bộ;
tổ chức và phục vụ các buổi lễ Hiện nay, công tác hành chính, hậu cần của baogồm một số mặt công tác cụ thể sau:
- Công tác văn thư: bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến văn bản,như: tiếp nhận và xử lý công văn đến; đóng dấu, lập hồ sơ lưu và phát hành côngvăn đi; thực hiện việc nhân bản các tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hànhcủa ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy công lệnh;…
- Công tác lưu trữ: là tất cả các công việc liên quan đến tổ chức thu thập,phân loại, chỉnh lý, bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ cácnhiệm vụ của Ban Trong đó, quan trọng là việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
- Công tác phục vụ hội trường: quản lý tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật củacác phòng làm việc, hội trường, phòng họp, phòng hội thảo…; bố trí sắp xếp vàthực hiện vệ sinh các hội trường, phòng làm việc nhằm phục vụ cho công việc củacán bộ, viên chức; thường xuyên kiểm tra định kỳ và có kế hoạch đề nghị lãnhđạo để các đơn vị chức năng thay thế các trang thiết bị đồ dùng, các trang thiết bịtại hội trường, khu vực chung… khi bị hư hỏng
- Công tác phục vụ đi lại của Đội xe: quản lý số lượng, theo dõi chất lượng,tình trạng kỹ thuật của các đầu xe; thực hiện lệnh điều động xe của lãnh đạo Vănphòng, phục vụ đi lại cho các lãnh đạo Ban và các phòng chuyên môn của theoquy định của Giám đốc; xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, duy tu, bảodưỡng thường xuyên, định kỳ các đầu xe…
- Công tác thường trực - bảo vệ: có nhiệm vụ bảo đảm an ninh, trật tự an toàntrong trụ sở làm việc; triển khai công tác kiểm tra hằng ngày, bảo vệ, giữ gìn cơ sởvật chất, tài sản; thực hiện công tác thường trực, theo dõi, hướng dẫn việc ra vào cơquan của cán bộ, viên chức và khách đến thăm, làm việc tại ; trông giữ phương
Trang 17tiện đi lại của cán bộ, viên chức và khách; tham gia thực hiện công tác phòng,chống cháy nổ tại
2.2.2.5 Công tác thi đua - khen thưởng: Xây dựng kế hoạch thi đua theo
năm học, kỳ, đợt thi đua; hướng dẫn các thủ tục đăng ký, theo dõi, tổng kết thànhtích của các đơn vị, cá nhân; làm tốt công tác tham mưu, giúp việc cho Hội đồngthi đua - khen thưởng đánh giá sát đúng từng đối tượng, đảm bảo các tiêu chí thiđua đã hướng dẫn trong bình xét các danh hiệu thi đua thường xuyên theo nămhọc; làm các thủ tục đề nghị Hội đồng thi đua - khen thưởng các cấp tặng nhiềuHuân, Huy chương, bằng khen các loại cho các cá nhân, tập thể có thâm niên và
có nhiều thành tích xuất sắc trên các lĩnh vực công tác
3 THỰC TRẠN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1 Thực trạng hoạt động của Văn phòng
3.1.2 Thực trạng bộ máy tổ chức, cơ chế hoạt động và đội ngũ cán bộ Văn phòng
a Về cơ cấu tổ chức bộ máy:
Hiện nay, Văn phòng không có các tổ, đội công tác và các Phó Chánh Vănphòng là các các đầu mối phụ trách các công việc Điều này có thể nói là chưa phùhợp với vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng trong giai đoạn mới
b Về sự phân công, phân cấp trong nội bộ Văn phòng:
Lãnh đạo Văn phòng gồm có 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Vănphòng được phân công điều hành các công việc cụ thể sau: Đồng chí Chánh Vănphòng chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành chung các hoạt động của Văn phòng, chịutrách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác văn phòng; 01 đồng chí PhóChánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công tác tổ chức bộmáy - nhân sự; 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Vănphòng về công tác tổng hợp, thi đua; 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng chịu tráchnhiệm trước Chánh Văn phòng về các công tác hành chính công sở, văn thư lễ tânkhánh tiết
c Về cơ chế hoạt động:
Các nhân viên Văn phòng thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao và
sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng Văn phòng làm việc theo chế
độ thủ trưởng và đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ Văn phòng chịu sự lãnhđạo, chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Giám đốc và đồng chí Phó Giám đốc phụ tráchVăn phòng
Trang 18Tuy nhiên, từ khi thành lập đến nay, Văn phòng vẫn không có một quy chếchính quy và cụ thể về hoạt động và phối hợp hoạt động, mà đó chỉ mới là nhữngquy định mang tính tạm thời, chỉ được sử dụng trong nội bộ Văn phòng Điều nàylàm cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Văn phòng gặp không ít khó khăn, lúngtúng, có lúc thực hiện không đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, làm hạn chế đếncông tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hànhcác hoạt động chung, nhất là trong công tác đối nội, đối ngoại
d Về đội ngũ cán bộ, nhân viên:
- Về số lượng:
Hiện tại, Văn phòng có 34 cán bộ, nhân viên, chiếm tỷ lệ 24,4% tổng sốcán bộ, viên chức toàn , và được bố trí như sau:
- Về chất lượng:
+ Trình độ chuyên môn: 07 thạc sỹ (chiếm 20,5% tổng số cán bộ, nhân viên
Văn phòng), 17 đại học (chiếm 50%), 01 trung cấp (chiếm 2,9%), số còn lại là đàotạo nghề hoặc chưa qua đào tạo nghề
+ Lý luận chính trị: 02 cao cấp (chiếm 5,9%), 03 trung cấp (chiếm 8,8%) + Quản lý Nhà nước: ngạch chuyên viên chính có đồng chí (chiếm
%), ngạch chuyên viên và tương đương có đồng chí (chiếm %), còn lại lànhân viên thừa hành và phục vụ
Nhìn chung, Văn phòng là đơn vị có số lượng cán bộ, nhân viên đông nhất sovới các đơn vị trực thuộc , nhưng trình độ các mặt và năng lực thực tế là khôngđồng đều Tỷ lệ cán bộ, nhân viên được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ thấp, lạicông tác trái với chuyên ngành nên khó phát huy tác dụng kiến thức đã được đàotạo Vì vậy, chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng là điều rất đángquan tâm, cần được tạo điều kiện để cải thiện, nâng cao thì mới đáp ứng được yêucầu nhiệm vụ chính trị trong giai đoạn mới
2.2.1.2 Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng
Các mảng công tác của Văn phòng là rộng lớn, đa dạng cho nên cơ sở vậtchất kỹ thuật phục vụ công tác văn phòng cũng phong phú, đa dạng Tuy vậy, có thểtiếp cận, phân loại chúng thành các nhóm cơ bản sau:
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các mặtcông tác của : Hiện nay, Văn phòng quản lý và bố trí sử dụng 04 phòng làm việc,
02 trụ sở làm việc để làm kho lưu trữ, 01 hội trường lớn, 02 phòng họp Về cơ bản,
hệ thống cơ sở vật chất do Văn phòng quản lý tương đối tốt, đảm bảo cho việc phục
Trang 19vụ công tác, hội nghị, tập huấn… của Phần lớn các khu vực làm việc, kho lưu trữnày đều được cải tạo, sửa chữa mới; hệ thống âm thanh, ánh sáng, dụng cụ máy mócđược trang bị tại các phòng tương đối hiện đại, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho nhiệm
vụ chính trị của
- Các trang thiết bị phục vụ cho công tác hành chính: Nhìn chung, các trangthiết bị được trang bị cho Văn phòng nhằm phục vụ công tác hành chính (như: máyđiện thoại, máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax…) khá hiện đại, đảm bảoyêu cầu phục vụ và làm việc cho cán bộ Văn phòng
- Phương tiện phục vụ đi lại cho cán bộ và khách của : Văn phòng hiệnđang quản lý 04 đầu xe, trong đó, có một số đầu xe đã hết thời gian sử dụng.Nhưng nhìn chung, số đầu xe vẫn đảm bào yêu cầu đi lại, công tác của lãnhđạo, cán bộ, viên chức
- Các loại vật tư, văn phòng phẩm, điện nước: Các loại vật tư, văn phòngphẩm mà Văn phòng sử dụng là khá đa dạng Việc trang cấp các vật tư, văn phòngphẩm đúng nguyên tắc, kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng, góp phần thuận lợitrong việc thực hiện tốt nhiệm vụ của Văn phòng Việc quản lý, sử dụng các loại vật
tư, phương tiện, văn phòng phẩm và điện, nước từng bước được quan tâm, đảm bảo
sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và đúng mục đích
Nhìn chung, việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc phục
vụ công tác văn phòng trong những năm gần đây có bước tiến bộ đáng kể, tương đốiđầy đủ, đồng bộ và từng bước được hiện đại hóa, đảm bảo tính thiết thực và hiệuquả trong sử dụng, đáp ứng yêu cầu công tác, góp phần nâng cao chất lượng côngtác văn phòng
Tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế nhất định cả trong khâu trang bị và côngtác quản lý, sử dụng cơ sở vật chất phục vụ công tác văn phòng:
- Hệ thống thông tin liên lạc và các trang thiết bị phục vụ công tác hànhchính vừa thừa, vừa thiếu và cơ chế quản lý, sử dụng chưa thích hợp, dẫn đến việc
sử dụng chưa đúng mục đích và hiệu quả không cao
- Nhiều đầu xe đã hết hạn sử dụng
- Việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, phương tiện, văn phòng phẩm, điện,nước chưa được chặt chẽ, việc theo dõi chưa được thường xuyên và sâu sát, chưa cóđịnh mức sử dụng sát hợp, thiếu biện pháp tiết kiệm, dẫn đến lãng phí, không kiểmsoát được những hao hụt, hư hỏng…
2.2.1.3 Tình hình thực hiện các mặt công tác của Văn phòng